i SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA CALIDAD culfa Trading PLANEACION MAESTRA | OllfaSare HISTORIAL DE CAMBIOS. | | VERSION. FECHA ULTIMA VERSION. | CAMBIOS JUSTIFICACION. | ol 31/08 / 2.012 oe Nuevo | Actualizacién general del | 02 | 15/08 /2.013 eh pececkinlento I | ‘Actualizacién general del 03 1 14/03/2016 procedimiento, cargos, codificacién de los documentos | | REALIZO | VeRIFICO [Nombre coordinador{a) de SANDRA MATEUS FONTECHA EAMACHD AGON planeacién, compras, ELIANA SOFIA BARRERA. | produccién PR/ PC /002 Version 3 (14 / 03 / 2.016) Coordinador{a) de! S6C Dondelebst Pagina 1 de 4i SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA CALIDAD. (alfa Trading PLANEACION MAESTRA | 1. OBJETIVO: Garantizar Ia planeacién de adquisicién de productos comercializados por la compaiia, a fravés de seguimientos de inventarios y proyeccién de ventas para tener inventario disponible para la venta. ALCANCE. Este procedimiento aplica desde la planeacién de adquisicién de producto comercializado por la comparifa importado y nacional, materias primas, materiales de empaque, productos que requieren acondicionamiento y su continuo seguimiento, 3. DEFINICIONES. 3.1 Productos Importados: Productos que son fatricados por un proveedor en el exterior y que posteriormente ingresaran al territorio nacional mediante un proceso de nacionalizacién que ejecuta el drea de comercio exterior y negocios intemacioncles. 3.2 Materias Primas: Materiales que ya han sido manufaciuradas pero que aun no constituyen un bien de consumo. 3.3 Materiales de Empaqui Cualquier recipiente o envoltura que contenga un producto para su venta, almacenaje o transporte. Puede estar en contacto directo 0 indirecto con el producto. Sus funciones son PROTEGER, GUARDAR, CONSERVAR e IDENTIFICAR al producto que contiene, también facilita su manejo, transporte y comercializacién, 3.4 Acondiclonamiento interno: Proceso que se realiza dentro de las instalaciones de ALFA TRADIN S.A.S. Mediante el cual se utilizan materias primas y material de empaque con el fin de obtener un producto terminado para comercializar. 3.5 Acondicionamiento Por Terceros: Proceso que se realiza en instalaciones distintas a las de ALFA TRADING S.A.S. Mediante el cual se uilizan materias primas y material de empaque con el fin de obtener un producto terminado para comerciaiizar. 4, DESARROLLO. El Coordinador de Planeacién, compras y produccién o quien haga sus veces, debe recopilar la siguiente informacién: PR/ PC / 002 Version 3 (14 / 03 / 2.016) Pagina 2 de 4ji SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA CALIDAD aulfa Trading PLANEACION MAESTRA - Ventas Mensuales. Fuente: SAPBI / Query Manager / Planeacién / Informe de ventas Mensuales. = Bitécora de Importaciones. Fuente: Jefe de Comercio Exterior y Negocios Internacionales. - _ Inventario actualizado a la fecha de realizacién de la planeacién. Fuente: SAPB1/ Inventario/ Informes de Inventario. Con base en Ia informacién de ventas, inventario, compras_y la informacién de FR-CE 014 BITACORA IMPORTACIONES, se realiza el andlisis de cobertura y se continua con el proceso dependiendo si es compra nacional, produccién o requerimiento de abastecimiento de compra al exterior. 4.1 PLANEACION DE COMPRAS DE DISPOSITIVOS MEDICOS PARA IMPORTACION: Con base en el andlisis de cobertura realizado, el Coordinador de Planeacién, compras y produccién diligencia el formato FR-PC-007 REQUERIMIENTO DE ABAST COMP AL EXT en el cual se realizan las sugerencias de compra, para posteriormente revisarias con la gerencia General, quien aprueba 0 modifica el sugerido por parte de planeacién Con esta aprobacién el Coordinador de Planeacién, compras y produccién entregan fisicamente el formato a la Jefe de Comercio Exterior y Negocios Internacionales y deja evidencia enviada por correo electrénico para continuar con lo descrito en el procedimiento PR-CE 002 IMPORTACIONES. 4.2 PLANEACION DE COMPRAS NACIONALES. Con base en el andlisis de cobertura realizado e identificando las necesidades de compra, el Coordinador de Planeacién, compras y produccién o quien haga sus veces elaborara la respectiva orden de compra al proveedor en SAPBI, seguin los precios acordados. Para ser autorizada por la Jefe de Comercio Exterior y Negocios Internacional Continuando con lo descripto en el procecimiento de PR-PC 001 COMPRAS-ADQUISICIONES DE PRODUCTOS Y SERVICIOS. 4.3 PLAN DE PRODUCCION Con base en el anélisis de cobertura realizado e identificando las necesidades de produccién, el Coordinador de Planeacién, compras y produccién elabora las érdenes de produccién en SAP BI, Produccién / Orden de Fabricacién se escribe el cédigo del producto que se requiere y el sistema trae consigo Ia formulacién de componentes necesarios para la ejecucién de Ia orden, posteriormente se colocan las cantidades y Ia fecha en que se estima se estard entregando el producto terminado al drea de almacenamiento, y se crea la Orden de Fabricacién, que queda en estado de Planificacién hasta que el Coordinador de Planeacién, compras y produccién solicite a almacén que entregue los componentes fequeridos. Continuando con lo descripto en el procedimiento PR-PR 004 PRODUCCION EMPAQUE Y ACONDICIONAMIENTO, PR/PC /002 Version 3 (14 / 03 / 2.016) Pagina 3.de 4i SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONDELACALIDAD —| (Gjailfa Trading PLANEACION MAESTRA. | 5. RESPONSABLE’ ‘Coordinador(a) de Planeacion, compras y produccién Comercio exterior y negocios inter Jefe comercio exterior y negocios internacionales Comercio exterior y negocios inter Gerente general Gerencia general 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS PR-CE 002 IMPORTACIONES PR-PR 004 PRODUCCION EMPAQUE Y ACONDICIONAMIENTO. PR-PC 001 COMPRAS-ADQUISICIONES DE PRODUCTOS Y SERVICIOS FR-CE 014 BITACORA IMPORTACIONES, FR-PC-007 REQUERIMIENTO DE ABAST COMP AL EXT PR/ PC / 002 Version 3 (14 / 03 / 2.016) Pagina 4 de 4