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ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO DEL PROYECTO

Chapter · January 1998

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3 authors:

Bernardo Rivera Oscar Chaparro

University of Caldas National University of Colombia
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Oscar Duarte
Consultor
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de origen y la biodiversidad” View project

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 Rivera, B.; O. Chaparro; O. Duarte. 1998. Elaboración del documento del proyecto. Pp.
80-90. In: B. Rivera; O. Chaparro; O. Duarte. Gestión de proyectos de
investigación agropecuaria. Universidad de Caldas, Centro de Regionalización
y Educación Abierta. Manizales, Colombia. 126p.

SECUENCIA 6

ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO

DEL PROYECTO1
1. Introducción
El documento del proyecto, testimonio de compromiso y prueba de
transparencia de los procesos, es el instrumento que le permite al
investigador organizar sistemáticamente la información y las acciones
para administrar los recursos de manera eficiente, orientar los esfuerzos
al logro de los objetivos, identificar los criterios y mecanismos para el
seguimiento y facilitar el acceso a los recursos. Así, el documento del
proyecto es un instrumento de gestión para el investigador y para la
institución, sobre el cual se dan procesos de seguimiento, apoyo y
evaluación al desarrollo de la investigación.

El documento del proyecto, por lo general tiene que adaptarse a los

requerimientos de una o varias entidades financiadoras, las cuales, de
acuerdo con su naturaleza, su metodología de trabajo y su vocación,
establecen exigencias particulares. Una clara formulación del problema,
una estructura lógica y dinámica, una estrategia precisa de acción, al
garantizar la solidez interna del documento, le dan al proponente o
gerente del proyecto la posibilidad de plasmarlo en cualquier formato
para responder a las exigencias de los eventuales cofinanciadores.

Pareciera factible dar indicciones generales para lograr un documento

bien redactado, por ejemplo: escribir ideas cortas, redactar párrafos que
desarrollen una sola idea, omitir palabras o expresiones ambiguas, entre

1
El contenido de esta secuencia utiliza como base la información del documento: Rivera, B.; Correa, C.
1995. In: B. Rivera (ed.). Manual para la gestión de proyectos de desarrollo tecnológico. CORPOICA,
Santa Fe de Bogotá.
 otras. Sin embargo, es importante anotar que esas indicaciones carecen
de utilidad, a menos que quien escribe tenga ideas claras que expresar.
El lenguaje es la manera de pensar las cosas, y en esa medida los
atributos de un texto escrito corresponden a la forma como su autor
piensa las cosas. En consecuencia, algo que ha sido claramente
pensado va a estar claramente escrito, y un texto confuso,
consiguientemente, va a reflejar un pensamiento poco claro. De ahí la
importancia de pensar y escribir cada componente del documento de
proyecto, de manera tal que cumpla con su fin.

El estudio de esta secuencia facilitará a los investigadores la elaboración

del documento del proyecto de desarrollo tecnológico, para que tanto la
institución como el ejecutor del proyecto encuentren en él un punto de
referencia para seguir, apoyar y evaluar su desarrollo. No se pretende
plantear un “recetario” de cómo escribir un proyecto, sino establecer
pautas y lineamientos para que el investigador los utilice y aplique con
flexibilidad y creatividad, adaptándolos a sus condiciones específicas.

2. Resumen ejecutivo
El resumen ejecutivo se elabora en una página que antecede al
documento; ella contiene información corta y precisa sobre los
principales elementos del proyecto, y debe ser suficientemente
interesante para atraer la atención de quien lo consulta. El resumen
ejecutivo debe revelar a cualquier lector la importancia, utilidad y
necesidad, de realizar lo que propone el proyecto, de suerte que su
lectura sea suficiente para que el lector sepa si ese trabajo es de su
interés particular o no lo es.

El resumen ejecutivo debe ser encabezado con la identificación del

proyecto, la entidad responsable, y su dirección y ubicación. Su
contenido es una síntesis del problema que va a resolverse, de la
solución propuesta (considerando el impacto en términos de los criterios
de política, el área de influencia y los usuarios potenciales del resultado),
del propósito que persigue y de las principales actividades que va a
desarrollar. Al final, el resumen debe especificar la duración del proyecto
y los recursos necesarios, desglosando la cofinanciación solicitada
(Anexo 1).

3. Información genérica
 Constituye el marco de referencia de un proyecto, definido por aquellos
elementos que determinan el contexto en el cual éste será realizado. La
información genérica incluye el nombre (la denominación), la entidad
ejecutora, la localización y cobertura, y la naturaleza del proyecto.

INFORMACIÓN GENÉRICA

✓ Nombre

✓ Entidad Ejecutora

✓ Naturaleza del Proyecto

✓ Localización y Cobertura

3.1 Nombre del proyecto

Este es, probablemente, el elemento más importante que identifica el

proyecto, pues debe dar una idea clara sobre la acción, el propósito, la
ubicación y los beneficiarios potenciales del mismo. El título debe ser
claro, conciso y breve, y se recomienda que no exceda de 15-20
palabras.

El título del proyecto debe establecer:

✓ Qué se va a hacer

✓ Para qué se va a realizar

✓ Dónde se va a ejecutar

✓ A quién va dirigido

✓ A qué tipo de sistema o producto se refiere

Ejemplos:

Investigación de alternativas biológicas para el control del gusano

blanco de la papa, en fincas de minifundio de Nariño.

Análisis económico de estrategias de control de la intoxicación por

nitratos en fincas de los llanos de Casanare.

3.2 Entidad ejecutora

En el documento se debe informar cuál es la institución responsable del

control y la ejecución del proyecto: naturaleza de la organización, su
mandato, situación jurídica, políticas, prioridades y clientes. Así mismo,
especificar la ubicación orgánica específica y las actividades que
desarrolla.

Debe indicarse la ventaja comparativa de la institución para realizar el

proyecto, las evidencias de calidad de la ejecución, la experiencia del
ejecutor, y los aportes que hace el proyecto al logro de los objetivos de
desarrollo socioeconómico de la institución. Cuando se trate de
proyectos planificados o que van a ser ejecutados de manera
interinstitucional, debe especificarse con claridad el rol de cada
institución comprometida en su desarrollo.

3.3 Localización y cobertura

Es conveniente que el documento del proyecto defina el lugar donde se

ubica la sede principal del mismo. Igualmente, debe especificarse el
tamaño de la población que se beneficiará, el área geográfica de
influencia de los resultados y el tiempo establecido para alcanzarlos.

Esta información es de vital importancia para los procesos de

seguimiento y evaluación a los proyectos de investigación, ya que define
parámetros precisos para medir, en una primera instancia, el adecuado
desarrollo de un proyecto,

La cobertura poblacional, puede referirse el número potencial de

productores o a la población de animales o plantas (hectáreas) que se
benefician de los resultados del proyecto. La cobertura puede estar
también constituida por grupos de investigadores, asistentes técnicos,
docentes o consumidores.

La cobertura geográfica, o área geográfica de influencia, utiliza como

elemento referencial una unidad aglutinadora de características
 homogéneas (municipio, cuenca, subregión, región natural, etc.), Es
posible también especificarla en términos de la extensión del sistema de
producción objeto de la investigación.

La duración es el tiempo requerido para alcanzar el propósito del

proyecto, es decir, define el período en el que se implementará la
solución al problema que lo origina.

3.4 Naturaleza del proyecto

Existen diferentes tipologías de proyectos que responden a distintas

variables de clasificación. El tipo de actividad que se privilegia en el
proyecto puede ser característica más importante de clasificación:
investigación, transferencia, capacitación, producción, comercial,
prestación de servicios, etc.

A su vez, los proyectos de investigación se agrupan de acuerdo con la

naturaleza de la investigación que va a realizarse. Se denomina
investigación básica aquella orientada a generar conocimiento científico.
Estratégica, cuando se busca generar conocimiento científico o
tecnológico de alto impacto en temas particulares. Aplicada, cuando se
orienta a la generación de tecnologías o metodologías de corto y
mediano plazo para la solución de problemas específicos. Adaptativa, si
se desea ajustar nuevas tecnologías o métodos a las condiciones
particulares del cliente.

Estas categorías pueden no ser excluyentes o ser difícilmente

separables; sin embargo, son útiles para establecer el énfasis de un
proyecto en cuanto a sus resultados directos.

4 Información técnica

[EscribaINFORMACIÓN
una cita del documento oTÉCNICA
el resumen de un
punto interesante. Puede situar el cuadro de texto en
cualquier lugar de

✓ Descripción del problema

✓ Justificación

✓ Objetivos

✓ Metodología
4.1 Descripción del problema

El producto final de un trabajo de caracterización y análisis de la

información diagnóstica, es la priorización de la problemática tecnológica
de la producción. Este proceso conduce a identificar un problema o
proceso productivo como el más importante para ser investigado. La
importancia de su adecuada descripción radica en que de allí se deriva
el proyecto mismo de investigación.

La descripción de un problema es el reflejo de dos elementos

fundamentales. El primero es la claridad que el investigador tiene de su
objeto de trabajo, claridad que se refleja en las preguntas que se formule
acerca de él; una pregunta bien formulada es el principio que garantiza
la obtención de conocimiento.

El segundo elemento es la ruta metodológica del trabajo, porque la

definición misma del problema indica la aproximación a su
solución. De la manera como se describe un problema, del tipo de
variables y procesos que se relacionen con él, puede inferirse en buena
medida al tipo de solución que se va a buscar. Por ejemplo, si al
describir el problema el investigador incluye una sola variable, se puede
suponer que la solución se va a concentrar en el manejo de ella. Si, por
el contrario, la descripción del problema o proceso hace referencia a la
interrelación de distintas variables, se puede suponer que se va a
abordar desde un enfoque sistémico, con una metodología integral.

El ámbito del problema se entiende en dos sentidos: uno, el área de

influencia del proyecto y, otro, las variables que definen el problema.
Para su adecuada descripción, además de explicar el proceso de
priorización y los actores comprometidos, se recomienda:

• Identificar brevemente el área del proyecto en términos

geográficos, demográficos (población afectada) y socioeconómicos.

• Cuantificar la situación actual destacando la dificultad sobre la cual

se quiere incidir, incluyendo descriptores relacionados con
condiciones de competitividad, sostenibilidad y equidad, que
muestren la importancia del proceso o gravedad del problema, según
sea el caso.

• Identificar brevemente las causas y condiciones que llevaron a la

situación que se quiere modificar con la ejecución del proyecto.

La presentación del problema equivale a

la pregunta que el investigador quiere
resolver
 El anexo 2 presenta un modelo para la descripción del problema.

4.2 Justificación

La justificación es una síntesis de los argumentos existentes para

emprender el proyecto; es la razón por la cual se deben invertir recursos
en el desarrollo de la investigación.

La justificación debe mostrar la

diferencia entre una situación sin
proyecto y aquella con el desarrollo del
mismo

La enunciación de argumentos que justifican el proyecto debe indicar de

qué manera se llevó a cabo el proceso de planificación y selección de la
alternativa, y cuantificar por qué vale la pena realizar el proyecto, y qué
implicaciones tendría su no ejecución.

Para describir la justificación, se recomienda incluir los siguientes

elementos:

✓ La identificación de la alternativa seleccionada en la etapa de

planificación, así como la manera en que el desarrollo del proyecto
contribuirá a la solución parcial o total del problema, o a la mejora del
proceso en cuestión.

✓ Una síntesis de las ventajas de la alternativa de investigación

seleccionada frente a otras posibles acciones.

✓ Los beneficios que obtendrán los usuarios de la tecnología, los

consumidores, la región, la sociedad, etc., con la realización del
proyecto.

✓ El impacto potencial de los resultados del proyecto en

consideración a criterios de competitividad, sostenibilidad, equidad y
avance del conocimiento.

El anexo 3 presenta un modelo para presentar la justificación.

4.3 Objetivos

Los objetivos dentro del proyecto deben ser para el investigador, en

primera instancia, y luego para cualquier lector interesado; son como
una carta de navegación del lugar a donde se quiere llega con unos
recursos, en un lapso definido. Por eso, la formulación de los objetivos
debe llevar implícita la consideración de los posibles obstáculos que se
van a enfrentar y la magnitud del esfuerzo necesario para desarrollar la
propuesta, como una manera de asegurar que es factible alcanzar la
situación que los objetivos describen.

Los elementos contenidos en el resumen narrativo de la matriz de marco

lógico son útiles a momento de elaborar el documento del proyecto. El
propósito constituye la razón de ser del proyecto, y la situación a la que
se quiere llegar una vez finalizado. Se describen también la finalidad y
los productos, utilizando los indicadores verificables, considerados en la
matriz del marco lógico.

Existen diferentes formas de redactar los objetivos, que obedecen a

aspectos de cultura institucional, pero que no cambian el sentido de lo
que se quiere lograr.

Ejemplo:

Futuro. Los productores de ganado tendrán disponibilidad de una

vacuna de mayor potencia para el control de la fiebre aftosa.

Infinitivo. Tener disponibilidad de una vacuna de mayor potencia para el

control de la fiebre aftosa.

Presente. Los productores de ganado tienen disponibilidad de una

vacuna de mayor potencia para el control de la fiebre aftosa.

Presente del subjuntivo. Que los productores de ganado tengan

disponibilidad de una vacuna de mayor potencial para el control de la
fiebre aftosa. (esta forma es particularmente utilizada por quienes tiene
la convicción de que el propósito es lo que logran los beneficiarios con
los productos del proyecto).

Pasado. Los productores de ganado tuvieron disponibilidad de una

vacuna de mayor potencia para el control de la fiebre aftosa (es
frecuente utilizar esta forma cuando el proyecto se utiliza como
mecanismo para el seguimiento y la evaluación).
4.4 Metodología

“Un método es un procedimiento para tratar un

conjunto de problemas. Cada clase de problemas
requiere un conjunto de métodos o técnicas
especiales” (Bunge, 1983).

Cualquier proyecto de investigación exige una definición de la forma

como va a ser realizado; específicamente, procesos de selección de
sitios de trabajo, de diseño estadístico (si lo hubiere), de toma de
información, de técnicas de análisis estadístico y económico, etc. El
método con el cual se aborda un problema es consecuencia del estado
de desarrollo de la investigación sobre el tema y su elección
corresponde a la manera como ha sido formulada la pregunta inicial.

El problema fundamental del método radica en que éste no sólo debe

ser considerado como un instrumento que puede ser usado con éxito en
cualquier tipo de fenómeno. El método es la apuesta por un camino, una
apuesta que comienza a concretarse cuando el investigador identifica un
problemas o proceso, y lo enmarca en conceptos específicos y define
sus límites.

La metodología de trabajo no es un componente aislado; por el contrario,

es el elemento en el cual se concreta, en términos operativos, una ruta
específica de trabajo. El método pues, no puede entenderse sólo como
una técnica; como dice Popper (1989), es consecuencia o hace parte de
“la sensibilidad frente a los problemas y la ardiente pasión por ellos o,
como decían los griegos, el don del asombro”.

5. Información operativa

Esta información está contenida en el diseño de la dinámica del

proyecto.

5.1 Cronograma de actividades

El cronograma de actividades debe corresponder a un plan factible de

trabajo, en la medida en que para el gerente del proyecto es una
herramienta de control sobre el desarrollo de la investigación. Como
instrumento de gestión de un proyecto, el cronograma relaciona
 actividades, tiempos y responsables, de manera que su gerente, o
cualquier instancia interesada, pueda conocer el estado de avance, sus
logros o desfases y relacionar resultados con recursos invertidos.

El cronograma es un instrumento de control y

gestión para quienes están involucrados en la
ejecución del proyecto, y su seguimiento
constituye un criterio de eficiencia de la gerencia.

En el documento, se describe el cronograma detallado de aquellas

actividades que es necesario realizar en la ejecución del proyecto, hasta
la presentación final de resultados, especificando las responsabilidades.
Los tiempos de ejecución se señalan con X o barras. Cuantificar la
actividad en el período que corresponde a su ejecución facilita el cálculo
de costos y las acciones de seguimiento.

5.2 Presupuesto

Todos los bienes y servicios necesarios y suficientes para el desarrollo

de las actividades del proyecto se deben desglosar. Los recursos se
especifican en humanos, físicos y financieros.

La especificación del recurso humano, personal requerido para la

ejecución, debe indicar el tipo, la especialidad o profesión y la dedicación
requerida. El recurso físico, representado por equipo de campo,
transporte, oficina, laboratorio o difusión, se específica también por tipo,
número y dedicación o utilización.

El presupuesto de gastos se detalla con base en el flujo que requiera la

ejecución; se desglosa por meses, bimestres o trimestres y debe ser
congruente con el cronograma de actividades, el calendario de
inversiones, los recursos de personal, etc.

5.3 Financiación

Es especifican las diferentes fuentes de financiación (recurso propios,

otras fuentes y cofinanciación solicitada), de tal manera que al totalizar,
concuerde con el presupuesto elaborado.
5.4 Manejo de supuestos

El documento del proyecto debe señalar las acciones específicas que el

gerente debe adelantar, con el fin de contrarrestar el riesgo que
representan los supuestos básicos, definidos en la matriz de marco
lógico, para lograr el éxito.

Para manejar los supuestos, se recomienda enfatizar en los

procedimientos para asegurar el cumplimiento de los compromisos de
los demás entes involucrados en el proyecto. Las responsabilidades
claras y el apoyo entre el gerente o grupo ejecutor, y otras instancias y
actores dentro y fuera de la organización, son factores claves del éxito
del proyecto.

5.5 Estrategia de comunicación

La estrategia de comunicación especifica la manera como debe fluir la

información entre los participantes del proyecto, y entre éstos y su
entorno técnico o sus clientes. Considerando la función social que tiene
la investigación y la necesidad de que sus resultados se traduzcan en
procesos de innovación, todo proyecto debe incluir una estrategia de
comunicación o divulgación, es decir, debe definir con claridad la forma
como sus resultados (parciales y finales) llegan hasta el usuario.

En esta parte del documento del proyecto, se plasma la manera como el

investigador concibe y planea la transferencia de los resultados de su
trabajo, y, por supuesto, la identificación o tipificación de los usuarios
potenciales que ha debido hacer previamente.

5.6 Estrategia de seguimiento

En el documento del proyecto debe definirse el sistema de registros que

se va a utilizar, el sistema de documentación y el proceso de análisis de
la información, lo mismo que las responsabilidades.

1. Bibliografía
BUNGE, M. 1993. La investigación científica. Edit. Ariel. Barcelona,
España

COLCIENCIAS. 1993. Sugerencias para la presentación de proyectos de

investigación y desarrollo en el campo de la innovación tecnológica.
COLCIENCIAS, 20 P.
CUJIA, C.; RIBERA, B.; ALVARADO, N. 1994. Formulación de proyectos
de asistencia técnica para pequeños productores. Capacitación en
gestión para la asistencia técnica municipal. Ministerio de Agricultura y
Desarrollo Rural. Colombia, 56 p.

POPPER, K. R. 1989. Conjeturas y refutaciones. El desarrollo del

conocimiento científico, Paidós Estudio, Barcelona, España.

RIVERA, B.; CORREA, C. 1995. Elaboración del documento del

proyecto de desarrollo tecnológico. In: B. Rivera (ed.). Manual para la
gestión de proyectos de desarrollo tecnológico. CORPOICA, Santa Fe
de Bogotá, pp 87-100.
Anexo 1: Modelo para la elaboración del resumen ejecutivo

Evaluación de materiales de banano FHIA para el control de la

Sigatoka Negra en Urabá

Propuesta del Centro Regional para la Investigación y Desarrollo del

Banano (CRIBAN)

A.A. 124 Apartadó (Antioquia)

El cultivo del banano en la región de Urabá (30.000 ha), es la

actividad que representa la principal fuente de ingresos. La severidad
del ataque de Sigatoka Negra constituye la principal limitante del
cultivo, y para su control se utilizan 20 aplicaciones de fungicidas por
año, originando altos costos de producción y deterioro ambiental.
Como alternativa tecnológica se propone cambiar los clones
existentes (Gran Enano y Valery) por clones FHIA (01 y 02)
resistentes a la enfermedad, reduciendo en 15% los costos de
producción y mejorando la sobrecarga ambiental. Se propone evaluar
el comportamiento agronómico y fitosanitario de los materiales
mejorados a través de experimentos realizados en el centro de
investigación y en fincas de producción, durante 3 años consecutivos.
Igualmente, el proyecto desarrollará labores de capacitación de los
técnicos en el manejo de los nuevos cultivares. El costo total del
proyecto es de $85.000.000, 40% de los cuales ($34.000.000) se
solicitan como cofinanciación a Bananeros Unidos de Colombia
(BANCOL).
 Anexo 2. Modelo para la descripción del problema
Proyecto: Evaluación de materiales de banano FHIA para el
control de la Sigatoka Negra en Urabá

En Urabá se cultivan más de 30.000 ha de banano, actividad que

genera el mayor número de empleos y representa la principal fuente
de ingresos de la región. Bananeros Unidos de Colombia (BANCOL),
señala que la mayor limitante del cultivo es la alta incidencia y
severidad de la Sigatoka Negra, para cuyo control se utilizan
aplicaciones de fungicidas por año, originando altos costos de
producción y deterioro ambiental.

Anexo 3: Modelo para presentar la justificación

Proyecto: Evaluación de materiales de banano FHIA para el

control de la Sigatoka Negra en Urabá

Un análisis conjunto entre los técnicos de la agremiación Bananeros

Unidos de Colombia (BANCOL) y los investigadores del Centro
Regional para la Investigación y el Desarrollo del Banano (CRIBAN)
identificó el valioso potencial de uso de materiales de banano FHIA
resistentes a la Sigatoka Negra, obtenidos luego de más de 25 años
de investigación, que afronta el cultivo. Frente a opciones como el
control biológico, el uso de fitoalexinas o la intensificación del manejo
convencional, el uso de materiales mejorados tiene menores riegos y
mayores ventajas en términos de reducción de costos de producción y
de disminución de la sobrecarga ambiental. Los beneficios para los
productores del uso de materiales resistentes son grandes en términos
económicos y administrativos. Igualmente, los consumidores y los
habitantes de la región se benefician de los resultados del proyecto
por la reducción significativa (50%) de las aplicaciones de fungicidas.

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