be — MINISTERIO CO DE SEGURIDAD FS DEL INTERIOR ° | __secrevaria pe estaDo INSTRUCCION 14/2018, DE 27 DE DICIEMBRE DE 2018, DE LA SECRETARIA DE ESTADO DE SEGURIDAD, POR LA QUE SE REGULAN LOS LIBROS DE REGISTRO OFICIALES. La Constitucién espafiola, en su articulo 104.1, determina que las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad tienen como misién proteger el libre ejercicio de los derechos y libertades y garantizar la seguridad ciudadana. En desarrollo de ese mandato constitucional, la Ley Organica 2/1986, de 13 de marzo, de Fuerzas y Cuerpos de Seguridad establece los principios basicos en los que la actuacién de sus miembros debe fundamentarse. Entre estos se encuentran el actuar con absoluto respeto a la Constitucion y al resto del ordenamiento juridico, con absoluta neutralidad politica e imparcialidad y, en consecuencia, sin discriminacién alguna por raz6n de raza, religién u opinién, velaran por la vida e integridad fisica de las personas a quienes detuvieren 0 que se encuentren bajo su custodia 0 guarda, respetando su honor y su dignidad y cumpliran y observaran con la debida diligencia los tramites, plazos ¥ requisitos exigidos por el ordenamiento juridico. El registro fidedigno de estas situaciones se realiza mediante sistemas de libros-registro que constituyen un sistema mds para garantizar esta salvaguarda de los derechos fundamentales, facilitando el examen de la actuacién policial y dotandola asimismo de seguridad juridica Hasta la entrada en vigor de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrative Comtin de las Administraciones Publicas se ha mantenido su confeccién de manera manual, sin participacién de sistemas digitales. Sin embargo, esta Ley, en cumplimiento de los principios de eficacia y seguridad juridica y dado el impacto de las nuevas tecnologias en las relaciones administrativas, entiende que la tramitacién electronica no puede ser todavia una forma especial de gestién de los procedimientos sino que debe constituir la actuacién habitual de las Administraciones. Y ello porque una Administracion sin papel basada en un funcionamiento integramente electrénico no sélo sirve mejor a estos principios de eficacia y eficiencia, al ahorrar costes a ciudadanos y empresas, sino que también refuerza las garantias y los derechos de los interesados. noone [=] Pig. i SEORETARIA DE ESTADOSECRETARIA DE ESTADO MINISTERIO DE SEGURIDAD DEL INTERIOR oO |___seorerania pe estAD0 Se debe entender, por tanto, que la constancia de documentos y actuaciones en un archivo electrénico. ademas de ser una obligacién legal, facilita el cumplimiento de las obligaciones de transparencia, pues permite ofrecer informacién puntual, agil y actualizada a todos los interesados, autoridades y agentes sociales. Con estos objetivos, esta Secretaria de Estado de Seguridad ha desarrollado una aplicacién informatica para la digitalizacién de libros de registro oficiales de la Secretaria de Estado de Seguridad (en adelante DILISES), que sustituira a estos ficheros no informatizados y reforzaré los elementos de proteccién de los derechos de las personas bajo custodia, aumentado la seguridad procedimental en la totalidad de actuaciones que se desarrollan con las mismas, tal y como se venia solicitando desde varias instituciones y recomendando el Defensor del Pueblo. En los supuestos en los que la actuacién policial se lleve a cabo con menores 0 personas necesitadas de especial atencién 0 proteccién, la aplicacin informatica presta especial atencién al desarrollo de las mismas y del tratamiento de sus datos personales, de modo que se incide en las medidas dirigidas para certificar la especial salvaguarda de sus derechos. La digitalizacién de esta informacion también posibilitaré el tratamiento estadistico de determinadas categorias de datos, realizar un anélisis y estudio enfocado al disefio de lineas estratégicas de mejora de la funcién policial y servira de plataforma para dar respuesta a interpelaciones de las Cémaras y autoridades facultadas. Por Ultimo, el tratamiento de los datos se adapta a la normativa de proteccién de datos de cardcter personal que les sea de especificamente de aplicacién. Por todo lo anterior, conforme a las atribuciones que me confieren los articulos 8 y 62 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Juridico del Sector Publico y el articulo 2 del Real Decreto 952/2018, de 27 de julio, por el que se desarrolla la estructura organica basica del Ministerio del Interior, he acordado dictar las siguientes: INSTRUCCIONES: Pig.2a SECRETARIA DE ESTADO MINISTERIO ree) ‘DE SEGURIDAD DEL INTERIOR SEGRETARIADE ESTADO | PRIMERA. Objeto. Esta Instruccién tiene por objeto la creacién, desarrollo, regulacién y explotacién de los libros de registro oficiales de forma informatica, en sustitucién de los actuales, que a continuacién se citan y cuyo contenido se prevé en los correspondientes anexos: ~ Libro de registro y custodia de detenidos (en adelante RCD). - Libro de registro y custodia de menores detenidos (en adelante RCMD). = Libro de registro de actuaciones con menores e incapaces en situacion de riesgo (en adelante RMIR). - Libro de registro de diligencias de identificacion (en adelante RD!) La aplicacién informética DILISES, creada en este organo, digitalizaré y facilitara la cumplimentacién homogénea, asi como el examen de estos procesos. SEGUNDA. Disponibilidad y obligatoriedad de los libros de registro. Las dependencias 0 unidades de las Direcciones Generales de la Policia y de la Guardia Civil donde sea susceptible el desarrollo de actividades operativas que impliquen el paso, custodia o la estancia obligada en dependencias oficiales de ciudadanos, su limitacién de la libertad ambulatoria, deberan disponer de los medios necesarios y articular los sistemas oportunos, para el tratamiento de los datos que se regulan en los respectivos libros oficiales de la presente Instruccién, conforme a ésta y a la normativa de proteccién de datos de caracter personal. TERCERA. Acceso, grabacién y cumplimentacién de los libros de registro. Los datos tratados de los libros oficiales regulados en la presente Instruccién, cuyo registro corresponde a las Direcciones Generales de la Policia y de la Guardia Civil, se efectuara de modo inmediato en sus respectivos sistemas informaticos conforme se vayan produciendo las vicisitudes objeto de inscripcién. El registro de aquellas actuaciones que ocurran fuera de las dependencias oficiales podra demorarse hasta el momento en que los agentes lleguen a la unidad. Pag 3eye MINISTERIO DE SEGURIDAD DEL INTERIOR co | SecRETARIA DE ESTADO psi Estos érganos garantizarén la comunicacién por transmisién al aplicativo DILISES de los datos obtenidos, arbitrando el mecanismo adecuado para que la inscripcién se realice de forma automética e inmediata a la finalizacion de la Ultima actuacién de cada registro. En todo caso, las aplicaciones informaticas garantizardn la seguridad necesaria del tratamiento, el registro de las operaciones y la trazabilidad de los datos recogidos, modificados, anulados y consultados. La Inspeccién de Personal y Servicios de Seguridad de la Secretaria de Estado de Seguridad dispondrd de la totalidad de los datos registrados. CUARTA. Consultas externas a la aplicacién de los libros de registro. En todas las dependencias que tengan la obligacion de cumplimentar los libros de registro regulados en la presente Instruccién, se debera facilitar el acceso a las autoridades legitimadas en funciones de control e inspeccién respecto al/los libros de registro que le correspondan, de conformidad con la normativa reguladora de aplicacion. QUINTA. Desarrollo y ejecucién. Los Directores Generales de la Policia y de la Guardia Civil adoptaran las medidas oportunas para implantar la digitalizacién de los libros oficiales desde el 1 de enero de 2019, garantizando su pleno funcionamiento a partir del 1. de mayo de 2019, Hasta el 30 de abril de 2019 se continuard con la llevanza de Ios libros fisicos, fecha en la que seran cerrados con una diligencia a las 24:00 horas, conservandose durante el tiempo necesario para cumplir con los objetivos legales de su recogida, el formular, ejercer o defender reclamaciones en el ejercicio de los correspondientes derechos y en correspondencia con lo dispuesto en la normativa de archivo y documentacién. La Secretaria de Estado de Seguridad, a través de la Inspeccién de Personal y Servicios de Seguridad, verificaré, supervisaré e inspeccionara la aplicacién DILISES y dictara cuantas directrices sean necesarias para la correcta interpretacién de esta Instruccién. besa [=] ee SECRETARIA DE ESTADOeye ‘SECRETARIA DE ESTADO 3 Z my MINISTERIO 4 DE SEGURIDAD SS DEL INTERIOR a | SECRETARIA DE ESTADO SEXTA. Revisién periédica. Esta Instruccién y sus anexos serén revisados periddicamente para adaptarla a las necesidades e innovaciones tecnolégicas. Las Direcciones Generales de la Policia y de la Guardia Civil elaboraran un informe anual que recoja toda la casuistica relevante, asi como aquellas sugerencias 0 aportaciones que se estimen de interés. Dicho informe anual deberd ser remitido, a finales del mes de enero de cada aio, a la Inspeccién de Personal y Servicios de Seguridad de la Secretaria de Estado de Seguridad para que ésta, con la informacién recogida en sus inspecciones y en las recomendaciones externas recibidas, lleve a cabo, en su caso, la correspondiente propuesta de actualizacion, SEPTIMA. Publicacién y efectos. La presente Instruccién sera publicada en la Orden General de la Direccion General de la Policia y en el Boletin Oficial de la Guardia Civil, resultando efectiva desde el dia siguiente a su publicacién. Quedan sin efecto los siguientes documentos de la Secretaria de Estado de Seguridad: © Instruccién 2/2001, de la Secretaria de Estado de Seguridad, de 4 de julio, sobre “Libro-registro de actuaciones con menores e incapaces en situacién de riesgo". ° Instrucci6n 7/2005, de 25 de abril, de la Secretaria de Estado de Seguridad, de 2 de junio, sobre ‘Libro-Registro de menores detenidos”. © Instruccién 12/2009, del Secretario de Estado de Seguridad, por la que 8 regula el ‘Libro de registro y custodia de detenicios”. * Instruccién 13/2014, de esta Secretaria de Estado de Seguridad, por la que se recuerda la abligatoriedad del cumplimiento de las normas que regulan los libros oficiales. * Instruccién 7/2015, de la Secretaria de Estado de Seguridad, relativa a la practica de fa diligencia de identificacién, los registros corporales externos y actuaciones con menores, previstos en la Ley Organica 4/2015, de 30 de marzo, de proteccién de la seguridad ciudadana. © La referencias @ los Libros-registro, en soporte papel, contenidas en el punto 10 y el apartado 10.2.3 del anexo a la Instruccién 1/2017, de la Secretaria de Estado de Seguridad, por el que se actualiza el protocol de actuacién con menores. mene ei Pins‘SECRETARIA DE ESTADO MINISTERIO 46 DE SEGURIDAD DEL INTERIOR ‘SECRETARIA DE ESTADO. Asimismo quedan sin efecto cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan a lo establecido en la presente Instruccién. Se modifica el apartado el punto 10.2.2 la Instruccién 1/2017, de la Secretaria de Estado de Seguridad, por el que se actualiza el protocolo de actuacién con menores, y se afiade un apartado d), en el que se recogera: + ‘d) Menores de dieciocho afios identificados en virtud del articulo 16 de la Ley Ley Orgénica 4/2015, de 30 de marzo.” S.R DIRECTOR GENERAL DE LA POLICIA. SR. DIRECTOR GENERAL DE LA GUARDIA CIVIL. SR. DIRECTOR DEL GABINETE DE COORDINACION Y ESTUDIOS. SR. SUBDIRECTOR GENERAL DE LA INSPECCION DE PERSONAL Y SERVICIOS DE SEGURIDAD.BAY SEGRETARIA DE ESTADO 5 ivisteRIO é DE SEGURIDAD wl ERI is DEL INTERIOR 6 = SECRETARIA DE ESTADO ANEXO | Libro de registro y custodia de detenidos (RCD). a) Finalidad. Registrar documentalmente todas las incidencias que se produzcan desde el momento de la detencién de un ciudadano, mayor de edad, hasta el cese definitivo de la custodia policial, bien por su puesta en libertad, bien por cambio de custodia a otro cuerpo 0 institucién. Todo ello, con objeto de garantizar los derechos que tiene reconocidos constitucionalmente durante su custodia. b) Criterios de cumplimentacién. En el mismo momento en que el detenido tenga entrada en la dependencia policial, con independencia de que no llegue a ser custodiado en calabozos, se resefiaran en el RCD todas las vicisitudes producidas desde su detencién junto con los siguientes datos: Identificacién de los funcionarios.. La identificacién de los funcionarios se hara siempre con su carné o tarjeta de identidad profesionales, unidad y cuerpo al que pertenecen, Se identificaran todos los funcionarios que intervengan en la detencién, los que presenten al detenido en dependencias policiales, los encargados de su custodia en dichas dependencias y los que intervengan en cualquier actuacién con el mismo, consignando en todes los casos la hora de inicio y finalizacién de su actuacién. Identificacién y datos sobre el detenido. Se cumplimentara toda la informacién disponible sobre su identidad {nombre y apellidos, documento de identificacién, fecha de nacimiento, nacionalidad, género o condicién sexual declarada e idioma). Se indicarén, entre otras, las circunstancias relativas al detenido en atencién a su agresividad, peligrosidad, posibles tendencias autoliticas y si se hubiera acordado su incomunicacién Por Ultimo, es necesario indicar si el detenido ha sido objeto de reconocimiento médico posterior a su detencién, padece algtin tipo de enfermedad o esta sometido a tratamiento farmacolégico debidamente prescrito. Pig. 7SECRETARIA DE ESTADO , MINISTERIO eo DE SEGURIDAD DEL INTERIOR |___ SEcRETARIA o€ Es TAD Datos de Ia detencién. Se recogeran los datos correspondientes a la fecha, hora y minuto de la detencién, especificandose el motivo de esta, asi como todas las incidencias que se hayan producide con ocasién de la misma y su traslado, Asimismo, se consignaré el lugar de la detencién en el momento en el que la aplicacién lo permita, En particular, se consignaran las posibles lesiones que presente el detenido, especificando si las mismas se han producido antes o con ocasién de la detencién. Igualmente, se expresaré el ntimero de diligencias y unidad que las tramita, Pertenencias personales del detenico. Se detallaran todos los efectos retirados al detenido. El sistema informatico permitira la impresién de esta relacién para su firma por el detenido, en la que se indicaré que el procedimiento de custodia de los mismos se ajustara a lo establecido en la Instruccién 4/2018, de 14 de mayo, de la Secretaria de Estado de Seguridad, que regula el protocol de actuacién en las areas de custodia de detenidos de las FOSE. Cadena de custodia e incidencias. Se reflojaran secuencialmente y de forma inmediata todas las actuaciones de que sea objeto el detenido, con indicacién de los intervinientes, iniciéndose desde el momento de la detencién hasta el cese de la custodia. De esta forma, entre otras, se registrara la hora y minuto de la entrada y salida de las dependencias policiales, numero de celda de custodi numero de bolsa de efectos personales, realizacién del preceptivo cacheo previo al ingreso en la celda, y si se ha llevado a cabo con desnudo integral, reconocimientos médicos y facultativos intervinientes, administracién de medicacién, comidas, visitas, salidas y entradas en dependencias policiales (consignanda e! motivo), toma de deciaracién, asistencia letrada, entrega de efectos, asi como cualquier otra diligencia en la que intervenga el detenido. commer [=] Pia.SECRETARIA DE ESTADO * = MINISTERIO C4 DE SEGURIDAD. ey DEL INTERIOR 0 = L ‘SEGRETARIA DE ESTADO Cese de la custodia policial El cierre del registro de datos relativos a un detenido tendra lugar cuando finalice la custodia, bien por pasar a disposicién judicial, a otro cuerpo policial, puesta en libertad u otras situaciones con similares efectos, Se deberd expresar con precision el destino del detenido (centro penitenciario, juzgado u otros) indicando la hora de salida de las dependencias policiales, la de entrada en el lugar de destino y la autoridad o funcionario a quien se le entrega, en su caso. En los casos en que la persona detenida sea puesta en libertad se consignara la hora y minuto y, en su caso, se le hara entrega de las pertenencias personales retenidas. Para constancia de la devolucién de efectos, el aplicativo facilitaré un documento recibo que deberd ser firmado por el detenido y por los agentes actuantes, incorporandose al sistema informatico. Si el detenido se negara a firmar, se dejara constancia expresa de su negativa scone Pag.9+ ‘SECRETARIA DE ESTADO — MINISTERIO DE SEGURIDAD FS. DEL INTERIOR 4 = | secreraria be estap0 ANEXO II Libro de registro y custodia de menores detenidos (RCMD). a) Finalidad. Registrar documentalmente todas las incidencias que se produzcan desde el momento de la detencion de un ciudadano, menor de 18 afios y mayor de 14 afios, hasta el cese de la custodia policial (puesta en libertad, a disposicién judicial u otras). Todo ello, con objeto de garantizar los derechos que tiene reconocidos constitucionalmente durante su custodia. b) Criterios de cumplimentacién Se seguirén las mismas reglas, instrucciones y categoria de datos definidas para el RCD expuestas en el anexo | de esta Instruccién. Las inscripciones que se efecttien incorporaran ademas todas las referencias especificas exigidas por la normativa referente a menores detenidos, en particular las detalladas en el anexo a la Instruccién 1/2017, de 24 de abril, de la Secretaria de Estado de Seguridad, por el que se actualiza el protocolo de actuacién con menores. Atendiendo al caracter especialmente protegido de los datos tratados, solo tendran acceso a estos registros las personas que participen directamente en la investigacion de un caso en tramite o que, en ejercicio de sus competencias, estén autorizados para ell. econocaearo Pag. 10pApS s , SECRETARIA DE ESTADO = MINISTERIO GO DE SEGURIDAD ‘) DEL INTERIOR ‘SECRETARIA DE ESTADO ANEXO II Libro de registro de actuaciones con menores e incapaces en situacién de riesgo (RMIR). a) Finalidad. Anotar las actuaciones policiales que impliquen el paso o la estancia obligada en dependencias policiales, o la limitacién de la libertad ambulatoria de los menores o incapaces en situaciones de riesgo 0 desamparo, en alguna de las ‘siguientes situaciones; * Menores de edad inferior a catorce afios a los que se les atribuya la comisién de infracciones penales. * Menores de dieciocho afios en situacién de riesgo 0 desamparo, incluyendo los fugados del domicilio familiar o institucional y los desaparecidos por distintas causas. * Personas con discapacidad intelectual necesitadas de especial Proteccién, sean mayores 0 menores de edad. * Menores de 18 afos identificados en virtud del articulo 16 de la Ley Orgénica 4/2015, de 30 de marzo b) Criterios de cumplimentacion, El fichero electrénico habilitado recogera la categoria de datos necesarios para documentar cronolégicamente el conjunto de actuaciones desarrolladas, desde la deteccién de la situacién de riesgo 0 desamparo del menor o incapaz, su entrada en dependencias policiales hasta el destino final del mismo. Las iinscripciones que se efecttien incorporaran todas las referencias especificas exigidas por la normativa referente a menores e incapaces en situacién de riesgo o desamparo, en particular las detalladas en el anexo a la Instruccién 1/2017, de 24 de abril, de la Secretaria de Estado de Seguridad, por el que se actualiza el protocolo de actuacién con menores. Asi, deben constar expresamente los datos identificativos suficientes del menor © incapaz, la forma de determinacién de estos, los funcionarios actuantes identificando la conereta actuacién desarrollada y documentada a través de la cadena de custodia, los datos descriptivos de la situacién de riesgo o desamparo que motivan la intervencion policial, el lugar de actuacion y de custodia, las asistencias facultativas y profesionales prestadas, las. comunicaciones y diligencias realizadas, y la autoridad, organismo 0 persona que se hace cargo del menor 0 incapaz. econocnaenro [ce | Poa 11 |eye 25 SECRETARIA DE ESTADO MINISTERIO Oo DE SEGURIDAD DEL INTERIOR SECRETARIA DE ESTADO _| pease ANEXO IV Libro de registro de diligencias de identificacién (RDI). a) Finalidad. Documentar las diligencias de identificacién de personas mayores de edad realizadas en las dependencias policiales de conformidad con lo previsto en el articulo 16 de la LO 4/2015, de 30 de marzo, de proteccion de la seguridad ciudadana. b) Criterios de cumplimentacién. Se recogerén todos aquellos datos necesarios para documentar cronolégicamente el conjunto de actuaciones desarrolladas desde el inicio de la actuacién policial, traslado y salida del ciudadano de esas dependencias policiales. En particular, debe reflejarse la descripcién de la actuacién, el motivo de la necesidad de proceder a la identificacion del ciudadano, las gestiones realizadas con esa finalidad, el resultado y duracién de las mismas, asi como la identificacién de los funcionarios en cada actuacién desarrollada y documentada a través de la cadena de custodia. ¢) Entrega al identificado del volante acreditativo de Ia diligencia. El aplicativo generaré un documento volante para su firma y entrega al ciudadano objeto de la diligencia de identificacién. Copia de este documento, que habré de ser firmado por el interesado debe incorporarse al registro generado. Si se negara a firmar, se dejar constancia expresa de su negativa, d) Remisién de datos Con caracter mensual, se generard un extracto de las diligencias de identificacién, con expresién del tiempo utilizado en cada una de las actuaciones desarrolladas, para su remisi6n al Ministerio Fiscal. De conformidad con lo dispuesto en el articulo 16.3, de la LO 4/2015, de 30 de marzo, de proteccién de la seguridad ciudadana, se procedera de oficio a la supresién de los registros a los tres afios de su inclusién en el RDI, salvo que concurran los presupuestos legales de no aplicacién. seconoennenro [e] Pag. 12