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El secreto para dejar de procrastinar

en el trabajo
Julia Martins
28 de enero de 2023 • 9 min de lectura

Plantillas

Si llegaste a esta página, probablemente sea porque estás buscando la manera de

dejar de procrastinar. Pero los trucos rápidos para forzar la motivación no
funcionan. Se debe a que tu problema con la procrastinación, en realidad, no es
de motivación sino de falta de claridad.

La claridad es algo en lo que pensamos mucho en Asana, ya que obtener claridad

es la clave para lograr buenos resultados. El problema es que la claridad no
siempre está garantizada. Necesitas una herramienta dedicada y un buen marco
de visibilidad para evitar el trabajo aislado y optimizar el trabajo significativo de
alto impacto. En este artículo te mostraremos cómo la falta de claridad sobre la
importancia del trabajo tiene como consecuencias la procrastinación. Pero ya es
suficiente, basta de procrastinación, descubre cómo ponerle fin.

Por qué procrastinamos en el trabajo

¿Qué es la procrastinación?
 La procrastinación es el hábito de diferir o posponer el trabajo que necesitas
que esté listo porque te ocupas de otras cosas menos importantes o te
distraes con actividades no laborales, como ver las redes sociales o algún
programa de televisión.

La procrastinación es una forma de inconsistencia temporal: la preferencia

inconsciente por la gratificación inmediata por sobre una potencial recompensa
futura. Aunque sepas que no debes procrastinar porque tienes que terminar algo,
es más tentador hacer algo ahora y sentir una gratificación inmediata que trabajar
con un objetivo a largo plazo.

Parte de la solución del problema es brindar gratificación inmediata a los

proyectos a largo plazo. Como líder de equipo, puedes lograrlo al brindar
reconocimiento y comentarios en tu trabajo diario. Con Asana, hemos ido un paso
más allá y hemos añadido celebraciones directamente al producto. Después de
todo, nos vendría muy bien ver un unicornio volando por la pantalla de vez en
cuando.
La procrastinación no significa
pereza
Dependiendo de con quién hables, las personas te pueden dar muchos motivos
diferentes sobre por qué procrastinan en el trabajo. Normalmente, entre las
razones se incluyen las siguientes:

Pereza

Falta de autocontrol

Miedo al fracaso

Malos hábitos desarrollados

Perfeccionismo

La sensación de que el trabajo no es urgente

Confusión con respecto a lo requerido

Diálogo interno negativo

Miedo a los proyectos complejos y abrumadores

Hacer varias tareas a la vez

Casi todos estos motivos provienen de un inhibidor central que lleva a la

procrastinación en el trabajo: la falta de claridad. Si has desarrollado el hábito de la
procrastinación, es posible que no tengas una conexión clara con la razón de por
qué tu trabajo es importante. Y eso no es pereza, sino un problema que tiene
solución.
 Obtén claridad con Asana

El problema de la procrastinación
La inconsistencia temporal juega un papel fundamental en la procrastinación en el
trabajo. Muchas veces, el trabajo que haces contribuye a proyectos o propósitos
más amplios de la organización. Pero dependiendo de cuál sea tu rol, ese objetivo
puede parecer muy lejano para tu trabajo diario. Sin un conocimiento profundo de
por qué tu trabajo es importante, es muy difícil motivarse y terminarlo.

Lo que falta es claridad. Cuando entiendes claramente y puedes establecer una

relación directa entre el trabajo que haces y cómo afecta a tu equipo u
organización te sientes motivado. Pero no es fácil lograrlo. De hecho, según
nuestra investigación, solamente el 26 % de los empleados entienden claramente
cómo su trabajo se relaciona con los objetivos de la empresa.

La comprensión de qué aporta tu trabajo a los objetivos corporativos ofrece más

claridad acerca de qué impacto tiene lo que haces en el equipo y en la empresa.
Entonces, tomar decisiones se vuelve más sencillo. Puedes priorizar a consciencia
las tareas más importantes según las iniciativas que tengan mayor impacto en los
objetivos corporativos. Pero asegúrate de que esos objetivos no sean tan lejanos o
amorfos. Para combatir la procrastinación necesitas contar con una forma clara de
visualizar tanto tu trabajo como los objetivos de la empresa.

Lee: Cómo crear una pirámide de la claridad en Asana gracias a los Objetivos

Cómo resolver el problema de la falta de

claridad
Para resolver el problema de la falta de claridad puedes hacer algo de lo siguiente:

1. Crea objetivos del equipo o del departamento. Si para los miembros de tu

equipo o incluso para ti es difícil notar cómo se conectan los trabajos de cada
uno con los objetivos más amplios de la empresa, analiza la posibilidad de crear
objetivos del equipo o del departamento. Así, será más fácil asociar al trabajo
con los objetivos del equipo y entender el impacto que causa.

2. Conecta con claridad tu trabajo personal con los objetivos de la empresa.

Aunque no puedas generar los objetivos del equipo o de la empresa, busca una
manera de ver cómo se conecta tu trabajo directamente con los objetivos
corporativos más amplios. Por ejemplo, si entiendes el impacto que tiene tu
trabajo en un proyecto orientado a un objetivo corporativo más amplio podrás
entender mejor lo que aportas con tu trabajo. Esta comprensión se puede lograr
con una plataforma para gestión de objetivos como Asana.

Define y alcanza los objetivos con Asana

7 consejos para dejar de procrastinar

Para combatir la procrastinación en el trabajo, crea objetivos a corto plazo para el
equipo o el departamento, o vincula a tu trabajo personal con los objetivos
corporativos más amplios. Para empezar, prueba con estos siete consejos:

1. Conecta el trabajo con los objetivos

La mejor manera de dejar de procrastinar es entendiendo con claridad cómo
contribuyes con tu trabajo a los objetivos del equipo o de la empresa. Cuando
tienes este nivel de claridad, el trabajo cobra sentido. En vez de trabajar por
trabajar, contribuyes a una visión más amplia.

Lo ideal es que la visión sea algo que te apasione. Pero aunque no lo sea,
simplemente entender cómo se conecta tu trabajo con algo más amplio servirá
para que todo tenga más sentido. En vez de tener que combatir la
incompatibilidad temporal, ahora el trabajo, con el que normalmente
procrastinarías, adquiere un valor claro.

2. Aclara las prioridades

Es inevitable que las fechas de entrega cambien. Podría pasar porque en un
proyecto hay corrupción del alcance, porque se prioriza otro proyecto o porque el
líder del equipo reasigna recursos según alguna modificación de último momento
en las necesidades. Pero si sabes qué trabajos son los más importantes, entonces
estás más preparado para gestionar las prioridades. Después, cuando los plazos y
los cronogramas cambien, tendrás la claridad suficiente como para entregar
trabajos que realmente produzcan resultados significativos.

Las prioridades claras son un excelente método antiprocrastinación porque

ayudan a ver qué trabajo es más importante. Con las prioridades claras, sabes que
no trabajas con tareas que no son relevantes. En vez de sentir que pierdes el
tiempo en el trabajo, ves por qué tu trabajo es importante.

Lee: Cuatro maneras de gestionar plazos cortos y cambios en las prioridades

3. Usa los objetivos para combatir el
perfeccionismo
A veces, los procrastinadores crónicos, en realidad, son perfeccionistas. En tal
caso, la presión de que los trabajos sean perfectos puede resultar abrumadora y
llevar a la procrastinación. Pero el perfeccionismo, como muchos otros tipos de
procrastinación en el trabajo, se puede resolver mediante la claridad.

Céntrate en el impacto
Si el perfeccionismo es un problema, puede resultar muy útil tener una idea clara
del impacto que tiene tu trabajo. En vez de pretender perfección, céntrate en
finalizar las tareas que tienes a mano para apoyar los objetivos de la empresa de la
mejor manera posible. A continuación te mostramos a qué nos referimos:

Imagina que trabajas para producir una animación educativa para la página de
inicio de tu sitio web. Muchas personas verán ese trabajo, lo que hace que el
perfeccionista que hay en ti entre en pánico. Es el motivo por el que te centras en
el resultado y piensas en todos los que verán el video, en vez de enfocarte en los
objetivos y el impacto del video. El objetivo de la animación es comunicar los
beneficios de los productos de la empresa a personas que no están familiarizadas
con esos productos y el impacto es educativo. Si reorientas las prioridades en
torno al impacto, disminuirá la presión sobre el perfeccionismo y te pondrás
directamente a trabajar.

Define lo que significa “listo”

Otra buena estrategia para combatir el perfeccionismo es definir bien lo que
significa “listo”. Es una técnica que se aplica en equipos Scrum para avanzar
rápido. Al definir y adherir a lo que realmente significa “listo” tienes un punto en el
cual puedes dejar de trabajar, independientemente de si el trabajo es 100 %
perfecto o no. Si dudas, piensa que “listo” es mejor que “perfecto”.

Lee: ¿Scrum es algo nuevo para ti? Qué es y por qué funciona tan bien

4. Divide las iniciativas grandes en tareas

más pequeñas
A veces es difícil ver con claridad cómo y cuándo será el fin de un proyecto
grande. En consecuencia, surge la tentación de posponerlo. El alcance de la
iniciativa hace que se vuelva complejo ocuparse de todas las piezas en
movimiento y conectarlas con los objetivos más generales. En vez de sentirte
abrumado por la enormidad de la tarea (o del proyecto), divide el trabajo en
porciones más pequeñas. Usa una herramienta de gestión de proyectos para dar
seguimiento al trabajo y organizarlo.

Prueba Asana para la gestión de proyectos

Será muy útil que dividas las piezas grandes en porciones más pequeñas porque
probablemente descubras que no eres responsable de todos los aspectos de una
iniciativa amplia. Por ejemplo, si escribes un ebook, eres responsable de hacer el
esquema, el borrador y la edición de los textos. Pero tal vez alguien más se ocupe
del diseño del ebook y quizás pueda haber un editor que lo apruebe. Al dividir la
iniciativa de “Crear un ebook” en varias tareas, no solo resulta más fácil empezar,
sino que además adquieres claridad con respecto a quién hace qué y para
cuándo.
Lee: Tu guía sobre gráficos RACI (incluye ejemplos)

5. Captura todo lo que hay que hacer

Aunque no trabajes con iniciativas complejas será muy útil tener una lista de todos
los trabajos pendientes. Cuando no se tiene una manera clara de ver qué trabajo
queda por hacer, es fácil sentirse abrumado y perder el control de los trabajos.
Nos pasa a todos. Según nuestra investigación, todas las semanas hay un 26 % de
entregas que no llegan a cumplirse.

Capturar todas las tareas pendientes es una táctica del método “Getting Things
Done” (GTD). Una vez que entiendes con claridad qué trabajo queda pendiente,
resulta más fácil organizarlo, establecer las prioridades y ponerse a trabajar.
Asegúrate de dar seguimiento al trabajo con una aplicación con lista de
pendientes, no con una lista de verificación escrita. Si bien puede resultar
gratificante tachar cosas de una lista, el seguimiento del trabajo en una aplicación
es útil para priorizar y ordenar el trabajo, para agregar contexto importante a las
tareas pendientes y para compartirlas con otros miembros del equipo.

Para elaborar una buena lista virtual de tareas pendientes, lee nuestro artículo
sobre los 15 secretos para hacer una lista de pendientes que realmente funcione.

Prueba gratis las listas de tareas de Asana

6. Establece fechas de entrega

Si no sabes bien cuándo hay que entregar los trabajos, será difícil resistir a la
tentación de postergarlos. Las fechas de entrega claras hacen que sea más fácil
entender exactamente para cuándo deben finalizarse las tareas. En función de
esta información, puedes organizarte para garantizar que los trabajos se finalicen a
tiempo. Después de todo, no puedes trabajar bien si no sabes primero para
cuándo debe estar terminado el trabajo.

Una vez que hayas capturado todas las tareas pendientes en una herramienta para
tal fin, confirma que cada elemento tenga una fecha de entrega. También es una
buena oportunidad para que identifiques el trabajo que no es prioritario. Si te
encuentras con alguna tarea de este estilo, difiere el trabajo hasta que tengas más
tiempo disponible o delégalo a alguien más.

No lo hagas una sola vez. Organiza rápido el trabajo al final del día y define las
fechas de entrega de las tareas nuevas. De este modo, cuando te pongas a
trabajar al día siguiente, estarás mejor preparado para finalizar las tareas.

7. Prueba con estas estrategias para

gestión del tiempo
Es probable que una vez que sepas con claridad lo que hay que hacer, te sientas
más motivado. Aunque igual puede haber días en los que necesites apoyo extra
para centrarte en la tarea. Si ese es el caso, prueba con alguna estrategia para
gestión del tiempo, para dejar de hacer varias tareas a la vez y entrar en el estado
de fluidez.

El método “Getting Things Done” (GTD). Este método se basa en la idea de que
mientras más información tengas que seguir mentalmente, menos
productividad y concentración tendrás. En vez de depender de tu mente, la
metodología GDT propone almacenar toda esa información en una fuente de
referencias externa y bien organizada.
 La técnica “Pomodoro”. Esta técnica propone alternar entre sesiones de trabajo
y de descanso. Una ‘pomodoro’ es una sesión de trabajo que dura 25 minutos,
después de los cuales hay un descanso de 5 minutos. Después de 4 sesiones
‘pomodoro’, se toma un descanso más prolongado. Al trabajar en secuencias
breves, es más probable que uno logre mayor productividad y mantenga la
motivación.

El time blocking. Es una estrategia de gestión del tiempo que te permite

planificar cada momento del día. Con esta técnica, puedes dividir la semana
laboral en pequeños bloques de tiempo para poder revisar los emails, trabajar en
proyectos, tomar un descanso o incluso hacer ejercicio.

El timeboxing. Es una estrategia de gestión del tiempo orientada a los objetivos

que puede ayudarte a aumentar la productividad y a evitar la procrastinación.
Un timebox o bloque de tiempo representa un objetivo para finalizar una tarea
en particular dentro de un marco temporal específico.

La regla de los dos minutos. Es una estrategia muy simple de gestión del
tiempo: si necesitas menos de 2 minutos para finalizar una tarea, hazla ahora.
Esta metodología se centra en las tareas pequeñas, con la convicción de que si
la quitas rápido del camino, tendrás más tiempo y más claridad mental para
poder abocarte luego al trabajo de alto impacto y terminarlo.

Lee: 18 consejos, estrategias y soluciones rápidas de gestión del tiempo para

lograr trabajos excelentes

Genera claridad para no procrastinar

Es cierto que puedes probar con la fuerza bruta, dejar de procrastinar y tomar una
actitud del estilo “solo hazlo”. Pero estas estrategias solamente son efectivas a
 corto plazo, con suerte. A la larga, la manera más efectiva para dejar de
procrastinar es conectar tu trabajo con objetivos más amplios.

Del mismo modo que lo que sucede con otras habilidades de desarrollo personal,
dejar de procrastinar lleva tiempo. Si es un hábito que has desarrollado con el
tiempo, no puedes esperar que desaparezca de la noche a la mañana. En cambio,
dedícate con tiempo a generar claridad, para ti, pero también para tu equipo.
Lentamente, te sentirás más motivado para trabajar cuando puedas ver con
claridad por qué tu trabajo es importante.

¿Quieres obtener más información? Accede a los 12 consejos para aumentar la

productividad hoy mismo.

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