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FACULTAD DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y

GESTIÓN

ANÁLISIS DEL FUNCIONAMIENTO DE

GESTIÓN DE ADQUISICIÓN DE
RECURSOS E INSUMOS EMPRESA
RODRIGO HERMOSILLA Y CIA LTDA
PROPONIENDO CREACIÓN
DEPARTAMENTO
ADQUISICIONES
Y REDUCIR COSTES AL PORCENTAJE
MINIMO

Trabajo de Titulación presentado en conformidad a los

requisitos para obtener el Título de Técnico en
Administración de Empresas.

Profesor Guía: Carlos Calderón

Marcela Rojas Rodríguez

COPIAPO-CHILE 2022
DEDICATORIA
Dedicado a la Universidad de Atacama, Profesores y en especial a mi
Familia.

AGRADECIMIENTOS
Agradezco a la Universidad los consejos y ayuda brindados durante estos
años de estudios, después de años de esfuerzo, sacrificio y dedicación. A
cada uno de los docentes, quiénes con su apoyo y enseñanzas constituyen
la base y nacimiento de mi vida profesional.

A Empresa Rodrigo Hermosilla y CIA Ltda., que otorgó la oportunidad

de realizar Práctica Profesional y poner en poner a prueba los
conocimientos adquiridos durante estos años de estudios, así como
también el desarrollo personal y profesional, y agradecerles por el apoyo
constante brindado por la empresa, de enorme capital humano, los cuáles,
nunca me abandonaron en el proceso.

“A veces hay que pasar por caminos

difíciles, para llegar a

Destinos maravillosos”
TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN..............................................................................................................................4
OBJETIVO GENERAL......................................................................................................4
OBJETIVOS ESPECIFICOS..............................................................................................4
ABSTRAC..............................................................................................................................6
GENERAL OBJECTIVE....................................................................................................6
SPECIFIC OBJECTIVES...................................................................................................6
INTRODUCCION..................................................................................................................7
ESTRATEGIAS DE COMPRAS............................................................................................8
CAUSAS DE RETRASOS EN EL PROCESO DE COMPRAS.........................................10
MISION.................................................................................................................................11
VISION.................................................................................................................................11
JUSTIFICACION..................................................................................................................12
POLITICA DE INVENTARIO.............................................................................................13
PROPUESTA DE SOLUCION............................................................................................15
RECOMENDACIONES.......................................................................................................16
CONCLUSION.....................................................................................................................17
GLOSARIO...........................................................................................................................18
BIBLIOGRAFIA...................................................................................................................19
RESUMEN

RODRIGO HERMOSILLA Y CIA LTDA, es una empresa que se dedica a prestar

servicios de gestión, diseño y soluciones en el ámbito de las telecomunicaciones en el
Norte del país. Son especialistas en servicios de radio comunicaciones análogas, digitales y
en la implementación de sistemas digitales de radiocomunicaciones, utilizando la
plataforma Mototrbo como soporte de servicio. La empresa está compuesta de dos Áreas las
cuáles son Redes y Radios, respectivamente.

La Empresa se dedica a la instalación de diferentes equipos (radios), ya sea para

camionetas o para vehículos mayores. También se entrega el servicio de arriendo de
equipos a diferentes empresas mineras de la Región, confeccionando sitios de
comunicación radial mantención y venta de equipos.

También instala antenas de transmisión radial en diferentes puntos de la región para la

conexión de Internet de tipo Domiciliario o para Empresas.

La entidad cuenta con una nómina total de 17 trabajadores, la incluye: 07 trabajadores en

terreno, 03 en el área de radios, 03 en el área de redes, 02 administrativas, 01 gerente y el
dueño. Actualmente ,, cuenta con 20 contratos de Arriendo de Radio, en Redes con 10
contratos de arriendo de Internet de Empresas y más de 100 Contratos de Internet
Domiciliario.
ABSTRAC

RODRIGO HERMOSILLA Y CIA LTDA. It is a company dedicated to providing

telecommunications services in the north of the country, dedicated to the design and
management of telecommunications solutions; specialists in analog and digital radio
communication services, implementation of digital radio communication systems. Through
the mototrbo platform. This company is made up of two areas: networks and radios.

Radios: It is dedicated to the installation of different equipment, whether for trucks or

larger vehicles, as well as leasing radios to different mining companies in the region,
making radio communication sites and the maintenance and sales of this equipment.

Networks: It is dedicated to installing antennas in different parts of the region for the
Internet connection, either at home or for companies.

This company has a total of 17 workers including: 7 field people, 3 in the radio area, 3 in
the network area, 2 administrative, the manager and the owner, currently it has 20 radio
rental contracts, in networks with 10 company internet rental contracts and more than 100
home internet contracts, among their shortcomings is that they do not have an acquisitions
department since the heads of areas buy the products when each one of them needs them
and They are bought by the projects that are tendered as in the daily services.
OBJETIVO GENERAL

 Analizar el funcionamiento de la Empresa respecto de la adquisición de Equipos e

Insumos, proponiendo soluciones en búsqueda de mejorar la gestión de recursos
y reducción de costos

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Analizar el funcionamiento del sistema de procesos de la Empresa y las interacciones en sus

componentes relacionados con abastecimiento con el fin de tener un conocimiento en
profundidad del fenómeno a estudiar.

 Formular propuesta de creación de un Departamento, Área, Sección o Persona

Encargada específicamente al aspecto Adquisiciones y Abastecimiento.

 Generar un Modelo de Gestión de Compra que permita mejorar el resultado financiero de la

Empresa, generando ahorros en el proceso de Compra y nivel de Inventario.

 Creación de un Sistema de Registro de Insumos y Equipos disponibles por medio

de Paquetes de Office (Planillas Excel) que entreguen un información inmediata
y actualizada con el detalle de los materiales disponibles en bodegas de
almacenaje y las necesidades mediatas a cubrir .

 Promover Mejoras Funcionales en post de aumentar la Eficacia de la Empresa,

generando beneficios en cuanto al aumento de la Productividad y Tiempo; y
Mejoras en la Relación Costo - Beneficio.

 Desarrollar Estrategias, Sugerencias y Entrega de Información respecto a la

Organización Laboral, que impliquen mejoras en beneficio de la Empresa.
Para el primer objetivo específico, se propone un medio centralizado más eficiente de administración que
permita una mejora de los tiempos de entrega y disponibilidad de los productos requeridos por los clientes
internos para compras urgentes, manteniendo la estructura requerida por el modelo de compras para un
proveedor validado en sistema. En el caso del segundo objetivo específico, se propone un proceso de
compras con proveedores no listados en la base de datos del sistema bajo el modelo de concentración en un
proveedor central, que optimice las compras. En ambos casos, se buscó obtener mejoras a los procesos
administrativos de compras.
INTRODUCCION

La Empresa RODRIGO HERMOSILLA Y CIA LTDA, de una dilatada trayectoria en el ámbito de las
telecomunicaciones, destaca por una completa dedicación en la entrega de servicios de alta calidad y un
constante compromiso con sus clientes. Con una sólida reputación y presencia en la Región de Atacama en
el área de las telecomunicaciones, cuenta con un alto rendimiento en la entrega de sus servicios, los cuales
han contado con una amplia aprobación de sus usuarios. Con un buen soporte técnico, logística eficiente y
una plataforma de transmisión estable, ha mostrado una constante evolución tecnológica y en la calidad
servicio entregado a sus usuarios.

En el aspecto de funcional, acorde al plantel laboral, tiene total cobertura en el aspecto técnico de las
actividades propias de su rubro.
Por otra parte, al revisar los puntos débiles en el funcionamiento de la Empresa estudiada, se ha detectado la
ausencia de un Departamento, Área ó Encargado de Adquisiciones, ya que los jefes de las áreas restantes,
compran los productos acorde a las necesidades que vayan surgiendo. Cada uno de los distintos encargados
de área, acorde y a criterio personal, y de acuerdo a las necesidades que detecten al realizar sus labores,
van comprando los insumos, materiales y equipos requeridos por los proyectos que se licitan, como en los
servicios diarios, ejecutando la función más bien de una forma intuitiva y sin un control de registro ni de
planificación previa.
Atendiendo a la resolución de las necesidades mencionadas con anterioridad, se sugiere la implementación
y creación de un Área de Abastecimiento, que entregará entre otros beneficios:

 Control de insumos y equipos: Mediante Planillas de Registro y Control, permitirá cubrir

las necesidades de ésta índole, así como generar inventarios actualizados y de fácil acceso
(Planillas de Control).
 Mayor celeridad en la adquisición de los insumos y equipos: al tener control y registros
actualizados, permitirá tener con menor tiempo de respuesta las necesidades requeridas a
cubierto.

 Facilitación y reducción de sobre carga laboral para los encargados de las otras Áreas:
contribuyendo al óptimo aprovechamiento de los tiempos laborales reduciendo distractores y
generando instancias para desarrollar tareas relacionadas con el trabajo en sí y descansos.
 MISIÓN

RODRIGO HERMOSILLA Y CIA LTDA Es una empresa dedicada al diseño y gestión de soluciones en
telecomunicaciones; especialistas en servicios de radiocomunicaciones análogas y digitales, implementación
de sistemas digitales de radiocomunicaciones a través de la plataforma MOTOTRBO cuenta con un
personal debidamente capacitados en e l área de radiocomunicaciones que pueden brindar a los clientes un
servicio de calidad cumpliendo expectativas.

VISIÓN

Nos proyectamos para el 2023 como una empresa con grandes conocimientos en la Región de Atacama por
el trabajo en Radiocomunicaciones, de tal manera que siga siendo identificada por la calidad y confiabilidad
de su servicio

(Imágenes cedidas por la Empresa, Archivo Personal Investigadora)

MATERIALES, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS UTILIZADAS POR LA EMPRESA

MATERIALES QUE UTILIZA CADA ÁREA

RADIOS REDES
Radios digitales de modelos diferentes Gabinetes
Cables de alimentación Cámaras de seguridad
Duplexores Repetidores de WIFI
Silicona Cables
Baterías de los equipos Diferentes tipos de antenas
Antenas Baterías
Clip Entre otros.
Cargadores
Conversor de voltaje
Micrófono
Clip
Perillas
Entre otros.
 IMÁGENES EMPRESA

Personal Empresa funciones Administrativas Equipos Informáticos del Soporte Digital

Almacenaje de Insumos y Materiales de reducido

volumen
 ANÁLISIS

Tras la elaboración del Proyecto y Análisis de las funciones realizadas en la Empresa, y tras
detectar escasa prolijidad en el la compra de insumos y abastecimiento, se sugiere la
creación de un Departamento de Adquisiciones para la cumplir cabalmente con las
necesidades del establecimiento y la reducción al mínimo del costo del insumo,
contribuir en la adquisición es el acto de obtener algún producto o servicio mediante una
transacción. Esto exige que el demandante realice una orden de compra y que el pago sea
aceptado por el ofertante. Ya que una Empresa sin el Departamento de Adquisiciones no
funciona de manera eficiente, la función principal de éste es darle solución y suplir cada
una de las necesidades de los miembros de la Empresa, en torno al desarrollo de sus
funciones, hacer mejor la gestión en cuanto a la búsqueda de proveedores apropiados, que
brinden a través de una negociación, un buen precio, producto o servicios de calidad y
entregas en tiempo óptimo.

El Área de Compras debe ser responsable en la distribución de los costos y los gastos que
se generan en la Empresa en éste ítem. Financieramente debe ser un buen negociador para
la adquisición de los productos o servicios que se vayan a utilizar para el buen desarrollo y
funcionamiento de la empresa. La búsqueda, comparación, evaluación y selección de
proveedores, es una de las tareas más importantes, que permite garantizar y mantener la
calidad de un producto o servicio al cliente. Una buena gestión del Departamento de
Compras garantiza que los bienes, servicios e inventarios que se necesitan para la
operación del negocio, estén organizados, disponibles y que aporten a que los Productos y
Servicios sean entregados a tiempo.
ESTRATEGIA DE COMPRAS

Para alcanzar los objetivos planteados y lograr un adecuado aprovechamiento de los

recursos, se requiere establecer una Estrategia de Compras de acuerdo a las necesidades
de la organización, para ello es importante tener en cuenta que la Gerencia de la
Organización debe crear el Departamento o Área de Compras, la cual debe convertirse en
una fuente se servicios internos que mejore la competitividad y arroje resultados positivos
para los intereses de la organización.

De acuerdo a la información de la matriz FODA, se puede evidenciar, actividades que

deben ser mejoradas dentro del proceso de compras, por tal motivo se deben desarrollar
estrategias que permitan minimizar las debilidades, amenazas y debilidades, y por otra
parece, detectar oportunidades con el fin de posible fortalecer el proceso de compras.

El Área de Compras, cumple un papel estratégico en una Organización y las decisiones que
se toman, son de vital importancia para el buen funcionamiento de la Empresa. El objetivo
primordial de esta Área es mejorar la rentabilidad de la Compañía, a través, de una buena
negociación con los proveedores. Como el Departamento de Compras es un Área muy
importante en la Empresa, se denota la necesidad de realizar un análisis detallado al
proceso de compras, posterior a ello elaborar un informe de gestión de las compras, para
identificar las falencias y crear las estrategias para mejorar el proceso y la organización de
materiales, insumos y herramientas para el desarrollo y buen funcionamiento del área, el
cual debe ir de la mano con el objetivo general de la Empresa.
ESTRATEGA DE COMPRAS

CONOCIMIENTO DEL
MERCADO

CONTROL DE
GASTOS IMPORTANCIA DE
ESTRATEGIA LA FUNCIÓN DE
RELACIONADOS
CON LA ACTIVIDAD DE COMPRAS LAS COMPRAS

ORGANIZACIÓN DEL
DEPARTAMENTO DE
COMPRA

MODELOS DE MEJORAS ESTRATEGIA DE COMPRAS

Concentrar volumen, mejorar procedimientos, negociar precio, optimizar

relaciones con proveedores, mejorar base de proveedores y estandarizar
productos, son las seis estrategias de compra para optimizar los costos.
INVESTIGACIÓN:
SISTEMA DE COMPRAS Y DE MERCADO BASADO EN LA ADQUISICIÓN
¿QUE ES UNA CADENA DE SUMINISTRO?

Una cadena de abastecimiento de suministros no es más que todas las actividades relacionadas con la
transformación de un bien, desde la materia prima hasta el consumidor final, muchas veces nos llega a
nuestras manos un producto, sin darnos cuenta que ha pasado por un proceso para que llegue a ser el
producto que nos llega como consumidores, ése proceso es el que conocemos como cadena de
abastecimiento.

Es una red de instalaciones y medios de distribución que tiene por función la obtención de materiales,
transformación de dichos materiales en productos intermedios y productos terminados y distribución
de estos productos terminados a los consumidores.

En una cadena de abastecimiento va a estar presente la logística, ya que tiene como objetivo abastecer
los materiales necesarios en cantidad necesaria, calidad y tiempo requeridos al costo más bajo posible,
lo cual será traducido en mejor servicio al cliente.

Una cadena de suministros consta de tres partes: el suministro, la fabricación y la distribución.

La parte del Suministro se concentra en cómo, dónde y cuándo se consiguen y suministran las
materias primas para fabricación.

La Fabricación convierte estas materias primas en productos terminados y la Distribución se asegura

de que dichos productos finales lleguen al consumidor a través de una red de distribuidores,
almacenes y comercios minoristas. Se dice que la cadena comienza con los proveedores de tus
proveedores y termina con los clientes de tus clientes.
ELEMENTOS DE UNA CADENA DE SUMINISTROS

La cadena de suministros cuenta con tres elementos, los procesos, los componentes y la estructura.
Los procesos se refieren a las actividades que se realizan por los miembros dentro de la cadena, los
componentes se refiere a la integración y el manejo que debe existir entre los procesos y la estructura
se refiere a los miembros con los que existe una unión entre los procesos (Stock y Lambert, 2001).

IMPORTANCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS

Muchas organizaciones están logrando una ventaja competitiva significante por la forma en la que
configuran y manejan las operaciones de la cadena de suministros (Chase, Aquilano, and Jacobs,
2002, pp. 332-333). La logística es un conjunto de actividades funcionales que son repetidas muchas
veces a través del canal, en el que los insumos son convertidos en productos terminados y
posteriormente enviados al consumidor y, en cada actividad, el producto obtiene un valor agregado
(costo). Por consiguiente (Ballou, 1999, p.7) plantea que “la administración de la logística empresarial
está popularmente referida como el manejo o administración de la cadena de suministros”.

Una exitosa cadena de suministros entrega al cliente final el producto apropiado, en el lugar correcto y
en el tiempo exacto, al precio requerido y con el menor costo posible.

La cadena de suministros agrupa los procesos de negocios de múltiples compañías, así como a las
diferentes divisiones y departamentos de nuestra empresa.
 CAUSAS DE RETRASOS EN EL PROCESO DE COMPRAS

Una vez revisado el proceso del departamento de compras, de RODRIGO HERMOSILLA Y

CIA LTDA, se logró identificar las siguientes falencias.

 Al no contar la empresa con un Área de Abastecimientos y Compras no cuenta con

estamentos dedicado exclusivamente a desarrollar funciones vitales como
Almacenamiento de Materiales, Insumos, Herramientas y Equipos; no cuenta con
Planillas de Registro ni de Control de Recursos , donde se dé entrada y salida de
Mercancía, a modo de verificar con exactitud ante una requisición de material, la
existencia o no del articulo solicitado en obra, así como la posibilidad de
optimizar recursos.

 Cada Jefe de las Áreas restantes, compra los materiales que necesita cada
sección de un modo basado más bien en lo intuitivo, sin un soporte sólido ni
información complementaria , buscando la prontitud para ejecutar y
desarrollar los trabajos licitados a diario.

 No existe un Plan de Compras para atender de manera oportuna las necesidades en

el proyecto, todo insumo y material, hasta la fecha, es requerido de manera
inmediata o con muy poco tiempo, sin planificación previa que permita lograr
Proveedores que entreguen un abanico de opciones de calidad, variabilidad y
coste.

(Imágenes cedidas por la Empresa, Archivo Personal investigadora)

 JUSTIFICACIÓN

La relevancia sobre el proceso de compras de las empresas en la actualidad, hace que cada vez más
busquen tercerizar aquellas actividades que no dan un valor adicional a su gestión, permitiéndoles
concentrar sus capacidades centrales para potenciar sus ventajas competitivas

Evaluar el proceso de funcionamiento de ésta empresa ha reportado una serie de datos e

información de cómo es en detalle el andamiaje y comportamiento de los distintos proceso
que compone la cadena de producción hasta llegar al producto final. El estudio y
observación de los distintos fenómenos en terreno aporta con la posibilidad de aplicar
instrumentos de registro y medición de los datos obtenidos, que sumarán una visión
objetiva, de fácil análisis, clasificación y tabulación de dicha información. La creación dé
un Área o Departamento de Compras y Abastecimiento enfocado en optimizar la buena
organización de los componentes de la entidad, así como mejoras en las gestiones
aplicadas al realizar la labor referida, se convertirán en un referente que contribuirá a la
toma de buenas decisiones en la Empresa y destinadas a beneficiar al cliente. Una buena
gestión del Departamento de Compras puede garantizar que los bienes, servicios,
productos, materiales e inventarios, que se necesiten para la operación del proyecto estén
organizados y a tiempo. Así como también financieramente se puede visualizar el recurso
económico invertido en el proyecto, que a su vez sirve de precedente para futuras
inversiones en este orden de ideas. Teniendo en consideración que la Empresa no cuenta
con un Sistema Organizado de Compras de Materiales y no profundiza en opciones para
los presupuestos para el proyecto general en los tiempos acordados, surge la necesidad de
acuerdo a lo que sugiere el análisis del Procesos actual de Compras, de buscar mejoras en
los procedimientos. Existen muchos Métodos y Herramientas que pueden ayudar al
Departamento de Compra a diversificar los Proveedores, implementar una competencia en
cuanto a precios entre los Proveedores que ofrecen el Producto, Registros de Órdenes de
Compras, Control de Stock, Control de Recibo y Entrega hacia operarios del material
solicitado, están dentro de lo sugerido en beneficios de los procesos y su eficiencia.

El proceso de provisiones con los proveedores se inicia con la comunicación formal del documento de
adquisiciones generado a través de una orden de compra. Este proceso tiene una lógica previa y un ciclo que
depende de la necesidad del servicio, de la generación de una solicitud interna de materiales, de la creación
de una solicitud de pedido, de la creación de la orden de compra con un proveedor creado en la base de datos
del sistema, de la liberación de esta orden de compra por los aprobadores según el monto de compra y
finalmente, de la comunicación formal hacia el proveedor de la orden de compra, lo que hace que una
necesidad de adquisición de cualquier servicio o producto, pueda traducirse hasta en 30 días de demora
sobre la fecha de necesidad, dependiendo del seguimiento que se haga sobre la solicitud y de la fluidez que
el sistema actual, tanto informático como de procesos internos permitan.

Esto por lo general, redunda en procesos ineficientes, de calidad limitada o reducida, donde las variaciones a
los diseños de los proveedores implican una demora adicional en las entregas, con poca fiabilidad y escasa
garantía de los servicios y/o productos solicitados.
METODOLOGÍA

Serán aplicados instrumentos de uso universal en la Metodología de Investigación usados en la

Administración de Empresas, los cuáles serán explicados con brevedad:

1.- Método Foda: Las siglas FODA (también conocidas como DAFO o DOFA) significan
«Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas», y resultan de sus correspondientes en
inglés, SWOT: Strenghts, Weaknesses, Opportunities y Threats. Un análisis FODA o DAFO es una
herramienta diseñada para comprender la situación de un negocio a través de la realización de una
lista completa de sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Resulta fundamental para la
toma de decisiones actuales y futuras.
2.- Método: 5 fuerzas de Porter: Las 5 Fuerzas de Porter es un diagrama estratégico muy utilizado
en el sector de los negocios que sirve para analizar las fuerzas competitivas de una empresa. De esta
forma, aprovechar las oportunidades presentes del mercado y a su vez disminuir las posibles
amenazas.
Este modelo lo creó Michael Porter en el año 1979 con el objetivo de analizar la rentabilidad que tiene
un sector en específico, teniendo en cuenta la estructura del mercado para valorar si es posible
establecer un negocio en dicha área. La herramienta está compuesta por las siguientes cinco fuerzas:

1. Poder de clientes: Esta área del modelo indica que, si el cliente tiene muchas opciones o
productos sustitutos, tienen un mayor poder de negociación. De este modo, la empresa se verá
obligada a establecer nuevos precios, promociones o descuentos y lanzar nuevos productos para
diferenciarse de su competencia.

2. Amenaza de nuevos competidores: Cuando existe más competencia en el mercado, usualmente es

debido a la mayor disponibilidad de materia prima en la industria, gracias a esto el número de
ofertas irá en aumento.
Pese a que suena bastante sencillo, resulta realmente difícil ingresar a un sector consolidado, ya sea
por las altas tasas de aranceles, saturación de mercado, limitaciones con los canales de distribución
o simplemente, por falta de experiencia. Utilizando esta fuerza, puedes conocer las ventajas frente a
tu competencia y realizar acciones contra ellos. Pero no olvides que entre más sencillo sea el acceso,
más fácil puede consumirse la tarifa del mercado.

2. Poder del proveedor: Similar a la fuerza de los clientes, esta región de la matriz indica que si
existe mejor agrupación de los proveedores en lo que respecta a pedidos, recursos y precios,
estos generarán un mercado mucho más atrayente. Sin embargo, un mercado con pocos
proveedores no puede ofrecer el nivel adecuado de recursos a cualquier empresa.
3. Amenaza de productos sustitutos: En este sector están situadas aquellas empresas que pueden
elaborar y ofrecer un producto o servicio con la capacidad de sustituir los de tu empresa, ya sea
por su menor precio o mejores funciones. Si esto ocurriera, puede que tus consumidores prefieran
adquirir los productos sustitutivos en lugar de los que ofrece tu empresa.
Utilizando este sector de la matriz, tendrán la oportunidad de implementar estrategias para
contrarrestar esas empresas, además de conocer la forma en la que instauran este tipo de
negocios en el mercado. Algunas medidas para combatir estas amenazas son las mejoras
aplicadas, ya sea a los canales de ventas, a la publicidad de tu negocio u ofrecer promociones de
ventas para los clientes.

5. Rivalidad competitiva: Luego de aplicar todos los otros sectores de la matriz de 5 fuerzas de
Porter, obtendrás la rivalidad competitiva, aquí estarán los datos necesarios para determinar las
estrategias de posicionamiento en el mercado. Cuando hay un alto nivel de rivalidad de posición o
competidores con costes fijos, el mercado será claramente menos atrayente. Recuerda que cada
negocio decide qué estrategia usar para sobresalir frente a los demás.
POLITICA DE INVENTARIO

 Supervisión del trabajo realizado a cargo del Jefe de Compras y Departamento

de Contabilidad.

 Programar realización de Inventario en Físico (Planillas de Control) bajo

orden emitida por Jefe de Compras y Abastecimiento.

 Registrar en Excel las existencias de Artículos, Materiales, Insumos y

Herramientas Manuales para organizar el Inventario.

 Rotular productos, equipos, materiales, accesorios, materiales e insumos

acumulados en bodega o donde se almacenen, según tipo de vista logístico, es
decir, clasificarlos según los que sean más utilizados o de primera mano,
cantidad o acorde a su necesidad de disponibilidad.
 PROCESO DE COMPRAS
Tiempo Tiemp
Actividad Encargado Descripción
determinado o
actual
Realizan la solicitud
Solicitud de Residentes de la de compras
compra obra utilizando un 1 día 1 día
formato para esta
tarea.
Revisa quien
solicita el
Verificar orden Jefe de compras producto, la 1 día 2a3
de compra cantidad y que no días
haya en bodega
existencia.
Realizar Realiza 3 2a3
cotizaciones Jefe de compras cotizaciones 1 día días
Evaluar y
Comité de Se evalúan las 3 2a3
escoger 1 día
compra cotizaciones días
proveedores
Autorización de Departamento Se autoriza el 2a3
pago financiero pago del producto 1 día días
Pago de Se paga la factura
Tesorería 30 días 30 días
factura al proveedor
Se coordina la
Coordinación
Jefe de compras entrega del 1 día 2a3
de entrega de
producto con el días
producto
proveedor

Se aprecia al observar en detalle el desglose del tiempo aproximado requerido por cada uno de los procesos
de relevancia en la cadena de producción, el cómo influye el no contar con un estamento dedicado de forma
exclusiva a la gestión de abastecimiento mediante las compras necesarias, lo que aportaría con una
inoperante reducción del tiempo empleado. Dicho tiempo aprovechado de buena manera, haría que la
sincronización de cronologías fuera más eficiente y de menor respuesta en la entregas de los servicios.
CUADRO COMPARATIVO

Referido a la forma actual de cobertura de abastecimiento, y la creación de un Área específica sobre la

Gestión en si misma

Forma Actual Creación Área Compras y

Abastecimiento

 Sin responsable directo sobre los  Responsable ubicable de forma

procesos de éste tipo mediata temas relacionados a
 No cuenta con registros de inventario compras y abastecimiento
 Mayores tiempos de respuesta  Creación de Registro de
 No garantiza stock disponible Inventarios y de Planillas de

 No cuenta con cartera de proveedores Control

 No reduce gastos  Menor tiempo de respuesta en

gestión relacionada
 Encargado de mantener stock
necesario
 Crear cartera de proveedores
 Proporciona información para
cotizar y obtener precios más
bajos
PROPUESTA DE SOLUCIÓN
Con el fin de dar solución a la falta de personal encargado en exclusiva de
atender labores en función de compras para abastecimiento de
insumos ,materiales y equipos es que se sugiere la creación de una nueva
sección destinada y enfocada a la labor de compras de insumos y de dar
abastecimiento a los requerimientos de la empresa. Pagar un sueldo más y
contratar a una persona que esté encargada solamente del departamento de
compras con un perfil adecuado.

PERFIL DE CARGO

NOMBRE DEL CARGO:

Encargado de Compras

PROCESO:

Gestión de Compras

MISIÓN DEL CARGO

Coordinar las actividades necesarias para la adquisición y suministros de los bienes y servicios
que se requieren en la empresa.
 FUNCIONES

 Verificar el precio y calidad del producto o servicio que el Proveedor ofrece, con el
fin de aprobar o rechazar según sea conveniente con los requerimientos de la
Empresa.
 Coordinar las actividades de compras de bienes y servicios que se requieran en la
Empresa, al mejor precio y calidad de acuerdo a las normas y políticas establecidas.
 Elaborar el proyecto de presupuesto del departamento, de acuerdo con los
lineamientos de la Organización.

ESPECIFICACIONES DEL PERFIL DE CARGO

ESTUDIOS

Técnico en administración de Empresas, Técnico en Logística, Ingeniería en Administración de

Empresas, Ingeniería Comercial.

HABILIDADES

 Actitud de liderazgo y negociación

 Tener iniciativa y tolerancia
 Trabajo en equipo

EXPERIENCIA

Mínimo haber trabajado 02 años en cargos relacionados como Jefe o Coordinador de Compras con
experiencia en negociación con Proveedores, preferentemente en el sector de materiales.
 DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Las responsabilidades del Departamento de Compras se ocupan del proceso y del

cómo se adquieren los bienes que necesita la empresa, y éstas son:
 Procurar los productos y servicios que los demás departamentos de la empresa
requieren para poder desempeñar sus actividades.
 Negociar precios, condiciones de entrega y términos de pago con los proveedores.
 Manejar una relación efectiva y basada en la honradez con los proveedores.
 Manejar los contratos y acuerdos, pensando en los mejores intereses para la
empresa.
 Conseguir ahorros de al menos 3 veces lo que se invierte (salarios, equipos,
prestaciones) en el departamento de compras.
RECOMENDACIONES
Luego de realizar el análisis del departamento de compras en el año 2017, se realizan unas
recomendaciones con el propósito de optimizar la gestión de compras, para tener
disponibilidad de los materiales, herramientas, productos, un inventario en almacén
organizado.

 Aprobar las órdenes de compras, teniendo en cuenta los presupuestos para

cada rubro.

 Establecer un plan de compras, basándose en los presupuestos tanto en

efectivo como presupuestos de materiales, para que se pueda tener
disponibilidad en el tiempo oportuno.

 Sistematizar el inventario de almacén, a modo de verificar si el material

está disponible o se debe programar la compra.

 Mantener un stock de productos que se compras con mayor frecuencia.

 Crear el cargo de auxiliar de compras, en el actual proceso de compras, el

auxiliar contable es quien realizara compras, cuando el coordinador
administrativo y de compras no puedan realizarlo.

 Coordinar con los contratistas, trabajadores o administrador de obra, los

planes de trabajos de cada semana y así determinar que herramientas,
materiales, insumos, etc., se van a utilizar y de esta manera programar l
compra con tiempo.

 Establecer cronogramas de trabajos y de materiales de acuerdo a los

requerimientos y avances en la obra y publicar dicho cronograma, a modo de
que el personal contratado conozca su tiempo límite para terminación de la
tarea.
 Realizar comités de obra, para revisar avances del proyecto y
analizar requerimientos de compras.
CONCLUSIONES

Los procesos de una organización se deben someterse a mejoramientos, se deben

realizar seguimientos constantemente a todos sus procesos, visualizándolos de una
manera crítica, evaluando, analizando cada una de las técnicas y herramientas que
se utilizan, con el objetivo de encontrar múltiples opciones que permitan mejorar los
antiguos procedimientos.
El análisis FODA, al proceso de compras de Rodrigo Hermosilla y Cia Ltda
permitió identificar debilidades y amenazas, en las cuales se deben trabajar, para
que todas las personas involucradas en el proceso, trabajen conjuntamente y
aprovechar las oportunidades para fortalecer el proceso de plan de compras.
El método de las 5 Fuerzas de Porter junto al Cuadro Comparativo realizados
según observación directa, en terreno y con información entregada por la propia
empresa, se desprende claramente la notable cantidad de beneficios a favor de
las funciones de la Empresa y por consecuencia, hacia el cliente logrando una
mayor calidad de productos y en la entrega de servicio. El aporte en el
crecimiento y optimización en la gestión de servicios servirán para aportar a un
salto de calidad en la Empresa entregando una mejora continua y sostenida
según lo deducido y basado en la evidencia. Por eso la viabilidad de aplicar
dichas mejoras hace que la propuesta sea compatible con las metas de
crecimiento indicadas para una iniciativa de éste tipo, aportada desde el punto
de vista del conocimiento de la Administración de Empresas, aportando con sus
herramientas metodológicas aplicadas
GLOSARIO

RADIO ANALOGA: Estas ondas producen transmisiones de voz claras, pero no pueden
filtrar otros ruidos alrededor del remitente. Tampoco son capaces de transmitir señales
pasadas a pocos kilómetros.

RADIO DIGITAL: Es un tipo de transmisión y recepción de señales con sonido de alta

calidad equivalente a un disco compacto. Estos sonidos son procesados convirtiéndolos en
patrones numéricos o dígitos, la transmisión puede ser terrestre o aérea.

MOTOTRBO: Es un protocolo de radio digital de Motorola, enfocado principalmente para

empresas o industrias.

COMUNICACION RADIAL: Enlaces entre un equipo VHF con otro para lograr emitir
y recibir un mensaje

LICITAR : Ofrecer precio por una cosa en subasta.

DUPLEXORES: Es un dispositivo electrónico que permite la comunicación bidireccional

sobre una misma línea de transmisión.

REPETIDORES: Es un dispositivo que se usa para ampliar la cobertura de tu red

doméstica.

CABLES DE ALIMENTACION: Es un cable eléctrico que sirve para conectar los

electrodomésticos o cualquier otro tipo de dispositivo eléctrico a la red de suministro a
través de un enchufe o conectándose a un alargador eléctrico.

CONVERSOR DE VOLTAJE: Es un dispositivo electrónico que se utiliza para alterar el

voltaje de una corriente eléctrica, estos dispositivos controlan el rendimiento de la corriente
eléctrica y la convierten en rangos de potencia utilizables para varios dispositivos.

MIKROTIK: Es una de las principales empresas en desarrollar soluciones de red de alta

calidad. Sus excelentes routers y switches se combinan con un potente sistema operativo de
red.

GABINETE: Se utilizan para combinar paneles de instalación, complementos, cajas de

complementos, componentes electrónicos, dispositivos y piezas.
BIBLIOGRAFIA

https://www.empresaactual.com/2014-11-11-como-mejorar-proceso-compra/

https://red.uao.edu.co/bitstream/handle/10614/9520/T07189.pdf?sequence=1

http://www.adocoem.org/los-beneficios-de-manejar-correctamente -el-departamento-de-
compras/

INFORMACION ENTREGADA POR EL DUEÑO Y GERENTE COMERCIAL DE LA

EMPRESA RODRIGO HERMOSILLA Y CIA LTDA.