El fino arte de gestionar compromisos

Escrito por Francisco Sáez

“Esta preocupación constante e improductiva por todas las cosas que

tenemos que hacer es peor forma de consumir tiempo y energía.” —
Kerry Gleeson

He hablado recientemente sobre qué son los bucles abiertos y por

qué su mala gestión (o simplemente su falta de gestión) suele ser la
causa de un pobre rendimiento personal, tanto en el trabajo como en
otras cuestiones de la vida personal.

También he comentado que, según la metodología GTD, para

gestionar eficazmente estos bucles abiertos es necesario combinar
control y perspectiva. En este artículo me centraré en cómo lograr
un control adecuado de los asuntos pendientes.

Puedes considerar estos asuntos pendientes como compromisos

que debes negociar contigo mismo. Por supuesto, puedes no
contraer un compromiso que se presenta. De hecho, ésa es una
opción muy inteligente cuando sabes que aceptar el compromiso no
va a afectar positivamente a ningún aspecto de tu vida.

Cuando aceptas un compromiso, sea éste interno o externo, puedes

finalizarlo enseguida si se trata de algo muy urgente o muy
conveniente, aunque ésta no suele ser casi nunca la mejor opción.
Normalmente la mejor estrategia es “enfriar” el compromiso y
renegociarlo más adelante, cuando se den las circunstancias más
adecuadas para dedicar tu tiempo y tu energía a finalizarlo.

Para poder hacer esto en la práctica, necesitas desarrollar tres

comportamientos básicos:

1. Si los asuntos pendientes permanecen en tu mente, tu mente

difícilmente funcionará con claridad. Debes capturar todo lo
que consideres inacabado en algún sistema confiable fuera
de tu mente. Confiable significa que es un sistema al que
puedes volver regularmente y revisar su contenido.
 2. Debes aclarar cuál es exactamente el compromiso que deseas
adquirir con respecto al asunto que has capturado y, en caso de
que haya que hacer algo, decidir qué tendrías que hacer para
avanzar hacia su cumplimiento. Esto significa tomar
decisiones relativas a todas las cosas que dejas entrar en
tu vida.
3. Por último, una vez que has decidido todas las acciones que
debes realizar, necesitas guardar recordatorios sobre ellas
en un sistema que puedas revisar periódicamente.
Lógicamente, este sistema debería estar organizado de una
manera eficiente, de modo que cada recordatorio pueda salir a
la superficie en el momento más adecuado, y no ocupe espacio
en tu pensamiento cuando no es necesario.

Dicho de otro modo: Además de capturar todos los asuntos

pendientes, es necesario transformarlos en un inventario claro de
acciones y proyectos significativos, y en información útil. Sólo así
podrás gestionarlos efectivamente.

Para transformar esa cosa vaga e incompleta que has capturado en

algo concreto y preciso que puedas gestionar fácilmente, tienes que
hacer dos cosas: (1) Visualizar el asunto una vez finalizado, ¿qué
aspecto tiene? y (2) establecer cuál sería la acción para llegar ahí.

Todos estos principios llevan de manera natural a un flujo de trabajo

en el que (1) capturas todo lo que atrapa tu atención, (2) aclaras qué
significa cada asunto capturado y decides qué vas a hacer al
respecto, (3) organizas los resultados en categorías específicas, (4)
reflexionas sobre el contenido del sistema generado y (5) ejecutas las
acciones adecuadas en el momento adecuado.

1. Capturar. Vaciar tu mente es uno de los hábitos más potentes

para tomar el control de tus asuntos. Los estudios indican que
la memoria de trabajo, o memoria a corto plazo, sólo puede
almacenar siete elementos a la vez y, además, es muy frágil,
por lo que la información se pierde con cualquier distracción o
con el paso del tiempo. Por lo tanto, retirar tus asuntos de la
memoria de trabajo y almacenarlos en algún otro lugar (lo
 llamaremos bandeja de entrada) es el primer paso para tomar
el control.
2. Aclarar. El segundo paso implica un sencillo proceso mental
para tomar decisiones efectivas sobre los elementos que has
ido recogiendo en tus bandejas de entrada. Este proceso te
llevará a clasificar el material recogido en cinco categorías:
acciones, proyectos, algún día/tal vez, material de referencia y
basura. Para gestionar eficientemente la categoría de acciones,
tendrás que identificar las que tienes que hacer tú, las que
puedes delegar en otras personas, las que se deben hacer en
una fecha determinada, y las que se pueden hacer en un par de
minutos. Cada tipo tendrá un tratamiento diferente.
3. Organizar. Ya hemos visto que la memoria de trabajo no es
muy fiable. Por esta razón, si no guardas de alguna manera las
decisiones tomadas, tendrás que tomarlas de nuevo. Este paso
consiste en poner recordatorios de las decisiones tomadas en
las listas adecuadas, que formarán tu mapa de trabajo.
4. Reflexionar. Hay que asumir que el mapa de trabajo quedará
obsoleto constantemente y, por lo tanto, necesita ser revisado
periódicamente. Si el mapa no está actualizado, no podrás
elegir la ruta más adecuada. El hábito de reflexionar sobre tu
sistema te ayudará a mantener el control y recuperarlo cuando
la realidad se haya movido más rápidamente que tu sistema.
5. Actuar. El último paso para tener el control total de tus
compromisos consiste en llevar a cabo las acciones que
consideras más importantes dentro del inventario total de
acciones que has capturado, clarificado y organizado. GTD te
enseñará unos criterios sencillos para reducir las opciones y
elevar tu productividad.

Profundizaremos en cada uno de estos pasos en próximos artículos.