PRAXEDES A. TORRES O.d - Capitulo 1 Generalidades de los almacenes. OBJETIVOS DE APRENDIZAJE: generalidades de conceptos de almacdhes y istribucisi ia organizacién del personal de\/Almaeen, una introduccién a las operagiones de losAm realmente dificil indicar con certeza cuéndo iniciaron las operaciones de almacengj, se puede decir que fue desde los tiempos gn que el hombre tuvo la necesidad de “guardar” (almacenar) comida, erramientes y cosas para su futuro uso 0 consumo. ‘Ademés, podemos recordar que el uso de almacenes en forma estratégica se observa en la historia desde que los egipcios almacenaban porciones de sus siembras en forma planificada, ya que se esperaban futuras sequias. Estos locales tran administrados por personas asignadas con el fin de recibir, controlar y luego distribu los granos almacenados. Esto lo podemos leer en las » scrituras de La Biblia cristiana relatado en la historia de José en Génesis ly de c6rro le correspondi6 ser el Gran Visir, cuya funci6n fue recolectar yfalmacenat trigo en el reno egipcio para luego, en el periodo de escasem ‘pastecer al reino con lo almacenado, ¢ incluso se pudo vender a otras civilizaciones que quedaron escasas de comida. Génesis 41: 47-49 47 Durante los siete afios de abundancia, la tierra produjo copiosamente, 48 y él reunié todos los viveres recogidos en e305 sieve afios y los almacend en las ciudades, depositando en cada una las cosechas de los campos vecinos. 49 De esa manera, José acumulé una enorme cantidad de cereales, tanto como la arena del mar, hasta tal punto que dej6 dellevar un control, porque superaba toda medida’ El término ‘almacén’ proviene del vocablo arabe al majzan que significa “el depésio el cual se toma como raiz de los términos como almacenar, almacenamiento, almacenable y otros términos derivados de esta palabra drabe (Mabel Gonzalez, 2001). Se considera que en los tiempos del Renacimiento, en Venecia, se dieron los primeros almacenes comerciales modernos. La prictica de almacenar fue extendida en Europa, principalmente en los puertos, ya que reducian el tiempo de estancia del barco en el muelle (Clemente Blanco & Medina, 2009)1 de Gesén y Operaciones de Aimacenes y Centos de Con la Revolucién Industrial se hizo inminente la necesidad de almacenar rmateriae primas y productos terminados en grandes cantidades. Las operaciones de produccién y transporte no estaban coordinadas, por lo que habia acumulaciones:de productos en los almacenes. Lo importante era contar con inventario (sistema push puro). Con el advenimiento posterior de t&enicas de pronéstico de la demandsa, se iniciaron los primeros procesos de gestion de almacenes al considera si alquilar 0 manejar sus propios almacenes y ubicaciones de los mismos. Cabe destacar que el medio de transporte ferroviario del siglo XIX tuvo auge, por lo que se opt6 por utlizarlo como transperte alterno al de camiones terrestres. Esto provocé que os almacenes se ‘ubicaran en terminales ferroviarias. Durante la I y Il Guerra Mundial se dieron avances extraordinarios en la especializacién de los procesos de abastecimiento y suministro de equips y alimentos para las tropas dispersadas en los océanos Atléntico y Pacificos en uropa, Africa del Norte yenlasislas de Pacifico. Muchos delos cocincntos y experiencias adquiridas en estas operaciones, luego de Ta guerra, fueron llevades por estas personas alas organizaciones comerciales Parad siglo XX, la tecnologfa hizo sus aportes los almacenes, al innovar Gon el uso de montacargas y con diversas adaptaciones, haciendo que los espacios en almacenes se pudieran optimizar, Hoy en dia tenemos software especalizados para la gestion de almacenes (ejemplo: WMS", EDI, etc) que reducen los errores, aumentan el control y permiten planificar con mayor certera, haciendo que se puedan realizar modelos de las operaciones de los almacenes y, por ende, aplicando técnicas de optimizacién de los mismos oy, a pesar de técnicas de reducciin de las existencias de almacenamiento en las operaciones de una organizacién, atin encontramosalmacenes en las cadenas de suministros, ya que no solo siguen brindando proteccién a los productos, sino que también permiten tomar ventajas competitivs a ls organizaciones TIS. Warehouse Management Systems (Sistemas de Gestion de Almacenes)En Panamé, desde los iltimos diez afios se han ido modernizando porlo que estin Abiertos; Solo cuentan con el techo, sin paredes laterales. Reciben también el nombre de galeras. Son para productos que, por su volumen y/o peso, no se colocan dentro de almacenes cerrados, pero que tampoco soportan las inclemencias del tiempo como sol y Iluvia. Por ejemplo: carretes de cables en embalajes de madera, si los mismos permaneceran por un tiempo indefinido enelalmacén, por lo que se evita que se pudran los embalajes de madera bajo el techo. > Cerrados: Son los que requieren mayor inversién en instalaciones al ser estructuras fisicas cerradas (paredes, techo y piso). Son necesatios, porque los productos requieren proteccién completa del clima, de asaltos, etc. Incluso muchos cuentan con control de cemperatura y humedad. Ejemplo: un almacén de granos (arroz, ‘rijoles, etc.). 1.5.2 Seguin su relaci6n con el flujo de produccién a, Almacenes de materia prima: Son generalmente parte de la planta de produccién o muy cercanos a ellos. Se dedicadan fundamentalmente a ‘manejar materias primas, y para todos los materiales que serdn utilizados para transformarlos o ser parte de los productos terminados como lo pueden ser envases, harina para el pan, lipulo para la cerveza, etc Los almacenes dedicados @ manejar materias primas deben ser bisicamente acumuladores de insumos en espera para el procesamiento en lz planta manufacturera. Por ejemplo, en una planta de procesamiento de cervezas podemos encontrar almidén en sacos, malta en sacos 0Manual de Gestion y Operaciones de Aimacenes y Centos do Distibuclon colocada en un granero, o en silos si esté a granel; también podemos encontrar hipulos en cajas decart6n guardados en cuartos ffs. Estén dentro ‘omuy cercanosalos centros de produccién. Sus materiales o productosentran yy salen generalmente en paletas completas. Almacenan en piso con nada 0 uy pocos productos ubicados en sistemas convencionales. Hay operaciones complementarias que se realizan en este almacén, tales como el control de calidad que verifca las caractersticas de los materiales. El control de plagas es primordial ena industria de alimentos, es crucial en estas instalaciones. Generalmentelosalmacenes de cielo cerrado resguardan materias primas que necesitan preservar sus condiciones de calidad e integridad, més aun si son para productos alimenticios. Son, en general, poco intensivos en mano de obra, pero si en uso de equipos de manejo para productos pesados o de carga unitarizadas. Almacenes de productos semiclaborados: Son los que mantienen los productos que se encuentran en su estado intermedio, ya que han sido parcialmente procesados, pero aiin les hace falta su terminacién. Por ejemplo: almacenes con CPUS, teclados y monitores sin ensamblat ‘Almacenes de productos terminados: Estos almacenes guardan Jos productos que salen de la fabrica y que permanecen solo temporalmente hasta que se despachen a los otros almacenes de la red o sean despachados directamente a los clientes. Manejan las, entradas y salidas en tarimas completas y en grandes cantidades”. No estan disefiados para almacenamiento de larga duracién, ya que los productos deben moverse rapidamente hacia los almacenes regionales 0 centros de distribucién. Al igual que los de materia prima, su almacenaje generalmente es en piso" y de corta duracién. Se hace mucho énfasis en acelerar el flujo de entrada y salidas de las, tarimas para no generar congestionamiento a la planta. Nuevamente Teyana prt ia to dicen epic eins es, po a tenet mayor vursdad de pesetciones de preducos (ina, xs y unas sel) °el departamento de calidad ocupa un rol importante en estos locales, ya que verifican la salida de estos productos. Almacenes de materiales auxiliares: Son almacenes que manejan materiales que son utilizados para apoyar la generacién de productos terminados, pero que no son parte del producto, como lo son las materias primas. Como ejemplos de este tipo de materiales tenemos repuestos de maquinarias, materiales de limpieza de los equipos de produccién, etc. Estos almacenes deben, al igual que los almacenes de materias primas, estar cerca 0 dentro de las plantas. Los productos que se almacenan en esta zona son variados, pueden ir desde tarimas y cajas, hasta unidades sueltas, Son productos de igual o menor movimiento que las materias primas, por lo que este tipo de almacenes tiende a ser menos intensivo en personal en relacién a los otros tipos y algo menos exigentes en espacio ‘que las materias primas. Su variedad de productos y presentaciones (tarimas, cajas 0 piezas sueltas) hace indicar que no se puede generalizarla forma de almacenaje yequipos utilizados. Lo que s{ podemos indicares que la tendencia esa unirlos almacenes de materias primas con las de materiales auxiliares para tener una mejor utilizacién de los equipos, personal y muebles de almacenamiento. 1.5.3 Seguin tipo de intermediario Almacenes mayoristas (wholesalers): Son almacenes tipo unit load en los que se manejan unidades de carga unitarias (contenedores 0 paletas completas) tanto en las entradas como en las salidas. Tipicamente se ercuentran muy cerca de las plantas de produccién (up-strearn). Se recomienda mantener inventarios de productos de alto costo en estos niveles 0 que su cadena de suministros esté basada en un sistema pull Si las distancias entre los almacenes mayoristas es muy amplia hacia los almacenes minoristas, se tiende a utilizar los almacenes en34 Mancal de 6 ros do Ditibucion cross-docking para que sitvan de trampolin entre ambos almacenes, Por supuesto que no almacenan, sino que sirven para hacer la consolida economias de escala en el transporte. én o desconsolidacién y envio, buscando mantener las, b, Almacenes minoristas (retailers): Son los almacenes detallistas que, aunque reciben en formato unit load en su entrada, tienden a tener salidas en unidades 0 cajas sueltas (down-stream). Son utilizados para almacenar productos de bajo costo o que el sistema que utilicen en su cadena de suministros sea push Los almacenes minoristas (retailers) reciben de los mayoristas 0 directamente de las plantas. La unidad de manejo de entrada de los almacenes minoristas son generalmente tarimas completas y cajas, mientras que su salida es en cajas completas, fraccionadas 0 por piezas sueltas Los almacenes minoristas tienden a ser més intensivos en personal por el proceso de consolidacién y/o desconsolidacién de las cargas, ademis del proceso de sacado que puede involucrar el rompimiento delas tarimas a cajaso piezas sueltas. Los sistemas dealmacenamiento al igual son variados, dada la diversidad de tamatios, pesos y formas que pueden tener las entradas y salidas, por lo que pueden llegar a ser los almacenes més complicados de administrar los flujos y espacios. Los centros de distribucién son la versién especializada y mejorada de los almacenes minoristas 0 mayoristas, que almacenan los productos de muy alta rotacién para que se genere mas flujo hacia el cliente; ademds, se puede generar valor agregado al realizar procesos postergados para el final de la cadena como etiquetado, reempacado, ensamblado, etc. Son tipicamente intensivos en mano de obra y/o tecnologia (por ejemplo: WMS, bandas transportadoras, AGV™, etc),Prbxedes A. Toes 0. 1.5.4 Seguin su funcién logistica en la red a, Almacenes de consolidacién y desconsolidacién: Estos almacenes sirven de balance entre origenes (ofertas) y destinos (demandas) que manejan diferentes volimenes de cantidades. Asi, los centros de consolidacién reciben de los origenes en formato de camién completo (Truck Load - TL) y desde plantas que entregan un solo tipo de producto, y despachan en formato de camién de carga parcial (Less than Truck ‘Load - LTL) para destinos que requieren combinaciones de productos de diferentes proveedores, en menores cantidades que las entradas. Los almacenes de desconsolidacién hacen lo contrario: reciben, de un origen, carga consolidada en camién completo (TL) y despachan a multiples destinos en menores cantidades que las entradas. b, Almacenes en cross-docking: Su funcidn es hacer fluir el producto en la Cadena de Suministro, razén po la que no almacenan. Hacen las veces de pivote en Ja red. Centros de distribuciéi: Su funcién principal es la de generar valor a los productos que pasan por ella, ya sea con procesamiento fisico (empacar, reempacar, ensamblar, etc.) 0 con crear valor intangible (hacerlo llegar més répido). Un mismo almacén puede ser clasificado en var dela clasificacién que se le quiera dat 3s tipos segiin el enfoque La decision del tipo de almacén es el resultado del anélisis entre el balance de los costos operativos y la satisfaccién a los clientes, ya que la estrategia corporativa debe tomar en cuenta la meta del negocio que es la rentabilidad, asi como nos ensefié Eliyahu M. Goldratt en su reconocido libro La Meta (Goldratt , 2005)Marvol de Gectisny Operationas de Almacanes y Cetros de Distibucin 1.6 Los almacenes dentro de la organizacién “Ahora que hemos visto el rol de los almacenes en la CS, también hablemos del rol que desempefian dentro de la empresa u organizacién. Voy a hacer referencia a un viejo refrdn de los almacenes: “Pl almacén es ‘Ja casa del jabonero, en donde todos los miembros de una organizacién carn tarde o temprano’, ~ Annimo. Les funciones propias del almacén hacen que deba recibir y enviar materiales, servicios ¢ informacién muy continuamente dentro de la organizacién, por lo que haremos un resumen de estas relaciones, desde tun punto de vista organizacional, como se muestra en forma gréfica en la figura 1 ‘Acontinuacién estas relaciones en forma resumida: + Compras: Se coordinan los pedidos de reabastecimiento, asi como Jos proveedores y su nivel de servicio ala empresa (cumplimiento de plazos de entrega, por ejemplo). Inventario: Se determinan los niveles de inventario de los productos de acuerdo con la informacién de espacio, comportamiento de la demanda, reportes de inventario del almacén, reportes de entrada y salida de productos por parte del almacén, realizacién de inventarios ciclicos, entre otros. Servicio al cliente: Seguimiento de los pedidos nuevos y los pendientes, nivel de inventario para poder confeccionar pedidos, informacién de los productos (catélogos, dimensiones, usos, etc.), tiempos de entrega y/o condiciones de entrega, etc.Privedes A. Torres 0 ‘gura 1: Relacién del Departamento de Almacenes / CEDI con el resto de la organizaci6n. «+ Ventas: Reportes de entregas y recepciones de productos, incluso nuevos productos, reportes de niveles de inventario resaltando desabastecimientos, productos de lento movimiento y obsoletos. uditorfa interna y externa: Revision de los registros de entradas y salidas, inventarios fisicos,revisién de procesos, desechos de productos danados, etc. ‘Transporte propio y contratistas: Administrar los contratos con los transportistas, asignaciones de rutas de entrega, recogidas y devoluciones de los clientes, cargar y descargar los equipos.sate conten y operaciones do Aaconesy canvas 4 oStnvSen Produccién: Se coordinan los requerimiento® de materiales (MRP”), se establecen las condiciones de almacensié de materias primas y productos terminados, también para Jos almacenes de repuestosi se rrdinan las inspecciones de control de calidad en las recepciones SJarante el almacenaje y en la salida de productos terminados. Informatica: Coordinacion de implementacion de tecnologias y/o folucién de problemas relacionados con equipos (hand held, por ejemplo), software como WMS ylo ERP. RRHH. (Recursos humanos): Gestion del personal que labora en almacenes (horarios, pagos reclamos, vacacloots, contratacién, traslados, ascensos 0 despidos), adminis's#¥ el cumplimiento de vonvenciones colectivas 0 relaciones con sindicato. Seguridad y salud ocupacional: Se yela por cumplir con las normas de seguridad contra robos asalios en as Gnstalaciones del almacéns; también con al cumplimiento de las normas de seguridad ocupacional, como por ejemplo, el uso de equipo de proves personal; certificacion de operadores de montacargas, Proyectos: Algunas organizaciones realist proyectos en que los materiales se almacenan en las instalaciones, Pot ende, son menester dd la gestion del almacén. Se coordinan Jas entradas y salidas para administrar los proyectos y contratistas Contabilidad: Velar por el cumplimiento del regis apropiado de Ine entradas y salidas del almacén. Bn este tema particular, toman wa grancia mayor durante los “cerres contables de mes” Clientes: Algunos clientes se presentan & las instalaciones del Slmacén con el fin de inspeccionar las condicione® de almacenaje de tus productos o a reirar productos: Por ende, se debe cumplir con TP MRP = Material Requirements Plains aniscaciin dels Requrimintios de Mattlas condiciones de compras de los clientes, asi como tener buenas on ellos. relacion + Finanzas: El cumplimiento de Ips presupuestos es muy seguido, en particular con los proyectos, compras y salidas de productos que pueden impactar en el flujo de caja de la organizacién. ; Como es notable, la habilidad de comunicacién oral y escrita del personal administrador de los almacenes debe ser extraordinaria, ya que debe comunicerse con todo tipo de posiciones dentro y fuera de la organizacidn. Cabe descacar que las habilidades de negociacién y manejo de personal deben set muy desarrolladas para el personal de almacenes y CEDI.anit de Ges y psraiones de Amacenes y Catton ge Dtsnucion Salazar Lopea, B. (I de diciembre de 2014), Ingeniera Industrial Online. Obtenide de DISENO Y LAYOUT DE ALMACENES Y CENTROS DE DISTRIBUCION: http) /wwr.ngenieraindustrialonlinecom/berraisn'* para-el: ingeieo industrial estXC2XB3n-de-almacens/ie MOND} Iayou-dealmacenesy-centros-destbucbCS96BS0/ ‘Tompkins, J. A. (1998). The Warehouse “Management Handbook. Second Edition. Raleigh, NC: Library of Congress Cataloging-in-Publication Data strebileock, B. (11 de noviembre de 2013). Supply Chain 24/7. Obtenido se *Ceeating Competitive Advantage with Warehouse and Distribution Centers’ noviembre de 2013 en Supply Chain 247: http://www. supplychain247. re artcle/creating_competitive_advantage_ ith aa ead disibution_centerssaddle. creek logistics Svcs Operaciones de almacenes |ETIVOS DE APRENDIZAJE: escribir la organizacién de un almacé iscutir las operaciones fundamental nes / CEDI.Préxodes A, Toros 0. | I procedimientos operacionales basicos de un almacén 0 CEDI deben responder a las preguntas + sQuéy dénde se hard? + sCémo y quién lo hard? + ;Dénde y cémo se controlara? La ejecucién de las operaciones de los almacenes y CEDI la realizan personas con el auxilio de tecnologia aplicada como transportadores, sistemas automatizados de sacados, robots, etc. Entraremos primeramente a revisar la organizacién del personal de un CEDI tipico y luego veremos las principales cuatro macro operaciones que se realizan en un CEDI, las cuales son: recepcién, almacenamiento, sacado y despacho. 2.1 Organizacién de un almacén En los iiltimos aiios, el personal que opera en los almacenes se ha profesionalizado cada vez més. Ahora encontramos més de un ingeniero Jas operaciones del almacén e incluso ya tenemos profesiones y cursos especializan a nivel de educacién superior en el tema de logistica almacenes. Las actividades u operaciones de los almacenes han sido mismas a través de los afios; no obstante, las actividades se han lizado en el afan de ser més eficientes en el uso del tiempo, espacio como equipos y personal, fy atin parte de los 90's el personal seleccionado para trabajar en los %y ry CEDIs, era personal no calificado, incluyendo a gerentes o jefes de Con el pasar de los afios han ido aumentando el profesionalismo borganizacional para operar los almacenes y CEDIS. tipica que lleva las operaciones de un almacén luce como figura 2.1. Cabe resaltar que es modelo general de un CEDI mediano a grande, ya que en almacenes 0 CEDIs, de estas funciones las ejerce la misma persona. 45—————————— nos y Contras de DistbuCion anus de Gestion y Operacones de AmacenesY Ss 2 Se ex = CS Sele Figura 2.1: Organigrama tipico de un almacn Las funciones més comiinmente as} ‘adas a cada posicién las podemos ‘ada posicién las P mente asign as funci resumir en las siguientes: Jefe de almacencs _ acer Establecer y velar por el cumplimiento de manipulacién, al + Estat re eficiente de los equipos. i ‘anor Su opraiones se eicen frm <6 » Controlar el ingreso y salide ee ee ee see : jon de los © Informar sobre la rotaci ‘mayor vencimiento + Gestionar las operaci = Controlar la labor del per « Velar por los indicadores cones de transporte para despacho. sonal de almacén. de gestin de las operaciones. Coordinador de almacenes « Esla mano derecha del « Suenfoque se centra en re | 2 Vela porque los indicadores la realidad. ‘ s aie con los supervisores las operaciones dia *) Buscar mejoras en los procesos. jefe de almacenes. : yr ecolver los problemas operativos diarios. de gestion se registren ¥ sean acordes Provedes A, Taras . Asistente administrativa + Es la persona que lleva la documentacién de las reuniones, procedimientos, mensajerias recibidas y enviadas. + Agenda y coordina las reuniones y actividades relacionadas con el almacén, Control de inventario + Esta posicién puede estar bajo la supervisién de auditoria o contabilidad. + Vela porque los reportes de inventario estén actualizados. + Realiza y/o coordina inventarios ciclicos. + Lleva a cabo auditorfas a los procesos con la finalidad de que sean registrados los movimientos de acuerdo con lo establecido en la organizacién. + Bjecuta los ajustes de inventarios (sobrantes y/o faltantes) con el Departamento de Auditoria o Contabilidad. ervisor de recibo Goordina al personal encargado de la descarga de los proveedores 0 ‘transportistas con productos que traen al almacén. Establece el uso de patios y muelles con el administrador de patios"* ‘Controlar las cantidades y calidad de los productos recibidos. Jetermina con el coordinador de almacenaje la programacién de spacios de almacenaje. ppor la seguridad de las operaciones. ina con el supervisor de mantenimiento los equipos que deben Yentrar de mantenimiento, lalimpieza y orden del érea, Jun ambiente de cooperativismo y de solucién de problemas. ees, nin de administrador depo et ld ae el Supervise de Recto yo de es eaupsconespoes pr esr eano 0 sand a7——— sand extn yoprsnes aman cents et Los operadores de recibo, slmacensje Y despacho en sus respectivas reas deben: de las cantidad de personas dentro realizar gon los que constituyen la mayor ccentran fundamentalmente en instalaciones. Sus funciones se cons Jas acciones fisicas de las operaciones: de los proveedores. ‘Jecuadalos productos queingresan al almacén. + Recibir los productos fegura y adecuada de los eqipos de + Manipular en formaa + Fjecutar la operacion ‘manipulaci6n. «+ Utilizar su equipo « Realizar los empacat + Llevar a cabo el movi tiempo estipulado, de protecci6n personal (FPP). dlos yrotulaciones a los productos ot Tato de los productos asignados en el ugar Y ) sin embargo, generalmente su rotacion €& alta, trayendo costos a las operaciones por los procesos continue! de reclutamiento, selecci6n y cPrrenamiento siendo entonces uno de 103 problemas que enfrentan los imacenes y CEDI en a actualidad. La motivacién de este personal debe ‘ser mantenida en lo posible. Supervisor de almacenamiento stén bien preservados y enorden. Jos productosalmacenados 0 cumplir con + Velaporque ebidas a los productos asi com Realiza las rotaciones Jos acomodos estipulados: + Coordina con el coordinado para descargar los productos entrants. «Vela porque las operaciones se hhagan en forma segura. | * Garantiza que los reabastecimientos @ las zonas de sacado se estén cumpliendo y en los tiempos establecidos. Goordina con el supervisor de mantenimiento Jos equipos quedeben salir y entrar de mantenimiento 1 de recepcién los espacios necesarios . Maton la limpieza y orden del area. + Propicia un ambient i \biente de cooperativismo y de solucién de proble1 mas. Supervisor de despacho o distribucién + Vela porque los pedidos sean gestion wey cies wan mnados en la forma mas répida, + Comunica y cumple con k omanie yeu las priorizaciones de despachos que sean ; saatine Ia limpieza y el orden del ar + Controla las cantidades de | to ol los producte Be Pp tos que salen para los cl erin on el encargado de recepcién y alm elid é si Paes de los puntos de sacado. Saree + Prepara : para la documentacién necesaria para el pad el despacho de los + Recibe y distribu ye la documentacié es *ién de los despachos reali price el administrador de patio la ee Sarae tanportias 0 eye a ane pare ee + Para flotas propias 0 contrat ; tadas se coordi Tha a H ordinan las rut: pare la optimizacién del uso del personal ladon de sacado y despacho. 2 aes Bina con‘el supervisor den isor de manteni ee yentrar de mantenimiento. erect cane fantiens ; 1e un ambiente de cooperativismo y de solucién de probl jemas mn, sf se cl 3 suenta con flota i ne reporta a un jefe de eared sete lecon ; Cum voag raat enegasen forma segura y eficiente Fe renee a al equipo (aceite, combustible, llantas etc) oo pate Spada sobre anomalias osituaciones limiento de las entr A Ani BT erscrcan los clientes cre). Sineanual de Gestion y Operaciones de Amaconet antes de Dietribusn ridades del transito. « Cumple con las normas de seguridad de Jas autor Jefe de mantenimiento puede reportar al gerente de transpors © al gerente de contratista de la organizaci6n. sma segura y eficiente, «Esta posicion ‘mantenimiento 0 ser Un «Vela por realizar las actividades del taller fon «Vela porque el taller esté ordenado ¥ limpio. * Leva registros de la vida de los equipos asi co rotacién de los mismos. « Gestiona y administra contratos con proveedores léctricos, mecénicos, de bateria y/o chapisteria. ‘Mantiene un ambiente de cooperativismoY de soluciénde problemas, mo el andlisis de 3 de servicios Mecanico(s) «sRecibe los equipos y proveedores de servicio’ tecnicos. * Manipula en forma adecuada y seer alos equipos * Talim su equipo de protecciOn personal (EPP). * Realiza las operaciones técnicas de ‘mantenimiento. ‘Mantiene la limpieza y el orden del taller. Seguridad «| Esta posicién puede reportar aun encargado de seguridad externo al ‘almacén o por medio de un contratista. Cauryola la entrada y saida del personal asi como de proveedores, transportistas vistas alos predios det almacén. 4s Vela porque las entradas y salidas @ Jas instalaciones cumplan los protocolos de seguridad establecidos. Otros ecuencia de asistencia em pero que tiene mucha fr s dedicadas a la limpieza Hay personal eventual, ‘mo un grupo de persona Jos almacenes, tales co! Praxedes A. Toes 0. del almacén; 0 personal contratado es specialmente empacado es ae crpacado 0 teempacad etiquetado o armar promociones ( aule As proc Te nimi if productos unidos), ‘Técnicos de mant eu instalaciones. STE ETA abe resaltar que hay muchas organizaciones que optan por contratar un personal de planta (FTE - Full Time Employee) en las posiciones operativas y el resto se contrata bajo el esquema de contratistas. El principal objetivo . El princi es mantener la flexibilidad de poder reducir o ampliar con mayor am ides "a 2.2 Operaciones fundamentales de los almacenes / CEDI Las operaciones basi isicas en un almacén cot at : pueden dividir en las siguientes: eee + Recepcién. + Almacenamiento (storage). + Sacado 0 picking. + Despacho. + Control de inventario (Inventatio fisico). 2.2.1 Recepcién . 5 El proceso de recepcién inicia antes que el \cto © transportista s que el producto © transpo! Megue a las instalaciones. Compras debe tener una coordinacién muy ina con los encargados de los almacenes y para las llegadas de CEDI Ie proveedores, asi como su descarga. Los recursos neces la a rs arios para 3 de accesos a los patios stacionamientos del patio. . dela nave. racic jo para ubicar los productos o materiales a descargar.Manual de Gestén y Operacones de Almacenes y Centos de Distibuclen Praxedos A Torres 0 + Equipos (cabezales (Ottawas"), contenedores, montacargas, trailers); El flujo de las operaciones de recepcién bisico es el siguiente: y los operadores relacionados de dicha area. + Personal para la descarga. Llegada del proveedor. Los patios son extensiones de las operaciones del almacén. Asi podemos ver que el equipo debe ser asignado a una ubicacién para que espere a ser cargado y/o descargado, por lo que el proceso de administrar el flujo del producto ha iniciado desde el momento en que el equipo entré a la puerta del patio. Es dificil de Diagrama de flujos de recepcién de productos creer que a menudo las organizaciones se quedan desabastecidas de productos aun cuando el producto se encuentre en el patio sin ser descargado alli; o que es frecuente que las empresas sean cargadas con gastos adicionales por costos de retencién de equipos de las navieras, por no haberlos devuelto. ‘Una vez se cuente con los recursos se procede con el proceso de recepcién, el cual se muestra en la figura 2.2. Enla puerta (gate) de entrada alos predios del almacén seencuentra una ¢garita de seguridad cuyo personal verifica que el transportista evidencie que trae carga perteneciente al almacén. Presentan documentaciones como las mis frecuentes que son los Conocimientos de embarque (Bill of ladings), drdenes de compra y/o facturas. Algunos CEDIs practican controles de seguridad como aplicar “rayos X” o que simplemente se abran las puertas delos camiones antes de autorizar su entrada al predio. El siguiente paso es darle instrucciones al transportista donde debe ser colocado el equipo (si puede pasar a muelle de descarga directamente 0 bien debe estacionarse en un lugar asignado en el patio).. Cuando el proceso de descarga no es inmediato, los transportistas prefieren dejar cl contenedor y se retiran volviendo cuando el mismo se encuentre vacio. La mejor practica es que los cabezales deben ser removidos de los patios si no van a ser descargados en el transcurso del dia. Eladministrador de patio 0 supervisor debe tener informacién clara de los productos contenidos en los camiones o contenedores y su ubicacién en el patio. Una buena gestién de patios puede evitar inversiones innecesarias en muelles adicionales, en mas estacionamientos, en pérdidas de productos (Perecederos o de valor), ahorro por evitar pagar multas de retenciones Figura 2.2: Diagrama de flujo del proceso tipico de reeepein de productos. “TS Onmwas: nome popelar dado cn Panam ls cabeza que movi los equios en los patios 52jatibveon nmacenes y Centos de OF onua de Gestion y operaciones 40 us’ del software “Yard Mangement Systems MS jones muy ropiada para operaciones SP Pista que los YMS pueden aumentar imadamente. de equipos. La tecnologié es una herramienta muy @P ‘entrada y salida de equipos throughput del patio en un 20% aprox WK “sat. ni [ tio de un almactn. ‘Figura 2.3: Bemplo de un Ps ipo de producto a descargar En dependencia del tipo re Oe i especializados para real ‘os y equipos muy €sP: iat ee Se ee id ‘considerar las normas de cegri z Peet tipo de controles necesarios P* apropiadas para el producto y los ¢ sels cantidades ya calidad de To recbido. esnplos de controles para evaltat A algunos ¢j ‘A confinuacionse muestran algunos JOD or atria: tas cantidades recibidas segin tipo de arror, cereales): La verificacion de «+ Cargas a granel (ejemplo: malta, a | Tas cantidades rcibidas se hace por medio del Teemu nasi ede era emer 0 eet sas ess arian on ‘ : Praxedee A. Torres 0. El procedimiento tipico es hacer pesar el cami6n cargado y luego se vuelve a pesar vacio. Normalmente, el proceso de descarga se realiza por gravedad 0 por medio de bombas neumiticas y depositadas en tolvas. En la figura 2.4 se muestra una foto de una descarga de producto a granel por gravedad. Figura 24: Descarga de productos a granel por gravedad. Cargas masivas en estado liquido 0 gaseoso (ejemplos: combustible, LPG): Se determina la cantidad recibida por medio del volumen existente en tanque de almacenamiento en el caso de liquidos. En algunos tanques de almacenamiento se miden los vokimenes por medio manual utilizando tanques calibrados a diferentes alturas del volumen; en otras instalaciones utilizan manémetros (para el gas) o sistemas electrOnicos. Por ejemplo, los sistemas Veeder-Root (Veeder-Root, 2016). Jos gaseosos varfan por tipo de gas, algunos son medidos por su peso 8 por presién por medio de manémetros. Cargas de régimen especial: Se encuentran dentro de ellas las cargas Peligrosas, perecederas, frigiles, sobredimensionadas y/o pesadas, imales vivos. Peligrosas: Para este tipo de operaciones se requiere cumplir muy celosamente las normas de seguridad relacionadas con el Producto que se manipulaanual de Gestion y Operacone 1 Aimacenes y Centos de Disttbucion Sobredimensionados: Ejemplos de este tipo de productos veteriales tenemos turbinas de avién, posteso torres deelectricidad, ntre otras, En primera instancia, es preferible que sean enviados “firectamente del proveedor al punto dela necesidad. Delo contrario, entonces se debe tener un proceso de recepcién muy cuidadoso en ‘Tatimacén, el cual involucra la coordinacién con el transporte y las ‘reas vecinas dentro del predio, ya que pueden interferir por mucho tiempo el flujo de vehiculos y personas. sesuelen observar gras de gran capacidad para realizar esta operacion. Para cargas generales que se reciben en unidades sueltas, cajas polsas, envases, bartiles, tarimas y otras presentaciones similares, Su proceso de descarga, se realizan las verficaciones de las cantidades Fecibidas por medio de conteos © pesajes en algunas ocasiones. Existen dos técnicas aplicadas para los controles de Iss cantidades: Recepcign a ciegas: Se deben revisar los productos que llegan sin que el revisador (chequeador) sepa qué y cuanto llega. s decir, AG se le brinda documentacién de lo que llega. Esta técnica es Conocida como “recibo a ciegas”. El revisador luego que termina dde-contar indica al supervisor las cantidades, luego el supervisor ‘verifica el reporte del revisador contra la documentacion y, st hay diferencia, el supervisor solicta una segunda revisién, generalmente por parte de otro revisador Recepcidn convencional: De esta forma se deben revisar los productos por parte de un revisador que cuente con toda la Gocumentacién en mano. Si se presentan diferencias se solicita Ja revision por parte de otro revisador. Periddicamente, personal de Auditoria Control Interno realiza, ya sea al azar o en forma puntual la verificacién de los procesos de recepcion, incluso realizan verificaciones de conteo de cantidades. Fl objetive que basean los auditores es verficar que se cumpla con los procedimientos cetablecidos de control asi como encontrar posibles fllas en el mismo Pronedes A. Toros 0 a. Pesado y dimensionamiento: El pesado y dimensionamiento en materiales envasados y embalados es crucial para la gestién del almacén / CEDI. Cada SKU (Stock Keeping Unit) es a y dimensionado, ya que esto es el insumo para realizar anilisis de volumetria en el almacenaje y carga al transporte. El maestro dé materiales de la base de datos de la organizacién debe tener k * campos habilitados para estos registros. a b, Control de calidad: En algunas operaciones de recepcién se realiza una verificacin de calidad de los productos, vies ah propiedades fisicas, quimicas, eléctricas, entre muchas otras. na algunas operaciones, el producto se coloca en cuarentena mientras se obtienen los resultados de las pruebas de control de calidad, por lo que se ubican y/o sefalizan para su NO uso mientras se ee la aprobacién. Si el producto no pasa la prueba de calidad, el mism es rechazado y devuclto al proveedor 0 separado hasta que ra procedimientos de reclamos de la empresa determinen cuando ; cémo se procederé con el producto rechazado. di , Sellado y registro de documentacién de entrada: Una vez el producto es aceptado, se procede a las respectivas firmas ysellados de los documentos del proveedor y/o de la empresa, para la respectiva constancia de ambas partes. El personal de la recepcién se encarga de los registros de las entradas de los productos al inventario, fe en forma manual o por medio del sistema de informacién aplicado para los registros de las operaciones como por ejemplo WMS (Warehouse M stem: aes fanagement Systems) 0 un ERP (Enterprise Resource a pee mn. de productos: La identificacién de los productos es Bipesstie pe poder hacer tranaildad ysexpetivosregstos de imientos del producto a lo largo del ciclo de producto.———————— roe de Ditton 1s do Nmacenes y Centos d¢ Dt anu de Geston y Opersciones 2.2.1.1 Devoluciones -omplicado representan un teria COF ) de productosalosalmacenes remacompets Laser rt ena ye PoE TE ee! i alar, Pongamose! a a tividad particu , a eae ate de cat bas operaciones de recepeion de proveedores de las cara‘ Jas devoluciones: entregas jeodores Or se aes eres ees ee began on C8 vgn arias, tC. ues mea Ze Documentacion ‘manual, Lissa a : So ‘no asociada a alguna transacc! corden de compra y facura nosso “ ilidad. No se conoce con certeza «+ Se conoce su trazabl Nowe : sizar ptaway oom j casi de inmediato @ SU Negada. Las razones por Jas cuales se da son basicamente las siguientes: + Producto en mal «Producto vencido + Productos no solic + Cierre de proyecto: «+ Product EI producto devuelto debe ee ezclar con los pro a de productos Pe tos estantes, requiere de revis control de calidad. ‘mowilizaciOn. Si se trata colocacién nuevamente ef parte de otra entidad como Es importante evoluciones ya que esto Puc suales se dan las devoluciones su propia zona para almacenados hasta jente con proce’ ° ane se ov puede afectar los reistros dem var, reompscatY oe senor mie realizar ‘el putaway ¥ almacenaje. alos almacenes y CEDI estado o dafiado. ‘pronto a vencet- stados por el cliente. 5 0 establecimientos {os de lento movimiento. .dimientos claros colocarse, ya que no se ue sea autorizada s ‘alimenticios, el proceso de aprobar su rege eisones ype Po para procesar las wentarios fisicos ¥ Praxedes A, Torres 0 contables; la emisién de notas de créditos son requeridas para los clientes; entre algunas acciones administrativas por realizar, $i el producto es para desechar, los procedimientos deben establecer las autorizaciones necesarias con el fin de dar los permisos para realizar el descarte, asi como las metodologias y personal autorizado para realizar dicho descarte. 2.2.2 Almacenamiento (Storage) El proceso de almacenamiento dentro del almacén o CEDI se aplica desde ue el material o producto debe permanecer un periodo de tiempo en las instalaciones. Dentro de las actividades de almacenamiento se incluyen: + Mover los materiales y productos a los lugares y tiempos indicados (Ejemplo: realizar reabastecimiento o replenishment). + Realizar el manejo de materiales de a forma mAs eficaz y eficiente en relacién al costo y utilizacién de espacio. + Mantener la rotacién de los productos y materiales. + Colocar los materiales y productos segiin su compatibilidad y condiciones indicadas por proveedores y clientes. + Cumplir con las normas de seguridad para proteccién del personal, de las instalaciones y de los materiales y productos almacenados. + Realizar control de inventario. Ja figura 2.5 se muestra el diagrama de flujo tipico de una operacién de cenammiento en un almacén o CEDI. 59los ccceenieeneeeteeneeee de Diatrouion Prdsedes A, Torres 0 stansl de Gesiony oparacanas de mmacens> 7 2.2.2.2. Filosofias de las ubicaciones de materiales y productos Las filosofias de las ubicaciones de materiales y productos en el almacenaje mite se pueden dividir en dos fundamentalmente: A Acomodo dedicado (Dedicated storage). @ gomee , + A cada producto le es asignado un nimero predeterminado de ubicaciones. + Este sistema de acomodo hace que la cantidad de ubicaciones sea igual al almacenamiento maximo para cada SKU por separado. + Tienden a minimizar el costo de manejo por hacer més fécil la biisqueda de los productos. + Genera mucho efecto panal o conocido por el término inglés honeycombing’”. + Este método de acomodo es practicado para el almacenamiento en las zonas de reserva!" + Este método no es préctico cuando el comportamiento de la demanda de los productos es muy variable, ya que las asignaciones de espacios se convierten en célculos muy dificiles de hacer. ‘Tampoco son flexibles para cuando se crean nuevos productos en el maestro de materiales. a. eet = smoensaentoncte —| Acomodo castico (Shared storage) : + Bajo esta filosofia de almacenaje, cada producto puede ser =— almacenado en cualquier posicién de almacenaje disponible. Ningiin producto tiene una posicién fija de almacenaje. + Se necesita apoyo tecnolégico para el control de movimientos y ubicaciones de los productos Esta forma de acomodo es practicada en las zonas de sacado. 2.5; Flujograma de un proceso de almacenamie to en un almacén 0 CEDI. nt a 2.5: Flujogt -oceso de almacenado ‘0 de almacenamiento son los J, proteccion de jo, equipos, persona! ia een del qaoosl vylos activos dela empre Es rdidas de producto. Figu 2.2.2.1 Objetivos del pr = yuscan en el proces 2 Biol ohoneycombing enn almaceas era epacoen oe paces slncene te pet m2 Los objetivos que se b Bisco pr its do prearee conse ctor maximizar la utilizacion. lase } ductos; garantizar ; aos empos de Toes oan cia esl ea det el sac ence wclacin produto merle ca pas candles rma) 61——=—————— ents de Distnbucion sony Operaciones do Aimacenes ¥C anual do Gestion jones de almacenaje 2.2.2.3 Buenas practicas de las operaciones de ije tenemos: bi pricicas paras operaciones de alas Entre las buenas. iis dven estar cerca dels zonas de sacado tos mé adele : ae optimizar tl uso del espacio ohn ae : ‘eben bloquearni el acceso 210s Produe™™ os pln jos deen dees ebay 088 + Los eq itacto directo Pretes no pueden estar colocados ¢2 cont = Los productos 8 fis yaracion con eg ctbados deen tne 8 0.6 a 0.8 metros. toe (oon coaenat entre estibas debe ser de alred Ta distancia minima del pro‘ c de 1 metro” « sf producto con el techo es . de hhaber productos que blogueen Jos pasillos ni el No pueden hal acceso a estantes. No excederse del méximo de cestibas indicadas por ¢l proveedor ¥ : i considerando las condiciones de Tas estibas y grado deh medad en las instalaciones. dela pared de Hay quetener co! .ciones espe ales dealmacenaje para determinados y a consideraciones especial i product ; ‘Mencionaremos unos cuantos dentro de los més comunes @ tos. Me continuacién: Productos industriales. «Productos alimenticios. Productos industriales A Jos: relojes, perfumes _ son pequefios (ejemp! nes + Prouetos dealt ir gars earads con aecs0 CONTE etc.) Se almact dichas dreas. et da teisintn Seca ‘Jp También va ndenee Praxedos A, Torres 0 Los perfumes y cosméticos deben estar en lugares frescos. Es necesatio verificar con el fabricante el tiempo en el que pueden permanecer almacenados, ya que pueden tener alteraciones al pasar del tiempo. El control de humedad es importante en productos altamente sensibles a la humedad como por ejemplo el cartén. Los productos peligrosos tienen una serie de condiciones muy especificas por tipo de producto por lo que se debe contar con las Hojas de Seguridad (Safety Data Sheets) dadas por los proveedores. En las mismas se podra obtener mayor informacién del cémo se deben almacenar y manipular los mismos. Productos alimenticios + Pueden darse en dos formas: almacenes de temperatura controlada o no. + Los elementos que pueden afectarle son: calor, aire, humedad, luz, olores o sabores cercanos. + Los productos olorosos (ejemplos: detergentes, especias) afectan las condiciones de los productos alimenticios por lo que no pueden ser almacenados de manera adyacente. Los productos dafiados o vencidos deben de aislarse del area de productos en buen estado. Elapilamiento de latas o barriles sueltos debe ser en forma piramidal. 2.2.2.4 Rotacién de los productos y materiales La rotacién de los productos y materiales es otra de las actividades basicas ¢ importantes de la operacién de almacenamiento. Para la rotacién de los productos y materiales tenemos tres formas elementales: + Primero que entra primero que sale - PEPS (First In - First Out - FIFO): Es la metodologia de rotacién mas cominmente utilizada, La forma de rotar es hacer que el primer producto que entra debe set el primer producto en salir. Muy utilizada para productos 0 materiales susceptibles a la obsolescencia. 0 Aaiguameme cones oo “Mate Safty Data Sets MSDS” 63