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  • UNIDAD I 3. - La Empresa y Su Relación Con El Entorno (Prof Berta Silva)

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    UNIDAD I 3.- La empresa y su relación con el entorno (Prof Berta Silva)

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    se Paecres " e233 KR CAPITULO I , LA EMPRESA Y SU RELACION CON EL ENTORNO 1. PROCESO PRIMARIO O CICLO BASICO DE TRANSFORMACIONES } oe Al iniciar el desarrollo de este texto, el autor desea aclarar que las materias contables no son de aplicacién exclusiva a las entidades que persiguen fines de lucto, conocidas como las empresas; también alcanzan en muchos aspectos a ls entidades sn fines de lucro, sin embargo, en el desarrollo. de las materias, el énfasis, salvo que se diga lo contrario, estard puesto en las primeras. La Contabilidad en su proceso de reconocimiento de los efectos que producen los hechos econémicos en la estructura patrimonial de la empresa, acta captando datos acerca de los flujos econémicosy financierosy sus sucesivastransformaciones, ealizadas tanto al interior de la empresa © como del intercambio con el medio. Dichos flujosy transformaciones forman parte del proceso i, bésico vital, conocido como proceso primario o ciclo operacional. 7 Desde comienzos de la década del 80 algunos profesores de la Escuela de Comercio de la Universidad Catélica de Valparaiso, han utilizado una metodologia que se basa en la ensefianza de la Contabilidad a partir del Proceso Primario de la empresa, conocido en el lenguaje contable- , financiero como el Ciclo Operacional de la empresa.’ El Proceso Primario pone énfasis en las transformaciones que experimentan los flujos de recursos én el ciclo operacional de una empresa y cuya comprensisn es necesaria para entender el objeto : de medicién de la Contabilidad, es decir los flujos y acumulaciones de recursos; permite ademas enfatizar que la Contabilidad esta inserta en el Sisterna de Informacién del Sistema Empresa y de esta forma el estudiante comprende mejor la finalidad de ellay su utilizacién, ; Descripcién del proceso primario El Proceso Primario (Ciclo Operacional) ha sido definido como “el conjunto secuencial de transfor- . maciones realizadas en y por la empress, que tiene por objeto la regeneracién de los fondos con- aes Ls proposicién de esta metodologiay sus fundamentos fue presentada en el documento “Una metodologia do ‘ente para el érea contable en la formacin del Contador Pablo”, como ponencia en las XI Jornadas de Cenias } Econémicas del ConoSur en el fo 1983, po los profesores de a Escuela de Comercio Carlos AWare2 P. Maria Teresa Garcia C.y Francisco Nattero V. 2 Se expla el Ciclo Operacional,refeido ala empresa que desarola actividades de fabricacién de un producto, sin embargo, los conceptos pueden ser aplicados a cualquiera, sea que se dedique a la prestacion de semvicios 0 las actividades comerciales, @ Fandanenos del Sema Conable Sera Sha Falveciras sumidos en el mantenimiento de su estructura y de los fondos utilizados en esas transformaciones” (Limone, 1978). El Proceso Primario esté constituido entonces por una cadena de transformaciones, las cuales tienen cada una sus pardmetros de regulacién y control. En ella se pueden distinguir subconjuntos de transformaciones que constituyen process parciales; siendo verdaderamente importante para la empresa la transformacién de dinero en dinero, y no la transformacién de insumos en productos (ver Figura 1). El ciclo operacionalcomienza en.un determinado nivel de recursos (efectivo} que tienen su origen. cen el aporte de los duefios de la empresa o han sido proporcionados por terceros, a quienes se les adeudan (denominados en términos generales los acreedores). Estos recursos se van transformando durante el ciclo en bienes que constituyen los activos necesarios para desarrollar el giro del negocio, y que al ser vendidos generan nuevos recursos que sirven para recuperar aquellos consumidos en las transformaciones realizadas, en el mantenimiento de la estructura de la empresa; y también para auto-generar otros. Enel ciclo operacional se pueden distinguir basicamente las siguientes transformaciones + Transformaciones financieras de asignacion de recursos, que corresponden a la conversion de dinero ya sea en bienes, servicios, inversiones, valores otros. Se relaciona fundamentalmente a la funcién de Compras, también denominada Adquisiciones. + Transformaciones productivas, corresponden 2 la funcién de Produccién, es decir ala transfor- macién de bienes, servicios y trabajo en productos y/o nuevos servicios. + Transformaciones comerciales, corresponden a la conversion de los productos ylo servicios en derechos a cobrar a los clientes. Esta transformacién se realiza a través de la entrega de los productos yio servicios a los consumidores. También se denomina como funcién de Ventas. ‘+ Transformaciones financieras de recuperacién, corresponden a la conversién de los derechos a cobrar en dinero disponible. Se relaciona a la funcién de Cobranzas. + _Transformaciones laborales, consisten en el consumo de fuerza laboral (isica o intelectual) en el desarrollo de las otras transformaciones enunciadas anteriormente. Se relaciona a la funcién de Personal. En el desarrollo de este ciclo fluyen y se transforman recursos, materiales e inmateriales, de manera iterativa. En este ciclo se consumen y utilizan recursos para mantener la estructura y el funcionamiento de la empresa, los que deben ser recuperados a través del desarrollo del mismo ciclo y mientras la empresa continde en funcionamiento. El ciclo operacional termina donde empieza, y se reactiva inmediatamente con cada unidad monetaria que queda disponible para algun uso alternativo dentro del mismo, siendo la asignacién de los recursos realizada por un tomador de decisiones (agente decison. Este ciclo se repite muchasveces durante un mismo periodo de tiempo, ademis, se podria afirrar que el sistema se retroalimenta a si mismo, se auto-mantiene y mientras esto ocurra puede permanecer indetinidamente en funcionamiento. Se puede adelantar, ya que el concepto seré revisado en otro capitulo, que en el ciclo operacio- nal esta siempre presente el concepto de dualidad econémica, es decir, los recursos que ingresan y se utilizan en el proceso de transformaciones se igualan 0 corresponden a las fuentes que los generan. 2, NECESIDADES DE INFORMACION Existen necesidades basicas de informacién para administrar eficientemente una empresa, y que se hacen més complejas a medida que se amplian las operaciones de la organizacién, esto deter- mina el tipo de informacién requerida. En una empresa pequefia, manejada por su propio duefo, opm PROCESO PRIMARIO Flujo de intercambio con el Entorno Flujo nternos Retroalimentacién Positive Indica Transformacion A.Limone, 1878 Figura 1. Ciclo Basico de Transformaciones en una empresa de naturaleza fabril ‘ua juca upc as esmtug ey /Lonade a 1 Funsmentos det Site Conable ert Sha Palnecros précticamente todos los datos estén en su mente, tiene la informacién de inmediato, en tiempo real. Cuando la empresa aumenta de tamafio, aumentan sus operaciones e interacciones internas ¥-con el entorno, generando un aumento de la recoleccién de datos, procesamiento y distribucién de la informacién, por lo tanto, surge la necesidad de disponer de més informacién, globalizada y también desagregada, y de un sistema que permita administrarla y proporcionarla a los adminis- tradores y a otros usuarios. Elsistema de informacién de la empresa provee informacién a la administracibn, para apoyarla en las funciones de toma de decisiones y de control, posibilitando el desarrollo de las operaciones y manejo de los recursos de la manera més eficiente. Se entiende por informacién al conjunto de datos que tienen significado o utilidad para el usuario, Existen elementos bésicos en la empresa: personal, dinero, existencias, maquinarias, equipos instalaciones en general, otros bienes ¢ intangibles tales como marcas, patentes, derechos. Ademas de estos elementos tan importantes, también constituye un elemento fundamental a Informacién, que al igual que los otros recursos debe ser administrado adecuadamente. Laempresa tiene objetives, siendo uno de los principales el maximizar sus beneficios o resultados positivos y la administracién le otorga las herramientas para lograrlo. ‘Adiministrar una empresa es combbinar todos ls elementos que laintegran (personal financieros, materiales e inmateriales) de tal modo que se logre satisfacer de la mejor manera posible los objet +v0s definidos para la organizacién y los de quiones participan o interactdan con ella, sean clientes, proveedores, propietarios, trabajadores, organismos fiscales, organismos contralores, otros. El proceso decisional corresponde a la seleccin de una alternativa entre varias, y para llevarse «a cabo requiere una adecuada informacién. Tal informacién incluye datos obtenidos en la empresa y otros recogidos del entorno (por ejemplo, modificaciones en los tipos de cambio, tasas de interés, demanda por el producto). La informacién constituye un elemento imprescindible para la planiticacién y el proceso de ‘control. Para la planificacién se requiere, entre otra, informacién sobre variables controlables (nivel de produccién, por ejemplo), no controlables (cotizaciones moneda extranjera, precios de materias primas en periodo de inflacién), sobre recursos financieros, humanos, materiales. En el proceso de control se obtiene informacién sobre las desviaciones respecto de lo programado que ‘su vez es empleada para tomar nuevas decisiones. Este proceso se realiza durante el desarrollo de las operaciones y no solamente al final, de esta manera se puede corregir oportunamente las desviaciones que se detecten. Proceso de toma de decisiones tapas 4. Detectar la oportunidad o necesidad de tomar una decisin, es decir, captar la existencia de alguna situacién que deba ser resuelta; 2. Detectar las posbles alternativas de accién y evaluar los pro y contra de ella; 3. Elegir la alternativa més eficaz 0 eficiente. En general un sistema de informacisn esta basado en sistemas computacionales, por lo tanto utiliza hardware y software; manuales de procedimientos; modelos para el andliss, la planeacién, el control yla toma de decisiones; ademés, utiliza una base de datos. El ster de informacién se subdivide en subsistemas, dado que ls funciones organizacionales y ‘operacionales son variadas y tienen diferentes requerimientos de informacién. Esasicomo podemos distinguir entre otros los subsistermas de mercadotecnia, produccién, personal, finanzas. Coptut 1 La tmpresy sures cn enamo 6 Todos los subsistemas de informacién que se definen para satisfacer los requerimientos de los usuarios de los distintos niveles, hacen uso de los mismos datos que son compartidos a partir de tuna base de datos. La base de datos es el principal recurso para la integracién de los miltiples subsistemas, En las organizaciones se pueden distinguir generalmente tres niveles de decisores: + Estratégico, + Téctico o de gestién, + Operative. De manera simple se podria indicar que: + Nivel estratégico, es aquel en el cual se decide el futuro de la empresa en el largo plazo, aqui se define la estrategia de la empresa, se establece el horizonte que se quiere aleanzar; + Nivel téctico, es equel en el cual se detinen las politicas,procedimients, los planes de desarrollo de ls estrategia, es decir, se establecen las acciones que se han de realizar en el corto plazo para alcanzar los objetivos de largo plazo; + Nivel operativo, es aquel en el cual se toman decisiones para realizar las acciones, que luego se concretan produciendo los intercambios de flujos de recursos entre la empresa y el medio con el cual interactis Cada uno de estos niveles tiene distintes requerimientos de informacién, ademas sise observa la Figura 2, el lector notaré que al referirse a ellos se les presenta en una estructura piramidal, la raz6n es porque a mayor nivel de responsabilidad en las decsiones se requiere informacién mas global, en cambio al bajar hacia los niveles operativos la necesided de desagregar 0 descomponer la informacién aumenta, E! primer nivel, la base de la pirémide, es el nivel operativo que comprende la informacién rela- cionada con el procesamiento de las transacciones y es capaz de proveer la informacion requerida para las operaciones de control diario. Elsiguiente nivel comprende los recursos de informacién capaz de satisfacer los requerimientos, ara ayudar al nivel tactico de la organizacidn. En este nivel queda comprendido la adquisicion y ls organizacién de los recursos, la estructuracién del trabajo, el reclutamiento y entrenamiento de personal, es decir, se ocupa de los medios cémo lograr los objetivos de la organizacién, £1 nivel més alto comprende los recursos de informacion capaces de satisfacer requerimientos de informacién al nivel estratégica, el nivel més alto de la administracion. En este nivel se definen los objetives estratégicos, se define el rumbo de la organizacién, Cade nivel de procesamiento de informacién, cuando es necesario, utiliza los datos propor- cionados por alguno de los otros niveles, también se incorporan nuevos datos sobre actividades 0 factores externos a la empresa y que le afecten o la puedan afectar. Las decisiones que tomen los administradores en la empresa, entendiendo como tales a aque- los que planifican, administran y controlan los procesos, necesariamente producira acciones, sean correctvas, de asignacién de recursos o de nuevos procesos ‘Necesidades de informacion para la planificacién Del entorno + Consideraciones politices y gubernamentales + Tendencias demograficas y sociales + Tendencias econémicas + Ambiente tecnolégico LOS USUARIOS Y SUS REQUERIMIENTOS DE INFORMACION Datos dela Competencia “Ambientales Usuarios Extornos aT ‘Medio Ambiente: - Empresas de le Competencia *Consumidores ‘Empresa Entrega - Organismos Fiscalizadores Recursos al Medio - Proveedores “Otros 8. sSilva, 1997 | sistema de informacién y los niveles decisionales en una empresa de naturaleza fabril, i i i i 3 5 i A i a i il el decislonales en una empresa de naturateza fabri ema de informacién y los ni jon entre Figura 2. fe! Capt La Empresa suc con elena 0 # Factores de produccién + Factores internacionales + Globalizacion * Condiciones de las entidades relacionadas De la Competencia ‘+ Demanda del sector + Demanda de la empresa + Situacion de la Competencia ‘+ Pasado: Costos, rentabilidad, participacién de mercado + Presente: Estrategia de precios, publicidad, productos, canales de distribucién + Futuro: Investigacién y desarrollo de nuevos productos, incorporacién de nueva tecnologia Intema + Estrategias + Politicas + Recursos + Pronéstico de ventas + Plan financiero + Gestién del personal Informacion de Control De Mercado Informacién referida al desarrollo del presupuesto de Ventas De Adquisiciones Actividad real versus presupuesto de Compras De Produccién Actividad real versus presupuesto de Produccién De Personal Desempeno del personal versus el Plan de Desarrollo del Recurso Humano De Finanzas Actividad real versus presupuesto financiero 3, REQUISITOS Y CARACTERISTICAS DE LA INFORMACION El Sistema de Informacién debe entregar como producto informacién que sea itil para la toma de decisiones de todos los interesados en el conacimiento de ella y que se encuentren autorizados para accederle, por esto, debe cumplir con los requisites de Utilidad y Equidad. Utilidad, y por tanto satisfacer las caracteristicas de: Completa Que proporcione todos los datos necesarios para tomar la decision, Precisa Que esté exenta de ambigiedad, que sea lo més cercana a la exacttud. Verificable Que sea comprobable mediante demostracién, con documentacién de apoyo. cy Funoertosdel Sema Conta Berta Sita Palvecinas Relevante _: Que se refiera a hechos significativos que apoyen a la decisién, Comprensit Que proporcione datos inteligibles. Oportuna —_: Que se proporcione en el tiempo y lugar convenientes. Equidad, y por tanto satisfacer las caracteristicas de ser: Objetiva : Que presente los hechos sin deformaciones. Confiable = Que esté conforme a normas que le den credibilidad. Todes estas caracteristicas se complementan y no son excluyentes. La equidad es una caracteristica imprescindible para que la informacién sea considerada con- fable. En el Ambito contable, el Intemational Accounting Standards Board (IASB) sefala a esta caracteristica denomingndole neutralidad,y se refere aellaindicando que “Los estados financieros no son neutrales, si mediante la selecci6n o presentacién de la informacién se influye en la toma de decisiones o en el criterio para lograr un resultado o consecuencia predeterminados.” En relacién 2 los estados financieros, otro aspecto a considerar debe ser la consistencia en la elaboracién de la informacién contable, esto es, teniendo en cuenta que la determinacién de la cifras que aparecen en los informes contables puede ser realizada utilizando diferentes métodos, bajo diferentes ci cunstancias, y que la comparacién de los estados financieros de un aio con los de afios anteriores es ‘una préctica comiin de las empresas, Por tanto, se requiere de una guia o norma que asegure que el contenido de estos informes puede ser comparado. Esto no quiere decir que todos los componentes de un item deben recibir un mismo tratamiento, sino que el tratamiento que se dé a cada uno de ellos debe mantenerse constante a través de un mismo periodo y de los periodos siguientes. Por ejemplo, en el rubro maquinarias del Activ Fijo, pueden coexistir maquinas depreciadas en base al método lineal y maquinas depreciadas en base a un método acelerado; pero, en ambos casos, el sistema debe mantenerse consistente durante el ejercico y los ejercicios siguientes, El monto y la naturaleza del cambio y su efecto en los informes de la posicién financiera y de resultados de cada periodo son muy importantes para los usuarios de la informacién y pueden influir en su detisién. Por esto, las personas interesadas deben poder asumir que los sucesivos estados financieros de la empresa estén preparados consistentemente en base a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA)‘. Si los principios y criterios contables no son aplicados consistentemente, las diferencias en activosylo pasivos pueden ser la consecuencia de la normativa y procedimientos utiizados, mas que el resultado de los cambios en los negocios o de tna efectiva gestion de la administracion, Elconcepto de consistencia comprende la aceptacién de cambios de un método a otro, los cuales son aceptados cuando se considera que efectudndolos se mostraré més exactamente un resultado © una posicién financiera; en este caso, la explicacién y razén del cambio deben ser especificadas en une nota explicativa, indicando ademas el efecto en los resultados, derivado del cambio. » Ena reestructuracién, en el periodo comprendido desde 1997 hasta marzo 2001, el International Accounting Standards Committee, IASC, se transforma en la Fundacin IASC dela cual depende el arganismo responsable dels normas de contabilidad, el LAB, Intornational Accounting Standards Board (|AS). EIASD se establecié en enero de 2001 para reemolazar a su predecesor el IASC. La creacion del IASB surgi de la recomendaciones de Strategy Working Party (SW) que se creé en 1997 ‘_Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados denominados con frecuencia de esta manera, noobstante, seria preferble y mas preciso referirse a ellos como criteriosy normas contables. oe Rode var addres Coptulet #13 Empresa yu recin con lenin » 4. USUARIOS DE LA INFORMACION Se distingue a los usuarios como internos o extemos. Externos, son aquellas personas naturales o juridices que interactuan con la empresa a través de una relacion que existe actualmente 0 que pueda establecerse en el futuro y que reauieren de la informacion que ella les proporciona, para llevar a cabo sus propics procesos decisionales y administrativos y que pueden o no afectar a la empresa. Algunos de ellos, son los proveedores, instituciones financieras, organismos fiscalizadores, inversionistas, personal de la propia emprese cuando la requiere para una decision o accién fuera del marco de la realizacién de la gestisn laboral Que le compete, y otros. Internos, son los administradores en los diferentes niveles de la organizacién, es deci, a aque- Hlas personas que forman parte de la estructura organizacional y que requieren de la informacion de la misma para realizar Ia toma de decisiones y las acciones que les competen segiin el rol que desemperian en la empresa, Los usuarios del sistema de informacién constituyen la base fundamental de éste por sus re- querimientos de informacién. Por ello, el contador debe participar activamente en la definicién, lanificacion, disefo, implementacién, desarrollo, mantencion y control del sistema de informacién contable. En toda organizacion, la informacién en general, sea de indole cuantitativa o cualitativa, constituye un elemento imprescindible para la Planificacién y Control. La informacién que usan los administradores es aquella procesada en gran parte por el sistema contable, o proviene de la informacién que se origina en ese sistema, Diremos que el campo de la Contabilidad esta constituido basicamente por la Contabilidad Financiera y la Contabilidad Administrativa 0 Gerencial. La Contabilidad Financiera se ocupa principalmente de la preparacién y presentacién de infor- macién contable alos usuarios externos de la empresa. La Contabilidad Administrativa esté referida a la preparacién y presentacién de informes contables a los responsables de la administracién de la empresa, en cualquiera de los niveles decisionales, es decir, estd orientada al usuario interno. Anteriormente se sefiald que en el sistema de informacién de la empresa se pueden distinguir variossistemas menores tales como el de Finanzas, Recursos Humanos, Produccién, Comercializaciin, ‘otros y el Sistema Contable; este Gitimo es nuestro objeto de estudio en este texto. 5. EL MARCO CONCEPTUAL PARA LA PREPARACION Y PRESENTACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Es importante resaltar que al mes de abril de 2006 se encuentra en proceso de revisién el Marco Conceptual para la Preparacién y Presentacién de los Estados Financieros, preparado por la Comi- sién de Principios y Normas de Contabilidad del Colegio de Contadores de Chile A.G. En noviembre de 1971, el H. Consejo Nacional del Colegio de Contadores de Chile cred la Comisién de Principios y Normas de Contabilidad, para cumplir con una resolucién adoptada en él Cuarto Congreso Nacional (septiembre 1970) y con la disposicién contenida en la letra g) del Art. 13 de la Ley N° 13.011, que le otorgé la facultad para “dictar normas relativas al ejercicio profesional” En mayo de 2004, el Colegio de Contadores de Chile A.G,,suscribié un convenio con el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y el Fondo Multilateral de Inversiones (FOMIN) para “inserter a Chile en e! mbito internacional, aplicanda criterios uniformes en la presentacidn de informacién financiero contable, facilitando la integracién comercial". En este convenio se enmarca el Plan de Convergencia de la normativa chilena hacia las Norras Internacionales de Informacién Financiera y hacia las Normas Internacionales de Auditora, 2» undameros del Sstema Conable / Berta Sika Palaces En materia de normas contables se ha decidido adoptar la normativa emitida por el IASB, las Normas internacionales de Informacién Financiera, NIIF. y ademas el Marco Conceptual para la Preparacion y Presentacién de Estados Financieros emitido por el Consejo del IASC en abril de 1989, y adoptado por el IASB en abril de 2001. El plazo para que se cumpla esta adopcion es hasta diciembre de 2008, por lo tanto a partir de enero de 2009, en Chile se deberé haber incorporado a la normativa chilena las normas emitidas por el IASB. EI Marco Conceptual del IASB ha tenido en cuenta los marcos publicados en Australia, Canada ¥ los Estados Unidos y es bastante similar a ellos, Ademds ha tenido en cuenta los marcos impli-

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