Code : PS04

Processus Achats Version : 02

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LISTE DE DIFFUSION

Responsable site
Responsable Qualité
Assistante Ressources humaines/achats

SUIVI DES MODIFICATIONS

Date Section Nature des changements Version
Janv 2014 Mise en œuvre 00
07/03/2014 Critères de sélections des 01
Fournisseurs
02/05/2014 Ajout du fiche de pré évaluation 02
des fournisseurs

PREPARAT APPROBATIO
VERIFICATION
ION N
Assistante Responsable Qualité Responsable du Site
Fonction Achat/RH

Visa

I-OBJET
 Assurer les besoins d’achats en négociant le meilleur rapport qualité, prix et
délai.
 S’assurer que le produit acheté est conforme aux exigences d’achat
spécifiées ;
 Evaluer et sélectionner les fournisseurs en fonction de leur aptitude à fournir
un produit conforme aux exigences de BAG FILTER et aux exigences de
ses clients

II-Domaine d’application
Ce processus s’applique à la gestion des besoins d’achats de la société BAG
FILTER à la sélection et à l’évaluation des fournisseurs
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ENTREES ORIGINE

 Fiche de besoin  utilisateur

 Devis  Fournisseur
 Offres de prix / offres de service  Fournisseur
 Bon de livraison  Fournisseur
 Facture  Fournisseur
 Retour d'information sur la qualité des  Sce Qualité / Magasinier/ utilisateurs
fournisseurs

SORTIES DESTINATION

 Bon de commande  Fournisseur

 Facture validée  Scecomptabilité
 Bon de commande magasin  Magasinier

Surveillance du processus
Indicateur Fréquence Objectif Tolérance Méthode de Responsabilités
calcul
80% des
fournisseurs
Nbre des Nbre classe A
relatif à la
fournisseurs Annuelle 10% /Nbre des Assistante achat
sécurité
avec la classe A fournisseurs
alimentaire en
classe A
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Gestion des besoins d’achat

Qui Quoi Comment Documents associés
Demandeur /Assistante Besoin exprimé Etat des stocks L’assistante achat reçoit la demande d’achat renseignée par Demande d’achat
achat et Magasinier le processus demandeur 004EN04

Renseignement de la demande d'achat Assistante achat traite la demande d'achat (désignation,

Assistante achat Quantité, date, date souhaitée de livraison…) Demande d'achat
004EN04
Non Le responsable du site statue sur la demande d’achat
Report ou annulation
Responsable du site Validation ?
Oui
Consultation, négociation et Achat import
Assistante achat
préparation d’un état comparatif
L’assistante achat procède à une consultation de la base des Base de données fournisseurs
Si nécessaire
Non données fournisseurs ainsi que les nouveaux fournisseurs agrées
Si nécessaire 007 EN04
Non
Fournisseurs agrées ? Pré
Une 1ère évaluation est faite sur la base d'informations Offres fournisseurs
Assistante achat / Oui Oui collectées sur Le fournisseur ou par une visite / audit, le but Etat comparatif
responsable concernés étant d’agréer le fournisseur
Choix d’un fournisseur Mise à jour de la base de
fiche de pré évaluation nouveau
données fournisseurs agrées
fournisseur
Assistante achat L’assistante achat soumet au responsable du site un état 008EN04
Etablissement d’un bon de commande
comparatif exhaustif (Frs/Articles/Ecarts)
Assistante achat Si nécessaire Etat comparatif des offres
Achat import
Validation et transmission au fournisseur Transmission de dossier au
Responsable du site service transit groupe pour Bon de commande achat
Assistante achat déclencher les procédures L’assistante achat transmet le BC au fournisseur et une 005EN04
Suivi de la livraison de la commande
d’importation copie de BC au service réception
Assistante achat Dossier de prépaiement
Oui L’assistante achat assure le suivi avec le fournisseur sur la fournisseur
Fin
Ok ? base des critères négociés et avec le demandeur jusqu’à la
Assistante achat Non livraison effective des produits
Relance de fournisseur Bon de commande achat
005EN04
Oui
En cas de retard de la part du fournisseur, L’assistante achat Etat de suivi des demandes
Ok ?
Non alerte la direction pour la prise de décision et/ou le choix d’achat
Assistante achat d’un nouveau fournisseur
Transfert du dossier à la direction pour prise de décision Lettre / e-mail au fournisseur
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Evaluation des fournisseurs

Qui Quoi Comment Documents associés
Remontée d’informations sur les prestations L’assistante achat documente les informations
Utilisateur fournisseurs qui seront à la base du renseignement de la
grille d’évaluation

Une évaluation continue est effectuée sur la Grille d'évaluation des fournisseurs
Oui
RQ/Assistante achats / base du retour d’informations auprès des 006EN04
Evaluation
Responsables concernés processus concernés Base de données fournisseurs
Non agrées
007EN04
Assistante achat Demande de prise des mesures
correctives et préventives au L’assistante achat envoi une lettre de
fournisseur
réclamation au fournisseur Réclamation au fournisseur
Oui
OK ?

Non

2ème relance de mesures à

Assistante achat entreprendre au fournisseur L’assistante achat relance le fournisseur sur les
actions à mettre en place Relance au fournisseur

Oui
Maintien de l’agrément
OK ? fournisseur

Non Base de données fournisseurs

agrées
Radiation du fournisseur 007EN04
Responsable du site
Le fournisseur est retiré de la base de données
fournisseurs agrées Base de données fournisseurs
agrées
Mise à jour de la base de données
007EN04
fournisseurs agrées
Assistante achat
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Critères d'évaluation des fournisseurs :

1. Grille d’évaluation des fournisseurs :
Les fournisseurs des Services et produits d’entretien sont évalués en utilisant la grille à 05 critères : qualité, prix, délai de livraison, facilités de
paiement et SAV.
Les Fournisseurs d’emballage et matièrepremière sont évalués en utilisant la grille à 05 critères : qualité,prix, délai de livraison, attestation
d’alimentarité, Fiches techniques
Chaque critère a une note de pondération sur 100

2. Notation et maîtrise des fournisseurs :

Note / 100 Classement Maîtrise

80 à 100 A (excellent) Pas de maîtrise

60 à 80 B (bon) Pas de maîtrise

40 à 60 C (moyen) A surveiller

< 40 D (mauvais) A éviter