UFCD 627 – Língua Portuguesa – Técnicas de Escrita

Manual

Formadora: Natércia Henriques

627 Língua Portuguesa – Carga horária:

Técnicas de escrita 50 horas

Resultados de aprendizagem - Identificar tipos e formas de frases nos textos funcionais;

- Identificar as barreiras à comunicação;
- Reconhecer as técnicas de escrita.

Conteúdos:
➢ Texto funcional - tipos e formas de frase
- A pontuação na expressão escrita da correspondência comercial
- O discurso direto na comunicação formal
- O discurso indireto na comunicação formal
- Vocabulário específico à comunicação empresarial
- Ler, compreender e reproduzir as ideias principais
- As barreiras na comunicação escrita
➢ Técnicas de escrita nas organizações
- O documento escrito como forma de transação comercial
- O texto como instrumento de comunicação empresarial
- A estrutura interna das diversas correspondências
- Assuntos usualmente tratados pelas/nas empresas
- Modelos de correspondência empresarial
- Principais suportes de comunicação escrita nas organizações

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 I - Pontuação

- Sinais fundamentais de pontuação: . , ; : …

- Sinais auxiliares de pontuação: « » - ( )
- Sinais de entoação: ? !

O Ponto Final Marca uma pausa prolongada, termina uma frase, delimita uma ideia.
A Vírgula Equivale a uma pequena pausa, separa elementos de uma enumeração ou substitui
um verbo omitido.
O Ponto e Vírgula Marca uma pausa mais prolongada do que a vírgula, mas não equivale ao fim
da frase. Separa as partes que se ligam ou opõem num mesmo período.
Os Dois Pontos Marcam uma pausa prolongada e usam-se, normalmente, antes da enumeração
de várias coisas ligadas entre si ou, então, para introduzir a fala de uma personagem no discurso
direto.
As Reticências Equivalem a uma pausa grande que corta a frase, deixando-a em suspenso.
Indicam uma ideia que fica inacabada. Sugerem sentimentos que cabe ao leitor adivinhar.
As Aspas Empregam-se para indicar o início e o fim de citações textuais, para salientar uma
palavra ou expressão na frase ou, ainda, para referir o título de um jornal, de uma revista, de um
livro…
O Travessão Serve para indicar a mudança de interlocutor nos diálogos ou, então, para isolar
uma palavra ou expressão no texto.
Os Parênteses Marcam uma pequena observação intercalada numa ideia geral.
O Ponto de Interrogação Exprime uma interrogação, isto é, indica que há uma pergunta direta.
O Ponto de Exclamação Emprega-se para exprimir admiração, espanto, alegria, dor. Usa-se
ainda para indicar uma ordem ou um desejo forte (frases de tipo imperativo).

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 II - Ortografia
REGRAS DE ORTOGRAFIA
Exemplo
Regra
 Só entre vogais se escreve -rr- e -ss-. Massa, terra, carro…
 Antes de -p e -b e no fim da palavra escreve-se m. Campo, também, lombo, tempo…
 As palavras terminadas em -ação escrevem-se com ç. Negação, admiração, variação…
 As palavras terminadas em -oção escrevem-se com ç. Comoção, noção, loção…
 As palavras terminadas em -eição escrevem-se com ç. Afeição, refeição, eleição…
 As terminações -aço e -aça escrevem-se com ç. Palhaço, cabaça, bagaço…
 As terminações -oço escrevem-se com ç. Exceção: fosso, colosso… Caroço, tremoço, pescoço…
 As palavras terminadas em -unção escrevem-se com ç. Junção, função, presunção…
 As palavras terminadas em -iça e -iço escrevem-se com ç, desde que antes do ç não
haja m. Preguiça, nabiça, maciço…
 As palavras terminadas em -issa e -isso escrevem-se com ss, desde que antes do i haja Missa, compromisso, omisso…
sempre m, excepto sumiço.
 As palavras terminadas em -ice escrevem-se com c, sendo nomes próprios e palavras Burrice, pelintrice, Eunice…
derivadas, exceto Clarisse.
 Os verbos terminados em -ecer e palavras da mesma família escrevem-se com c. Conhecer, esquecer, arrefecer…
 As terminações -ância, -ência escrevem-se com c, mas a palavra ânsia (desejo forte) Distância, ciência, inteligência…
leva s.
 Nas palavras em que o som s (forte) se repete, escreve-se primeiro c e depois ss. Processo, necessário, sucessivo…
 As palavras começadas pelo som diss- escrevem-se com ss, exceto dicionário, dicéfalo Dissílabo, dissolver, dissipar…
e seus derivados.
 As terminações ícia e ício escrevem-se com c. Malícia, polícia, sacrifício…
 O grupo pens escreve-se sempre com s. Pensamento, compensa, pensar…
 As palavras começadas por des- escrevem-se com s, exceto dezembro e dez. Desastre, desordem, deserto…
 As terminações oso e osa escrevem-se com s, exceto gozo e goza. Formosa, manhoso, receosa…
 As palavras começadas pres+vogal escrevem-se com s, exceto prezar e seus derivados. Presença, presépio, presente…
 As palavras terminadas em -eza escrevem-se com z sendo nomes derivados de Beleza, nobreza, riqueza…
adjetivos.
 Os verbos pôr e querer não têm z. Pus, puseste, pôs, quis, quiseste…
 As terminações -uzir escrevem-se com z. Conduzir, produzir, reduzir…
 O som u tónico escreve-se sempre u. Escudo, brancura, formosura…
 Nos verbos poder, pôr e noutros da mesma família, escrevem-se com u as formas Pudesse, puser, puder…
verbais em que o E é aberto.

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 III - Tipos e Formas de Frase

Frase é um enunciado com sentido completo, constituído por uma palavra ou conjunto de
palavras e com uma ordenação determinada.

Tipos de Frase:

Declarativa - o emissor declara o seu pensamento ou exprime uma ideia:

a. As crianças foram passear no jardim.

Interrogativa – o emissor formula uma pergunta:

b. Quem ganhou esse prémio?

Exclamativa – o emissor exprime um sentimento forte:

c. Que excelente música!

Imperativa – o emissor exprime:

 uma ordem – Sai já daí!
 um conselho – Veste um casaco, porque está frio.
 um pedido – Dá-me um chocolate, por favor.

Formas de Frase

Os tipos de frase, vistos anteriormente, podem apresentar diferentes formas:

Afirmativa/Negativa:

• As crianças possuem imaginação. (Declarativa/Afirmativa)

• As crianças não possuem imaginação. (Declarativa/Negativa)

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 IV - O que é a comunicação?

1. Comunicação é o ato de transmitir e receber mensagens pela utilização de sinais ou de

símbolos.

a. Elementos intervenientes no processo de comunicação.

REFERENTE

EMISSOR MENSAGEM RECETOR

CANAL

CÓDIGO

Emissor: envia a mensagem ao recetor.

Recetor: recebe a mensagem do emissor e interpreta-a.
Mensagem: é a informação enviada.
Canal: é o meio por onde circula a mensagem.
Código: conjunto de sinais ou signos convencionais que permitem ao emissor enviar
uma mensagem e ao recetor descodificá-la, compreendê-la.
Contexto: circunstâncias que envolvem a comunicação.

b. Alguns tipos de comunicação:

a. comunicação unilateral – emissor recetor
b. comunicação bilateral – emissor recetor (diálogo)
c. comunicação multidirecional – comunicação num grupo (por ex.: escola, família)
d. comunicação em presença – emissor e recetor no mesmo espaço
e. comunicação à distância – emissor e recetor separados por espaços diferentes e/ou
afastamento de tempo.

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 c. Eficácia na comunicação: para que a comunicação seja perfeita, torna-se
necessário afastar todos os obstáculos ou ruídos.

d. Ruído – é todo o obstáculo que afeta a transmissão e receção da mensagem.

O ruído pode ter origem:
✔ No canal de comunicação: a altura do som; a intensidade, as interferências numa
conversa telefónica, um erro tipográfico (gralha).
✔ No emissor: a gaguez, tom de voz…
✔ No recetor: deficiência auditiva, atenção, memória.
✔ No código: deficiente pontuação, erros ortográficos ou de sintaxe, desconhecimento do
significado das palavras.

e. Obstáculos à comunicação
a. Extravio de informação
b. Esquecimento
c. Fraca capacidade cultural (há quem não saiba analisar o Diário da República)
d. Avaria do telefone, do computador
e. Ideias pré-concebidas
f. Muitos níveis hierárquicos - dificuldade de circulação da informação
g. Poucos níveis hierárquicos - sobrecarga de doc. para o chefe
h. Falta de atenção, distrações
i. Falta de tempo
j. Falta de materiais;
k. Boatos e rumores

Boato - mecanismo de informação de opinião, mensagem que pode não ser fundamentada em
dados verídicos (factos), que circula normalmente através da comunicação oral e à medida que
circula vai sofrendo alterações.

Rumor - existe um facto que, ao circular, perde ou ganha pormenores. É uma mensagem
deturpada.

f. Ajudas para superar os obstáculos

Folhetos informativos, revistas, jornais da própria empresa. Funcionam como reforço da

comunicação para informar todos os que se inserem na empresa (sócios, empregados).

1.6.1 - Linguagem é qualquer sistema de sinais organizado tendo em vista a

comunicação, isto é, é aquilo que permite a comunicação entre as pessoas.

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 1.6.1.1 Tipos de linguagem:

a) Linguagem verbal (oral ou escrita) – é realizada comunicação por meio de

palavras.

b) Linguagem não-verbal: utiliza outros meios que não a palavra:

- sonora: usa os sons (sirene, toque de campainha, toque militar)
- gestual: usa os gestos (continência militar, piscar de olho, sinaleiro, dança,
linguagem dos surdos-mudos…)
- visual: usa a imagem (semáforos, sinais de trânsito, pintura, desenho)

c) Linguagem mista – usa ao mesmo tempo a linguagem verbal e a não verbal

(cinema, BD, televisão, ópera…)

i. Língua é um conjunto de elementos convencionais (signos) articulados que

permitem a faculdade da linguagem.

ii. Fala é o uso individual da língua.

2. REGRAS PARA UM BOA COMUNICAÇÃO

1. Direta;
2. Objetiva e simples;
3. Apresentação;
4. Cortesia (as formas de tratamento);
5. Precisão, concisão e clareza (evitar palavras ambíguas);
6. Diversidade de vocabulário.

2.1 Na comunicação oral

a. Tom de voz (simpática);
b. Não utilizar ironia;
c. Despida de todo o tipo de emotividade.

2.2 Na comunicação escrita

a. Prudência;
b. Escolha criteriosa das palavras;
c. Rigor ortográfico;
d. Construção gramatical correta;
e. Pontuação cuidada;
f. Atender ao assunto, tipo de
comunicação, interlocutores e
circunstâncias.

2.3 Vocabulário
a. Frases simples e curtas;

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 b. Palavras com significado preciso e não palavras ambíguas.

V - COMUNICAÇÃO AO NÍVEL DA EMPRESA

- TIPOS DE COMUNICAÇÕES NA EMPRESA

a. Comunicação vertical descendente;
b. Comunicação vertical ascendente;
c. Comunicação horizontal intraempresa;
d. Comunicação horizontal empresa-exterior.

1.1. Comunicação vertical interna

a. Estabelece-se entre níveis hierárquicos diferentes.
b. Tem a finalidade de informar, instruir, ordenar, convocar, solicitar informação ou
serviço.
c. As comunicações internas valorizam os recursos humanos, motivam as pessoas a
atingirem os objetivos da empresa.

1.1.1. Comunicação vertical descendente

1. o emissor é o chefe, o recetor é o subordinado.
2. Faz-se através de:
a. Memorandos;
b. Ordens de Serviço;
c. Despachos;
d. Reuniões;
e. Circulares;
f. Manuais de procedimento;
g. Relatórios.

1.1.2. Comunicação vertical ascendente

1. O emissor é o subordinado, o recetor é o chefe.
2. Faz-se através de:
a. Relatórios;
b. Informações;
c. Exposições (oralmente).

1.2. Comunicação horizontal intraempresa

a. Informação que circula entre pessoas com o mesmo nível hierárquico (ex. entre 2
secretários, entre 2 diretores.).
b. Faz-se através de:
a. Reuniões;
b. Exposições;
c. Memorandos;
d. Oralmente.

i. Comunicação oblíqua

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 a. Comunicação emitida de um chefe de um departamento para os subordinados de
outro departamento. Em termos de organograma a comunicação circula
obliquamente.

ii. Comunicações informais

b. São conversas espontâneas, comunicações orais, surgem da necessidade de
satisfação de algumas informações.

1.3. Comunicação horizontal empresa-exterior (também chamadas de comunicações externas.)

c. Uma outra classificação mais simples é feita distinguindo comunicações
internas de comunicações externas.

1.4. Internas
d. Servem para transmitir diretrizes, ordens, solicitar serviços, fornecer e veicular
informações, requisitar material.
e. Fazem-se através de:
a. Memorandos;
b. Convocatórias;
c. Atas;
d. Relatórios;
e. Circulares (São consideradas internas e externas. Informam sobre: Início de atividade Fim ou
suspensão de atividade; Modificação ou alteração; Iniciativas ocasionais).

1.5. Externas
a. Cartas/ Ofícios;
b. Circulares;
c. Faxes.

2 - NOÇÃO DE CORRESPONDÊNCIA
 Conjunto de documentos internos e externos emitidos e recebidos por uma empresa nas
relações com os seus públicos.
 As comunicações da empresa são importantes pelo facto de:
 No interior operacionalizam seus serviços;
 No exterior projetam uma imagem.

Empresa Exterior:
Chefias Autarquias
Níveis Médios Segurança Social
Subordinados Clientes
Fornecedores
Bancos Seguros
Sindicatos

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3 - FUNCÕES DA CORRESPONDÊNCIA

 Internamente
 Transmitir instruções;
 Solicitar serviços;
 Fornecer os transmitir informações;
 Convocar reuniões;
 Veicular documentação;
 Requisitar material.

 Externamente
 Pedir / Enviar informações, documentos;
 Solicitar descontos, pagamentos, reformas;
 Propor fornecimentos, produtos;
 Responder a pedidos, propostas;
 Apresentar orçamentos / propostas;
 Resolver reclamações...

4 - NORMAS DE REDAÇÃO DA COMUNICAÇÃO ESCRITA

 Quando escrever, pense no destinatário;
 Escreva corretamente, com naturalidade e afetação;
 Nunca repita a mesma palavra ou expressão desnecessária;
 Forme frases curtas e escolha os termos mais apropriados à situação;
 Utilize a expressão atenuada, evitando os superlativos, o exagero, as expressões
bombásticas;
 Identifique e ordene convenientemente os trabalhos, sobretudo os longos;
 Comece habitualmente pela função informativa e passe depois a apelativa;
 Sempre que necessário explique as razões que originaram a comunicação ou as finalidades
com que ela é feita;
 Estabeleça a sequência lógica ou cronológica entre os períodos e os parágrafos;
 Encerre a comunicação com a fórmula mais adequada à resposta que pretende obter ou o
objetivo a atingir.

4.1. Os acentos - função distintiva

 O plural do singular - tem / têm;
 O tempo verbal - chegámos / chegamos;
 O masculino do feminino - avô / avó;
 O verbo da preposição - de / dê;
 O verbo duma conjunção - e/ i;
 O verbo dum adjetivo - originária / originaria;
 O verbo dum substantivo - intérprete / interprete.

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  Para simplificar a redação recorre-se frequentemente à utilização de:
 Correspondência normalizada;
 Abreviaturas;
 Códigos;
 Formulários.

5 - ELEMENTOS PARA ELABORAR AS

COMUNICAÇÕES

do singular: Nas comunicações

centradas num responsável (gerente,
1ª Pessoa representante) “venho...”, “agradeço...”
do plural: Na correspondência comercial
“Somos...”, “Pretendemos...”

do singular: Nas comunicações

socioprofissionais e administrativas “ A
3ª Pessoa firma vem convidar...” do plural: Nas
comunicações emanadas de grupos,
empresas, etc. “ As empresas x e y têm o
prazer de informar...”

Nos anúncios dos media Nas

Impessoal - se informações desprovidas de remetente.
“Avisa-se...”, “Comunica-se...”, Faz-se
saber...”, “Pede-se...”

Nas comunicações internas Nos ofícios e

anúncios de carater administrativo e
Impessoal - Voz Passiva socioprofissional - atas, comunicações,
etc. “Têm sido recebidos...”, “Foram
enviados...”

VI - COMUNICAÇÕES EXTERNAS

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1- DEFINIÇÃO DE CORRESPONDÊNCIA COMERCIAL
Conjunto de cartas e circulares que são relativas à correspondência mantida entre fornecedores e
clientes. Para além da relação cliente/fornecedor, pode ser mantida também entre outras
entidades. A correspondência comercial tem linguagem e estilo próprios.

1.1. Carta
Dirigida de um emissor para um recetor. Diz respeito ao circuito comercial. No entanto, pode
ser mantida também entre outras entidades.
1.2. Circulares
De um emissor para vários recetores. Comunica um assunto de interesse geral. As circulares
podem ser de caráter interno e externo.
 Interno: memorando, nota de serviço, ordem de serviço, comunicado
 Externo: carta, cartão-postal, desdobrável, folheto, cartaz, anúncio
Uma circular pode encarar várias formas conforme o assunto que trata e a quem se dirige.
 Aviso de mudança de instalações;
 Promoções, concursos;
 Encerramento temporário;
 Alterações de preços;
 Feiras, exposições...

2 - VANTAGENS DE ENVIAR UMA CARTA

 Registo permanente e legal (serve de consulta ou prova);
 Documento pessoal e personalizado. A entidade a que se dirige vem mencionada;
 Obedece a uma estrutura (demonstra a seriedade, o cuidado e o interesse);
 Dá tempo ao remetente para se preparar
 Pode ser lida sempre que for necessário;
 Promove a imagem institucional da empresa;
 Mostra que há interesse no relacionamento;
 Pode ser menos dispendiosa (do que o telefone, por ex.).

3 - RAZÕES POR QUE UMA CARTA NÃO É BEM SUCEDIDA

3.1. Em relação ao remetente
 Falta de objetivo;
 Falta de confiança;
 Falta de tempo;
 Problema de tom;
 Não saber a quem escrever;
 Deficientemente estruturada;
 Como traduzir os pensamentos por palavras?;
 Incapacidade de se restringir ao assunto;
 Frases descontroladas.

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 3.2. Em relação ao Destinatário
 Endereço errado;
 Palavras complicadas;
 Impessoal;
 Intimadora;
 Disposição deficiente;
 Ausência de ação evidente;
 Ortografia deficiente;
 Erros gramaticais;
 Sem assunto;
 Pontuação deficiente;

4 - AS PERGUNTAS BÁSICAS
Porquê? | Quem? | Quando? | Onde? | O quê?
4.1. Porquê
É o objetivo da carta:
 Concretizar algo;
 Confirmar acordos, compromissos, contratos;
 Prestar informações;
 Justificar uma atitude;
 Pedir desculpas...

 Lembre-se: Qualquer carta deve agir no sentido de nos promovermos a nós e à empresa. Elas
constituem anúncios gratuitos.

4.2. Quem?
 Quem é o destinatário? A pessoa certa? Nome?
 Quem escreve a carta? Função? Conhecimento e autoridade?

4.3. Quando?
 Prazos
 Quando escrever

4.4. Onde?
 O destino da carta: endereço exato; para o estrangeiro, método de despacho.
 Onde escrever: Local calmo, sem interrupções.

5 - ESTRUTURA DA CARTA
Há vários tipos de disposição, vários estilos. A empresa opta por um estilo próprio e deverá seguir
sempre o mesmo estilo.

5.1. Cabeçalho ou timbre

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  É centrado ou à esquerda
 Deverá conter: nome da empresa, nº de contribuinte, nº de registo, capital social,
endereço, apartado postal, nº telefone. Fax, e-mail, URL...

5.2. Endereço do destinatário

 Colocado à esquerda
 Deve conter: nome da empresa; departamento, secção, a pessoa à atenção de quem vai
a carta e o endereço.

5.3. Referências
Indicação impressa que permitirá identificar e localizar as cartas mais rapidamente. É o espaço
onde vão ser indicadas:
 as iniciais do remetente, o nº da comunicação (N/ Refª)
 os mesmos elementos referentes a uma comunicação anterior do n/ destinatário (V/
Refª:)

5.4. Data
 Todas as cartas devem ser datadas.
 Pode colocar-se do lado direito, por baixo do destinatário;
 À esquerda a seguir ao cabeçalho e alinhado com o destinatário;
 Não se usam abreviaturas ou formas numéricas: deve ser, por ex. 5 de agosto de 2000.
 Deve também colocar-se o local antes da data: Lisboa, 5 de agosto de 2000

5.5. Assunto
Trata-se de resumir o conteúdo da carta no menor nº de palavras, não deixando, contudo,
escapar todos os fatores relevantes para a posterior identificação da carta.

5.6. Vocativo
É a forma de cortesia com a qual se inicia a carta.
Ex.mos Senhores; V. Exª; Ex.ª; Senhor; Caro ...

5.7. Introdução
O primeiro parágrafo da carta deve identificar claramente:
 A receção de qualquer comunicação anterior (com referência à data);
 Quem é o remetente;
 A razão por que escreve a carta.

5.8. Corpo da carta

Constituído por factos, explicações, opiniões que desenvolvem o assunto ordenados de forma
lógica.

5.9. Parágrafo de encerramento

É o modo de terminar a carta (fórmulas finais).

5.10. Assinatura

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 Por cima do nome e cargo escritos por extenso.

5.11. P.S.
Anotação na margem que podem dizer respeito a qualquer pormenor que, por lapso, não foi
incluído no corpo.
5.12. Anexos
Espaço reservado para referir os documentos que acompanham a carta.

5.13. Iniciais identificativas

De quem redige e de quem datilografou.

6 - REGRAS QUANTO À REDAÇÃO DE UM CARTA

6.1. Escreve-se com maiúsculas

 Abreviaturas de tratamento: Dr. Drª, Sr.;
 Nomes coletivos referentes a instituições: Igreja, Senado, Parlamento;
 Nomes de firmas à exceção dos artigos e preposições;
 Nomes das avenidas, ruas, praças, alamedas (quando o nome - por ex. avenida - não
faz parte de um endereço não é com maiúscula);
 Nomes dos países, cidades (quando começam por artigos começa o nome é com
maiúscula);
 A 1ª palavra depois do vocativo;
 A 1ª letra de cada linha de uma morada;
 Nomes de departamentos, setores e cargos da empresa;
 Nomes dos meses;
 Títulos dos livros.

6.2. Escreve-se com minúsculas

 Os dias da semana;
 A maior parte das abreviaturas, exceto as de tratamento;
 Os tratamentos ou formas de tratamento que não estejam abreviados ou não sejam
formas divinas Exmo. Senhor;
 Todas as palavras que não sejam nomes próprios nem estejam submetidas a regras
especiais.

6.3. A pontuação
 Na data não se utiliza nenhum tipo de pontuação;
 A seguir ao vocativo: dois pontos, vírgula ou nada.

VII- TIPOS DE CARTA

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INFORMAÇÃO

Carta de envio
Acompanha o envio dos documentos. Identificam-se os documentos que serão anexados.
Estrutura: 1º: Justificação do envio (ou relacionamento com comunicações anteriores). Refere-se
o que se vai enviar; "de acordo com o v/ pedido de ..., vimos por este meio enviar..."
2º: fecho da carta com menção a futuras comunicações. "aguardando a v/ resposta..."
Pedidos de informação
Pedido de informação através de uma carta sobre produtos, pessoas, serviços, firmas, mercados.
“Agradecemos informação acerca de...” Manifestar o interesse especificando: condições
quantidades se fornecimento regular ou constante.
No caso de informações sobre pessoas ou firmas, deve-se garantir a confidencialidade.

OUTROS TIPOS DE CARTAS

 Carta de agradecimento (convite, atenção)
 Cartas de recusa (trabalho, convites...)
 Carta de felicitações
 Cartas de retificação de erros

VIII - COMUNICAÇÕES INTERNAS

MEMORANDO
Documento interno escrito de uma forma informal. Frequente nas grandes e médias empresas
e serve para dar corpo a uma ordem, instrução ou informação que deve circular entre os
vários departamentos. A mensagem deve ser sempre curta e objetiva. Obedece a uma
numeração.
Elementos
 Referências;
 De e para;
 Assunto;
 Data;
 Assinatura.

Usa-se quando:
 Se quer levar a muitas pessoas a mesma mensagem: informação, mudanças,
promoções, regalias, reuniões;
 acompanhar relatórios;
 estimular o pensamento ou ações dos indivíduos.

Data: Terça-Feira, 31 de outubro

Para: (Nomes)
De (Nomes)

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 Assunto:
cc (Nomes) com conhecimento

ORDEM DE SERVIÇO
Tem uma redação mais formal e implica uma responsabilização do recetor. Parte de um
superior hierárquico para os subordinados. Muitas vezes é emitida em duplicado, devolve-se o
duplicado assinado pelo recetor com a indicação da hora e dia em que foi recebida. Obedece a
uma numeração

Elementos
 nº;
 assunto;
 de e para;
 data;
 assinaturas.

Ordem de Serviço nº n / ca / 20
Assunto:
De:
Para: O Conselho de Administração deliberou...
Lisboa, 2 de fevereiro de 2020
O conselho de administração

Vogal Presidente

RELATÓRIOS
Comunicação organizada, fundamentada e comentada, sobre um facto ou conjunto de factos
ocorridos ou ainda a decorrer. Funciona como elemento de informação, consulta ou prova e tem
grande valor na análise e solução de problemas concretos, na transmissão e apresentação de
resultados de ações de pesquisa, de inspeção e gestão, bem como no apuramento de
responsabilidades.

1. TIPOS DE RELATÓRIO
 Formal / Informal
 Interno / Externo
 De rotina / acontecimento específico

2. SITUAÇÕES EM QUE SE PODEM APRESENTAR RELATÓRIOS

 Decorrer normal de um trabalho;
 Exercício de gestão;
 Estágios, estudos

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  Infrações, acidentes;
 Vendas;
 Inspeções, revisões;
 Participações em congressos, conferências, seminários;
 Anomalias, avarias;
 Estudos de mercado;
 Peritagem;
 Relatório de contas.

3. FASES DE UM RELATÓRIO
Planear, ou seja, combinar, de forma organizada, o trabalho e o tempo. Um relatório pressupõe
duas fases: a preparação e a redação.

3.1. Preparação
Na preparação prévia devem ser considerados o redator, o leitor e a matéria.

3.1.1. Redator
Se é a pessoa mais indicada para escrever o relatório e porquê. O redator deve definir o
tema e qual a finalidade do relatório.

3.1.2. Leitor
Cabe ao redator identificar os leitores e deverá considerá-lo em todas as fases do relatório.

3.1.3. Matéria
O redator enfrenta uma série de questões: Qual o material que dispõe; Onde o encontra?
Do que precisa? Como vai dispor saber onde procurar a informação, selecionar o que for
necessário saber como dispor a informação

O redator deve recolher tudo o que disser respeito ao assunto: contactos, visitas aos locais,
consulta de documentos, reuniões, entrevistas, questionários, consulta de relatórios
anteriores. Posteriormente há que selecionar a informação conforme os objetivos do
relatório. Finalmente deve estruturar as ideias e fazer um esquema.

3.2. A redação
Para a redação do relatório há ater em atenção três aspetos:
 Estrutura
 Linguagem
 Apresentação

3.2.1. Estrutura
 Nos relatórios mais simples introdução, desenvolvimento do tema e conclusão.
 Nos relatórios mais complexos:
 Capa ou página de título- título do relatório, nome do autor, nome dos
destinatários, data e referência (nalguns casos);
 Índice - Deve conter todas as secções do relatório com referência às páginas,

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 incluindo capítulos e subcapítulos;
 Resumo - síntese geral para que o leitor tenha uma ideia geral do que trata o
relatório;
 Introdução - Introduzir o leitor para dentro do relatório. Define-se o objetivo do
relatório (para que vai servir, o que deu origem). Explica-se a forma como vai ser
desenvolvido e explica-se a o ordenamento dos temas, a metodologia;
 Corpo de desenvolvimento - Narração dos factos, apresentação de toda a
fundamentação para as conclusões e recomendações; o que se viu, o que se
soube, o que se fez, o que se encontrou, o que se concluiu.
 Conclusão - Resumo de todas as ideias apresentadas. Não podem aparecer
dados novos. Num relatório muito longo, no fim de cada capítulo deve-se
apresentar uma breve conclusão;
 Recomendações - Sugerir alternativas à matéria tratada. As recomendações
devem estar devidamente argumentadas e fundamentadas.
 Anexos / Apêndice - documentos que podem vir a completar a informação do
relatório. Os apêndices funcionam como dados suplementares (essenciais para
completar os factos narrados) e como forma de atualizar o relatório. Glossário -
Pode ser de termos técnicos, uma listagem de abreviaturas.
 Agradecimentos - No fim. Podem também vir no início a seguir ao índice.
 Referências - Lista de material não publicado aos quais fomos recolher
informação.
 Bibliografia - Livros ou outras fontes de pesquisa. Apelido, nome do autor, nome
do livro, nº de edição; local, editora, ano.
 Glossário - Quando se trata de um relatório muito técnico deverá conter um
glossário de termos.

3.2.2. Linguagem
A linguagem do relatório depende dos objetivos e do destinatário.
 Deve ser precisa, exata - verificar se está a usar a palavra certa no trabalho certo;
 Breve e concisa. Evitar construções complexas. Quanto mais simples, mais eficaz é a
comunicação e maior é o seu alcance;
 Clareza - não deve deixar lugar a ambiguidades e ideias erradas;
 Evitar palavras compridas;
 Usar a voz ativa, deve dar-se a informação pela positiva porque agarra mais a atenção
do leitor;
 Deve ser feito na 1ª pessoa do singular. Quando realizado por várias pessoas na 1ª
pessoa do plural;
 Ser concreto - usar termos práticos, evitar termos indefinidos (um certo, alguns...)
 Evitar a gíria;
 Frases curtas. Parágrafos curtos e frequentes. Cada nova ideia um novo parágrafo;
 O relatório deve ser completo e não deixar espaço a dúvidas;
 Deve-se ter em conta a pontuação, bem como a ortografia;
 Quando é criado por um grupo restrito, utilizando palavras muito técnicas, no fim do
relatório deve-se criar um glossário.

3.2.3. Apresentação

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 A apresentação fica mais ou menos ao critério da pessoa. Se tiver de obedecer aos critérios da
empresa, no caso de existirem normas, o relatório é mais ou menos pessoal, o que pode
diversificar-se é o tipo de letra ou o aspeto.
 Deve dar-se atenção às margens, não inferiores a 2,5 cm (espaço suficiente para a
encadernação);
 Destacar cabeçalhos, títulos e subtítulos que devem manter sempre o mesmo formato;
 As entre linhas devem ser de 1,5 cm ou duplas;
 Páginas numeradas.
 Numeração com clareza, lógica e coerência.

QUESTÕES FINAIS A COLOCAR?

O relatório está bem apresentado? É legível, em termos de linguagem, estilo e vocabulário? A
matéria está apresentada da forma mais lógica possível? A argumentação é fácil de ser seguida?
Conduz persuasivamente às suas conclusões e recomendações? É um documento convincente?

IX - Textos funcionais

I REQUERIMENTO

(Entidade a quem se dirige o pedido)

Ex.mo Sr. Coordenador do CEFOSAP

(…)

Identificação completa do requerente (Nome)

___________________________________, (estado civil) _____, (Profissão)
___________________, (idade) _____________________, (residente em (Morada)
___________________, contribuinte nº _______________, Portador do Bilhete de Identidade/
Cartão do Cidadão nº _______________________, válido até _____________________.
(Assunto/ motivo do pedido) Vem requerer a V.ª Ex.ª que se digne a permitir-lhe
….___________________

(Fórmula de Pedido) Pede Deferimento

(local, data) Lisboa, _____ de _______ de 2020.

O Requerente
____________________

20
 (Assinatura)

II CARTA
A carta é algo pessoal, íntimo, intransmissível.

Tipos de carta:
* pessoal
Características:
correção gramatical, delicadeza, ordem e boa apresentação, manuscritas (preferencialmente),
frases e linguagem simples.

* comercial ou profissional (negócios, emprego)

Características:
Clareza: frases curtas, vocabulário cuidado, evitar expressões gastas e repetições;
Concisão: evitar expressões inúteis e pormenores sem interesse, ir diretamente ao assunto;
Precisão: uso do termo próprio e apropriado, apresentar as explicações necessárias;
Tom: deve ser pessoal, cortês, ponderado, positivo;
Atenção à ortografia, à sintaxe, à semântica, à pontuação, à acentuação, à translineação, à
margem de parágrafos…

III CONVOCATÓRIA
É um documento usado para convocar, chamar as pessoas para participarem em determinada
reunião.
Deve conter os seguintes elementos:

a) O título deve ser CONVOCATÓRIA

b) Quem é convocado

c) Para quê

d) Hora/dia/mês e ano

e) Local da reunião

f) Ordem de trabalhos

g) Data da convocação

h) Assinatura de quem convoca e carimbo

21
IV ATA

A ATA é um resumo do que ocorreu numa reunião, sobretudo das decisões aí tomadas.

Como se faz?

A ata deve registar:

 o número de ordem (da ata);
 o quando e o onde da reunião (data, hora, local);
 quem presidiu e presenças/ausências;
 a ordem de trabalhos;
 a síntese das principais intervenções e as decisões tomadas;
 a fórmula de encerramento;
 as assinaturas do presidente e do secretário (ou de todos os presentes).

Notas:
 Numa ata, todos os números devem ser escritos por extenso.
 Os espaços em brancos devem ser trancados.
 Não deve haver rasuras, nem siglas ou abreviaturas.
 Em caso de omissão, no final, antes das assinaturas, devem escrever-se as palavras “Em
tempo” e, de seguida, a parte omissa.

22
 Ata número ______
Aos _______ dias do mês de __________ de
Introdução _______(ano) reuniram ______________(local)
___________(quem)______________(presidente), com
a seguinte ordem de trabalhos:
Ponto único:_____________________________
ou
Ponto um: ______________________________
Ponto dois: _____________________________
…

Desenvolvimento A reunião abriu ____________________________

___________________________________________
_____________________________________

Encerramento Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a reunião da

qual se lavrou a presente acta que, depois de lida e
aprovada, vai ser assinada pelo Presidente e por mim que a
secretariei.
O Presidente: ___________________________
O Secretário: ___________________________

V OFÍCIO

É um documento utilizado pelas empresas, associações, autarquias, etc., para troca de

correspondência.
Estrutura:
a) Destinatário (canto superior direito)
b) Número do ofício (à esquerda)
c) Referência a cartas e/ou ofícios recebidos (ao centro)
d) Data de envio do ofício (à direita)
e) ASSUNTO

f) Corpo do texto (onde se expõe o assunto)

g) Fórmula de despedida (por exemplo: sem outro assunto de momento/ com os
melhores cumprimentos)
h) Assinatura do responsável pela empresa/entidade/autarquia/associação

23
VI CURRICULUM VITAE
Este documento resume essencialmente a vida profissional de uma pessoa e serve para concorrer
a qualquer emprego, curso, cargo.

Cartas de Apresentação

O Curriculum Vitae deve ir acompanhado de uma carta de apresentação. O objetivo

fundamental da carta de apresentação é o seguinte: por um lado, pretende despertar o interesse
da pessoa que vai receber a candidatura, de forma a que o leia com a devida atenção; por outro
lado, sobressair dados específicos do Curriculum Vitae, conferindo um caráter apropriado para o
lugar a que se candidata.
A carta de apresentação pode cumprir duas funções: responder a uma oferta publicada na
imprensa ou apresentar uma candidatura espontânea. Na carta poderá mencionar os seus
Objetivos Profissionais:
 Afirmação clara e concreta do tipo de trabalho que se quer ou a que se candidata;
 Capacidades e habilitações que se relacionam com o cargo;
 Objetivos a médio e a longo prazo;
 Qualquer habilidade que inclua deve ser coerente com o currículo e qualquer objetivo
deve ser razoável e aplicado ao cargo a que concorre.

XI – O Acordo Ortográfico

Mudanças em função do Acordo

Alfabeto
Base I
• O alfabeto passa a ter 26 letras. Foram introduzidas as letras k, w, y
•ABCDEFGHIJKLMOPQRSTUVWXYZ
• Usos:
• siglas e símbolos de unidades de medida: W W W (world Wide Web),km, kg, K (potássio)
• palavras estrangeiras e seus derivados: antropónimos (nomes de pessoas e seus derivados)
Kafka, kafkiano; topónimos (nomes de lugares e seus derivados) Kosovo, kosovar; e outras
palavras (léxico comum): show; playboy.

Letra H

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Sequência de consoantes
Base II
• O h inicial: emprega-se quando tem valor etimológico: (haver, homem, humor…);
suprime-se quando a sua supressão está consagrada pelo uso (erva, ervanário – a par da forma de
erudita herbanário)
• O h medial não se usa: (reabilitar, coerdeiro); também não se usa em casos quando a base se
aglutina ao prefixo (lobisomem…).
Base III
• Suprimem-se as consoantes que não se pronunciam: estupefação, ação, ata, ator, atual,
adjetivo, arquiteto, batizado, coleção, correto, didática, efetuar, espetáculo, injeção, ótimo,
redação, subjetivo, subtração, trajeto…coletânea, conceção, exceto, infeção, ótico, receção,
retângulo, sintático, vetor, deítico, datilografia, Egito.
• Mantêm-se as consoantes que se pronunciam: Estupefacto, adepto, apto, compacto, convicção,
corrupto, dicção, ficção, eucalipto, erupção, inepto, pacto, rapto, egípcio.

Acentuação gráfica das paroxítonas

Base IX
• Não se acentuam graficamente os ditongos representados por oi da sílaba tónica das palavras
paroxítonas (acento tónico na penúltima sílaba): claraboia, heroico, paranoico, jiboia (este acento
já não existia em comboio, dezoito).
• Mas continuam a ser acentuadas as palavras oxítonas (acento tónico na última sílaba) e os
monossílabos tónicos terminados em ói(s): herói, dói.
• É facultativo o acento no pretérito perfeito do indicativo dos verbos em -ar (nós amámos/nós
amamos), na 1ª pessoa de plural do presente do conjuntivo (nós dêmos/nós demos).
Acentuação
• Não se coloca o acento circunflexo nas formas verbais (3.ª pessoa do plural do presente do
indicativo ou do conjuntivo) terminadas em -eem: creem, deem, leem,
veem;
• Não se coloca o acento agudo ou circunflexo em: para (indicativo e imperativo do verbo parar);
polo (poloaquático- desporto, polo celeste, - astronomia), pelo
(nome), pela (v. pelar) e pela (nome), pera (em coerência com casos semelhantes já consagrados:
acerto – nome, acerto – verbo; acordo – nome, acordo – verbo);
• Mas continuam as seguintes acentuações: pôde/pode; pôr/por; têm/tem; mantêm/mantém;
convêm/convém; detêm/detém; intervêm/intervém.

Vogal tónica u
• É eliminado o acento na vogal tónica u nas terminações verbais gue(s) e gui(s): averiguar_ eu
averigue, tu averigues, eles averiguem (pres. do conj.); arguir_ tu arguis, ele argui (pres. do ind.),
argui tu (imperativo);
• É eliminado o acento na vogal tónica u nas terminações verbais que(s) e qui(s): obliquar_ eu
oblique, tu obliques, ele oblique, eles obliquem (pres. do conj.);
delinquir_ tu delinquis, ele delinqui (pres. do indic.), delinqui tu (imperativo).
• No pretérito perfeito, cuja vogal tónica é i, mantém-se o acento gráfico: arguir_eu arguí.

Uso do hífen nos compostos, locuções, encadeamentos

Base XV

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• Emprega-se o hífen nas palavras compostas que não apresentam elementos de ligação: nominais
(ano-luz, decreto-lei), adjetivais (azul-escuro, luso-brasileiro), numerais (primeiro-ministro, mas
primeira dama, segunda-feira), verbais (guarda-chuva, contagotas).
• Obs: Não se usa o hífen em certos compostos já aglutinados na língua (girassol, mandachuva,
madressilva, pontapé, paraquedas).
• Emprega-se o hífen em palavras compostas com valor onomatopaico: reco-reco, bla-blá-blá,
zum-zum, tico-tico, cri-cri, pingue-pongue, zigue-zague, corre-corre…
Usa-se o hífen nos compostos entre cujos elementos há o emprego de apóstrofos (gota-d´ água,
estrela-d´alva, copo-d´ água, pau-d´alho, mãe-d´água).
• Usa-se o hífen nas palavras compostas derivadas de topónimos (são-tomense, porto-riquenho).
• Usa-se o hífen nas palavras compostas que designam espécies botânicas (couve-flor, ervilha-de-
cheiro) e zoológicas (cobra-capelo, andorinha-do-mar) estejam ou não ligadas por preposição, ou
outros elementos de ligação.
• Obs: não se usa o hífen quando estas palavras são empregadas fora do seu sentido original:
bico-depapagaio (espécie de planta); bico de papagaio (deformação nas vértebras).
Emprega-se o hífen nos topónimos compostos, iniciados pelo adjetivo grã ou grão (Grã-Bretanha,
Grão-Pará), por forma verbal ou cujos elementos estejam ligados por artigo (Entre-os-Rios; Trás-
os-Montes).
• Os outros topónimos compostos escrevem-se separadamente, sem hífen. Exceção: Guiné-Bissau.
• Obs: Não se usa hífen nas locuções substantivas (cão de guarda, pé de vento, dia a dia, fim de
semana), adjetivas (cor de vinho, cara de pau, cor de café com leite), adverbiais (à vontade, depois
de amanhã ), verbais (leva e traz, diz que diz, sobe que sobe), prepositivas (abaixo de, quanto a),
conjuncionais (logo que, por conseguinte).
• Obs: Exceções consagradas pelo uso: mais-que-perfeito, ao deus dará, à queima-roupa…
Emprega-se o hífen nos compostos com o advérbio bem e mal quando o elemento seguinte
começa por vogal ou h (bem-estar, mal-humorado).
• Obs: O advérbio bem (ao contrário de mal) pode não se aglutinar com palavras começadas por
consoante (bem-falante/malfalante, bemsoante/malsoante).
• Obs: Em muitos compostos, o advérbio bem aparece aglutinado com o segundo elemento
(benfazejo, benfeitor).
• Emprega-se o hífen nos compostos com os elementos além (além-mar, além-fronteiras), aquém
(aquém-fiar, aquém-Pirinéus), recém (recémnascido, recém-chegado), sem (sem-número, sem-
vergonha).
• Emprega-se o hífen para ligar encadeamentos vocabulares como uma divisa (Liberdade-
Igualdade-Fraternidade), um percurso (Porto-Viana-Caminha), relações (Portugal-Angola), um voo
(Lisboa-Porto).
Base XVI
• Nas formações com prefixos (ou falsos prefixos) de origem grega e latina, emprega-se o hífen
nos seguintes casos: nas formações em que o segundo elemento começa por h (anti-higiénico,
contra-habitual, extra-humano, préhistória, sub-hepático, super-homem, ultra-hiperbólico, neo-
helénico, semihistórico).
Obs: Não se emprega o hífen nas formações que contêm os prefixos des- e in- e nas quais o
segundo elemento perdeu o h inicial (desumano,inábil).
• Emprega-se o hífen se o prefixo terminar com a mesma letra com que se inicia a palavra: anti-
ibérico, contra-almirante, auto-observação, eletro-ótica, micro-ondas.
• Não se emprega o hífen se o prefixo terminar com letra diferente daquela com que se inicia a

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palavra: autoavaliação, autoestrada, antiaéreo, autorretrato, semicírculo, superinteressante,
aeroespacial, plurianual…
• Se o prefixo terminar por vogal e a palavra começar por r ou s, dobram-se essas consoantes:
antirracista, biorritmo, contrarregra, minissaia, ultrassom, suprassumo.
• Emprega-se o hífen com os prefixos sub- e sob- antes de palavra iniciada por r: sub-região, sub-
reitor, sub-regional.
• Emprega-se o hífen com os prefixos circum- e pan- antes de palavra iniciada por m, n ou vogal:
circum-navegação, pan-americano, pannegritude.
• Emprega-se o hífen com os prefixos ex-, pós-, pré-, pró-, sota- vice- antes de palavra iniciada por
vogal ou consoante: ex-aluno, ex-diretor, exhospedeira, pós-graduação, pré-história, pró-europeu,
sota-mestre, vice-rei.
• Emprega-se o hífen quando o prefixo termina em r e a palavra começa com a mesma letra:
hiper-requintado, inter-resistente, super-revista.
• Emprega-se o hífen com os prefixos ab-, ob- ad- diante de palavra começada por b, d, r: ab-
rogar, ob-rogar, ad-digital (por exemplo, em *abrogar – perder-se-ia o valor da base).
Com o prefixo co- sucedem os seguintes casos:
Se a palavra começa por vogal o , o prefixo junta-se à palavra: coobrigação, coorientação,
coocorrência;
Se a palavra começa por h, desaparece esta consoante: coabitação, coerdeiro;
Se a palavra começa pelas consoantes r ou s dobram-se essas consoantes: corresponsável.
• Não se emprega o hífen com os prefixos pre- e re- mesmo diante de palavra começada pela
vogal e: preexistente, preelaborar, reescrever, reedição.
• Emprega-se o hífen na formação de palavras com os advérbios não e quase: Não-agressão,
quase-delito, quase-nada…
• Emprega-se o hífen quando a palavra é um estrangeirismo (antiapartheid), um nome próprio
(anti-Europa), ou uma sigla (mini- GPS).
Base XVII
• Não se usa o hífen nas formas verbais hei de, hás de, há de, hão de. (formas monossilábicas do
presente do indicativo do verbo haver).
• “de” funciona como mero elemento de ligação ao infinitivo com que se forma a perífrase verbal
(hei de ler).
Base XIX
• Escreve-se com minúscula: os dias da semana (segunda-feira) os meses do ano (janeiro), as
estações do ano (primavera), os pontos cardeais (norte) - mas não as suas abreviaturas (N),
axiónimos (senhor Carneiro, cardeal Sousa, doutor Sá). Opcionalmente (Senhor, Cardeal, Doutor).
• Escreve-se com maiúscula ou minúscula: títulos de obras (A Máquina de Fazer Espanhóis / A
máquina de fazer espanhóis), hagiónimos (santa Teresa / Santa Teresa), nomes de domínios de
saberes (Matemática / matemática; Literaturas Modernas / literaturas modernas), indicações de
espaços (Rua de santa Catarina / rua de santa Catarina; igreja do Carmo / Igreja do Carmo).
• Com maiúsculas, as siglas (NATO) e as abreviaturas (Sr., V.Ex.ª).

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