Herramientas  para  la  contabilidad  administrativa  

Por: Alma Ruth Cortés Cabrera

La nueva visión de las empresas debe ser a largo plazo y de forma que integre las diversas áreas como un
todo para poder cumplir con los factores conocidos de éxito y que son los siguientes:

Productividad  

En este aspecto intervienen elementos como los recursos humanos, de tal manera que se puedan
aprovechar el talento, los materiales, los insumos y el tiempo a favor de la empresa, no importando cuál
sea su giro. Sin el personal adecuado es prácticamente imposible realizar las actividades de forma
correcta.

Competitividad

Este factor va ligado a la productividad y al uso adecuado del capital humano en función de los recursos
técnicos y la tecnología, pues de poco serviría contar con personal de amplia experiencia y con bastante
antigüedad en sus puestos, si la empresa no se preocupa por innovar o modernizar su proceso y su
tecnología. Lo anterior requiere ofrecer la capacitación necesaria al personal con el fin de que la solución
de problemas y ejecución de sus funciones sean eficaces.

Calidad

Este factor sólo se logra cuando se cubren los dos anteriores e implica que la empresa sustenta valores en
cada persona que colabora en ella, es decir que lleva a la práctica los valores implícitos en la misión y la
visión formando parte del modus vivendi de cada uno de los colaboradores.

Para ubicar a la contabilidad administrativa en el contexto de la organización es necesario identificarla

como un subsistema que tiene la misma importancia que la contabilidad financiera, ya que también es
parte del proceso administrativo porque ayuda a estructurar la planeación y al control en la empresa.

©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o
sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.
 Concepto clave

Muchas veces se confunde un sistema de contabilidad

administrativa con un sistema de contabilidad de costos, a tal punto
que Horngren, Sundem & Stratton (2006) definen este último como
parte del sistema de administración de costos cuyo fin es servir de
apoyo en la toma de decisiones gerenciales y elaboración de
informes financieros. Para poder lograrlo, primero se deben
acumular los costos y clasificarlos para después ser asignados de
acuerdo al departamento, área, zona geográfica, actividad, etc.

La distribución anterior se concreta en obtener:

• Proyecciones de los efectos económicos de las decisiones de planeación y control.

• Cálculo sobre las utilidades al final de un periodo contable.
• Valuación de los activos para demostrar sus costos y recuperar la inversión que representan.

La  administración  de  costos  

Concepto clave

Según Ramírez (1997) el sistema de administración de costos se

ve como un sistema de información formado por una estructura y
un proceso, mismos que dan forma a una filosofía con la aplicación
de un modelo.

Los elementos o módulos que integran el modelo se aprecian en la figura 1.

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 Figura 1. Sistema de administración de costos (Ramírez, 1997, p. 81).

Para las empresas el enfoque de la contabilidad de costos se debe desarrollar en cuatro dimensiones
que sirven de apoyo en la generación de información elemental para la toma de decisiones.

El primer aspecto debe considerar la medición de costos, es decir que se debe contar con los datos
necesarios para determinar el costo de un producto: horas trabajadas, unidades producidas, materia prima
consumida, etc.

Otro aspecto debe orientarse al registro en libros contables (diario, mayor y auxiliares) del costo. Estos
registros deben validarse con los datos de la medición de costos del aspecto anterior.

Un tercer aspecto debe considerar el análisis del costo con el fin de planear operaciones, resolver
problemáticas, hacer una correcta selección de alternativas o identificar tendencias para seleccionar una
estrategia que dé buenos resultados a la empresa. La contabilidad de costos debe orientarse a reportar y
comunicar a los encargados de tomar decisiones información de manera clara y detallada que sea punto de
partida para los efectos internos y que además sirva como herramienta a los efectos externos de la
empresa.

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Por lo tanto, la contabilidad de costos se convierte finalmente en el aspecto llamado punto de contacto de
la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa, ya que cumple con los objetivos internos y
externos de la organización.

La práctica de la contabilidad de costos no es exclusiva de las empresas manufactureras, pues los costos
pueden ser de producción, servicio, desarrollo, distribución, administrativos, de venta, de oportunidad, entre
otros.

Concepto clave

El costo se estima como una cesión de recursos para obtener un

objetivo. El concepto es amplio porque engloba todas las
clasificaciones de costos que opera la contabilidad administrativa.

Si se observan las funciones administrativas al relacionar la contabilidad administrativa con la planeación y

el control como parte del proceso administrativo, así como con la toma de decisiones, se pueden identificar
herramientas que sirven a dichos sistemas como se ven en la tabla 1.

Tabla 1. Herramientas de la contabilidad administrativa (Garza, 2008, p. 90).

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La  planeación  
Para llevar a cabo cualquier planeación primero debe establecerse un objetivo y posteriormente desarrollar
las estrategias o cursos de acción para lograrlo. Los presupuestos son una técnica cuantitativa que va de la
mano con la contabilidad para lograr el proceso de control de los estados financieros, la publicidad, los
proyectos de inversión y cualquier programa en específico que le interese a la gerencia.

A manera de ejemplificar la utilidad que aportan estas herramientas a la contabilidad administrativa, se

abordará el modelo de costo — volumen — utilidad, el cual se emplea para optimizar las utilidades y
estudia el impacto que tiene el volumen de producción sobre los costos y el precio. Puede aplicarse sobre
un solo producto o una mezcla de ellos.

Los costos según su comportamiento pueden clasificarse de la siguiente forma:

a) Costos variables. Son los que se modifican directamente y en proporción a la actividad que los
genera, por ejemplo el embarque de la producción
b) Costos fijos. Se mantienen en un rango, por ejemplo la capacidad instalada de producción.
c) Costos semivariables o semifijos. Aumentan o disminuyen con las variaciones de actividades y
nunca de forma proporcional, por ejemplo la escasez de materia prima.

Otro elemento necesario para optimizar las utilidades es el margen de contribución, que es la diferencia
entre las ventas y los costos variables, es decir, es la utilidad que se obtiene una vez que se han cubierto
los costos fijos y puede calcularse de manera parcial, total o en porcentaje.

La información que se requiere para calcular el modelo costo – volumen – utilidad es la siguiente:

§ El precio unitario de venta del producto.

§ El costo variable unitario.
§ El margen de contribución por unidad o en porcentaje.
§ La utilidad esperada.
§ La tasa de impuesto sobre la renta (ISR), así como de participación de los trabajadores en las
utilidades (PTU) de la empresa (si fuera el caso).

Dado que la base para el modelo CVU (costo – volumen – utilidad) es el punto de equilibrio se tiene
que obtener la igualdad en ingresos y costos, es decir, el punto en que no se gana ni se pierde. De ahí
surge la fórmula para el modelo:

Ingresos= Costos totales

Los ingresos son resultado de multiplicar el precio por el volumen de producción:

Ingresos = (Volumen) (Precio)

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Los costos totales son precisamente la suma de los costos fijos y los costos variables en su totalidad:

Costos totales = Costos fijos + Costos variables totales

Costos totales = Costos fijos + (Costos variables unitarios x Volumen)

Los costos variables se obtienen al multiplicar el volumen de producción por el costo variable unitario:

Costos variables totales = Volumen x (Costo variable unitario)

Los costos fijos totales se obtienen de multiplicar el volumen de producción por el margen de contribución:

Costos fijos totales = Volumen (Precio-Costo variable unitario)

Costos fijos totales = Volumen (Precio) - (Volumen) (Costo variable unitario)

Entonces se puede tener la fórmula para calcular el volumen bajo tres criterios:

Costos fijos totales

Despejando de la fórmula de costos fijos totales Volumen=
(Precio -Costo variable unitario)
Para calcular el volumen de ventas en unidades Costos fijos totales
Volumen=
monetarias Margen de contribución porcentual
Considerando que el margen de contribución es Costos fijos totales
Volumen=
la diferencia entre el precio y el costo variable Margen de contribución unitario

Lo anterior se puede apreciar de forma clara en el siguiente ejemplo:

Ejemplo

Vamos a calcular el margen de contribución sobre una producción de 60,000 unidades.

     Unitario              Total   Porcentual  

 Precio   $20   $200,000   100%  
Costo  variable   $8   $80,000   40%  
Margen  de  contribución   $12   $120,000   60%  

Utilizando las cantidades de los márgenes de contribución y los costos fijos totales de 60,000, la fórmula
queda de la siguiente manera:

Costos fijos totales

Volumen=
(Precio -Costo variable unitario)

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 60,000   60,000  
Volumen=    =     5,000  unidades   o  bien:   Volumen=    =     $100,000  
12   0.6  

Entonces se podrá comprobar, para establecer el punto de equilibrio:

ESTADO  DE  RESULTADO  

Ingresos   5,000  unidades  x  $20  =   $100,000  
Costos  variables   5,000  unidades  x  $  8  =     $40,000  
Margen  de  contribución   $60,000  
Costos  fijos  totales     $60,000  
Resultado       $0  

Interpretación:

Al vender 5,000 unidades la empresa no gana ni pierde nada y es a partir de este punto en donde puede
hacer consideraciones sobre lo que desea obtener de utilidades.

Una vez que se tiene el punto de equilibrio es sencillo tomar en cuenta otros datos que pueden ayudar en los
presupuestos y planes a corto plazo de la empresa. Continúa revisando el ejemplo:

Siguiendo el ejemplo anterior cuando se desea una utilidad de $90,000 antes de impuestos, se tiene:

60,000  +  90,000   12,500   60,000  +  90,000  

Volumen=    =     Volumen=    =     $250,000  
12   unidades   o  bien:   0.6  

Y la comprobación se vería así:

ESTADO  DE  RESULTADO  

Ingresos   12,500  unidades  x  $20  =   $250,000  
Costos  variables   12,500  unidades  x  $  8  =     $100,000  
Margen  de  contribución   $150,000  
Costos  fijos  totales   $60,000  
Resultado       $90,000  

Interpretación:

Para lograr una utilidad antes de impuestos de $90,000 se deben vender 12,500 unidades o bien un total de
$250,000 en ventas.

Si se agrega la utilidad deseada de $36,000 después de los impuestos, la fórmula quedaría:

Volumen= Costos fijos totales + utilidad

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 Margen de contribución unitario

Costos fijos totales + utilidad

Volumen= Margen de contribución
porcentual

Si seguimos con el ejemplo y deseamos una utilidad de $36,000 después de impuestos y una tasa de 30% de
ISR y un 10% de PTU, tendríamos:

60,000  +   36,000   10,000   60,000  +   36,000    

Volumen=    1  -­‐  0.40    =     unidades    o  bien:   Volumen=   1-­‐0.40   =     $200,000  
12   0.6  
 
 
ESTADO  DE  RESULTADO  
Ingresos   10,000  unidades  x  $20  =   $200,000  
Costos  variables   10,000  unidades  x  $  8  =     $80,000  
Margen  de  contribución   $120,000  
Costos  fijos  totales   $60,000  
Utilidad  de  operación                                                                                                                                   $60,000  
40%  de  ISR    y  PTU   $24,000  
Resultado       $36,000  

Interpretación:

Para obtener una utilidad de operación (después de impuestos) de $36,000 se deben vender 10,000 unidades
o bien deben lograrse $200,000 de ventas.

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 Referencias    

Garza, I. (2008). Contabilidad administrativa (2a. ed.) México: Pearson Prentice Hall.

Horngren, C., Sundem, G. & Stratton, W. (2006). Contabilidad administrativa (13a.

ed.; J. Enríquez, Trad.). México: Pearson Educación. [Versión en línea].
Recuperado de
https://books.google.com.mx/books?id=fRi9LKlr03UC&printsec=frontcov
er&hl=es&source=gbs_ge_summary_r&cad=0#v=onepage&q&f=false

Ramírez, D. (1997). Contabilidad administrativa (5a. ed.). México: McGraw Hill.

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