I. BAZELE ORGANIZAŢIONALE ALE S.I.

1.1 Definirea sistemului informaţional

Sistemul informaţional este un set de componente
interconectate care colectează, procesează şi distribuie informaţia
pentru procesul de luare a deciziei şi pentru controlul unei
organizaţii.
Rolul S.I. în organizaţii:
-fundamentarea deciziei;
-coordonare şi control;
-analiza problemelor;
-individualizarea subiectelor complexe şi crearea
de noi produse.
Sistemul informaţional conţine informaţii despre
persoanele importante, locuri şi lucruri din interiorul organizaţiei
sau din mediul care o înconjoară (fig. 1).
Mediul
Clienţi Furnizori
Organizaţia

- prelucrare
Agenţii de Intrare - clasificare Ieşire
reglare - aranjare
- calculare Feedback
Competitori

Acţionari

Fig. 1 Sistemul informaţional şi interacţiunile sale cu mediul

înconjurător.

1
 Informaţie -date care au fost puse într-o formă astfel încât:
-să aibă semnificaţie;
-să fie utile fiinţei umane.
Date - şiruri de simboluri ce reprezintă evenimente care:
-au loc în organizaţie;
-sunt aranjate într-o formă în care oamenii le pot
înţelege şi utiliza.
Activităţile prin care se asigură informaţiile necesare
sunt:
- intrarea - culegerea datelor primare din interiorul
organizaţiei sau din mediul extern;
- prelucrarea - transformarea datelor primare într-o formă
care are semnificaţie (înţeles);
- ieşirea - transferarea informaţiei prelucrate către
persoanele sau activităţile unde va fi utilizată.
Sistemul informaţional necesită feedback pentru:
-evaluarea intrării;
-corectarea intrării.
Un interes deosebit prezintă sistemele informaţionale bazate
pe computere (CBIS - computer-based information systems).
Sistemele informaţionale pot fi:
-informale- înţelegeri şi reguli de comportare nescrise;
-formale:
-definiţii ale datelor;
-proceduri de culegere, memorare, procesare,
distribuire şi folosire a datelor.
De asemenea ele pot fi manuale sau bazate pe computer
(folosesc tehnologia hard şi soft pentru a prelucra şi distribui
informaţia).
Sistem informaţional -sistem informaţional bazat pe
computer - sistem organizaţional formal având la bază
tehnologia calculatoarelor.

2
 1.2 Necesitatea sistemelor informaţionale

Trei tendinţe importante care redefinesc rolul SI în afaceri si

management:
1. Internetul –legătură permanentă între părţile interesate;
(vânzători, producători, distribuitori şi clienţi).
2. Globalizarea pieţii- pune într-o altă lumină proiectarea
organizatorică şi managementul.
2. Transformarea SUA şi a altor ţări industrializate în
societăţi informaţionale (economii informaţionale):
-creşte importanţa muncitorilor educaţi;
-se micşorarează ciclul de viaţă a cunoştinţelor şi
informaţiei ca surse de avantaj competiţional.
Management Probleme ale afacerii

Căutarea oportunităţilor de - situaţia de start

afaceri - resurse financiare limitate
Planul strategic de dezvoltare

Tehnologia informaţiei
- Internet Sistem informaţional Soluţia afacerii
- soft interactiv
- E-mail - prezentarea mărfii
- acceptarea ofertelor -creşterea numărului de
- evaluarea ofertelor clienţi
Organizaţia - acceptarea plăţii -creşterea profitului
- vânzatori
- cumpărători
- centrala
Fig.2 Locul sistemului informaţional şi interacţiunea cu alte
elemente legate de întreprindere.
Schimbările produse de cele trei tendinţe în mediul de
afaceri sunt:
1. Globalizarea - apariţia economiei globale caracterizate de :
- managementul şi controlul într-o piaţă globală;
- competiţia pe o piaţă mondială;

3
 - grupuri de lucru globale - răspândite pe întregul glob;
- sisteme de livrare globale;
Sistemele informaţionale trebuie să permită comunicarea
cu distribuitorii şi furnizorii 24 de ore pe zi în diferite medii
naţionale şi internaţionale.
De asemenea clienţii pot cumpăra din întreaga lume şi pot
obţine informaţii despre preţ şi calitate în timp util.
2. Transformări în economiile industriale concretizate în:
- economii bazate pe cunoştinţe şi informaţii;
- productivitate;
- noi produse şi servicii;
- cunoştinţele cel mai important bun strategic şi productiv;
- competiţia bazată pe timp;
- micşorarea ciclului de viaţă al produsului;
- baza de cunoştinţe a angajaţilor limitată.
SUA, Japonia şi Germania ca şi alte puteri industriale trec
prin a treia revoluţia economică care a început în jurul anilor
1950, economia americană se transformă într-o economie de
servicii, bazată pe informaţii şi cunoştinţe.
În anul 1976 numărul lucrătorilor în birouri l-a depăşit pe cel
al celor care lucrează în ferme, servicii şi producţie.
Astăzi cei mai mulţi americani lucrează în domenii ca
vânzări, educaţie, sănătate, bănci, firme de asigurare,
avocatură sau furnizează servicii pentru afaceri ca dezvoltarea
softului, copiere sau livrare. Practic în zilele noastre
aproximativ 75% din produsul naţional brut provine din
activităţi de informaţii şi cunoştinţe care ocupă 70% din forţa
de muncă.
Sistemele informaţionale sunt necesare pentru:
- a optimiza fluxurile de informaţii şi cunoştinţe din
organizaţie;
- a ajuta managementul să maximizeze resursele de
cunoştinţe ale firmei.

4
 3. Transformarea întreprinderii concretizată în:
- întindere;
- descentralizare;
- flexibilitate;
- independenţa faţă de locaţie;
- costuri de coordonare şi tranzacţionare mici;
- delegarea de autoritate;
- munca de colaborare şi de echipă.
A treia schimbare majoră în mediul de afaceri a dus la
transformări privind natura organizaţiei şi a managementului.
Firma tradiţională:
- structură ierarhică centralizată;
- proceduri standard;
- furnizează produse şi servicii standard.
Firma modernă:
- structură orizontală, descentralizată, flexibilă;
- foloseşte informaţia de moment;
- furnizează produse şi servicii adaptate pieţelor şi
clienţilor.
Grupul de management tradiţional:
-planuri formale;
-diviziune rigidă a muncii;
- reguli formale şi apelul la loialitate.
Managementul de tip nou:
- întâlniri informale;
- lucrul în echipe cu o componenţă flexibilă;
- coordonarea angajaţilor orientată spre client;
- apelul la profesionalism şi cunoştinţe.
Acest schimbări nu ar fi posibile fără tehnologia
informaţiei.
Tehnologia informaţiei produce modificări în organizaţie
care fac firma chiar mai dependentă decât în trecut de cunoştinţe,
învăţare şi luarea deciziilor de către angajaţii individuali.

5
 1.3 Sistemul informaţional din perspectiva afacerilor
Din această perspectivă sistemul informaţional este o
soluţie organizaţională şi de management, bazată pe tehnologia
informaţiei, la o problemă pusă de mediu.

Organizaţie Tehnologie

Sisteme
informaţionale

Management

Fig. 3 Sistemul informaţional în cadrul organizaţiei (natura

organizaţională, managerială şi tehnologică).

Organizaţia
Elementele cheie ale unei organizaţii sunt: personalul,
structura şi procedurile de funcţionare, politicile şi cultura.
Organizaţiile formale cuprind mai multe nivele ierarhice şi
specialităţi. Structura lor pune în evidenţă o diviziune clară a
muncii. Funcţiile principale ale unei organizaţii sunt:
- planificare - dezvoltare;
- comercială - asigură vânzarea produselor şi serviciilor;
- producţie - realizarea produselor şi serviciilor;
- financiară - administrarea bunurilor financiare;
- contabilitate - ţinerea înregistrărilor financiare (ordine de
plată etc.), înregistrarea (fluxurilor) fondurilor;

6
 - resurse umane - atragerea, dezvoltarea şi întreţinerea forţei
de muncă, înregistrarea forţei de muncă.
O organizaţie coordonează activitatea printr-o ierarhie
structurată şi proceduri de lucru formale standard.
Ierarhia organizează personalul într-o structură piramidală
privind autoritatea şi responsabilitatea. Nivelul superior al
ierarhiei este format din manageri, profesionişti şi specialişti
tehnici pe când nivelul inferior este format din personal de
exploatare.
Proceduri de lucru standard (SOPs) sunt reguli formale de
realizare a anumitor activităţi care au fost dezvoltate de-a lungul
timpului, aceste reguli ghidează angajaţi într-o mare varietate de
proceduri de la scrierea unei facturi la răspunderea la o reclamaţie.
Unele proceduri sunt formalizate în scris dar foarte multe
sunt informale, rezultate din practică.
Organizaţiile necesită diferite calificări şi categorii de
personal:
- manageri;
- lucrătorii cu cunoştinţe (ingineri, arhitecţi, oameni de
ştiinţă) care proiectează produse şi servicii şi creează noi
cunoştinţe);
- lucrători cu date (secretare, funcţionari etc.) - care
prelucrează documentele de lucru ale organizaţiei;
- lucrători în producţie sau servicii (maşinişti, asamblori,
strungari etc.) care realizează produsele şi serviciile pentru
organizaţie.
Fiecare organizaţie are o cultură unică sau un set de valori,
modalităţi de a rezolva problemele care au fost acceptate de
majoritatea membrilor săi. Părţi din cultura unei organizaţii pot fi
întotdeauna găsite în sistemul informaţional.
Managementul
Managerii stabilesc strategia organizaţiei, alocă resursele
umane şi financiare şi coordonează munca. De asemenea

7
managerii trebuie să creeze noi produse şi din când în când chiar
să recreeze organizaţia.
Rolul managerului depinde de nivelul la care se află în
cadrul organizaţiei:
- managerii generali iau decizii strategice (pe termen lung)
legate de servicii şi produse;
- managerii de la nivelele medii - duc la îndeplinire
programele şi planurile managerilor generali;
- managerii operativi - sunt responsabili pentru
monitorizarea activităţii zilnice a firmei.
Tehnologia
CBIS folosesc tehnologii hard, soft, de memorare şi pentru
telecomunicaţii.
Hardware este echipamentul fizic folosit pentru intrări,
prelucrare şi ieşiri într-un S.I.
Softwareul reprezintă programele folosite în S.I. şi tehnologia
de memorare - include atât mediul fizic folosit (discuri magnetice
sau optice) cât şi software-utilizat.
Tehnologia pentru telecomunicaţii cuprinde dispozitivele
fizice şi software-ul legate de diferite piese hard şi de transfer a
informaţiei dintr-o locaţie geografică în alta.
Calculatoarele şi echipamentele de comunicaţii pot fi
conectate în reţea pentru a avea acces la resursa comună de: date,
imagini, sunete, voce şi chiar video.
1.4 Abordări contemporane ale S.I.
Diferite perspective asupra S.I. pun în evidenţă faptul că
aceasta este un domeniu multidisciplinar.

8
 Abordări
tehnice
Informatică Cercetări
operaţionale

Management SI Sociologie

Ştiinţe
Psihologie politice Abordări
comportamentale

Fig.4 Principalele discipline care contribuie la realizarea şi

funcţionarea S.I. în abordarea contemporană.
În general putem împărţi abordările în tehnice şi
comportamentale. S.I. sunt sisteme socio-tehnice deoarece, deşi
sunt compuse din maşini, dispozitive şi tehnologie hard, necesită
investiţii sociale, organizaţionale şi intelectuale pentru a lucra.
Abordarea tehnică
Această accentuează modelele matematice şi normative ca şi
tehnologiile fizice în studiul S.I.
Disciplinele care contribuie la abordarea tehnică sunt:
- informatica: - metode de calcul, de acces şi stocare
eficientă;
- managementul: - modele de luare a deciziei şi de
management practic;
- cercetări operaţionale: optimizarea şi selectarea
parametrilor organizaţiilor (transport, stocul de control,
vânzări - cumpărări).

9
 Abordarea comportamentală
O mare parte dintre problemele referitoare la S.I. ca utilizarea
sistemului, implementarea, proiectarea creativă nu pot fi
exprimate cu modelele normative din abordarea tehnică.
Dintre disciplinele care joacă un rol în S.I. sunt:
- sociologia care studiază impactul S.I. asupra grupurilor,
organizaţiilor şi societăţii;
- ştiinţa politică care investighează impactul politic şi
folosirea S.I. în politică;
- psihologia care este preocupată de răspunsul individului la
S.I. şi de modelele de cunoaştere.
Aboradea comportamentală nu ignoră tehnologia dar în
general nu se caută o soluţie tehnică.
O nouă abordare - sistemele sociotehnice care au în vedere:
- tehnologia informaţiei;
- organizaţiile şi indivizii trebuie modelaţi prin pregătire,
învăţare şi modificări organizaţionale planificate care să
permită implementarea noilor tehnologii.

Tehnologia Organizaţia

Varianta I Varianta 1

Varianta 2 Varianta 2

Varianta finală a proiectării Varianta finală a proiectării

tehnice organizaţiei

Fig. 5 Tratarea sistemului ca o singură entitate

10
 1.5 Noul rol al S.I. în organizaţii

În zilele noastre S.I. afectează modul cum managerii generali

fac planificarea şi cum decid ce produse şi servicii sunt produse.
Ca urmare ele joacă un rol strategic în viaţa unei firme.
Creşterea importanţei S.I.
În figura 6 se prezintă noua relaţie dintre organizaţie şi S.I.

Hardware

Afacerea
Strategie Database
Software
Reguli Baze de date
Proceduri

Tele -
comunicaţii

Organizaţia Sistemul informaţional

Fig. 6 Interdependenţa dintre organizaţii şi S.I.

Există o interdependenţă crescândă între strategia, regulile
şi procedurile afacerii pe de o parte şi softul, hardul, bazele de
date şi telecomunicaţiile pe de altă parte. O a doua schimbare
rezultă din creşterea complexităţii şi dimensiunilor proiectelor
şi aplicaţiilor.
Aşa cum se poate observa în figura 7 construcţia sistemelor
informaţionale astăzi implică o mai mare parte a organizaţiei
decât în trecut.

11
 S .I S .I S .I

Modicări Control Activităţile

tehnice managerial de bază

1950 1960 1970 1980 1990 Time

Fig.7 Extinderea scopului S.I. şi modul cum afectează

organizaţia.
Tehnologia informaţiei
Elemente de tehnologia informaţiei care duc la creşterea
rolului S.I:
-creşterea puterii de calcul şi micşorarea costurilor
tehnologiilor de realizare a calculatoarelor, inima S.I. :
- puterea de calcul dublează la fiecare 18 luni ;
- performanţele microprocesoarele s-au îmbunătăţit de
15.000 de la inventarea lor cu aproximativ 30 de ani în
urmă.
-apariţia şi dezvoltarea unor puternice reţele de
calculatoare (ex: Internetul):
- pentru a accesa depozitele de informaţii din întreaga
lume;
- pentru a-şi coordona afacerile în timp şi oriunde în lume.
Reţeaua Internet:
-reţea internaţională care are proprietari comerciali şi de
reclamă;
-în 1997 avea conectate mai mult de 100.000 de reţele
din aproape 200 de ţări din întreaga lume;
- mai mult de 35 milioane de persoane care lucrează în
domeniul ştiinţific, educaţional, guvernamental sau de afaceri
folosesc internetul pentru a schimba informaţii şi a efectua
tranzacţii.

12
 Internetul

Funcţii Descriere
1. Comunicare şi colaborare Transmiterea şi primirea
poştei electronice şi a altor
date şi documente
2. Căutarea de informaţii Căutarea de informaţii în
baze de date, biblioteci,
pagini web, manuale de
prezentare, reclame etc.
3. Participarea la discuţii Participarea în grupuri de
colective discuţii pe diferite tematici
4. Obţinerea de informaţii Transferul pe propriul
calculator a fişierelor text, a
programelor, graficilor, video
etc.
5. Destindere Jocuri interactive,
vizualizarea unor
videoclipuri, citirea ziarelor
şi revistelor
6. Încheierea de afaceri Reclame, vânzări - cumpărări
de bunuri şi servicii

Noi opţiuni pentru structura organizatorică

T.I. poate fi folosită pentru a reproiecta organizaţia, a o

restructura, a redimensiona operaţiile, fluxurile de producţie
şi servicii.

13
 1. Structura orizontală:
-mai puţine nivele de management, anagajaţii de la
nivelele inferioare au delegare de autoritate pentru luarea
deciziilor;
-timp de lucru flexibil;
-angajaţii sunt răspândiţi pe mari arii geografice;
-lucrul în echipe.
Aceste schimbări au fost posibile deoarece sistemele
moderne de informaţii pot pune la dispoziţia acestor angajaţi
suficiente informaţii şi într-un timp corespunzător pentru ca ei să
poată lua decizii.

Fig. 8 Organizaţie tradiţională ierarhizată pe mai multe

nivele de management

14
 Fig.9 O structură orizontală cu mai puţine nivele de
management.

2. Separarea muncii de locaţie

Datorită noilor mijloace de comunicaţie (e-mail, Internet,

video-conferinţe etc.) pot fi coordonaţi lucrători dispersaţi pe
mari întinderi geografice. Ca urmare părţi întregi de întreprindere
ca magaziile pot fi eliminate deoarece livrarea se face atunci
când este necesar.
Angajaţii pot lucra acasă şi transmite informaţiile prin
mijloacele de telecomunicaţii, de asemenea pot lucra în echipă
fără a fi fizic unul lângă altul.
Practic se pot crea organizaţii virtuale adică organizaţii care
folosesc reţelele pentru a lega persoane, bunuri, idei, furnizori,
clienţi fără limite referitoare la locaţia fizică sau graniţele
organizaţiei.
3. Creşterea flexibilităţii organizaţiilor
S.I. poate de organizaţiilor mari şi mici posibilitatea de a
depăşi limitările date de mărimea lor.
Pentru companiile mici:
- maşinile programate, softul CAD (computer aided design)
etc. furnizează precizia necesară, viteza şi calitatea
producătorilor giganţi;
- informaţia care poate fi accesată imediat prin telefon sau
linii de comunicaţii elimină necesitatea cercetării şi a
bibliotecilor de afaceri.
- managerii pot obţine foarte uşor informaţiile necesare
pentru a conduce un mare număr de angajaţi distribuiţi în
diferite locaţii.
Pentru companiile mari:

15
 - sistemul de producţie la comandă permite întreprinderilor
mari să ofere produse comandate în cantităţi mici;
- masive baze de date pot fi analizate pentru a cunoaşte
nevoile clienţilor precum şi preferinţele lor;
- informaţia poate fi distribuită în jos de la nivelul
organizaţiei către angajaţi delegând autoritatea pentru
rezolvarea problemelor.
S.I. care automatizează fluxul de informaţii peste graniţele
unei întreprinderi şi leagă firma de clienţi, distribuitoare şi
furnizori se numeşte sistem interorganizaţional.
O piaţă care este creată prin calculatoare şi tehnologii de
comunicare şi care leagă cumpărători şi vânzători via
interorganizaţie se numeşte piaţă electronică.
4. Reorganizarea fluxurilor de muncă
De când a fost prima dată folosită în anii '50 T.I. a înlocuit
treptat procedurile de lucru manuale cu proceduri de lucru
automate, fluxuri de muncă şi procese.
Fluxurile de muncă electronice au micşorat costurile prin
eliminarea hârtiilor şi a rutinelor manuale care le însoţeau.
5. Schimbarea procesului de management
T.I. reformulează procesul de management furnizându-i noi
capacităţi care îl ajută pe manager să planifice, organizeze,
conducă şi controleze. De exemplu managerii pot acum obţine
informaţii despre performanţele organizaţiei la orice nivel, oriunde
şi oricând.
Cu ajutorul e-mail-ului şi a reţelelor ei pot comunica cu mii
de angajaţi şi chiar să conducă echipe de intervenţie ceea ce ar fi
fost imposibil într-o organizaţie tradiţională.
5. Noi cerinţe pentru personal
Managerii trebuie să aibă în vedere că schimbările aduse de
T.I. impun un nou tip de angajat. Acesta trebuie să fie mult mai
pregătit decât în trecut deoarece munca trece de la producţia de

16
bunuri la producţia de servicii şi deoarece multe activităţi sunt
automatizate.
El trebuie să fie capabil să lucreze într-un mediu electronic,
să aibă capacitatea de a asimila cunoştinţe şi informaţii şi să
acţioneze asupra acestora, să poată şi să vrea să înveţe soft şi
proceduri de afaceri noi. Cel mai important lucru să vrea să se
angajeze într-un proces de învăţare pe durata întregii vieţi.

1.5 Problemele sistemelor informaţionale: subiecte cheie de

management
Managerii ar trebui, atunci când concep un S.I., să acorde
atenţie următoarelor aspecte:
1. Problema strategiei de afaceri - Cum poate fi folosită T.I
din punct de vedere al afacerilor pentru a proiecta organizaţii care
să fie competitive şi eficiente?
S-a constatat că schimbările tehnice se produc mai repede
decât cele care implică oameni şi organizaţii. Ca urmare puterea
hard şi soft a calculatoarelor a crescut mult mai repede decât
capacitatea organizaţiilor de a le aplica şi folosi. Pentru a rămâne
competitive unele organizaţii trebuie reproiectate deoarece dacă s-
ar automatiza pur şi simplu ceea ce se face astăzi atunci s-ar pierde
o mare parte din potenţialul T.I. Ca urmare trebuie regândit şi
reproiectat modul de producere, livrare şi întreţinere a bunurilor şi
serviciilor.
2. Problema globalizării: Cum pot înţelege firmele cerinţele
de afaceri şi de sistem ale unui mediu economic global?
Pentru a dezvolta S.I. integrate multinaţionale întreprinderile
trebuie să realizeze standarde globale hard, soft şi de comunicaţii
şi să creeze structuri contabile şi de reportare valabile pentru mai
multe culturi.
3. Problema arhitecturii informaţionale. Cum pot
organizaţiile dezvolta o arhitectură informaţională care să susţină
scopurile afacerilor?

17
 Crearea unui noi S.I. astăzi este o problemă delicată care
presupune plasarea a mii de terminale sau microcalculatoare pe
birourile angajaţilor care au puţină experienţă în folosirea lor,
conectarea dispozitivelor la reţele de comunicare puternice,
modificarea relaţiilor sociale în birou sau la locul de muncă şi
redefinirea scopului afacerii. Pe scurt noul sistem necesită uneori
reproiectarea organizaţiei şi dezvoltarea unei arhitecturi
informaţionale.
Arhitectura informaţională este forma particulară pe care
T.I. o ia în organizaţie pentru a realiza scopurile sau funcţiile
propuse. Arhitectura informaţională include toate elementele în
care date şi capacitate de prelucrare sunt centralizate sau
distribuite. În figură sunt evidenţiate principalele elemente ale
arhitecturii pe care managerii trebuie să le dezvolte.
Întrebările tipice referitoare la arhitectura sistemului sunt:
- Datele şi funcţia de vânzare ar trebui distribuite la fiecare
sucursală sau ar trebui să rămână centralizate la sediul
central?
- Contractările (cumpărările) ar trebui să se facă pe bază de
microcalculatoare sau ar trebui construit un main frame
central integrat cu o reţea de telecomunicaţii.
- Ar trebui să aibă organizat propriul sistem, de informaţii
sau se bazează pe cele externe?

18
 Arhitectura informaţională a organizaţiei

Coordonare

Aplicaţii Sisteme
ale funcţiei strategice
afacerii

Sisteme de
management

Sisteme de
cunoştiinţe

Sisteme
operaţionale
Comercial Producţie Financiar Contabilitate Resurse umane
Sisteme
bazate pe
computer Hardware Software Date şi fişiere Telecomunicaţii

4. Problema investiţiilor în S.I. - Cum pot organizaţiile

stabili valoarea de afaceri a S.I.?
5. Problema responsabilităţii şi controlului: Cum poate
organizaţia proiecta sisteme pe care oamenii să le poată înţelege şi
controla? Cum se pot asigura că S.I. sunt folosite într-o manieră
responsabilă d.p.d.v. etic şi social?
S.I. sunt atât de importante pentru guverne, afaceri şi viaţa
zilnica a organizaţiei încât trebuie luate măsuri speciale privind
precizia, încrederea şi securitatea.

19