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    MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS PRESENTACION Considerando el cumplimiento a lo establecido en el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Acuerdo Gubernativo No. 122-2016 articulo 80, que prescribe: “Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones, ..todas las entidades obligadas por la Ley de Contrataciones dei Estado, a tener aprobado su Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones, con la finalidad de incorporar las adecuaciones necesarias de conformidad con la nueva normativa’ y con base al Reglamento organico de Funciones y Procedimientos de las Unidades Ejecutoras del Ministerio de la Defensa Nacional EMDN-027-SAGE-2016 de fecha 26ENE2017. El Ministerio de la Defensa Nacional emite el presente Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones, describiendo detalladamente la organizacién, funciones, procesos y actividades, relacionados a los regimenes y modalidades de adquisiciones y contrataciones puiblicas, el que debera ser actualizado de acuerdo a las Reformas de la Ley de Contrataciones del Estado de que dispongan en el futuro, El presente manual es de aplicacién obligatoria para el Departamento de Compras y Adquisiciones de! Ministerio de la Defensa Nacional o la Unidad que en el futuro sea creada y las Unidades Ejecutoras del Ministerio de la Defensa Nacional, contenidas en el Acuerdo Ministerial No. 14-2016 de fecha 16 de junio de 2016, para responder a la necesidad de hacer eficaz y eficiente la ejecucién del presupuesto aprobado para cada UNIDAD EJECUTORA y principalmente para lograr la ejecucién del presupuesto por resultados buscando la transparencia en los procesos y el mayor beneficio institucional. Guatemala, 05 de octubre de 2017. Gene rigada Ehutori rior - \e sin HS MG MORENO INDICE Pagina PRESENTACION 1 GENERALIDADES 04 I. CREACION E INHABILITACION DE USUARIOS DE GUATECOMPRAS . 06 I. REGIMENES A. Proceso de Cotizacin 07 B. Proceso de Licitacion 17 Ill MODALIDADES ESPECIFICAS DE ADQUISICIONES DEL ESTADO, CONFORME A LO ESTABLECIDO EN EL ARTICULO 02 DE LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO ‘A. Negociacién entre las Entidades del Sector Publico 16 B. Negociacién entre las Dependencias del MDN 28 IV. MODALIDADES ESPECIFICAS DE ADQUISICIONES DEL ESTADO, CONFORME A LO ESTABLECIDO EN EL ARTICULO 43 DE LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO C. Compra de Baja Cuantia 34 D. Compra Directa con Oferta Electronica 37 E. Adquisicién con Proveedor Unico 43 F. Arrendamientos 49 G. Arrendamientos y Adquisicién de Bienes Inmuebles 50 V. COMPRAS POR CASOS DE EXCEPCION 51 VI. PROCEDIMIENTO DEL CASO REGULADO EN EL ARTICULO 54 PARRAFO QUINTO DE LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO 55 Vil. PROCEDIMIENTO DE EJECUCION DE FIANZAS A. Ejecucién de la fianza de sostenimiento de oferta (€! adjudicado no sostiene su oferta). 60 B. Ejecucién de la fianza de sostenimiento de oferta (€! adjudicado no se presenta a suscribir el contrato). 62 C. Ejecucién de la fianza de sostenimiento de oferta (el adjudicado no presenta la garantia de cumplimento de contrato) D. Ejecucién de la garantia de cumplimiento de contrato (de bienes suministros y servicios) Ejecucién de la garantia de cumplimiento de contrato de obras. Ejecucién de la garantia de anticipo Ejecucién de fianza de conservacién de obras Ejecucién de la garantia de calidad y/o funcionamiento Ejecucién de saldos deudores . Procesos para Archivo m e-zen ANEXOS Anexo “A” Flujograma de la Modalidad de Cotizacién y Licitacién ‘Anexo “B" Flujograma de Negociacién entre Entidades del Sector Puiblico Anexo “C” Flujograma de Negociacién entre Entidades del Sector Publico Anexo “D” Flujograma Modalidad de Compra de Baja Cuantia Anexo “E” Flujograma Modalidad de Compra Directa ‘Anexo “F” Flujograma Modalidad de Adquisicién con Proveedor Unico Anexo “G" Flujograma Modalidad de Arrendamiento Anexo “H” Flujograma Modalidad de Arrendamiento de Bienes Inmuebles Anexo “I” Flujograma Procedimiento del Caso regulado en el articulo 54 parrafo quinto 64 66 68 70 72 74 76 78 81 82 83 84 85 86 87 88 89 GENERALIDADES Las compras y contrataciones de bienes, suministros y servicios que realice el Ministerio de la Defensa Nacional, deben fundamentarse en lo que establece el Decreto No. 7-92 Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento Acuerdo Gubernativo No. 122-2016, seran de observancia obligatoria para el Departamento de Compras y Adquisiciones del Ministerio de la Defensa Nacional y las Unidades Ejecutoras del Ministerio de la Defensa Nacional. Asimismo, las compras y contrataciones deben estar relacionadas con el Sistema de Planificacién y Gestién de la Defensa, con el Sistema de Apoyo Logistico Integrado “SALI”, en concordancia con las regulaciones del Sistema de Fiscalizacién realizado por la Contraloria General de Cuentas y con el Decreto 57-2008 Ley de Acceso a la Informacién Publica. Los lineamientos aplicables en el proceso de compras y contrataciones son los siguientes: 1. El Departamento de Compras y Adquisiciones del Ministerio de la Defensa Nacional 0 la Unidad que en el futuro sea creada. a. Serd la responsable de gestionar los eventos que la Autoridad Superior o los que la Unidad Ejecutora requiera para obtener beneficios de la economia a escala en cuanto a calidad, precio y tiempo de entrega. b. El Departamento de Compras y Adquisiciones de! Ministerio de la Defensa Nacional 0 la Unidad que en el futuro sea creada, asesoraré a las Unidades Ejecutoras del Ministerio de la Defensa Nacional, para realizar eventos de compra en sus regimenes y diferentes modalidades establecidas en la Ley de Contrataciones del Estado. c. El usuario padre del Ministerio de la Defensa Nacional en el sistema informatico denominado GUATECOMPRAS, sera administrado por el Departamento de Compras y Adquisiciones del Ministerio de la Defensa Nacional o la Unidad que en el futuro sea creada, generara los usuarios compradores hijos operadores y usuarios compradores hijos autorizadores para las Unidades Ejecutoras y sus Centros de Costo, que establezca el Ministerio de la Defensa Nacional. d. Consolidara y publicard anualmente el Plan Anual de Compras del Ministerio de la Defensa Nacional en el Sistema GUATECOMPRAS. e. Llevaré el archivo fisico y electrénico de las compras realizadas mediante los regimenes y modalidades establecidas en la Ley de Contrataciones del Estado, asimismo, estara en condiciones de presentar a requerimiento de la Contraloria General de Cuentas los documentos de respaldo de todo proceso de compra y contratacién de acuerdo a la Ley vigente y sus reformas, cuando dicho ente fiscalizador lo solicite. . f. Para el efectivo cumplimiento de cualquier reforma que se realice a la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, el Departamento de Compras y Adquisiciones del Ministerio de la Defensa Nacional o la Unidad que en el futuro sea creada, presentaré a la Autoridad Superior, la actualizaci6n del manual de funciones y procedimientos para la adquisicién de bienes y servicios del Ministerio de la Defensa Nacional, en un plazo de treinta (30) dias habiles posteriores a la entrada en vigencia de la misma, para su aprobacion Las Unidades Ejecutoras: a. Cuando consideren necesario por la naturaleza de la adquisicion y para promover la economia de escala, podrén remitir al Departamento de Compras y Adauisiciones del Ministerio de la Defensa Nacional o la Unidad que en el futuro sea creada, los eventos de cotizacién 0 licitacién que necesiten gestionar, por conducto de la Autoridad Superior o la Autoridad Administrativa Superior para los. eventos de licitacion y cotizacién respectivamente. b. Llevaran el archivo fisico y electrénico de las compras realizadas mediante los regimenes y modalidades establecidas en la Ley de Contrataciones del Estado, asimismo, estar en condiciones de presentar a requerimiento de la Contraloria General de Cuentas los documentos de respaldo de todo proceso de compra y contratacién de acuerdo a la Ley vigente y sus reformas, cuando dicho ente fiscalizador lo solicite. c. El usuario comprador autorizador, autorizara la publicacién de los eventos en el portal de Guatecompras en la modalidad de compra directa y regimenes de cotizacién y licitacién. 4d. Proponer proyectos de actualizacién al manual de funciones y procedimientos para la adquisicion de bienes y servicios del Ministerio de la Defensa Nacional 3. Los Centros de Costo: a. Realizaran compras de baja cuantia y compra directa, siendo responsables de dar cumplimiento a las leyes, reglamentos y normativas aplicables a cada caso conereto. b. Llevaran el archivo fisico y electrénico de las compras de baja cuantia y compra directa y estaran en condiciones de presentar ante la Contraloria General de Cuentas los documentos de respaldo de todo el proceso, cuando lo requiera. |. CREACION E INHABILITACION DE USUARIOS DE GUATECOMPRAS El Sistema de Informacion de Contrataciones y Adquisiciones del Estado denominado GUATECOMPRAS, debe ser utilizado por las diferentes Unidades Ejecutoras y Centros de Costo del Ejército de Guatemala, que efectien compras bajo los regimenes y modalidades de compra regulados en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento; para el efecto se crearén dos (2) usuarios proporcionados por el comprador padre. El Ministerio de la Defensa Nacional, a través del Departamento de Compras y Adquisiciones del Ministerio de la Defensa Nacional o la Unidad que en el futuro sea creada, sera quien los proporcionara; de conformidad con la Resolucién No 11-2016 emitida por el Ministerio de Finanzas Publicas, que Norma el uso del Sistema de Informacion de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS. La Unidad Ejecutoralcentro de costo solicitara usuario comprador hijo operador y la Unidad Ejecutora solicitaré usuario comprador hijo autorizador, consignando nombres completos de cada usuario, adjuntando los datos siguientes: Fotocopia del Documento Personal de Identificacion. Fotocopia de la constancia del Namero de Director de la Unidad | goictua de Identificacion Tributaria Ejecutora /centros. | Sovciud os Nombre de la Unidad Ejecutora a la que de costo pertenece y centro de costo. Correo electronico de la Unidad Ejecutora y centro de costo. Direccién de la Unidad Ejecutora, Nombre completo del usuario. Puesto que desempenia Numero de teléfono de la Unidad Ejecutora Ieentro de costo. Usuario Padre Usuario Padre Creacién de Usuarios Capacitacion Con la solicitud de ta dependerttia y documentos agjuntos, se crean los usuarios correspondiente. | Con la emisién del usuario y contrasefia, se dara un capacitacion, si asi lo requiere la parte interesada, sobre el uso del sistema de GUATECOMPRAS. Usuarios de Guatecompras Ingreso y uso del sistema’ El personal a quien se le cree y proporcione usuario y contrasefia, cuando ingresa por primera vez debera cambiar su contrasefta; debiendo dicho personal dar ‘cumplimiento a la Resolucion No 11-2010 emitida por el Ministerio de Finanzas Publicas, para el uso del sistema; asimismo, cada 90 dias deberé ingresar y cambiar su contrasefia para que el sistema no lo bloquee. Usuarios de Guatecompras Publicaciones Realizaran las publicaciones de los eventos de baja ‘cuantia, pagos por excepcién (servicios basicos), de compra directa con oferta electrénica, compra directa por ausencia de oferentes, cotizacion y licitacion ‘cuando corresponda. ll. REGIMENES A. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES COMPRENDIDAS DEL RANGO DE Q.90,000.01 A Q,900,000.00. REGIMEN DE COTIZACION. Remite Oficio del requerimiento dirigido a la Autoridad Administrativa Superior Director de la Unidad Ejecutora, Incluyendo: ¥ Bases de Cotizacion ¥ Solicitud de pedido (firmado y sellado por la Centro de costo y unidad ejecutora), Solicitud de ¥ Dictamen Técnico. ‘Compra ¥ Especificaciones Técnicas (Firmado y sellado; Solicitante (Centro también se solicita el Numero de Identificacion de Costo de la Tributaria, de la persona que las elaboré) Unidad Ejecutora) ¥ Dictamen’ Presupuestario (Firmado y sellado or quien lo remite, asimismo, Numero de - Identificacién Tributaria) Recibe, registra la solictud y Ia trasiada al Subjefe del Departamento de Compras y Adquisiciones. Secretaria del Recepeién de Departamento de Solicitud Y Si es rechazada la solicitud devuelve el ‘Compras y ‘expediente, Adquisiciones, Subjefe det Departamento de ‘Compras y Adquisiciones Oficializacion del proceso 8 Verifica: ¥ Silo solicitado se encuéntra en el Plan Anual de Compras del Solicitante. Y Si lo solicitado no esta incluido en el Plan Anual de Compras, rechaza la Solicitud y devuelve el expediente a secretaria, ¥ Que el expediente incluya el dictamen presupuestario. Jefe de Seccion de Compras Recepcién de! ‘evento Verifica que contenga los siguientes documentos: (Art. 18) ~ KN Bases de Cotizacion Oficio de requerimiento adjuntando la solicitud de pedido. Dictamen Técnico, Especificaciones Técnicas (Firmadas selladas, consignandose el Numero de Identificacién Tributaria de la persona que las ‘elabord) Y Distamen Presupuestario (Firmado y_sellado or quien to remite, consignando su Nomero de Identificacion Tributaria). Si dentro del expediente figura el Dictamen Presupuestaio, no se recibe el evento, es Rechazado y devuelto a Secretaria (Con fundamento en los atticulos 14 y 15 del ‘Acuerdo Gubemnativo No. 122-2016, Reglamento de la Ley) a6 Analista Encargado Cotizacién Procede a revisar si las bases cumplen técnica, administrativa y legalmente, conforme alo establecido en el Decreto No. 57-92 del Congreso de la Repiiblica de Guatemala, Ley de Contrataciones de! Estado sus reformas y su Reglamento, Acuerdo Guberativo No, 122-2016, a efecto se realicen las ccorrecciones correspondientes de forma y fondo. ‘Analista Encargado Publicacion de las Prebases en portal GUATE ‘COMPRAS ‘Al publicar el evento en el portal de GUATECOMPRAS, éste genera un Nimero de ‘Operacién en GUATECOMPRAS (NOG). El cual es el numero que identifica el evento. El evento permanece por tres (3) dias en el portal, en la fase de prebases. Art.10 inciso a), de la Resolucion No. 11-2010 de la Direccion Normativa de Contrataciones_y Adquisiciones del Estado del isterio de Finanzas Publicas, Durante esos tres (3) dias se deben elaborar los siguientes documentos; al finalizar el plazo de prebases: Y Solicitud del Jefe del Departamento de Adquisiciones, a la Autoridad Administrativa Superior o el Director de la Unidad Ejecutora ‘que corresponda, @ efecto emita Resolucion y Dictamen Juridico sobre las bases. ¥ El Departamento Juridico de la Unidad Ejecutora emite Dictamen Juridico y proyecto de Resolucién de aprobacién de bases

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