ra 7 "SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA CALIDAD. alfa Tradin COMPRAS - ADQUISICIONES iia DE PRODUCTOS Y SERVICIOS HISTORIAL DE CAMBIOS. | VERSION. | FECHA ULTIMA VERSION. CAMBIOS JUSTIFICACION. I oO zl 01 /04/ 2.008 I : NUEVO : i | 02 | 25/07 / 2.010 Modificaciones generales | | Actualizacién general PR/DT / GC/001 cambio de | 98 314.08 2012 raz6n social, modificacién de cargos, cambio de | Moalficacién por DECRETO NUMERO 1072 DE 2015 | | | Articulo 2.2.4.6.27. Adquisiciones, nombre de! | procedimiento a compras 0 adauisiciones de on 21/04/2016 | productos y servicios, actualizacién de cargos | responsables, codificacién en documentos del | | sistema, objetivo, alcance. | i | ~~ ReAUito | VeRtFico | apro8o | omer y | Eliane Soffa Borrera | Sondra Mateus Fontecha, | ,_ Elana Jfleth Bermofiez Doncal ie 2 Cooraocera) date | 2 aA requloksy creccion ama, | Corkeakust | i PR/PC/001 Versign 4 (21 / 04 / 2.016) Pagint: SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA CALIDAD lean [GJalfa Trading COMPRAS ~ ADQUISICIONES ee DE PRODUCTOS Y SERVICIOS 1. OBJETIVO: Establecer las pautas que se deben tener en cuenta para las compras, adquisiciones de productos y servicios a proveedores a través del cumplimiento de nuestros requisitos para cumpiir con requerimientos normativos, ofrecer productos de calidad y bridar un buen servicio para la satisfaccién de nuestros clientes 2 ALCANCE. Aplica a compras, adquisiciones de productos y servicios que afecten e interactéen con las actividades de almacenamiento, acondicionamiento, distribucién comercializacién de los productos comercializados por ja compafiia. 3. DEFINICIONES. 3.1 COMPRA: accién de obtener o adquirir, a cambio de un precio determinado, un producto 0 un servicio. Pero también se considera “compra” el objeto adquiride, una vez consumado el acto de adquisicién. 4. DESARROLLO. 4.1 SOLICITUD DE COTIZACIONES: Para la solicitud de Cotizaciones la(s) persona(s) encargada|s) de Compras, deben enviar los detalles de lo requerido donde se identifique las especificaciones de la compra 0 adauisiciones de productos y servicios y presentar al menos 3 propuestas de cotizacién a la gerencia administrativa y financiera teniendo en cuenta los criterios de seleccién indicados en el formato FR / CE / 006 SELECCION, EVALUACION Y REEVALUACION DE PROVEEDORES. Para productos el (la) jefe de asuntos regulatorios y direccién técnica suministra ficha técnica del producto requerido con las especificadores deseadas y/o debe ser entregada ficha técnica del producto deseado por parte del (la) coordinador (a) del planeacién, compras y produccién, junto con la muestra. Para material de empaque el (la) jefe de asuntos reguiatorios y direccién técnica suministra artes / disefios con medidas, informacién y colores (pantone) deseados. Para servicios de mantenimiento de dreas, equipos, calibracién, el coordinador administrative debe especificar en detalle el servicio requerido. Para servicios de transporte, descargue, almacenamiento el jefe de logistica debe especificar en detalle el servicio requerido. 4.2 CREACION DE PROVEEDORES: Una vez elegido el proveedor adecuado para la compra 0 adavisiciones de productos y servicios requeridos se debe envior por e / mail al proveedor el formato FR / PC / 004 INSCRIPCION Y/O ACTUALIZACION PROVEEDORES NACIONALES para que se diligenciado por el proveedor y adjunte en comeo electrénico los documentos relacionados y solicitados en el PR/PC/001 Version 4 (21 / 04 / 2.016) Pagina 2 de 6: ; SISTEMA NTEGRADO DE GESTION DELA CALIDAD =| alfa tradin ‘COMPRAS ~ ADQUISICIONES | sal DE PRODUCTOS Y SERVICIOS | formato para su creacién en el sistema SAP por Ia (el) jefe contable y financiera o quien este designe. 4.3 COMPRA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS (PRODUCTO): Después de haber ejecutade lo indicado en el procedimiento PR / PC / 002 PLANEACION MAESTRA se genera la OC en el médulo de compras del sistema SAP, con las condiciones previamente establecidas con el proveedor y de acuerdo a condiciones comerciales, se indica la razén social del proveedor al que se desea comprar o adquitir el producto © servicio, descripcién de lo requerido, cantidad, valor unitario, observaciones o cometorios si se desea precisar alguna condicién, se verifica el valor total de Ia orden de compra para su creacién ¢ impresién; Una vez impresa Ia orden de compra se firma como responsable de la elaboracién y el Gerente General o el Gerente Administrative y financiero autoriza 0 aprueban la compra con ‘su firma. 4.6 COMPRAS ADMINISTRATIVAS Mediante el formato FR / MI / 005 REQUERIMIENTO INTERNO diligenciando las especificaciones técnicas y cantidades solicitadas, los (las) jefes, coordinadores de las diferentes Greas de la compaiiia solicitan los elementos y servicios requerides para aprobacién por parte del {la) jefe administrative (a) y de talento humano y entregan al coordinador (a) administrativo, quien se encarga de conseguir el proveedor més adecuado para suplir la necesidad, solicitando cotizaciones y junto con la Gerencia Administrativa y Financiera se escoge el proveedor. 4.9 COMPRA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS (MANTENIMIENTO E INFRAESTRUCTURA) Teniendo en cuenta lo establecido en el procedimiento PR / CF / 001 MANEJO DE FACTURAS DE COSTOS Y GASTOS se hace requerimiento en médulo de compras del sistema SAP, (CADM) con las condiciones previamente establecidas con el proveedor y de acuerdo a condiciones comerciales, se indica Ia razén socia del proveedor al que deseo comprar o adquirir el Producto 0 servicio, descripcién de lo requerido, cantidad, valor unitario, observaciones o cometarios si se desea precisar alguna condicién, se verifica el valor total de la orden de compra para su creacién e impresién; Una vez impresa la orden de compra se firma como fesponsable de la elaboracién, jefe administrativo (a) y de talento humano y Gerente Administrativo y financiero quien autoriza o aprueban la compra o servicio. 4.10 OTROS SERVICIOS: Compras al exterior se sigue lo indicado en el procedimiento PR / CE / 002 IMPORTACIONES, Para las Greas que requieran ottos servicios deben seguir lo indicado en el presente procedimiento y PR / CF / 001 MANEJO DE FACTURAS DE COSTOS Y GASTOS. 4.4 RECEPCION DE LA MERCANCIA Las compras de producto para la comercialzacién de origen nacional las recibe el (la) Auxiliar de abastecimiento, quien debe verificar cantidades de acuerdo a la informacién consignada en la orden de compra, en fechas y cantidades entregadas aplicando el procedimiento PR / LG 001 ENTRADAS A ALMACEN y diligenciaco el formato FR / PC / 001 RECEPCION DE PRODUCTOS, PR/PC/001 Version 4 (21 / 04 / 2.016) Pagina 3 de &: SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA CALIDAD alfa Trading COMPRAS - ADQUISICIONES El DE PRODUCTOS Y SERVICIOS Exigiendo al proveedor la documentacién requerida (remisién, factura, copia de la orden de compra, y certificado de andlisis) ajustndose a los horarios establecidos por la compaiiia. Es deber del Coordinador de Planeacion y compras en acuerdo con el Coordinador de Almacén determinar los horarios de recepcién de mercancias y comunicarlos al proveedor. La Auxiiar de Calidad verificar los productos recepcionados segun la especificaciones de la orden de compra aplicando el procedimiento PR /-CC / 007 INSPECCION Y ENSAYO. ¥ — Cuaiquier inconsistencia anularé la recepcién de la mercancia. ¥ — Solamente se aceptan despachos parciales establecidos en la orden de compra, o previamente autorizados por el Coordinador de Planeacion y compras. ¥ Cada despacho parcial debe ser facturado. Para compras administrativas (mantenimiento e infraestructura) el coordinador (a) administrative verificas lo entregado vs lo solicitado, exigiendo la remisin y factura de lo entregado Para Compras / servicio los jefes y/o coordinadores que requieren el servicio son los responsables de verificar las especificaciones de servicio vs lo facturado antes de pasar los documentos al Grea contable. 4.7 RECHAZO DE PRODUCTOS O SERVICIOS. Los rechazos del producto o servicio contratado con los proveedores se realizan por escrito mediante comunicacién emitida por el Coordinador o Jefe de Area, anexando los soportes documentales que demuestran los hechos. Es funcién de los jefes, coordinadores de dreas hacer el seguimiento a Ia reposicién del producto que se rechaza, o |a solicitud ante el proveedor de la reposicién econémica equivalente a las cantidades que son rechazadas. 4.8 INGRESO AL SISTEMA Para compras de producto para la comercializacién de origen nacional y/o servicios el auxiliar de abastecimiento entrega a él (la) Coordinador de planeacién, compras y produccién, la documentacién requerida y entregada por el proveedor, debidamente firmada y sellada quien procede a realizar el ingreso al sistema SAP, basdndose en los datos de la orden de compra y Factura y/o remision del proveedor, para generar la factura de pago y entregar a jefe contable y financiero 0 quien ella designe siguiendo lo establecido en el procedimiento PR / CF / 001 MANEJO DE FACTURAS DE COSTOS Y GASTOS. Para compras administrativas (mantenimiento e infraestructura) el coordinador administrativo ingresa al sistema procede a realizar el ingreso al sistema SAP, basdndose en los datos de la orden de compra y Factura y/o remisién del proveedor, para generar la factura de pago y entregar a jefe contable o quien ella designe siguiendo lo establecido en el procedimiento PR / CF / 001 MANEJO DE FACTURAS DE COSTOS Y GASTOS. Para las compras y/o servicio requerides por otras areas que no generen facturas en el sistema SAP los jefes y /o coordinadores de las éreas deben entregar al (el) jefe contable 0 quien este PR/ PC /001 Version 4 (21 / 04 / 2.016) Pagina 4. de 6im 'JSTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA CALIDAD i culfa Trading COMPRAS ~ ADQUISICIONES (emer a| ma DE PRODUCTOS Y SERVICIOS __ EE — designe los documentos soporte de Ia actividad para que sea generada y reconocida en SAP la factura de pago siguiendo lo establecido en el procedimiento PR / CF / 001 MANEJO DE FACTURAS DE COSTOS Y GASTOS. 4.11 PAGO. Con base en el acuerdo de Pago celebrado con el Proveedor Ia factura comenzara a contar tiempo de pago a partir de la fecha en que se radica en recepcién la factura de venta. 4.12 ARCHIVO. Las Ordenes de compra de producto y/o servicios son conservadas y/o archivadas por los jefes y/o coordinadores de dreas quienes realicen érdenes de compra en el sistema SAP de acuerdo ala necesidad y control de cada érea 5. POLITICAS: @. Todas las érdenes de compra de producto servicio, mantenimiento e infraestructura debe estar firmadas por la gerencia general y/o gerencia administrativa o financiera para la entregar ai drea contable. b. Toda la documentacién solicitada a los proveedores debe ser archivada y/o custodiada por los jefes y/o coordinadores que solicitan la compara y/o servicio. ¢. La fecha de entrega de la mercancia 0 de requerimiento de servicio quedara registrada en Ia orden de compra, la cual debe ser programada con anterioridad con el jefe, coordinador del Grea que solicita el producto o servicio. d. Todos los proveedores de producto, servicio adquisiciones de productos y servicios deben cumplir con el instructivo IN / TH / 004 CONDICIONES PARA CONTRATISTAS Y PROVEEDORES RESPONSABLES. Jefe asuntos regulatorios y direc: Direccién técnica Jefe Logistica Logistica Jefe comercio exterior Comercio exterior Jefe administrativo y talento humano Talento humano Coordinacion de Planeacion compras y produccién Comercio exterior Coordinador administrative Administrativo (mantenimiento e infraestructura) ANEXOS: PR / PC / 002 PLANEACION MAESTRA, PR/LG / 001 ENTRADAS A ALMACEN PR / CC 007 INSPECCION Y ENSAYO PR/ CF / 001 MENEJO DE FACTURAS DE COSTOS Y GASTOS. PR/PC/OO1 Version 4 (21 / 04 / 2.016) Pagina § de 6SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA CALIDAD hee Ifa Tradin COMPRAS ~ ADQUISICIONES be DE PRODUCTOS Y SERVICIOS PR / CE / 002 IMPORTACIONES FR / CE 006 SELECCION, EVALUACION Y REEVALUACION DE PROVEEDORES FR / PC / 004 INSCRIPCION Y/O ACTUALIZACION PROVEEDORES NACIONALES FR / PC / 001 RECEPCION DE PRODUCTOS. FR / MI / 005 REQUERIMIENTO INTERNO. PR/PC/001 Version 4 (21 / 04 / 2.016) Pagina 6 de 6