CHU TRÌNH PDCA

I. Tổng quan về chu trình PDCA

II. Nội dung của chu trình PDCA

TỔNG QUAN VỀ CHU TRÌNH PDCA

1. Giới thiệu Chu trình PDCA

 PDCA hay Chu trình PDCA hay vòng tròn Deming
(Lập kế hoạch –Thực hiện –Kiểm tra – Điều chỉnh) là
chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ William
Edwards Deming giới thiệu cho người Nhật trong
những năm 1950.
 Cụm từ P-D-C-A là viết tắt của:
 Plan: Lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực
để thực hiện, thời gian và phương pháp đạt mục tiêu.
 Do: Đưa kế hoạch vào thực hiện.
 Check: Dựa theo kế hoạch để kiểm tra kết quả thực hiện.
 Act: Thông qua các kết quả thu được để đề ra những tác động điều chỉnh thích hợp
nhằm bắt đầu lại chu trình với những thông tin đầu vào mới.
TỔNG QUAN VỀ CHU TRÌNH PDCA

2. Quy trình giải quyết vấn đề

Xác định vấn đề và đặt ra mục tiêu

Xác định nguyên nhân

Xác định nguyên nhân chính, nguyên nhân gốc rễ của vấn đề

Tìm, phát triển các giải pháp, lập kế hoạch hành động

Thực hiện kế hoạch hành động

Xác định hiệu quả của kế hoạch

Chuẩn hoá các kết quả, tổ chức triển khai thực hiện ở toàn đơn
vị, ở các lĩnh vực có liên quan
NỘI DUNG CỦA CHU TRÌNH PDCA

1. P (Plan) – Lập kế hoạch

 Khái niệm: Là quá trình xác định những mục
tiêu của tổ chức và phương thức tốt nhất để
đạt được những mục tiêu đó.
 Vai trò:
“Không lập kế hoạch
Là lập kế hoạch cho thất bại”
• Là chức năng quan trọng và không thể thiếu trong
hoạt động quản trị của các nhà quản lý.
 Quá trình để lập kế hoạch chất lượng thì
cần tiến hành theo các bước sau:
a) Xác định vấn đề
b) Phân tích nguyên nhân
c) Đề xuất giải pháp
d) Xác định mục tiêu cho giải pháp
NỘI DUNG CỦA CHU TRÌNH PDCA
a) Xác định vấn đề
 Đây là bước quan trọng để đảm bảo rằng điều
chúng ta hướng đến là giải quyết triệt để vấn đề,
không phải là giải quyết chống đối

Khi gặp bất cứ vấn đề gì, chúng ta cần đặt ra và trả lời:
What: Vấn đề là gì?
Where: Nguyên nhân ở đâu?
Why: Tại sao nảy sinh vấn đề
How: Chúng ta phải giải quyết nó như thế nào
…
b) Phân tích nguyên nhân
 Phân tích là để cung cấp các thông tin và dữ liệu cần thiết cho việc lập kế hoạch.
 Phân tích giúp cho người lập kế hoạch thấy rõ được bức tranh toàn cảnh và chi tiết của tình hình,
biết được tổ chức, đơn vị mình đang ở đâu, từ đó mới xác định được mình nên đi đâu, về đâu.
 Những công cụ thường được dùng để phân tích là: Sơ đồ Xương cá, sơ đồ hình cây, 5Why,…

 Từ kết quả phân tích trên, người lập kế hoạch có thể hình dung được những việc phải làm, bao
gồm cả việc thiết lập những mục tiêu thách thức, những khả thi và hoạch địch ra những chiến
lược để đạt được mục tiêu đó.
NỘI DUNG CỦA CHU TRÌNH PDCA
c) Đề xuất giải pháp
 Các công cụ khác nhau để hỗ trợ cho các
nhà lãnh đạo trong việc tìm kiếm các giải pháp
Đề xuất giải pháp có thể sử dụng phương pháp công não
d) Xác định mục tiêu cho giải pháp
Khi lựa chọn giải pháp cần xác định rõ các tiêu thức lựa chọn
và mục tiêu của việc lựa chọn giải pháp
Xác định mục tiêu có thể áp dụng tiêu chí SMART:

Năm chữ cái trong chữ SMART đại

diện cho một tiêu chí khi bạn đặt mục
tiêu cá nhân. Chúng ta có thể kể đến
năm tiêu chí sau đây:
S = Specific: Cụ thể, rõ ràng.
M = Measurable: Có thể đo đếm được
A = Achievable: Có thể đạt được.
R = Realistic: Thực tế.
T = Time bound: Có hạn mức thời gian.
NỘI DUNG CỦA CHU TRÌNH PDCA

2. D (Do) – Thực hiện kế hoạch đã đề ra

Mục đích:
- Truyền thông tới toàn bộ những người có
liên quan trong kế hoạch
- Cung cấp cho họ kiến thức, kỹ năng những
nhiệm vụ, công việc phải làm để đạt mục
tiêu chung của tổ chức
Vai trò:
- Thử nghiệm các giải pháp
- Xem xét, đo lường, phân tích kết quả
- Đánh giá các giải pháp
NỘI DUNG CỦA CHU TRÌNH PDCA

2. D (Do) – Thực hiện kế hoạch đã đề ra

Triển khai thực hiện kế hoạch phải đảm bảo mọi người trong tổ chức:
 Nắm được kế hoạch.
 Biết và hiểu rõ nhiệm vụ của mình .
 Thấy được tầm ảnh hưởng của kết quả công việc của từng cá nhân đối với kết quả
của chung.
Để làm tốt khâu DO phải:
 Plan: Làm gì trước, sau (When)
Làm như thế nào, cách thức (How)
 Do: Triển khai thực hiện theo Plan.
 Check: Kiểm tra, giám sát các bước DO đã làm đúng?
 Act: Tự khắc phục những sai sót trong quá trình DO để hoàn thiện.
NỘI DUNG CỦA CHU TRÌNH PDCA

2. D (Do) – Thực hiện kế hoạch đã đề ra

Sau khi đã xác định nhiệm vụ và chuẩn hóa các phương pháp để hoàn thành nhiệm vụ đó,
người ta tổ chức bước thực hiện công việc. Nhưng trong thực tế công việc, nhiều khi các
quy định, quy chế chưa đáp ứng hay phù hợp hoàn toàn với các vấn đề phát sinh.
• Vậy nên, nếu tuân theo các quy định, quy chế một cách máy móc thì các điểm không phù
hợp vẫn tồn tại hoặc phát sinh.
Như vậy, cần phải cải tiến, đổi mới, cập nhật các quy định, quy chế và chỉ có ý thức, trình
độ, kinh nghiệm của người thừa hành thì kế hoạch thực hiện mới thành công. Nguyên tắc
tự nguyện và tính sáng tạo của mỗi thành viên trong tổ chức là một tác nhân không thể
thiếu để luôn luôn cải tiến, nâng cao hiệu quả công việc ở từng bộ phận nói riêng và của tổ
chức nói chung.
NỘI DUNG CỦA CHU TRÌNH PDCA

3. C (Check) – Kiểm tra

Chức năng:
Để kiểm tra lại những việc đã làm xem đã đúng
chưa, có phù hợp không và có sai sót gì không?
Vai trò:
Giúp phát hiện những điểm chưa phù hợp để kịp
thời điều chỉnh.
NỘI DUNG CỦA CHU TRÌNH PDCA

3. C (Check) – Kiểm tra

Đo lường để hợp thức hoá và thẩm định những
thay đổi:
- So sánh kết quả với yêu cầu
- Nếu có thay đổi, tìm hiểu lý do
- Xem xét, đánh giá sự thay đổi đó theo chiều hướng
tốt hơn, tồi hơn hay vẫn vậy
NỘI DUNG CỦA CHU TRÌNH PDCA

Cần thiết phải có 1 chu trình con để chuẩn

bị về phương pháp và công cụ:
 Plan - Lập kế hoạch kiểm tra : 5W – 1H
 Do - Thực hiện kiểm tra theo Plan
 Check - Kiểm tra lại mức độ chính xác
của kết quả kiểm tra và đánh giá lại hiệu
quả của phương pháp, công cụ kiểm tra
đã áp dụng.
 Act - Khắc phục và cải tiến khâu kiểm tra
để hoàn thiện C
NỘI DUNG CỦA CHU TRÌNH PDCA

3. C (Check) – Kiểm tra

Các phương pháp kiểm tra:

 Kiểm tra chéo
 Đánh giá thực tế
 Kiểm tra trong suốt quá trình
 Kiểm tra theo kết quả, hồ sơ
 … Các Công cụ kiểm tra - giám sát:
 Phiếu kiểm tra
 Biểu đồ cột
 Lưu đồ
 Biểu đồ phân tán
 Biểu đồ xương cá
 …
NỘI DUNG CỦA CHU TRÌNH PDCA

4. A (Art) – Điều chỉnh

Chức năng:
Để khắc phục và phòng ngừa những sai sót,
những điểm chưa phù hợp
Vai trò:
Giúp khắc phục và phòng ngừa những điểm
chưa phù hợp đề hoàn thiện cải tiến các
phương pháp, các quy trình
NỘI DUNG CỦA CHU TRÌNH PDCA

4. A (Art) – Điều chỉnh

Áp dụng các tiêu chuẩn mới, đã cải tiến:
 Huấn luyện mọi người các phương pháp
 Cập nhật các số liệu, qui trình cải tiến theo
yêu cầu
 Chia sẻ các tiêu chuẩn mới
 Tiếp tục áp dụng PDCA

Khắc phục và phòng ngừa những sai sót, những điểm không phù hợp cần:
 Có một Plan cụ thể cho việc khắc phục
 Khắc phục theo đúng Plan
 Kiểm tra lại kết quả khắc phục
 Tiếp tục khắc phục để cải tiến
NỘI DUNG CỦA CHU TRÌNH PDCA

4. A (Art) – Điều chỉnh

 Nếu kết quả không tốt thực hiện lại PLAN

 Nếu đạt kết quả tốt cần huấn luyện mọi
người các phương pháp mới, qui trình chuẩn

Trước khi đưa ra một hành động, một mục tiêu

mới cần phải:
- Cân nhắc, xem xét và phân tích các số liệu.
- Đảm bảo các số liệu, kết quả thu được là số liệu
thực, chính xác
KẾT LUẬN: Vòng tròn Deming
có thể được áp dụng trong mọi
lĩnh vực một cách có hiệu quả.
Hãy thử vận dụng nó trước tiên
vào chính ngay những công việc
thường nhật của bạn, khi đó tin
chắc rằng bạn sẽ thu được những
kết quả mong muốn.
GIÁ TRỊ CHUỐI CUNG ỨNG CỦA TPA
Marketing

Service Kinh doanh

Lắp đặt Thiết kế

Nhập kho Mua hàng

Kiểm tra chất

Kiểm tra, vật tư
lượng và chạy thử
thiết bị IQC
OQC

Sản xuất
1. Marketing