Ga PURAKA ISSUE NO. ee); ANGUN HSE PROCEDURES REV. NO. PBS-HSE-005 REV. DATE PT PURAKA BANGUN SELARAS, HSE PROCEDURE PBS-HSE-005 AUDIT INTERNAL K3LL ISSUE DATE: 05.05.2023 Master / Controlled Copy No. : Prepared by :_HSE Staff Signature: 4 Date Checked by HSE Manager Signature: by Date Approved by —:_Director Signature: ld. Date : 05.05.2023 : 05.05.2023 05.05.2023 THIS DOCUMENT REMAINS THE PROPERTY OF PT PBS. IT MUST NOT BE COPIED, LENT OR SHOWN TO THIRD PARTY WITHOUT THE WRITTEN CONSENT OF THE COMPANY AND MUST BE RETURNED TO THE COMPANY ON DEMAND. Page 1 ofISSUE NO. G@ |PURAKA HSE PROCEDURES REV. NO. \w | BANGUN PBS-HSE-005 REV. DATE DOCUMENT REVISION RECORD REV. | DATE SECTION DESCRIPTION PAGE No. No. 0 iaate [ALL INITIAL ISSUE ALL 1 [o7o122 [ALL GENERAL ISSUE (PENYESUAIAN ALL REFERENSI 2 [05.0523 ALL PENYESUAIAN _REFERENSI, JUDUL | ALL DAN ISI PROSEDUR Page 2 ofISSUE NO. ad @@ |PuRAKA HSE PROCEDURES REV. NO. 2 ve | BANGUN PBS-HSE-005 REV. DATE 05.05.23 4. Tujuan Tujuan dari audit Internal K3LL adalah sebagai sarana dimana PT. Puraka Bangun Selaras dapat mengukur sejauh mana Kebijakan, Program, Standar, Prosedur, Ketentuan Hukum, Pedoman dan lainnya telah diterapkan di kantor, bengkel serta pabrik kari. Ruang Lingkup 24 22. Ketentuan kebijakan ini berlaku untuk semua karyawan PT. Puraka Bangun Selaras dan mereka yang dikontrak oleh PT. Puraka Bangun Selaras bila memungkinkan. Sistem ini beriaku untuk semua personil yang bekerja atau yang tanggung jawab pekerjaannya mengharuskan mereka untuk memahami isi dari sistem ini, baik mereka yang bekerja dalam perusahaan atau fasilitas Klien, instalasi atau lokasi di lapangan. Sesuai degan semua kKebijakan-kebijakan dan prosedur Perusahaan, apabila kebijakan atau prosedur Klien lebih ketat daripada kebijakan dan prosedur milik Perusahaan, maka kebijakan atau prosedur yang lebih ketat perlu dipertimbangkan, berdasarkan evaluasi dan persetujuan tertulis oleh karyawan PT. Puraka Bangun Selaras yang secara wajar dapat dipraktikkan, selama hal tersebut tidak membahayakan keselamatan dan kesehatan karyawan, atau membahayakan lingkungan dan masyarakat umum, Definisi 3.4. 32. 3.3, 3.4. 35, AUDIT ~ Setiap aktivitas yang diranceng untuk mengukur tingkat kepatuhan yang telah dilaksanakan sehubungan dengan Kebijakan, Program, Standar, Prosedur, Ketentuan Hukum, Pedoman dan lainnya. PT. Puraka Bangun Selaras menggunakan dua jenis Audit: AUDITEE — Operasi, proyek atau lokasi yang menjadi subyek dari sebuah audit. LAPORAN AUDIT — Sebuah laporan rinci mengenai kegiatan audit, termasuk agenda, laporar-laporan rapat, dan yang paling penting, daftar item-item yang telah ditemukan dari kepatuhan sehubungan dengan Program, Kebijakan, Standard dan lainnya dalam lingkup rencana kegiatan audit. Idealnya, hasil audit merupakan rencana kegiatan secara mendetail untuk mengatasi defisiensi dan mengenali kekuatan. CAKUPAN AUDIT — Ruang lingkup audit dapat berkisar pada hal yang sederhana hingga hal yang kompleks. Mungkin dapat sesederhana seperti inspeksi lima menit di sebuah lokasi, oleh satu orang yang memeriksa. Misalnya, untuk kepatuhan terhadap penggunaan APD.Namun juga dapat dilakukan’ dalam beberapa hari dengan beberapa orang untuk mengukur kepatuhan dengan berbagai Kebijakan, prosedur dan lainnya. TIM AUDIT ~ Sebuah kelompok yang terdiri dari karyawan dan atau kontrator yang bertanggung-jawab untuk meyelenggarakan sebuah kegiatan audit, Tim tersebut biasanya terdiri dari seorang karyawan HSE sebagai ketua tim audit, dan karyawan lainnya yang berpengalaman untuk melaksanakan kegiatan tersebut, misanya mekanik, operator, manajer dan lainnya. Page 3 0f 6ISSUE NO. 4 HSE PROCEDURES REV. NO. 2 PBS-HSE-005 REV. DATE 05.05.23 6. 3.6. KETUA TIM AUDIT - Ketua dari sebuah Tim menentukan jenis, cakupan, anggota tim dan agenda dari kegiatan audit yang akan dilakukan. Dia juga bertanggung jawab terhadap pemberitahuan dan penerbitan laporan kegiatan audit 3.7. TEMUAN KETIDAK PATUHAN - Suatu tindakan atau kondisi yang tidak memenuhi bagian tertentu atau bagian dari kebijakan, program, stander, prosedur, kepatuhan hukum, pedoman, dan lainnya. Sebuah temuan ketidak patuhan mengindikasikan suatu tindakan atau kondisi yang beresiko dimana tindakan harus diambil untuk melakukan perbaikan. 3.8. TEMUAN KETIDAK PATUHAN PRIORITAS UTAMA — Suatu tindakan atau kondisi yang tidak memenuhi bagian tertentu atau bagian dari kebijakan, program, standar, prosedur, kepatuhan hukum, pedoman, dan lainnya, yang dianggap sebagai prioritas utama dikarenakan kemungkinan besar hal itu terjadi dan berpotensi tinggi menimbulkan kerugian. Sebuah temuan ketidak patuhan prioritas utama mungkin saja dapat terjadi di lokasi PT. Puraka Bangun Selaras. Referensi 4.1. ISO 45001:2018 Klausul 9.2 4.2. ISO 9001:2015 Klausul 9.2 4.3. HSE Procedures, HSE Manuals and HSE Regulations by Local Government Procedure Details 5.1. Mengidentifikasi kebutuhan terhadap sebuah kegiatan audit. 5.1.1, Sebuah kegiatan audit, seharusnya direncanakan dalam beragam kondisi, sebagai contoh: * Seorang manajer operasi atau proyek, atau orang lain yang memiliki kualifikasi (sesuai dengan kebijaksanaan dari manajer HSE (Lingkungan, hubungan internal dan eksternal) dapat meminta pelaksanaan kegiatan audit dalam rangka hal-hal yang menjadi perhatian operasional. © Sebuah resiko atau serangkaian resiko yang teridentifikasi dalam pendataan resiko yang menunjukkan bahwa telah terjadi kegagalan untuk memenuhi aspek tertentu berkaitan dengan Kebijakan, Program, Standar, Ketentuan Hukum, Prosedur, Pedoman dan lainnya. Sebuah insiden yang terjadi, terlepas dari kategori yang menunjukkan bahwa telah terjadi kegagalan untuk mematuhi aspek tertentu berkaitan dengan Kebijakan, Program, Standar, Ketentuan Hukum, Prosedur, Pedoman dan lainnya. * Departemen HSE harus merencanakan dan melaksanakan kegiatan audit untuk mengukur sejauh mana pelaksanaan terhadap Kebijakan, Program, Standar, Ketentuan Hukum, Prosedur, Pedoman dan lainnya. 5.2. Kegiatan Audit harus dipimpin oleh personil yang mampu dan independen dari lokasi yang akan di audit. 5.3. Langkah Audit 5.3.1. Perencanaan Audit Page 4 of 6@ ISSUE NO. 4 HSE PROCEDURES REV. NO. 2 PBS-HSE-005 REV. DATE £05.08.23 Pe 2a a> cx z> 5.3.1.1. Pilih kegiatan yang paling tepat untuk mengukur kepatuhan secara spesifik terhadap Kebijakan, Program, Standar, Ketentuan Hukum, Prosedur, Pedoman dan lainnya. 5.3.1.2. Ketua tim audit harus mengevaluasi perencanaan kegiatan audit sehubungan dengan hal berikut: ‘Waktu dan lokasi aucit; Tujuan dan cakupan audit; Karyawan di lokasi yang akan di audit yang harus tersedia; Dokumen-dokumen yang akan dibutuhkan; ‘Anggota tim audit; Pemberitahuan kepada lokasi yang akan di audit setidaknya 10 hari sebelum audit dilakukan. 5.3.1.3. Apabila diperlukan, ahli terkait dapat direkrut untuk turut serta berpartisipasi dalam kegiatan audit dalam rangka memastikan kompetensi tim audit menilai kepatuhan terhadap Kebijakan, Prosedur dan lainnya. 5.3.2. Pelaksanaan Audit 5.3.2.1 Pada awal mulanya, pertemuan pendahuluan harus berlangsung dengan tim audit dan personil yang akan di audit. Ketua tim audit akan menjelaskan beberapa hal berikut ‘Anggota tim audit; Tujuan dan cakupan audit; Perencanaan aucit; Durasi pelaksanaan audit; + Konfirmasi waktu dan tempat untuk rapat penutupan. 5.3.2.2. Tim audit akan mengumpulkan informasi melalui beragam cara, termasuk: wawancara dengan personil, pemeriksaan dokumen dan pengamatan langsung di lokasi. 5.3.2.3. Setelah kegiatan audit selesai dilakukan, tim audit diharuskan bertemu untuk: © Mendiskusikan hasil audit; * Menentukan temuan ketidak patuhan dan temuan ketidak patuhan prioritas utama; © Melaporkan temuan —ketidakpatuhan dan _—_temuan ketidakpatuhan prioritas utama secara jelas dan dapat dipahami 5.3.2.4. Setelah kegiatan audit, rapat penutupan harus diselenggarakan antara tim audit dengan personil yang telah di audit dan ketua tim audit harus menjelaskan terkait hal berikut: © Contoh temuan positif dan ha-hal yang baik dari personil yang telah di audit ¢ Temuan ketidakpatuhan dan temuan ketidakpatuhan prioritas utama, jika ada.Kesepakatan harus dicapai sehubungan dengan apakah Kebijakan, Program, Standar, Ketentuan Hukum, Prosedur, Pedoman dan lainnya sudah dipatuhi atau belum, * Kesimpulan, rekomendasi dan target waktu untuk tindakan perbaikan. 5.3.3. Kegiatan Setelah Audit 5.3.3.1. Ketua tim audit menerbitkan laporan audit, yang memuat informasi sebagai berikut: Page of 6a @ ou pc 2a a> cr 2> 5.3.4. 5. Lampiran Catatan : ISSUE NO. a HSE PROCEDURES REV. NO. 12 PBS-HSE-005 REV. DATE £05.08.23 Cakupan audit dan tujuan yang telah disepakati, Rencana audit yang telah disepakati; Referensi dokumen yang digunakan saat proses audit; Karyawan yang di audit dan anggota tim yang berpartisipasi dalam proses audit; Daftar pendistribusian laporan audit; Ringkasan audit, mencakup hambatan-hambatan yang ditemukan; © Waktu petaksanaan audit; © Penjelasan poin-poin positif yang ditemukan; © Penjelasan temuan ketidakpatuhan dan ketidakpatuhan prioritas utama; * Penandatanganan. Tidak ada nilai atau evaluasi terhadap kinerja yang dibuat sebagai hasil dari audit. Tujuan dilaksanakannya audit adalah untuk mengicentifikasi resiko-resiko yang muncul akibat ketidakpatuhan (serta tindakan yang efektif sebagai mitigasi untuk mengurangi resiko) dan untuk mengembangkan mitigasi terhadap resiko-resiko tersebut. Penindak-lanjutan Terhadap Temuan Ketidakpatuhan 5.3.4.1 5.3.4.2. 5.3.4.3. ‘Temuan ketidakpatuhan prioritas utama yang diidentifikasi selama proses audit harus dimasukkan oleh ketua tim dalam database perusahaan bersamaan dengan tindakan perbaikan yang disepakati serta target waktu yang telah ditentukan. ‘Temuan ketidakpatuhan lainnya yang diidentifikasi selama proses audit harus dimasukkan oleh coordinator HSE setempat dalam pendataan resiko audit. Ketua tim bertanggung jawab untuk menindak-lanjuti kepada manajemen pelaksanaan dari tindakan perbaikan yang dibutuhkan berkaitan dengan target waktu yang telah disepakati dalam rapat penutupan. 6.1. Checklist HSE Internal Audit 6.2. Audit Report Form Model "Page 6 of 6\w AUDIT CHECKLIST Ste Office Kantor Cabang Phone Noo, Telepon ‘ress | Atamat FaxNo.! ‘No. Fax ‘udtoe/ Yang cauelt Dates Tenggat Autor 4, MANAGEMENT COMMITMENT AND POLICY / KOMITMEN DAN KEBUAKAN Yon MANAJEMEN Ply 1 Kobifkan ‘re Project has HSE Policy documont? 1 ‘Apakah projet mom dokumen Kebjekan KL? Has HSE potcy been sosiaizaton and installed atthe 2 offee and other cooms? ‘Aoakat Kebjokan KSI. telah esosatsasixan dan ‘erpasang bak ot kantor dan ruangan linn? Communication /Komunitas! Are ste manager lead HSE Meeting? (Gees ‘Apakah Ste menejer memimpinPertomvan K3L? RISK MANAGEMENT / MANAJEMEN RESIKO Yon Penison restr Risk ‘rw allo person has inew how reporting Hazard? fore ees Assesmeni(JRA/JSA/TRA, Apakah ‘semua person felch mengetahul care ot) Ientftasi Bahayal' —‘polporan bahaya ? Hazard identification ‘Are there any procedures? oe “Apakah teriapatprosedumya? ‘Ae all of rsk assesment regstered? (eeee eee eet ‘Apakah somua pontaian esko deegistasi? ‘Are isk assesment do whore thats needs? ‘Apakah enfin resikodlaluken dmana diperukon ? ees oe ‘Ae any personi participate in risk assesment ‘evelopment and cormmuricaton? ‘Apakah Gop. ~ tap parsonil tut serfa_ lam 5 ‘pengembangan pentaian resiko dan dkomurikasikan? Are all of sk assesment reviewed? 3, LEGAL AND BUSINESS REQUIREMENT / PERSYARATAN HUKUM DAN BISNIS YOON Legal & Business! Hukum & Bisnis ‘Ave legal regulation and requirement have been ideniiied? “Apakah peraturan dan persyaratan legals felon ‘identkasi? ‘Are lagal regulation and requirement identifation have ‘been registered or record’? ‘Apaksh dentifkasi poroturan dan porsyeretan legates {lah drogstrasistsu drecord? FiSE Audi Cheskiat Page tofAUDIT CHECKLIST \w “ORGANIZATION STRUGTURE AND RESPONSIBILITIES /STRUKTUR YN ORGANISASIDAN TANGGUNGJAWAB Crgenizaton Chat Graf Does the organizational srutre incur HSE job poe Organs osesptons? ‘pean meni stultrogeiss!omasuk dos! toga Ka? Provide HSE responsi of each potion ated ithe organizational tr! Sedan tanggung jab KL dar masing~masing (beer) posta yang toto sruktrorgansast , TRAINING AND COMPETENCE / PELATINAN DAN KOMPETENSI YN Induksi KOL keryawan baru Has HES induction been implemented and documented? (eee Apakah induksi K3L telah dilaksanakan dan dldckimentasia? ‘Are employees sign a statement of compliance (eee) procedures aU SE inductor? ‘pala taryevan monandatangan) surat penyataan ‘kepatuhan prosedur K3L. saat induksi? Induks! tamu guest induction Are all tha guests ware given an induction? fececr foot ‘pala seria tamu der nds? Matiksglathan KALIHSE Are thera HSE trang mak and developed? tring hatte ‘paket mattis palatan KL 200 Can dembenghan? Rencana pelathan KQUHSE Are HSE taining plan cored and uiled? ‘ing pian ‘pakah roncara peltan KSL-diakeanakan dan dora? ©, _ HSE COMMUNICATION” KOMUNIKASI KL YN HSE Commitiees & Meetings’ Are HSE meetings conducted on schedule? (eee ome dan pat KL ‘paket rapat HSE aban dan cadalan? ‘re mastngs conducted as requ? ca ‘Apakah seetapaldatutansobagainane diyaratian? ‘eemestngs bong eld monthly by ste manager? —| ‘pakal ropa! Satuken solop buen oth ae manegor? ‘all mesting mines afecvely dstioted? | ‘pakal slur repel dsempeian pad sale repat dengan fei? HS8e Promaton and Notce Is HAE formation csplayed and communicated? feoions Boarés/Promosl KSL dan” pak ites! Stampin den ckcmunikasian? Papan Pembeclahvan 7, EMERGENCY PREPAREDNESS AND RESPONSE) KESIAPAN DAN TANGGAP YN DARURAT Emergency Response ‘Ace the current emergency procedures regularly feof] Procesuren Preseaur Glecussed at nducboy shoobox mestnge? “Tanggap Derat ‘pala prosacir daa satin eassican doogan Evacuation Drill Dril Evakuasi Fire Extinguishers! Pemadam Kebakaren ‘un pada toolbox mesting? ‘Ace emergency procedures posted on HSRE notice boards? ‘Apakeh prosedur dipasang di pepan pembertahuan aL? Has an evacuation dil been caried out atthe facility? ‘Apakah evekuasi dil telah cikukan? Have the corecttypas of extinguishers been provided ‘and located in easily accessible postions? “Apakah joni alat pamadam yang tepat telah dsedlakan {dan cltempatkan diposii yang mudah diaksos? ‘Aco extinguishers ingpected and tested in accordance with Standards? ‘Apakah alat pemacam dinspeksi dan diy coba sesuei Stender? HSE Aut Checklist Pago2oféAUDIT CHECKLIST \w Fie Equipment Trang’ Have personnel bean tained in basi fre prevention and Peiatinan peratan Use offre extinguishare? kebakeran ‘Apakah karyawan telah db pelathan dalam éasar ‘pencogahan kebakaran dan penggunaan alat pemedam kebakaran? Fist Aid Treatment and ‘Ae fist aid boxes/acities in good conaiton? Facillies/PSK dan Fasiltas Apakainkolakfasillas P3K clam Kons] beik? ‘Are First Aide's easy identified on ste? ‘Apakah PSK mudah cidentitkesi ci sto? ‘Are the names of First Aides clearly posted? ‘Apakah narma PSK dipasarg dongan elas? ‘8. _INSPECTIONS/ INSPEKSI Workplace Inspections! Is there a workplace inspection schedule? Inspekst Ruang Kea Apakah ade jade! inspekst of lingkungen kerja? ‘Ace inspections being concucied according to schedule? ‘Apakah Inspeks! clakukan sesual dengan jadwal? Is the workforce undertaking tha inspections? Apakah ade tenaga kerja yang melakukcaninspeksi? ‘Aca the inspection findings close-out and monitored? ‘Apakah ad hasi temuan inspeksi yang ctutup dan ‘dpantau? 98. INCIDENT INJURY REPORTING AND INVESTIGATION PELAPORAN DAN INVESTIGAS! INSIDEN/ GIDERA Ineidentinjury Reporting ‘Ace the findings following an investigation communicated \Laporan insicen’ Cidera to your employees? Apakah temuan sete investigas! éikomunikesikan ‘kepada karyewan anda? ‘Are near miss safety earning reported”? ‘Apaksh pembolsjaran kesclamatan darineer miss dfeporken? Please provide copies of investigation reports forthe last ‘months! rap memberitan Salina laporan investigas solama 8 ‘ular torakhit 40, OCCUPATIONAL HEALTH! KESEHATAN KERJA, Pre-employment Mecical's/ Are pre-employment medics carted”? Pemeriksaan kesehatan ‘Apakah permeriksaan kosahatan sebelum bokers ‘sebelum bekerja dllakukan? ‘Are the pariadic medical assessment conducted? ‘Apakab cliakukan peniaien kesehatan sacara periocik? Drug & alcohol/Narkoba dans there a procedure for handling alcohol and drug ‘Achat related iesuos? ‘Apakah ada prosodur untuk mongatas alkohol, narkoba ‘teu masalah yang berhubungan dengan ity? HSE Ault Checklist Page dof6REV.NO. : 02 yi REPORT AUDIT REV. DATE : 05.05.23 ‘SYSTEM AUDIT REPORT FORM MODEL AUDIT REPORT Form No : F-HSE-005-02 ‘Audivee: “Audit Namber/Year: Date: Time: Participants: COROT Date: Time: Participants: SCOPE (OBJECTIVE Lead Auditor: ‘Team Member Auditor: SUE AUSY Section! Findings/ Temuan Action Items! PokokTindakan | Status | ComPlefed Bagian TanggalSelesai : me job Function Signature