Cuerpo General Auxiliar de la

Administración del Estado

Bloque II
Informática básica y ofimática

Tema: 9
Hojas de cálculo: Excel. Principales funciones y utilidades. Libros, hojas y
celdas. Configuración. Introducción y edición de datos. Fórmulas y funciones.
Gráficos. Gestión de datos. Personalización del entorno de trabajo.

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 Índice:

1. HOJAS DE CÁLCULO: EXCEL 4

1.1. Hoja de cálculo Microsoft Excel 2019 4

1.2. Abrir Microsoft Excel 2019 5

1.3. El entorno de Microsoft Excel 2019 5

2. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES 10

2.1. Consideraciones previas 10

2.2. Operaciones básicas con un libro Excel 11

2.3. Operaciones básicas con hojas de un libro Excel 12

2.4. La ficha o pestaña Vista 15

2.5. Tipos de datos a manipular y sus peculiaridades 18

2.6. Introducción y edición de texto 19

2.7. Cortar, copiar, pegar 21

2.8. Insertar o eliminar una fila o columna 24

2.9. Insertar o eliminar una celda 25

2.10. Formatos 27

2.10.1. Formatos pestaña Inicio 27

2.10.2 Formato de Celdas 28
2.10.3. Formato de fila 35
2.10.4. Formato de columna 35
2.10.5. Formato de Hoja 36
2.10.6. Formato condicional 37
2.10.7. Estilos de celda 40
2.10.8. Formatos de Tabla 42

3. FÓRMULAS Y FUNCIONES 43

3.1. Fórmulas 43

3.2. Referencia a celdas 45

3.3. Trabajo con rangos 48

3.3.1. Definición de rangos 48

3.3.2. Selección de rangos 48
3.3.3. Asignar nombre a un rango 49

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 3.4. Autorrelleno de datos 50

3.4.1. Rellenar datos basándonos en celdas adyacentes 50

3.4.2. Series de relleno personalizada 53

3.5. Funciones 54

3.5.1. Asistente para funciones 54

3.5.2. Botón de autosuma 55
3.5.3. Insertar una función sin ayuda el asistente 55

3.6. Principales funciones de Excel 56

3.6.1. La ficha o pestaña Fórmulas 56

3.6.2. Funciones estadísticas 57
3.6.3. Funciones matemáticas y trigonométricas 61
3.6.4. Funciones de texto 65
3.6.5. Funciones de fecha y hora 69
3.6.6. Funciones de información 72
3.6.7. Funciones lógicas 74
3.6.8. Funciones de búsqueda y referencia 76

4. IMPRESIÓN 78

4.1. La impresión y sus opciones 78

4.2. Zona de impresión 79

4.3. Configuración de página 79

5. GRÁFICOS 82

5.1. Insertar gráfico 82

5.2. Ficha o pestaña Herramientas de gráficos 83

6. GESTIÓN DE DATOS 85

6.1. Esquemas 85

6.1.1. Crear esquemas 85

6.1.2. Borrar y copiar esquemas 86

6.2. Búsqueda de Objetivos 86

6.3. Tablas de datos 87

6.4. Validación de datos 89

6.5. Tablas dinámicas 90

6.6. Gráficos dinámicos 93

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7. TABLAS 94

7.1. Crear tablas 94

7.2. Ordenar tablas 96

7.3. Eliminar tablas 97

7.4. Filtrar datos 97

8. AUDITORIA DE FÓRMULAS 99

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 1. HOJAS DE CÁLCULO: EXCEL

1.1. Hoja de cálculo Microsoft Excel 2019

Una hoja de cálculo es un aplicación o programa que es capaz de realizar cálculos aritméticos,
estadísticos, financieros, etc., Previamente habrá que introducir los datos que posteriormente serán
manejados por el programa a nuestro antojo.

Podemos decir que Excel es la hoja de cálculo más potente de la actualidad. Permite generar
presupuestos, gráficos, facturas, ventas, inventarios, etc. Con Excel somos capaces de realizar
cantidad de operaciones por la batería tan amplia de funciones y fórmulas que ofrece.

Microsoft Office Excel 2019 podemos adquirirlo de forma individual o a través del paquete Microsoft
Office 2019 donde disponemos de un grupo de aplicaciones muy amplio que son:

● Microsoft Word (Procesador de texto)

● Microsoft Excel (Hoja de cálculo)
● Microsoft PowerPoint (Programa para presentaciones de diapositivas)
● Microsoft Access (Gestor de bases de datos)
● Microsoft Outlook (Cliente de correo electrónico)
● Microsoft Publisher (Editor de publicaciones)
● Microsoft OneNote (Gestor de textos en ordenadores portátiles, de escritorio o Tablet PC)
● Microsoft Skype empresarial (comunicación por internet)

Los archivos que maneja Excel se llaman libros. Dentro de los libros encontramos las hojas que
componen ese libro. Estas hojas son las hojas de cálculo que manejamos y en las que trabajaremos
con las tablas, gráficos o demás elementos que insertemos en ellas.

Las tablas (que aparecen por defecto) son el elemento esencial y más importante con el que
trabajaremos. Una tabla está compuesta por filas y columnas y con ella podemos manejar datos y
fórmulas con los que realizar las gestiones de cálculo de cualquier negocio. Las columnas en cualquier
tabla Excel están identificadas por una letra que tiene orden alfabético (A, B, C, ...); las filas están
identificadas con números (1, 2, 3, ...). Un ejemplo de hoja de cálculo podría ser el siguiente:

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 1.2. Abrir Microsoft Excel 2019

Para poder realizar cualquier función con Excel 2019 tenemos que saber cómo abrir el programa.
Para llevar a cabo esta función podemos hacerlo de varias formas.

1. A través del botón Inicio, nos vamos a todos los programas y buscamos la M para llegar a
Microsoft Office. Dentro de esa carpeta encontraremos el programa de Excel. Clicamos y se
arrancará la pantalla principal.

2. A través de un acceso directo que podemos tener en el escritorio o anclado a la barra de inicio
rápido.

3. Otra opción para abrir Excel es a través de cualquier archivo que se haya generado con este
programa. Si hacemos doble clic sobre él se nos abrirá el programa, pero esta vez no aparecerá
un documento en blanco sino el documento en cuestión que hayamos abierto.

4. Por último, podremos buscarlo en el cuadro de búsqueda y hacer clic sobre él.

1.3. El entorno de Microsoft Excel 2019

Puesto que ya hemos estudiado Word podemos decir que la pantalla principal de trabajo de Excel es
muy similar a la de cualquier otra aplicación de Microsoft Office.

Cuando arranquemos Excel 2019 nos aparecerá la pantalla principal con un documento en vacío,
pero con su tabla por defecto que nos permitirá empezar a trabajar. La pantalla principal que nos
encontraremos será similar a la siguiente que vamos a estudiar. Decimos que será similar porque
esta pantalla, que constituye el entorno de Excel, es personalizable y es posible que no sea
exactamente igual a lo que describamos a partir de ahora. No obstante, por regla general
encontraremos lo siguiente:

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Es posible que en vez de un documento vacío nos aparezca la página de inicio de Excel. Esto lo
configuramos en las Opciones de Inicio de Excel.

Explicaremos a continuación dichos elementos, que componen la interfaz usuario:

1. La barra de herramientas de acceso rápido son los botones que se encuentran en la esquina
superior izquierda de la ventana. Se puede personalizar para tener ahí aquellas funciones que
más usemos. De modo predeterminado presenta tres botones: Guardar, Deshacer y Repetir.
El cuarto botón que aparece que es como una flecha apuntando para abajo, nos permitirá
cambiar los botones que aparezcan en esta barra y personalizarla.

2. Barra de título: Contiene en nombre del libro que estemos usando junto con el nombre del
programa. Siempre que arranquemos Excel a través de su icono y no a través de un documento
que se haya creado con dicho programa nos aparecerá una barra de título donde el nombre
del documento será Libro1. Cuando guardemos el documento podremos cambiarle en
nombre. . Si hemos iniciado sesión aparece también nuestro nombre de usuario. El siguiente
botón muestra las diferentes opciones de presentación de la cinta de opciones. Por último,
encontramos los botones de minimizar, maximizar y cerrar.

3. La cinta de opciones: es el elemento más importante de todos, contiene todos los comandos
que podemos llegar a utilizar sobre un libro de Excel, organizados en fichas o pestañas
(Archivo, Inicio, Insertar, Disposición de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y Ayuda) y,
dentro de cada una de éstas, en secciones lógicas.

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La banda de opciones muestra sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando
con más frecuencia. De este modo se va modificando para facilitar el trabajo del usuario.

¿Qué desea hacer?: desde esta sección podemos escribir directamente algo que queramos realizar
en el libro para recibir ayuda de forma inmediata.

Compartir: guarda una copia del libro en la nube para poder compartirlo con otras personas

Para seleccionar una opción con el teclado bastará con pulsar la tecla Alt y aparecerán las teclas que
deberemos pulsar a continuación para desplegar cada elemento de la cinta. Por ejemplo, si pulsamos
Alt + U se mostrará la ficha Fórmulas:

No podemos olvidar que la ficha Archivo es distinta al, ya que es una ficha de control y no de trabajo,
como el resto.

4. Barra de fórmulas. Sirve para modificar el aspecto de las celdas de la hoja de cálculo.

Consta de varias partes:

- Cuadro de nombres: puede mostrar varias cosas:

o La referencia de la celda seleccionada.
o La celda que esté activa cuando selecciono un rango.
o El nombre de un rango que hayamos creado previamente.
A la derecha vemos un punto tres puntos que permiten variar el ancho de esta zona.

- Insertar función (Fx): este botón nos muestra el cuadro de diálogo Insertar función, que nos
permite seleccionar alguna de las funciones incorporadas en el programa: suma, promedio,
contar, si, etc.

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 - Introducir/Cancelar: si se encuentra introduciendo un valor o fórmula en una celda (texto,
número, fórmula, ...), aparecen a la izquierda los botones para Validar o Cancelar dicha
fórmula.

- Zona de edición/fórmula: nos referimos a la zona en blanco que aparece del centro más o
menos hasta el extremo derecho. En ella aparecerá el contenido de la celda seleccionada, sea
número, texto, fecha, fórmula, etc.

- Expandir/contraer barra de fórmulas (Ctrl + Mayús + U): Podemos expandir o contraer esta
zona con el ratón pues adquirirá una forma de doble flecha que nos permitirá hacerlo; también
con la combinación de teclas mencionadas.

5. Selector de filas y columnas: es la zona donde están las letras y los números que identifican
a las celdas y permite seleccionar una fila o columna completa y/o modificar el ancho de una
columna o el alto de una fila. Esto puede llevarse a cabo con el ratón al cambiar a doble flecha
o haciendo uso del menú contextual. El menú contextual también nos brinda más opciones.

6. Hoja de cálculo: es realmente donde vamos a trabajar. Adquiere aspecto de tabla compuesta
por celdas donde almacenaremos los datos a manipular. Podremos almacenar diferentes tipos
de datos: números, textos, fórmulas, gráficos, etc.
7. Selector de hojas: Nos permite seleccionar o desplazarnos con las flechitas por las diferentes
hojas del libro con el que estemos trabajando.

Todos los botones son de selección de hoja activa o para movernos entre ellos menos el que contiene
signo Mas (+) que permite crear una hoja nueva.
En la parte derecha del selector de hoja disponemos de tres puntitos verticales entre la barra de
desplazamiento y este grupo de botones que nos permitirá ajustar el tamaño del selector de hojas
respecto a la barra de desplazamiento horizontal.
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Hemos de saber que no hay límite en el número de hojas de un libro y que los selectores solo permiten
ver las hojas, pero no cambian la hoja activa.

8. Las barras de desplazamiento: aparecen cuando hay más elementos que podemos ver en el
tamaño de la pantalla. Así permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja, para hacer uso de
ella habrá que pinchar encima y arrastrar la barra hacia el lugar que deseemos. También
podemos usar los triángulos que hay en los extremos. Al igual que las reglas aparecen vertical
y horizontalmente. Además, en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical y en
la parte derecha de la barra de desplazamiento horizontal disponemos de dos barritas que
permiten dividir la vista de la hoja.

9. Barra de estado: a veces mostrará información sobre nuestra situación en la hoja de cálculo.
También ofrece información en la zona central activa o seleccionada. Los botones de la
derecha sirven para seleccionar la vista adecuada de la hoja de cálculo actual y modificar el
zoom.

Pulsando sobre ella con el botón derecho del ratón, podremos activar las zonas que queremos que
aparezcan o se oculten de ella. En la imagen aparecen las opciones activas.

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 2. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES

2.1. Consideraciones previas

Para poder trabajar con Excel necesitamos saber unos conceptos previos en referencia a esta
herramienta. Veamos algunos de ellos:

● Hoja: es el lugar donde aparece la tabla en la que trabajamos y que se nos muestra en pantalla.
Un libro (archivo de excel) puede contener más de una hoja y cada una de ellas debería tener un
nombre que la identifique. Este nombre podrá ser el que venga dado por defecto en el programa
(Hoja1) o podremos cambiarlo según nuestras necesidades. Podremos ver las hojas que tiene
nuestro libro en el selector de hojas, así como insertar todas las que deseemos.

● Celda o casilla: es cada una de las casillas que aparecen en la tabla de la hoja de trabajo;
podremos decir también que es la intersección de una fila y una columna. Puede contener varios
tipos de datos como son: números, textos, gráficos, horas, etc. Para nombrar una celda
indicaremos la letra de la columna en la que se encuentra seguida del número de la fila en la que
está.

● Celda activa: será la celda seleccionada en caso de que se dé este caso. En caso detengamos
seleccionadas un conjunto de ellas, veremos una en un color sombreado distinto al resto que será
la celda activa.

● Columna: se identifican alfabéticamente desde la A a la Z. Después de la columna Z, nos

encontramos con las columnas AA, AB, AC... hasta la última que es la: XFD. Existen 16.384
columnas en una hoja de cálculo.

● Fila: dispuestas en horizontal, se numeran desde la 1 hasta la 1.048.576.

● Libro de trabajo: es un archivo Excel con una hoja o conjunto de hojas. En el momento de
guardarlo se creará un fichero con la extensión XLSX con todas las hojas que tuviese el libro.

● Rango: es un grupo de celdas al que queremos hacer referencia. Estas celdas pueden encontrarse
adyacentes o no. Pongamos varios casos frecuentes que nos encontraremos para nombrar los
rangos de celdas:

- Un rango de celdas que vaya desde la A3 hasta la A5 se reflejaría con el siguiente nombre:
A3:A5.
- Un rango con las celdas A3 y A5, es decir, no adyacentes, se referiría de la siguiente manera:
A3;A5.
- Si el rango se encuentra en otra hoja del mismo libro habría que indicar la hoja y el rango con
el siguiente formato: Hoja1!A3:A5.
- Para nombrar una fila o una columna entera lo haríamos de la siguiente manera: A:A es la
columna A entera, 5:5 la fila cinco al completo.

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 - D:E es el rango formado por las columnas D y E enteras.

2.2. Operaciones básicas con un libro Excel

1. Crear un nuevo libro (nuevo documento): Para crear un nuevo archivo o libro de Excel
podemos hacerlo de diferentes formas:

a. Si arrancamos Excel nos aparecerá un libro en blanco con una hoja por defecto que
podremos guardar.
b. Ir a la cinta de opciones y en la Pestaña Archivo seleccionar Nuevo. Veremos una serie de
plantillas que podremos seleccionar o bien, un nuevo libro en blanco que también
podremos realizar con la combinación de teclas (Control +.U).

2. Guardar el libro (documento) actual: podremos guardar un documento de diferentes formas:

a. A través del menú de acceso rápido en el botón del disquete.

b. Ir a la cinta de opciones y en la Pestaña Archivo seleccionar Guardar (Control + G).

La primera vez que se guarda un documento

hemos de darle el nombre y elegir el lugar de
almacenamiento. Es por eso que la primera vez
que se guarda un archivo se abre la ventana
Guardar este archivo que vemos a continuación:

La extensión que recibirán los archivos de Excel

será xlsx. Si queremos guardar el archivo en otra
ubicación o con otro nombre deberemos
modificar las opciones que tenemos disponibles
en la ventana.

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3. Abrir un libro (documento): tendremos que ir a la pestaña Archivo opción Abrir. También
podremos hacerlo a través de las teclas (Ctrl + A) y aparecerá un cuadro de diálogo donde
podremos buscar el documento en cuestión y pulsaremos Abrir.

2.3. Operaciones básicas con hojas de un libro Excel

Vamos a ver las operaciones más básicas que Excel nos permite hacer con las hojas que componen
un libro:

Cambiar de hoja

Tenemos varias formas posibles para cambiar la hoja que podemos ver:

1. Haciendo clic sobre la etiqueta con el nombre de la hoja a la que deseemos movernos. También
podemos utilizar las flechas de desplazamiento por hojas de la parte izquierda.

2. Haciendo clic con el botón secundario sobre las 2 flechas de la parte izquierda del selector de
hojas veremos una lista donde aparecerán todas las hojas con su nombre y podremos hacer
clic en la hoja que deseemos.

3. Con la combinación de teclas: Ctrl + Av.Pág y Ctrl + Re.Pag.

.
Cambiar el nombre a una hoja

1. Haciendo doble clic sobre la etiqueta con el nombre de la hoja quedará seleccionada y
podremos escribir directamente el nombre nuevo.
2. Accediendo al menú contextual sobre el nombre de la hoja podremos elegir la opción Cambiar
nombre.

3. Otro sistema para cambiar el nombre será desde la pestaña Inicio, grupo Celdas, Cambiar el
nombre de la hoja, dentro de la opción Formato.

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Copiar una hoja

1. Manteniendo la tecla CONTROL pulsada, arrastre la pestaña de la hoja una posición hacia su
derecha o izquierda. La hoja mostrará un 2 entre paréntesis:

2. Otra forma cambiar el nombre será desde la pestaña Inicio, grupo Celdas, opción Formato,
Mover o copiar hoja. Veremos un cuadro de diálogo donde podremos elegir la posición donde
colocar la hoja y tendremos que activar la casilla que indique que deseamos una copia de la
misma.

3. Accediendo al menú contextual sobre el nombre de la hoja podremos elegir la opción Mover
o copiar....

Mover una hoja

1. Pincharemos sobre el nombre de la hoja y la arrastraremos donde queramos.

2. Otra forma será desde la pestaña Inicio, grupo Celdas, opción Formato, Mover o copiar hoja.
Veremos un cuadro de diálogo donde podremos elegir la posición donde colocar la hoja, pero
esta vez sin activar la casilla que indique que deseamos una copia de la misma.

3. Accediendo al menú contextual sobre el nombre de la hoja podremos elegir la opción Mover
o copiar....

Insertar una hoja

1. Seleccionaremos una hoja y en la pestaña Inicio, desplegaremos el botón Insertar de la

categoría Celdas y elegiremos Insertar hoja. Con esta opción la hoja siempre se inserta a la
izquierda de la seleccionada con una numeración correlativa a las que ya existen.

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 2. Clicando en el nombre de alguna de las hojas y accediendo el menú contextual. Elegiremos el
botón Insertar y obtendremos un cuadro de diálogo donde elegiremos Hoja de cálculo. Aquí
también se coloca a la izquierda con numeración correlativa.

3. Con el botón del signo Mas (+) que aparece en el selector de hojas. Con esta opción la hoja
aparecerá a la derecha.

Eliminar una hoja

1. Seleccionando cualquier hoja y accediendo al menú contextual, opción Eliminar.

2. A través de la pestaña Inicio, grupo Celdas, desplegaremos el botón Eliminar y elegiremos

Eliminar hoja.

Cambiar el color de la etiqueta de una hoja

1. Seleccionando el nombre de la hoja y accediendo al menú contextual pulsaremos la opción

Color de etiqueta y se desplegará una paleta de colores donde podremos elegir el que más nos
guste.

2. También podremos hacerlo a través de la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, desplegaremos

el botón Formato y elegiremos la opción Color de pestaña.

Mostrar/Ocultar hojas

A veces puede sernos útil ocultar una hoja, pero seguir contando con la información almacenada en
ella sin que sea visible en el libro. Si este es nuestro caso, podremos ocultarla. En un momento
determinado podremos necesitar mostrar las hojas ocultas. Todo esto lo podremos hacer desde la
pestaña Inicio, en la categoría Celdas, desplegando el botón Formato, o a través del menú
contextual sobre alguna de las hojas del selector de hojas.

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