Modulo 6 Prevencion de FraudeUnidad 1 VV. Prevencion de Fraude Introduccion al Modulo Prevencion de Fraude | Mae) s) seh ie} Alfinalizar este médulo, usted estard en la capacidad de: reconocer las principales caracteristicas del fraude, las herramientas que el Banco a disefiado parala gestion delos mismos y los canales mediante los cuales usted debe dar a conocer sobre posibles fraudes o incumplimientos graves alos procedimientos, alas areas correspondientes. Usted es parte importante para prevenir y gestionar de manera adecuada este tipo de eventos en el Banco. > cQué es el fraude? El fraude comprende una amplia gama de irregularidades y actos ilegales caracterizados por la intensién de engafiar o proporcionar falsa informacién En el marco internacional, el Instituto de Auditores Internos define el fraude como: “cualquier acto ilegal caracterizado por engafio, ocultacién o violacién de confianza. Estos actos son perpetrados por individuos y por organizaciones para obtener dinero, bienes o servicios, para asegurar ventajas personales y de negocio.” [Mexico g eas C Bi e-tele(-y Presion oincentivo Lapresién o incentivo representa una necesidad (puede ser un problema financiero) que la persona intenta satisfacer mediante el fraude. Oportunidad Es la posibilidad de cometer un fraude sin ser detectado, Quienes cometen un fraude aprovechan las oportunidades debido a controles internos débiles, falta de vigilancia, gestion administrativa deficiente o por la autoridad que tienen en la institucién para evadir controles.Unidad 1 Prevencion de Fraude Racionalizacion Es la justificacién que realiza una persona ante un fraude. Involucra que esta perso- na se convenza que su comportamiento es comunmente aceptado dentro dela decencia y la confianza. > Es importante mencionar que: La mayoria de los fraudes inician en escala menor y siguen creciendo en la medida en que el esquema permanezca sin detectarse. Quienes los perpetran frecuentemente consideran que el robo inicial es un préstamo temporal que se arreglard mas adelante antes de que alguien se dé cuenta del problema Los préstamos se aceleran y los perpetradores asumen que son imbatibles 0 desarrollan tretas para ocultar sus acciones y evitar ser descubiertos. | soot cee Cw Voge) Quienes comenten un fraude posiblemente presentan comportamientos o sefiales de alertas. Algunas personas se muestran Irritables, gastan abundantemente o tlen— den amostrarse esquivos respecto a las actividades del dia a dia > Sefiales de alerta en el comportamiento laboral - Exceder constantemente las metas y objetivos sin importar las condiciones variables del negocio ~ Presencia de transacciones inusuales. ~ Retrasos para proporcionar informacién solicitada. - Transacciones con aprobacién inusual o que no estén respaldadas con la debida documentacién. ~ Quejas realizadas por clientes internos o externos. ~ Asociacién inusual estrecha con proveedores.Unidad 1 Prevencion de Fraude > Algunos indicadores de fraude a nivel personal - Nivel de vida no acordes a sus ingresos declarados. - Comentar con compajieros insatisfaccién en el empleo. - Dificultades financieras personales. ~ Adiccién alas drogas 0 el alcohol. - Tomar vacaciones rara vez, ) Tipologias de Fraudes en la organizacién Existen diferentes tipos de fraude que los colaboradores pueden cometer de acuerdo a su cargo y responsabilidades: Malversacion de activos: involucra el robo de efectivo 0 activos (suministros, inventarios, equipos e informacion) de la organizacion. Descremado: se produce cuando el efectivo de una organizacién es robado antes de ser registrado en los libros de la misma, Fraude de desembolso: se realiza cuando una persona hace quela organizacién emita pagos de bienes o servicios ficticios, facturas con sobreprecio o facturas por compras personales. Fraude de reembolso de gasto: gastos ficticios 0 inflados. realiza cuando a un empleado se le paga por Fraude por rol de pagos: cuando la organizacién emite un pago después de que el empleado presenta un reclamo falso por compensacién. Fraude en estados financieros: involucra inclusi6n de informacién falsa como parte de los estados financleros de la organizacion. Presentacién de informacion falsa: involucra la inclusién de informacién adulterada. Corrupcién: es el mal uso del poder confiado, para lucro personal. Soborno: es el ofrecimiento, suministro, aceptacién o solicitud de cualquier cosa de valor para influir en un resultado.Unidad 1 Prevencion de Fraude Conflicto de interés: es toda situacién donde los intereses personales directos o indirectos del colaborador se encuentren en oposicion a los intereses de la organi- zacién, Robo de informacién confidencial o de propiedad dela organizacién: en beneficio de untercero, y en perjuicio de la organizacién. Acontinuacion revisala Unidad2 -Unidad 2 Como prevenir el fraude? PPAR see casera leet lel ed La vigilancia ayuda a prevenir el fraude eficazmente y puede ejecutarse de varias maneras, por ejemplo: ~ Cada empleado cumple una importante funcién ya que son |os ojos y ofdos dela organizacién, por lo que cada uno debe contar ademas con los medios necesarios para mantener un lugar de trabajo donde impere la honestidad. - Banco Pichincha a través de la Unidad de Control y Cumplimiento ha implementa- do un conjunto de politicas para la prevencién y control del Fraude Interno y la corrupcién, Para lograr prevenir el fraude dentro del Banco, se han definido algunas politicas e instructivos, los cuales se explicaran en las siguientes laminas. > Politica contra el Fraude Interno Establece un marco normativo institucional para prevenir y detectar el fraude interno, Los elementos mas importantes de esta politica son: - Tolerancia cero al fraude. - De acuerdo con esta politica, actos que constituyen fraude incluyen: ~Malversar, apropiarse indebidamente de fondos, valores, suministros u otros activos del Banco. ~Manejar o reportar inapropiadamente transacciones monetarias 0 financieras. - Obtener ganancias aprovechandose del conocimiento interno de las funciones y actividades por parte de los colaboradores del Banco. ~ Revelar a personas externas informacién confidencial o sujeta a propiedad intelectual Por otro lado, el Banco ha generado también un Instructivo parala Gestién de Cana- les de Contacto, lo que implica que se han fortalecido los canales de contacto para que asi colaboradores, proveedores, clientes y demas terceros relacionados con la organizacién puedan denunciar actos indebidos con total confidencialidad.Unidad 2 Como prevenir el fraude? » » U » Estos canales de contacto permiten tener un espacio de comunicacién directo con eldrea de Control y Cumplimiento al momento de identificar actos indebidos, PRs Te tee Rae le aCe te yee este leent Pertti sara sGed 1. Confidencialidad siempre que las circunstancias lo permitan. 2, Anonimato siempre que el denunciante asilo requiera, 3, Imparcialidad en la investigacién de los hechos denunciados. 4.No represalias a los denunciantes de buena fe. eee ce eee cence Ero ee geste ~ Pagina web del Banco www.pichincha.com (exclusiva para proveedores). ~ Pagina interna para Colaboradores “Mi Portal”. - Correo electrénico para envio de denuncias: canalcompliance@pichincha.com, ~ Linea telefénica exclusiva para denuncias (02) 299-2275, - Departamento de Control y Cumplimiento. bso) Hie (or-We (Leopardi (aicehe( Ble Cody Conflictos de interés es toda situacién donde los intereses personales directos 0 indirectos del colaborador se contraponen alos intereses de la organizaci6n. Estos conflictos pueden interferir con los deberes que les compete alos colaboradores, disminuir su objetividad profesional o los pueden llevar a actuar de forma errada en el desempefio y cumplimiento de sus responsabilidades dentro del Banco. Contenido dentro de la Politica de Conflictos de Interés Alinicio de la relacién profesional con el Banco se debe declarar si existe una relacién de parentesco con otros colaboradores de la organizacién. Se debe actuar siempre de manera que los intereses particulares, los de sus familiares o de otras personas relacionadas no predominen sobre los del Banco Pichincha, Esta pauta de conducta aplica tanto en las relaciones de los colaboradores de la institucién como en las relaciones que se mantengan con clientes, proveedores o terceros.Unidad 2 Como prevenir el fraude? Se deberé notificar a la Gerencia de Cumplimiento Corporativo sobre cualquier relacién de negocios u operacién comercial propuesta con cualquier persona natural o juridica, en la que el colaborador o alguien relacionado tenga un interés directo 0 indirecto en el que pueda obtener un beneficio. EI Banco no tolera actos de soborno, extorsién o corrupcién. El Banco repudia las actividades de lavado de activos. Es responsabilidad de los colaboradores dar aviso sobre cualquier comportamiento que constituya o aparente ser lavado de activos o cualquier otro delito. Estd prohibido solicitar o recibir premios, donaciones, regalos de cualquier naturaleza o préstamos de parte de clientes, proveedores actuales o potenciales u otros que tengan relaciones de negocios con el Banco. Esté prohibido participar en sorteos 0 promociones organizadas por el Banco para sus clientes. No esta permitido realizar actividades politicas o cualquier actividad destinada a influenciar politicamente a otros colaboradores, clientes, proveedores o terceros. Toda actividad personal debe llevarse a cabo tenlendo en cuenta la reputacién del Banco y debe ser realizada conforme alas leyes y regulaciones aplicables. Quienes formamos parte del Banco Pichincha debemos mantener una conducta profesional intachable y debemos reportar o denunciar cualquier situacién que pudiera configurarse en un conflicto de interés con algiin cliente, proveedor, familiar 0 tercero. EI Banco no ejerce niincentiva el cometimiento de practicas desleales contra nuestros competidores y espera que sus colaboradores actuien dela misma manera. EI Banco recomienda a sus colaboradores evitar realizar negocios y establecer relaclones personales con otros colaboradores que puedan afectar la relacién profesional por desacuerdos producto de estas relaciones. ) Politica Antisoborno y Anticorrupcién Corrupcion: es el mal uso del poder para obtener o intentar obtener un beneficio indebido o ilegal.Unidad 2 ~Como prevenir el fraude? Soborno: es toda oferta, promesa, entrega, aceptacién, solicitud o recepcién, de manera directa o indirecta, de cualquier cosa de valor con |a intencién de influenciar indebidamente la toma de decisiones de servidores puiblicos, clientes, proveedores 0 terceros. E soborno puede materializarse en dinero o en cualquier otra cosa de valor material o inmaterial, incluyendo regalos, invitaciones, cortesias o similares. Po ee ees Pech g uo Tolerancia cero al soborno y ala corrupcién. Los colaboradores del Banco estan prohibidos de cometer cualquier acto de o que aparente ser de corrupcién 0 soborno. Los colaboradores del Banco debemos ser modelos de conducta y ejercer liderazgo ético frente a todas las personas y grupos de interés. Los colaboradores del Banco no debemos incluirnos en el juicio o en latoma de decisiones de otros colaboradores para beneficio propio o de terceros, incluyendo clientes, proveedores, empresas, familiares, amigos 0 terceros. Esta prohibido dar, ofrecer o prometer, de forma directa o indirecta, cualquier cosa de valor a cualquier persona o entidad, incluyendo servidores publicos, clientes, proveedores y socios comerciales si tal acto tiene la intencién o puede dar la apariencia de influenciar de manera impropia una accién u obtener una ventaja indebida, Est prohibido solicitar, aceptar o recibir cualquier cosa de valor de cualquier persona o entidad, incluyendo de clientes (potenciales 0 actuales) u otras personas sila intencién es o puede dar la apariencia de pretender influenciar indebidamente la toma de decisiones de los colaboradores del Banco. Ningtin colaborador sufriré consecuencias adversas por negarse realizar este tipo de actos indebidos. Los colaboradores deben denunciar de inmediato si conocen o tienen la sospecha de que se ha cometido un acto de corrupcién o soborno. Est prohibido realizar actos de represalia o amenaza en contra de colaboradores que reporten violaciones a nuestra Politica Antisoborno y Anticorrupcién.Unidad 1 ~Como prevenir el fraude? Pee leltcoNe CV aiele- Baal loe| El Banco Pichincha cuenta con un Cédigo de Etica y Conducta que recoge los valores y principios éticos, morales y legales de la organizacién y que ademas establece en términos generales lo que los colaboradores deben y no deben hacer. Nuestro Cédigo de Etica y Conducta cubre con amplitud varlos asuntos importantes para el Banco y, desde una perspectiva de Cumplimiento Corporativo, los elementos mas relevantes son: -Uno de los cuatro valores del Banco es el de COHERENCIA, lo que implica que los colaboradores debemos actuar siempre con honestidad, transparencia e integridad ennuestras tareas profesionales, -La conducta ética es esencial para la permanencia de los colaboradores de todo nivel dentro del Banco, La Alta Direccién y los Gerentes estan obligados areportar cualquier violacién al Cédigo. —Debemos mantener una conducta profesional intachable y debemos evitar participar en actos indebidos. -Debemos reportar o denunciar oportunamente cualquier situacién que pudiera configurarse en un conflicto de interés. EI Banco prohibe todo tipo de acoso, incluyendo, pero no limitandose a: — Est prohibido que los colaboradores carguen a sus redes sociales imagenes 0 contenidos con el uniforme o credencial del Banco sin a autorizacién correspondiente. —Los colaboradores del Banco somos receptores de informacién confidencial y sensible que debe ser protegida. La informacién confidencial y sensible no debe ser difundida ni utilizada sin la autorizacién necesaria de las instancias correspondientes = Debemos proteger la privacidad de los datos de nuestros clientes en observancia de lanormativa aplicable, — Esta prohibido que los colaboradores del Banco acttien como intermediarios de los clientes para la realizacién de transacciones financieras.Unidad 2 ~Como prevenir el fraude? ~ Esta prohibido que los colaboradores del Banco solicitemos 0 recibamos de los. clientes cualquier forma de préstamo, garantia, ayuda econémica, obsequio, donacién o cualquier beneficio para desempefio de nuestras funciones - Eltrato con nuestros clientes y colaboradores del Banco siempre tiene que ser adecuado y respetuoso. ~ Debemos conocer alos clientes y sus actividades para identificar transacclones inusuales. - ElBanco no tolera actos de soborno, extorsién o corrupcién por parte de proveedores de bienes o servicios. - Todos los colaboradores debemos cumplir los lineamientos del Banco en cuanto a vestimenta e imagen personal - Elteléfono celular y el internet deben ser utilizados Unicamente para tareas profesionales durante la jornada de trabajo. Debemos hacer buen uso y conservar adecuadamente los blenes del Banco. Elincumplimiento al Cédigo de Etica y Conducta del Banco resultard en la aplicacién delas sanciones contenidas en el Reglamento Interno de Trabajo dela organizacién > Metodologia para prevenir el fraude Ademias de establecer todas las politicas e instructivos antes mencionados para prevenir el fraude, el Banco ha establecido también algunos lineamientos a seguir para minimizar las pérdidas asociadas alos riesgos de fraude en la organizacion, A este proceso se ha denominado Metodologia para prevenir el fraude dentro del Banco. Las etapas de esta metodologia se enumeran y detallan a continuacién: 1, Evaluacién de riesgo de fraude Es una herramienta uttil para la gerencia y los auditores internos que permite identi- ficar sistematicamente dénde y cémo puede realizarse un fraude y quién puede estar en la posicién de cometerlo. La evaluacién del fraude incluye los siguientes pasos claves:Unidad 2 ~Como prevenir el fraude? 1 Identificar factores relevantes de riesgo de fraude. 2. Identificar posibles esquemas de fraude y priorizarlos en base al riesgo. 3, Mapear los controles existentes con respecto a posibles esquemas de fraude 4, Probar la eficacia operativa de los controles de prevencién y deteccién de fraude. 5, Documentar y reportar la evaluacién de riesgos de fraude segtin la importancla enla organizacién. 2. Prevencién y deteccién del fraude Por un lado, la prevencién del fraude implica la implementacién de politicas, procedimientos y el entrenamiento alos empleados con respecto a actividades fraudulentas. Por otro lado, la deteccién del frauide implica actividades y programas disefiados para identificar el fraude o el mal comportamiento que esté ocurriendo 0 que ya haya ocurrido. La prevencién y deteccién del fraude involucra: Prevencién de fraude: son todas las acclones que la organizacién adopta para desalentar el cometimiento de un fraude y limitar la exposicién al fraude cuando este ocurre. Capacitacién sobre temas de fraude: permite que los miembros dela organizacién conozcan los procedimientos y normas propias de sus actividades ademas de sus responsabilidades para reportar una conducta inapropiada. Deteccién del fraude: los métodos de deteccién de fraude precisan ser flexibles, adaptables y cambiar permanentemente para hacer frente alos cambios que se dan en un ambiente de riesgos Una manera eficaz para reconocer el frauide existente en la organizacién es mantener una varledad de canales que permitan reportar inquletudes respecto a comportamientos ilegales 0 falsos de ética, como pueden ser: - Cédigo de ética - Canales de contacto. - Entrevistas de salida, - Encuestas proactivas. 3.Investigacién del Fraude. Lainvestigacién inicia cuando existe una sospecha o preocupacién de actos llicitos (delitos) dentro dela organizacién, Dichas sospechas pueden resultar en un proce- so formal de denuncia y en su defecto una investigacién para confirmar la existen— cia de un fraude,Unidad 2 ~Como prevenir el fraude? Una vez que se ha realizado lo anterior, los resultados son presentados ala alta gerencia mediante un informe o comunicacién formal; en este documento se debe incluir larazén por la cual se inicié la investigacién, plazos, observaciones, conclusio— nes, resoluciones y acciones correctivas tomadas (recomendaciones) para mejorar los controles. ) Areas que intervienen en la gestion del fraude Para terminar esta unidad, es importante mostrar las areas que intervienen en la gestién del fraude dentro del Banco, Cada una de estas se explica a continuacién: Departamento de Control y Cumplimiento: se encarga de recibir las denuncias y sospechas de actos ilicitos dentro de la organizacién para después aplicar la metodologia de investigacién y determinar si efectivamente se ha cometido un acto fraudulento. Dependiendo de los resultados de la Investigacién se procede con acciones laborales, civiles o penales. Departamento Legal: son responsables de asesorar, ejecutar y aplicar las acciones legales pertinentes de acuerdo con os informes emitidos por el departamento de Control y Cumplimiento, Generalistas Talento Humano/ Lineas de supervision /Colaboradores: son responsables de notificar, mediante el uso de canales de denuncias, la existencia de cualquier acto ilicito realizado por cualquier colaborador. Acontinuacion revisala Unidad3 -Unidad 3 ~Como denunciar un fraude? Perec Cheers Cet catiec et Cree Topstar Una denuncia puede realizarse a través de un documento o mediante un manifiesto verbal informando el cometimiento o sospecha de un acto ilicito. Los canales de contacto del Banco sirven para que los colaboradores puedan reportar de manera oportuna y adecuada cuando tengan la sospecha o certeza que alguien ha incumplido la ley del pais, la normativa interna del Banco o que se ha cometido un acto no ético, Todos debemos reportar a través de los canales de denuncias cuando exista la sospecha, indicio o certeza que se han violado o evadido los valores y principios del Banco o que se ha incumplido la normativa del pais o la normativa interna dela organizacién. Estas denuncias deben ser: Oportunas: deben presentarse apenas se tenga conocimiento de los actos indebidos. Informadas: es recomendable presentar toda la informacion (datos, documentos, etc) conla que se cuenta para agilizar el proceso de investigacién. Buena fe: el canal de denuncias solamente debe ser utilizado cuando existala certeza o creencia de buena fe que se ha cometido un acto indebido y no debe ser utilizado para perjudicar a personas inocentes. Las denuncias malintencionadas no estan permitidas y daran lugar a sanciones aplicadas a quienes las realicen. Cudles son los canales de contacto dentro del Banco y Boeken sees Nuestros canales de contacto tienen as siguientes caracteristicas para asegurar su adecuado funcionamiento: No retallacién: el Banco prohibe represalias, castigos 0 acosos en contra de las personas que realicen denuncias de buena fe. Este tipo de actos no estan permiti- dos y seran sancionados. Anonimato: si el colaborador asi lo desea, es posible realizar denuncias anénimas en las que no es necesario revelar la identidad del denunciante. También es posible que el denunciante revele su identidad al momento de presentar la denuncia o en el momento que lo considere adecuado..Unidad 3 ~Como denunciar un fraude? Confidencialidad: el Banco realizara sus mejores esfuerzos para que las denuncias recibidas sean manejadas con la confidencialidad necesaria para proteger al denunciante de buena fe y ala integridad de cada investigacién interna, Independencia e imparcialidad: cuando corresponda, el Banco realizar investigaciones internas para determinar si se ha incumplido la normativa aplicable. Estas investigaciones son realizadas por personal entrenado para el efecto y que actuaran con independencia e imparcialidad para llegar ala verdad de los hechos. Aa ReLsh ene P alee BAR eecy El Cédigo de Etica y Conducta establece los siguientes canales de contacto para denunciar actos indebidos o violaciones al Cédigo, normas legales del pais 0 politicos y procedimientos del Banco o para hacer consultas sobre asuntos de integridad: - Correo electrénico: CanalCompliance@pichincha.com. ~ Linea telefénica: (02) 299-2275, -MiPortal, -Lineas de supervision (jefes inmediatos). ~ Generalistas de Recursos Humanos. - Personal de Trabajo Social fe Canal de denuncias crsinaniens Mesarteetecrtpodesept alosetoste colina proves cmtsuetrs covet Ban. Canaléticoy comviable Adjuntarevidencia Conocere! estado de tu denuncisUnidad 3 ¢Como denunciar un fraude? eR Ss (bey lacts 1. Acoso y Discriminacién. 2. Actividades no autorizadas. 3. Corrupcién/Soborno. 4, Fraude. 5. Mal uso de activos e informacién. 6, Todo aquello que vaya en contra de las politicas y procedimientos definidos por el Banco. Gracias