1. Evidenţa cheltuielilor şi pierderilor de produse farmaceutice.

În afară de rulaj ieşirile de produse farmaceutice din întreprinderile farmaceutice mai includ
diferite tipuri de cheltuieli şi pierderi.
Alte tipuri de ieşiri de produse farmaceutice şi documentarea lor sunt prezentate în tabelul
următor.
Documentarea cheltuielilor şi pierderilor de produse farmaceutice
Nr. Tipurile de cheltuieli şi pierderi
1. Necesităţi de gospodărire
2. Acordarea ajutorului premedical
3. Reevaluarea produselor farmaceutice în
legătură cu reducerea preţurilor cu
amănuntu
4. Prelevarea probei medii de
medicamente pentru analiză la
Laboratorul pentru Controlul Calităţii
Medicamentelor
5. Perisabilitatea naturală
6. Alterarea produselor farmaceutice
Documentarea operaţiei
Registrul de evidenţă a cheltuielilor de
produse farmaceutice pentru necesităţi
de gospodărire.
Act de decontare a produselor
farmaceutice cheltuite pentru
necesităţile de gospodărire.
Registrul de evidenţă a confecţiilor
medicale, folosite la acordarea
ajutorului premedical.
Act de decontare a confecţiilor medicale
folosite la acordarea ajutorului
premedical
Act despre reevaluarea produselor
farmaceutice.
Proces verbal de prelevare a formei
medicamentoase sau Act de prelevare a
probei medii pentru controlul calităţii.
Calculul perisabilităţii naturale.
Situaţia comparativă pentru
medicamentele ce se află la evidenţă
cantitativă.
Act al rezultatelor inventarierii.
Act despre alterarea produselor
farmaceutice şi altor valori materiale
 7. Transferarea produselor farmaceutice în Act de transfer a produselor
materiale auxiliare sau obiecte de mică farmaceutice în materiale auxiliare sau
valoare şi scurtă durată. obiecte de mică valoare şi scurtă durată.

Noţiunea “cheltuieli de produse farmaceutice” în farmacie include: prelevarea pentru

control a formelor medicamentoase preparate în farmacii, cheltuieli de produse farmaceutice
pentru necesităţi de gospodărire, cheltuieli în scopul acordării ajutorului premedical, scăderea
valorică a stocurilor de produse farmaceutice în rezultatul reevaluării lor (în caz de micşorare a
preţurilor), decontări ca rezultat al alterărilor sau expirării termenului de valabilitate etc.
Evidenţa cheltuielilor de produse farmaceutice pentru necesităţi de gospodărire.
Noţiunea de “necesităţi de gospodărire” include dezinfecţia recipientelor farmaceutice, spălarea
şi prelucrarea utilajului şi instalaţiilor, podelei şi a ferestrelor, spălarea echipamentului sanitar
etc. În aceste scopuri în farmacie se utilizează: săpun, detergenţi, amidon, cloramină, soluţie de
amoniac, eter, alcool etilic, etc.
Aceste produse se eliberează de către persoanele gestionare personalului auxiliar sau altor
persoane pe măsura necesităţilor. În momentul eliberării aceste materiale se înregistrează în
“Registrul de evidenţă a cheltuielilor de produse farmaceutice pentru necesităţi de gospodărire”.
Totalul înregistrărilor lunare se transferă în “Actul de decontare a produselor farmaceutice
cheltuite pentru necesităţi de gospodărire”. Actul se întocmeşte în două exemplare. Primul se
transmite în contabilitatea întreprinderii farmaceutice împreună cu Raportul de gestiune a
persoanelor de gestiune, al doilea rămâne la persoana gestionară care a eliberat aceste mărfuri.
În “Registrul de evidenţă a cheltuielilor de produse farmaceutice pentru necesităţi de
gospodărire” în dreptul fiecărei denumiri de valori materiale folosite se indică numărul actului în
care ele au fost incluse şi data întocmirii lui. Actul serveşte ca document justificativ de trecere la
ieşiri a sumelor de produse farmaceutice cheltuite în scop de gospodărire şi se anexează la
Raportul de gestiune a persoanelor gestionare. Suma cheltuită se decontează în activul
cheltuielilor farmaciei.
Evidenţa cheltuielilor de produse farmaceutice în scopul acordării ajutorului
premedical. Una din funcţiile farmaciei (numită funcţie medicală) este acordarea ajutorului
premedical. Faptul acordării ajutorului premedical se fixează de fiecare dată în “Registrul de
evidenţă a confecţiilor medicale folosite la acordarea ajutorului premedical”.
În baza înregistrărilor din Registru la finele lunii se întocmeşte “Actul de decontare a
confecţiilor medicale folosite la acordarea ajutorului premedical”. Actul se întocmeşte în două
exemplare. Primul exemplar, anexat la Raportul de gestiune a persoanelor gestionare, se
transmite în contabilitatea întreprinderii farmaceutice, al doilea rămâne în posesia persoanelor
gestionare. Numărul Actului şi data întocmirii se fixează în “Registrul de evidenţă a confecţiilor
medicale folosite la acordarea ajutorului premedical”.
Evidenţa medicamentelor prelevate în scop de control. Prelevarea medicamentelor de
către LCCM se documentează prin întocmirea “Procesului verbal de prelevare a formei
medicamentoase”, pentru formele medicamentoase extemporale sau “Actul de prelevare a probei
medii”, pentru formele medicamentoase industriale. In aceste documente se indică denumirea
medicamentelor sau componenţa formei medicamentoase, numele persoanelor ce au preparat,
divizat şi controlat forma medicamentoasă, cantitatea probei medii, preţul, suma, semnăturile
farmacistului-expert care a prelevat forma medicamentoasă şi a farmacistului-diriginte.
Documentele se întocmesc în două exemplare: unul - se ia în laborator, al doilea rămâne la
persoana gestionară şi se anexează la Raportul de gestiune ca document ce justifică ieşirea de
produse farmaceutice.
Reevaluarea produselor farmaceutice. Micşorarea valorică a stocurilor de produse
farmaceutice poate avea loc ca rezultat al reevaluărilor lor în cazul reducerii preţurilor. În urma
experienţei acumulate în întreprinderile farmaceutice, dacă reevaluării vor fi supuse mai mult de
1/3 din nomenclatura produselor, atunci se recomandă ca reevaluarea să se efectueze cu
petrecerea inventarierii totale. Când reevaluării se supun mai puţin de 1/3 din produsele existente
se efectuează inventarierea numai acestor produse (inventariere parţială). Reevaluarea produselor
farmaceutice se documentează prin întocmirea “Actului de reevaluare a produselor
farmaceutice”. Actul se întocmeşte în două exemplare separat pentru fiecare secţie în preţ cu
amănuntul şi în preţ cu ridicata. În baza acestui act diferenţa valorică a produselor farmaceutice
reevaluate se trece la micşorarea stocurilor de produse farmaceutice.
Evidenţa pierderilor de produse farmaceutice. Pierderile de produse farmaceutice pot fi
divizate în 3 grupe:
■ perisabilitatea naturală (pierderi ce sunt legate de procesele de păstrare, divizare,
producere etc.);
■ alte alterări argumentate;
■ alterări neargumentate.
Perisabilitatea naturală va fi examinată detaliat în cadrul temei “Inventarierea valorilor
materiale”, deoarece trecerea la pierderi a sumelor de perisabilitate naturală în contul
cheltuielilor se efectuează numai la momentul inventarierilor.
Alte tipuri de alterări argumentate şi neargumentate nu pot fi incluse în normele
perisabilităţii naturale dacă alterările au avut loc din cauzele:
• păstrării incorecte;
• ambalării necalitative;
 • transportării incorecte;
• calamităţilor naturale;
• expirării termenului valabilităţii etc.
Astfel de pierderi se documentează prin întocmirea “Actului despre alterarea valorilor
materiale”. Acest act se întocmeşte separat pentru fiecare grup de valori materiale (medicamente,
ambalaj etc.) la momentul depistării faptului de alterare ori în timpul inventarierii de către
comisia de inventariere în două exemplare cu indicaţia cauzelor alterării şi a persoanelor
vinovate. Ambele exemplare, împreună cu lămuririle în scris a persoanelor gestionare sau
vinovate de alterarea valorilor materiale se transmit farmacistului-diriginte pentru a-1 aproba şi a
lua decizia respectivă. După aprobarea actului un exemplar se transmite în contabilitate, al doilea
rămâne în posesia persoanei gestionare şi se anexează la Raportul de gestiune în cazul când s-a
luat decizia de a trece valoarea produselor farmaceutice alterate la pierderi.
Valoarea mărfurilor alterate poate fi trecută la pierderi numai în cazul dacă a fost
argumentat, că persoana (persoanele) gestionară nu poartă nici o vină pentru alterări. În celelalte
cazuri valoarea mărfurilor alterate va fi compensată de către persoanele vinovate de alterarea lor
sau de persoanele gestionare.
După luarea deciziei pe marginea Actului, medicamentele alterate vor fi nimicite în
conformitate cu prevederile Regulamentului respectiv aprobat de Ministerul Sănătăţii.
Decontarea medicamentelor din cauza expirării termenului valabilităţii. Faptul
expirării termenului de valabilitate a medicamentelor se documentează printr-un “Act despre
decontarea medicamentelor ca rezultat al expirării termenului de valabilitate”. Suma valorică a
medicamentelor cu termen de valabilitate expirat poate fi trecută la pierderi sau poate fi
recuperată din contul persoanelor gestionare, la decizia farmacistului-diriginte, reieşind din
cauzele concrete care au dus la faptul nerealizării lor până la expirarea termenului de valabilitate.
Nimicirea medicamentelor cu termenul de valabilitate expirat se efectuează în conformitate cu
Regulamentului respectiv aprobat de Ministerul Sănătăţii.
Compensarea valorică a alterărilor neargumentate (adică dacă alterarea a avut loc din
cauza neglijenţei persoanelor gestionare sau a altor persoane) se va face din contul acestor
persoane. Astfel de alterări se documentează în momentul depistării lor printr-un Act, după
forma stabilită. Actul se aprobă de farmacist-diriginte şi tot el ia decizia despre compensarea
valorică a valorilor materiale alterate.
Toate operaţiile de ieşiri indicate mai sus, fară excepţie, după aprobarea documentelor
primare justificative de trecere la pierderi, se oglindesc în compartimentul “Ieşiri” al “Raportului
de gestiune a persoanelor gestionare”. La Raport se anexează câte un exemplar de fiecare
document justificativ.
 Aceste tipuri de cheltuieli de valori materiale contribuie la micşorarea valorică a
stocurilor de produse farmaceutice în preţ cu ridicata şi cu amănuntul, iar suma rabatului
comercial din valoarea stocurilor (rabatul comercial nerealizat) se micşorează cu diferenţa dintre
costul acestor produse în preţ cu amănuntul şi cu ridicata.
Tot ca ieşiri de produse farmaceutice pot fi considerate transferurile interne de produse
farmaceutice (dintr-o secţie în alta, sau dintr-o secţie în filialele întreprinderii farmaceutice).
Aceste transferuri se documentează prin întocmirea Bonurilor de comandă-livrare sau Bonurilor
de transfer intern a produselor farmaceutice. În aceste cazuri, subdiviziunea din care se livrează
valorile materiale va înregistra livrarea în compartimentul “Ieşiri”, iar subdiviziunea care le
recepţionează o va înregistra în compartimentul “Intrări” al Raportului său de gestiune.
2. Documentaţia de evidenţă şi gestiune a persoanelor gestionare.
Toate persoanele gestionare din întreprinderile farmaceutice (secţii şi filiale) în conformitate
cu periodicitatea stabilită întocmesc “Raportul de gestiune a persoanelor gestionare”. Raportul de
gestiune constă din două compartimente de bază: “Intrări” şi “Ieşiri” de valori materiale după
grupe de evidenţă. Ca documente de confirmare a intrărilor şi ieşirilor de valori materiale servesc
facturile, conturile, borderourile de expediere şi transport de valori materiale, bonurile de
încasare a banilor în numerar în casă de la realizarea produselor farmaceutice, precum şi alte
documente de evidenţă a intrărilor şi ieşirilor de valori materiale enumerate mai sus.
Suma realizării în numerar din compartimentul “Ieşiri” se verifică prin comparare cu datele
din “Registrul maşinii de casă şi control”.
Raportul de gestiune a persoanelor gestionare se întocmeşte în 2 exemplare. Primul exemplar,
împreună cu documentele justificative, ce confirmă fiecare inscripţie din Raport, anexate la el, se
transmite în contabilitate, al doilea cu semnătura lucrătorului contabilităţii rămâne la persoana
gestionară.
 După verificare în contabilitate ambele exemplare se prezintă farmacistului - diriginte pentru
aprobare. Forma Raportului de gestiune a persoanelor gestionare este prezentată mai sus.
3. Evidenţa cantitativă a circulaţiei medicamentelor
Evidenţa circulaţiei majorităţii produselor farmaceutice în farmacii şi filiale se ţine în indici
valorici. Sistemele informaţionale de evidenţă a circulaţiei medicamentelor în farmacii permit de
a ţine şi evidenţa numerică a fiecărui medicament în parte. Datorită proprietăţilor pe care le
manifestă unele grupe de medicamente (toxice, stupefiante, psihotrope etc.) ele se supun unei
proceduri suplimentare de evidenţă, numită evidenţă cantitativă. Evidenţa cantitativă presupune
evidenţa circulaţiei fiecărui medicament în parte, exprimată cantitativ, în indici naturali (gr, kg,
cutii, flacoane, unităţi etc.) În baza documentelor justificative a operaţiilor de circulaţie şi
înregistrarea zilnică cantitativă, în registre speciale, a acestor operaţii. Lista medicamentelor
supuse evidenţei cantitative se aprobă de MSMPS şi este prezentată în tabelul ce urmează.

Înregistrările cantitative a operaţiilor de circulaţie a medicamentele supuse evidenţei cantitative

se efectuează în “Registrul de evidenţă cantitativă a toxicelor, stupefiantelor, altor medicamente
şi a alcoolului etilic”, forma căruia este stabilită de MSMPS.
 Acest Registru, înainte de a începe înregistrările, trebuie să fie numerotat, şnuruit, parafat
şi semnat de conducătorul întreprinderii farmaceutice. Registrul se completează pe parcursul
unui an (de la 1 ianuarie până la 31 decembrie). Pentru fiecare denumire de medicament,
remediu, specialitate, divizare se rezervă o filă separată. Intrările se înregistrează pe baza
facturilor sau a bonurilor de livrare care însoţesc medicamentele de la depozit la farmacie.
Ieşirile se înregistrează zilnic pe baza “Fişei zilnice de selecţie”.

În această fişă se înregistrează denumirea medicamentului şi cantitatea folosită pentru

pregătirea fiecărei forme medicamentoase conform reţetelor sau bonurilor primite.
Soldul final (la sfârşitul lunii) se determină după formula “balanţei de mărfuri”:
Sf = Si + In-Ie , unde:
Sf - soldul final (la sfârşitul lunii);
Si - soldul iniţial (la începutul lunii);
In - intrări pe parcursul lunii;
Ie - ieşiri pe parcursul lunii.
Totalul pentru fiecare medicament din fişa zilnică se transferă în Registru pentru ziua
respectivă, în rubrica “Ieşiri”, “Receptura individuală”. Livrările IMSP, filialelor şi altor secţii ale
farmaciei se înregistrează în bonuri de livrare sau de transfer intern şi rezultatul totalizator se
înregistrează în rubrica “IMSP, filialelor şi secţiilor farmaciei”.
Paralel, cu determinarea soldului final corespunzător datelor înscrise în Registru, se
determină şi soldul final efectiv (real), adică se efectuează inventarierea medicamentelor supuse
evidenţei cantitative. În cazul când se stabileşte o divergenţă între cantităţile “de facto” şi cea
calculată conform datelor înregistrate în Registru, se determină perisabilitatea naturală conform
normelor perisabilităţii naturale pentru toxice, stupefiante şi alcool etilic în vigoare.

Această verificare o efectuează farmacistul-diriginte. În caz de depistare a unei devieri a

soldului faptic (real) faţă de cel din Registru (care nu se încadrează în limitele normelor
perisabilităţii naturale) farmacistul-diriginte este dator să informeze instanţele corespunzătoare în
decurs de 3 zile. În caz de necesitate se efectuează o cercetare de serviciu pentru stabilirea cauzelor
devierilor şi a persoanelor vinovate de lipsa care s-a comis. Aceste persoane pot fi trase la
răspundere în conformitate cu legislaţia în vigoare.
Bibliografie: V.Safta, M. Brumărel, N. Ciobanu, S. Adauji – Management şi legislaţie
farmaceutică, - F.E.P. „Tipografia Centrală”, -Chişinău, 2012. – 800 p.