4.

METODOLOGÍA

La forma de conocimiento sobre las necesidades de la empresa será a través de la

metodología siguiente:

4.1 Diagnóstico

El diagnóstico es un estudio que se realiza antes de la planificación de

actividades y consiste en recopilar datos a través del trabajo de campo, ordenar la
información, analizar e interpretar para obtener la conclusión del diagnóstico y brindar
una posible hipótesis de la situación organizacional. Según Rodríguez, indica que el
diagnóstico “Nos permite definir problemas y potencialidades. Profundizar en los
mismos y establecer ordenes de importancia o prioridades, como así también que
problemas son causa de otros y cuales consecuencia” (Guía de elaboración de
diagnósticos, 2007).

4.2 Diagnóstico administrativo/empresarial

De acuerdo a Vidal, autor del libro diagnóstico organizacional indica que:

El proceso diagnóstico es un medio, no un fin para potenciar los recursos y la capacidad

estratégica de una organización; es un insumo para la planeación estratégica que reconoce la
existencia de un “otro”, lo que implica que el entorno es diferente de cero. Nosotros
jugamos, pero el otro también juega. Esta es la esencia de la planeación bajo incertidumbre,
diferente por esencia de la planeación determinística en la que los planes se realizan desde
un escritorio por una persona o equipo obteniendo como producto un “plan libro”, aséptico
en su tecnicidad, pero despojado del análisis de la influencia de las circunstancias y las
situaciones que la existencia y decisiones del (os) otro (s) en su situación concreta, tiene en
la propia situación interna. (Vidal, 2007, pág. 20).

El diagnostico administrativo por lo tanto, es el proceso que se realiza dentro de

una organización para detectar causas, efectos de los problemas administrativos. Este
tipo de diagnóstico es sistemático, integral y periódico que tiene como propósito
fundamental conocer la organización administrativa, para analizar y proponer
alternativas viables de solución que ayuden a mejorar el proceso administrativo.
 Tiene como objetivo detectar los problemas que ocasionan crisis dentro de una
organización, así como las necesidades que se le presente en un futuro, es necesario que
las organizaciones puedan adaptarse a los cambios tecnológicos y a las exigencias de los
mercados actuales. La aplicación del diagnóstico administrativo puede aplicarse a todo
nivel funcional de cualquier área de trabajo, departamento, funciones específicas, puesto
o proceso de toma de decisiones.

El diagnostico administrativo puede ser elaborado en las empresas como parte

de una evaluación general que permita medir su nivel de cumplimiento en metas, sus
logros empresariales y su relación con el entorno, esto permitirá identificar causas de
porque la empresa no cumple al 100% sus metas o simplemente para mejorar en
relación a su cumplimiento ya establecido.

Las herramientas deben ser elaborados y estructuradas correctamente, y puedes

ser aplicadas a cualquier tipo de organización como el FODA, mapa de relaciones,
autoevaluación y el análisis general de la información recabada, en base a ello se
elabora un plan de trabajo que represente alternativas de solución a debilidades
detectadas, este plan deberá contener un cronograma de actividades a realizar, personas
responsables de realizarla y el recurso necesario para su correcta ejecución.

4.3 Elementos o fases principales del diagnóstico

El diagnóstico administrativo permite conocer la situación actual de la empresa,

el desempeño de su organización administrativa y de encontrar problemas o
necesidades, se plantean posibles soluciones para mejorar su estructura organizacional y
para ello se establece un proceso u orden lógico para determinar las causas a través de
herramientas que se aplican en cada etapa del análisis las cuales a continuación se
mencionan.
4.3.1 Fase de recolección de datos

En esta etapa se recopilan datos a través de los instrumentos de análisis

tener una idea general de la organización. Esta información se obtiene a través de
investigación de campo en la que se aplican los instrumentos como la entrevista,
encuesta, observación directa e indirecta y cédulas, para obtener un panorama más
exacta, real y objetiva para obtener conclusiones precisas.

a. Entrevista

Este instrumento consiste en recopilar datos de manera personal y

verbal, para su aplicación se debe tener una guía de entrevista que contenga la
identificación de datos generales de la empresa como su razón social, actividad
económica, la cantidad de colaboradores que emplea, dirección, teléfono, email,
entre otros datos que se consideren importante, la identificación de los datos del
entrevistado, la identificación de documentos administrativos, su estructura
organizacional, su filosofía, políticas, normas y reglamentos internos, entre
otros datos que se necesita conocer a través de una serie de preguntas abiertas o
semi abiertas con el fin de recopilar datos relevantes para su análisis posterior.

La entrevista consiste en detectar las personas que, por su trabajo, su rol en la

comunidad o por su experiencia de vida, disponen de información y de una visión
especial que permitirá profundizar en el diagnóstico. Para realizar las entrevistas se
necesita un previo análisis y determinar a que se quiere llegar con la entrevista.
((Guía de elaboración de diagnósticos, 2007).

b. Encuesta

Es una herramienta que se utiliza para la recopilación de datos, dirigida

a una muestra representativa de la investigación, con una serie de preguntas
abiertas que da libertad de responder abierta y profunda respecto a un tema
 (análisis cualitativa) o cerradas que contiene una serie de preguntas con
respuestas cortas, este tipo de resultados brinda una información cuantitativa,
así mismo existen dos tipos de encuestas que se emplean en la recopilación de
datos, la encuesta descriptiva que describe la situación actual de una empresa,
las condiciones, beneficios, necesidades que se vean reflejada en los
entrevistados, y las encuestas analíticas busca responder la razón de una
determinada situación.

Así como en la entrevista, las encuestan buscan conocer datos relevantes

de la organización, a través de la identificación de sus necesidades,
problemáticas, deficiencias como de sus potenciales, sus fortalezas, las posibles
oportunidades de desarrollo entre otros datos importantes que se obtiene de una
cantidad específica de entrevistados, es decir de los colaboradores de la
empresa.

c. Observación

La observación es un método práctico para recopilar datos de una

organización, es observar atentamente aspectos importantes y significativos de
una empresa en su gestión organizacional. Existen dos tipos de observaciones,
la observación directa consiste en obtener información de un área u objeto de
estudio en particular, se evalúa su comportamiento sin alterar las actividades o
el ambiente del sujeto en observación y esto conlleva un tiempo largo para
obtener toda la información necesaria y la indirecta que consiste en la
recopilación de información cualitativa, se basa en datos obtenidos por otros
por ejemplo información que provee una cámara de seguridad, la observación
de otros respecto a una situación, entre otros.

d. Registro de información
 Son herramientas que se utilizan para el registro de la información que
se recopila de modo que haya un orden y secuencia de los avances obtenidos,
estas herramientas son las cédulas de reporte semanal, cédulas de análisis
documental, cédulas de hallazgos y evidencias, cédulas de aspectos relevantes y
las cédulas de causa y efecto.
4.3.2 Fase de análisis e interpretación

La información que se obtiene debe ser precisa, clara y exacta, pues

representa la base para las futuras conclusiones que se deben tomar, esta
información debe ser procesada y analizada con mucho cuidado pues de ella
dependerán las posibles soluciones a los problemas detectados, es necesario
analizar la información proveniente de fuentes externas que indique las
características, las posibilidades y la situación particular del medio de cada
elemento, sus funciones o actividades que puedan desarrollar en consonancia con
el análisis del problema.

a. Análisis organizacional o administrativo

Según Benancálzar en su presentación del diagnóstico administrativo,

indica que:

Esta fase tiene como objetivo comparar la información registrada en la etapa de

análisis y los aspectos técnicos establecidos, a efecto de enumerar los hallazgos y
determinar los puntos críticos que afectan al buen desempeño del área evaluada.

Consiste en el análisis de las situaciones organizacionales, conocer los

problemas y necesidades que se presenta en una organización, este análisis es
base para el diagnóstico de la situación y funcionamiento de una empresa, se
identifican las oportunidades y fortaleza de la empresa, así como sus
debilidades y posibles amenazas en el entorno comercial si la empresa es de
servicios.
 Las herramientas de análisis que se aplican para recopilar toda la
información de la empresa son: FODA, lluvia de ideas, gráficos de control,
diagrama de Pareto, diagrama de Ishikawua, cheklist, diagrama de árbol,
diagrama Pert, organigrama, entre otros.

b. Análisis estructural

Es el análisis que se realiza a las áreas o departamentos de una empresa

y a los recursos con los que cuenta, es decir estudia y analiza la estructura
organizacional, los niveles jerárquicos de los puestos, la relación y dependencia
con otras áreas o departamentos con el fin de evaluar que se cumpla con la
misión, visión y objetivos que la empresa ha establecido.

c. Análisis funcional

Es el análisis que se realiza a cada área o departamento en el

cumplimiento de sus deberes y obligaciones. Determina el perfil y descripción
de los puestos que integran la estructura organizacional de acuerdo a sus
funciones generales y específicas para determina si existe duplicidad u omisión
de funciones que pueda impedir el logro de los objetivos de la empresa.

d. Análisis procedimental

Es el análisis de los procedimientos o procesos de las actividades que se

desarrolla dentro de la organización. Se identifica y establece la forma del
seguimiento del proceso que pueden ser integral, continua, de traslape o de
corte. Analizar y determinar si las funciones corresponden o representa a los
puestos.

e. Análisis de facultades
 Se basa en el análisis de las facultades para realizar una actividad y la
responsabilidad de conlleva un derecho, este análisis se basa en un estudio
detallado de esos derechos concedidos, en la determinación de qué, quién, cómo
y cuándo fueron dadas las facultades y si corresponden a las funciones que
desarrolla cada departamento y su nivel jerárquico.

f. Análisis de relaciones

Este tipo de análisis dentro de una organización es fundamental para

conocer el grado de comunicación y coordinación de los recursos humanos en
la empresa. Se define las relaciones que le corresponden a cada área o
departamento. Permite conocer la cultura organizacional que prevalece y la
evaluación a la resistencia al cambio y participación y liderazgo del personal.

4.3.3 Fase de conclusión

Son los datos que se obtienen después de un proceso analítico a través de

las diferentes herramientas de análisis aplicadas, la recopilación de información
permite identificar las causas y efectos de la investigación, las necesidades o
problemas en los departamentos de la empresa y sugerir alternativas de acción
para mejorar las deficiencias encontradas.

4.3.4 Presentación diagnostica

Realizada la recopilación de información y establecida la conclusión o

conclusiones del diagnóstico administrativo, el analista debe presentar al equipo
de trabajo, al gerente o a quien corresponda los resultados obtenidos, presentar las
posibles soluciones para reforzar las necesidades existentes dentro de la
organización.
4.3.5 Ejecución diagnostica

En esta última etapa su fin principal es el cumplimiento del estudio

realizado, es donde se implementan las recomendaciones, debido a que es la fase
clave para incidir de forma efectiva en la organización, el momento crucial para
desarrollar las mejoras administrativas planteadas. Las fases de la ejecución del
diagnóstico son; la preparación del programa, la integración de recursos y la
ejecución del diagnóstico.
 REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA

Benalcázar, Ericka. (2013). Diagnóstico Administrativo. Recuperado el 15 de agosto de

2023. De: https://es.slideshare.net/erikablove/diagnostico-administrativo

Rodríguez J. (2007). Guía de elaboración de diagnósticos.

Vidal E. (2004). Diagnóstico organizacional. Evaluación sistémica del desempeño

empresarial en la era digital. 2°. Ed. Bogotá: Ecoe Ediciones.