MONITOREO

Y
EVALUACIÓN
EX - POST DE PROYECTOS

Programa de Maestría En Ciencias Dirección de Proyecto

Dr. Maed Sánchez Vargas

Julio del 2023

1.1 Proyectos
 Que es un Proyecto ?

Es un conjunto de actividades, cuyo

esfuerzo es temporal y se lleva a
cabo para crear un producto, servicio
o resultado único.

+ =

Producto, servicio o
Elaboración Progresiva
Temporal ( Conjunto de actividades Resultado único
interrelacionadas)
 ¿Que es un Proyecto ?
Ejemplos

Proyecto: DNI Electrónico

Proyecto: Panamericanos 2019 Peruano

Proyecto: Censo Nacional 2017

Proyecto: IPHONE 8
Proyecto: Consume Lo que
Cajamarca Produce
La estadística muestra la aplicación de 30,000 proyectos en empresas pequeñas, medianas y grandes en EE.UU evaluadas por The
Standish Group desde1994 hasta el 2011.

Fuente: The Standish Group International, Extreme Chaos, The Standish Group International, Inc., 2011

4
La falta de mejores prácticas en la gestión de proyectos complejos ha ocasionado que el 70% de empresas a nivel
global haya fracasado en algún proyecto durante el último año, según KPMG.
El último año a nivel global, el 77% de empresas desarrolló proyectos de bajo desempeño, donde el 51% tuvo
demora en la entrega de los mismos, 50% tuvo prácticas débiles en estimación y 47%, fallas en el proceso de
gestión de riesgo.
Extraido de: http://semanaeconomica.com/article/economia/macroeconomia/157385- el-70%-de-empresas-ha-
fracasado-en-algun-proyecto-durante-el-ultimo-año/
Causas de Fracaso de los Proyectos
1. Requerimientos y especificaciones incompletas

2. Cambios en requerimientos y especificaciones

3. Mala estimación alcance, tiempo y costo

4. Falta de respaldo de la Alta Dirección.

5. Falta de recursos.

6. Falsas expectativas.

7. Objetivos no claros.

8. Planificación inadecuada o inexistente

9. Equipo de proyecto sin capacidades y sin motivación

10. Inadecuada identificación deinteresados

 Conceptos
Guía del PMBOK:
Project
Management Body
of Knowledge ®
Organización internacional sin fines de lucro
que asocia a profesionales para la gestión de
proyectos.
Fundada en 1969. Sede Pennsylvania, USA
Sus principales objetivos son: La guía del PMBOK ® 6ta edición (2017), es
• Formular estándares profesionales en el único estándar ANSI/PMI 99-001:2017
Dirección de Proyectos. para la gestión de proyectos, asimismo fue
• Generar conocimiento a través de la aceptado por la IEEE (IEEE 1490-2011).
investigación.
• Promover la Dirección de Proyectos como
profesión a través de sus programas de
certificación.
¿Cual es el propósito de la guía del
PMBOK?
El propósito de esta guía radica en identificar un conjunto de
buenas prácticas que pueden tener un impacto considerable en el
éxito de un proyecto, promueve un vocabulario común en el
ámbito de la profesión de dirección de proyectos.

Proporcionar a través del Código de Conducta una guía con las

obligaciones básicas de responsabilidad, respeto, imparcialidad y
honestidad que deben cumplir los profesionales de esta área.
 Temporal
• Todo proyecto tiene un
comienzo y fin definidos.
• No necesariamente significa
corta duración, pero si finita.
• Se llega al fin cuando se
cumplen los objetivos o
cuando se sabe que no se
puede llegar.

PROYECTO <> OPERACIONES

 Producto o servicio Único
• Hacer algo que no ha sido
hecho antes.
• Pueden haber dos proyecto en
la misma categoría, pero cada
uno es único.
 Elaboración progresiva
• Integra los conceptos de
temporal y único.
• Las características deben de
ser elaboradas
progresivamente (paso a
paso).
• Debe de ser llevado responsa-
blemente (Cuidadosamente).
Los 3 Tipos de “Esfuerzo” como medios
estratégicos en la Gestión!

Esfuerzo
Temporal
Proyecto

Esfuerzo
Continuo Operación

Esfuerzo Innovación
Deliberado
 Conceptos
✓ Terminan después de la fecha prometida.
✓ Cuestan más de lo originalmente presupuestado.
✓ No cumple con la funcionalidad especificada por el cliente.
✓ Existen procesos y técnicas pobremente estandarizados.
✓ Rechazo de la dirección de proyectos (no genera valor).
✓ Plan de trabajo no incluye tiempo para la gestión del proyecto.
✓ Falta de planificación y gestión.

¿En su organización se presenta alguno de la lista?

Es hora de aplicar Dirección de Proyectos ...
 Conceptos
• ¿Qué es la Dirección de Proyectos?

Es la aplicación de conocimientos, habilidades,

herramientas y técnicas; aplicadas a las actividades
¡Recordar!
del proyecto, con la finalidad de cumplir con los
requisitos del proyecto.

19
 Conceptos
• ¿Por qué Dirección de Proyectos?
– Los proyectos son inciertos y riesgosos.
– Demoran un tiempo significativo.
– Cuestan mucho dinero.
– Involucran a mucha gente de la organización.
– Están expuestos a cambios inesperados.
– Deben satisfacer a distintos tipos de clientes (stakeholders).
– Necesitan un balance entre alcance, tiempo, costo, calidad, recursos
y riesgos.
 Conceptos
• Ventajas para las organizaciones
– Mejor control financiero, físico y de recursos humanos.
– Mejora de la relaciones con el cliente.
– Cortos tiempos de desarrollo.
– Menores costos.
– Alta calidad y mejora de la confiabilidad.
– Mejora de la productividad.
– Mejora las coordinaciones internas.

21
 Conceptos
• Ventajas para las personas
– Provee una fuente de futuros líderes para las empresas.
– Genera una alta visibilidad debido a los resultados en los proyectos.
– Mejora las oportunidades de crecimiento tanto personales como profesionales.
– Ayuda a construir una reputación personal y red de contactos.
– Desarrolla habilidades y experiencias relacionadas con gestión de proyectos.
– Mejora las habilidades blandas: liderazgo, influencia, negociación, dirección, comunicación, entre
otros.

22
 Conceptos
Restricciones

Los directores de proyectos se

refieren a la triple restricción, cuando Alcance

balancean objetivos contradictorios o

en competencia. Calidad
La nueva dirección de proyectos exige
tener en cuenta 6 restricciones. Tiempo Costo

23
 Triple Restricción
Std
ALCANCE
Los costos deben ser
El grado de calidad establece coherentes con el
variaciones en el costo. alcance.
La política de calidad define El alcance define el
cuanto debe preverse para la costo y el costo puede
reparación de defectos. limitar el alcance.

CALIDAD
TIEMPO

COSTO La mayor extensión del tiempo en

el proyecto, incrementa los
costos, debido a los costos fijos.
La aceleración del proyecto puede
variar los costos.
 Triple Restricción Ext.
ALCANCE
El grado de
instrucción, las
habilidades, y la La tecnología de las
cantidad de recursos comunicaciones
condicionan el costo. establece el nivel de
los costos. El grado de
demanda de flujo de
información también
condiciona el costo.
CALIDAD TIEMPO

COSTO

RECURSOS
COMUNICACIONES

ADQUISICIONES

El conocimiento de los mercados

relacionados al proyecto influye
en los costos. Las habilidades de
gestión de los contratos influye
en el costo.
 Integración de Variables
ALCANCE
La política de riesgo RIESGO
establece la
tolerancia con la
que se gestiona el
riesgo. Esto influye
en el presupuesto,
así como el monto
de las respuestas
previstas. CALIDAD
TIEMPO

COSTO
RRHH
COMUNICACIONES

LOGÍSTICA
Secreto: Balance de Variables
 Conceptos
Proyectos y Operaciones

Operaciones:
Repetitivas
Permanentes
 Concepto
s los proyectos y operaciones?
¿Cómo se interrelacionan

29
1.2 Gestión del ciclo
del proyecto
Ciclo de los proyectos de Desarrollo en ALAC
Ciclo del proyecto
Un proyecto logra transformar una situación indeseada en una situación deseada.

Situación Situación
Proyecto
actual Deseada
Etapas del ciclo del proyecto

Situación Identificación de problemas sociales

Actual y generación de ideas de proyectos

Diseño
Elaboración de estudios de pre inversión
(Pre inversión)

Ejecución
Ejecución de obras y demás componentes
(Inversión)

Operación Transferencia a unidades administradoras

(Post inversión) de los servicios del proyecto

Situación Solución de problemas y/o

Deseada aprovechamiento de las oportunidades
Ciclo del proyecto y evaluación
Acciones de evaluación durante el ciclo del proyecto.

Pre inversión Inversion Post inversion

Identificación, Ejecución, monitoreo y Evaluación de resultados

formulación y evaluación concurrente e impactos
evaluación

Evaluación Evaluación
ex-ante ex-post
Evaluación y ciclo de los proyectos
Durante su ciclo de vida, un proyecto es sometido a distintas acciones de evaluación: evaluación ex
ante, evaluación concurrente (monitoreo o evaluación de procesos) y evaluación ex post.

ESTADO ETAPA TIPO DE EVALUACIÓN

Idea

Perfil Evaluación
Pre-inversión Ex-ante
Pre-factibilidad
Factibilidad

Diseño Monitoreo Físico

Inversión Financiero
Ejecución

Evaluación de Cierre,
Operación Operación
Evaluación Ex-post.
1.3 Marco lógico y
ciclo del proyecto
 El CICLO DE VIDA de un PROYECTO

Monitoreo evaluación ex post de

Enero 2023
proyectos
Matriz del marco lógico: formulación original

Indicadores
Estrategia de Medios de Riesgos /
Verificables
Intervención Verificación Supuestos
Objetivamente
Objetivo de
Desarrollo (Goal)

Propósito del
Proyecto
(Outcome)

Productos /
Resultados
(Outputs)

Actividades Insumos
(Activities) (Imputs)
Marco lógico: formulación contemporánea

Cadena Indicadores Medios Factores

de resultados de desempeño de verificación externos

Fin (resultado Indicadores de Fuentes Supuestos para la

intermedio y final) impacto secundarias sostenibilidad

Propósito (resultado Indicadores de Fuentes Supuestos para

inmediato) efecto secundarias logro del fin

Componentes Indicadores de Fuentes secundarias Supuestos para

(productos) producto y primarias logro del propósito

Subcomponentes/ Indicadores de Fuentes Supuestos para logro

Actividades proceso primarias de componentes

Costos Condiciones previas

Marco lógico en la etapa de programación

Indicadores
Objetivos del Fuentes de
objetivamente Supuestos
proyecto verificación
verificables

Fin

Propósito

Componentes

Actividades
Marco lógico en la etapa de identificación

Indicadores
Objetivos del Fuentes de
objetivamente Supuestos
proyecto verificación
verificables

Fin

Propósito

Componentes

Actividades
Marco lógico en la etapa de diseño

Indicadores
Objetivos del Fuentes de
objetivamente Supuestos
proyecto verificación
verificables

Fin

Propósito

Componentes

Actividades
Marco lógico en la etapa de planificación operativa

Indicadores
Objetivos del Fuentes de
objetivamente Supuestos
proyecto verificación
verificables

Fin

Propósito

Componentes

Actividades
Marco lógico en la etapa de ejecución

Indicadores
Objetivos del Fuentes de
objetivamente Supuestos
proyecto verificación
verificables

Fin

Propósito

Componentes

Actividades
Marco lógico en la etapa de evaluación

Indicadores
Objetivos Fuentes de
objetivamente Supuestos
del proyecto verificación
verificables

Fin

Propósito

Componentes

Actividades
1.4 Post inversión y
evaluación del
proyecto
Dos tipos de proyectos

Para utilizar adecuadamente el ML como instrumento de control de gestión, es necesario

distinguir entre dos tipos de proyectos:

1. Objetivos específico contractual: instalar una capacidad para operación posterior

▪ Ejecución y Operación diferenciadas en el tiempo
▪ Producto principal. Bienes u Obras
▪ La responsabilidad de ejecución se cumple con la entrega de componentes
▪ Realización de Propósito posterior a la ejecución
▪ Ejemplo: Proyectos de Infraestructura.
2. Objetivo específico contractual: cumplir unas metas de atención

▪ Ejecución y Operación se confunden

▪ Producto principal: Servicios
▪ Ejemplo: Proyecto de vacunación, Proyecto de Capacitación, La
responsabilidad de ejecución.
Ámbito de control de la gerencia de proyecto con objetivo contractual
de instalación de capacidad

Concepto Indicador Verificación Supuesto

Fin

Propósito

Componente

Actividad

Ámbito de responsabilidad directa Elementos referenciales, bajo observación

Proyecto con objetivo contractual de cumplimiento de atención,
ámbito de control

Concepto Indicador Verificación Supuesto

Fin

Propósito Supuesto

Componente Supuesto

Actividad Supuesto

Ambito de responsabilidad directa Elementos referenciales, bajo observación

1.4 Gerencia del
proyecto
El proyecto como sistema abierto

Entorno

Sistemas
Proceso de
Entradas Salidas
transformación
• Recursos humanos • Actividades • Productos y
• Infraestructura. gerenciales. servicios
• Equipos. • Actividades técnicas. • Resultados
• Tecnología. • Actividades de apoyo. financieros.
• Información. • Información.

Retroalimentación

Fuente: Adaptado de R. Coulter (2010)

Gerencia de Proyectos: definición

• Conjunto de responsabilidades y de acciones necesarias para

materializar el proyecto (actividades y componentes) y para realizar su
objetivo específico (propósito), así como contribuir al objetivo
estratégico de la entidad (fin).
• Podemos identificar un “ciclo de gerencia” que va:
– Desde el término del diseño (comienzo de la contratación).
– Hasta el cumplimiento de los compromisos contractuales y cierre
del proyecto.
• En las intervenciones de ALAC Yanacocha puede asociarse el ciclo de
gerencia al tiempo de desempeño de la Unidad Ejecutora
(Coordinadora) del proyecto.
Ciclo de la gerencia del proyecto

3
1 TERMINO DEL PROYECTO
PREPARACIÓN DE
LA EJECUCIÓN
EVALUACIÓN DE
LOGROS DE
OBJETIVOS
EJECUCION

C4
ORGANIZACIÓN
Y PROGRAMACION 2
CONTROL DE LA
EJECUCION
Fase 1 - Preparación de la ejecución

Objetivos de la preparación de la ejecución

- Marcar el rumbo.
- Fijar indicadores de desempeño.
PREPARACIÓN DE
LA EJECUCIÓN - Analizar y asegurar viabilidad.

1 - Propiciar capacidad de ejecución.

Carta de navegación
ORGANIZACIÓN
- Organización
Y
PROGRAMACION - Programación
Fase 2: Control de la ejecución

❑ Objetivos del control

❑ Asegurar cumplimiento de la ejecución de conformidad con el rumbo: C4.
❑ Asegurar capacidad de ejecución.
C4

CONTROL DE LA 2
EJECUCION

❑ El control exige:
- Verificar sistemáticamente lo realizado versus lo programado
- Corregir oportunamente para evitar desvíos y recuperar capacidad de ejecución.
- Reprogramar para mantener metas originales y mejorarlas
Fase 3 :Término del proyecto

❑ A su término todo proyecto requiere:

- Evaluación de cumplimiento de objetivos de
ejecución
3
TERMINO DEL PROYECTO
- Cierre de proyecto EVALUACIÓN DE
- Empalme con fase de operación (proyecto LOGROS DE
“generador de capacidad”) OBJETIVOS

❑ Acciones de término de proyecto

- Desmontar la UE y elementos temporales
- Finiquilar cuentas y cerrar compromisos
- Elaborar informe de terminación de Proyecto (ITP, PCR)
- Facilitar iniciación de operación y sostenibilidad
Principales objetivos de control = C4

Cantidad Calidad

C4
Cronología
Costo (Tiempo)
1.5 Rol del Jefe
del Proyecto
Proyectos y ciclo de gestión
El planeamiento es la primera etapa del ciclo de gestión de las entidades de desarrollo.

Planeamiento Organización Ejecución Evaluación

Alcanzar los
resultados
Definir objetivos, Determinar lo que Motivar, dirigir y Dar seguimiento a
establecidos por
establecer es necesario cualesquier otras las actividades
la organización.
estrategias y realizar, cómo acciones para garantizar
desarrollar planes llevarlo a cabo y involucradas con que se logren
para coordinar. con quién se dirigir al personal. conforme a lo
cuenta para planeado.
hacerlo.

Fuente: Stephen Robbins, Administración (2010).

Eficiencia y eficacia en la gerencia

Eficiencia (medios) Eficacia (fines)

Uso de recursos Logro de objetivos

Poco desperdicio Grandes logros

La administración se esfuerza por:

Desperdiciar pocos recursos (alta eficiencia)
Lograr objetivos difíciles (alta eficacia)
Funciones de la administración

Planeación Organización Dirección Control

Dirige a
Definir objetivos, Determinar lo que Motivar, dirigir y Dar seguimiento a
establecer es necesario cualesquier otras las actividades
estrategias y realizar, cómo acciones para garantizar
desarrollar planes llevarlo a cabo y involucradas con que se logren Alcanzar los
para coordinar con quién se dirigir al personal conforme a lo propósitos
actividades cuenta para planeado establecidos por
hacerlo la organización
Roles de los gerentes según Mintzberg

Roles interpersonales

• Representante.
• Líder.
• Enlace.

Roles informativos

• Monitor.
• Difusor.
• Portavoz.

Roles decisorios

• Emprendedor.
• Manejador de problemas.
• Asignador de recursos.
• Negociador.
Habilidades necesarias en los distintos niveles gerenciales

Gerentes de Habilidades
alto nivel conceptuales

Gerentes de Habilidades
nivel medio humanas

Gerentes de Habilidades
niveles inferiores técnicas

Importancia
El modelo de los cinco grandes
Los cinco rasgos de la personalidad en el modelo de los cinco grandes son:

El grado en que alguien es sociable, conversador y

Extroversión
firme

El grado en que alguien es bondadoso,

Amabilidad
cooperador y confiable

El grado en que alguien es responsable, orientado

Escrupulosidad
hacia el logro

El grado en que alguien es tranquilo, entusiasta y

Estabilidad emocional
seguro, o tenso, nervioso

Apertura a la El grado en que alguien es imaginativo,

experiencia artísticamente sensible