FICHAMENTO:

SCHELLENBERG, Theodore. Princípios de classificação in Arquivos

Modernos: princípios e técnicas. 6a.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2006, p. 83-96

No tratamento dispensado aos documentos de uso corrente, os órgãos

governamentais preocupam-se, sobretudo com a guarda dos mesmos, de modo que
sejam rapidamente encontrados. Para isso, os documentos correntes precisam estar
bem ordenados e classificados.
A classificação é básica à eficiente administração de documentos correntes.
Todos os aspectos de um programa que vise ao controle de documentos dependem
da classificação. Na avaliação de documentos públicos, o 1° fator a ser levado em
consideração é o testemunho os prova que contêm da organização e/ou função. Se
a classificação dos documentos visa a refletir a organização, pode-se removê-los
para uma destinação adequada, uma vez extinta a unidade administrativa.
Tem-se dispensado pouca atenção aos princípios que norteiam a
classificação de documentos oficiais. Classificação, em se tratando de documentos
públicos, significa o arranjo dos mesmos segundo um plano destinado a facilitar o
seu uso corrente.

ELEMENTOS DA CLASSIFICAÇÃO.

Há três elementos básicos da classificação. Dos documentos públicos: 1) a ação a

que os documentos se referem; 2) a estrutura do órgão que produz; 3) o assunto dos
documentos. Os documentos públicos, na sua maioria, são produto de uma ação e
subdividem-se em grupos que se referem à ação. Uma ação pode ser tratada em
termos de funções, atividade e atos. Cada função de um órgão pode ser subdividida
em diversas atividades.
Uma repartição pública, a fim de cumprir suas funções básicas, realiza dois
tipos principais de atividades que se podem caracterizar como fins (substantivas) e
meios. Na execução de qualquer tipo de atividade, quer substantiva ou auxiliar,
ocorre dois tipos de operações ou atos: políticos ou normativos e executivos. O de
natureza política determina a diretriz a ser seguida em todos os casos do mesmo
gênero. Os de ordem executiva decorrem da diretriz política.
O 2° elemento a ser observado na classificação de documentos é a
organização da entidade criadora. A estrutura orgânica de uma entidade pode ser
em unidade de assessoramento (staff) e unidades de linha. Essas staffs
encarregam-se em geral, das grandes questões políticas, como por exemplo, a
maneira pela qual a entidade pode ser mais eficientemente organizada para
executar seu trabalho, como esse deve ser planejado e quais as principais linhas de
ação que devem ser observadas.
O 3° elemento a ser observado na classificação é o assunto.

PRATICAS DE CLASSIFICAÇÃO

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1) Classificação funcional: Para tratar do problema de agrupar do documentos
públicos de acordo com a função, vamos partir do menor agrupamento que em geral
se faz para os maiores. O menor pode ser chamado de unidade de arquivamento (é
representado por uma pasta).
As unidades de arquivamento relativas à política são extremamente difíceis
de determinar, pois os funcionários do governo, em geral não concedem linhas de
políticas isoladas em "torres de marfim", embora seja esta a idéia que se tem desses
funcionários. Formulam as diretrizes políticas em relação aos casos específicos que
se lhes apresentam.
As unidades de arquivamento podem ser agrupadas em unidades maiores.
Em geral são agrupadas em relação a atividade. As várias classes de atividades
necessárias a execução das funções principais de um órgão fornecem a base para
determinar os cabeçalhos sob os quais as unidades de arquivamento podem ser
agrupadas.
Na criação de um esquema de classificação deve ser levada em consideração
a, dividindo-se os documentos sucessivamente em classes e subclasses. As
maiores classes podem ser criadas tomando por base as maiores funções do órgão;
as classes secundárias as atividades e as classes mais detalhadas compreendem
uma ou mais unidade de arquivamento.

CLASSIFICAÇÃO ORGANIZACIONAL

A estrutura orgânica fornece a base para grandes agrupamentos de documentos.

Esses agrupamentos podem estar refletindo no próprio esquema de classificação ou
na descentralização física dos documentos. Entretanto, o principal modo de agrupar
organizacionalmente os documentos é a descentralização, que por si só já constitui
um importante ato de classificação.
Os documentos podem também ser agrupados pela divisão em séries, em
base tanto organizacional, quanto funcional. Uma série pode ser definida como um
grupo de documentos, pastas ou dossiês reunidos por se relacionarem com uma
atividade específica. Nos países que empregam o sistema de registro, a
correspondência, que geralmente compreende a grande massa de documentos
oficiais, é dividida em vários grupos ou séries, a medida que as atividades
governamentais se tornam mais complexas.

CLASSIFICAÇÃO POR ASSUNTO

Conquanto os documentos públicos, geralmente, devem ser agrupados

segundo a organização e função, far-se-á exceção a essa regra para certos tipos de
documentos, tais como os que não provêm da ação governamental positiva ou não
estão a ela vinculados.

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 Na classificação de tais documentos, os cabeçalhos de assunto devem ser
tirados da análise do assunto do documento. Se os documentos se referem a um
campo especial de pesquisa, como por exemplo, "química agrícola" os cabeçalhos
de assuntos ou tópicos devem corresponder às subdivisões lógicas daquele campo
específico. Na elaboração de esquemas de classificação para documentos públicos,
comete-se muitas vezes o erro de aplicar um grande esquema geral de cabeçalhos
de assuntos onde os documentos poderiam ser mais eficientemente arranjados
segundo a função e a organização.

PRINCIPIOS DE CLASSIFICAÇÃO

Observações sobre a classificação de documentos públicos:

1) Só em casos excepcionais os documentos públicos devem ser
classificados em relação a assuntos que se originam da análise de determinado
campo do conhecimento.
2) Os documentos públicos podem ser classificados em relação a
organização. Podem ser fisicamente separados em várias seções de um órgão, isto
é, podem ser descentralizados.
3) Os documentos públicos geralmente devem ser classificados em relação à
função. Resultam de uma função, são usados em relação à função e devem,
portanto, ser classificados de acordo com esta.
Pontos a serem observados na elaboração de um sistema de classificação:
1) É essencial que as classes não sejam formadas a posteriori e sim a priori.
A medida que a atividade se expande, os documentos podem ser agrupados sob um
certo n° de grandes classes coordenadas, ou seja, de igual valor.
2) É importante que haja consistência quanto aos sucessivos níveis de
subdivisões de um sistema de classificação. Assim, se a subdivisão primária é pelas
funções, todos os cabeçalhos nesse nível devem ser funções; se a divisão
secundária é pelas atividades, todos os cabeçalhos nesse nível devem ser
atividades.
3) Convém estabelecer cabeçalhos separados para as atividades auxiliares a
para as atividades substantivas.
4) Convém estabelecer cabeçalhos separados para os documentos
importantes relativos a políticas , métodos, programas e coisas semelhantes e
subdividir esses cabeçalhos mais detalhadamente do que os de documentos
executivos.
5) Convém manter um esquema de classificação corrente, no sentido de que
seus cabeçalhos reflitam as funções corrente da agência.