_— - ae _wem@) @ EP «3 Ae GRUPO GESTION MISIONAL - Codigo: RE-SS-PD-005 _| REGISTRO — Version: 6 PROCEDIMIENTO SUSTITUCION DE MATRICULA __ | Vigencia: 19/08/2019 PROFESIONAL Y/O DUPLICADO DETARJETA [ps deg PROFESIONAL DE CONTADOR PUBLICO ‘gl 1. OBJETIVO Establecer las actividades requeridas para expedir la tarjeta profesional a los Contadores Publicos, inscritos en el registro profesional antes de la entrada en vigencia de la Ley 43 de 1990; y/o los duplicados de las tarjetas profesionales de contadores publicos, solicitados por deterioro, pérdida, extravio 0 modificacion del estado civil 2. ALCANCE Este procedimiento abarca desde la recepcion de la solicitud de duplicado hasta la entrega de la tarjeta profesional respectiva 3. DEFINICIONES 3.4 CAPTURAR: Ingresar en el sistema en MYJCC toda la informacién contenida en el expediente para alimentar la base de datos de los Contadores Publics de Colombia. 3.2 DOCUMENTO: Informacion y su medio de soporte. EI medio de soporte puede ser papel, disco magnético, éptico o electrénico, fotografia o muestra patrén o una combinacién. 3.3 REQUERIMIENTO: Comunicado que se expide con el fin de notificar al solicitante la falta de algun Tequisito o para solicitar a las diferentes universidades el envio de las actas de grado, la correccion © la aclaracion de las mismas, 3.4 MYJCC: Sistema de informacién usado por la entidad para el registro y control de la informaci6n, 3.5 CCSNET: Sistema de gestion documental usado por la entidad. 3.6 SUSTANCIACION: Revisar la documentacién y verificar el contenido del expediente con base en los requisitos legales que se encuentren vigentes. 3.7 LISTADOS: Son los documentos enviados por cada universidad con los datos de los egresados de los programas de contaduria publica. 3.8 SECCIONAL: Son oficinas ubicadas en las diferentes ciudades donde la UAE Junta Central de Contadores quiere realizar presencia 3.9 CORRESPONDENCIA: Es toda la documentacién que llega a la sede central de la Unidad ‘Administrativa Especial Junta Central de Contadores (Bogota), por medio fisico, electrénico o desde las seccionales. 340TULAS: Son las valljas proporcionadas por la empresa de mensajeria, utilizadas para enviar las Tarjetas a las seccionales. 3.11 COMITE DE REGISTRO: Es la reunién, encabezada por el Director General de la Entidad y el Lider del Grupo de Gestién Misional de Registro, para aprobar o negar las solicitudes que hayan cumplido con los requerimientos establecidos para la obtencién de la Tarjeta Profesional. 3.12INFORME: Es el compendio estadistico de todos los estados del MyJCC. 3.13RESOLUCION DE APROBACION: Es el documento de aprobacién emitido por el Director General de la entidad en cada Comité de Registro. iAntes de imprimir este documento, piensa en el Medio Ambiente! Cra 16 No, 97 -46 Ed. Torre 97 Oficina 307 - PBX: (67) (1) 644 4450 - Bogota D.C. = Colombia www joc.gov.cottc) Goce ed pos Essien Bierce Bou G GRUPO GESTION MISIONAL — REGISTRO [Cédigo: RE-SS-PD-005 [Version: 6 PROCEDIMIENTO SUSTITUCION DE MATRICULA PROFESIONAL Y/O DUPLICADO DE TARJETA PROFESIONAL DE CONTADOR PUBLICO [Vigencia: 19/08/2019 |Pagina: 2de9 3.14CORTE: Es el periodo de tiempo fijado por la oficina de registro, dedicado a la inscripcién y registro de las solicitudes y en cual se elabora el informe para la aprobacion de las tarjetas profesionales. 4. MARCO LEGAL (Ver Normograma) 5. DESARROLLO Actividad Descripcién de la Acti lad Responsable Punto de Control Registro Recibir solicitudes de duplicado ylo sustitucién (P)_ Recepcionar web de la entidad. Una vez dil del solicitante el respectivo documentacién, se MyJCC ylo CCSNet. duplicado, el electronico. Ta solicitud electronica a través de la pagina enciado por parte formulario finalizada solicitud con el anexo de la asigna automaticamente en el CCSNet nimero de radicacién y en el MyJCC numero de expediente. Nota 1: En caso de presentar alguna falla el sistema, contratista del grupo de gestién misional de registro capturara de x forma manual la solicitud en el Nota 2: En el caso que se realicen jornadas especiales de contratista encargado realizara el ingreso al sistema de todas las solicitudes recibidas en el respectivo correo la Solicitante inscripcion expedicion tarjeta profesional Contratista apoyo Registro un Misional Grupo Gestion de | CcsNet | Myscc a Distribucion de solicitudes (H) Una encargada de verificacion. El control de asigna vez completo el expedient, se da traslado por medio del CCSNet a la persona realizar nse realiza por medio de un archivo compartido en Google Drive. Contratista la | apoyo Registro Misional Grupo Gestion a CCSNet Google Drive iAntes de imprimir este documento, piensa en el Medio Ambiente! + PBX: (57) (1) 644 4450 - Bogota D.C, + Colombia ‘wn. jec.gov.co Cra 16 No. 97-46 Ed. Torre 97 Oficina 301-o=@ 9 3 cs GRUPO GESTION MISIONAL — Codigo: RE-SS-PD-005 REGISTRO Version: 6 PROCEDIMIENTO SUSTITUCION DE MATRICULA __ | Vigencia: 19/08/2019 PROFESIONAL Y/O DUPLICADO DE TARJETA [ps in 3 deg PROFESIONAL DE CONTADOR PUBLICO ‘gina: (V) Verificar que las solicitudes cumpian con los requisitos de Ley vigentes. Nota de decision: solicitud completa? Nota 1: Sila solicitud cumple con los requisitos de ley, se le cambia el estado a la solicitud en MycC a = TPC ELABORACION y se pasa a la | Contratista de actividad No. 7 apoyo registro - Grupo Nota 2: En caso que la solicitud | gestion no cumpla con los requisites de | Misional la normatividad vigente, se continda con la actividad 4, 3 | Verificar solicitud Nota 3: En caso de presentarse alguna falta de informacién en el registro del Contador en el MyJCC, se procede a solicitar el expediente original a gestion documental y con base en este se actualiza en el sistema la informacisn faltante. (H) Se elabora, solictando Ta documentacién faltante, ilegible, inconsistente, imprecisa.¢ eer, eee dexes date sual | Contratista 006, anexado Se detttucian al GogNet y | Profesional de al radicado en Registro — el CCSNet y publicacién en el MyJCC, anne Gen publieado en Misional el MyJCC. Oficio de Requerimient Realizar 4 | Requerimie nto Adicionalmente, se cambia el estado de la’ solicitud en el MyJCC a ESPERA DE RESPUESTA. (H) Una vez radicada la respuesta, se da traslado por medio del CCSNet a la persona | Contratista encargada de realizar la | apoyo a CCSNet verificacion de la misma, Registro — Google Drive Grupo Gestion El control de asignacién se | Misional realiza por medio de un archivo compartido en Google Drive. - Veriicar ta) Rewsar Ta respuesta |[Contraisia Cambio de 6 | respuesta al | 2°9: Registro = /\ estado en el Everimen | Nota de actaratoria: Grupo Gestion Myce’ Misional Recibir respuesta al Requerimie nto iAntes de imprimir este documento, piensa en el Medio Ambiente! (Cra 16 No. 97-46 Ed. Torre 97 Oficina 301 « PBX: (57) (1) 644 4450 » Bogota D.C. - Colombia ‘wow jee gov.cocos + GRUPO GESTION MISIONAL — édigo: RE-SS-PD-005 REGISTRO. Version: 6 PROCEDIMIENTO SUSTITUCION DE MATRICULA _ | Vigencia: 19/08/2019 PROFESIONAL Y/O DUPLICADO DE TARJETA @ Bee PROFESIONAL DE CONTADOR PUBLICO Regine: 469 Nota 1: Si la respuesta cumple Formato carta con lo requerido, se le cambia el de estado a la solicitud en MyJCC a informacién TP EN ELABORACION y se desistimiento continua con la actividad No. 7. expediente RE-SS-FT- Nota 2: Si la respuesta no 016 ‘cumple con lo requerido y atin se encuentra en término para subsanar, se agrega un comentario en el MyJCC indicando el motivo o causa a corregir. Nota 3: Si la respuesta no cumple con lo requerido 0 no se allega respuesta y ya se vencié | el término, se le cambia el estado | en el MyJCC a: NEGADO; | adicionalmente se le realiza un | comentario en el MyJCC indicando ta causal de desistimiento y se realiza la respectiva carta de informacion de desistimiento, y se remite al solicitante a través del CCSNet. (H) Elaborar el plastico de la | tarjeta profesional, previa verificacion y ajuste de los datos y fotografia a imprimir por parte | de las personas encargadas de | realizar la actividad de revision | de las solicitudes. Formato | Nota de aclaratoria: _ = Contratista de y rofesional Expedir £1! Nota 1: Para personalizer el apoyo registro Pertader 7 p ‘arjeta | Plastico se cuenta con el|— Grupo publico profesional | structive para elaborar tarjetas | gestion ‘mpresas RE- profesionales Misional SeEots Nota 2: Una vez impresas las tarjetas profesionales, se diligencia el formato de entrega de tarjeta profesional Contador Publico impresas; lo anterior, con la finalidad de evidenciar la fecha en que se realizo la impresién respectiva, (A) Una vez impresas las ‘i Formato | Reclamar tarjetas profesionales y | contatista archivo Tarjeta enviadas a tas | eo destruccién fespectivas_seccionales, | °°9! tarjeta Antes de imprimir este documento, piensa en el Medio Ambiente! ‘Cra 16 No. 97-46 Ed. Torre 97 Oficina 301 PBX: (57) (1) 644 4450 + Bogota D.C, - Colombia ‘www. jee.gov.co- we@ (HES “== GRUPO GESTION MISIONAL — ‘Cédigo: RE-SS-PD-005 REGISTRO. Version: 6 PROCEDIMIENTO SUSTITUCION DE MATRICULA | Vigencia: 19/08/2019 PROFESIONAL Y/O DUPLICADO DE TARJETA PROFESIONAL DE CONTADOR PUBLICO Paoinesa dee se actualiza el estado del | Grupo Gestion profesional tramite en el MyJCC por | Misional RE-SS-FT- el de RECLAMAR 021 TARJETA y se le envia un correo electrénico al Contador para informarle que el duplicado de su tarjeta profesional se encuentra lista para reclamar. Notas aclaratorias: Nota 1: En caso de que el Contador Puiblico no reclame su tarjeta profesional dentro del tiempo estipulado, ésta se marcaré como “archivada” dentro del “Formato archivo o destruccién de_—tarjetas impresas’ Nota 2: En caso de que el Contador Publico no reclame la | tarjeta profesional “archivada’ | dentro de los __ tiempos estipulados, ésta se destruira y para ello se enviara a las diferentes oficinas seccionales el listado de las tarjetas profesionales a destruir, con la finalidad de que las que tengan en su poder, sean remitidas al grupo de registro. Posteriormente, se presentan al comité de registro para que éste apruebe — la._—srespectiva destruccién. Una vez aprobada, se realiza el respectivo acto administrativo y se finaliza el trémite en el MyJCC. Finalmente, se procede a la destruccién fisica de los documentos, en frente de las Personas designadas por las oficinas de control interno, gestion documental, almacén y gestién ambiental; éste ultimo iAntes de imprimir este documento, piensa en el Medio Ambiente! (Cra 16 No. 97 -46 Ed. Torre 97 Oficina 307 PBX. (67) (1) 644 4450 - Bogota D.C.» Colombia www jce.gov.co— ae sass) > RS GRUPO GESTION MISIONAL — Codigo: RE-SS-PD-005, REGISTRO. Version: 6 PROCEDIMIENTO SUSTITUCION DE MATRICULA Vigencia: 19/08/2019 PROFESIONAL YIO DUPLICADO DETARJETA [5a gag PROFESIONAL DE CONTADOR PUBLICO ee —— Ege hace la disposicion final de fos residuos obtenidos. _ (H) Se envian las tarjetas profesionales a las diferentes oficinas seccionales, para que las personas encargadas hagan la respectiva entrega Una vez entregada se debe hacer firmar el “formato acta de entrega’, el cual debe ser escaneado y enviado al correo info@jcc.govco para que el grupo de Atencién al Ciudadano lo adjunte al respectivo radicado de CCSNet y sea remitido al grupo de gestion misional de registro para finalizar el tramite en el MyJCC. Myce Formato acta Nota de aclaratoria: de entrega de Nota 1: Para los contadores aaa publicos que tienen domicilio en | Contratista ablico RE- ciudades donde la UAE JCC no | apoyo a oor rais tiene oficinas seccionales, se| Registro — realiza la entrega por correo | Grupo Gestién 9 | Erteger | cetificado, previa solcitud por | Misionel, igomeropanie - medio de la pagina web de la| Atencion al tarleta 1 entidad. Ciudadano e aones pet qnepececn ly certificado Para realizar el proceso de envio | Vigilancia. | de la tarjeta profesional, se ‘ cuenta con el instructive Gus Pere 2 correspondiente. Tarjetas iianecees eens eecie remitir diligenciado el “formato 001 acta_ de entrega’ al correo info@icc.gov.co para que el grupo de Atencién al Ciudadano lo adjunte al respectivo radicado de CCSNet y sea remitido al grupo de gestion misional di registro para finalizar el tramite enel MyJCC. Nota 2: Si la tarjeta profesional se encuentra archivada, antes de su entrega se debera solicitar por parte del peticionario, el desarchivo de la misma y aportar el comprobante de consignacién Antes de imprimir este documento, piensa en el Medio Ambiente! Cra 16 No. 97 -46 Ed. Torre 97 Oficina 301 - PBX: (57) (1) 644 4450 - Bogota D.C. « Colombia ‘wwnw.jec.gov.co: JUNTA CENTRAL | » WET ple. eh bore -somex@) &% PSs Seve | Mes GRUPO GESTION MISIONAL — Cédigo: RE-SS-PD-005, a REGISTRO _|Version: 6 PROCEDIMIENTO SUSTITUCION DE MATRICULA Vigencia: 19/08/2019 PROFESIONAL Y/O DUPLICADO DE TARJETA Pagina: 7 de 9 PROFESIONAL DE CONTADOR PUBLICO gina: requerirse. Nota 3: En caso de que la entrega de la tarjeta profesional se realice en la oficina seccional de Bogota, el grupo de atencién al ciudadano —entregara diariamenteal_—_contratista encargado del grupo de gestién de registro, el “formato acta de entrega” para que éste lo escanee, lo adjunte al respectivo radicado de CCSNet y finalice el tramite en el MyJCC. ‘on el valor de envio en caso de ] | 6. FORMATOS: 6.1 Formato 1: Oficio de Requerimiento RE-SS-FT-006 6.2 Formato 2: acta de entrega de tarjeta contador publico RE-SS-FT-013 6.3 Formato 3: entrega de tarjeta profesional contador publico impresas RE-SS-FT-015 6.4 Formato 4: carta de informacién desistimiento expediente RE-SS-FT-016 6.5 Formato 5. archivo 0 destruccién de tarjetas impresas RE-SS-FT-021 7. DOCUMENTOS ASOCIADOS: 7.4 Instructivo de elaboracién de tarjeta profesional RE-SS-IN-001 7.2 Procedimiento de devolucién de ingresos GF-TE-PD-006. 7.3 Guia Envio de Tarjetas Profesionales RE-SS-GU-001 8. CONTROL DE DOCUMENTOS: FECHA RieSroN eMataelsskeke Wasi) ‘Se hace cambio de versién, teniendo en cuenta las 19/12/2014 1 directrices de la Presidencia de la Republica, referente al Logo. | Se hace cambio de version, teniendo en cuenta las 14104/2015 2 directrices del manual de funciones y competencias _ laborales Se requirié la actualizacion del procedimiento con la 2104/2016 3 finalidad de integrar el CCSNet y el formulario electrénico de la solicitud. ‘Se mejoraron lagunas actividades del procedimiento con asioeiaax 4 la finalidad de mejorar el tramite hacia el usuario y se involucré el procedimiento de ingresos Se involucra la revision de los datos a imprimir en la 14/09/2017 5 tarjeta profesional, antes del proceso de impresion del bes _ documento. ‘1/08/2015 " Se ajust6 el procedimiento con nuevas actividades que ag buscan mejorar el proceso respectivo; Adicionalmente, se ‘Antes de imprimir este documento, piensa en ef Medio Ambiente! Cra 16 No. 97 -46 Ed. Torre 97 Oficina 301 _- PBX: (57) (1) 644 4450 > Bogota D.C. + Colombia ww jce.gov.c0com@) CREP «ia GRUPO GESTION MISIONAL — |Cédigo: RE-SS-PD-005 REGISTRO [Version: 6 PROCEDIMIENTO SUSTITUCION DE MATRICULA | Vigencia: 19/08/2019 PROFESIONAL Y/O DUPLICADO DE TARJETA ps. gdeg PROFESIONAL DE CONTADOR PUBLICO i ial profesional, teniendo en cuenta que los 2 procedimientos Mmanejaban las mismas actividades. fusioné con el procedimiento de sustitucién de la matricula TC) REVISO nile A-Escbor | Cece 7. Moree & AUST LIDER DEL SIG sear GENERAL REGISTRO GRUPO | ASESOR CODIGO 1020 | CODIEc OOS GRADO | DE GESITON) MISIONAL GRADO NE 7 ek Lah EGET NOMBRE eMC YIO FUNCIONARIO LY a ae iAntes de imprimir este documento, piensa en e! Medio Ambiente! (Cra 16 No. 97-46 Ed. Torre 97 Oficina 301 « PBX: (57) (1) 644 4450 - Bogota D.C, - Colombia ‘www jcc. gov.cotj aunera cenrmaL Re aries we sae @) 9G Greco fe GRUPO GESTION MISIONAL — Cédigo: RE-SS-PD-005 REGISTRO Version: 6 PROCEDIMIENTO SUSTITUCION DE MATRICULA _ | Vigencia: 19/08/2019 PROFESIONAL Y/O DUPLICADO DE TARJETA [pani gga q PROFESIONAL DE CONTADOR PUBLICO jana: 2.de FLUJOGRAMA: ésolicitud completa? 7.Expedi el plastico de la tarjeta Profesional 8. Reclamar tarjetas 9. Entregar tarjetas iAntes de imprimir este documento, piensa en el Medio Ambiente! Cra 16 No. 97-48 Ed. Torre 97 Oficina 301 - PBX: (57) (1) 644 4450 + Bogota D.C.» Colombia ‘wnw joc gov.co