1

L A G U Í A D E F I N I T I VA S O B R E L A A U T O M AT I Z A C I Ó N D E D O C U M E N T O S
INFOR ME T ÉCN ICO

¿Qué es la
automatización
de documentos?

¿Cómo puede simplificar su comunicación

profesional y hacer crecer su negocio?
 2
L A G U Í A D E F I N I T I VA S O B R E L A A U T O M AT I Z A C I Ó N D E D O C U M E N T O S
Índice

01 Introducción 03 06 ¿Qué características clave definen las 21

soluciones eficaces de automatización
de documentos?
02 ¿Qué es la automatización de documentos? 07 Facilidad para la creación de documentos 22
Introducción de datos 22

03
Marca 23
Los desafíos de la automatización de documentos 11
Control de versiones y salida masiva 23
Búsqueda y cotejo de documentos para automatización 12
Colaboración y finalización 23
Aumento del volumen de documentos 12
Gestión de múltiples versiones 13
Garantía de seguridad
Resistencia al cambio
13
13
07 Cinco pasos para implementar la 24
automatización de documentos con éxito
Realización de un inventario de documentos 25

04
Componentes comunes y priorización de documentos 25
El coste de una gestión documental deficiente 14
Elección de la solución adecuada 26
Creación de plantillas inteligentes 27

05 Las ventajas de la automatización de documentos 17 Generación de documentos 27

Aumento de la rentabilidad 18

08
Mejora de la experiencia del cliente y del usuario 19
Smart Documents de Connective 28
Mayor coherencia 19
Aumento de la eficacia 19
Mayor cumplimiento normativo 20
Conocimiento de marca 20
 01

Introducción

L A G U Í A D E F I N I T I VA S O B R E L A A U T O M AT I Z A C I Ó N D E D O C U M E N T O S 3
 4
L A G U Í A D E F I N I T I VA S O B R E L A A U T O M AT I Z A C I Ó N D E D O C U M E N T O S
A diario, casi todas las empresas tienen que
ocuparse del papeleo. Desde contratos internos
hasta acuerdos con los proveedores, pasando por
facturas y políticas; un trabajador medio utiliza
alrededor de 10.0001 hojas de papel al año, lo que
supone algo más que el valor de un árbol. Es mucho
papel para una persona, pero si lo multiplicamos por
el número de personas de una empresa mediana,
ese árbol se convierte en el valor de un bosque2.

Aunque el papel no solo pasa factura a nuestro medio

ambiente. El papeleo exprime dos de los activos más
valiosos de su empresa: el tiempo y las personas. 12 H SE M A NA LES
De hecho, los profesionales de Recursos Humanos
gestión documental
(RR. HH.) pueden dedicar hasta 12 horas semanales3
a gestionar documentos. Otras investigaciones4

68 %
realizadas en el Reino Unido y Estados Unidos revelan
NE C ESITA 3
que los empleados pueden pasar hasta 25 minutos INT E NTO S
buscando un documento. Esta ineficacia se ve agravada
para encontrar lo que necesita
por el hecho de que el 68 % de los empleados
solo encuentra lo que necesita tras tres intentos,

80 %
mientras que el 80 % tarda hasta ocho intentos 5. NE C ESITA 8
INT E NTO S
para encontrar lo que necesita
Un trabajador medio utiliza alrededor
de 10.000 hojas de papel al año,
algo más que el valor de un árbol.
 5
L A G U Í A D E F I N I T I VA S O B R E L A A U T O M AT I Z A C I Ó N D E D O C U M E N T O S
A esto hay que añadir la creciente importancia EN TON CES, ¿CUÁ L ES L A RES P UESTA?
de la personalización de los documentos. Tanto
en lo relativo a la comunicación directa con los Para muchas empresas, la solución pasa por la automatización
clientes como en el trato con los proveedores, la de documentos. El paso a un proceso 100 % automatizado
consultora McKinsey & Company ha descubierto digitalmente, además de ahorrar tiempo a los empleados
que el 71 % de los clientes espera un enfoque
6
(hasta un 82 %8 en algunos casos), minimiza los errores
personalizado. Para ello, algunas empresas ya humanos y también alivia la carga medioambiental.
utilizan plantillas, pero estas suelen requerir Además, la información, los datos y las plantillas
que los usuarios introduzcan información. almacenadas digitalmente pueden suponer una reducción
de la cantidad de documentación archivada físicamente,
Aunque las plantillas proporcionan a las empresas lo que implica un ahorro en los costes de propiedad.
un alto nivel de coherencia de marca y abordan
en cierta medida la cuestión de la personalización,
no resuelven por completo el problema de la
ineficacia, ya que los empleados siguen teniendo
que buscar la información. Tampoco se trata
del gasto de mantener los archivadores llenos
de papel. Un solo armario ocupa 1,2 metros
de superficie con un coste anual de más de
2.200 euros7 en las oficinas centrales.
 6
L A G U Í A D E F I N I T I VA S O B R E L A A U T O M AT I Z A C I Ó N D E D O C U M E N T O S
Para profundizar en la automatización de los
documentos, este libro blanco establece:

y En qué consiste la automatización

de documentos (y en qué no)
y Los retos y costes que afrontan las empresas
en relación con la gestión documental
y Las ventajas y los posibles inconvenientes
de la automatización de documentos
y Cómo pueden implementar las
empresas la automatización de
documentos en cinco sencillos pasos

También hablaremos de las consideraciones clave

para que pueda encontrar e implementar una
solución que le permita a usted y a sus empleados
crear documentos preparados y personalizados
para las transacciones en un tiempo récord.
 02

de documentos?
¿Qué es la automatización

L A G U Í A D E F I N I T I VA S O B R E L A A U T O M AT I Z A C I Ó N D E D O C U M E N T O S 7
 8
L A G U Í A D E F I N I T I VA S O B R E L A A U T O M AT I Z A C I Ó N D E D O C U M E N T O S
La automatización de documentos consiste
exactamente en lo que parece. Fundamentalmente,
es el principio de crear documentos de forma
automática. Sin embargo, no hay una manera correcta
o incorrecta de que las empresas implementen la
automatización de documentos y no es un proceso
prescriptivo con una metodología rígida detrás.

Esencialmente, esto significa que son las
empresas las que deben determinar cómo es
su automatización de documentos. Podría ser
tan sencillo como adaptar un único flujo de
trabajo para un empleado. Estas adaptaciones
pueden extenderse a otros empleados, equipos,
departamentos y, finalmente, a toda la empresa,
si ese es el objetivo final. Una automatización
efectiva de los documentos debería desocupar
el tiempo de los empleados, permitiéndoles
dedicarse a otras tareas. También implica
que, en términos prácticos, el proceso de
automatización no debe ser complicado.
9
L A G U Í A D E F I N I T I VA S O B R E L A A U T O M AT I Z A C I Ó N D E D O C U M E N T O S
Por eso, las plantillas «inteligentes» se han
convertido en sinónimo de la automatización de
documentos. Estas aplicaciones cubren la brecha
entre la tecnología fácil de usar y la necesidad de
eficiencia. Los usuarios pueden seguir trabajando
con una plantilla, pero la información se extrae de
otras fuentes y se introduce automáticamente en
los espacios seleccionados con unos pocos clics.
Estas plantillas «inteligentes» integran funciones
que permiten a los usuarios navegar fácilmente
y personalizar los documentos por completo.
Pueden incluir:
y Funcionalidades intuitivas, como seleccionar
menús desplegables, arrastrar y soltar
y Capacidades multilingües
y Contenido dinámico para reflejar
los datos cambiantes
y Lógica condicional ( por ejemplo,
establecer según la ubicación)
y Contenidos visuales reutilizables,
como gráficos y tablas
y Áreas de texto libre para la introducción de
datos adicionales por parte del usuario

Algo crucial es que la automatización de
documentos es escalable porque las plantillas
pueden adaptarse y personalizarse según
las necesidades de la empresa. Es esta
escalabilidad y funcionalidad flexible lo que
define la verdadera automatización. No es lo
mismo que tener simplemente un conjunto
de plantillas rígidas que siguen dependiendo
de un alto grado de entrada manual.
Otro elemento que define la automatización de
documentos es que forma parte integral de una
transformación digital más amplia, cuyo fin es
ofrecer una gestión sin problemas, tal y como
esperan los empleados y los clientes. La mayoría
de las empresas reconocen que la automatización
de los procesos (incluida la gestión documental) es
fundamental para garantizar su competitividad y
relevancia en un mundo cada vez más tecnológico.
10
L A G U Í A D E F I N I T I VA S O B R E L A A U T O M AT I Z A C I Ó N D E D O C U M E N T O S
De las empresas encuestadas,
el 45 % ve la automatización de
procesos como una forma de reducir
costes y aumentar la eficiencia.
Los resultados de una encuesta realizada en 2020 por
la Association for Intelligent Information Management
(AIIM) lo corroboran. De las empresas encuestadas,
el 45 % ve la automatización de procesos como una
forma de reducir costes y aumentar la eficiencia.
Sin embargo, más de la mitad (55 %) considera
la automatización como una forma de mejorar la
experiencia del cliente (21 %), aumentar los ingresos
(19 %) y explorar nuevos mercados (15 %)9.
En última instancia, la automatización de documentos
presenta oportunidades ilimitadas para todas
las áreas de una empresa. Desde la emisión de
contratos de empleados y el envío de facturas hasta
el marketing por correo electrónico, un proceso
correctamente integrado y aplicado tiene la capacidad
de transformar la forma en que las empresas
gestionan la administración y la comunicación.
 03

Los desafíos de implementar la

automatización de documentos

L A G U Í A D E F I N I T I VA S O B R E L A A U T O M AT I Z A C I Ó N D E D O C U M E N T O S 11

A pesar de que las ventajas son de gran
alcance, la implementación de la automatización
de documentos (al igual que con cualquier
iniciativa de transformación digital) puede
ser un proceso complicado. Esto es así
independientemente del tamaño de la empresa
o de los conocimientos técnicos de los
empleados. Los desafíos particulares incluyen:
B Ú SQUEDA Y COTE J O D E D OCU M EN TO S
PA RA L A AUTOMATI ZACI Ó N
La automatización pretende reducir el tiempo de
búsqueda de documentos, pero cualquier proyecto
de automatización también significa que para
empezar es necesario cotejar esos documentos.
No importa si los documentos están almacenados
en papel o si son digitales, ambos pueden causar
problemas. Puede ser difícil saber por dónde empezar
si los sistemas para cubrir datos han cambiado o
si los documentos almacenados digitalmente se
guardan en diferentes unidades y carpetas.
12
L A G U Í A D E F I N I T I VA S O B R E L A A U T O M AT I Z A C I Ó N D E D O C U M E N T O S
AU M EN TO D EL VO LUME N
D E D O CU M EN TOS
La documentación es una parte inevitable de la
gestión de cualquier empresa, y a medida que esta
crece, también lo hace el número de documentos.
Ese flujo constante y su complejidad son descritos
por la AIIM como un «caos de información».
En su informe State of the Intelligent Information
Management Industry, la AIIM señala cómo las
empresas esperan que el caos de información
empeore. Los encuestados afirman que, en los
próximos dos años, esperan que la cantidad de
información que manejan aumente 4,5 veces desde
el punto de partida actual. Para las empresas que
buscan automatizar tanto los documentos como la
gestión, el número cada vez mayor de documentos
puede hacer que el proceso sea abrumador.

GESTI ÓN D E M Ú LT IP L ES
VERSI ON ES
Aunque las empresas hayan hecho intentos de
digitalizar la información, a menudo lo hacen
con un enfoque de copiar y pegar. Además, si
hay documentos duplicados, ¿cómo se sabe
cuál de ellos contiene la información más
actualizada y, por tanto, qué datos deben
utilizarse en el proceso de automatización?
Juzgar una copia electrónica por la fecha de
su última modificación solo indica cuándo se
actualizó, pero no verifica si esas modificaciones
estaban realmente al día o si se tomaron de una
versión aún más antigua. Esa ambigüedad puede
ser increíblemente frustrante, por no hablar de
la pérdida de tiempo. Sin embargo, es un reto
al que se enfrentan casi todas las empresas.
13
L A G U Í A D E F I N I T I VA S O B R E L A A U T O M AT I Z A C I Ó N D E D O C U M E N T O S
GA RA N T Í A DE S E G URI DA D
Tanto los documentos físicos como los digitales pueden
acabar robados, perdidos o destruidos. Pero mientras
que los documentos físicos pueden mantenerse a salvo
con un candado y una llave, los datos almacenados
digitalmente pueden manipularse a miles de kilómetros
de distancia. Por tanto, cualquier iniciativa de
automatización de documentos debe proporcionar a
las empresas soluciones sólidas que garanticen que
los datos sensibles están lo más seguros posible,
especialmente si se almacenan en plataformas con
base en la nube.
R ES I ST E N C I A A L CA M B I O
Uno de los desafíos más olvidados de la automatización
son las personas. El cambio asusta en el mejor de
los casos, pero la «automatización» en el lugar de
trabajo puede provocar una ansiedad innecesaria
e incluso resentimiento. La resistencia a las nuevas
formas de trabajo y los retos que esto puede suponer
es algo para lo que las empresas tendrán que
prepararse y tratar de antemano con los empleados.
 04

documental deficiente
El coste de una gestión

L A G U Í A D E F I N I T I VA S O B R E L A A U T O M AT I Z A C I Ó N D E D O C U M E N T O S 14

Una buena gestión documental es integral para
la eficiencia en el lugar de trabajo. A pesar de
ello, la creación y distribución de documentos
es a menudo una reflexión posterior. Para
muchas empresas, el «papeleo» se considera
simplemente un inconveniente y algo secundario
respecto a las actividades principales.
Como resultado, uno de los mayores costes
asociados a una mala gestión documental
es el tiempo. No cabe duda de que los
trabajadores (especialmente los del sector del
conocimiento) pasan una parte considerable
del día buscando información. Esos 25 minutos
de búsqueda por documento pueden consumir
hasta el 30 % de una jornada laboral .10
Asana descubrió que los empleados
pasaban hasta un 60 % de su tiempo
haciendo trabajo sobre trabajo.
15
L A G U Í A D E F I N I T I VA S O B R E L A A U T O M AT I Z A C I Ó N D E D O C U M E N T O S
En su Índice de Anatomía del Trabajo 2021, la
plataforma de gestión digital Asana, etiqueta
este tiempo perdido como «trabajo sobre
trabajo». El término describe colectivamente
todas las actividades que realizamos y que
no cumplen realmente el objetivo que nos
proponemos. Incluye el tiempo que dedicamos
a buscar documentos e información, así como
el tiempo que dedicamos a pedir ayuda a otros
compañeros (lo que a su vez amplía la ineficacia).
De forma preocupante, Asana descubrió que
los empleados pasaban hasta un 60 %11 de
su tiempo haciendo trabajo sobre trabajo. En
Francia, fue el 66 %, el más alto de todos los
países encuestados. También descubrieron
que en 2020 se desperdiciaron 236 horas
por duplicar información, un aumento de 14
horas respecto a 2019. Esto pone de manifiesto
una gran ironía de la oficina: que, a pesar de
tener archivadores de información, encontrar
lo que se necesita no suele ser sencillo y, para
muchos de nosotros, acaba generando trabajo
extra y añadiendo más prácticas ineficientes.

Una gestión documental inadecuada también
es perjudicial para su marca, tanto interna como
externamente. La información puede ser
inexacta; los detalles pueden ser incoherentes
y los formularios estar incompletos. Y lo que es
peor, pueden utilizarse políticas y condiciones
contractuales desfasadas. Sin embargo, todos estos
son errores fáciles de cometer, especialmente si
se tiene en cuenta que los empleados cambian
entre 10 aplicaciones hasta 25 veces cada día12.
16
L A G U Í A D E F I N I T I VA S O B R E L A A U T O M AT I Z A C I Ó N D E D O C U M E N T O S
Fundamentalmente, la gestión documental no
automatizada tiene un impacto negativo en el
rendimiento y los márgenes de beneficio. Desde
la pérdida de tiempo y las prácticas ineficientes
que bajan la moral y erosionan la productividad
a largo plazo, hasta los clientes insatisfechos
que no reciben el servicio que desean, el coste
para las empresas puede ser devastador.

Además, no hay que olvidar lo importante que es

ofrecer contenidos personalizados a los clientes.
La mayoría de los clientes no solo lo espera, sino
que el 76 %13 se frustra si no lo consigue, según
McKinsey & Company. Si esa personalización
se hace bien, el 78 % de los clientes dicen
que es más probable que recomienden esa
empresa a sus amigos y familiares. Del mismo
modo, es más probable que el 78 % realice una
segunda compra si las empresas adaptan las
comunicaciones y los servicios de marketing.
 05

Los ventajas de implementar la

automatización de documentos

L A G U Í A D E F I N I T I VA S O B R E L A A U T O M AT I Z A C I Ó N D E D O C U M E N T O S 17
 18
L A G U Í A D E F I N I T I VA S O B R E L A A U T O M AT I Z A C I Ó N D E D O C U M E N T O S
La automatización agiliza el proceso de gestión
documental al tiempo que ofrece a las empresas un
control total sobre los contenidos producidos. Como
solución escalable, el proceso de automatización debe
ser lo suficientemente flexible como para reflejar las
necesidades cambiantes y, al mismo tiempo, fácil de
mantener. Para las empresas que implementan la
automatización de documentos, esta adaptabilidad
funcional ofrece seis ventajas clave:

AUM EN TO D E L A R EN TA B IL IDA D

Al reducir el proceso de creación de documentos a

unos pocos clics de ratón y un conjunto de opciones de
arrastrar y soltar, se libera a los empleados de la carga
de «trabajo sobre trabajo».

La consecuencia de una mayor eficiencia es que los

empleados recuperan el tiempo que necesitan para
cumplir sus funciones principales. Por ejemplo, los
equipos de ventas pueden dedicarse a vender y los
gestores de cuentas pueden atraer nuevos clientes y
cuidar los que ya tienen. Todo ello debería traducirse en
mayores beneficios para la empresa.
 19
L A G U Í A D E F I N I T I VA S O B R E L A A U T O M AT I Z A C I Ó N D E D O C U M E N T O S
ME JORA DE L A EXPER I ENC IA AU M EN TO D E L A E F I C I E N C I A
DE L CLI ENTE Y D EL USUAR IO

Casi una cuarta parte (23 %14) de las empresas

Se ha demostrado que el marketing personalizado optan por implementar procesos automatizados
aumenta los ingresos. Cuanto más adaptada esté la porque aumentan la eficiencia.
interacción entre la empresa y el cliente, mayor será la
recompensa. Para las marcas que se dirigen directamente
Las plantillas inteligentes recopilan datos e
a sus clientes, el marketing personalizado puede
información de fuentes predeterminadas. Pueden
generar hasta un 25 %15 de los ingresos.
incluir bases de datos de empleados, listas de
contactos de clientes o directorios de proveedores.
Adoptar un enfoque de marketing a medida también En el caso concreto de los departamentos de
conduce a mejores resultados a largo plazo para las RR. HH., la automatización de los documentos
empresas. Además de fomentar la fidelidad, los clientes puede reducir drásticamente el tiempo que se tarda
son más propensos a repetir sus compras y a gastar en emitir contratos para nuevas incorporaciones,
más16. No es de extrañar entonces que las empresas ascensos o incluso paquetes de despido.
centradas en la personalización también crezcan más
rápido.
El uso de contenido dinámico también significa
que los documentos se actualizan a medida que se
aplican los cambios. Además, el almacenamiento
MAYOR COHER ENCI A
digital permite tener todo centralizado para
minimizar la duplicación.
La automatización de los documentos elimina el riesgo
de que se produzcan errores en la documentación,
garantizando una mayor consistencia y precisión. Las
plantillas inteligentes que se ajustan a la marca de la
empresa y utilizan parámetros predefinidos también
mejoran la experiencia del usuario y eliminan el tedio de
cortar y pegar.

MAYOR CUMPLI MI ENTO NO R M AT IVO
Los cambios en los modelos de trabajo y las
transacciones transfronterizas pueden mantener
a las empresas ágiles y rentables, pero también
significa tener que estar al día con los marcos
normativos locales. Para los equipos de RR. HH.
que tratan con empleados dispersos por todo el
mundo, navegar por las diferentes legislaciones
laborales puede ser laborioso y llevar mucho
tiempo.
La automatización de documentos, con su
contenido dinámico y sus plantillas totalmente
personalizables, simplemente elimina estos
problemas. No solo se extraen automáticamente
los datos esenciales de otras bases de datos, sino
que los equipos podrán adaptar los contratos
teniendo en cuenta la legislación laboral local,
así como el cumplimiento de las normas locales
de protección de datos, como el RGPD. Para las
empresas que operan en un mercado global, la
capacidad de sortear con agilidad estos obstáculos
puede ser la diferencia entre el crecimiento y el
estancamiento.
20
L A G U Í A D E F I N I T I VA S O B R E L A A U T O M AT I Z A C I Ó N D E D O C U M E N T O S
CO N O CIM IEN TO DE M A RCA
Más de un tercio (34%17) de las empresas considera
que la automatización de procesos puede ayudar a
aumentar los ingresos. Esto incluye la importancia de
explorar nuevos mercados.
Para ello, las empresas necesitan una identidad fuerte
(por algo Apple está valorada en más de 2,5 billones
de dólares18/ 2,4 billones de euros). Esto no se reduce
al marketing externo, sino que abarca todo, desde el
contacto con el cliente hasta la interacción con los
empleados. Tanto si trabaja en B2B como en B2C,
los consumidores y clientes esperan profesionalidad,
rapidez, precisión y personalización. Estas cualidades
están entrelazadas, y la automatización de documentos
puede ayudar a su empresa a cumplir estas
expectativas.
 06

las soluciones eficaces de

automatización de documentos?
¿Qué características clave definen

L A G U Í A D E F I N I T I VA S O B R E L A A U T O M AT I Z A C I Ó N D E D O C U M E N T O S 21

Recuerde que el objetivo de la automatización
de documentos es agilizar todo el proceso de
principio a fin. Esto significará asegurar que
todas las herramientas que usa habitualmente
están reunidas en una sola plataforma.
Para lograrlo, hay que tener en cuenta:
FACIL I DAD PARA L A CR EACIÓ N
DE DOCUMENTOS
La automatización debería ser simple. Cualquier
miembro del equipo con conocimientos de
procesamiento de textos debería ser capaz
de crear todo tipo de documentos.
Las bases de datos fuente deben estar predefinidas
y actualizadas para que la información que se
extrae de ellas sea precisa. Las plantillas deben ser
intuitivas para que los usuarios puedan generar
documentos con rapidez y precisión. Considere la
posibilidad de utilizar ventanas emergentes que
ayuden a los usuarios a navegar por el sistema y
plantillas «de visualización directa» que permitan a los
empleados ver exactamente lo que están creando.
22
L A G U Í A D E F I N I T I VA S O B R E L A A U T O M AT I Z A C I Ó N D E D O C U M E N T O S
IN T RO D U CCIÓ N DE DATO S
La automatización debe tener en cuenta variables
como la legislación laboral local, las escalas
salariales y las horas de trabajo en función de si
el personal está a tiempo completo o a tiempo
parcial en el caso de los contratos por cuenta
ajena, por ejemplo. Utilizando condiciones
predeterminadas, los documentos pueden
crearse automáticamente en unos pocos clics.
Por ejemplo, si se selecciona un empleo a tiempo
completo en el Reino Unido, el contrato se rellenará
automáticamente con las horas de trabajo y los
complementos de vacaciones para ese país.
 23
L A G U Í A D E F I N I T I VA S O B R E L A A U T O M AT I Z A C I Ó N D E D O C U M E N T O S
MA RCA COL A B O RACIÓN Y F I N A L I ZAC I Ó N

Los documentos deben reflejar la identidad La verdadera transformación digital significará

de su empresa. Esto incluye todo, desde los
colores de la marca, los gráficos e incluso el
tipo de letra. Al generar un nuevo documento,
se utilizarían automáticamente los parámetros
visuales establecidos (tanto los específicos para
el documento como una plantilla genérica para
toda la empresa). Lo mejor es que solo hay que
hacerlo una vez. También elimina problemas como
el tamaño incorrecto de la fuente, las imágenes
de mala calidad y los logotipos antiguos.
CON TROL D E VERSI ONES Y SA L IDA
MASIVA
automatizar los procesos de principio a
fin. Si necesita una firma final (por ejemplo,
en un contrato de trabajo o un acuerdo de
confidencialidad), busque herramientas de
firma electrónica que puedan integrarse en el
proceso de automatización de documentos.
Una vez finalizado el proceso, hay que tener en
cuenta cómo se almacenará ese documento y cómo
se archivará posteriormente. Al igual que con las
herramientas de firma, considere la posibilidad de
integrar una solución de almacenamiento digital.

Piense en qué tipo de documentos quiere generar:

PDF, documentos Word o formatos HTML. Asegúrese
de que la solución que elija sea compatible con
esto o que pueda adaptarse en el futuro.

La automatización de documentos también tendrá

que ofrecer un control de versiones para que los
usuarios puedan trabajar en un solo elemento pero
también ver todas las interacciones del mismo.
 07

con éxito
automatización de documentos
Cinco pasos para implementar la

L A G U Í A D E F I N I T I VA S O B R E L A A U T O M AT I Z A C I Ó N D E D O C U M E N T O S 24

Para las empresas que desean instalar
y aplicar con éxito los procesos de
automatización de documentos, hay cinco pasos
fundamentales que deben tener en cuenta:
1 REALI ZAR UN I NVENTA R IO D E
DO CUMENTOS
Crear un repositorio de todos los documentos
puede llevar tiempo, pero es uno de los
aspectos más importantes del proceso
de automatización de documentos.
Su inventario debe ser lo más amplio posible,
con documentos de toda su organización y
no solo de un único departamento. Tenga en
cuenta: los contratos, el marketing por correo
electrónico, los acuerdos ad hoc y todas las demás
comunicaciones por escrito con los clientes.
Cuanto mayor sea la variedad y el número de
documentos, mayor beneficio tendrán los equipos
como resultado de la automatización a largo plazo.
25
L A G U Í A D E F I N I T I VA S O B R E L A A U T O M AT I Z A C I Ó N D E D O C U M E N T O S
2 B U S CA R LO S CO MPO N E N T ES CO MUN ES Y
P R IO R IZA R LO S DO C UM E N TO S PA RA S U
AU TO M AT IZAC I Ó N
Cuando tenga una biblioteca completa de documentos,
busque los componentes comunes, como:
y Saludos – ¿usan nombres de pila o títulos y
apellidos formales?
y Formatos – ¿usan ciertos documentos estructuras
fijas, visuales o de marca?
y Datos de entrada – ¿de dónde se obtiene la información
central, se trata de una base de datos digital?
Encontrar denominadores comunes y solapamientos
puede poner de relieve lo que luego se puede utilizar
para establecer una estructura de plantilla básica o
wireframe. A partir de aquí, puede dar prioridad a los
documentos que se utilizan con más frecuencia.

3 ELI J A L A SOLUCI ÓN A D E CUA DA
La solución que elija debe adaptarse a las
necesidades de su empresa, tenga en cuenta:
y Bases de datos – ¿dónde se almacenan sus empresa debe funcionar con lo que ya tiene.
datos actuales, se pueden recuperar
digitalmente o se almacenan de forma física? y Soporte – la herramienta de automatización es importante,
Para que la automatización funcione, es
necesario que la mayor cantidad posible de
datos sea accesible a través de tecnología
en lugar de en papel.
26
L A G U Í A D E F I N I T I VA S O B R E L A A U T O M AT I Z A C I Ó N D E D O C U M E N T O S
y Integración – la plataforma de automatización
extraerá información de sus bases de datos utilizando
una API así que compruebe si su sistema operativo es
compatible. Tanto si su empresa utiliza un sistema
Windows como Mac, la solución adecuada para su
pero también lo es el soporte permanente. Piense cómo se
recibe el software de automatización, ¿cómo se llevará
a cabo la formación? También piense en cómo puede
evolucionar el software, ¿ habrá actualizaciones y puede
asegurarse de que su empresa está utilizando el software
actualizado?
y Pruebas – considere la posibilidad de probar herramientas
de automatización utilizando sus propios datos de muestra.
Esto proporcionará a los usuarios un escenario real exacto
que pueden retroalimentar, esto puede ayudarle a trabajar
lo que es adecuado para sus equipos.
y Seguridad – los datos son valiosos y vulnerables
por lo que es vital ser consciente de cómo se almacena
y se protege la información. Comente las medidas
de seguridad como encriptación, control de
versiones, cómo se verifican los usuarios y con qué
frecuencia se audita el almacenamiento en la nube.
 27
L A G U Í A D E F I N I T I VA S O B R E L A A U T O M AT I Z A C I Ó N D E D O C U M E N T O S
4 CR EACI ÓN D E PL ANTIL L AS 5 GEN ERACIÓN DE DO C UM E N TO S
INTELI GENTES

La última etapa consiste en generar el

La verdadera automatización de documentos documento propiamente dicho. Siempre y
significa fundamentalmente que la tecnología hace cuando los otros pasos se hayan completado
la mayor parte del trabajo por usted. Las plantillas con éxito (y en su totalidad), esto debería
inteligentes deben ser lo suficientemente inteligentes ser simple, rápido y sin errores.
como para evolucionar junto con su empresa y no
deben depender de métodos provisionales o
Esta es también la oportunidad de considerar
soluciones rápidas. Para asegurarse de que está
los procesos más allá de la automatización
invirtiendo en una solución que cumple su propósito
de los documentos. Por ejemplo, integrando
como sistema de automatización de documentos,
soluciones de firma electrónica para agilizar y
compruebe si es capaz de adaptarse a:
automatizar realmente ciertos procesos (como
los contratos de trabajo). Considere también
y Variables – observe cómo la herramienta las opciones de almacenamiento y archivo de
de automatización gestiona las variables y la documentos que pueden ayudar a su empresa
entrada de datos. Por ejemplo, si selecciona un a reducir el impacto del caos de información.
país o región, ¿se generará automáticamente un
documento en ese idioma?

y Funcionalidad – a nivel práctico, ¿cómo

interactuarán los usuarios con la herramienta de
automatización y qué les dará mayor
flexibilidad? Asegúrese de que la solución que
elige funciona como una herramienta única.

y Salida – ¿cómo quiere presentar su empresa un

documento, en formato PDF, Word, XML o HTML?
 08

de Connective
Smart Documents

L A G U Í A D E F I N I T I VA S O B R E L A A U T O M AT I Z A C I Ó N D E D O C U M E N T O S 28
 29
L A G U Í A D E F I N I T I VA S O B R E L A A U T O M AT I Z A C I Ó N D E D O C U M E N T O S
La implementación de la herramienta adecuada
de automatización de documentos simplifica
la comunicación empresarial al agilizar todo el
proceso.

Además de la sencilla integración a través de una

Para las empresas que optan por la automatización
API que se encarga de las variables de entrada,
de documentos, las ventajas hablan por sí solas.
los datos locales y la lógica condicional, nuestra
Mayor eficiencia, mejora de la productividad y
herramienta de automatización dinámica utiliza
personalización que pueden aumentar de forma
un diseño de plantilla intuitivo «de visualización
efectiva los ingresos y hacer crecer su negocio.
directa». Consiste en las conocidas funcionalidades
de edición y texto incorporadas, incluidas las
Con Smart Documents de Connective, puede
opciones para añadir tablas y gráficos. Los
generar automáticamente miles de documentos
usuarios pueden visualizar instantáneamente los
personalizados sin necesidad de conocimientos
documentos para revisarlos o solicitar que se firmen
técnicos. Nuestra solución integral facilita a cualquier
con la incorporación de la solución eSignatures de
empleado la creación de documentos profesionales,
Connective. De forma sencilla, Smart Documents
de marca y, lo que es más importante, conformes a
de Connective tiene el potencial de revolucionar
la ley. Lo más importante es que los equipos pueden
la forma en que su empresa interactúa con sus
compartir, editar, revisar y seguir el progreso de un
empleados, clientes y consumidores.
documento a través de una variedad de flujos de
trabajo, y obtener las firmas necesarias para validar
el documento.
Para obtener información sobre
cómo puede automatizar toda su
comunicación empresarial con
una sola herramienta, póngase
en contacto con connective.eu.
 30
L A G U Í A D E F I N I T I VA S O B R E L A A U T O M AT I Z A C I Ó N D E D O C U M E N T O S
RE FE RENCIAS

1
https://www.restore.co.uk/Digital/insights/blogs/paperless-office-paper-waste-statistics-for-the-average-uk-office-main-content
2
http://conservatree.org/learn/EnviroIssues/TreeStats.shtml
3
https://sentrichr.com/blog/2021/05/19/go-paperless-in-your-hr-department/
4
https://www.techzone360.com/topics/techzone/articles/2013/11/05/359192-searchyourcloud-survey-it-takes-up-8-attempts-find.htm
5
https://www.techzone360.com/topics/techzone/articles/2013/11/05/359192-searchyourcloud-survey-it-takes-up-8-attempts-find.htm
6
https://www.mckinsey.com/business-functions/marketing-and-sales/our-insights/the-value-of-getting-personalization-right-or-wrong-is-multiplying
7
https://www.mckinsey.com/business-functions/marketing-and-sales/our-insights/the-value-of-getting-personalization-right-or-wrong-is-multiplying
8
https://legal.thomsonreuters.com/en/insights/articles/document-automation-saves-time
9
https://cdn2.hubspot.net/hubfs/332414/Market-Intelligence/IW.Reports/The%20Ultimate%20Guide%20to%20Improving%20Your%20Business%20Processes%20IW.
pdf?utm_campaign=MI.The%20Ultimate%20Guide%20to%20Improving%20Your%20Business%20Processes.IW&utm_medium=email&_hsmi=89997984&_hsenc=p2ANqtz-_
oShn7l3BjefEboXF2ACGtCQczF2EiAhcXKJnUuo6U2BG3fbofJUATzCjf_D1OJ9dQUJhioBekPMgBNTcY-oAB5PSEog&utm_content=89997984&utm_source=hs_automation
10
https://cottrillresearch.com/various-survey-statistics-workers-spend-too-much-time-searching-for-information/
11
https://blog.asana.com/2021/01/anatomy-of-work-index/
12
https://asana.com/resources/anatomy-of-work
13
https://www.mckinsey.com/business-functions/marketing-and-sales/our-insights/the-value-of-getting-personalization-right-or-wrong-is-multiplying
14
https://cdn2.hubspot.net/hubfs/332414/Market-Intelligence/IW.Reports/The%20Ultimate%20Guide%20to%20Improving%20Your%20Business%20Processes%20IW.
pdf?utm_campaign=MI.The%20Ultimate%20Guide%20to%20Improving%20Your%20Business%20Processes.IW&utm_medium=email&_hsmi=89997984&_hsenc=p2ANqtz-_
oShn7l3BjefEboXF2ACGtCQczF2EiAhcXKJnUuo6U2BG3fbofJUATzCjf_D1OJ9dQUJhioBekPMgBNTcY-oAB5PSEog&utm_content=89997984&utm_source=hs_automation
15
https://www.mckinsey.com/business-functions/marketing-and-sales/our-insights/the-value-of-getting-personalization-right-or-wrong-is-multiplying
16
https://www.mckinsey.com/business-functions/marketing-and-sales/our-insights/the-value-of-getting-personalization-right-or-wrong-is-multiplying
17
https://cdn2.hubspot.net/hubfs/332414/Market-Intelligence/IW.Reports/The%20Ultimate%20Guide%20to%20Improving%20Your%20Business%20Processes%20IW.
pdf?utm_campaign=MI.The%20Ultimate%20Guide%20to%20Improving%20Your%20Business%20Processes.IW&utm_medium=email&_hsmi=89997984&_hsenc=p2ANqtz-_
oShn7l3BjefEboXF2ACGtCQczF2EiAhcXKJnUuo6U2BG3fbofJUATzCjf_D1OJ9dQUJhioBekPMgBNTcY-oAB5PSEog&utm_content=89997984&utm_source=hs_automation
18
https://www.theweek.co.uk/business/companies/955282/worlds-most-valuable-companies
 info@connective.eu
www.connective.eu
de documentos?
¿Quiere saber más
sobre la automatización

L A G U Í A D E F I N I T I VA S O B R E L A A U T O M AT I Z A C I Ó N D E D O C U M E N T O S 31