Procedimiento de Comercialización Y Ventas

PROCEDIMIENTO DE COMERCIALIZACIÓN Y VENTAS.
CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA ELABORACIÓN: FECHA ACTUALIZACIÓN:

GC-PR-01 12 16 DE MARZO DE 2015 03 DE AGOSTO DE 2021
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
GESTIÓN COMERCIAL CALIDAD SGI
1. OBJETIVO.
Establecer lineamientos y parámetros para la comercialización y ventas de los servicios ofrecidos por la
compañía, identificando, analizando y clasificando los clientes de acuerdo a las características y necesidades
del servicio, permitiendo a la organización determinar la capacidad de cumplimento y los diferentes impactos
que se puedan generar desde el vínculo comercial.
2. ALCANCE.
Este procedimiento aplica desde la identificación de necesidades del cliente, hasta el cierre y validación;
cumpliendo con la promesa de valor, garantizando la transparencia en las negociaciones, considerando como
política fundamental no suministrar dadivas por fuera del servicio más allá de los apoyos necesarios para elevar
el nivel de protección y objeto de negociación.
Las actividades de gestión comercial estarán dirigidas principalmente al sector privado, la participación en
licitaciones públicas es ocasional y en el evento de participar en uniones temporales Expertos Seguridad LTDA.,
se reserva la representación legal de dicha unión y/o de acuerdo al análisis realizado por la compañía
3. DEFINICIONES.
3.1 Cliente crítico (asociados de negocio): Empresas del sector público o privado que en el desarrollo de su
actividad económica esté relacionada con el comercio internacional, realizando un intercambio comercial y
participando de manera activa en las operaciones de importación y exportación.
3.2 Proceso crítico: Los procesos vitales para la empresa que requieren medidas especiales de control y
seguridad.
3.3 Contrato: Pacto entre dos o más personas naturales o jurídicas.
3.4 Revisión del contrato: Las actividades sistemáticas efectuadas por Expertos Seguridad antes de firmar el
contrato, para asegurarse de que los requisitos de calidad se definan en forma adecuada, que estén libres
de ambigüedad, que estén documentados y que sean realizables por parte de Expertos Seguridad.
3.5 Licitación: Es el sistema contratado de compras o contratación de servicios de las entidades del sector
público o privado. Una Licitación es un proceso participativo por el cual se busca adquirir mejores
condiciones de compra convenientes para un determinado proyecto u obra. Se da un concurso entre
proveedores, para otorgarse la adquisición o contratación de un bien o servicio requerido por una
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organización. En este proceso formal las partes contratantes invitan a los interesados a que, sujetándose a
las bases fijadas en el pliego de condiciones, formulen propuestas de las cuales se seleccionará y aceptará
(adjudicación) la más ventajosa, con lo cual quedará perfeccionado el contrato. Durante el proceso licitatorio
se siguen determinados requisitos legales que hacen validez del acto y estos requisitos legales tienden a
asegurar la mayor transparencia, legalidad y legitimidad del mismo, asegurando la más libre concurrencia y
la igualdad entre los oferentes. Es un proceso Público y se desarrolla en el ámbito Privado por invitación
exclusiva.
3.6 Selección abreviada: Selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para
aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o
la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para
garantizar la eficiencia de la gestión contractual.
3.7 Cotización: Es la indicación del valor o costo de un producto o servicio, de acuerdo con los requisitos
acordados con el cliente.
3.8 Observaciones: Son aclaraciones o modificaciones que las entidades del sector público o privado hacen a
la licitación.
3.9 Seguridad humana: Corresponde a los servicios de vigilancia, escoltas o investigaciones.
3.10 Seguridad canina: Es el servicio de vigilancia y seguridad privada que se presta a través de un binomio.
3.10.1 Instructor Canino: Persona idónea que enseña al personal de guías, manejadores caninos y a su
vez adiestra a los caninos, al interior de las escuelas y/o departamentos de capacitación
autorizados, acreditado mediante certificado, con una intensidad horaria no inferior a ciento veinte
(120) horas adicionales a las 450 horas del curso de guía, dictado por las Fuerzas Militares, por la
Escuela de Formación de Guías y Adiestramiento Canino de la Policía Nacional, por los organismos
de seguridad del Estado o por otras entidades públicas o privadas autorizadas por la
Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, para tal fin. Para ser instructor canino es
prerrequisito, haber adelantado y aprobado el curso de guía o entrenador canino, o presentar los
exámenes teóricos y prácticos de conocimientos, para ser homologado ante la Superintendencia de
Vigilancia y Seguridad Privada.
3.10.2 Guía Canino: Persona que posee conocimientos generales en cada especialidad, acerca del
adiestramiento, manejo y trabajo con caninos, al interior de las escuelas y/o departamentos de
capacitación autorizados, acreditado por un curso, con una intensidad horaria no inferior a
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cuatrocientas cincuenta (450) horas, dictado por las Fuerzas Militares, la Policía Nacional, los
organismos de seguridad del Estado, o, por otras entidades públicas o privadas autorizadas por la
Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, para dicho fin.
3.10.3 Supervisor Canino: Persona que ha sido capacitada para ejercer función de control, supervisión y
liderazgo, acreditada con un curso de una intensidad horaria no inferior a ochenta (80) horas,
dictado por las escuelas y/o departamentos de capacitación autorizados.
3.10.4 Manejador: Persona que ha recibido una inducción básica dentro de cada especialidad,
capacitación para el manejo y control de caninos a través de los servicios de vigilancia y seguridad
privada autorizados por la superintendencia, para ejercer el medio canino y acreditado por un curso
con una intensidad horaria no inferior a ciento veinte (120) horas, dictado por las Fuerzas Militares,
la Policía Nacional, los organismos de seguridad del Estado y/o escuelas o departamentos de
capacitación autorizados por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. Especialidad:
Actividad para la cual un instructor, guía o manejador ha sido capacitado y entrenado y un canino ha
sido adiestrado para una labor específica:
1. Búsqueda de Narcóticos.
2. Búsqueda de Explosivos.
3. Defensa Controlada.
4. Búsqueda o Detección de Moneda
5. Búsqueda y Rescate de Personas.
3.10.5 Unidad canina: Es la infraestructura que posee medios físicos de instalaciones adecuadas para el
mantenimiento de los caninos como son: caniles (uno por perro), almacenamiento de elementos de
adiestramiento, almacenamiento del alimento concentrado, enfermería canina, pistas de
entrenamiento y kárdex canino.
3.10.6 Canil móvil y casa en puesto: Habitáculo adecuado que cumple las condiciones necesarias para el
descanso del canino y deberá contar con las medidas de los caniles fijos, con el fin de que los
animales puedan descansar adecuadamente. Canil: Lugar adecuado para el alojamiento de los
caninos con especificaciones especiales como espacios para la cama, pozuelo para el agua y con
suficiente ventilación
3.10.7 Bozal: Elemento de seguridad, que es ubicado en el hocico del perro, para mantener controlado al
canino y en especial, para las razas potencialmente peligrosas, contempladas en la Ley 746 de
2002. El bozal se elaborará de modo que se le garantice al perro su jadeo.
3.10.8 Collar de ahogo: Elemento conformado por el eslabón de adiestramiento, unido a la traílla, utilizado
para el control del canino en el sitio de la prestación del servicio.
3.10.9 Collar fijo: Elemento conformado por correa y hebilla, utilizado en el servicio en las diferentes
modalidades.
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3.10.10 Guacal: Elemento utilizado para el transporte de caninos de un lugar a otro, debe ser proporcional
al estándar de la raza.
3.10.11 Traílla: Elemento utilizado para el control y manejo del canino en las áreas de trabajo, siendo este el
principal medio de comunicación entre el manejador y el canino.
3.10.12 Tarjeta de filiación: Es el documento de identificación del canino, donde se establece: Fecha de
nacimiento, nombre de los padres, nombre del canino, sexo, raza, color, señales particulares, fecha
de adiestramiento en la respectiva especialidad, número del microchip y nombre de la entidad que
certificó la especialidad, indicando el número del acta y fecha.
3.10.13 Folio de vida: Documento utilizado para registrar el comportamiento funcional en la especialidad
para la cual fue Adiestrado el canino y la frecuencia y novedades de los reentrenamientos.
3.10.14 Historia Clínica. Documento donde se registran los tratamientos efectuados para las diferentes
enfermedades, vacunación, desparasitación interna y externa y demás datos relevantes que tengan
que ver con la salud de los caninos.
3.10.15 Libro de Ubicación de los Caninos: En este libro se debe abrir un folio a cada canino, que
contenga los siguientes datos: Fecha de ubicación en el puesto o regreso a la unidad canina,
nombre y Microchip, especialidad dirección del lugar donde se encuentre prestando el servicio o
descansando el canino y manejador canino asignado.
3.10.16 Kárdex canino: Es el archivo general de datos previamente organizado y sistematizado de los
caninos con que cuenta una unidad canina, el cual deberá contener documentos como: tarjeta de
filiación, folio de vida, historia clínica, libro de ubicación de caninos, registro de criaderos, entre
otros.
3.10.17 Adiestramiento básico: Es la enseñanza que recibe el canino durante las fases de formación.
3.10.18 Puesto de trabajo. Es el lugar donde el binomio manejador canino y semoviente canino, desarrollan
sus funciones de vigilancia y seguridad privada en una especialidad específica, de conformidad con
las condiciones pactadas en un contrato de prestación de servicios en una jornada previamente
pactada; servicio que se puede cumplir en las modalidades de vigilancia fija y vigilancia móvil.
3.11 Servicio fijo: Es aquel servicio donde el contrato de prestación del servicio es superior a 3 meses. Aquel
que cumple con seis o ms meses
3.12 Seguridad electrónica: Corresponde al suministro, instalación y mantenimiento de sistemas electrónicos

de seguridad como alarmas, circuito cerrado de televisión, controles de acceso, entre otros; y a los servicios
de monitoreo, rondas y acompañamientos a la apertura o al cierre a las instalaciones del cliente.
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3.13 Arrendamiento software: Corresponde al suministro del arrendamiento del Arex con los módulos
correspondientes No se codifican las cotizaciones de los clientes, se ingresa a la página de acuerdo a la
necesidad y comunicar con el equipo de trabajo. Contrato, cotización y control de cotización
3.14 Servicio de Rondas perimetrales con Drones: Corresponde a La implementación de rondas a través de
drones para la protección y seguridad perimetral de instalaciones, su uso permite reemplazar
eficientemente las rondas preventivas en vehículos y humana, fácilmente detectables por terceros.
3.15 Servicio de inspecciones Agrícolas con Drones: Corresponde al monitoreo y aspersión de cultivos con
drones le brinda a su organización la posibilidad de localizar las plagas o malezas que azotan a los cultivos,
al igual que le permite la aspersión de pesticidas y fertilizantes en menos tiempo.
3.16 Servicio de Inspecciones Mineras y Petroleras: Corresponde a Enfocado principalmente a combatir la

minería ilegal y el hurto en oleoductos dentro de sus predios, un drone es una herramienta ágil y segura
que le permite controlar y actuar en caso de intrusos al interior de proyectos mineros ya que abarca mucho
terreno y se obtiene perspectiva holística de todo el predio.
3.17 Servicio de Asesoría en Seguridad: Corresponde al estudio de riesgos de instalaciones del Cliente, con la
labor especializada de un profesional para implementar las acciones que conduzcan a mantener óptimos
niveles de protección en las instalaciones estableciendo políticas de seguridad, procesos lógicos de
administración del riesgo, protocolos e instructivos para la operatividad de la fuerza de seguridad.
3.18 Servicio de Auditoria de Vida: Corresponde al proceso de selección desarrollado por Expertos Seguridad
Ltda. para la incorporación del personal con los mejores Talentos para el ejercicio de su negocio. Mediante
nuestra metodología aplicamos procesos de selección, evaluación y valoración del talento humano, con un
servicio personalizado, oportuno y eficaz
3.19 Servicio de Consultoría en riesgos estratégicos: Corresponde el análisis del riesgo del objeto o persona
protegida, el diseño y la intervención de las medidas de tratamiento orientadas a minimizar la potencial
amenaza adyacente.
3.20 Servicio de Poligrafías: Corresponde al procedimiento por el cual un profesional (Psicofisiólogo Forense),
mediante una serie de preguntas con la ayuda de un instrumento captador de reacciones fisiológicas
medibles y verificables analiza el comportamiento verbal y no verbal del sujeto, antes, durante y al concluir
la evaluación poligráfica teniendo en cuenta que el cerebro reacciona de forma autónoma ante cualquier
estímulo, de tal forma que cuando una persona miente, se producen reacciones psicológicas y fisiológicas
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que modifican; la presión sanguínea, la respiración y la conductividad eléctrica de la piel. Los datos
fisiológicos recogidos en un gráfico, relativos a un protocolo de preguntas (Técnicas), específicamente
elaborado para una propuesta concreta; permiten después de un análisis algorítmico, evaluar si una
persona miente o dice la verdad, con respecto a un tema determinado.
3.21 Servicio de Inteligencia Protectiva: Corresponde al servicio de protección encubierto que se presta
con la licencia del servicio de escolta, como avanzada con la capacidad de predecir y prevenir un ataque a
la integridad de las personas protegidas o instalaciones sensibles, reconociendo las amenazas, realizando
análisis de la información para evaluar posibles esquemas de seguridad. Procurando anticipar los sucesos
mediante controles realizados en puntos específicos de manera prospectiva para diseminarlos en el
presente oportuno y neutralizar la amenaza.
3.22 Servicio de Seguridad encubierta o infiltración: Corresponde al servicio de un profesional

especializado y entrenado para buscar información al interior de una organización con el ánimo de detectar
situaciones subestándar, situaciones de vulnerabilidad y amenazas hacia una empresa y su recurso
humano.
3.23 Servicio de Seguridad Invisible / Penetración: Corresponde al servicio de un profesional especializado y

entrenado para pasar desapercibido frente a los integrantes de una organización con el ánimo de detectar
situaciones subestándar en el servicio al cliente, situaciones de vulnerabilidad y amenazas hacia una
empresa y su recurso humano. Capacitado para hacer frente y manejar situaciones de riesgo donde se vea
involucrado la seguridad de la alta dirección, el buen nombre y la seguridad de instalaciones.
3.24 Servicio de Validación de Antecedentes: Corresponde al Servicio de validación de identidad, verificación

de antecedentes, validación de terceros y estudios de seguridad sobre personas naturales, jurídicas y
vehículos.
3.25 Servicio de Escolta: Corresponde al Servicio de un profesional especializado y entrenado para el

acompañamiento, defensa y protección de personas, para impedir que sean objeto de agresiones o actos
delictivos. Modalidades: Conductor escolta, escolta acompañante, escolta motorizado.
4. CONDICIONES GENERALES.
4.1 Las cotizaciones presentadas por Expertos Seguridad son codificadas y controladas, por medio del formato
GC-F-04 “Control de Codificación de Cotizaciones“ y para el registro de la licitaciones se lleva el formato
GC-F-07 “Control de codificación de Licitaciones”
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- Dichos controles se lleva en el computador de la coordinación de Licitaciones para el proceso de

licitaciones y para el proceso de cotizaciones lo lleva la Secretaria Comercial.
- Para Cali el control lo lleva el Auxiliar de Programación y Gerente Regional.
- Para Barranquilla el control lo lleva el Gerente Regional.
- Para Bogotá el control lo lleva el Ejecutivo Comercial delegado; al igual que para el eje cafetero.
- Todas las licitaciones son controladas desde la sede principal, es decir Medellín.
Cada regional será independiente y su consecutivo ira en 001 hasta 999, al finalizar el mes, es
responsabilidad de los gerentes regionales reportar esta información al Gerente de Comercial en la
sede principal.
Todas las Cotizaciones que realicen Expertos Seguridad se codificarán con caracteres alfanuméricos de la
siguiente manera:
___ ___ ___ ___ X- XXX-X-XXXX
1 2 3 4 Ubicación de los guiones
1. Campo para la letra C que identifica cotización. V -Vigilancia – EL -Electrónica- I-Innovación y

desarrollo (equipos y software) -E-Escoltas.
2. Campo de tres dígitos, consecutivo que corresponde al número de la cotización.
3. Campo de un dígito que corresponde al Cliente de acuerdo a:
- Empresas del sector privado digito (1).
- Empresas del sector oficial y Clientes Críticos (2).
- Otras (3).
4. Campo de cuatro dígitos indicando el mes del año, 01 para Enero, 12 para Diciembre, y los dos
ultimo dígitos indicando la última cifra del año en curso: 00 para 2000, 01 para 2001, etc.
4.2 Para licitaciones los campos que se registran en el formato GC-F-07 son datos que se obtienen en el
pliego.
4.3 Para licitaciones quien elabora el contrato es la empresa contratante, no expertos.
4.4 Para la prestación de servicios fijos, se firma un contrato de servicios entre Expertos Seguridad, en calidad
de contratista; y el cliente, en calidad de contratante.
4.5 Todos los contratos que realice Expertos Seguridad, se codificarán en la sede principal de la siguiente
manera:
_____ _____ _____ _____ _____ _____
1 2 3 4 5 6
1. Campo para la letra: E: Expertos

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2. Campo para letra:

- V: Vigilancia
- E: Escoltas
- EL: Electrónica
- C: Canino.
- I: Innovación
3. Campo de dos dígitos por el año
4. Campo de dos dígitos por el mes
5. Campo de dos dígitos por el día
6. Para vigilancia, escoltas y canino el número consecutivo y para electrónica el número de abonado.
++++++
4.6 Si el cliente entrega planos para realizar la propuesta de seguridad, estos se deben controlar de acuerdo al
procedimiento OP-PR-04 “Control del Producto Suministrado por el Cliente” en cada una de las sedes.
4.7 De acuerdo al direccionamiento corporativo cliente crítico es cliente con certificación BASC, y aquellos que
realicen actividades de importación y exportación.para los cuales se realizara actualización de la
documentación cada año, los demás
4.8 Para los clientes de vigilancia humana y servicios especiales de investigación se debe diligenciar el formato
GC-F-20 “Identificación de clientes (Siplaft)” en el cual solicita la siguiente información:
- Aceptación del servicio.

- Nombre o Razón social.
- Número de identificación tributaria (NIT) o tipo y número de documento de identificación.
- Actividad económica
- Nombre completo e identificación, dirección y teléfono de su representante legal y/o apoderado.
- Composición accionaría y socios mayoritarios.
- Información financiera y patrimonial: estados financieros, declaración de renta, valor de los ingresos
mensuales y origen de los recursos empleados en las operaciones realizadas a través de la
transportadora.
- Información sobre las cuentas que posea en entidades financieras (tipo de producto, número del
producto y nombre de la entidad).
- Manifestación sobre la realización de actividades en moneda extranjera.
- Declaración de origen de fondos.
- Autorización para la consulta en centrales de riesgo.
- Autorización para el tratamiento de datos personales.
- Compromiso de pago.
- Firma y huella del índice derecho del solicitante.
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Adicionalmente en este formato se solicitan los siguientes documentos.

Personas Jurídicas:
- Copia del Certificado de existencia y Representación Legal con vigencia no superior a tres (3) meses,
expedido por la Cámara de Comercio.
- Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT).
- Fotocopia del documento de identificación del Representante Legal y sus socios. (Ampliada al 150%).
- Copia del certificado BASC, ISO u otros
- Balance general
- Estado de resultados (PYG)
- Referencias comerciales (2)
- Certificación bancaria
- Recibo de Servicios Públicos
Personas naturales:
- Fotocopia de la Cédula y fotocopia del RUT.

- Fotocopia de la declaración de renta del año anterior (si aplica)
- Recibo de Servicios Públicos
- Fotocopia de la tarjeta profesional
- Certificación bancaria
4.9 Para los clientes de servicios de seguridad electrónica y arrendamiento de software no se requiere el
diligenciamiento del formato GC-F-20 “Identificación de clientes (Siplaft)”, en su lugar se hará uso del
formato GE-F-13 “Aceptación del servicio de seguridad electrónica”.
4.10 Sí un cliente de seguridad electrónica requiere la prestación de un servicio de vigilancia humana

(incluyendo servicios esporádicos) deberá diligenciar el formato GC-F-20 “Identificación de clientes (Siplaft)”
y se deberá proceder siguiendo la totalidad de las actividades descritas en el numeral 5.1
4.11 La Asistente Comercial deberá contar con un listado de clientes actualizado y registrar su información en el
formato GC-F-18 “Seguimiento Documentación Clientes”.
4.12 La Asistente Comercial debe verificar en la Lista Clinton, y contraloría si la empresa, su representante legal
y sus socios presentan antecedentes, en caso de identificar reportes no se prestara el servicio.
4.13 Para hacer la verificación en la base de datos extranjeras (Lista Clinton) se ingresa a la página
www.contraloria.gov.co y www.treasury.gov (por internet explorer).
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4.14 La Directora de Cartera verifica si la empresa presenta algún reporte en las centrales de riesgo.
4.15 Si al solicitar documentación se evidencia alguna inconsistencia en la documentación entregada por el

cliente. Expertos Seguridad Ltda., a través de la Gerencia de Operaciones, Gerencia Comercial, Gerencia
Administrativa y Financiera y/o Gerencia Regional definirá la prestación del servicio, teniendo en cuenta la
situación.
- Si es una condición que no afecta la organización y corresponde más a un tema de corrección

documental la persona que este verificando la información deberá informar al cliente para subsanar
dicha inconsistencia y poder prestar el servicio.
- Si por el contrario es otra conducta que pueda generar o representar riesgo para la organización, no se
presenta dicho servicio.
- Si al realizar la consulta de antecedentes de la razón social de la empresa cliente y sus representantes
en las listas restrictivas (Lista Clinton y contraloría) se identifican operaciones sospechosas, no se
prestará el servicio.
4.16 Sí un cliente cambia su razón social, el área de facturacion deberá notificar a la secretaria comercial, con el
fin de verificar los antecedentes de la nueva razón social y los asociados del negocio.
4.17 Para la solicitud de servicios de Seguridad Electrónica se deberá tener en cuenta lo descrito en el
procedimiento GE-PR-03. Solicitud de servicios electrónica.
4.18 La organización debe realizar actualización de documentos para los clientes “críticos” cada año y para los
clientes “no críticos” cada dos años.
La información a solicitar durante el proceso de actualización será:
- Formato GL-F-20 “Identificación de clientes (Siplaft)”. (Clientes de vigilancia Humana – Servicios

Especiales de Investigación)
- Formato GE-F-13 “Aceptación del servicio de seguridad Electrónica” (Clientes de electrónica e
Innovación y desarrollo).
- Certificado de existencia y representación legal.
- Fotocopia del RUT.
- Realizar verificación de antecedentes en Contraloría y Lista Clinton.
4.19 Los Gerentes, Ejecutivos Comerciales y Consultores antes de la visita con el cliente (virtual o presencial),
deben investigar para conocer a profundidad como funciona y opera (el qué, cómo, cuándo, dónde y con
quién de la compañía), además de identificar los riesgos y las vulnerabilidades a las que se enfrenta.
En la visita se debe realizar una presentación de la compañía haciendo hincapié en los factores
diferenciadores Claves:
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1. Experiencia.
2. Certificaciones.
3. El desarrollo de soluciones disruptivas propias y aplicadas a las necesidades específicas del cliente de
manera innovadora.
4. Portafolio de servicios.
5. Cobertura Nacional.
6. Esquemas de seguridad y manuales específicos por sector.
7. Personal seleccionado y capacitado de acuerdo al sector del mercado.
8. Estudios de Seguridad y confiabilidad a todo el personal de la compañía.
9. Clientes representativos y su antigüedad con el servicio.
10.Responsabilidad social empresarial.
Con la presentación realizada se debe crear un ambiente de confianza y credibilidad. Posteriormente se

debe plantear las preguntas indicadas para recopilar la mayor información sobre las necesidades que
identifica el cliente y que requiere satisfacer en el ámbito de la seguridad. Por ejemplo:
- ¿Qué tipo de servicio de seguridad está requiriendo?

- ¿En qué horario?
- ¿Qué funciones fundamentales debe cumplir?
- ¿Cuál será la ubicación?
- Se realiza preguntas que abarcan los aspectos de tecnología (alarmas, cámaras de CCTV, controles de
acceso, sistemas de seguridad perimetral entre otros).
- Se indaga sobre los últimos eventos sucedidos y los factores que materializaron esos riesgos.
- Se identifica el presupuesto asignado para el servicio.
Con la información recopilada se procede con el análisis y elaboración de la propuesta económica y

comercial. De igual manera se procede con la elaboración de la Matriz de impacto con todos los apoyos
operativos identificados proyectados con contratos a 12, 24 y 36 meses.
4.20 A nivel nacional se realizará el proceso de legalización de los servicios vendidos en el área de comercial
deberá ser tramitada por medio de la plataforma SEVENET.
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5. CONTENIDO.
5.1 CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE VIGILANCIA HUMANA.
ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO RESPONSABLE REGISTROS

El Gerente Comercial y los ejecutivos comerciales
obtienen bases de datos de clientes potenciales, dicha
información deberá ser registrada en el formato GC-F-
09.informes gestión comercial en la Cámara de
Gerente
Comercio, filtran los clientes por sector económico y
Comercial Forcast de
Obtener bases proceden a enviar e-mails (Marketing Digital) con la
Registros de e-
de datos y presentación de la compañía direccionada al sector
Gerente Regional mails enviados.
realizar el específico de cada cliente.
contacto de
Ejecutivos
clientes Posteriormente el personal del equipo comercial realiza
Comerciales GC-F-09.
potenciales el contacto con el cliente a través de llamadas o
Informes de
(llamadas) WhatsApp con el fin de concretar una visita (virtual o
Consultores gestión
presencial) la cual se desarrolla en el lugar de la
Técnicos y comercial
prestación del servicio (virtual o presencial).
Operativos
En las sucursales estas llamadas y visitas son
realizadas por el Gerente Regional y los ejecutivos
comerciales.
Los Gerentes, Ejecutivos Comerciales y Consultores
antes de entrevista con el cliente (virtual o presencial),
deben investigar para conocer a profundidad como
funciona y opera (el qué, cómo, cuándo, dónde y con
quién de la compañía), además de identificar los riesgos Gerente
y las vulnerabilidades a las que se enfrenta. Comercial Forcast de
Entrevista con Registro de
el Cliente En la visita se debe realizar una presentación de la Gerente Regional Visita
Potencial y compañía haciendo hincapié en los factores
proceso de diferenciadores Claves: Ejecutivos
Venta Comerciales GC-F-09.
Consultiva 1. Experiencia. Informes de
(Visita) 2. Certificaciones. Consultores gestión
3. El desarrollo de soluciones disruptivas propias y Técnicos y comercial
aplicadas a las necesidades específicas del cliente Operativos
de manera innovadora.
4. Portafolio de servicios.
5. Cobertura Nacional.
6. Esquemas de seguridad y manuales específicos
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por sector.
7. Personal seleccionado y capacitado de acuerdo al
sector del mercado.
8. Estudios de Seguridad y confiabilidad a todo el
personal de la compañía.
9. Clientes representativos y su antigüedad con el
servicio.
10. Responsabilidad social empresarial.
Con la presentación realizada se debe crear un

ambiente de confianza y credibilidad. Posteriormente se
debe plantear las preguntas indicadas para recopilar la
mayor información sobre las necesidades que identifica
el cliente y que requiere satisfacer en el ámbito de la
seguridad. Por ejemplo:
- ¿Qué tipo de servicio de seguridad está

requiriendo?
- ¿En qué horario?
- ¿Qué funciones fundamentales debe cumplir?
- ¿Cuál será la ubicación?
- Se realiza preguntas que abarcan los aspectos de
tecnología (alarmas, cámaras de CCTV, controles
de acceso, sistemas de seguridad perimetral entre
otros).
- Se indaga sobre los últimos eventos sucedidos y los
factores que materializaron esos riesgos.
- Se identifica el presupuesto asignado para el
servicio.
Con la información recopilada se procede con el análisis

y elaboración de la propuesta económica y comercial.
De igual manera se procede con la elaboración de la
Matriz de impacto con todos los apoyos operativos
identificados proyectados con contratos a 12, 24 y 36
meses.
Las cotizaciones se generan a nivel nacional por Secretaria Cotización
Realizar solicitudes recibidas a través de llamadas telefónicas, Comercial
cotización comunicación escrita vía internet, visitas realizadas a
clientes potenciales, entre otras. El encargado de Secretaria
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realizar la cotización verifica la información suministrada Regional
por el cliente y elabora la cotización de acuerdo a: GC-F-09.
Director Informes de
1. La cotización se realiza bajo el modelo estándar de Operativo gestión
Cotización Autorizado por la Gerencia Comercial de comercial
acuerdo al sector económico. Ejecutivo
2. La Cotización debe ir personalizada, acompañada Comercial
del estudio donde se identifican las necesidades
tanto en seguridad física como electrónica o de Auxiliar de
innovación y proponiendo una solución integral de Licitaciones.
seguridad.
3. Debe llevar la propuesta económica con las Gerente
posibles opciones de servicio. Comercial
Las cotizaciones son realizadas en la sede principal y Gerente

en las regionales de la siguiente manera: Operativo
- En la sede principal son realizadas por los Gerente Regional

Ejecutivos Comerciales, Directores Operativos,
Gerente de Electrónica, Gerente de Innovación y Gerente de
Desarrollo, con la ayuda de la herramienta Electrónica
electrónica el tarifador.
- En la regional de Bogotá son realizadas por los Gerente de
Ejecutivos Comerciales o el Gerente Regional. Innovación y
- En la Ciudad de Cali, Eje Cafetero y Barranquilla Desarrollo
son realizadas por el Director Operativo, asesores
comerciales o la Gerencia Regional. Consultores
- Sí la cotización se realiza como parte de una Técnicos y
licitación, el auxiliar de licitaciones será quien Operativos
deberá realizar la cotización
La gestión de las cotizaciones deberá quedar registrada

en el formato GC-F-09. Informes de gestión comercial. A
nivel nacional.
En caso de que la persona que realice el contacto con

el cliente requiera apoyo para realizar la cotización,
podrá solicitarlo a la regional más cercana o en su
defecto a la ciudad de Medellín. Para estos casos el
encargado de realizar la cotización deberá realizar una
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solicitud por correo electrónico en donde se especifique
las siguientes características:
- Empresa que solicita el servicio.

- Dirección.
- Ciudad.
- Teléfono.
- Contacto.
- Tipo de servicio.
- Condiciones especiales del servicio.
- Horario de la prestación del servicio.
- Residencial, comercial con arma y sin arma.
Secretaria
Enviar Regional
cotización a El encargado de realizar la capacitación deberá enviarla
Gerencia al Gerente Comercial o Gerente Regional, según Director Correo
Comercial o corresponda, con el fin de mantener soportes de las Operativo electrónico.
Gerencia cotizaciones entregadas.
Regional Ejecutivo
Comercial
El personal responsable presenta la cotización según lo
establezca la entidad contratante y anexa el formato Cotización
GC-F-20 “Identificación de clientes (Siplaft)” para los
clientes de vigilancia humana y de servicios especiales. GC-F-20
“Identificación
Ejecutivo de
La cotización entregada se archiva en la carpeta virtual de clientes
Cuenta
de cada ejecutivo y se envía para archivo digital a la (Siplaft)”
Gerencia Comercial y la secretaria comercial. La
Secretaria
secretaria comercial lleva control de las cotizaciones OP-F-17 “Acta
Presentar Comercial
mediante el archivo de consecutivo de cotización. de visita a
cotización al
cliente”
cliente Gerente Regional
Se entrega al cliente la cotización original o se envía por
correo electrónico, se le anexa el soporte, además si es Supertrack
Gerente
por e-mail sólo podrá enviarse la cotización escaneada
Comercial
o en PDF y debe llevar las firmas respectivas.
GC-F-09.
La Gerencia Comercial o Regional y el Ejecutivo Informes de
Comercial hacen seguimiento a la cotización, por medio gestión
de visitas, llamadas telefónicas, entre otras. El director comercial
operativo hace seguimiento en la visitas al clientes o
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través de correo electrónico, dejando la descripción de
seguimiento a cotizaciones.
Si el cliente rechaza el servicio se deja la evidencia en

el formato visita al cliente OP-F-17 “Acta de visita a
cliente”, en la sede Medellín se dejara la evidencia por
medio de SUPERTRACK cuando se trate de una
atención del director operativo y se identifican las
características del motivo del rechazo.
Cada ejecutivo mensualmente al inicio de cada semana

realiza seguimiento de las cotizaciones; las solicitudes
de cotizaciones generadas por otras áreas o recibidas
por correo electrónico deben ser indagadas por parte de
la secretaria comercial, la cual verificará el estado con la
persona que la haya solicitado y dejará evidencia en el
acta del comité del proceso comercial.
Si el cliente solicita cambios en la cotización, se

actualiza y de se deja registro, se referencia el numero
asignado a la cotización inicial y se deja la trazabilidad
que es una modificación por parte del asesor comercial,
gerente regional o gerente comercial.
Gerente
Comercial
Sí el cliente acepta la cotización debe enviar Gerente
GC-F-20
diligenciado en su totalidad el formato GC-F-20 Operativo
Aceptación de “Identificación
“Identificación de clientes (Siplaft)” y deberá anexar Director
la cotización de clientes
todos los documentos allí descritos, esta información Operativo
(Siplaft)”
será enviada a través de correo electrónico. Ejecutivo
Comercial
Gerente Regional
Una vez recibido el formato GC-F-20 y los documentos Secretaria
allí requeridos, la Secretaria Comercial debe verificar los Comercial
datos allí consignados y posteriormente los
Verificación de
antecedentes de: La razón social, el Representante Secretaria
datos del Sevenet
Legal y los socios (principales y suplentes) en la lista Regional
cliente
Clinton y la contraloría, si no se identifican antecedentes
en ninguna de las listas restrictivas la Secretaria Directora de
Comercial procede a iniciar el circuito en Sevenet. Cartera
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Posteriormente la Directora de Cartera realiza una

auditoria de la información registrada en Sevenet
verificando el correcto diligenciamiento del formato GC-
F-20 y los documentos adjuntos, si no se identifican
fallas se procede a verificar la referencia bancaria y
comercial del cliente, y reportes en las centrales de
riesgos (CIFIN).
Para la regional de Medellín la Secretaria Comercial
cita a una reunión de preinstalación a la cual debe
asistir personal de las diferentes áreas involucradas en
el servicio, en esta reunión se socializan las condiciones Secretaria
del nuevo servicio, se diligencia el formato GC-F-14. Comercial
“Acta de preinstalación” y se adjunta en el circuito en GC-F-14. “Acta
Sevenet. Ejecutivo de de
Cuenta preinstalación”
Para las demás regional el procedimiento será el mismo
antes mencionado pero la citación de la reunión será Gerente Regional GC-F-13.
Realizar comité
por parte de cada ejecutivo comercial. “Servicios
de
Gerente nuevos,
preinstalación
Adicionalmente en las regionales se debe diligenciar el Administrativo y reingreso,
formato GC-F-13. “Servicios nuevos, reingreso, Financiero esporádico y
esporádico y adicionales” por medio de la plataforma adicionales”
SEVENET. Gerente
Operativo SEVENET
Nota: Cuando se reciba una solicitud para un servicio Operaciones

adicional y/o esporádico este deberá ser tramitado a
través de la plataforma SEVENET por el área de
operaciones.
Una vez adjuntos todos los documentos anteriores en la
plataforma SEVENET el Auxiliar de Licitaciones procede
a realizar el contrato, en la sede principal se elabora el Contrato
Secretaria
contrato de los servicios según el modelo de la empresa
comercial
Generación del o la propuesta enviada por el cliente, y se codifica al GC-F-05.
contrato interior de la empresa según numeral 4.5 de “Control
Auxiliar de
condiciones generales. codificación de
licitaciones
contratos”.
Se revisan los términos legales, en concordancia con la
cotización, y el Gerente General firma el contrato en
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señal de aprobación. Una vez firmado y cuando se
anexen las pólizas correspondientes, se diligencia el
formato GC-F-05 “Control Codificación de Contratos”.
El Auxiliar de Licitaciones entrega el contrato al

Ejecutivo Comercial, Gerente Regional, o Director
Operativo responsable del cliente, con el fin de
entregarlo y obtener la firma del mismo, y finalmente
devolverlo firmado al Auxiliar de Licitaciones para ser
enviados al centro documental.
El documento GC-F-13 se anexa por medio de la
plataforma SEVENET y es entregado al sub-proceso de
programación y nomina con todos los documentos
aplicables para que se cree el servicio en el programa
“Segurion”.
En la sede principal se crea el usuario: Programación/ Secretaria

Maestros / Regulares / Usuarios. Crea el puesto de Comercial
trabajo: Programación/ Maestros / Regulares / puestos GC-F-13.
de trabajo de acuerdo a la información consignada en el Secretaria de “Servicios
formato GC-F-13. “Servicios nuevos, reingreso, Operaciones nuevos,
esporádico y adicionales” o el documento técnico que reingreso,
Crear el usuario soporta la adjudicación. Secretaria de esporádico y
y el puesto Operaciones adicionales”
Después de creado y verificado el cliente se procede a
enviar los documentos al proceso de contabilidad para Directora de Segurion
ser creado (cliente nuevos) o al sub-proceso de programación y
facturación (clientes antiguos) Nomina Sevenet
Todo este proceso se tramita por medio de la Contabilidad

plataforma SEVENET.
Ingresar el usuario por la plataforma Renova de la

Superintendencia de vigilancia y seguridad privada.
La encargada de este proceso es la Secretaria
Comercial.
Modificaciones Auxiliar de
Ver numeral 5.4 Contrato
al contrato Licitaciones
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5.2 CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE SEGURIDAD ELECTRÓNICA.

Gerente
Realizar El Gerente Comercial y los ejecutivos comerciales Comercial
Registros de
llamadas y/o realizan llamadas o visitas a los clientes potenciales con
llamadas y
visitar el lugar el fin de ofrecer nuestros diferentes servicios. Gerente Regional
visitas
de prestación
realizadas
del Servicio Ejecutivos
Comerciales
Una vez se notifique al área de Electrónica acerca de la
necesidad de una nueva cotización el Coordinador
Programación Técnico programa la visita técnica a las instalaciones Coordinador
MoniplusE
visita técnica. del cliente para el levantamiento de la información (si el Técnico.
cliente no toma el servicio, la visita tendrá costo) en
MoniplusE.
Supertrack
El Técnico que realice la visita debe diligenciar por
Supertrack el formulario GE-F-01 “Reporte de servicio GE-F-01
de mantenimiento correctivo” y hacerlo firmar por el “Reporte de
Coordinador
cliente. servicio de
Ejecución de Técnico
mantenimiento
visita técnica. Técnico
Adicionalmente deberá diligenciar el documento GE-AX- correctivo”
Instalador.
03 “Planos Esquemáticos” identificando las
herramientas que se requieren para la instalación del GE-AX-03
servicio y entregarlo al Coordinador Técnico. “Planos
Esquemáticos”.
Correo
El Coordinador Técnico recibe de manera automática un
Notificación Coordinador Electrónico
correo electrónico con el reporte de servicio técnico
Servicio Técnico. Sistema
generado en supertrack.
Supertrack.
Si el requerimiento de la visita técnica para cotización
Cotización
fue solicitado por el Director de Electrónica o el
Coordinador de Proyectos, el Coordinador Técnico debe Director
GE-F-18
reenviar el reporte de servicio técnico al encargado para Electrónica,
“Control de
Elaboración de que este proceda a realizar la propuesta económica, de Coordinador
Cotizaciones”
cotización lo contrario es él quien debe elaborarla. Técnico,
Coordinador de
Carpeta de
Notas: Proyectos
clientes
- Sí es un cliente antiguo la persona encargada de
especiales.
realizar la cotización debe revisar la carpeta
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Clientes Especiales para validar si existen
condiciones comerciales especiales con el cliente.
- El número de la cotización se toma de acuerdo a lo
registrado en el formato GE-F-18 “Control de
Cotizaciones”.
- Las visitas técnicas de mantenimiento que se
facturen quedarán validadas en el formato reporte
de servicio de mantenimiento correctivo.
El Director de Electrónica, Coordinador técnico o de
Proyectos debe enviar al cliente por medio de correo
electrónico:
1. La cotización incluyendo: el valor de los equipos, la

mano de obra y el servicio de monitoreo (si se
Correo
requiere), dando claridad acerca de las opciones de
Director Electrónico
comunicación disponibles.
Electrónica,
Envió 2. El formato GE-F-13 “Aceptación del servicio de
Coordinador GE-F-13.
propuesta seguridad electrónica” solicitando los documentos
técnico, “Aceptación del
cotización allí requeridos con el fin de diligenciar
Coordinador de servicio de
posteriormente dicho formato. (Únicamente a
proyectos seguridad
clientes nuevos).
electrónica”.
Notas:
- El valor de la propuesta tendrá una rentabilidad
establecida por la Gerencia General.
- El correo electrónico se debe enviar con copia al
Director de Electrónica y al Director Operativo o
Ejecutivo Comercial.
GE-F-13.
Cuando se reciba el correo electrónico con el formato Secretaria “Aceptación del
GE-F-13 “Aceptación del servicio de seguridad Comercial, servicio de
Actualización electrónica”, diligenciado en su totalidad por parte del Director seguridad
de la cliente y los documentos requeridos, el encargado de Electrónica, electrónica”.
documentación electrónica procederá a reenviar dicho correo Coordinador
del cliente. electrónico a la Secretaria Comercial; quien deberá técnico, Correo
disparar el circuito Usuario Servicio de seguridad Coordinador de Electrónico.
electrónica en Sevenet. proyectos
Sevenet.
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Secretaria
Comercial
La Secretaria Comercial debe realizar el contrato
teniendo en cuenta la información ingresada en Director de
Sevenet. Posteriormente debe entregarlo al encargado Electrónica Contrato
Elaborar
del área de Electrónica para que se gestione su entrega
contrato.
al cliente y sea firmado. Una vez firmados se deben Coordinador de Sevenet
entregar nuevamente a la Secretaria Comercial para su Proyectos
archivo en el CAD y en Sevenet.
Coordinador
Técnico
Circuito
Una vez finalice el circuito de validación de cliente, el
Sevenet Sevenet
sistema Sevenet dispara el circuito para el montaje del
(Usuario Secretaria
pedido. La secretaria comercial debe asignar la tarea de
Servicio de Comercial GC-F-08.
creación de pedido al encargado del área de electrónica
seguridad “Pedido”
que le realizó la solicitud de creación del cliente.
electrónica)
Pedido por compras: Sí el montaje del servicio
requiere equipos físicos el encargado del área de
Electrónica debe elaborar el pedido por compras a
través de Sevenet, diligenciando el formato GC-F-08.
Carpeta
“Pedido” donde se incluya la siguiente nomenclatura en
Compartida
la descripción de los equipos: Descripción general del Director
Pedidos
equipo + marca + referencia. Ejemplo: cámara ip tipo Electrónica,
Electrónica
Elaboración domo hikvision ds-ce1122. Coordinador
pedido. técnico,
GC-F-08.
Pedido por servicios: Sí el nuevo servicio no requiere Coordinador de
“Pedido”
la compra de equipos, el encargado del área de proyectos
Electrónica debe iniciar el circuito pedido por servicio en
Sevenet
Sevenet.
NOTA: Sí se trata de un servicio de alarma se debe

informa vía correo electrónico al Coordinador Técnico
Sí el cliente es nuevo el Coordinador Técnico crea el
abonado y registra el número de pedido por servicio en Moniplus
el sistema MoniplusE.
Registro de Coordinador
Carpeta
abonado. Técnico
Sí el cliente es antiguo y la solicitud incluye un nuevo Compartida
servicio de monitoreo, la persona encargada del cliente Electrónica.
debe elaborar el borrador del pedido por servicio y
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archivarlo en la carpeta compartido de electrónica,
adicionalmente, debe informar vía correo electrónico al
Coordinador Técnico para que realice la asignación de
la cuenta del nuevo abonado en el sistema Moniplus,
adicionalmente si el servicio de monitoreo es diferente
al pago mensual, en la cuenta de moniplus se debe
configurar la fecha de retiro del servicio.
El Coordinador Técnico programará al Técnico
Instalador para realizar la instalación del servicio a
GE-F-12 “Acta
través de la plataforma MoniplusE, una vez instalado el
de entrega
Programación nuevo servicio se debe diligenciar el formato GE-F-12 Coordinador
electrónica”.
del servicio. “Acta de entrega electrónica”. Técnico
MoniplusE
Nota: En las regionales el personal programado para la
instalación es subcontratado.
Coordinador
Una vez se realice el enlace el Coordinador Técnico
Técnico
debe actualizar el pedido por servicio con el número de
abonado y la fecha de conexión. Paso seguido lo debe
Finalización del Director de
cargar al sistema Sevenet. Adicionalmente, debe Sevenet
servicio. Electrónica
notificar al responsable de la cuenta (Director de
Electrónica o Coordinador de Proyectos) para que
Coordinador de
verifique la prestación del servicio.
Proyectos.
Secretaria
Comercial
Luego de realizada la instalación el Coordinador de
Ejecutivo
Proyectos ingresa a Sevenet y liquida las cantidades
Comercial
realmente instaladas de acuerdo a lo descrito en el GE-
Liquidación y F-12 “Acta de entrega electrónica” y la remisión del
Director
facturación del almacén. Sevenet
Comercial
pedido.
El formato GC-F-08 “Pedido” se remite al Gerente de
Coordinadora de
Electrónica para validar que la información esta correcta
facturación
y de su VoBo para ser enviado a facturación.
Auxiliar de
Facturación
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5.3 LICITACIONES.

Se identifican procesos de contratación a nivel nacional,
por medio del portal www.licicont.com , el cual agrupa
Gerente de
todos los procesos públicos de los portales Secop I y
Estrategia
Identificar las Secop II, adicional a esto, procesos privados publicados www.licicont.com
Licitaciones en las páginas Web de dichas entidades.
Auxiliar
licitaciones
También se recepcionan invitaciones directas privadas
enviadas a las gerencias regionales.
Se realiza el proceso de descargar el pliego de
condiciones con el fin de:
- Identificar requisitos habilitantes jurídicos.

- Identificar requisitos habilitantes técnicos.
Gerente de
- Factores evaluativos y el cumplimiento de la misma.
Estrategia
Analizar
previamente las Teniendo en cuenta esta información se analiza las No aplica
Auxiliar
condiciones condiciones de participación de acuerdo al nivel de
licitaciones
cumplimiento de los mismos; para las regionales de
Bogotá, Cali, Barranquilla y Eje Cafetero los procesos
son analizados desde la sede principal.
En caso de no cumplir con algunos factores se realizan

observaciones.
Gerente de
Se codifica toda la información del proceso: número de GC-F-07
Codificar Estrategia
proceso, tipo de proceso, entidad, plazo, presupuesto, “Control de
información del
cronograma y observaciones en el formato GC-F-07 codificación de
proceso Auxiliar
“Control de codificación de licitaciones” licitaciones”
licitaciones
En la fecha establecida en el cronograma para la Gerente de
GC-F-07
apertura del proceso y de acuerdo al nivel de Estrategia
Determinación “Control de
cumplimiento vs el pliego se determina la presentación
de la propuesta codificación de
de la propuesta, de no ser positivo se procede a Auxiliar
licitaciones”
archivar el proceso. licitaciones
En caso de ser un requisito o considerarlo necesario se Directores
Visitar el lugar realiza la visita al lugar de prestación del servicio. operativos,
de prestación Ejecutivos de No aplica
del servicio Dicha visita incluye un recorrido por las instalaciones Cuenta,
con el cliente, identificando los aspectos que puedan Gerentes
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incidir en el suministro del producto o en la prestación Regionales
del servicio.
En la sede principal se analiza y se revisa las

condiciones establecidas en el pliego de condiciones
para confirmar el cumplimiento de los requisitos y luego Gerente de
Analizar y
se realiza la lista de chequeo. Estrategia
revisar los
No aplica
pliegos y las
En caso de recibir adendas estas son revisadas por el Auxiliar
adendas
Gerente de Estrategia y Auxiliar de Licitaciones, las licitaciones
Adendas son tenidas en cuenta para la elaboración de
la propuesta.
El Auxiliar de Licitaciones en la sede principal elabora la
licitación de acuerdo con los términos de referencia y
las recomendaciones financieras de la Gerencia
Estratégica. Se procede a reunir los documentos
exigidos por la entidad contratante, y se prepara la
cotización.
Gerente de
Preparar y En Medellín el Auxiliar de licitaciones y el Gerente de Estrategia
revisar la Estrategia es el encargado de revisar que el contenido No aplica
propuesta de la propuesta sea lo solicitado en los pliegos y hacer Auxiliar
el seguimiento a la misma. licitaciones
Para el caso de las regionales es el Gerente Regional,

para las propuestas privadas, pero debe existir una
comunicación permanente con la Gerencia Comercial y
la Gerencia General. De ser el caso se debe enviar la
información a Medellín para su revisión.
Las tarifas son elaboradas por el Auxiliar de Licitaciones Coordinador
y aprobadas por el Gerente de Estrategia y el Gerente licitaciones
General en la sede principal.
Auxiliar
De acuerdo a la propuesta a presentar y sus Licitaciones
Aprobar tarifas No aplica
características se hace necesario acompañar el proceso
por Gestión Financiera y Gestión Estratégica quien se Gerente General
encarga de realizar una proyección del servicio a través
de los mapas de servicios de acuerdo a la información Gerente de
que se tiene, lo que permitirá determinar con mayor Estrategia
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certeza los costos.
El Gerente General verifica la veracidad de la licitación y

la capacidad técnica y económica de la empresa para
ejecutarla. La licitación es aprobada y firmada por el
Aprobar la
Gerente General como Representante Legal, lo que Gerente General Licitación
propuesta
constituye el registro que evidencia la revisión y
aprobación de las condiciones requeridas por el cliente
y el compromiso de la empresa para su cumplimiento.
Se sube los requisitos habilitantes y ponderables a la
Auxiliar
plataforma del Secop II o se presenta de manera física
licitaciones
la licitación, según lo establezca la entidad contratante,
Presentar la acompañada de las copias exigidas.
Gerente de No aplica
propuesta
Estrategia
Las propuestas presentadas a localidades distantes de
la sede principal, serán presentadas por el Gerente
Gerente Regional
Regional más cercano.
Auxiliar
licitaciones
Se realiza seguimiento a la propuesta presentada de
Seguimiento de acuerdo al cronograma establecido, se verifican los
Gerente de No aplica
la propuesta informes de evaluación, y se subsana en caso de que
Estrategia
falte algún requisito.
Gerente Regional
Gerente
En el caso de aceptación de la licitación, el usuario
Comercial
entrega una carta de adjudicación y/o aceptando el
servicio y la hace llegar a cualquiera de las sedes. Se
Auxiliar de
le entrega la carta o el comunicado al Coordinador de
licitaciones
Aceptación de Auxiliar de Licitaciones en la sede principal.
Sevenet
la licitación
Ejecutivos
Posteriormente se procede de acuerdo a los numerales
Comerciales
5.1 y 5.2 del presente documento, de acuerdo a los
servicios requeridos en la licitación, con el fin de
Coordinador
garantizar el desarrollo del circuito en Sevenet.
Técnico
Se recibe el contrato enviado por la entidad, es revisado Gerente de
Legalización de por Gerencia Jurídica y se le entrega a la Secretaria de Estrategia
Contrato
contrato Gerencia para que este sea firmado por parte del
Gerente General. Auxiliar
Página 25 de 37

licitaciones
El Auxiliar de Licitaciones solicita las pólizas al
intermediario de seguros vía correo electrónico
adjuntado el contrato. Una vez se reciben las pólizas, se
le entregan a la Secretaria de Gerencia para que estas
sean firmadas por parte del Gerente General.
El contrato y las pólizas firmadas por parte del Gerente

General se radican y se envían a la entidad a través del
Director Operativo, el cual es el encargado de entregar
los documentos legales.
5.4 ELABORACIÓN DE CONTRATOS.

GC-F-13.
“Servicios
nuevos,
Diariamente en SEVENET se verifican los circuitos
reingreso,
pendientes, se analiza si es un servicio nuevo o
Revisión esporádico y
adicional, permanente o esporádico, Auxiliar
circuitos adicionales”
licitaciones
SEVENET
Solo se realiza contrato a los servicios nuevos
GC-F-20
permanentes con un plazo mínimo de 3 meses
“Identificación
de Clientes
(Siplaft)”
Para el caso de Seguridad Humana el Auxiliar GC-F-13.
Licitaciones en la sede principal con base en la “Servicios
Realizar información consignada en los formatos GC-F-13. Auxiliar nuevos,
contrato “Servicios nuevos, reingreso, esporádico y adicionales” licitaciones reingreso,
y GC-F-20 “Identificación de Clientes (Siplaft) es quien esporádico y
realiza los contratos. adicionales”
El Auxiliar de Licitaciones, adjunta el contrato en el Auxiliar
circuito de SEVENET, adicional se entrega el contrato licitaciones
vía correo electrónico al Director Operativo, Ejecutivo de
Gestión firma cuenta responsable del cliente o al Gerente Regional, Director
Contrato
contrato con el fin de que lo entregue y obtenga la firma del Operativo
mismo y lo devuelva firmado al Auxiliar de Licitaciones
según sea el caso. Ejecutivo de
cuenta
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El Director Operativo, Ejecutivo de Cuenta, Gerente
Regional entrega el contrato al Auxiliar de licitaciones, Gerente Regional
Gerencia jurídica revisa el contrato y se entrega a la
Secretaria de Operaciones para gestionar la firma de
Gerencia General. Una vez firmado el contrato se hace
carta de remisión, se radica y se entrega al Director
Operativo, Ejecutivo de Cuenta, Gerente Regional para
que entregue el contrato al cliente.
Si durante la ejecución del contrato de prestación de
servicios en vigilancia física el usuario notifica al
Director Operativo modificaciones al servicio como
cambios en el servicio existente se debe legalizar con el
formato GC-F-13, con el fin de que se continúe con el
flujo de información normal, hasta llegar al proceso de
licitación para generar el cambio a nivel contractual
(Otro Si) y programación y nómina para la
programación.
Para el caso de modificación de plazo, clausulas

adicionales, se solicita vía correo electrónico por parte Auxiliar
de los Directores Operativos, Gerentes Operativos, licitaciones
Ejecutivos de cuenta. GC-F-13.
Director “Servicios
Realizar las
Para los refuerzos no mayores a tres meses, horas Operativo nuevos,
modificaciones
adicionales y cancelaciones, el director operativo reingreso,
al contrato
deberá de soportarlo el formato Único para servicios de Ejecutivo de esporádico y
clientes actuales GC-F-13 en el cual se notificarán (los cuenta adicionales”
horarios, días, ubicación entre otros...) y deberá ser
enviado a programación por medio electrónico Gerente Regional
acompañado de la aceptación del servicio o correo
electrónico que el usuario haya enviado. Programación
deberá de remitir después de validada y confrontada
esta información al proceso de facturación.
Se consideran modificaciones al contrato entre otras los

siguientes: Cambio en número de Guardas de
Seguridad, Caninos y Escoltas, aumento o disminución
en la instalación de equipos, cambios en propuesta o
Plazos, cambio de especificaciones definidas en el
contrato en cuanto a: equipos, dotación y personal,
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cambios de dirección del lugar de la prestación del
servicio.
Auxiliar
Se recepciona por parte del Director Operativo,
licitaciones
Ejecutivo de Cuenta, Gerente Regional el contrato, se
Director
Recepción entrega a la Secretaria de Gerencia para gestionar la
Operativo Contrato
contrato firma por parte de Gerencia General; cuando está
Ejecutivo de
legalizado se envía vía correo electrónico al
Cuenta
intermediario de seguros.
Gerente Regional
Auxiliar
Se reciben las pólizas vía correo electrónico, se Licitaciones
imprimen dos copias, una se radica en CAD para que
iniciar el proceso de pago de la póliza y la otra copia se Director
Recepción entrega a la Secretaria de Gerencia para gestionar la Operativo
Pólizas
pólizas firma por parte de Gerencia General; cuando está
legalizada se entrega a el Director Operativo, Ejecutivo Ejecutivo de
de Cuenta, Gerente regional, para que sea entregada al Cuenta
cliente.
Gerente Regional
En caso de que las pólizas vayan a vencer, o haya
modificación en el plazo, dispositivo, se realiza la Auxiliar Correo
Renovación
solicitud vía correo electrónico al intermediario de licitaciones electrónico.
seguros, adjuntando otro sí o nuevo contrato, si aplica.
5.5 CONTRATACIÓN POR SERVICIOS DE INVESTIGACION
5.5.1 Para los servicios especiales solicitados por clientes nuevos el procedimiento comercial es igual que
para los servicio de vigilancia humana, es decir, el cliente deberá diligenciar el formato GC-F-20
“Identificación de Clientes (Siplaft)” y enviar los documentos allí solicitados; posteriormente la Secretaria
Comercial y los ejecutivos de cuenta deberán dar inicio al circuito “500 – USUARIOS NUEVOS
SERVICIOS ESPECIALES” incluyendo además el formato GC-F-13. “Servicios nuevos, reingreso,
esporádico y adicionales”.
5.5.2 Para los servicios especiales contratados por clientes antiguos la Secretaria de Operaciones deberá
diligenciar el formato GC-F-13. “Servicios nuevos, reingreso, esporádico y adicionales” y dar inicio al
circuito “400 SERVICIOS ESPECIALES USUARIOS ACTUALES”
Nota: En caso de venta de un servicio de poligrafía y antecedentes el área comercial deberá realizar contacto
con el proveedor que a su vez contacta el cliente para la elaboración del cuestionario de investigación; el
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proveedor presta el servicio y envía por medio de un correo electrónico la confirmación del servicio con la
respectiva facturacion.
5.6 CONTRATACIÓN POR ARRENDAMIENTO DE SOFTWARE Y/O VENTA DE HARDWARE
El área de innovación y desarrollo debe mantener la siguiente información actualizada en el sistema Arex
Gestión.
- Formato Contrato de arrendamiento de software.

- Formato de protección de datos.
- Formato cotización Software control de ingresos y equipos.
- Formato cotización Software Arex.
- Requerimiento mínimo equipos.
- Tiempos implementación del software.
El producto (producción intelectual de la Compañía) de Arrendamiento del Software debe tener

1. Cotización registrada y codificada (referencia de control de cotización).
2. Documentación del Cliente (Tal como lo establece para cualquier servicio)
3. Formato GE-F-13 “Aceptación del Servicio de Electrónica”.
4. Elaboración del Contrato.

Acceder al sistema Arex Gestión y consultar el formato
Ejecutivo
de cotización del software o equipos donde aparecen
Comercial
los valores vigentes del arrendamiento de los
Identificación Secretaria Formato
softwares. Si dentro de la cotización van incluidos
de software o Comercial cotización
equipos de cómputo y periféricos, entonces se debe
equipos. Gerente Software Arex
realizar la solicitud de cotización de equipos al área de
Comercial
compras y logística vía correo electrónico o circuito de
Gerente Regional
Sevenet.
Gestionar Una vez se recibe la solicitud de cotización de equipos
cotización de el área de compras y logística debe contactar al Director o Auxiliar
Sevenet
equipos con el proveedor para que envíe la cotización de los equipos de compras.
proveedor. con los valores actualizados al TRM del día.
Director de
Enviar Una vez el área de compras y logística recibe la compras.
Cotización a la cotización por parte del proveedor, este debe Auxiliar de Cotización
persona que adjuntarlo por medio de la plataforma SEVENET para compras.
solicitó la que gerencia de sistemas, innovación y desarrollo Gerencia de Sevenet
cotización aprueben la cotización. sistemas,
innovación y
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desarrollo.
Ejecutivo
Comercial
Una vez reciba la cotización de parte del área de
Enviar Secretaria
compras y logísticas. El responsable debe hacer llegar
cotización al Comercial Cotización.
la cotización ese mismo día al cliente vía correo
cliente Gerente
electrónico.
Comercial
Gerente Regional
Gerente
Comercial
En el caso de aceptación solicita la firma del documento Auxiliar de

GE-F-13 “Aceptación del servicio de seguridad licitaciones
Aceptación del
electrónica” y se procede de acuerdo a los numerales Sevenet
servicio
5.1 y 5.2 del presente documento con el fin de Ejecutivos
garantizar el desarrollo del circuito en Sevenet. Comerciales
Coordinador
Técnico
6. REGISTROS
GC-F-05. Control codificación contratos.
GC-F-07. Control de codificación de Licitaciones.
GC-F-08. Pedido.
GC-F-09. Informes de gestión comercial
GC-F-13. Servicios nuevos, reingreso, esporádico y adicionales.
GC-F-18. Seguimiento Documentación Clientes.
GC-F-20. Identificación de clientes (Siplaft).
GE-F-01. Reporte de servicio de mantenimiento correctivo.
GE-F-12. Acta de entrega electrónica.

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GE-F-13. Aceptación del servicio de seguridad electrónica.
GE-AX-03. Planos Esquemáticos.
OP-F-03. Acta de preinstalación.
OP-PR-04. Control del producto suministrado por el cliente.
7. ANEXOS.
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FLUJOGRAMA GESTIÓN COMERCIAL SEVENET
Página 32 de 37
Página 33 de 37
FLUJOGRAMA SERVICIOS DE SEGURIDAD ELECTRÓNICA – SEVENET.
Página 34 de 37
FLUJOGRAMA SERVICIOS ESPECIALES CLIENTES ACTUALES
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FLUJOGRAMA SERVICIOS ESPECIALES CLIENTES NUEVOS
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Página 37 de 37

Procedimiento de Comercialización Y Ventas

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Procedimiento de Comercialización Y Ventas

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PROCEDIMIENTO DE COMERCIALIZACIÓN Y VENTAS.

CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA ELABORACIÓN: FECHA ACTUALIZACIÓN:

3.3 Contrato: Pacto entre dos o más personas naturales o jurídicas.

3.9 Seguridad humana: Corresponde a los servicios de vigilancia, escoltas o investigaciones.

3.12 Seguridad electrónica: Corresponde al suministro, instalación y mantenimiento de sistemas electrónicos

3.16 Servicio de Inspecciones Mineras y Petroleras: Corresponde a Enfocado principalmente a combatir la

3.22 Servicio de Seguridad encubierta o infiltración: Corresponde al servicio de un profesional

3.23 Servicio de Seguridad Invisible / Penetración: Corresponde al servicio de un profesional especializado y

3.24 Servicio de Validación de Antecedentes: Corresponde al Servicio de validación de identidad, verificación

3.25 Servicio de Escolta: Corresponde al Servicio de un profesional especializado y entrenado para el

- Dichos controles se lleva en el computador de la coordinación de Licitaciones para el proceso de

1. Campo para la letra C que identifica cotización. V -Vigilancia – EL -Electrónica- I-Innovación y

4.3 Para licitaciones quien elabora el contrato es la empresa contratante, no expertos.

1. Campo para la letra: E: Expertos

2. Campo para letra:

- Aceptación del servicio.

Adicionalmente en este formato se solicitan los siguientes documentos.

- Fotocopia de la Cédula y fotocopia del RUT.

4.10 Sí un cliente de seguridad electrónica requiere la prestación de un servicio de vigilancia humana

4.15 Si al solicitar documentación se evidencia alguna inconsistencia en la documentación entregada por el

- Si es una condición que no afecta la organización y corresponde más a un tema de corrección

La información a solicitar durante el proceso de actualización será:

- Formato GL-F-20 “Identificación de clientes (Siplaft)”. (Clientes de vigilancia Humana – Servicios

Con la presentación realizada se debe crear un ambiente de confianza y credibilidad. Posteriormente se

- ¿Qué tipo de servicio de seguridad está requiriendo?

Con la información recopilada se procede con el análisis y elaboración de la propuesta económica y

5.1 CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE VIGILANCIA HUMANA.

ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO RESPONSABLE REGISTROS

ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO RESPONSABLE REGISTROS

Con la presentación realizada se debe crear un

- ¿Qué tipo de servicio de seguridad está

Con la información recopilada se procede con el análisis

ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO RESPONSABLE REGISTROS

Las cotizaciones son realizadas en la sede principal y Gerente

- En la sede principal son realizadas por los Gerente Regional

La gestión de las cotizaciones deberá quedar registrada

En caso de que la persona que realice el contacto con

ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO RESPONSABLE REGISTROS

- Empresa que solicita el servicio.

ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO RESPONSABLE REGISTROS

Si el cliente rechaza el servicio se deja la evidencia en

Cada ejecutivo mensualmente al inicio de cada semana

Si el cliente solicita cambios en la cotización, se

ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO RESPONSABLE REGISTROS

Posteriormente la Directora de Cartera realiza una

Nota: Cuando se reciba una solicitud para un servicio Operaciones

ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO RESPONSABLE REGISTROS

El Auxiliar de Licitaciones entrega el contrato al

En la sede principal se crea el usuario: Programación/ Secretaria

Todo este proceso se tramita por medio de la Contabilidad

Ingresar el usuario por la plataforma Renova de la

5.2 CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE SEGURIDAD ELECTRÓNICA.

ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO RESPONSABLE REGISTROS

ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO RESPONSABLE REGISTROS

1. La cotización incluyendo: el valor de los equipos, la

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NOTA: Sí se trata de un servicio de alarma se debe

ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO RESPONSABLE REGISTROS

ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO RESPONSABLE REGISTROS

- Identificar requisitos habilitantes jurídicos.

En caso de no cumplir con algunos factores se realizan

ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO RESPONSABLE REGISTROS

En la sede principal se analiza y se revisa las