Determinación de requerimientos ProInsumos S.A.

Actividad 3

Presentado por:

Victoria Fernanda Rodríguez Lozano

Docente:

Julián Bernardo Salinas

Universidad de Cundinamarca

Especialización en Sistemas de información gerencial

Fundamentos de Sistemas de Información

2023-II
 Retroalimentación actividad anterior para tener en cuenta:

“El enfoque en determinar dónde reside el problema dentro de la compañía es

fundamental. Sin embargo, te animaría a ir más allá en tu análisis. En lugar de simplemente

identificar los problemas, intenta profundizar en las causas subyacentes. ¿Por qué se producen

estos problemas en primer lugar? ¿Existen patrones o tendencias que puedas identificar? Análisis

Empresa ProInsumos S.A.”. P. Julián Bernardo Salinas Diaz

e-Definición de Problema: Con la información antes recabada, estará en la

capacidad de definir el problema general y algunos problemas particulares, es decir, por

áreas. Utilice una tabla como la que se presenta a continuación para registrar la descripción

del problema general y de los problemas específicos. (Puede suceder que no posea

información para identificar problemas en todas las áreas, en ese caso, deje en blanco el

espacio correspondiente).

Áreas Descripción del problema

De antemano el problema principal empieza desde abajo, dicho esto
Problema general
porque el area que mueve la actividad de la empresa, no esta controlada
identificado en ProInsumos
por su manejo de inventarios, lo cual nunca fue mencionado en las
S.A.
entrevistas.
Si no hay un correcto manejo de inventarios, los datos obtenidos y
Problema área
brindados a las demás áreas son inciertos e insuficientes. Por lo que en
administrativa
ausencia de indicadores, no se pueden medir los resultados.
Problema área de talento
humano
El área financiera y contable, posee información de ventas reales, más
Problema área financiera no de sus costos de manera controlada y veridica, al no tenerse un
manejo claro de los inventarios.
Problema área de
Sistema de inventario no existe
producción
Al no haber un inventario, el proceso de ventas se hace más lento hasta
Problema área de ventas no verificar que hay disponible, retrasando la distribución y la misma
entrega.
 Siguiendo la línea de retroalimentación brindada por el docente en la actividad anterior, se

complementa el análisis previamente presentado, donde se requiere profundizar en las causas que

envuelven al problema identificado, siendo que todo radica en el manejo inadecuado de la

información, la cual no es suficiente y concreta de un área a otra, es escasa y se carece de

interacción, lo que hace que no se transmita del todo o completa; por lo que se podría deducir

que, la información no está en tiempo real disponible para las demás áreas.

Por consiguiente, el sistema empleado es ineficaz e implica entorpecimiento en las labores

y resultados por operación, internamente cada área suministra informes y retroalimentaciones, sin

embargo, la línea de comunicación no es interactiva, no obstante, la información debe ser

confidencial, pero se debería filtrar que datos pueden ser de uso común para que la empresa hable

un solo idioma y se optimicen las actividades, en la búsqueda de un mismo fin.

2. Determinación de requerimientos

Considerando el problema identificado en la empresa ProInsumos S.A., lo que se busca es

que haya una conexión con los procesos existentes y la implementación de una mejora en ellos,

para que las actividades se lleven a cabo en momentos precisos y se cumplan las expectativas de

la compañía.
Diagrama de contexto
 Objetivos propuestos según el sistema de información sugerido

Teniendo en cuenta que se presentan procesos mejorados en el modelo que se busca

implantar en la empresa ProInsumos, y el nuevo agregado que es el “cliente”, ya que se carecía

de una retroalimentación durante el fin del proceso y el nuevo inicio, no había nada que

conectara con el exterior y las necesidades del entorno, solo se hacían refuerzos internamente,

para ello estaban los informes y el desarrollo de los objetivos estratégicos planteados desde la

Dirección administrativa.

Por lo que, como analista empresarial, se recomienda encaminar los nuevos procesos,

teniendo en cuenta el capital humano y los recursos disponibles, bajo los siguientes propuestos:

-Desarrollar planes de incentivos a los trabajadores de cualquier rango, con el fin de

velar por el desempeño, compromiso y cumplimiento de la visión de la empresa. Esto tendrá

como resultado el servicio al cliente mejorado por el rendimiento de los trabajadores que se está

estimulando durante estos incentivos a implementarse.

-Capacitar generalmente a todos los miembros de la empresa que tengan o hagan

uso del sistema de información. Esta tarea que también hace parte del área de Talento humano,

ya que potencia el desarrollo y aprendizaje del capital humano.

-Incorporar un aplicativo en tiempo real para el cliente, con el propósito de obtener

disponibilidad automática, stock, descuentos, promociones; interacción y confianza. Este

visto que además de la calidad de cualquier producto, la atención al cliente también es

importante, lo que se busca es brindar una experiencia que atrape al cliente.

 -Alimentar y actualizar bases de datos constantemente, con el fin de tener claridad

en lo que se requiere. En el caso de los clientes, es importante que la confianza que empezara a

depositar en la empresa sea valorada y porque no, fidelizada.

-Implementar un sistema de control de inventarios con comunicación eficiente. Tiene

que estar ligado con el stock, área de compras o colaboradores, de esta manera todos estarían

hablando un mismo idioma, ya que la información estaría disponible para todos.

Teniendo en cuenta, que es requerido un presupuesto y proyección pronta, se debe realizar

una revisión al plan de inversión anual.

 Conclusiones

Considerando el recorrido realizado en ProInsumos, y teniendo en cuenta los hallazgos

con oportunidad de mejora, se plantea un sistema de información que optimiza los procesos

actuales, puesto que, en tales hallazgos, se destacan fallas en procesos de comunicación, lo que

conlleva a una ralentización en las funciones de cada área, por lo que es muy importante fijar

objetivos estratégicos que permitan cumplir los requerimientos planteados.

Uno de los roles ausentes dentro del proceso e informes para tener en cuenta es la

retroalimentación de los clientes, y esta información puede obtenerse, ya sea por encuestas de

satisfacción o calificación del producto y el servicio, lo que permitirá a todas las áreas y sus

directivos poner en marcha estrategias innovadoras que día a día y según las necesidades, les

permitan tomar decisiones precisas sobre como afrontar las posibles amenazas y/o mantener sus

fortalezas intactas.

Los sistemas de información deben entonces proporcionar a las empresas un flujo de

información constante y colaborativa que agilice, optimice e incremente la armonía y la cultura

organizacional.
 Recomendaciones

Los procesos internos y la información que manejen las diferentes áreas pueden tener un

uso compartido con la reserva y seguridad coherente, ya que hay datos estadísticos que pueden

usarse para generar conexión y confianza en la empresa.

Se recomienda que ProInsumos logre un acoplamiento a los procesos modificados que ya

se venían trabajando, puesto que adaptarse a los cambios constantes, refleja el factor fortaleza

que cada empresa debe poseer, igualmente el compromiso no es solamente a nivel de jerarquía,

las empresas se siguen manejando de esa manera, y no esta mal, sin embargo, seguir la tradición

del desinterés genera una ausencia de sentido de pertenencia, por lo que se deben tener en cuenta

las retroalimentaciones entre áreas, desde la coordinación y colaboradores hasta la misma Junta

directiva.