Módulo 1

Unidad 1

¿Qué es Microsoft Project?

Microsoft Project, en sus diferentes versiones, es un software de gestión de proyectos que

permite administrar la información relacionada con las actividades (tareas), recursos, costos,
el trabajo y las demás variables necesarias para realizar una adecuada planificación y
seguimiento de un proyecto.

Un software de estas características “…tiene la capacidad de ayudar a planificar, organizar y

gestionar las actividades y los recursos, y de desarrollar estimados de los mismos. En función
de la complejidad del software, pueden definirse las estructuras de desglose de recursos, su
disponibilidad y sus costos, así como diversos calendarios, para ayudar en la optimización del
uso de los recursos. Permite hacer un seguimiento de las fechas y los costos planificados en
comparación con las fechas y costos reales, y proyectar los cambios al cronograma y el
presupuesto del proyecto.” (PMI).

Esto es lo que se puede lograr con Project, y a lo largo de los diferentes módulos y unidades
del curso se mostrará en detalle cada una de esas aplicaciones.

Si bien Project no cubre todos los asuntos que en cuanto a administración de la información
requiere un Gerente de proyecto, y está lejos de asemejarse a un ERP que integre muchas
áreas y asuntos de la empresa, su uso se considera indispensable en la mayoría de los
sectores y empresas, y como se explicará más adelante se complementa muy bien con
herramientas de Microsoft como Teams, SharePoint, Excel y otras.

Origen, desarrollo y versiones: Microsoft Project (MSP) es un producto desarrollado y

comercializado por Microsoft Corporation, la multinacional de origen estadounidense, fundada
en 1975 por Bill Gates y Paul Allen en Albuquerque, Nuevo México, Estados Unidos. La primera
versión de Project data de 1984 y desde 1990 opera bajo el sistema operativo Microsoft
Windows.

Project no hace parte de suite Microsoft Office y actualmente se comercializan varias

versiones:

Soluciones locales:
Project Standard. Usuarios que no necesiten herramientas de colaboración ni otras
características avanzadas.
Project Professional. Una solución integral de administración de proyectos a nivel local.
Project Server. Una solución local flexible para la administración de la cartera de
proyectos y del trabajo diario en proyectos.

Planificación y control de proyectos con Microsoft Project®

Momento de Experiencia
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Experiencia

Módulo 1
Y diferentes versiones o planes de soluciones basadas en la nube, ahora
denominadas Plan 1, Plan 3, Plan 5 (antes Project Online) para el manejo de
proyectos y carteras de proyectos (portafolios).

Fuente

Las distintas unidades y módulos de este curso han sido diseñados para ser aplicados en la
versión de Project Professional 2010 o posteriores en español o en inglés. Lo relacionado con
la creación de informes que hace parte del módulo 3. Seguimiento y control de los proyectos,
tiene en cuenta las opciones de la versión 2013 y posteriores.

La Cinta de Opciones y sus Pestañas

En versiones recientes, Project ha incorporado la denominada Cinta de Opciones: un menú

organizado que contiene comandos e íconos que se pueden usar y ubicar fácilmente para
realizar el trabajo. Los distintos comandos e íconos se encuentran organizados en grupos que
hacen parte de las denominadas fichas o pestañas.

Por defecto, la Cinta de Opciones de Project contiene siete fichas, pero como la mayoría de los
elementos de un programa de este tipo, se pueden crear nuevas, editar y ocultar las
existentes.

Las fichas preestablecidas son:

Archivo (file)
Tarea (task)
Recurso (resourse)
Crear un informe (report)
Proyecto (project)
Vista (view)
Formato (format)

Específicamente las fichas Archivo y Formato, desde las que se obtiene el acceso a varias
utilidades y funcionalidades, tienen unas particularidades que se explicarán más adelante en
esta misma unidad; las demás, se revisarán a lo largo del curso en las diferentes unidades.

Lógica de filas y columnas

En la mayoría de las vistas Project dispone la información del proyecto, las tareas y los
recursos mediante la organización de tablas que se conforman con filas y columnas. No podría
decirse exactamente que cada tabla en Project es una “hoja de cálculo”, pues el uso y manejo
de la información, la forma de configurarlas, editarlas y demás aspectos, tienen
características propias en Project, y además porque los usuarios habituales de Excel

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comprobarán que la mayoría de comandos y funciones son diferentes entre un
software y el otro.
Luego se explicará el manejo de diferentes filas y columnas, dependiendo de la
información que contenga: nombres, cantidades, duración, fechas, porcentaje de
avance, etc. Por ahora en esta sección es importante entender su manejo de
manera general.

Para el manejo de las filas hay que tener en cuenta:

Se borran directamente. Para esto se selecciona la fila y basta presionar la tecla Suprimir
(delete) y la fila se elimina sin que se pida confirmación, así la información sea o no
importante.
Se pueden insertar nuevas filas en blanco simplemente ubicando el cursor en una fila
determinada y presionando la tecla Insertar (Insert).
Se pueden mover con ayuda del mouse hacia arriba o hacia abajo en una tabla. Se
selecciona la fila y una vez esté sombreada se puede mover desde el número de la fila o
señalando alguno de los bordes.
Se puede obtener información detallada respecto a lo que aparece en la fila (proyecto,
tarea, recurso, etc.) dando doble clic sobre la misma fila.
Al presionar el botón derecho del mouse sobre una fila se obtienen varias opciones de
edición y configuración.
Como se explicará en varias unidades, la información contenida en las filas podrá
corresponder al proyecto, las tareas o los recursos, de acuerdo a la vista que se tenga
disponible.

Para el manejo de las columnas hay que tener en cuenta:

Project tiene una gran cantidad de información de columnas preestablecidas o

“preconfiguradas”: Esto significa que bastará insertar la columna configurada con la
información que se necesita en la tabla para analizar lo que se requiera del proyecto,
tarea o recurso.
A diferencia de las filas, en Project las columnas no se eliminan. Cuando se selecciona
una columna y se presiona la tecla Suprimir (delete) se genera el efecto de ocultar, muy
conocido por los usuarios de Excel (ocultar columnas).
Al presionar el botón derecho del mouse sobre una columna se obtienen varias opciones
de edición y configuración.
La información contenida en las columnas podrá corresponder a un valor, fecha (ejemplo:
inicio y terminación), costo, trabajo, duración, etc., según se requiera para ingresar o
consultar la información.

La Escala de Tiempo

Otro elemento que se encuentra una vez se abre Project por primera vez es la denominada
Escala de Tiempo, que es una ayuda gráfica que se construye con información del proyecto, las

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tareas y otros elementos. Para explicar el manejo de la Escala de Tiempo se
requiere tener un proyecto con información de tareas y recursos y otros
elementos, por lo que se tratará en detalle más adelante en otras unidades.

La escala de tiempo se habilita o deshabilita desde la pestaña Vista (grupo Vista en dos
paneles).
A lo largo de todo el curso se explicará cómo están conformadas y las utilidades de cada una
de las fichas o pestañas que conforman la Cinta de Opciones. Sin embargo, por su carácter
general, es oportuno mencionar desde ya las utilidades de dos de las fichas de uso general:
Archivo y Formato.

La pestaña Archivo (File)

Esta ficha, que es similar a la homónima disponible en otros programas de Office como Word,
Excel y otros, en Project tiene una importancia significativa dado que varias de las opciones
disponibles definen cómo se trabajará con el proyecto, las tareas y los recursos.

Al seleccionar la pestaña archivo, aparecen las siguientes opciones o entradas:

Información
Nuevo
Abrir
Guardar
Guardar como
Imprimir
Compartir
Exportar
Cuenta
Opciones

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Detalle de algunas entradas:

Información: Esta entrada permite ver de manera resumida la información del

proyecto; algunas propiedades avanzadas y estadísticas del proyecto.
En este apartado se encuentran además el icono para acceder a opciones de administrar las
cuentas de Project web app (de Project Server) y organizar la Plantilla global. Trabajar con la
Plantilla global requiere un conocimiento previo de diversos aspectos de Project, por lo que su
uso se recomienda para usuarios con conocimientos previos de la herramieta.

Nuevo: opciones para crear un proyecto en blanco, crear un proyecto a partir de otro existente
y trabajar con plantillas disponibles en línea.

Abrir: Permite ubicar archivos recientes y archivos en las diferentes unidades del equipo y
otras unidades.

Guardar y Guardar como: Además de escoger la unidad o la carpeta para grabar el proyecto
permite definir diferentes tipos, entre: Proyecto (*.mpp), Plantilla de proyecto (*.mpt), y otros
tipos de archivos: .pdf, .xls, XPS, XML, texto, etc., de acuerdo a lo que el usuario o el equipo del
proyecto requieran.

Opciones: En Project la entrada Opciones es muy importante para definir el manejo de la

información, las nes de amación del proyecto y las tareas, los cálculos que realiza la
herramienta y ciertos parámetros que pueden mantenerse o cambiarse, por lo cual es
necesario conocerlos antes de empezar a trabajar la información de cualquier proyecto.

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Al seleccionar la entrada Opciones se despliega un menú que contiene las
siguientes entradas:
General
Mostrar
Programación
Revisión
Guardar
Idioma
Avanzado
Personalizar la cinta de opciones
Barra de herramientas de acceso rápido
Complementos
Centro de confianza

A continuación, se explican algunas de ellas.

General: Muestra opciones generales para trabajar con Project. De estas opciones vale la
pena resaltar

Formato de fecha que permite escoger entre diferentes formatos que serán aplicados en todas
las columnas que contengan fechas. En ciertos proyectos o situaciones será importante que
además de la fecha se muestre la hora. Por ejemplo: “El proyecto inicia el lunes 4 de febrero a

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las 8:00 a.m.”. En este caso tenemos que asegurarnos que el formato de fecha
escogido nos permita tener dicha precisión.

Nota: Nota: Por defecto, en la mayoría de versiones de Project en español

aparece definido como hora de inicio las 9:00 a.m. Es posible que el usuario
quiera hacer un cambio temporal o permanente en dicho parámetro, y esto se
explica más adelante, en la unidad 2, en hacer cambios en el calendario.

Mostrar. Permite hacer cambios en el modo en que se muestra cierto contenido. Escoger el
tipo de calendario, el símbolo y los decimales para valores en unidades monetarias (pesos,
dólares, etc.).

Programación. Esta entrada pasa generalmente inadvertida en usuarios habituales de

programas como Excel y Word. En Project es diferente. Es una de las entradas más
importantes para establecer la forma en que se va a programar y organizar la información del
proyecto, las tareas y los recursos. En otras palabras, así no se hagan cambios, entender
cómo están definidas las opciones de programación, le permite al usuario entender el
funcionamiento de la herramienta, y en algunos casos cómo se hacen cálculos, se muestra la
información disponible, y en general “el comportamiento” de la herramienta una vez se ingresa
información del proyecto, las tareas y los recursos.

Varios elementos de la entrada Programación se revisarán a lo largo de las diferentes

unidades en la medida en que sea necesario conocerlos o modificarlos. Por ejemplo, los Tipos
de tarea predeterminados y la Programación manual o automática en unidad Definición y
programación de tareas.

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Es importante tener claro que de manera predeterminada la mayoría de usuarios
van a encontrar:

La semana comienza en: lunes y el año fiscal comienza en: enero

La hora de comienzo predeterminada: 9:00
La hora de fin predeterminada: 19:00
Las horas por día: 8
Las horas por semana: 40
Los días por mes: 20
Las nuevas tareas creadas: Programada manualmente
La duración se muestra en: Días
El trabajo se muestra en: Horas
El tipo de tareas predeterminado: Unidades fijas

Es posible que el usuario encuentre o no estos mismos parámetros. En cualquier caso, lo

importante será entender a qué corresponde cada uno y poder tomar una buena decisión
acerca de si se mantienen tal como están o se hacen cambios.

La regla 8 x 5 x 4

Los parámetros que se han explicado hasta ahora establecen un supuesto o marco general
para todo proyecto:

En un día hábil, o jornada laboral, se trabajan 8 horas.

Hay 5 días o jornadas hábiles en la semana para programar y ejecutar el trabajo (lunes a
viernes).
Se trabajan 40 horas por semana.
Un mes tiene 4 semanas, y por lo tanto al mes se trabajan 20 días.

La pregunta que surge con este asunto tiene que ver con cómo cambiar las horas de inicio y
fin predeterminadas, y cómo modificar el calendario para ajustarse a organizaciones o
proyectos en los que se trabaje en otros días, ej., los sábados, además marcar los días en los
que no se trabaja (no hábiles) y qué efecto tendrá eso en el proyecto.

La respuesta para esto es que sí se pueden modificar los horarios y los días en los que se
podrá trabajar en el proyecto. Por ahora, sin haber visto otros temas no es un asunto
prioritario y por lo tanto la recomendación es no apresurarse a hacer cambios. Dichos ajustes
se revisarán en la unidad 2 y posteriores.

En este punto es importante precisar que Project programará el trabajo en las jornadas
hábiles disponibles.

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Ejemplos, sin considerar la cantidad de recursos disponibles para hacer el trabajo:

Si hay que realizar una tarea que implica 40 horas de trabajo, dicha tarea
requerirá 5 días para su ejecución (40h/8h por día).
Si hay que realizar una tarea que implica 30 horas de trabajo, dicha tarea requerirá 3.75
días para su ejecución (30h/8h por día).

Project no toma las 24 horas de un día como disponibles para trabajar, a menos que se cambie
el calendario preestablecido.

Una tarea con duración de 1 semana que empiece un miércoles, terminará el martes
siguiente.
Una tarea con duración de 5 días que empiece un miércoles, terminará el martes
siguiente.
Una tarea con duración de 40h que empiece un miércoles, terminará el martes siguiente.

Las tres son equivalentes.

Las tres tareas inician al comienzo del primer día (16/09) y terminan al final de la 5ª
jornada hábil (22/09).
El diagrama de Gantt muestra las barras desde el miércoles hasta el martes de forma
ininterrumpida, lo cual no se puede interpretar como que el sábado y el domingo se
trabaje.1,2

Supongamos ahora que para un proyecto establecemos que la duración es de 90 días. Si no se

han cambiado los parámetros, no podemos asumir que eso corresponde a tres meses de
trabajo. Los 90 días son “jornadas hábiles” o “jornadas en las que se ha programado trabajo
por hacer” contando los días en los que no se programe trabajo (ociosos), pero sin tener en
cuenta días no hábiles (sábados, domingos y festivos). Los 90 días corresponden a 18
semanas en los que se trabaja de lunes a viernes (18 semanas x 5 días = 90 días).

¹ Las opciones para modificar las opciones de formato de las barras de tareas, hacen parte de la Escala temporal.
² Las imágenes de esta sección, y en general de capitulo1, se muestran con tareas que se han definido con Modo de Tarea:
Autoprogramar (se programan automáticamente) y no de programación manual. Las diferencias entre ambas opciones se explican en
la unidad Definición y programación de tareas.

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En un calendario “de oficina” 18 semanas corresponden aproximadamente a 4
meses y medio. Esta diferencia no debe generar confusiones, y antes que
considerarla una deficiencia o inexactitud de la herramienta, debemos asumir que
es una de sus mayores fortalezas.

Otros autores han dedicado extensos apartados en sus libros y guías para criticar la forma
como Project muestra la duración de un proyecto, con lo cual se confunde al lector, e incluso
proponen que se deben modificar los parámetros para que un día dure 24 horas y una semana
7 días, “como debe ser”. Esto equivale a comprar un carro nuevo y pedir al concesionario que
nos cambie el odómetro que nos permite ver los kilómetros recorridos por un aparato que
muestre el número de días o semanas que tenemos el vehículo, sin importar los días que
permanece estacionado o sin uso.

Para Project los días son jornadas hábiles de trabajo. Cada usuario puede definir cuántas
horas se trabaja por día y cuántos días a la semana. Si se trabaja los sábados o no y cuántas
horas. En este sentido Project admite parametrizar de acuerdo a las necesidades de la
organización o el proyecto según se requiera.

En este y otros aspectos hay que tener presente que Project permite trabajar con cualquier
tipo de proyecto independiente de su complejidad y duración, es por eso que la
parametrización es importante para que se ajuste o adecúe a la realidad del proyecto que el
usuario o el equipo quiera trabajar.

Ejemplo

(a) Si los parámetros generales disponibles en Archivo> Opciones > Programación no se

cambian:
Al ingresar una actividad de duración 10 días, se marcarán 10 días en el diagrama de Gantt
Al ingresar una actividad de duración 80h, se marcarán 10 días (2 semanas) en el
diagrama de Gantt.

(b) Si los parámetros generales disponibles en Archivo> Opciones > Programación se cambian,
y ahora se escogen: Horas por día: 4 y Horas por semana: 20.
Al ingresar una actividad de 10 días de duración, se marcarán 5 días en el diagrama de
Gantt.
Al ingresar una actividad de 80h, se marcarán 10 días en el diagrama de Gantt
Al ingresar una actividad con duración de 1 semana, se marcarán 2,5 días en el diagrama
de Gantt.

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Estas diferencias deben entenderse con los conceptos de “trabajo por hacer” y “jornada hábil”.

En esta nueva situación, los parámetros generales se cambiaron (ahora un día tiene 4h y una
semana 20h), pero hasta ahora no se han modificado los calendarios, por lo tanto, se plantea
que la jornada hábil se mantiene de 8h por día, y eso representa que se puede trabajar el
equivalente a 2 días de 4h por jornada. Project programa el “trabajo por hacer” en los horarios
disponibles para trabajar:

Nombre de la Duración Trabajo por hacer (horas) Trabajo de 8h requeridas

tarea para hacer el trabajo
tarea 1 10 días 10d x 4h = 40h 5
tarea 2 80 horas 80h 10

tarea 3 1 semana 5d x 4h = 20h 2,5

Al ingresar una actividad de 10 días de duración (Tarea 1) se le plantea a Project que hay
que trabajar 40h y eso se logra en 5 días, puesto que de acuerdo con el calendario
estándar (sin modificaciones) se pueden trabajar 8h por día.
Una actividad de 80h (Tarea 2) se puede realizar en 10 días, puesto que se trabajan 8h por
día.
Una actividad de 1 semana (Tarea 3), representa 20h de trabajo según los parámetros
ajustados, y si se trabaja 8h por día, esa cantidad de trabajo se cubre en 2,5 días.

Las diferencias se mantendrán mientras no se realicen cambios en el calendario del proyecto

(Proyecto> Cambiar tiempo de trabajo) o se creen otros nuevos, tal como se explicará en la
unidad 2.

(c) Haciendo uso de esa opción Cambiar tiempo de trabajo será posible establecer un horario
de trabajo de 4h por día; por lo tanto, se trabajan 4h por día y esto coincidirá con los días
de 4h definidos previamente (Opciones > Programación).

Nombre de la Duración Trabajo por hacer (horas) Trabajo de 4h requeridas

tarea para hacer el trabajo
tarea 1 10 días 10d x 4h = 40h 10
tarea 2 80 horas 80h 20

tarea 3 1 semana 5d x 4h = 20h 5

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En esta tabla el número de jornadas es el doble respecto a la tabla anterior, y en
este caso una tarea de duración 10 días se pueda ejecutar en 10 jornadas hábiles
(de 4h cada una).

La duración la define el usuario para cada tarea o actividad (horas, días, semanas, meses,
etc.).

El trabajo por hacer depende de las <Horas por día> definidos en Opciones> Programación, es
decir de la “duración del día”.

La duración de la Jornada para trabajar se ajusta con el calendario que esté definido para el
proyecto o la tarea, y tiene relación con el “horario de trabajo”.

Entre las distintas opciones posibles ninguna es correcta o incorrecta; todo dependerá de las
condiciones del proyecto y de los supuestos y otras consideraciones al momento de mantener
o modificar los parámetros de la programación.

Ejemplo. Se puede modificar el calendario estándar de Project (o crear uno nuevo)³ para
añadir que el sábado se trabajen 4h. En este caso se trabajará de lunes a viernes 8h por día y
el sábado 4h. Total 44h por semana.

Si los parámetros generales disponibles en Archivo> Opciones > Programación no se cambian:

Al ingresar una actividad con duración de 1 semana, en el diagrama de Gantt se marcará
1 semana de lunes a viernes.
Al ingresar una actividad de 6 días de duración y empieza un lunes, en el diagrama de
Gantt se marcará 1 semana (de lunes a sábado) y medio día más.

Esto se explica porque en una semana se podrán trabajar 5,5 jornadas hábiles que
corresponden a las 44h disponibles para trabajar, pero al ser la actividad de 6 días, se requiere
trabajar 48h (6d x 8h) y por lo tanto queda faltando el equivalente a 4h (medio día) que se
programará en la jornada hábil siguiente: el lunes.

³La modificación y creación de calendarios en Project se tratan en la unidad 2.

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Con duración 1 semana termina el viernes (40h).
Con duración 6 días termina el lunes a medio día (48h).
Con duración 5,5 días termina el sábado a mediodía (44h).

Ejemplo. Para un proyecto o determinada actividad se puede escoger el calendario 24 horas

(Proyecto> Información del proyecto> Calendario).

Si los parámetros generales disponibles en Archivo> Opciones > Programación no se cambian:

Al ingresar una actividad con duración de 1 semana, en el diagrama de Gantt se marcará
equivalente a 40 horas de trabajo (40h / 24h = 1,667 días), que en la barra se marca como
2 días (16h del primer día + 24h del segundo). Desde las 8:00 del primer día hasta las 24:00
del segundo.
Al ingresar una actividad con duración de 24h en el diagrama de Gantt se muestra de la
misma forma que una actividad de 3 días (8hx3): barra de 1 día.

Ejemplo

(a) Se trabaja en un proyecto para el cual los parámetros generales disponibles en Archivo>
Opciones > Programación no se cambian (8h por día y 40h por semana). Y el calendario del
proyecto si se ajusta para trabajar 9h por día. En este caso la modificación del calendario
da la posibilidad de trabajar 45h a la semana (8:00 a 12:00 y 13:00 a 18:00).

La tarea de 40h, la de 1 semana y la de 5 días (tareas 1, 2 y 3), no requieren las 5 “jornadas

hábiles” para terminar; inician el lunes y terminan el viernes a mediodía. En este caso la
duración es de 5 días, pero en el diagrama de Gantt se marcan 4,5 jornadas hábiles para su
ejecución. Se requieren 40h para ejecutar las tareas (8h x 5d=40h), pero se tienen 45h
disponibles para trabajar en 1 semana (9h x 5d = 45h).

La tarea de 45h requiere las 5 jornadas completas para ser ejecutada y esto equivale a una
actividad de 5,625 días de duración (45h/8h).

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La tarea de 6 días equivale a la de 48h (6d x 8h), y en el diagrama se extienden
hasta las 11:00 del día hábil siguiente.

(b) Derivado del mismo ejemplo, en el gráfico arriba se muestra que después de la Tarea 1
(con duración 5 días) se tienen disponibles 5h para terminar la jornada disponible para
trabajar de la semana. Igual ocurre con la tarea 2 (con duración de 40 h). Las tareas 1b y
2b representan, en este caso, las 5h que están disponibles para llegar hasta las 18:00
horas del día viernes.

Resumen:

Opción Calendario Efecto

de Programación
Sin cambios Calendario estándar
Coinciden la duración de los días con las jornadas
(días de 8h y (lunes a viernes de 8:00
disponibles para trabajar de calendario (8h)
semana de 40h a 12:00 y de 13:00 a 17:00)
Se cambió a Las jornadas disponibles son de 8h, pero cada
Calendario
días de 4h y día requiere solo media jornada (4h). Project
estándar
semanas de 20h programa 2 días de trabajo cada jornada.

Se cambió a día de Se ajustó el calendario Coinciden la duración de los días con las jornadas
4h y semana de para trabajar 4h por día disponibles para trabajar de calendario (4h).
20h
Se modificó el calendario Las jornadas de los 6 días suman 44h disponibles
Sin cambios (días
estándar para trabajar para trabajar. Una actividad con duración de 6 días
de 8h y semana de
los sábados (total 44h o de 48h se extiende hasta el siguiente día hábil en
40h)
por semana) el diagrama de Gantt.

Sin cambios (días La jornada se define como de 24h al día

de 8h y semana de Calendario 24 horas disponibles para trabajar. Una actividad con
40h) duración de 24h se programa en una sola jornada
disponible para trabajar.

Se modificó el La jornada se define como de 9h al día disponibles

calendario estándar para trabajar. Una actividad de un día solo
Sin cambios (días requiere 8h de la jornada y queda 1h disponible
para trabajar 9h por
de 8h y semana de para iniciar otra. Una actividad de 5 días requiere
día (total 45h por
40h) 40h para ser ejecutada y si comienza el lunes
semana) disponibles
para trabajar termina el viernes a media día; quedan disponibles
5h del viernes.

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Experiencia

Módulo 1
Como conclusión de esta sección y para evitar perder el control de los calendarios,
las “jornadas hábiles” y el “trabajo por hacer”, la recomendación general siempre
será que los parámetros de Opciones> Programación, en cuanto a las horas de un
día y las horas de una semana, en la medida que sea posible deben coincidir con lo
que se establezca en el calendario del proyecto y las tareas.

Project permite trabajar con días que tengan una duración que “no encaje” o no coincida con el
calendario, pero hemos ilustrado con los ejemplos que esto podría generar confusiones.

Un día de 10h con un calendario que establezca trabajar 8h por día.

Un día de 9h con un calendario que establezca que se pueden trabajar 48h por semana.
Una semana con 48h con un calendario que establezca que se pueden 40h por semana.

Para facilidad del usuario se recomienda aplicar una “regla de múltiplos”.

Si se definen días de 8h la semana debería tener un total de horas múltiplo de 8 (40h, 48h,
etc.), y se debería escoger con un calendario que también permita trabajar 8h por día y
40h o 48h a la semana.
Si se definen días de 9h la semana debería tener un total de horas múltiplo de 9 (45h, 54h,
etc.) y se debería escoger con un calendario que también permita trabajar 9h por día y
45h o 54h a la semana.

Lo anterior no debe interpretarse como una condición para planificar un proyecto, pero
ayudará a que la programación conserve cierta lógica y se facilite su interpretación.

Como se explicará más adelante, un proyecto, sus actividades y sus recursos no tienen que
manejar el mismo calendario. Se podrá trabajar con un calendario para el proyecto y el
usuario decide si mantiene el mismo calendario para las distintas actividades y recursos.

Incluso en proyectos complejos o con un gran número de actividades, el usuario no debería

preocuparse tanto porque Project refleje exactamente o de manera idéntica lo que sucede
realmente con las tareas y los recursos. Por ejemplo, es innecesario hacer esfuerzos para
que se reflejen exactamente todas las franjas que durante el día no se trabaja por pausas
durante la jornada, incluido el almuerzo.

Es deseable haya una coincidencia, pero no se debe pretender que sean idénticos, puesto que
esto no es lo más importante en la mayoría de los casos. Project debe ser entendida como una
herramienta para hacer estimaciones y análisis. Con lo anterior se plantea que, si la
organización trabaja más de 40h por semana, como sucede en algunos países, se puede
trabajar con la configuración predeterminada de 40h por semana, sin considerar que esto es
inexacto, y solo cambiarla en caso de que se requiera ese nivel de detalle o precisión.

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Project da la posibilidad al usuario de definir en Opciones> Programación:

Hora de comienzo predeterminada de 0:00 a 23:30

Hora de fin predeterminada de 0:00 a 23:30
Horas por día de 0 a 24 (preestablecido 8)
Horas por semana de 0 a 168 (preestablecido 40)
Días por mes de 0 a 100 (preestablecido 20)

Es fácil de interpretar que las horas por día vayan de 0 a 24 y que las horas por semana de 0
a 168 (24h x 7 días), pero cómo interpretarías que los días por mes puedan ser más de 30 o 31,
incluso hasta 100? Precisamente para esto se ha propuesto la regla 8 x 5 x 4.

Los calendarios preestablecidos son 3. Trabajar con alguno de estos o crear nuevos se explica
en la unidad 2

Nota: Como recomendación general el usuario debe establecer los calendarios y

eventuales modificaciones en las Opciones de programación, antes de ingresar la
información de Tareas y Recursos. Hacer cambios en estas opciones una vez se han
ingresado Tareas y Recursos modifica la forma como se programa y se muestra la
información, y seguramente mucha confusión. Por ejemplo, las duraciones de las tareas
pueden cambiar.

Tanto la duración de una tarea o del proyecto, así como el trabajo, se puede definir o mostrar
en:
Minutos min
Horas h
Días d
Semanas sem
Meses ms ó mss

Nota: Al momento de definir la duración de una tarea es suficiente ingresar el número y

la sigla correspondiente (min, h, d, sem o mss), sin espacios, y la tecla Enter o alguna de
las teclas de flechas

Revisión. Cambia la forma en que Project corrige y da formato al texto.

Guardar. Para personalizar cómo se desea guardar el proyecto. El formato del archivo para los
proyectos es (*.mpp) y para las plantillas es (*.mpt).
Personalizar la cinta de opciones. Permite ocultar, editar o agregar pestañas y grupos de la
Cinta de opciones.
Barra de herramientas de acceso rápido. Permite personalizar la barra de herramientas de
acceso rápido. Agregar o quitar comandos de la barra y definir su ubicación por encima o por
debajo de la Cinta de opciones.

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La pestaña Vista

Vista y todos sus grupos han sido dispuestas para hacer el cargue de la
información y las consultas acerca de los distintos elementos que contiene el
proyecto, y son muy útiles tanto durante la planificación como durante el
seguimiento y control. Estas herramientas proveen mucha flexibilidad y permiten que lo que
se ve en la pantalla cambie su aspecto y la información se organice de diferentes maneras.

Los grupos contenidos en esta pestaña se denominan:

Vista de tareas: Diferentes opciones para cargar o consultar información teniendo en cuenta
el orden o la secuenciación de las tareas.
Vista de recursos: Diferentes opciones para cargar o consultar información de los recursos,
sus asignaciones, sus costos, su disponibilidad, etc.

Opción de Otras vistas en Vista de tareas Opción de Otras vistas en Vista de recursos

Opción Más vistas en Otras vistas de tareas o recursos

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Módulo 1
Datos: Permite definir esquemas, ordenar o filtrar bajo determinados criterios y
contiene la opción de Tablas para modificar todas las vistas dependiendo si se
quiere cargar o consultar información de Trabajo, Costo, Programación o Uso.

Un adecuado conocimiento y manejo de la opción Tablas (disponible en el grupo

Datos) le da al usuario muchas posibilidades y flexibilidad para hacer consultas de muchos
aspectos del proyecto. Las opciones disponibles que se muestran en la siguiente imagen,
podrán ser renombradas o modificadas. Además, aparecen otras con la opción [Más tablas…]
para trabajar tanto con tareas como con recursos.

Opciones disponibles al desplegar la lista de Tablas (grupo Datos,

pestaña Vista) y [Más tablas…]

Zoom: para hacer ajustes a la escala temporal, el zoom y poder ajustar gráficos del proyecto
completo de acuerdo al tamaño de la vista o ventana disponible.
Vista en dos paneles: para habilitar o deshabilitar la Escala de tiempo y dividir la pantalla en
dos o más secciones.
Ventana: Crear, cambiar y organizar ventanas para consultar la información de los proyectos
o de varias secciones de un mismo proyecto.
Macros: crear y grabar macros y trabajar con herramientas de Visual Basic.

Por defecto, cuando se inicia un nuevo proyecto la Vista seleccionada es Diagrama de Gantt y
la Tabla Entrada.

La pestaña Formato

Las opciones disponibles en Formato permiten hacer ajustes en estilos, formas de

presentación de la información del proyecto, las tareas y los recursos, así como los diferentes
gráficos disponibles en Project como el Diagrama de Gantt y otros.

Los grupos y entradas disponibles en la pestaña Formato varían según la Vista que se haya
escogido y se esté observando en determinado momento en la pantalla.

Por ejemplo, cuando se tiene seleccionada la Vista Diagrama de Gantt, la pestaña Formato se
ajusta con las herramientas de Diagrama de Gantt.

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Módulo 1

Cuando se tiene seleccionada la Vista Hoja de recursos, la pestaña Formato se ajusta con
herramientas de Hoja de recursos.

Y en este mismo sentido, cuando se cambia de Vista (Uso de tareas, Uso de recursos,
Diagrama de red, Calendario, Organizador de equipo, Gráfico de recursos, Formulario de
recursos, etc.), la pestaña Formato se ajusta, y aparecen los grupos y entradas requeridas en
cada una.

Los calendarios

Atención especial merece el manejo y configuración de los calendarios en Project. Los

calendarios son una opción para poder realizar la planificación del proyecto y la programación
de las tareas y los recursos. Sin embargo, es válido mencionar que las opciones de trabajar
con uno o varios calendarios podrán servir tanto para decidir cuándo se trabaja y cuándo no
se trabaja en el proyecto, cuándo se puede realizar una actividad y cuándo no, cuándo se puede
contar con un recurso y cuándo no.

Project permite definir calendarios tanto para el proyecto, las tareas y los recursos. Los
distintos calendarios crean condiciones para hacer el trabajo y a la vez definen las
restricciones con las cuales se puede hacer la programación de un proyecto.

Los calendarios disponibles para el proyecto, los recursos y las tareas son tres, de manera
predeterminada:

El calendario Estándar (preestablecido)

El calendario Turno de noche
El calendario 24 horas

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Módulo 1
Calendario base Características

- Es la forma tradicional de trabajar y podría asemejarse a un horario “de

oficina”, 8h por día y 5 días a la semana, total 40h.
Estándar - El horario varía dependiendo de la versión de Project o el país, pero podría
ser de lunes a viernes de 8:00 a 17:00 con una hora de receso. Por ej. 8:00
a 12:00 y 13:00 a 17:00,
9:00 a 13:00 y 14:00 a 18:00, etc.

- El trabajo de 5 días por semana, 8h por día, 40h a la semana. En este caso
el horario viene preestablecido de lunes a sábado, iniciando la jornada
desde las 23:00 hasta las 8:00 del día siguiente, con una hora de receso.
Turno de noche Por ej. 23:00 a 3:00 y 4:00 a 8:00.
- Los sábados se programa trabajo únicamente desde las 0:00 hasta las
8:00, para terminar la jornada que empieza el viernes a las 23:00.

- Se establece para tareas o recursos continuos, que no consideran

periodos no laborables.
24 horas - Se utiliza generalmente para máquinas o equipos y algunos tipos de
abastecimientos o procesos.
- Algunas tareas con este calendario podrían representar tiempos de
espera.

Los parámetros de estos tres calendarios base pueden ser modificados y se podrán crear
otros, tantos como el proyecto requiera. Teniendo en cuenta, como ya se mencionó, que dichos
calendarios podrán ser adoptados por el proyecto, por una o varias tareas y por uno o varios
recursos.

Un recurso tipo trabajo podrá tener asignaciones para trabajar en determinada tarea, de
acuerdo con el calendario que le haya sido asignado al recurso. Este calendario puede ser
igual ó diferente al que se haya escogido para el proyecto y la tarea. El calendario del recurso
puede ser interpretado como su “horario disponible para trabajar en las tareas del proyecto”.

Es necesario que los calendarios del recurso coincidan, así sea parcialmente, con el
calendario de la tarea. Si los calendarios del recurso y la tarea no coinciden, así sea
parcialmente, el recurso no podrá hacer su trabajo en su horario disponible.

No es necesario que los calendarios de las tareas y los de los recursos coincidan con los del
Proyecto. Se puede tener un Proyecto con horario de oficina, y una actividad y sus recursos
que se programen en las noches o los fines de semana.

A los recursos tipo Material y Costo no se les asignará ningún calendario.

Ejemplo. Para un determinado proyecto el calendario para realizar el trabajo será el

calendario Estándar, con el que se trabajan 8h por día. En el proyecto se podría definir un

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Módulo 1
recurso (tipo trabajo) que tiene solo unos días o un horario determinado para
trabajar en las asignaciones a ciertas tareas que se realizan en el proyecto.

El calendario Estándar se ha ajustado y determina que en el proyecto se trabaje

de lunes a viernes de 8:00 a 12:00 y de 1:00 a 5:00 (8h por día). Es posible definir un calendario
específico para el recurso: Ingeniero especialista, el cual podrá trabajar en este proyecto
únicamente algunos días al mes: lunes, martes y miércoles, los otros días no se podrán hacer
asignaciones de su trabajo al proyecto. Una vez el recurso sea asignado a las diferentes tareas
en las que sea requerido, se mantendrá la limitación de trabajar 3 días a la semana y no 5. El
calendario que se crea para el recurso podrá ser exclusivo para éste o compartirse con otros
recursos.

Un ejemplo acerca de crear y modificar calendarios se podrá revisar en la unidad 2.

La Escala Temporal

Project permite hacer ajustes en la denominada Escala temporal que define la forma como se
ajustan los días, las semanas y los meses en las vistas como el Diagrama de Gantt, el Gantt de
seguimiento y otros.

Al doble click sobre la barra en la que se señalan los días o semanas (en la parte superior de
Gantt) se despliega la Escala temporal. También se puede acceder a ella por Vista > Zoom >
Escala temporal. Esta forma de definir la escala de tiempo es una especie de Zoom con
parámetros desde días hasta años.

Lista desplegable de
unidades en el grupo Zoom Cuadro de diálogo Escala Temporal
de la pestaña Vista

El cuadro de diálogo Escala temporal permite definir tres niveles: superior, intermedio e
inferior, que son a la vez las filas que contendrán información sobre unidades de tiempo. Por
defecto se muestran dos niveles y se puede modificar para trabajar con uno o con tres.
Además, permite modificar las Unidades, la etiqueta de esas unidades, separadores y otros.

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Módulo 1
El Zoom se podrá modificar desde Vista > Zoom o con Ctrl + el movimiento
adelante o atrás del roller del mouse. Cambios con el Zoom, representan a la vez
modificaciones en las unidades de cada nivel, y lo único que se mantendrá fijo
serán el número de niveles y las etiquetas escogidas.

Finalmente, el cuadro de dialogo permite modificar la forma como se muestran en los gráficos
los periodos no laborables. Por defecto los días no laborables aparecen dibujados detrás de
las líneas de tareas, y esto se puede modificar para que se muestren delante de las barras de
tareas o no se muestren. También se pueden modificar el color, la trama y escoger entre los
diferentes calendarios.

Cuadro de diálogo Escala temporal / Periodo no laborable

Las pestañas Tarea, Recurso, Informe y Proyecto serán revisadas en las otras unidades del
curso.

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