CURSO: ELABORACIÓN

DE DOCUMENTOS EN EL
SENO DEL EXPEDIENTE
ADMINISTRATIVO
ELECTRÓNICO

MÓDULO 1. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

EN EL SENO DEL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO
ELECTRÓNICO.
UD1: ESTRUCTURACION Y DISEÑO DE DOCUMENTOS
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INDICE

MÓDULO 1. EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO ................................................................................... 3

UNIDAD DIDÁCTICA 1. ESTRUCTURACION Y DISEÑO DE DOCUMENTOS ........................................... 3

1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 3

2. EL DOCUMENTO EN LA LEY 7/2011, DE 3 DE NOVIEMBRE, DE DOCUMENTOS, ARCHIVOS Y

PATRIMONIO DOCUMENTAL DE ANDALUCÍA ................................................................................. 3

3. CONCEPTO DE DOCUMENTO ADMINISTRATIVO.......................................................................... 4

3.1. FUNCIONES DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO ................................................................................ 5

3.2. CARACTERÍSTICAS ................................................................................................................................ 6

3.3. ESTRUCTURA GENERAL DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO.............................................................. 8

4. EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO ................................................................................................ 10

4.1. VALIDEZ Y EFICACIA DE LAS COPIAS DE LOS DOCUMENTOS REALIZADAS POR LAS
ADMINISTRACIONES PÚBLICAS. ................................................................................................................12

4.2. LAS NORMAS TÉCNICAS DE INTEROPERABILIDAD ...............................................................................14

4.3. LA NORMA TÉCNICA DE INTEROPERABILIDAD DE DOCUMENTO ELECTRÓNICO ..................................15

5. FIRMA DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO ................................................................................... 18

6. METADATOS DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO ......................................................................... 20

6.1. DEFINICIÓN DE METADATOS ..............................................................................................................20

6.2. USOS DE LOS METADATOS. .................................................................................................................21

6.3. CLASIFICACIÓN DE METADATOS .........................................................................................................22

6.4. EL CICLO DE LA VIDA DE LOS METADATOS ..........................................................................................23

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6.5.USO COMÚN DE LOS METADATOS.......................................................................................................24

6.6.ALMACENAMIENTO DE LOS METADATOS. ...........................................................................................24

7. LOS METADATOS EN LA GUÍA NTI DE POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS.. 26

7.1. CONSIDERACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN ................................................................................27

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01 1. EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
MÓDULO 1. EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

UNIDAD DIDÁCTICA 1. ESTRUCTURACION Y DISEÑO DE

DOCUMENTOS

1. INTRODUCCIÓN

Como definición y desde un punto de vista general, se define el documento como "el escrito en el que constan
datos fidedignos, que sirve de prueba o testimonio, o que proporciona una información, especialmente de
carácter histórico, oficial o legal"; esencialmente, la definición se resume en la combinación de un soporte y la
información registrada en el mismo.

Su contenido puede consistir tanto en textos escritos, fotografías, dibujos, películas,como en los soportes
multimedia (páginas web, archivos informáticos, etc.).

2. EL DOCUMENTO EN LA LEY 7/2011, DE 3 DE NOVIEMBRE,

DE DOCUMENTOS, ARCHIVOS Y PATRIMONIO DOCUMENTAL
DE ANDALUCÍA

En el Artículo 2, la LDAPDA, establece las siguientes definiciones:

A efectos de la presente ley, se entiende por:

A.Documento: Toda información producida por las personas físicas o jurídicas de cualquier naturaleza
como testimonio de sus actos, recogida en un soporte, con independencia de la forma de expresión o
contexto tecnológico en que se haya generado.

Se excluyen de este concepto las publicaciones que no formen parte de un expediente administrativo.

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B. Documentos de titularidad pública: Documentos de titularidad de las personas físicas o jurídicas, tanto
públicas como privadas, producidos y recibidos en el ejercicio de las competencias que les son propias,
sin perjuicio de la normativa estatal o internacional que les afecte.

C. Documentos de titularidad privada: Documentos de titularidad de las personas físicas o jurídicas no

incluidos en la definición anterior.

3. CONCEPTO DE DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

Desde un punto de vista específico, podemos decir que "el documento administrativo es el soporte que
contiene y en el que se registran los actos de la Administración pública".

La definición normativa la establece el artículo 26 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento

Administrativo Común de las Administraciones Públicas, dedicado a la "Emisión de documentos por las
Administraciones Públicas.", y dice:

"Se entiende por documentos públicos administrativos los válidamente emitidos por los órganos de las
Administraciones Públicas.", partimos por tanto de una condición "sine qua non", la de estar válidamente
emitidos por órganos de las Administraciones Públicas.

Continua la Ley diciendo que "las Administraciones Públicas emitirán los documentos administrativos por
escrito, a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de
expresión y constancia."

Hemos visto las características de los documentos administrativos públicos, pero la LPACAP, 39/2015, de 1 de
octubre, en el artículo 28, habla de los "Documentos aportados por los interesados al procedimiento
administrativo.", y establece que:

✓ Los interesados deberán aportar al procedimiento administrativo los datos y documentos exigidos por las
Administraciones Públicas de acuerdo con lo dispuesto en la normativa aplicable.
✓ Asimismo, los interesados podrán aportar cualquier otro documento que estimen conveniente.
✓ Los interesados tienen derecho a no aportar documentos que ya se encuentren en poder de la
Administración actuante o hayan sido elaborados por cualquier otra Administración.
✓ La administración actuante podrá consultar o recabar dichos documentos salvo que el interesado se
opusiera a ello.

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✓ No cabrá la oposición cuando la aportación del documento se exigiera en el marco del ejercicio de
potestades sancionadoras o de inspección.
✓ Las Administraciones Públicas deberán recabar los documentos electrónicamente a través de sus redes
corporativas o mediante consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas
electrónicos habilitados al efecto.
✓ Cuando se trate de informes preceptivos ya elaborados por un órgano administrativo distinto al que
tramita el procedimiento, estos deberán ser remitidos en el plazo de diez días a contar desde su solicitud.
✓ Cumplido este plazo, se informará al interesado de que puede aportar este informe o esperar a su remisión
por el órgano competente.
✓ Las Administraciones no exigirán a los interesados la presentación de documentos originales, salvo que,
con carácter excepcional, la normativa reguladora aplicable establezca lo contrario.

3.1. FUNCIONES DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

Dos son las funciones que cumplen los documentos: la de constancia y la de comunicación.

Como constancia:

✓ Para asegurar la pervivencia y la conservación de los actos administrativos, es decir, como prueba de su
existencia, sus posibles errores o vicios y sus efectos, sean jurídicos, administrativos o meramente informativos.
✓ Para garantizar los deberes y derechos de los ciudadanos, tales como el de acceso o la consulta a los
registros y archivos de las Administraciones públicas.
✓ Como testimonio y justificación de la gestión administrativa, que garantiza el control de legalidad.

Como comunicación:

✓ Aparte de servir de constancia, el documento es el medio con el que la Administración se dirige a los
ciudadanos, a otras entidades o a los distintos órganos que la integran.
✓ En consecuencia, los documentos también cumplen una función informativa y comunicativa.

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3.2. CARACTERÍSTICAS
Las características de los documentos pueden dividirse en externas e internas, según se refieran a su
estructura física o a su contenido sustantivo:

Caracteres externos: clase y soporte

a) La clase: está determinada por el método empleado para transmitir la información.

Los documentos pueden ser textuales, si la información se transmite mediante texto escritos; también pueden
ser iconográficos (mapas, planos, dibujos, fotografías...); sonoros, o electrónicos e informáticos.

b) El soporte: en la Administración ha sido predominante, y sigue siéndolo, el documento de texto sobre el

soporte de papel, hasta el punto de identificar el documento
administrativo con el documento escrito.

Pero la implantación de las nuevas tecnologías requiere

alternativas para el ejercicio del servicio público.

Aunque la pervivencia de la escritura como código de transmisión

parece asegurada, los nuevos soportes requieren codificaciones
diferentes de la escritura, los códigos de barras, por ejemplo, para
ser descodificados y entendidos por el destinatario.

Caracteres internos

a) Emisión. Su emisor debe ser un órgano administrativo que actúa en el ejercicio de sus competencias.

Pese a la gran trascendencia que los actos del ciudadano tienen en la actividad administrativa -sus solicitudes,
alegaciones o recursos inician e impulsan los procedimientos- no pueden considerarse documentos
administrativos, ya que carecen del elemento subjetivo que acabamos de definir: ser emitidos por una
autoridad pública en el ejercicio de sus potestades.

b) Produce efectos. El documento, en tanto que soporte del acto administrativo que contiene, produce los
mismos efectos de éste, tanto para el ciudadano, frente a terceros y ante la propia organización administrativa.

Quedan fuera de la condición de documentos administrativos aquellos otros que, como resúmenes, extractos,
índices o anotaciones, no están destinados a producir efecto alguno.

c) Formalización. Para que su emisión sea válida, aparte de los requisitos derivados del acto que contienen
(competencia del emisor, sometimiento al ordenamiento jurídico) hay un requisito específico para la validez del
documento administrativo: se trata de la formalización.

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Se entiende por formalización la acreditación de la autenticidad de la voluntad del órgano emisor,
manifestada mediante firma manuscrita o por símbolos o códigos que garanticen dicha autenticidad
mediante la utilización de técnicas o medios electrónicos, informáticos o telemáticos.

La formalización garantiza la autenticidad del documento, así como la voluntad de quien lo emite: se acredita
con la firma manuscrita o, si se emplean medios electrónicos o telemáticos, con símbolos o códigos específicos
(firma electrónica).

La formalización es obligatoria en todo documento que contenga actos administrativos, incluidos los de mero
trámite; en los restantes, especialmente los de contenido informativo, es suficiente con que quede constancia
del órgano autor del correspondiente documento.

d) Validez y nuevas tecnologías. La introducción de nuevas tecnologías en la Administración ha ampliado los

requisitos de validez:

Autenticidad.

Consiste en asegurar la vinculación entre la identidad del órgano emisor y el acto dictado.

En sustitución del soporte papel y la firma manuscrita tradicional, se han implantado otros soportes
documentales electrónicos, virtuales o hipertextuales que, a su vez, requieren fórmulas de autenticidad
adaptadas a sus características, como símbolos, códigos o la firma electrónica, regulada ésta última por la Ley
59/2003, de 19 de diciembre.

Confidencialidad.

El uso de documentos con soporte en las nuevas tecnologías obliga a adoptar medidas de seguridad con las que
evitar que su contenido pueda ser interceptado por personas ajenas a sus interesados, especialmente cuando
contiene datos personales o de materias clasificadas.

Integridad.

El medio utilizado no debe permitir la manipulación o alteración del acto administrativo dictado.

Disponibilidad y compatibilidad.

Los soportes, medios y aplicaciones informáticos utilizados por el emisor y el destinatario deben ser
compatibles para permitir el acceso y la comunicación entre ambos.

Conservación de la información.

Los medios utilizados deben permitir, asimismo, la conservación, recuperación y el almacenamiento de los
documentos, sea cual sea la tecnología empleada.

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3.3. ESTRUCTURA GENERAL DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO
El documento administrativo presenta una estructura tripartita:

- encabezamiento,
- texto y
- término.

Examinemos los criterios generales que debemos aplicar en cada una de ellas.

EL ENCABEZAMIENTO: Es la parte superior del documento, y en ella se recoge la información inmediata, básica
y sintetizada del documento y está expresamente exigido en todos los documentos que deban estar
formalizados, incluidos los de trámite, cuyos destinatarios sean los ciudadanos, y en el que deben constar, al
menos, el título y el número clave de identificación del expediente.

Las partes en que se divide el encabezamiento son las siguientes:

a) Cabecera impresa: Es la franja superior del documento

donde aparecen impresos el escudo o el logotipo que
identifican corporativamente al emisor, según las normas
de imagen o identidad corporativa de cada
Administración.

b) Título: El título es el resumen del documento, es

obligatorio en los documentos que contengan actos
administrativos, incluidos los de trámite, cuyos
destinatarios sean los ciudadanos, y expresará con
claridad y precisión el tipo de documento, su contenido
esencial y, en su caso, el procedimiento en que se inserta.

Para que sea eficaz, debe situarse en un sitio visible y fácilmente identificable, destacado del resto del
contenido por caracteres tipográficos (mayúscula o negrita).

c) Datos identificativos del documento: En este apartado, que es optativo y variable, se dispone la información
más significativa para la identificación inmediata del documento y para la gestión administrativa (registro,
archivo, reenvíos).

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Incluirá todos o algunos de los siguientes apartados, siempre según las necesidades de cada unidad
administrativa:

- Referencia: Número o clave asignados por cada dependencia para la identificación del documento, con
objeto de facilitar el control interno administrativo
- Asunto: Describe sucintamente el objeto del documento y complementa la información proporcionada
por el título o lo sustituye si el documento carece de título o este se refiere únicamente al tipo de
documento (p. e., una nota interior).
- Identificación del interesado o los interesados en el procedimiento.
- Fecha de inicio del procedimiento.

d) Destinatario: Es la persona a la que va dirigido el documento; si el destinatario es persona ajena a la

administración, se consignará el nombre y apellidos, dirección y código postal; cuando se trate de un
destinatario oficial, y el documento se envie por correo, figurarán además el cargo y la unidad administrativa a
la que pertenece.

EL TEXTO: Denominamos texto a la parte central y principal de todo documento, y las partes del texto reciben el
nombre de secciones, cuya cantidad y denominación depende de cada clase o tipo de documento.

EL TÉRMINO: Conocemos como término el extremo inferior del documento y está integrado por las siguientes
partes:

- antefirma,
- firma,
- posfirma,
- sello,
- anexo,
- "con copia" y
- pie de página.

Las partes que acabamos de indicar son las más importantes y corresponden a los documentos administrativos
más usados; del mismo modo, están designados por sus nombres más difundidos.

Hay documentos que tienen todas estas partes, pero hay también los que tienen sólo algunas, como veremos al
estudiar cada uno de ellos.

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4. EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Como ya hemos visto en epígrafes anteriores, el documento electrónico, también conocido como documento
digital, es un documento cuyo soporte material es un dispositivo electrónico o magnético, y en el que el
contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o
reproducido mediante sus conocimientos sociales adquiridos por las redes informáticas que nos ayuda a abrir
un documento electrónico.

El documento electrónico se conoce así, como aquel producido por una persona natural o jurídica en el
ejercicio de sus funciones, que contiene información generada, enviada, recibida y almacenada por
medios electrónicos, que permanece en estos medios durante todo su ciclo de vida, aunque es importante
tener en cuenta que los documentos electrónicos no siempre nacen siendo electrónicos, algunos de ellos se
convierten en electrónicos en el transcurso de su gestión, de igual forma no todos los documentos electrónicos
son documentos electrónicos de archivo, dado que los documentos electrónicos de archivo deben tener ciertos
componentes y cumplir con características específicas que garantizan su conservación y preservación a largo
plazo.

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y
la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, vienen a configurar un escenario en el
que la tramitación electrónica debe constituir la actuación habitual de las Administraciones en sus múltiples
vertientes de gestión interna, de relación con los ciudadanos y de relación de aquellas entre sí.

Como se dice en la parte expositiva de la Ley 39/2015 , “una Administración sin papel basada en un
funcionamiento íntegramente electrónico no sólo sirve a los principios de eficacia y eficiencia, al ahorrar
costes a ciudadanos y empresas, sino que también refuerza las garantías de los interesados a la vez que
facilita una mejor transparencia”.

En consecuencia en dicha ley se establecen cuestiones tales como que los actos administrativos se producirán
por escrito a través de medios electrónicos y que los documentos administrativos se emitirán igualmente por
escrito a través de medios electrónicos; mientras que la Ley 40/2015 establece que las AA.PP. se relacionarán
entre sí y con sus órganos a través de medios electrónicos.

Para mayor información sobre el marco legal se dispone del Código de Administración Electrónica, compendio
de legislación consolidada, editado por el BOE, con selección y ordenación de contenidos por la Secretaría
General de Administración Digital.

El Plan de Transformación digital de la Administración General del Estado y sus Organismos Públicos,
(Estrategia TIC 2015–2020), se elaboró teniendo muy presente en su momento los proyectos de las leyes
39/2015 y 40/2015, de forma que los principios rectores, los objetivos estratégicos, las líneas de acción y los
hitos recogidos en el plan persiguen facilitar la realización de las previsiones establecidas en las citadas leyes.

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El Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y
funcionamiento del sector público por medios electrónicos, persigue:

✓ mejorar la eficiencia administrativa para hacer efectiva una Administración totalmente electrónica e
interconectada,
✓ incrementar la transparencia de la actuación administrativa y la participación de las personas en la
Administración Electrónica,
✓ garantizar servicios digitales fácilmente utilizables y
✓ mejorar la seguridad jurídica.

El Catálogo de servicios de administración digital , que tiene como objeto difundir los servicios que se ponen a
disposición de las AA.PP. como herramientas facilitadoras para contribuir a impulsar el desarrollo de la
Administración Digital, incluye en las fichas correspondientes a los servicios ofrecidos, junto con una breve
descripción y otra información, referencia al marco legal relacionado en cada caso.

Además, se dispone también de la primera declaración de 14 servicios compartidos como instrumento para una
mayor eficiencia en la prestación de los servicios TIC.

En relación con la Disposición adicional segunda "Adhesión de las Comunidades Autónomas y Entidades
Locales a las plataformas y registros de la Administración General del Estado", de la Ley 39/2015, son de
interés los Convenios de colaboración con las CC.AA. en materia de Administración electrónica.

Desde el punto de vista del uso de los medios electrónicos son de particular interés, en la Ley 39/2015:

✓ las previsiones relativas a los derechos de las personas en sus relaciones con las AA.PP.,
✓ derechos del interesado en el procedimiento administrativo,
✓ derecho y obligación de relacionarse electrónicamente con las AA.PP.,
✓ asistencia en el uso de medios electrónicos a los interesados;
✓ la representación y los registros electrónicos de apoderamientos;
✓ los registros;
✓ los sistemas de identificación de los interesados en el procedimiento,
✓ los sistemas de firma admitidos por las AA.PP.;
✓ el uso de medios de identificación y firma en el procedimiento administrativo;
✓ la forma de los actos administrativos;
✓ las cuestiones relativas a solicitudes de iniciación,
✓ comparecencia de las personas,
✓ obligación de resolver y cómputo de plazos;
✓ las notificaciones a través de medios electrónicos;

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✓ la emisión de documentos y sus copias,
✓ los documentos aportados por los interesados,
✓ el expediente electrónico y
✓ el archivo electrónico.

Y en la Ley 40/2015 lo establecido en relación con los principios generales:

✓ los órganos colegiados,

✓ el funcionamiento electrónico del Sector Público (sede electrónica, Portal de internet, sistemas de
identificación de las AA.PP.,
✓ actuación administrativa automatizada,
✓ sistemas de firma para la actuación administrativa automatizada,
✓ firma-e del personal al servicio de las AA.PP.,
✓ aseguramiento e interoperabilidad de la firma-e,
✓ archivo electrónico de documentos);
✓ gestión compartida de servicios comunes (sistemas de información y comunicaciones);
✓ técnicas de colaboración (suministro de Información, sistemas integrados de información
administrativa);
✓ intercambio de datos en entornos cerrados de comunicación, transmisiones de datos entre AA.PP.;
✓ Esquema Nacional de Interoperabilidad y Esquema Nacional de Seguridad,
✓ reutilización de sistemas y aplicaciones de propiedad de la Administración y
✓ transferencia de tecnología entre Administraciones.

4.1. VALIDEZ Y EFICACIA DE LAS COPIAS DE LOS DOCUMENTOS REALIZADAS

POR LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS.
De conformidad con el artículo 27 de la LPACAP, cada Administración Pública determinará los órganos que
tengan atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de los documentos públicos
administrativos o privados.

Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos.

Las copias auténticas realizadas por una Administración Pública tendrán validez en las restantes
Administraciones.

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A estos efectos, la Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales
podrán realizar copias auténticas mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa
automatizada.

Se deberá mantener actualizado un registro, u otro sistema equivalente, donde constarán los funcionarios
habilitados para la expedición de copias auténticas que deberán ser plenamente interoperables y estar
interconectados con los de las restantes Administraciones Públicas, a los efectos de comprobar la validez de la
citada habilitación.

En este registro o sistema equivalente constarán, al menos, los funcionarios que presten servicios en las oficinas
de asistencia en materia de registros.

Tendrán la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado las realizadas,
cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las Administraciones Públicas en las que
quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido.

Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales.

Para garantizar la identidad y contenido de las copias electrónicas o en papel, y por tanto su carácter de
copias auténticas, las Administraciones Públicas deberán ajustarse a lo previsto en el Esquema Nacional de
Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y sus normas técnicas de desarrollo, así como a las
siguientes reglas:

a) Las copias electrónicas de un documento electrónico original o de una copia electrónica auténtica, con o sin
cambio de formato, deberán incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al
consultar el documento.

b) Las copias electrónicas de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de
digitalización, requerirán que el documento haya sido digitalizado y deberán incluir los metadatos que acrediten
su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento.

Se entiende por digitalización, el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o
en otro soporte no electrónico en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del
documento.

c) Las copias en soporte papel de documentos electrónicos requerirán que en las mismas figure la condición de
copia y contendrán un código generado electrónicamente u otro sistema de verificación, que permitirá
contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos electrónicos del órgano u Organismo
público emisor.

d) Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho soporte se proporcionarán mediante
una copia auténtica en papel del documento electrónico que se encuentre en poder de la Administración o bien
mediante una puesta de manifiesto electrónica conteniendo copia auténtica del documento original.

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A estos efectos, las Administraciones harán públicos, a través de la sede electrónica correspondiente, los
códigos seguros de verificación u otro sistema de verificación utilizado.

Los interesados podrán solicitar, en cualquier momento, la expedición de copias auténticas de los documentos
públicos administrativos que hayan sido válidamente emitidos por las Administraciones Públicas.

La solicitud se dirigirá al órgano que emitió el documento original, debiendo expedirse, salvo las excepciones
derivadas de la aplicación de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, en el plazo de quince días a contar desde la
recepción de la solicitud en el registro electrónico de la Administración u Organismo competente.

Asimismo, las Administraciones Públicas estarán obligadas a expedir copias auténticas electrónicas de cualquier
documento en papel que presenten los interesados y que se vaya a incorporar a un expediente administrativo.

Cuando las Administraciones Públicas expidan copias auténticas electrónicas, deberá quedar expresamente
así indicado en el documento de la copia.

La expedición de copias auténticas de documentos públicos notariales, registrales y judiciales, así como de los
diarios oficiales, se regirá por su legislación específica.

4.2. LAS NORMAS TÉCNICAS DE INTEROPERABILIDAD

La Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico, tiene por objeto establecer los
componentes del documento electrónico, contenido, en su caso, firma electrónica y metadatos, así como la
estructura y formato para su intercambio.

La Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos, tiene por objeto establecer los
requisitos a cumplir en la digitalización de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico
susceptible de digitalización a través de medios fotoeléctricos.

La Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre

documentos electrónicos, tiene por objeto establecer las reglas para la generación de copias electrónicas
auténticas, copias papel auténticas de documentos públicos administrativos electrónicos y para la conversión
de formato de documentos electrónicos.

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4.3. LA NORMA TÉCNICA DE INTEROPERABILIDAD DE DOCUMENTO
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I. Objeto.

La Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento electrónico tiene por objeto establecer los componentes
del documento electrónico, contenido, en su caso, firma electrónica y metadatos, así como la estructura y
formato para su intercambio.

II. Ámbito de aplicación.

Esta norma será de aplicación en el ámbito establecido en el artículo 3 del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero,
por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica a:

a) Documentos administrativos electrónicos.

b) Cualquier otro documento electrónico susceptible de formar parte de un expediente electrónico.

III. Componentes del documento electrónico.

Los componentes de un documento electrónico son:

a) Contenido, entendido como conjunto de datos o información del documento.

b) En su caso, firma electrónica.

c) Metadatos del documento electrónico.

IV. Firma del documento electrónico.

Los documentos administrativos electrónicos, y aquellos susceptibles de formar parte de un expediente,

tendrán siempre asociada al menos una firma electrónica de acuerdo con la normativa aplicable.

V. Metadatos del documento electrónico.

V.1 Los metadatos mínimos obligatorios del documento electrónico:

a) Serán los definidos en el anexo I.

b) Estarán presentes en cualquier proceso de intercambio de documentos electrónicos entre órganos de la

Administración y Entidades de Derecho Público vinculadas o dependientes de aquélla y con el ciudadano.

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c) No serán modificados en ninguna fase posterior del procedimiento administrativo, a excepción de
modificaciones necesarias para la corrección de errores u omisiones en el valor inicialmente asignado.

V.2 Se podrán asignar metadatos complementarios para atender a necesidades de descripción específicas.

Estos metadatos complementarios se aplicarán, en su caso, de acuerdo con lo previsto en la Norma Técnica de
Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos.

V.3 Cada órgano de la Administración y Entidad de Derecho Público vinculada o dependiente de aquélla
implementará en su propio ámbito de actuación los metadatos de los documentos electrónicos para su
tratamiento y gestión a nivel interno.

Además, garantizará la disponibilidad e integridad de los metadatos de sus documentos electrónicos,

manteniendo de manera permanente las relaciones entre el documento y sus metadatos.

VI. Formato de documentos electrónicos.

VI.1 Los ficheros de contenido de los documentos electrónicos se ajustarán a los formatos establecidos en la
Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de estándares.

VI.2 La elección del formato se realizará conforme a la naturaleza de la información a tratar primando la
finalidad para la cual fue definido cada formato.

VI.3 Se podrán utilizar otros formatos cuando existan particularidades que lo justifiquen o sea necesario para
asegurar el valor probatorio del documento electrónico y su fiabilidad como evidencia electrónica de las
actividades y procedimientos en caso de proceder a su conversión de formato.

VII. Intercambio de documentos electrónicos.

VII.1 Todo documento electrónico objeto de intercambio tendrá los componentes definidos en el apartado III
de esta norma.

VII.2 El intercambio de documentos electrónicos se realizará mediante su envío según la estructura definida en
el anexo II, sin perjuicio de la aplicación de otras reguladas por su normativa específica.

VII.3 Excepcionalmente, se podrán aplicar otras estructuras para el intercambio de documentos electrónicos
entre Administraciones públicas, cuando exista acuerdo previo entre las partes.

En cualquier caso, si debe enviarse a un tercero, la estructura utilizada será convertida por el emisor a la
estructura definida en el anexo II.

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VII.4 Para el intercambio de documentos electrónicos, entre Administraciones públicas, en procesos de
actuación automatizada:

a) Se utilizará preferentemente la Red de comunicaciones de las Administraciones públicas españolas como

medio para la transmisión.

b) Si el documento electrónico forma parte de un asiento registral, éste será tratado como documento
adjunto al mensaje de datos de intercambio según lo establecido en la Norma Técnica de Interoperabilidad
de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales.

VII.5 En caso de intercambio de documentos electrónicos entre Administraciones públicas que suponga una
transferencia de custodia o traspaso de responsabilidad de gestión de documentos que deban conservarse
permanentemente, el órgano o entidad trasferidora verificará la autenticidad e integridad del documento en el
momento de dicho intercambio.

VIII. Acceso a documentos electrónicos.

Cuando las administraciones públicas faciliten el acceso a los documentos electrónicos a través de sus sedes
electrónicas o de los canales de comunicación que correspondan en cada caso, se mostrará:

a) El contenido del documento electrónico cuando éste sea representable conforme a lo recogido sobre
formatos en el apartado VI de esta norma.

b) La información básica de cada una de las firmas del documento definida en el anexo III.

c) Descripción y valor de los metadatos mínimos obligatorios.

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5. FIRMA DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

La NTI de Documento Electrónico dedica su apartado IV a la firma del documento electrónico, limitándose a
establecer los tipos de documentos electrónicos que siempre han de tener una firma asociada, ya que los
sistemas de firma están definidos en la normativa aplicable:

Firma del documento electrónico.

Los documentos administrativos electrónicos, y aquellos susceptibles de formar parte de un expediente,

tendrán siempre asociada al menos una firma electrónica de acuerdo con la normativa aplicable.

De forma general, para garantizar la autenticidad e integridad de cualquier documento electrónico cabe
contemplar la asociación de, al menos, una firma electrónica.

Para la firma electrónica por parte del ciudadano en sus relaciones con las organizaciones, es de aplicación lo
dispuesto en el artículo 10 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, lo que supone la posibilidad de utilizar:

i. Sistemas de firma electrónica reconocida o cualificada y avanzada basados en certificados electrónicos

reconocidos o cualificados de firma electrónica expedidos por prestadores incluidos en la <<Lista de confianza
de prestadores de servicios de certificación>>. A estos efectos, se entienden comprendidos entre los citados
certificados electrónicos reconocidos o cualificados los de persona jurídica y de entidad sin personalidad
jurídica.

ii. Sistemas de sello electrónico reconocido o cualificado y de sello electrónico avanzado basados en certificados
electrónicos reconocidos o cualificados de sello electrónico incluidos en la <<Lista de confianza de prestadores
de servicios de certificación>>.

iii. Cualquier otro sistema que las Administraciones Públicas consideren válido, en los térinos y condiciones que
se establezcan.

Para la firma electrónica por parte de las organizaciones, los sistemas que pueden ser utilizados aparecen en
los artículos 42 y 43 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre y son:

i. Firma electrónica basada en certificados, cuya aplicación se realiza según lo establecido en la Política de firma
que corresponda.

Dicha Política se desarrolla conforme a la normativa específica aplicable y, en cualquier caso, según las
condiciones técnicas establecidas en la NTI de Política de firma y certificados de la Administración, en la que se
especifican formatos de firma admitidos, reglas de creación y verificación, uso de sellos de tiempo, firmas
longevas, algoritmos, etc.

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Tal y como desarrolla la NTI de Política de firma electrónica y certificados de la Administración, la firma
electrónica basada en certificados aplicada a un documento electrónico conlleva la inclusión, en la propia firma,
de información de contexto que facilitará la correcta interpretación de la misma.

ii. Sistemas de Código Seguro de Verificación (CSV), en cuyo caso es de aplicación lo dispuesto en los artículos
20 y 21 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007,
de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos (normativa derogada y sustituida
por Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y
funcionamiento del sector público por medios electrónicos)

En caso de existir, el valor del CSV y la referencia a la Orden o Resolución que regula su generación, se incorpora
al documento electrónico correspondiente como metadato mínimo obligatorio a través del bloque firma, tal y
como se detalla en el punto 6.4 de esta guía.

Además, con el fin de mejorar la interoperabilidad e intercambio de documentos y posibilitar la verificación de la

autenticidad de los documentos electrónicos sin necesidad de acceder a la sede electrónica para cotejar el CSV,
cabe contemplar la combinación de éste con una firma electrónica basada en certificados.

Como componente del documento electrónico, cada organización es responsable de la gestión y conservación de
las firmas electrónicas asociadas a cada documento, con independencia de que éstas hubiesen sido realizadas
por un tercero (ciudadano u otra organización) o por la propia organización.

Esta obligación, crítica en el caso de transferencias de custodia o traspaso de responsabilidad, se expresa en

el apartado VII.5 de la NTI:

En caso de intercambio de documentos electrónicos entre Administraciones públicas que suponga una
transferencia de custodia o traspaso de responsabilidad de gestión de documentos que deban conservarse
permanentemente, el órgano o entidad trasferidora verificará la autenticidad e integridad del documento en el
momento de dicho intercambio.

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6. METADATOS DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

6.1. DEFINICIÓN DE METADATOS

Los metadatos son un término que se acuñó en los años 60 para describir un conjunto de datos, pero es ahora
cuando está obteniendo más importancia y cuando más se está escuchando por el mundo virtual.

Su primera acepción fue la de dato sobre dato, pero a partir de 2004 fue evolucionando hasta convertirse en los
que hoy conocemos: metadatos.

La etimología de este término consta de dos palabras, una griega y otra latina.

Por un lado, la palabra griega “meta”, que significa después de o más allá de, y por otro lado el vocablo latino
“datum”, que significa dato.

Así mismo, se forma la expresión metadatos como más allá de los datos.

En base a esto, metadatos son un conjunto de datos que

describen el contenido informativo de un recurso, de archivos o
de información de los mismos.

Es decir, es información que describe otros datos.

No obstante, la palabra metadatos no tiene una definición

exclusiva, ya que son varias las expresiones con las que se
conoce, tales como informaciones sobre datos, informaciones
sobre informaciones o datos sobre informaciones.

A pesar de que la palabra metadatos se emplea en la actualidad,

generalmente para el ámbito de la informática, el concepto es anterior a Internet, si bien el interés que ha
suscitado ha hecho que se utilice en este entorno.

El término metadatos es principalmente muy usado en el ámbito de la informática, enfocado a las empresas
debido a la adquisición de una relevancia única en los últimos tiempos como consecuencia de las grandes
cantidades de información que se manejan actualmente en las compañías.

Por ello se emplean los metadatos como ayuda para gestionar los datos o información con que trabajan para
una mayor efectividad y rendimiento.

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6.2. USOS DE LOS METADATOS.
Aunque los metadatos tienen una utilidad concreta, es cierto que se pueden usar para muchas más cosas que la
esencial; debido a ello, los metadatos tienen como característica principal que son multifuncionales.

Es una herramienta que tiene múltiples ventajas que posibilitan una buena administración de los datos cuando
se llevan a cabo los procesos de gestión y gobierno de la información contenida.

Así, vamos a detallar todas las funciones que tienen los metadatos:

Facilitan la búsqueda y el análisis: los metadatos ayudan a buscar los datos más fácilmente y permiten realizar
el análisis de los datos desde la propia fuente, favoreciendo la autodocumentación, la transformación y el
reporting, entre otras funciones.

Mejora la gobernanza de los datos: gestionar los metadatos en un entorno estandarizado hace posible la buena
gobernanza de los datos y esto, a su vez, hace que el programa sea exitoso.

Ayuda a la integración: empleando los metadatos para el uso conjunto entre usuarios de TI y de empresas, se
permite que haya una mejor integración completa.

De esta manera también ayuda a mejorar la gestión de los datos de manera más global.

Facilita la estandarización: esto es posible gracias a la eliminación de errores y debilidades.

Así, mejora la calidad de los metadatos en el transcurso de su ciclo de vida.

Además, a través de la gestión de estos, se consigue tener una visión más completa de dicho ciclo, de principio a
fin.

Mejora los informes: la correcta gestión de los metadatos hará que los informes sean mejores, permitiendo
entregarlos de manera segura y fiable.

Esto se debe a la facilidad de intervención que hace que los procesos sean de mayor calidad.

Realiza desarrollos más rápidos: acceder a los metadatos de manera inteligente incrementa la producción de
los creadores y minimiza el período de abastecimiento de la conectividad.

Esto hace que se rebajen los costes de las modificaciones que se produzcan.

Gestiona los cambios: gracias a la gestión de los metadatos se ofrece una visión mejorada, así como el control
que se requiere para la integración de los datos empresariales.

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Los cambios se observarán por medio de la automatización de los estudios de impacto, por lo que se podrá
actuar para resolver los problemas que puedan surgir debido a ello.

Mayor seguridad: en el supuesto de que se produzcan cambios, se deberán proteger los datos críticos de la
empresa, así como ayudar a que se cumpla estrictamente la normativa en cuestión.

Esto puede hacerse como consecuencia de la apropiada gestión de los metadatos.

6.3. CLASIFICACIÓN DE METADATOS

En base a todo lo relacionado anteriormente, se puede ver que los metadatos son una herramienta que
proporciona la ayuda necesaria a las empresas que dominan una gran cantidad de información, organizándola
para facilitar el trabajo de los usuarios y acelerando su productividad.

Además, son muchos los usos para los que se emplean los metadatos, pero antes de seguir avanzando en
materia debemos hacer un alto en el camino, para conocer la clasificación de los metadatos en cuanto a sus
funciones.

Así, estos se clasifican usando tres criterios esenciales, diferenciados por: su función, su variabilidad y su
contenido.

Por su función: en esta primera clasificación, se entiende que los datos que se manejen pueden pertenecer a uno
de los tres tipos de funciones que tiene: lógicos, simbólicos o subsimbólicos.

Detallándolos brevemente, podemos decir que los lógicos son datos que explican de qué manera los datos
simbólicos pueden usarse para hacer deducciones de resultados lógicos, por lo que se caracterizan por la
compresión.

Los datos simbólicos son aquellos que detallan los datos subsimbólicos, por lo que agregan sentido.

Y por último, los datos subsimbólicos son lo que no contienen información alguna sobre su significado.

Por su variabilidad: en este aspecto, los metadatos se pueden clasificar según la variabilidad de los mismos, en
dos grupos.

Por un lado, estarían los inmutables, que son los datos que no cambian independientemente de la parte del
recurso que sea visible.

Y, por otro lado, estarían los mutables, que son aquellos que son diferentes de los demás e incluso difieren de
parte a parte.

Por su contenido: esta última clasificación es la más usual.

En este caso, se fraccionan los metadatos por su contenido.

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De este modo, se da la posibilidad de distinguir entre los metadatos que detallan el recurso en sí y los metadatos
que describen el contenido de ese recurso.

Sin embargo, se puede incluso subdividir estos dos grupos en más subgrupos dependiendo de la precisión con la
que queramos llevar la clasificación de los datos.

6.4. EL CICLO DE LA VIDA DE LOS METADATOS

Los metadatos tienen una estructura en cuanto a las funciones que realizan.

Es decir, tienen un ciclo de vida que va detallando cada etapa por la que pasa, haciendo determinadas labores
en cada una de ellas.

Así, en este aspecto podemos diferenciar el ciclo de vida de los metadatos en tres fases: creación, manipulación
y destrucción.

Creación: en esta etapa es cuando se crean los metadatos.

Estos pueden desarrollarse de diferentes maneras, ya sea manualmente, automáticamente o

semiautomáticamente.

Forma manual: puede llegar a ser un procedimiento un tanto complicado, aunque todo depende del formato
que se utilice y del volumen que se esté buscando.

De todos modos, es más usada cualquiera de las otras dos formas de creación que detallamos a continuación.

Forma automática: en este caso, el software recibe toda la información requerida por sí solo, es decir, sin
ningún tipo de ayuda externa.

Sin embargo, a pesar de los avances tecnológicos en cuanto a los algoritmos que se emplean en este aspecto, es
poco viable que el ordenador consiga por sí mismo, sacar todos y cada uno de los metadatos de manera
automática.

Así que esta forma tampoco llega a ser la más adecuada, aunque también se use de forma frecuente.

Forma semiautomática: esta es la manera ideal para crear metadatos.

Mediante este sistema se establecen una serie de algoritmos autónomos que sostiene el usuario en cuestión y
que no permiten que el software pueda sacar por sí mismo los datos deseados, sino que necesita ayuda externa
para ello.

Manipulación: en esta fase se llevan a cabo cambios en determinados aspectos.

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Por ello, si los datos en cuestión cambian, los metadatos también deben cambiar y esto se realizará fácilmente y
de manera automática, aunque hay ocasiones en las que se necesita ayuda humana para urdir esta labor.

Destrucción: como última fase que puede realizarse en la vida de los metadatos está la destrucción de los
mismos

En este caso hay que estudiar bien la manera de hacerlo.

En determinadas ocasiones se eliminan los metadatos a la misma vez que sus recursos de manera conjunta.

Sin embargo, hay otras situaciones en las que se conservan los metadatos por diferentes motivos, como por
ejemplo para controlar las modificaciones en un documento.

6.5.USO COMÚN DE LOS METADATOS.

Como ya hemos podido comprobar en un apartado anterior, el término metadatos tiene varios usos.

Sin embargo, hay un uso común que es el más frecuente y es la refinación de consultas a buscadores.

De esta manera, se ayuda al usuario a encontrar unos resultados más precisos y a no perder tiempo buscando
de manera manual.

Así mismo, los metadatos proporcionan la asistencia necesaria para categorizar las informaciones que están
disponibles y hacer más sencilla la comunicación entre el usuario y el ordenador.

Por tanto, los metadatos facilitan el trabajo clasificando y estructurando los datos disponibles.

6.6.ALMACENAMIENTO DE LOS METADATOS.

Ya hemos tanteado la cuestión de cómo se clasifican los metadatos según los datos o informaciones que
contienen, pero aún quedan otros interrogantes como el caso de dónde se pueden almacenar los metadatos
para tenerlos a buen recaudo y bien organizados.

En este caso, existen dos maneras de guardar los metadatos de manera segura:

Depósito interno: es decir, depositar los metadatos internamente en el mismo archivo que los datos.

Depósito externo: se trata de depositarlos externamente en su mismo recurso.

En principio, los metadatos se solían almacenar de manera interna en el mismo documento o archivo que los
propios datos y esto se hacía con el objetivo de permitir una administración favorable de los mismos.

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En cambio, hoy en día se suele considerar como la mejor elección de almacenamiento el depósito externo.

Esto es debido a que de esta manera se da la posibilidad de que los metadatos se agrupen para mejorar las
acciones de búsqueda.

No obstante, hay un problema en este aspecto.

Se trata de la forma de unir un recurso con sus metadatos.

En este sentido, en la mayoría de los casos se utiliza la técnica URIs, que localiza los documentos en la World
Wide Web, aunque esto también genera otro problema a su vez y es que no todos disponen de documentos que
tengan URL.

Así que es un tema algo complicado y que debe estudiarse a fondo para tomar las decisiones de la mejor manera
posible.

Sin embargo, hay un aspecto que hay que destacar respecto al almacenamiento de metadatos: la codificación.

En base a esto originariamente se guardaban los metadatos empleando textos no cifrados o incluso la
codificación binaria para almacenarlos en ficheros determinados.

Pero en la actualidad es habitual utilizar para realizar esta labor el Extensible Markup Language (XML), que
ayuda a definir los lenguajes de marcas creadas por el World Wide Web Consortium usado para almacenar
datos de forma legible.

Esto se aplica tanto para los usuarios como para los propios
ordenadores, ya que es un lenguaje que dispone de muchas
características que lo hacen ser el adecuado para estos
casos.

Aunque a pesar de las ventajas que conlleva también

dispone de una serie de inconvenientes, como el espacio de
la memoria, ya que los datos requieren de más volumen del
que proporciona el formato binario.

No obstante, debido a esto hay muchos supuestos en los que se unen ambos recursos (XML y codificación
binaria) para unificar las ventajas de los dos sistemas y que se genere en una mejor labor de almacenamiento.

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7. LOS METADATOS EN LA GUÍA NTI DE POLÍTICA DE GESTIÓN
DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Los metadatos del documento electrónico se tratan en el apartado V de la NTI.

La definición común de metadato es “dato que define y describe otros datos”.

El artículo 42 del R.D. 1671/2009, de 6 de noviembre, (normativa derogada y sustituida por Real Decreto
203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector
público por medios electrónicos), define los metadatos como “cualquier tipo de información en forma
electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su
contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la
finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio
documento”.

Según esto, y tal y como se ha mencionado en el punto 4.1 de esta guía, los metadatos constituyen un
componente del documento electrónico que, como información estructurada o semi-estructurada, facilita la
creación, gestión, uso y conservación de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creación.

Los metadatos del documento electrónico pueden definirse en el marco de un sistema de gestión documental
completo desde una perspectiva multi-entidad en la que, además de los propios documentos, participan otro
tipo de entidades caracterizadas por sus propios metadatos, como pueden ser agentes, regulaciones o
actividades.

El Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE), que se referencia en la NTI
de Política de gestión de documentos electrónicos, constituye un modelo funcional para la aplicación de los
metadatos como herramienta de gestión global dentro de una organización a través de una aproximación multi-
entidad en la que las relaciones entre documentos y el resto de elementos del sistema son tratadas como una
entidad más.

Este esquema puede ser utilizado como herramienta para la adecuación de cada organización a los requisitos de
interoperabilidad en materia de gestión documental, si bien cada una de ellas debe establecer sus aplicaciones
particulares, de acuerdo con sus propias necesidades de gestión de documentos complementarias a la
interoperabilidad.

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7.1. CONSIDERACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN
La forma de implementación de los metadatos de los documentos electrónicos para su tratamiento y gestión a
nivel interno es libre y, como tal, sería diseñada por cada organización en base a sus necesidades, criterios y
normativa específica.

Este diseño atiende en cualquier caso a la responsabilidad de cada una de ellas de garantizar la disponibilidad e
integridad de los metadatos de sus documentos electrónicos, manteniendo de manera permanente las
relaciones entre el documento y sus metadatos.

Nótese que sólo en el caso en que un documento electrónico intervenga en un proceso de intercambio, la
implementación de sus metadatos, junto al resto de sus componentes, se realiza según una estructura y
condiciones completamente establecidas y que son objeto del apartado VII de la NTI.

Cada órgano de la Administración y Entidad de Derecho Público vinculada o dependiente de aquélla

implementará en su propio ámbito de actuación los metadatos de los documentos electrónicos para su
tratamiento y gestión a nivel interno.

Además, garantizará la disponibilidad e integridad de los metadatos de sus documentoselectrónicos,

manteniendo de manera permanente las relaciones entre el documento y sus metadatos.

Las posibilidades de implementación a nivel interno van por tanto desde la integración total de los metadatos
en los ficheros de los documentos electrónicos hasta la distribución de éstos en diferentes aplicaciones de
gestión documental que interactúan con los ficheros del documento, pasando por múltiples soluciones
intermedias.

El tipo de implementación de metadatos adoptado por cada organización (incrustación, vinculación, etc.)
conlleva un nivel determinado de integración de los metadatos con la firma del documento, de forma que los
metadatos pueden quedar fuera de la firma, parcialmente envueltos por esta o completamente integrados
bajo la firma electrónica.

Ha de tenerse en cuenta que, si la firma cubre los metadatos, éstos no podrían modificarse, o bien, su
modificación exigiría re-firmar el documento.

Por tanto, en caso de firmar metadatos cabría considerar sólo aquellos cuyo valor permanezca invariable a lo
largo del ciclo de vida del documento.

La NTI no hace ningún tipo de previsión sobre la firma de los metadatos en general, por lo que, dado su
carácter interno, la conveniencia de un determinado nivel de integración entre firma y metadatos derivado
de la implementación adoptada, debe ser valorada por cada organización según sus necesidades y normativa
específica.

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Cabe destacar que una implementación de metadatos a través de una capa independiente de la firma permite
disponer de un nivel de información adicional que no estará condicionado por los propios datos contenidos en
el documento y sus firmas.

Por lo tanto, en este caso, los metadatos constituyen un

elemento adicional a la firma y contribuyen al valor probatorio
y testimonial del documento en la medida en que explican sus
circunstancias de creación, gestión y uso.

En este sentido, la utilización de los metadatos en esta capa

independiente facilita la conservación de los documentos y
puede ayudar a atenuar la repercusión de la problemática de
conservación de firmas electrónicas a largo plazo, ya que supone
la desagregación de los metadatos con respecto a los datos de
contenido y estructura.

De esta forma, si la firma dejase de ser verificable, la

información sobre la existencia de una firma válida en un
momento del tiempo o el rol que ésta desempeñó en el proceso podría extraerse a través de los metadatos, en
cualquier caso, como información interna de cada organización, para garantizar la disponibilidad e integridad de
los metadatos, cada una aplicaría las medidas de seguridad establecidas a tal efecto en el ENS.

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