KEMENTERIAN PERTAHANAN MALAYSIA

Bahagian Audit Dalam dan Siasatan Am (BADSA)

Blok A, Aras 1, Bangunan ZETRO
Jalan 9/27 C, Seksyen 5, Wangsa Maju
53300 KUALA LUMPUR Tel: 603-4027 4012
MALAYSIA Faks: 603-4027 4564

Ruj. Kami : MOD.BADSA.400.12/4/34 ( )

Tarikh : Julai 2023

Asisten Panglima
Markas Tentera Darat
Bahagian Pasukan Simpanan
Jalan Padang Tembak
50634 Kuala Lumpur

YBhg. Datuk,

PENGESAHAN JAWAPAN BERDASARKAN ACCOUNTABILITY INDEX

MONITORING SYSTEM (AIMS)

Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas.

2. Dimaklumkan bahawa Bahagian Audit Dalam dan Siasatan Am (BADSA)

akan menjalankan pengauditan Pengesahan Jawapan Berdasarkan AIMS di
pejabat YBhg. Datuk seperti ketetapan berikut:

Tarikh : 31 Julai - 4 Ogos 2023

Masa : 08.00 pagi – 05.00 petang

3. Bersama-sama ini disertakan program audit dan senarai dokumen yang

akan disemak untuk makluman dan perhatian pihak YBhg. Datuk seperti
Lampiran A. Dokumen-dokumen lain yang diperlukan akan dimaklumkan dari
semasa ke semasa sepanjang tempoh pengauditan.

4. Pegawai-pegawai BADSA yang terlibat bagi pengauditan ini adalah

seperti berikut:

a. Lt. Kol Mohd Azhar Bin Ramli TUDM - E-mel: azhar.ramli@mod.gov.my

Ketua Penolong Setiausaha Udara No. Tel. Bimbit : 019-5222373

b. En. Azlan Bin Mohd Jaafar - E-mel: azlan@mod.gov.my

Ketua Pasukan Audit No. Tel. Bimbit : 019-2525363

…7/-
MOD.BADSA.400.12/4/34 ( )

c. En. Zaimal bin Md Jamal - E-mel: zaimal@mod.gov.my

Penolong Juruaudit No. Tel. Bimbit : 017-3579546

d. En. Halimin bin Ahmad Bunian - E-mel: halimin@mod.gov.my

Penolong Juruaudit No. Tel. Bimbit : 013-9292810

5. Satu sesi Exit Conference bagi membincangkan penemuan Audit akan

diadakan selepas pengauditan selesai.

Kerjasama pihak YBhg. Datuk amatlah dihargai bagi melancarkan proses

pengauditan ini.

Sekian, terima kasih.

“MALAYSIA MADANI”
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
“PERTAHANAN NEGARA TANGGUNGJAWAB BERSAMA”

Saya yang menjalankan amanah,

(RUZITA BINTI AB RAHMAN)

Setiausaha Bahagian
Bahagian Audit Dalam dan Siasatan Am
Kementerian Pertahanan.

Salinan Kepada:

1. Pengurus Aktiviti Pertahanan Darat

Cawangan Perancangan dan Pembangunan
Markas Tentera Darat
Tingkat 12, Wisma Pertahanan
Jalan Padang Tembak
50634 Kuala Lumpur.

2. Inspektorat Jeneral
Bahagian Inspektorat ATM
Markas Angkatan Tentera Malaysia
Aras 10.04, Wisma Pertahanan
Jalan Padang Tembak
50634 Kuala Lumpur

-2-
MOD.BADSA.400.12/4/34 ( )

3. Inspektor Jeneral
Bahagian Inspektorat Tentera Darat
Markas Tentera Darat
Tingkat 11, Wisma Pertahanan
Jalan Padang Tembak
50634 Kuala Lumpur.

LAMPIRAN A
-3-
MOD.BADSA.400.12/4/34 ( )

PROGRAM PENGAUDITAN PENGESAHAN JAWAPAN BERDASARKAN

ACCOUNTABILITY INDEX MONITORING SYSTEM (AIMS)

1. Objektif
Objektif pengesahan AIMS bertujuan untuk memastikan PTJ mematuhi tatacara
dan peraturan yang ditetapkan semasa mengurus dan menggunakan sumber
berdasarkan objektif yang ditetapkan. Lapan (8) Elemen yang terlibat bagi
Pengesahan Jawapan AIMS seperti yang berikut:

i. Kawalan Pengurusan
ii. Kawalan Bajet
iii. Kawalan Terimaan
iv. Kawalan Perolehan
v. Kawalan Perbelanjaan
vi. Pengurusan Deposit
vii. Pengurusan Aset dan Stor
viii. Pengurusan Kenderaan Kerajaan

2. Skop Audit
Skop Pengesahan Jawapan AIMS merangkumi tahun 2022.

3. Metodologi Pengauditan
Metodologi pengauditan adalah seperti yang berikut:
i. Pengesahan berdasarkan semakan ke atas urusan kewangan yang
dikenal pasti.
ii. Membuat semakan dokumen dan fail yang berkaitan.
iii. Mendapat penjelasan melalui temu bual dengan pegawai yang berkaitan.
iv. Menjalankan semakan fizikal terhadap aset dan stor.

4. Keperluan Pengauditan
i. Bilik untuk semakan dokumen dan pegawai perhubungan.
ii. Kenderaan.

-4-
MOD.BADSA.400.12/4/34 ( )

REKOD DAN DOKUMEN YANG DIPERLUKAN

A. Kawalan Pengurusan

1. Carta Organisasi keseluruhan terkini PTJ

2. Fail Penurunan Kuasa
3. Perintah Tetap
4. myPortfolio
5. Buku Perkhidmatan
6. Fail Latihan/Kursus
7. Fail/Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan
Akaun (JPKA)
8. Laporan Suku Tahun JPKA
9. Fail Audit

B. Kawalan Bajet

1. Fail Bajet
2. Fail Waran Peruntukan (Waran Am/Dasar Baharu/One-off/WPK)
3. Laporan Waran Peruntukan
4. Fail Waran Pindah Peruntukan Mengurus dan Pembangunan
5. Laporan Kemajuan Kewangan/Fizikal Projek
6. Laporan Prestasi Perbelanjaan Bulanan

C. Kawalan Terimaan

1. Daftar Borang Hasil (Kew. 67- Pn. 1/84)

2. Laporan /Buku Tunai Cerakinan
3. Resit (Kew.38/38E)
4. Slip bayaran masuk bank/ penyata pemungut
5. Daftar Cek Tak Laku
6. Laporan Akaun Belum Terima (ABT)
7. Laporan Terperinci Hasil dan Penyata Penyesuaian Hasil
8. Surat penurunan Kuasa Pegawai Pengawal / Kebenaran Khusus
Secara Bertulis (Lamp. B1-B8)
9. Laporan Resit iGFMAS
10. Laporan Resit Batal iGFMAS
11. Laporan Penyata Pemungut iGFMAS
12. Laporan Penyata Pemungut Dibatalkan iGFMAS
13. Laporan Urus niaga Harian (LUH)

-5-
MOD.BADSA.400.12/4/34 ( )

D. Pengurusan Perolehan

1. Senarai Nama Jawatankuasa Spesifikasi dan Setiausaha

Jawatankuasa Spesifikasi
2. Senarai Nama Jawatankuasa Penilaian dan Setiausaha
Jawatankuasa Penilaian
3. Senarai Nama Jawatankuasa Sebut harga
4. Daftar Sebut harga
5. Fail Sebut harga
6. Rekod perolehan secara pembelian terus
7. Fail lembaga perolehan dan minit mesyuarat
8. Fail Perolehan Secara Kontrak Pusat dan Kontrak Panel

E. Kawalan Perbelanjaan

1. Laporan Kedudukan Vot/Dana

2. Sijil Pengesahan Baki Vot
3. Fail Penurunan Kuasa
4. Borang Permohonan Capaian Pengguna dan Had Kuasa iGFMAS
5. Laporan Capaian Pengguna dan Had Kuasa Pusat Tanggungjawab
6. Jadual Penetapan Kuasa dan Tugas Pegawai Pengawal
7. Laporan Bil/Invois (AP 103)
8. Arahan Pembayaran (sampel akan dimaklumkan kemudian)
9. Penyata Penerima Wang Bayaran di Bawah AP 96(a)
10. Laporan Terperinci Pembayaran Pukal
11. Fail Waran Perjalanan Udara Awam (WPUA)
12. Rekod Panjar Wang Runcit
13. Sijil Perakuan Panjar
14. Fail/Daftar Bayaran di Bawah AP 58 dan AP 59

F. Pengurusan Deposit

1. Rekod Akaun Deposit (Akaun Kawalan/Lejar Utama/Laporan

Liabiliti Mengikut Kod Akaun (Terperinci))
2. Rekod Akaun Deposit (Akaun Subsidiari/Lejar Kecil/Laporan
Kedudukan Subsidiari)
3. Buku Lejar Utama
4. Daftar Akaun Utama Deposit
5. Senarai Baki Deposit
6. Senarai Baki Pendeposit
7. Sijil Pengesahan Baki Akaun Deposit
8. Sijil Pengesahan Baki Akaun Pendeposit

-6-
MOD.BADSA.400.12/4/34 ( )

G. Pengurusan Aset dan Stor

Pengurusan Aset
1. Fail Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK)
2. Minit Mesyuarat JKPAK
3. Laporan Suku Tahun JKPAK
4. Surat Pelantikan Pegawai Aset dan Penerima Aset
5. KEW.PA-1 hingga KEW.PA-18
6. Fail Pelupusan Aset dan KEW.PA-19 hingga KEW.PA-32
7. Fail Kehilangan dan Hapus kira serta KEW.PA-33 hingga KEW.PA-
37

Pengurusan Stor
1. KEW.PS-1 hingga KEW.PS-36
2. Fail Berkaitan Pelupusan Stok Kerajaan
3. Fail Berkaitan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok

H. Pengurusan Kenderaan Kerajaan

1. Senarai Kenderaan Jabatan dan Nama Pemandu

2. Buku Log Kenderaan/BAT J7
3. Fail Kenderaan/BAT M59
4. Surat Pelantikan Pegawai Kenderaan
5. Buku Rekod Pergerakan Kad Inden Minyak
6. Penyata Resit Pembelian Minyak
7. Buku Rekod Pergerakan dan Penggunaan Kad Sistem Bayaran Tol
Tanpa Resit
8. Penyata Akaun Minyak Bulanan daripada pembekal
9. Analisis Kadar Penggunaan Bahan Api Bulanan

Nota: Dokumen lain yang diperlukan akan diminta dari semasa ke semasa
sepanjang tempoh pengauditan.

-7-