You are on page 1of 17
P2P Artice DOT: https://doi.org/10.21721/p2p.2022v8n2.p92-108 G inovacao Submetido em: 2601/2022 Acelto em: 26/03/2022 Publicado em: 29/03/2022 O PAPEL DA INFORMAGAO NOS INDICADORES DE DESEMPENHO E NOS PROCESSOS ORGANIZACIONAIS. Eduardo Felipe dos Santos Curvelo! UNIRIO curveloeduardo7@gmail.com Antonio Rodrigues de Andrade® UNIRIO antonio.andrade@unitio.br Resumo A Gestio por Processos é uma abordagem que possibilita as organizacées a alcancarem seus objetives com maior cficigncia e qualidade, pois traz o pensamento de que as entregas de um setor interferem diretamente nas de outro © 1580, no final, pode set benéfico ou ndo para a empresa. Associd-la aos Indicadores de Desemiprenbo auxilia a identificar o nivel de eficigneia de um processo, possibilitando sua melhoria. Porém, a base da Gestdo por Processos e dos Indicadores & a informagao. Este trabalho visa descrever os Indicadores de Desempenbo, definir a Gestdo por Processos e elucidar 0 papel da informacto nessas ferramentas, Palavras-chave: Gestio por Processos. Indicadores de Desempenho. Informacdo. THE ROLE OF INFORMATION IN PERFORMANCE INDICATORS AND ORGANIZATIONAL PROCESSES Abstract The Process Management is a way that enables the organizations to achieve their goals with efficiency and quality because, it brings the thought that deliveries in one sector direcily interferes in deliveries on another sector and this, in the end, may be beneficial. or not, for the company. Use Process Management with Indicators shows the level of efficiency that a process achieves, enabling the improvement. However, the basis of Management by Processes and Performance Indicators are information. This work aims to describe the Performance Indicators, define the Management by Processes and elucidate the role of information in these tools. ‘Keywords: Process Management, Performance Indicators, Information, + Especialista em Qualidade e Gestio de Processos (UCP) ¢ Bacharel enn Arquivologia pela Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro — UNIRIO. ? Pos-Doutorado em Administragio pela Universidade do Porto (FEP) e em Ciéncia da Informacio pela UFRI (BICT), Doutor em Engenharia de Transportes pela UFRI (COPPE) e mestre em Ciencia da nformacdo pela UFRJ (IBICT). ex VO) Esta obra esta licenciada sob uma licenca Rox Creative Commons Attribution 4.0 Intemational (CC BY-NC-SA 4.0). P2P & INOVACAO, Rio de Janeiro, v. 8, 1.2, p. 92-108, mar./ago., 2022. ARTIGO G inovacao 1 INTRODUGAO, Em um mundo cada vez mais competitivo e diversificado, as organizagées buscam cada vez mais diferenciar-se e inovar-se para atrair mais clientes e acionistas e aio fiearem obsoletas e serem ultrapassadas pelas concorrentes, sendo cada vez mais necessarias atividades eficientes dando suporte a gestao. Para evitar a obsolescéncia, que esta na retaguarda do desenvolvimento, é importante ter um planejamento estratégico alinhado com o mercado ¢ atento aos anseios dos consumidores. Porém, de nada adianta ter atengao aos movimentos do mercado e nao ter a organizagio norteada para obtengao dos resultados desejados. Cabe acrescentar Andrade (2010) que menciona sobre a utilizagdo de indicadores e 0 uso da informagao para possibilitar © planejamento, monitoramento, andlise e melhoria nos setores de trabalho, nos principais processos e na organizagio como um todo. Toda empresa, ao ser criada, visa 4 continuidade, solidez e ganho de mercado ampliando a sua base de clientes © parceiros. Os processos empresariais aliados aos indicadores de desempenho podem ser vistos como uma maneira de garantir essa continuidade, integrando a Organizagio ao plano pré-estabelecido ¢ mantendo © curso das operagdes dentro do rumo desejado Segundo a pesquisa divulgada pelo SEBRAE (2004) entre 70% e 80% das empresas no Brasil, fecham as portas antes de completarem dois anos de vida. Os motivos so varios ¢ os empresérios se justificam dizendo que foi por causa da alta carga tributaria ou por falta de apoio do govemo, Pode-se encarar a situagio por outra dtica: a falta de planejamento e no seu desdobramento alicercado pela informacao (FERREIRA; SILVA; SOUZA; RIGUEIRO; MIRANDA, 2005). ‘No entanto, apenas "saber muito" sobre alguna coisa no proporcious, porsis6, maior poder de competicao para uma organizacao, mas sim, exatamente quando aliado a sua gestdo que ele faz diferenca. A criagao ¢ a implantagio de processos que gerenciem, armazenem ¢ disseminem 0 conhecimento representa um novo desafio a ser enfreatado pelas empresas, (LUCHESI, NT 221, 2012) Os processos empresariais ¢ os indicadores de desempenho devem ser considerados fundamentais na atualidade para o erescimento sustentivel das empresas. Porém, para que obtenham maior efetividade devem apoiar-se num sistema de informagio consistente confiavel, auxiliando no aleance dos resultados desejados, na redugao de erros, no aumento da competitividade, bem como, no alinhamento estratégico da organizagao. Os indicadores de desempenho “[...] apontam mas nao resolvem um problema. A resolucao do problema apontado por eles depende da acao de um gestor.” (FRANCISCHINI, P2P & INOVACAO, Rio de Janeiro, v. 8, 1.2, p. 92-108, mar/ago., 2022. 93 ARTIGO G inovacao 2004, p.3). Eles sio as informagdes que devem ser utilizadas para aprimorar os processos internos baseados na identificagdo e mensuragdo dos objetivos empresariais. E necessirio, porém, atuagao da lideranga na deteegao dos problemas para seguir com as devidas corregdes. Do contritio, “[...Jo melhor a fazer é joga-lo no lixo [...]” (ERANCISCHINI, 2004, p.3). Por isso, esse trabalho também discorrera sobre como e por que a informagao pode ser considerada ‘“calcanhar de Aquiles” dos Indicadores de Desempenho. uso desses métodos tem gerado bons resultados no que se refere ao cumprimento das metas, no crescimento e na manutengao das atividades empresariais, gerando casos famosos ¢ surpreendentes de crescimento e alcance dos objetivos da organizagao, Portanto, a utilizagao da informagao estratégiea como insumo seguro e confivel na elaboraco de Indicadores e na Gestdo por Processos da empresa, auxilia a organizagio no alcance dos objetivos e/ou ter vantagem competitiva no mercado, além de manter 0 conhecimento na empresa e nio o perde com o passar do tempo ou com a saida de algum colaborador. 0 objetivo deste artigo é discorrer sobre a importancia do uso da informagao na Gestio por Processos ¢ na elaboracio dos Indicadores de Desempenho, bem como das vantagens decorrentes de sua utilizagio dentro do ambiente organizacional, garantindo crescimento sustentivel, ganho de competitividade e alinhamento estratégico na empresa, P2P & INOVACAO, Rio de Janeiro, v. 8, 1.2, p. 92-108, mar/ago., 2022. 94 ARTIGO, G inovacdo 2 AS ORGANIZACOES As organizagdes desempenham papel fundamental dia a dia da sociedade. Elas tém 0 poder de mudar hibitos, nortear pensamentos, definir 0 que esta em alta eo que ndo é mais tendéncia, Diariamente entramos em contato com elas através de aplicativos, presencialmente, utilizando algum tipo de servigo ou adquirindo um de seus produtos. Como as empresas esto tdo presentes na sociedade, muitas vezes nao percebemos que estamos cercados e em constante contato com elas em nosso cotidiano. E praticamente impossivel nao ter contato com qualquer tipo de organizagao. De acordo com Bernardo ¢ Mareondes (2005 apud PREVE, 2012, p. 7). -.] quem nao veio ao mundo em um hospital, logo vai estudar em uma escola, para depois, ja adulto, trabalhar em fibricas, escritérios, ‘comprar em lojas e supermercados, frequentar clubes, igrejas, assistir espeticulos [...]” A figura 1 sintetiza e elucida a definigdo e as inteiragdes de uma organizagio. Figura 1. Uma organizacdo é um sistema que transforma recursos em produtos ¢ servigos > Humanos: = Morera i aay |- dria ce = Financeiros fmm gh! sine 4 ‘= Informagio = Coordenacio Fonte: Maximiano (2000) Ea partir de seus objetivos que uma organizacio definiré como e em qual prazo se dara a relagio dela com a sociedade. Esses objetivos sfio chamados de, segundo Maximiano (2000), missdes ou negécios. A cada objetivo cumprido e toda vez que a missio da empresa é aleangada, a instituigfo torna-se mais efieaz Porém, apenas ser eficaz nfo garante crescimento sustentével num mercado tio competitivo. E preciso além de atingir seus objetivos e gastar pouco. Usar pouca mao-de-obra, menos insumos e fazer tudo no menor tempo possivel. Em resumo: investindo s6 os recursos necessérios, ou seja, uma estratégia adequada e seus indicadores de desempenho. Os indicadores que serio abordados e detalhados mais 4 frente sio os Indicadores de Desempenho ou KPI (do inglés Key Performance Indicators). Sto eles que medem o desempenho de um processo empresarial ¢ que devem ser medidos enquanto o processo esté sendo executado para que a implementagio de melhorias sejam feitas, P2P & INOVACAO, Rio de Janeiro, v. 8, n.2, p. 92-108, mar./ago., 2022 95 ARTIGO G inovacao [.-.] a avaliago do desempenho permite aos gestores conhecer sua real situaclo em. rclago aos objetivos estabelecidos. Permite conhecer os desvios tanto quantitativos ‘como qualitativos, subsidiando os gestotes na tomada de decisées e ages corretivas ‘quando necessirias. (NUINTIN et al 2010, p.59). Porém, nao basta ter indicadores atraentes e em um dashboard bem elaborado ¢ preciso que a informagio neles representada esteja correta e seja de uma fonte confiivel, se no colaboradores, gestores, executivos e investidores acabardo tomando decisdes erradas. Por isso, a informagao também deve ser vista como vantagem competitiva. 3 PROCESSOS EMPRESARIAIS Os processos sio, a priori, uma forma de conhecimento da organizagio como um todo, de cada responsabilidade que seus atores internos possuem, como eles atuam internamente, como a informagao transita pela instituigao e dos riscos em cada atividade. Para obter um nivel de exceléncia em eficiéncia e aumento de eficacia é preciso que todas as atividades inter-relacionadas do negocio sejam compreendidas, mapeadas e gerenciadas com uma visio processual, entendendo a organizago como um sistema em que todos estio interligados e 0 atingimento dos objetivos de uns auxiliam no alcance dos objetivos de outros Processos de negécio, no context de Gestio de Processos, sfo trabalhos que entregam valor para clientes ou apoia/gerencia outros processos. Esse trabalho pode ser ponta a ponta, interfuncional e até mesmo interorgenizacional. (BPM CBOK, 2013). Segundo Gonealves (2000), nao existe um produto ou servico oferecido por uma empresa sem um proceso operacional. Da mesma forma, nfo faz sentido existir um processo empresarial que nio oferega um produto ou um servigo. Figura 2, Definisio de processos empresariais "AMBIENTE, ENTRADAS. TRANSFORMAGAO. — ee [sex | Feedback ss Fonte: Autor P2P & INOVACAO, Rio de Janeiro, v. 8, 1.2, p. 92-108, mar/ago., 2022. 96 ARTIGO G inovacao As entradas sfo todos os recursos que serio utilizados e transformados em produtos ou servigos com valor agregado, podem ser materiais (equipamentos e pessoas), tempo, dinheiro, informagio e ou conhecimento. Os processos sio as atividades estruturadas que agregardo valor a essas entradas ¢ as transformario em saidas, sfo realizados por pessoas e/ou sistemas organizacionais e as saidas podem ser servigos ou produtos, é todo o resultado do que foi produzido ao longo do processo O feedback € 0 retomo dado sobre os produtos ou servigos gerados ao final do processo ‘om as informagdes de que 0 processo necesita de ajustes para manter a qualidade das saidas ou {que 0 processos atende as expectativas dos clientes. Andrade (2010) traz uma definigo clara de como o ambiente atua e age na organizagao e, a partir disso, é possivel entender 0 papel que o ambiente, extemo e intemo, exerce na organizacao e, consequentemente, nos processos. Aempresa é um sistema social, portando aberto, onde um conjunto de acontecimentos sociais e psicologicos,interligados numa teia de comunicagdes e envolve continuas tomadas de decisio em condigdes de incerteza. A organizaglio deve possuir: Objetivos nitidos, Estrutura organizacional definida, Processos claros de interagao, Identificagao plena de seus componentes, Definicio clara de seus limites e RelagBes com o meio ambiente (ANDRADE, 2010, p.13). Segundo 0 BPM CBOK (2013), os processos empresariais podem ser divididos em trés tipos: Proceso Primério ~ orientado para o cliente; Processo de Suporte — processos que entregam valor para outros processos ¢ nao diretamente para os clientes; e Proceso de Gerenciamento — asseguram que a empresa esti de acordo com seus objetivos e metas de desempenho. Segundo Gongalves (2000), os processos de uma empresa podem ser, de maneira geral, internos (quando tém inicio, sio executados ¢ terminam dentro da mesma empresa) ou externos. Havendo ainda os processos intra-organizacionais, quando envolvem diversas empresas para seu cumprimento. ‘Nesse sentido, de acordo com Gonealves (2000 apud Harrington, 1991), a empresa é uma colegio dos fluxos de valor voltados A satisfagao das expectativas de um determinado grupo de clientes. Os processos utilizam os recursos da organizagao para oferecer resultados objetivos aos seus clientes. 5 processos empresariais podem ser considerados o camino que leva os colaboradores ao alinhamento dos objetivos estratégicos da empresa e, com isso, entregar os resultados desejados, Em uma organizagao estruturada horizontalmente, a informacao esta disponivel nos mais variados niveis do processo sem a necessidade da alta gestio transmiti-la. Isso facilita ¢ toma a P2P & INOVACAO, Rio de Janeiro, v. 8, 1.2, p. 92-108, mar/ago., 2022. 97 ARTIGO G inovacdo tomada decisio répida. Porém, faz-se necessério definir e divulgar de que forma as decisbes sio tomadas dentro da organizacio, evitando dividas e adversidades em momentos de tomada decisio. 3.1 GESTAO POR PROCESSOS A Gestio por Processos é um modelo de gestio que possibilita a visio do todo, de forma horizontalizada, ou seja, a qualidade dos produtos ou servigos de um setor interno ou de um formecedor é um fator diferencial no que é entregue ao cliente, possibilitando assim a melhora nas entregas ¢ nos resultados. Ao tratar da “gesto por processos” vamos encontrar pontos comuns com objetivos distintos. Destaca o autor, a0 fazer uma relacio gestdo de competéncia e gestdo por competéncia: o valor semantico atribuido na abordagem administrativa da gestéio por processos, é de prioridade, de foco, de desenvolvimento de processos de negocios, de efetividade, por esta razao, denominamos, gestdo por processos (PREVE, 2008, p.64 apud Gonsalves 2008). Em suma, é um modelo de gestdo que preza pela integragio dos processos empresariais, visto que, o desempenho dos mais variados setores da organizacao esta atrelado qualidade das entregas de outros. Ha com isso a valorizagao do trabalho em equipe, responsabilizagio do 98 individuo, melhora do fluxo informacional e aculturacao da organizagao com foco na qualidade. A gastllo por processas surge como um modelo que possibilita aos gestores visualizar esta transformagiio organizacional, além de servir de base para a melhoria continua, a partir da eliminagao de etapas e extos e consequente reducao dos custos de produgao. (HORBE er al. apud’ LOPES: BEZERRA, 2008) Figura 3. Tipos de estrutura organizacional: da abordagem funcional para a abordagem por processos Vortiedl Funsienel Procezcual Proceszos einai Com processos -_-0™ funcional Hovizentaie ‘em segundo fem zegunde plane Gect&o Funcional errant —_—_—— Tradicional 1 proceszo Fonte: Andrade (2010, p.14 apud PAIM, 2009) E um sistema de gestio que visa conhecimento integrado dos processos empresariais, ponta a ponta, melhorando as entregas e possibilitando tomadas de decisao répidas, além de um P2P & INOVACAO, Rio de Janeiro, v. 8, 1.2, p. 92-108, mar /ago.,. 2022. ARTIGO G inovacao acompanhamento em tempo real das atividades, por isso, possibilita a organizagio uma adaptabilidade mais répida ao ambiente externo, © conhecimento circula pela empresa de forma horizontalizada, com menos entraves hierirquicos, fazendo com que cada ator do processo saiba, mesmo que minimamente, como proceder em determinadas sitnagdes de trabalho, aumentando a eficigncia e melhorando a qualidade das entregas. A Gestiio por Processos também pode ser utilizada como base para a melhoria continua dos processos produtivos, como foi feito por industriais japoneses que, segundo Gongalves (2000, p. 13) investiram 70% dos seus fundos em P&D em inovagdo de processos obtendo resultados considerdveis, frente aos americanos, e que provavelmente sio reflexos dessa decisio, Com a metodologia de melhoria continua é possivel aumentar os niveis de eficiéncia e reduzir as perdas de materiais, de tempo e com retrabalhos e consequentemente maximizar os Iuctos & € a Modelagem de Processos que possibilitard tanto a aplicagao da Gestao por Processos (processos integrados ¢ horizontalizados). Em resumo, ¢ 0 que possibilitard a instituigdo aumentar sua maturidade em processos. Para desenvolver o gerenciamento por processos, é necessdrio, primeiramente, realizar 0 mapeamento de processos, que, segundo Pavani et Seucuglia (2011), esti em conexio com duas atividades: estudo do trabalho (processo de observacao © levantamento de informagdes ligadas a cadeia de execucao do trabalho realizado) e entendimento do trabalho (a partir das informagées levantadas, busca-se compreender suas particularidades © entender sua existencia) (HORBE et al. qpud LOPES: BEZERRA. 2008). A modelagem deve levar em consideracao diversos pontos de vista e ter cigneia das mais variadas necessidades dentro de uma organizagao, por isso, a equipe de modelagem deve ser multidisciplinar, especializada ¢ levando em consideragio 0 papel de todos os atores do processo. Aqueles que realmente “fazem” o trabalho geralmente se concentram em tarefas © Passos que compdem as tarefas, No nivel de passos da tarefa, ba detalhes suficientes para conectar regras a agdes especificas de atores de processo. O uso de dads est cm um nivel suficientemente detalhado para gerar aplicagdes automatizadas. (BPM CBOK, 2013, p99) 4 INDICADORES DE DESEMPENHO As organizagdes esto inseridas em ambientes cada vez mais competitivos, complexos e dgeis, em decorréncia da globalizagao, da ripida inovagao teenoldgica e da competitividade que exige das empresas maior ateneio ao ambiente extemo e intemo e 4 adogio e implementagio de novas estratégias. P2P & INOVACAO, Rio de Janeiro, v. 8, 1.2, p. 92-108, mar/ago., 2022. 99 ARTIGO G inovacdo ‘Uma das estratégias para manter as empresas mais competitivas e direcioné-las para 0 cumprimento do planejamento estratégico ¢ a utilizagio de indicadores de desempenho que, segundo Muneratto er al, (2016 apud MITCHELL, 2004), é uma ferramenta que permite a obtencdo de informagdes sobre uma realidade, tendo como caracteristica principal a de poder sintetizar diversas informagdes, retendo apenas o significado essencial dos aspectos analisados. De maneira geral, o objetivo dos indicadores ¢ identificar nos processos organizacionais os problemas que estdo afastando a empresa dos seus objetivos principais para que os lideres fagam as corregdes necessiirias A avaliagio do desempenho permite aos gestores conhecer sua real situagio em relagdo a0s objetivos estabelecidos, Permite conhecer os desvios tanto quantitativos como qualtaivas, subsidiando os gestores na tomada de decisdes e agdes cocretivas quando necessérias. (NUINTIN et ai, 2010) Figura 4, Autores e finalidades de uso das informagdes dos indicadores na medigao do desempenho 5 5 Tomada ae IMonitoramento| Educacao e Comunicaco te Ie econtrole | aprendizagem Legtimidece |" extema Hen (2006; x x x 2009) ‘Simons (2000) x x x x Neely ef ai 7 x x x (2006) ‘Martins (1999) x x xT z Fonte: Muneratto at al (2016) Contudo, segundo Franscischini er af. (2017. p.60), para desempenhar um papel desejavel, os indicadores de desempenho devem possuir algumas caracteristicas basicas, como: a) primeiro ¢ preciso ter claro o que se deseja medir e depois o indicador; b) se 0s dados coletados niio forem confiveis, a informagao gerada por eles também nio seri confidvel ou sera falsa; ©) 08 indicadores devem abranger as partes importantes, ou seja, devem mostrar 0 problema ¢ suas consequéncias, bem como nao deve ser numeroso e ter a informagao perdida no meio de tanta informago; 4) devem ser expressos por mimeros e bem definidos para nio deixar margem para interpretagdes e, com isso, prejudicar a analise; ¢) simples e inteligiveis. 1) passiveis de agdes corretivas, orientando as melhorias e aproximando o resultado da meta estabelecida pela organizagi g) levar ao foco do problema. A maneira mais eficaz de combater um problema ¢ atacar suas causas. P2P & INOVACAO, Rio de Janeiro, v. 8, 1.2, p. 92-108, mar /ago.,. 2022. 100 ARTIGO G inovacao Outro fator que deve ser levado em consideragio na implementagio das Indicadores de Desempenho nas organizagdes é 0 custo dos recursos dispendidos para implementé-los que no deve ser maior que os beneficios gerados. Para gerar novas informagoes os Indicadores de Desempenho devem, necessariamente, ser comparados com outras informagées. Eles so, de acordo com Nuintin er al. (2010), uma forma de medir uma situacdo atual contra um padrio previamente estabelecido, dando suporte a anilise critica dos resultados, as tomadas de decisio e ao planejamento ¢ controle dos processos da organizagio. Isto se dé porque um indicador apresenta um valor isolado ¢ s6 a comparagio possibilitard andlise, positiva ou negativa, Os valores para comparagio podem ser abtidos através da medigZo dos histéricos dos processos, a partir dos objetivos almejados e ou comparago com outras empresas do mesmo setor (benchmark), Cabe salientar que os indicadores de desempenho podem ser classificados em dois grupos principais: qualitativo e quantitativo. Segundo Barros er al. (2015 apud OLIVEIRA, 2009, p.100), respectivamente, um indica juizo de valor € 0 outro relata um processo empresarial a partir da coleta de valores numéricos representativos do processo considerado. 1 (J. Assim, os indicadores qualitativos e quantitativos tém suas particularidades, seus pros ¢ seus contras, mas o trabalho discorrerd apenas sobre os indicadores de desempenho quantitativos, visto que, 0 foco desse estudo é a Gestio por Processos ¢ como a informagio esempenha um papel relevante nesses dois modelos de gestio. Por fim, como desempenho é um conceito muito amplo, Franeischini er al. (2017, p. 55) defende que um gestor deve ter poucos indieadores para monitorar e quanto menor o nlimero, mais focada serd a atividade dele. Portanto, ¢ preciso selecionar os principais indicadores de desempenho para monitorar, visto que, “[...]informagao demais também atrapalha.”” ‘As medidas financeiras sempre foram o principal indicador para se estimar e mestno caracterizar os resultados positivos das empresas. As tentativas de expansto dessas medidas comegaram a ocorrer na década de 1980, abrangendo uma variedade de perspectivas de areas relacionadas nos negécios, Contido, essas tentaivas tém

You might also like