GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE 02 PRODUCIR LOS DOCUMENTOS

 Denominación del Programa de Formación: ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

 Código del Programa de Formación: 122121
 Nombre del Proyecto APOYO EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO DE 6 UNIDADES PRODUCTIVAS EN
EL MUNICIPIO DE NORCASIA
 Fase del Proyecto PLANEACIÓN
 Actividad de Proyecto ELABORAR DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES QUE SE DERIVEN DE LAS
FUNCIONES DE LAS UNIDADES PRODUCTIVAS TENIEDO EN CUENTAEL ASUNTO, EL TIPO, LAS
FUNCIONES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA; APLICANDO LAS NORMAS GRAMATICALES, DE
SEMÁNTICA Y DE SINTAXIS DE DIGITACIÓN Y REDACCIÓN
 Competencia PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar: 1. TRANSCRIBIR DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES
UTILIZANDO LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE, APLICANDO LAS TÉCNICAS DE DIGITACIÓN, LAS
NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS VIGENTES PARA SU PRESENTACIÓN, LAS DE LA
ORGANIZACIÓN, LAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE LA CALIDAD.
 2. REDACTAR DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES TENIENDO EN CUENTA EL ASUNTO, EL TIPO, LAS
FUNCIONESDE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA; APLICANDO LAS NORMAS GRAMATICALES, DE
SEMÁNTICA Y DE SINTAXIS LAS NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS
VIGENTES PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN Y LAS NORMAS DE
GESTIÓN DE LA CALIDAD.
 Duración de la Guía 56 HORAS

2. PRESENTACIÓN

Continuando con el proceso de formación por competencias y ante la

respuesta positiva en el aprovechamiento de la primera guía, pasaremos a la
siguiente actividad que corresponde a la aplicación de técnicas de digitación y transcripción de
textos, labor importante para el desarrollo de habilidades y destrezas en este ámbito laboral.
Recordemos que el aprendizaje es autónomo y que cada uno es responsable de ello, pero sin quitar
importancia al trabajo en equipo. Se recomienda que su participación en el desarrollo de la
presente guía se realice de manera responsable y comprometida.

Es importante que el producto de cada una de sus evidencias de aprendizaje (actividades) sea
coordinado y verificado con el instructor y se archive en el portafolio de evidencias del aprendiz .

GFPI-F-019 V3
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3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

NOTA: las actividades relacionadas a continuación se desarrollaran en el ambiente de aprendizaje

del municipio de Norcasia y en las diferentes unidades productivas del municipio identificadas
previamente. Se necesitaran 30 equipos de cómputo con acceso a internet, un tv 10 mesas, 30
sillas, tablero, marcadores, una resma y 150 fotocopias. (30 paquete de 5 copias cada uno).

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

A. Para esta primera actividad es necesario que el aprendiz identifique los errores más comunes
que se comenten en la transcripción y producción de documentos administrativos. Para ello,
se hace necesario que revisen la imagen que hace referencia a una carta u oficio
administrativo. Dicha imagen se encuentra anexo a esta guía, el archivo tiene como
nombre: taller 02 producir documentos. Igualmente encontrará unas preguntas de reflexión
que deberá responder con base a lo visto en el documento. MATERIALES: computador

B. En la guía de aprendizaje anterior se pudo identificar las unidades productivas con las que
trabajaremos en el transcurso de la etapa lectiva de la formación; ahora se hace necesario
que demos a conocer estas con los demás aprendices, por ello se requiere realice una
presentación formal y den a conocer:
 Cómo está compuesta su unidad productiva
 Cuáles son sus productos y/o servicios
 Cuál es su área de cobertura
 Cuáles son sus características o por qué se diferencian en el mercado
 Muestras de servicios y/o productos
 Y por qué deben realizar “actividades comerciales con ustedes”

Para ello se requiere creen una presentación empresarial, en el programa que deseen
(preferiblemente que no sea PowerPoint) por favor revisar el siguiente material como apoyo
http://www.puromarketing.com/53/18073/consejos-para-tener-mejor-presentacion-empresa.html
tomado de la página PUROMARKETING

MATERIALES: computadores, video beam o tv, fotocopias 60, trajes o vestuario elegante,
programas para elaborar presentaciones

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios

para el aprendizaje.
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A. Para adquirir el conocimiento, habilidad y destreza en la elaboración de documentos

administrativos, se solicita dé lectura de manera detallada a la GTC (Guía Técnica
Colombia 185) Que se encuentra en la biblioteca virtual del SENA, base de datos
ICONTEC y el archivo de conectores textuales que se encuentra en la
blackboard.

3.3 Actividades de apropiación.

A. En esta parte diligenciar el cuadro comparativo que se encuentra en el archivo taller 02

producir documentos

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento

A. En la actividad de reflexión inicial conocieron las unidades productivas con las que
trabaran los demás compañeros en el transcurso de la etapa lectiva, por tal motivo ya es
hora de poner en practica todo lo aprendido en la ejecución de esta guía de aprendizaje. Por
ello, se les invita inicien “actividades comerciales” entre las unidades, con el fin de que se
generen documentos administrativos en la ejecución de estas funciones, recuerde que todos
deben interactuar de manera formal, generando documentos como soporte.

B. De manera final se requiere elaborar un manual de producción documental para nuestra

unidad productiva, esto con el fin de estandarizar la elaboración de documentos
administrativos. Este debe contener como mínimo: Portada, tabla de contenido e imágenes,
introducción, justificación, objetivo general, objetivos específicos, cuerpo, conclusión y
bibliografía.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Tome como referencia las técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de  Reproduce los

Conocimiento : documentos solicitados
teniendo en cuenta las Lista de preguntas de
Evaluación políticas de la conocimiento
organización.
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Evidencias de Desempeño

Evidencias de Producto:

Lista de chequeo  Redacta documentos

organizacionales aplicando
las normas gramaticales, Manual de producción
de sintaxis y las de documental
redacción
 Elabora documentos
organizacionales, aplicando
las técnicas de digitación;
las Normas Técnicas
Colombianas vigentes.
 Identifica la papelería en
cuanto a tamaño y calidad
para el proceso de
digitación y/o
transcripción, de acuerdo
con los estándares
internacionales
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5. GLOSARIO DE TERMINOS

Abreviatura: Representación de una palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminación de

algunas de las letras, sílabas finales o centrales de su escritura completa y, que siempre se cierra
con un punto.

Acento: Sílaba de una palabra que recibe más intensidad de la voz para aclarar su significado o
diferenciarla de una palabra similar. Se la representa por escrito con una rayita oblicua situada
sobre la vocal más intensa, y se la llama acento ortográfico o tilde (“papa (tubérculo) y “papá”
(padre).

Acepción: Cada uno de los significados de una palabra según sus diferentes contextos.

Acrónimo: Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razón social.
Ejemplo: ONU: Organización de Naciones Unidas.

Carta: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organización y personas
naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas
entidades se denomina oficio.

Comunicación: Ciclo completo del trato o correspondencia entre dos seres mediante un código
que ambos entienden

Copia: Fiel reproducción del documento.

Concisión: Una redacción es concisa cuando expresa muchas ideas con pocas palabras.

Destinatario: Persona a quien va dirigida la comunicación

Encabezado: Título de la comunicación que se realiza. Línea de identificación para indicar la

continuidad del documento.

Espacio: Distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras, o ambas.

Estilo: Distribución de las diferentes líneas que conforman la comunicación.

Esquema: Representación gráfica y simbólica de la distribución que deben tener los textos de los
documentos.

Foliar: Acción de numerar las hojas.

GTC 185: Esta norma editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación
(ICONTEC), fue ratificada por el Consejo Directivo de 2009-09-30. El objetivo presentar
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recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las

organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.

Informe: derivado del verbo informar, consiste en un texto o una declaración que describe las
cualidades de un hecho y de los eventos que lo rodean. El informe, por lo tanto, es el resultado o la
consecuencia de la acción de informar (difundir, anoticiar).

Logotipo: Símbolo que identifica a la organización. Proyecta la imagen corporativa y hace fácil la
identificación de la entidad que genera o produce la comunicación.
Márgenes: Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una página impresa.

Mensaje electrónico: Comunicación escrita, a través de la Internet.

Portada: Primera página del informe; contiene los datos requeridos para la identificación del
documento.

Oración: También llamada frase, es la unidad mínima de comunicación, la forma más pequeña de
mensaje. Tiene un sentido completo y entonación propia y está delimitada por una pausa o silencio
antes y después.

Radicación: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envío,
con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca
la ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

Razón social: Nombre que identifica a una organización.

Redactor: Persona que genera y plasma ideas en una comunicación.

Remitente: Nombre, apellidos y cargo del firmante.

Rúbrica: Rasgo o rasgos de figura determinada, que cada persona escribe como parte de la firma,
después de su nombre o título.

Saludo: Frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación.

Sigla: Abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.

Transcriptor: Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicación.

Zona: Espacio predeterminado para ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS.

Bibliografía
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BRAVO, E. (s.f.). CONECTORES TEXTUALES.

DIGITAL, P. (s.f.). 12 CONSEJOS PARA TENER LA MEJOR PRESENTACIÓN DE EMPRESA. Obtenido de

http://www.puromarketing.com/53/18073/consejos-para-tener-mejor-presentacion-
empresa.html

ICONTEC. (30 de 9 de 2009). Abreviatura: Representación de una palabra o grupo de palabras, obtenida
por eliminación de algunas de las letras, sílabas finales o centrales de su escritura completa y, que
siempre se cierra con un punto. Abreviatura: Representación de una palabra o grupo de palabras,
obtenida por eliminación de algunas de las letras, sílabas finales o centrales de su escritura
completa y, que siempre se cierra con un punto. ICONTEC.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Maria Mónica García Instructora CPYA 23 DE AGOSTO 2017

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)