‫كيفية استخدام برنامج ‪Microsoft Access‬‬

‫معلومات المؤلف‬

‫برنامج ‪ Microsoft Access‬أحد برامج إنشاء قواعد البيانات‪ ،‬ويسمح البرنامج ألّي شخص أن يقوم بإنشاء وتحرير‬
‫قاعدة بيانات‪ .‬البرنامج مناسب لالستخدام الشخصي والمشروعات الصغيرة‪ ،‬وكذلك لمشروعات الشركات الضخمة‪ ،‬كما‬
‫أّن البرنامج ذو واجهة رسومية بالكامل‪ .‬يؤّدي امتالك البرنامج لواجهة رسومية إلى جعل عملية إدخال البيانات أسهل‪،‬‬
‫حيث أّن ك ال تحتاج للعمل مع الجداول أو جداول البيانات‪ .‬انتقل للخطوة األولى باألسفل حّت ى تبدأ باستخدام كّل ممّيزات‬
‫برنامج ‪.Microsoft Access‬‬

‫جزء‬
‫‪1‬‬
‫إنشاء قاعدة بيانات جديدة‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 1‬‬

‫‪1‬‬

‫انقر على لسان تبويب الملف (‪ ،)File‬ثم انقر على الزّر جديد (‪ .)New‬قاعدة البيانات هي الكيان الذي سيحتوي على كّل‬
‫البيانات بأشكالها المختلفة‪ .‬يمكنك إنشاء قاعدة بيانات فارغة‪ ،‬أو قاعدة بيانات فارغة الستخدام ويب‪ ،‬أو االختيار من‬
‫ضمن قوالب متعّددة‪.‬‬
‫قاعدة البيانات الفارغة هي قاعدة بيانات قياسية‪ ،‬ويكون هذا النوع من قواعد البيانات مناسًبا لالستخدام المحّلي على‬
‫الجهاز‪ .‬سيؤّدي إنشاء قاعدة بيانات فارغة إلى إنشاء جدول واحد فقط أيًض ا‪.‬‬

‫تكون قواعد بيانات ويب متوافقة مع أدوات النشر الموجودة ببرنامج ‪ .Access‬سيؤّدي إنشاء قاعدة بيانات فارغة إلى‬
‫إنشاء جدول واحد فقط أيًض ا‪.‬‬
‫أّما القوالب فهي قواعد بيانات معّدة ُمسبًق ا للعديد من االستخدامات المختلفة‪ .‬اختر قالًبا إن لم تكن ترغب بقضاء وقت‬
‫طويل في إعداد هيكلية قاعدة البيانات‪.‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 2‬‬

‫‪2‬‬
‫اختر اسًما لقاعدة البيانات‪ .‬بعد اختيار نوع قاعدة البيانات‪ ،‬قم بتسميتها باسٍم يعكس طبيعتها‪ .‬يكون هذا األمر مفيًد ا على‬
‫وجه الخصوص إن كنت ستعمل مع قواعد بيانات مختلفة‪ .‬اكتب اسم قاعدة البيانات في صندوق اسم الملف (‪File‬‬
‫‪ .)Name‬انقر على زر اإلنشاء إلنشاء ملف قاعدة البيانات الجديدة‪.‬‬

‫جزء‬
‫‪2‬‬
‫إضافة البيانات إلى قاعدة البيانات‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 3‬‬

‫‪1‬‬
‫حّد د الهيكلية األفضل لبياناتك‪ .‬إن كنت تقوم بإنشاء قاعدة بيانات فارغة‪ ،‬يتوّج ب عليك التفكير بأفضل طريقة ممكنة لتنظيم‬
‫البيانات‪ ،‬وإضافة هيكلية مناسبة‪ .‬هناك العديد من الطرق لتنسيق البيانات والتعامل معها في برنامج ‪Microsoft‬‬
‫‪.Access‬‬
‫الجداول (‪ - ) Tables‬هذه هي الطريقة األساسية لتخزين البيانات في قاعدة البيانات‪ .‬يمكن مقارنة الجداول بجداول بيانات‬
‫برنامج ‪ : Excel‬يتم تنظيم البيانات في أعمدة وصفوف‪ .‬بسبب ذلك‪ ،‬تكون عملية استيراد البيانات من ‪ Excel‬وبرامج‬
‫جداول البيانات األخرى عملية بسيطة للغاية‪.‬‬

‫النماذج (‪ - )Forms‬النماذج هي طريقة إضافة البيانات إلى قاعدة البيانات‪ .‬على الرغم من أّن ه يمكنك إدخال البيانات إلى‬
‫قاعدة البيانات من خالل الجداول مباشرة‪ ،‬إاّل أّن استخدام النماذج يسمح لك بإدخال البيانات من خالل واجهة رسومية‬
‫بسهولة‪.‬‬

‫التقارير (‪ - )Reports‬تقوم التقارير بتلخيص البيانات الموجودة في قاعدة البيانات وعرضها‪ُ .‬تستخدم التقارير لتحليل‬
‫البيانات واإلجابة عن أسئلة محّددة‪ ،‬كمعرفة حجم أرباح الشركة مثاًل ‪ ،‬أو مكان تواجد العمالء‪ .‬عادة ما يتم تصميم التقارير‬
‫لطباعتها‪.‬‬

‫االستعالمات (‪ - )Queries‬هذه هي طريقة عرض البيانات وترشيحها‪ .‬يمكنك استخدام االستعالمات لعرض ُمدخالت‬
‫محّد دة من جداول مختلفة‪ .‬يمكنك استخدام االستعالمات لتوليد البيانات وتحديثها أيًض ا‪.‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 4‬‬

‫‪2‬‬
‫قم بإنشاء جدولك األّو ل‪ .‬إن كنت قد أنشأت قاعدة بيانات فارغة‪ ،‬سيتم إنشاء جدول فارغ أوتوماتيكًّي ا‪ .‬يمكنك البدء بتعبئة‬
‫هذا الجدول ببياناتك‪ ،‬سواًء عن طريق ملء خاليا الجدول يدوًّي ا‪ ،‬أو عن طريق نسخ البيانات من مصدر آخر ولصقها‬
‫بالجدول‪.‬‬
‫يتم تعيين عمود (حقل) مخّص ص لكل وحدة من البيانات‪ ،‬بينما يتم تعيين صّف منفصل لكل سجّل‪ .‬على سبيل المثال‪ ،‬يمكن‬
‫أن يمّثل كّل صّف عمياًل مختلًفا‪ ،‬بينما يمّث ل كّل حقل معلومة مختلفة عن هذا العميل (االسم األول‪ ،‬أو االسم األخير‪ ،‬أو‬
‫عنوان البريد اإللكتروني‪ ،‬أو رقم الهاتف‪ ،‬وما إلى ذلك)‪.‬‬
‫يمكنك إعادة تسمية األعمدة لتسهيل معرفة طبيعة محتويات الحقل‪ .‬انقر نقًر ا مزدوًج ا على ترويسة العمود لتغيير اسمه‪.‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 5‬‬

‫‪3‬‬
‫قم باستيراد البيانات من مصدر مختلف‪ .‬إن كنت ترغب باستيراد البيانات من ملف أو أّي مصدر مدعوم آخر‪ ،‬يمكنك‬
‫ضبط البرنامج للتحّص ل على البيانات من المصدر وإضافتها إلى قاعدة بياناتك‪ .‬يفيد هذا األمر في التحّصل على البيانات‬
‫من خوادم الويب أو أّي مصدر ُمشارك آخر‪.‬‬

‫انقر على لسان تبويب البيانات الخارجية (‪.)External Data‬‬

‫اختر نوع الملف الذي تقوم باستيراده‪ .‬في قسم االستيراد والربط (‪ ،)Import and Link‬ستجد بعض خيارات أنواع‬
‫الملفات‪ .‬يمكنك النقر على زر الخيارات اإلضافية (‪ )More‬لالطالع على المزيد من الخيارات‪ .‬الخيار ‪ ODBC‬اختصار‬
‫للعبارة ‪ ،Open Database Connectivity‬أو اّت صال قاعدة بيانات مفتوحة‪ ،‬ويتضّمن ذلك أنواع قواعد بيانات منها‬
‫‪ SQL‬مثاًل ‪.‬‬

‫توّج ه إلى مكان وجود البيانات‪ .‬إن كانت قاعدة البيانات على خادم ويب‪ ،‬سيتوّج ب عليك إدخال عنوان الخادم‪.‬‬

‫اختر خيار مكان وكيفية تخزين البيانات في قاعدة البيانات الحالية (‪Specify how and where you want to store‬‬
‫‪ )the data in the current database‬في النافذة التالية‪ .‬انقر على خيار الموافقة (‪ .)OK‬اتبع اإلرشادات الموّضحة‬
‫على الشاشة الستيراد البيانات‪.‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 6‬‬

‫‪4‬‬
‫قم بإضافة جدول آخر‪ .‬يتوّج ب عليك حفظ السّج الت المختلفة في جداول مختلفة‪ .‬سيساعد ذلك في الحفاظ على سرعة عمل‬
‫قاعدة البيانات‪ .‬على سبيل المثال‪ ،‬قد تقوم بإعداد جدول لبيانات العمالء‪ ،‬وجدول آخر لبيانات الطلبات‪ .‬ستتمّك ن بعد ذلك‬
‫من ربط جدول بيانات العمالء بجدول بيانات الطلبات‪.‬‬
‫انقر على زّر الجداول (‪ )Table‬في قائمة اإلنشاء (‪ )Create‬الموجودة بلسان التبويب الرئيسي (‪ .)Home‬سيظهر جدول‬
‫جديد في قاعدة البيانات‪ .‬يمكنك إدخال البيانات بنفس طريقة الجدول األّو ل‪.‬‬
‫جزء‬
‫‪3‬‬
‫إعداد عالقات الجداول‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 7‬‬

‫‪1‬‬

‫افهم طبيعة عمل المفاتيح (‪ .)Keys‬يمتلك كل جدول مفتاًح ا أساسًّي ا واحًد ا (‪ ،)primary key‬ويكون هذا المفتاح فريًد ا لكل‬
‫ُمدخل من الُمدخالت‪ .‬بشكل افتراضي‪ ،‬يقوم برنامج ‪ Access‬بإنشاء عمود معّر ف (‪ )ID‬يزيد في القيمة مع كل ُمدخل‬
‫جديد‪ .‬يتم ضبط هذا العمود كمفتاح أساسي (‪ .)primary key‬يمكن أن تمتلك الجداول مفاتيح خارجية أيًض ا‪ .‬تكون هذه‬
‫المفاتيح الخارجية حقواًل مربوطة بجدول آخر في قاعدة البيانات‪ .‬تحتوي الحقول المربوطة على نفس البيانات‪.‬‬

‫على سبيل المثال‪ ،‬قد يحتوي جدول الطلبات (‪ )Orders‬على حقل معّر ف المستخدم (‪ )Customer ID‬لمعرفة المنتجات‬
‫التي طلبها كل عميل‪ .‬يمكنك إنشاء عالقة لهذا الحقل مع حقل ‪ ID‬الموجود في جدول العمالء (‪.)Customer‬‬

‫يساعد استخدام العالقات في الحفاظ على تناسق‪ ،‬وكفاءة‪ ،‬وإمكانية عرض البيانات‪.‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 8‬‬

‫‪2‬‬

‫انقر على لسان تبويب األدوات (‪ .)Tools‬انقر على زر العالقات (‪ )Relationships‬الموجود في قسم العالقات (‬
‫‪ .)Relationships‬سيؤّدي ذلك إلى فتح نافذة جديدة تحتوي على ُمعاينة لجميع الجداول الموجودة في قاعدة البيانات‪ .‬سيتم‬
‫سرد كل حقل تحت اسم جدوله‪.‬‬
‫ستحتاج إلى إنشاء الحقل لتوليد العالقة قبل أن تتمّك ن من إنشاء العالقة؟ على سبيل المثال‪ ،‬إن كنت ترغب باستخدام‬
‫معّر ف المستخدم (‪ )Customer ID‬في جدول الطلبات (‪ ،)Orders‬قم بإنشاء حقل في جدول الطلبات (‪ )Orders‬يسّمى‬
‫‪ Customer‬واترك الحقل فارًغ ا‪ .‬احرص على أن يكون تنسيق الحقل نفس تنسيق الحقل الذي تربطه به (أرقام في هذه‬
‫الحالة)‪.‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 9‬‬

‫‪3‬‬

‫اسحب الحقل الذي ترغب باستخدامه كمفتاح خارجي (‪ .)forign key‬قم بإلقائه في الحقل الذي قمت بإنشائه للمفتاح‬
‫الخارجي‪ .‬انقر على زر اإلنشاء (‪ )Create‬في النافذة التي ستظهر لضبط عالقات الحقول ببعضها‪ .‬سيظهر خّط بين‬
‫الجدولين‪ ،‬ويقوم هذا الخط بربط الحقلين ببعضهما‪.‬‬

‫قم بتفعيل صندوق فرض التكامل المرجعي (‪ )Enforce Referential Integrity‬عند إنشاء العالقة‪ .‬يعني ذلك أّنه عند‬
‫تغّير البيانات الموجودة في أحد الحقلين‪ ،‬يتم تحديث الحقل اآلخر أوتوماتيكًيا‪ .‬سيساعد ذلك في الحفاظ على دّقة البيانات‪.‬‬
‫جزء‬
‫‪4‬‬
‫إنشاء االستعالمات‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 10‬‬

‫‪1‬‬
‫افهم دور االستعالمات‪ .‬االستعالمات عبارة عن إجراءات تسمح لك بعرض‪ ،‬وإضافة‪ ،‬وتحرير البيانات في قاعدة البيانات‬
‫بسرعة‪ .‬هناك تباين شديد بين أنواع االستعالمات‪ ،‬ابتداًء من عملّيات البحث البسيطة‪ ،‬وحّت ى إنشاء جداول جديدة اعتماًد ا‬
‫على بيانات موجودة بالفعل‪ .‬تعّد االستعالمات أدوات أساسية إلنشاء التقارير‪]١[.‬‬

‫تنقسم االستعالمات إلى قسمين رئيسّيين‪ :‬تحديدية (‪ ،)Select‬وإجرائّية (‪ )Action‬تقوم االستعالمات التحديدية بالتحّصل‬
‫على البيانات من الجداول‪ ،‬ويمكنها أيًض ا إجراء العمليات الحسابية‪ .‬ويمكن لالستعالمات اإلجرائية إضافة‪ ،‬وتحرير‪،‬‬
‫وحذف البيانات من الجداول‪.‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 11‬‬

‫‪2‬‬

‫استخدم ُمساعد االستعالم (‪ )Query Wizard‬إلنشاء استعالم تحديد (‪ )Select‬بسيط‪ .‬إن كنت ترغب بإنشاء استعالم‬
‫تحديد بسيط‪ ،‬استخدم ُمساعد االستعالم (‪ )Query Wizard‬لُمساعدتك خالل الخطوات‪ .‬يمكنك الوصول إلى ُمساعد‬
‫االستعالم (‪ )Query Wizard‬من قائمة اإلنشاء (‪ .)Create‬يسمح لك ذلك بعرض حقول محّددة من أّي جدول‪.‬‬

‫جزء‬
‫‪5‬‬
‫إنشاء استعالم تحديدي مشروط‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 12‬‬

‫‪1‬‬

‫افتح أداة تصميم االستعالمات (‪ .)Query Design‬يمكنك استخدام الشروط لحصر استعالم التحديد الذي تنشئه وعرض‬
‫البيانات التي تحتاج إليها فقط‪ .‬للبدء‪ ،‬انقر على لسان تبويب اإلنشاء (‪ )Create‬واختر أداة تصميم االستعالمات (‪Query‬‬
‫‪.)Design‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 13‬‬

‫‪2‬‬

‫اختر الجدول‪ .‬سيظهر صندوق العرض (‪ .)Show‬انقر نقًر ا مزدوًج ا على الجدول الذي ترغب بإجراء استعالم عليه‪ ،‬ثم‬
‫انقر على زر اإلغالق (‪.)Close‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 14‬‬

‫‪3‬‬
‫أِض ف الحقول التي ترغب بالحصول على بياناتها‪ .‬انقر نقًر ا مزدوًج ا على كل حقل ترغب بإضافته إلى االستعالم‪ .‬ستتم‬
‫إضافة الحقول إلى لوحة التصميم (‪.)Design grid‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 15‬‬

‫‪4‬‬
‫أِض ف الشرط‪ .‬يمكنك استخدام أنواع مختلفة من أنواع الشروط‪ ،‬كالشروط النّص ية أو الدوال‪ .‬على سبيل المثال‪ ،‬إن كنت‬
‫ترغب بعرض األسعار األكثر من ‪ $50‬فقط من حقل األسعار (‪ ،)Prices‬كل ما عليك فعله هو إدخال >=‪ 50‬كشرط‪.‬‬
‫إن كنت ترغب بعرض العمالء المقيمين بالمملكة المّتحدة (‪ )UK‬فقط‪ ،‬أدخل ‪ UK‬في خانة الشرط‪.‬‬

‫يمكنك استخدام أكثر من شرط لكل استعالم‪.‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 16‬‬

‫‪5‬‬
‫انقر على زّر التشغيل (‪ )Run‬لالّط الع على النتائج‪ .‬يكون زّر التشغيل في لسان تبويب التصميم (‪ .)Design‬سيتم عرض‬
‫نتائج االستعالم في النافذة‪ .‬انقر على االختصار ‪ Ctrl + S‬لحفظ االستعالم‪.‬‬

‫جزء‬
‫‪6‬‬
‫إنشاء استعالم تحديدي بُمعامالت‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 17‬‬

‫‪1‬‬

‫افتح أداة تصميم االستعالمات (‪ .)Query Design‬يسمح لك االستعالم الُمصاحب بُمعامالت (‪ )parameter‬بتحديد ما‬
‫ترغب بعرضه كل مّر ة يتم فيها تشغيل االستعالم‪ .‬على سبيل المثال‪ ،‬إن كنت تمتلك قاعدة بيانات تحتوي على عمالء من‬
‫مدن مختلفة‪ ،‬يمكنك تشغيل استعالم بُمعامل للسؤال عن المدينة التي ترغب بعرض العمالء المتواجدين بها‪.‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 18‬‬

‫‪2‬‬
‫قم بإنشاء استعالم تحديد وحّد د الجداول التي ترغب بتنفيذه عليها‪ .‬قم بإضافة الحقول التي ترغب بعرضها عن طريق النقر‬
‫المزدوج على تلك الحقول في ُمعاينة الجدول‪.‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 19‬‬

‫‪3‬‬

‫قم بإضافة ُمعامل (‪ )parameter‬إلى قسم الشروط (‪ .)Criteria‬يتم اإلشارة إلى الُمعامالت بالرموز “[]”‪ .‬سيظهر النص‬
‫الموجود بين القوسين عند تشغيل االستعالم‪ .‬على سبيل المثال‪ ،‬للسؤال عن المدينة‪ ،‬انقر على خانة الشرط (‪)Criteria‬‬
‫لحقل المدينة‪ ،‬ثم اكتب [‪.]?Which city‬‬

‫يمكنك إنهاء الُمعامل بالرمز "؟" أو "‪ ،":‬ولكن ال يمكنك إنهائه بالرمز "!" أو "‪".‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 20‬‬

‫‪4‬‬
‫أنشئ استعالًما بأكثر من ُمعامل‪ .‬يمكنك استخدام ُمعامالت ُمتعّددة إلنشاء مجال ُمخّصص لنتائج االستعالم‪ .‬على سبيل‬
‫المثال‪ ،‬إن كان الحقل حقل تاريخ (‪ ،)Date‬يمكنك عرض مجال زمني محّدد عن طريق كتابة ‪Between [Enter‬‬
‫]‪ .starting date:] And [Enter ending date:‬سُيطلب منك تحديد قيمة الُمعاملين عند تشغيل االستعالم‪]٢[.‬‬

‫جزء‬
‫‪7‬‬
‫إنشاء استعالم إلنشاء جدول‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 21‬‬

‫‪1‬‬

‫انقر على لسان تبويب اإلنشاء (‪ ،)Create‬ثم انقر على أداة تصميم االستعالم (‪ .)Query Design‬يمكنك استخدام‬
‫االستعالمات لعرض بيانات محّد دة من الجداول الموجودة وإنشاء جدول جديد باستخدام هذه البيانات‪ .‬يكون هذا مفيًد ا على‬
‫وجه الخصوص عند رغبتك بمشاركة أجزاء معينة من قاعدة البيانات‪ ،‬أو عند رغبتك بإنشاء نماذج محّددة لمجموعات‬
‫فرعية من قاعدة بياناتك‪ .‬سيتوّج ب عليك إنشاء استعالم تحديد عادي أّو اًل ‪.‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 22‬‬

‫‪2‬‬
 ‫حّد د الجدول أو الجداول التي ترغب بعرض بيانات منها‪ .‬انقر نقًر ا مزدوًج ا على الجداول التي ترغب بعرض بيانات‬
‫منها‪ .‬يمكنك عرض بيانات من جداول مختلفة إن رغبت بذلك‪.‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 23‬‬

‫‪3‬‬
‫حّدد الحقول التي ترغب بعرض البيانات منها‪ .‬انقر نقًر ا مزدوًج ا على كّل حقل ترغب بإضافته من ُمعاينة الجدول‪ .‬ستتم‬
‫إضافة الحقول إلى لوحة التصميم (‪.)Design grid‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 24‬‬

‫‪4‬‬
‫أِض ف الشرط‪ .‬إن كنت ترغب بتحديد بيانات معّينة من حقل ما‪ ،‬استخدم قسم الشروط لتحديد مرّش ح‪ .‬اّط لع على قسم‬
‫"إنشاء استعالم تحديدي مشروط" أعاله للحصول على مزيد من التفاصيل‪.‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 25‬‬

‫‪5‬‬
‫قم باختبار االستعالم للتأّك د من عرضه للبيانات الصحيحة‪ .‬قبل إنشاء الجدول‪ ،‬قم بتشغيل االستعالم للتأّك د من عرضه‬
‫للبيانات الصحيحة‪ .‬قم بتعديل الشروط والحقول حّت ى تتمّك ن من التحّصل على البيانات التي ترغب بها‪.‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 26‬‬

‫‪6‬‬

‫قم بحفظ االستعالم‪ .‬استخدم االختصار ‪ Ctrl + S‬لحفظ االستعالم واستخدامه الحًق ا‪ .‬سيظهر االستعالم في إطار التصّفح‬
‫الموجود على الجهة اليسرى من الشاشة‪ .‬انقر على االستعالم لتحديده مجّدًد ا‪ ،‬ثم انقر على لسان تبويب التصميم (‬
‫‪.)Design‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 27‬‬

‫‪7‬‬

‫انقر على زّر إنشاء جدول (‪ )Make Table‬في مجموعة نوع االستعالم (‪ .)Query Type‬ستظهر نافذة تطلب منك‬
‫اختيار اسم للجدول الجديد‪ .‬اكتب اسم الجدول‪ ،‬ثم انقر على زر الموافقة (‪.)OK‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 28‬‬

‫‪8‬‬

‫انقر على زر التشغيل (‪ .)Run‬سيتم إنشاء الجدول الجديد باالستعالم الذي أنشأته‪ .‬سيظهر الجدول في إطار التصّفح‬
‫الموجود إلى يسار الشاشة‪.‬‬
‫جزء‬
‫‪8‬‬
‫إنشاء استعالم إلحاق‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 29‬‬

‫‪1‬‬

‫افتح استعالًما قد تم إنشائه سابًق ا‪ .‬يمكنك استخدام استعالم اإللحاق (‪ )Append‬إلضافة بيانات من جدول إلى جدول آخر‬
‫موجود بالفعل‪ .‬يكون هذا األمر مفيًد ا إن كنت بحاجة إلضافة المزيد من البيانات إلى جدول كنت قد قمت بإنشائه باستخدام‬
‫استعالم إلنشاء الجداول‪.‬‬
 ‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 30‬‬

‫‪2‬‬

‫انقر على زر اإللحاق (‪ )Append‬الموجود في لسان تبويب التصميم (‪ .)Design‬سيؤّدي ذلك إلى فتح صندوق اإللحاق‬
‫الحواري‪ .‬اختر الجدول الذي ترغب بإلحاق البيانات منه‪.‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 31‬‬

‫‪3‬‬
‫غّير شروط االستعالم لُمطابقة البيانات التي ترغب بإضافتها‪ .‬على سبيل المثال‪ ،‬إن كنت قد قمت بإنشاء جدول بالشرط "‬
‫‪ " 2010‬كقيمة لحقل السنة‪ ،‬قم بتغيير القيمة للسنة التي ترغب بإضافتها‪ ،‬كأن تجعل القيمة "‪ "2011‬مثاًل ‪.‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 32‬‬

‫‪4‬‬
‫اختر مكان إلحاق البيانات‪ .‬احرص على ضبط الحقول الصحيحة لكل عمود تقوم بإلحاق البيانات إليه‪ .‬على سبيل المثال‪،‬‬
‫عند استخدام التعديالت السابقة‪ ،‬يجب أن تقوم بإلحاق البيانات إلى حقل السنة (‪ )Year‬في صّف مكان اإللحاق (‪Append‬‬
‫‪.)To‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 33‬‬

‫‪5‬‬

‫قم بتشغيل االستعالم‪ .‬انقر على زر التشغيل (‪ )Run‬الموجود في لسان تبويب التصميم (‪ .)Design‬سيؤّدي ذلك إلى‬
‫تشغيل االستعالم‪ ،‬وسيتم إضافة البيانات إلى الجدول‪ .‬يمكنك فتح الجدول للتأّك د من أّن عملية إضافة البيانات قد تّمت بشكل‬
‫صحيح‪.‬‬
‫جزء‬
‫‪9‬‬
‫إنشاء النماذج واستخدامها‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 34‬‬

‫‪1‬‬
‫حّدد الجدول الذي ترغب بإنشاء نموذج له‪ .‬تسمح لك النماذج بعرض بيانات كل حقل بسهولة‪ ،‬كما تسمح لك أيًضا بالتنّقل‬
‫بين السجاّل ت المختلفة بسرعة‪ ،‬أو إنشاء سّج الت جديدة‪ .‬النماذج أدوات أساسية لتسهيل إدخال البيانات لفترات طويلة‪،‬‬
‫حيث أّن معظم األشخاص يجدون أّن استخدام النماذج أسهل من التعامل مع الجداول‪.‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 35‬‬

‫‪2‬‬

‫انقر على زر النماذج (‪ )Forms‬الموجود في لسان تبويب اإلنشاء (‪ .)Create‬سيؤّدي ذلك إلى إنشاء نموذج اعتماًد ا على‬
‫الحقول الموجودة بالجدول أتوماتيكًيا‪ .‬يقوم برنامج ‪ Access‬بمهّمة رائعة ودقيقة في إنشاء حقول بالحجم الصحيح‪ ،‬إاّل أّنه‬
‫يمكنك تحجيم العناصر وتحريكها على النموذج الذي ترغب به‪.‬‬
‫إن لم تكن ترغب بعرض حقل معّين في النموذج‪ ،‬يمكنك النقر بزر الفأرة األيمن على الحقل واختيار خيار الحذف (‬
‫‪.)Delete‬‬

‫إن كان هناك عالقات (‪ )Relationships‬بين الجداول‪ ،‬سيظهر كشف بيانات أسفل كل سجل‪ ،‬وُيظهر كشف البيانات‬
‫البيانات المّت صلة‪ .‬يمكنك تحرير البيانات المتصلة بهذه الطريقة لتضمن سهولة األمر‪ .‬على سبيل المثال‪ ،‬يمكن أن يمتلك‬
‫كل مندوب دعاية في قاعدة البيانات قاعدة بيانات عميل في سّج له‪.‬‬
 ‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 36‬‬

‫‪3‬‬
‫قم بتوجيه النموذج الجديد‪ .‬تنقلك األزرار السفلية من سّج ل آلخر‪ .‬ستتم تعبئة الحقول بواسطة بيانات السجل أثناء التحّو ل‬
‫بينها‪ .‬يمكنك استخدام األزرار الطرفية لالنتقال إلى السجل األّو ل أو األخير‪.‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 37‬‬

‫‪4‬‬
‫انقر على زر كشف البيانات الستخدام الجدول‪ .‬يكون الزر أعلى الجهة اليسرى من الشاشة‪ ،‬ويسمح لك هذا الزر بتغيير‬
‫قيم الجدول من خالل النموذج‪.‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 38‬‬

‫‪5‬‬
‫تعديل السّج الت الموجودة‪ .‬يمكنك تحرير النص الموجود بأّي سجّل لتغيير البيانات في الجدول‪ .‬ستنعكس التغييرات‬
‫أوتوماتيكًيا في الجدول‪ ،‬وفي أّي جداول مّتصلة أيًض ا‪.‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 39‬‬

‫‪6‬‬

‫قم بإضافة سّج الت جديدة‪ .‬انقر على زر إضافة سجّل (‪ )Add Record‬الموجود إلى جوار أزرار التصّفح إلنشاء سجل‬
‫جديد في نهاية القائمة‪ .‬يمكنك بعد ذلك استخدام الحقول إلدخال البيانات في سّج ل فارغ بالجدول‪ .‬هذه الطريقة أسهل بكثير‬
‫في إضافة المعلومات الجديدة عن استخدام الجدول مباشرة‪.‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 40‬‬

‫‪7‬‬

‫احفظ النموذج عند االنتهاء‪ .‬احرص على حفظ النموذج عن طريق االختصار ‪ Ctrl + S‬لتتمّك ن من الوصول إليه الحًقا‬
‫بسهولة‪ .‬سيظهر النموذج في إطار التصّفح الموجود في الجانب األيسر من الشاشة‪]٣[.‬‬
‫جزء‬
‫‪10‬‬
‫إنشاء تقرير‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 41‬‬

‫‪1‬‬

‫اختر الجدول أو االستعالم‪ .‬تسمح لك التقارير (‪ )Reports‬بعرض ملّخ ص للبيانات بسهولة‪ .‬يتم استخدام التقارير عادة‬
‫إلنشاء تقارير الدخل والشحن‪ ،‬ويمكن تعديلها ألّي استخدام آخر‪ .‬تقوم التقارير برسم البيانات من الجداول أو االستعالمات‬
‫التي أنشأتها‪.‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 42‬‬

‫‪2‬‬

‫انقر على لسان تبويب اإلنشاء (‪ .)Create‬حّدد نوع التقرير الذي ترغب بإنشائه‪ .‬هناك طرق مختلفة إلنشاء التقارير‪.‬‬
‫يمكن لبرنامج ‪ Access‬إنشاء التقارير أتوماتيكًيا‪ ،‬أو يمكنك إنشاء تقرير مخّصص‪.‬‬

‫تقرير (‪ - )Report‬سينشئ هذا الخيار تقريًر ا تلقائًيا يحتوي على كل البيانات الموجودة بالمصدر‪ .‬لن يتم دمج أّي بيانات‪،‬‬
‫إاّل أّن هذا الخيار ُمناسب إلظهار البيانات التي تحتاج إليها في حالة قواعد البيانات الصغيرة‪.‬‬
 ‫تقرير فارغ (‪ - )Blank Report‬سيقوم هذا الخيار بإنشاء تقرير فارغ يمكن تعبئته بالبيانات حسب رغبتك‪ .‬ستتمّك ن من‬
‫االختيار بين الحقول المتاحة أو إنشاء تقرير ُمخّصص‪.‬‬

‫ُمساعد التقارير (‪ - )Report Wizard‬سيساعدك ٌمساعد التقارير خالل عملية إنشاء التقرير‪ ،‬مّما يسمح لك بدمج‬
‫البيانات‪ ،‬ومن ثم تنسيقها حسب رغبتك‪.‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 43‬‬

‫‪3‬‬
‫اختر مصدًر ا للتقرير الفارغ‪ .‬إن كنت قد اخترت إنشاء تقرير فارغ‪ ،‬سيتوّج ب عليك اختيار مصدر للتقرير‪ .‬أواًل ‪ ،‬انقر‬
‫على لسان تبويب الترتيب (‪ ،)Arrange‬ثم اختر خيار كشف ملكية (‪ .)Property Sheet‬يمكنك أيًض ا استخدام‬
‫االختصار ‪ Alt + Enter‬عوًض ا عن ذلك‪.‬‬

‫انقر على السهم السفلي الموجود إلى جوار حقل مصدر السجل (‪ .)Record Source‬ستظهر قائمة بالجداول‬
‫واالستعالمات المتاحة‪ .‬اختر أحد الجداول أو االستعالمات‪ ،‬وسيتم تعيينه للتقرير‪.‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 44‬‬

‫‪4‬‬
‫أِض ف الحقول التي ترغب بالحصول على بياناتها‪ .‬بعد امتالكك للمصدر‪ ،‬يمكنك البدء بإضافة الحقول من المصدر إلى‬
‫التقرير‪ .‬انقر على لسان تبويب التنسيق (‪ ،)Format‬ثم انقر على خيار إضافة حقول موجودة (‪.)Add Existing Fields‬‬
‫ستظهر قائمة الحقول في اإلطار األيمن‪.‬‬

‫انقر مع السحب على الحقول التي ترغب بإضافتها إلى إطار التصميم (‪ .)Design‬سيظهر السجل في التقرير‪ .‬ستتم‬
‫ُمراصفة السّج الت اإلضافية الُمضافة أثناء إضافتها أوتوماتيكًّي ا‪.‬‬
‫يمكنك تحجيم الحقول عن طريق النقر على أطرافها وسحب مؤّش ر الفأرة‪.‬‬

‫قم بحذف الحقول من التقارير عن طريق النقر على الترويسة والضغط على زر الحذف (‪.)Delete‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 45‬‬

‫‪5‬‬

‫أِض ف المجموعات (‪ )Groups‬إلى تقريرك‪ .‬تسمح لك المجموعات بتمثيل البيانات على صورة تقرير بسرعة‪ ،‬حيث‬
‫تسمح لك بتنظيم المعلومات المتعّلقة بها‪ .‬على سبيل المثال‪ ،‬قد ترغب بتجميع المبيعات بحسب المنطقة أو مندوب‬
‫المبيعات‪ .‬تسمح لك المجموعات بتحقيق ذلك‪.‬‬

‫انقر على لسان تبويب التصميم (‪ ،)Design‬ثم انقر على زر التجميع والفرز (‪.)Group & Sort‬‬

‫انقر بزر الفأرة األيمن على أّي جزء من الحقل الذي ترغب بإضافته إلى مجموعة‪ .‬اختر خيار الجمع من القائمة (‪Group‬‬
‫‪.)On‬‬

‫سيتم إنشاء ترويسة للمجموعة‪ .‬يمكنك تعديل الترويسة ألّي اسم ترغب به للمجموعة‪.‬‬

‫صورة عنوانها ‪Use Microsoft Access Step 46‬‬

‫‪6‬‬
‫احفظ المجموعة وشارك التقرير‪ .‬بعد إتمام التقرير‪ ،‬يمكنك حفظه ومشاركته أو طباعته كأّي مستند آخر‪ .‬استخدم هذه‬
‫الطريقة لمشاركة أداء الشركة مع المستثمرين‪ ،‬أو مشاركة بيانات االتصال مع الموّظ فين‪ ،‬وغير ذلك الكثير‪]٤[.‬‬