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    FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES CONTRATO No. 356 de 2023, FONDO ROTATORIO DEL _ 860.511.071-6 Ba “UT DOCUMENTOS DE VIAJE 2024 901.759.266-9 ‘Suministrar, formalizar y prestar el servicio de personalizacion, custodia y distribucion de libretas de pasaportes, asi como el servicio de impresion, almacenemiento y entrega de etiquetas de visa Colombiana con zona de lectura mecénica a precios fjos unitarios sin formula de reajuste para el Fondo Rotator del Ministerio de Relaciones Exteriores. He de octubre de 2024 0 hasta el agatamiento de los recursos, lo que primero ocurra, La PLAZO: ejecucién iniciara con la suscripciin de! acta de inicio, previa aprobacién de ls garantlas y n del registro presupuestal con la respectiva vigencia futura aprobada, CIENTO NOVENTA Y OCHO MIL OCHOCIENTOS NOVENTA Y CUATRO MILLONES DOSCIENTOS CINCUENTA Y NUEVE MIL QUINIENTOS NOVENTA Y SIETE PESOS, MONEDA CORRIENTE ($198.894259.597) VA includo y demas impuestos, tases, alos que haya lugar. OBJETO: VALOR: Enire los suscritos, ALVARO LEYVA DURAN, mayor de edad, con domiciio en Bogota D.C, identicado con cédula de ciudadania No, 17,084,362, rombrado mediante Decreto No. 1666 del 7 de agosto de 2022 y posesionado mediante Acta No, 003 de fa misma fecha, en su calidad de Representante Legal del FONDO. ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, de conformidad con las facutades en materia contractual conferidas por el aticulo 3 del Decreto Ley 20 de 1992, quien en adelante se denominara LA ENTIDAD, por una parte, y por la otra, ANA MARIA GOMEZ ‘SARMIENTO, mayor de edad, identficada con cédula de ciudadania No, 52.197.574, acluando en calidad de representante legal de la UT DOCUMENTOS DE VIAJE 2024 quien para los efectos de este documento se denominara EL CONTRATISTA, hemos convenido celebrar el presente contrato, previas las siguientes consideraciones: 2) Que el servicio que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores frente & Ia expedicion de pasaportes se leva a cabo actualmente mediante el contrato No. 145 de 2019. b) Que la fecha de terminacién del contrato No. 145 de 2019 se extendio hasta el dia 2 de octubre de 2023, ©) Que en alencidn al deber de dar continuidad a la prestacién del servicio el Ministerio de Relaciones Exteriores publicd el proceso lcitatorio No. LP-001-2023, ) Que mediante la Resoluciin No 7485 del 13 de septiembre de 2023, confirnada por la Resolucion 7540 del 14 de septiembre de 2023, ambas expedidas por el'Ministro de Relaciones Exteriores, se declard desierto el proceso Nicitatorio LP-0001-2023, ©) Que el 14 de septiembre, el Ministro de Relaciones Exterores expidié la Resolucion No. 7641 de 2023 mediante fa cval declaré el estado de Urgencia Manifiesta por el temmino de 12 meses en aras de garanlizar la continuidad de la prestacién del servicio de expedicion de pasaportes y vises: Pagina 1 de 15 ¢ f} Que la Urgencia Maniiesta se encuentra consagrada en el Estatuto de Contratacién como una de las causales de contratacién directa para celebrar contratos sin que medie una convocatoria piblca y la administracion la uiliza cuando requiere actuar de manera Inmediata y urgente para mitigar circunstancias excepcionales o apremiantes, ‘que no permiten aoudir a un proceso de seleccién de contratistas; 4g) Que mediante memoranda -DIMCS-GAJR-23-012074 de fecha 29 de septiembre de 2023 radicado en el Despacha del Ministro de Relaciones Exteriores y posteriormente racibido en el Grupo Intemo de Trabajo de Licitaciones y Contratos, la Directora de Asuntos Migratorias, Consulares y Servicio al Ciudadano soiicitd adelantar fa presente contratacién para lo cual adjunts ios respectivos estudios y documentos previos;, h} Que no obstante la no oblgatoriedad dispuesta en el articulo 2.2.1.2.1.4.2. del Decreto 1082 de 2015 frente a la elaboracién de los estudios y documentos previos, la Direccién de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Cludadano, elaboré la documentacion mencionada para justficar la necesidad de la continuidad del servicio. ’) Que la presente contratacién se rige por lo establecido en el literal a) numeral 4 del articulo 2° de la ley 1150 de 2007. el articulo 2,2.1,2.1.4,2, del Decreto 1082 de 2015 y fos articulos 42 y 43 de la Ley 80 de 1998, por tratarse de una contratacion directa por urgencia manifiesta; |) En consideracién a todo lo anterior, las partes han decidido celebrar el presente contrato el oual se regité por las siguientes cizusulas: CLAUSULA PRIMERA. - OBJETO: Suministrar, formalizar y prestar el servicio de personalizacin, custodia y distrioucién de libretas de pasaportes, esi como el servicio de impresién, almacenamiento y entrega de etiquetas de visa colombiana con zona de lectura mecénica a precies fios untarios sin formula de reajuste para el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. GLAUSULA SEGUNDA. - VALOR: El valor del presente contrato es por la suma de CIENTO NOVENTA Y OCHO MIL OCHOGIENTOS NOVENTA Y CUATRO MILLONES DOSCIENTOS CINCUENTA Y NUEVE MIL QUINIENTOS NOVENTA Y SIETE PESOS, MONEDA CORRIENTE ($198.894.259.597) IVA incluido y demas impuestos, tasas, contribuciones, ‘costos direstos ¢ indirectos a los que haya lugar. CLAUSULA TERCERA. - FORMA DE PAGO: £| FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES pagar’ el valor del contrato al CONTRATISTA, previa autorizacién del supervisor del contrato asi La Entidad pagara @ EL GONTRATISTA, una vez se enouentre aprobado el P.A.C. (Programa Anual Mensualizado de aja), por mensualidades vencidas de acuerdo con los servicios efectivamente prestados. En ese sentido, se pagar lo correspondiente a las libretas efectivamente suministradas, formalizadas, personalizadas (mpresas), custodiadas y distribuidas en cada mes. Igualmente, se pagarén las etiquetas de visa efectivamente sumiistradas a fa entida. Silas facturas no han sido correctamente elaboradas 0 no se acompafian los documentos requerides para el pago ylo se presentan de manera incorrecta, el término para éste sélo empezard a contarse desde fa fecha en que se aport el litima de los documentos yio se preserten en debida forma, Las demoras ocasionadas por estos conceptos serén responsabilidad del contralista y no tendrn por ello derecho al pago de intereses o compensacion de ninguna naturaleza, En todo caso, el pago del mes de diciembre deberd ser tramitado conforme a las fechas de pago que establez Dineccién Administrativa y Financiera en acto atministrativo Con cada una de las facturas, EL CONTRATISTA debera adjuntar la cartificacion expedida por el revisor fiscal, 9 si el mismo se requiere legalmente o por el representante legal, segiin corresponda, en la que conste que el contratista o sus Integrantes si €s un consorcio o unién temporal, durante el periodo de ejecucién contractual respectivo, han efectuado el pago de apertes ai Sistema General de Seguridad Social (salud, pensiones, riesgos profesionales) y parafiscales (Cajas de Pagina 2 de 15 ; u a oN ‘Compensacién Familar, ICBF y SENA), de acuerdo con jo establecido en el articulo £0 de Ia ley 789 de 2002 y en la Ley 41150 de 2007. Trios los pages sardn consignados en la cuenta bancaria que el contratista acredite como propia, Con la primera factura, EL CONTRATISTA deberd apottarcertficacién expedida por la entidad bancaria donde conste el nimero de le cuenta en {a cual se le pueden consignar ios valores corresponcientes a nombre de EL CONTRATISTA, La certicacion de a entidad bancaria dabera haber sido expedida dentro de os treinta (30) dias anteriores a la presentacion de la factura, PARAGRAFO 1.- ABONOS EN CUENTA: Los ctados pagos so efecluardn mediante consignacién en la cuenta que indique EL CONTRATISTA y que acrecite como propis. Los pagos previstos en esia cldusula se acreitarén en la cuenta antes mencionad, o en otto banca 0 cuenta que EL CONTRATISTA designe con antericrided al vencimiento del pago, con sujecién a lo previsto en las disposiciones cambiatis y siempre y cuando dé aviso esorto @ EL FONDO, con no menos de treinta (30) dias de anlcipacion, la cual no pod tener mas de treinta (20) clas de expedicién. Todos los pagos efectuados tendrdn los descuentos de ly. PARAGRAFO 2. REGIMEN TRIBUTARIO: De conformidad con el formulario de Registto Unico Tributatio (RUT) el CONTRATISTA perienece al régimen Responsable do IVA Cod. 48 y su actividad econdmica de acuerdo oon el CIIU conesponde 2 1811, 5210 y 6220 cualguisr cambio al mismo saré responsabilidad exclusiva de EL CONTRATISTA y éeberd dar aviso al supervisor del Contato. EL FONDO no reconocera velor adicional al contrato por este concepto, CLAUSULA CUARTA. - IMPUTACION PRESUPUESTAL Y SUJECION A LAS APROPIACIONES PRESUPUESTALES: El valor que EL FONDO se compromete a pagar a EL CONTRATISTA coresponde al presupussto de la vigencia 2023 del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, segin consta en el Cartficadio de Disponibiidad Presupuestal No. 74823 del 3 de abril de 2023, por valor de CINCUENTA Y SIETE MIL TRESCIENTOS NOVENTA Y SEIS MILLONES QUINIENTOS CUARENTA Y SEIS MIL QUINIENTOS CUARENTA Y DOS PESOS MICTE ($57.396.548.542.00), ‘expedido por el funclonario encargado de las operaciones presupuestales del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones: Exteriores, para la vigencia 2023 y oficio de aprobacién de vigencia futura Ordinaria Presupuesto de Gastos de Funcionariento con numero de radicado 2-2023-020889 del 28 de abril de 2023, expedido por e! Ministerio de Hacienda y rédito Péblico, vigencia fiscal 2024 mediante el cual se aprob6 la suma de CIENTO OCHENTA Y CUATRO MIL. DOSCIENTOS NOVENTA Y TRES MILLONES TREINTA MIL QUINIENTOS CUARENTA Y NUEVE PESOS {$184.293.030.549), esegurando con esto ! pago de la prestacion del servicio para ol ao 2024, CLAUSULA QUINTA. « PLAZO DE EJECUGION: Hasta 2 de octubre de 2024 o hasta el agotamienio de los recursos, lo (que primero ocurra. La ejecucién iniciara con la suscrigcn del acta de inicio, previa aprobacién de las garantias y cexpedicién del registro presupuestal oon fa respectva vigencia futura aprobada, CLAUSULA SEXTA. - LUGAR DE EJECUCION: Sera confome con los Anexos Técnicas Confldenciales que hacen parte de la minuta del contrat. CLAUSULA SEPTIMA, - REAJUSTE AL PESO: Con la suscripci6n del contrato, EL CONTRATISTA acepta que en el ‘evento que el valor a pagar en la factura tenga centavos, estos se ajustarén o aproximarén al peso, ya Sea por oxces0 0 por defecto, si la suma es mayor o menor @ 60 centavos, Lo anterior, sin que sobrepase el valor total establecido en el presente contrat, CLAUSULA OCTAVA, - DERECHOS DEL CONTRATISTA: En general, con derechos del CONTRATISTA: 4, Recibir el pago que en su favor establece el presente contrato. 2. Tener acceso a los elementos fisicos necesatios pata desarollar el objeto del conireto y cumplir con sus obligaciones. Pagina 3 de 15 \ t 3, Gelebrar todos los contratos y operaciones que considere necesarios para ejecta el objeto dl presente contrato, siempre que se encuentien dentro del émnbito de los Gerechos y obiigaciones que surgen con ocasion del presente conirato y que sean consistentes con su fnaliiad, 4. Obtonor la colaboracién nocesaria de EL FONDO para el adecuacio desaralo del contrato CLAUSULA NOVEN) - OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: Son obligaciones del CONTRATISTA: A. GENERALES: 1. Consttuir la garentia conforme con la cldusula novena de los estudios previos para amparar los rlesgos establecidos en el contrat. 2. Cumplr con los aportes a Seguridad Social en Salud, Pensién y Rlesgos Laborales, conforme con las clisposiciones legales vigentes. 3. Cumplir el objeto contractual con diigencia, ajustandose a las disposiciones consttucionales, legaies, ‘contractuales, las de estudio previo y ala propuests presentada, 4, Suscritir el compromiso de confidenciaidad del contrat. 5, Poner a disposicin de los funcionarios de EL FONDO, los recursos fisicos ofecidos en la en los anexos ‘técnioos confidenciales, con sujecin a los condicionamientos de tempo, modo y lugar. 6. Atender las cbservaciones y requerimientos que haga el Supervisor del Contrato dentro de los tiempos solicitados, 7. Disponer de una tinea telefinica y de una diteccién de correo electénico, para atender de manera cefectiva y permanente las observaciones y requerimientos que el Superviser fe formule, indicando en su propuesta el respectivo nimera y dreccidn de correo electréno. 8 Cumplir @ cabatidad con las directrices que Imparta EL FONDO para el cumpiimiento del Sistema de Gestion de Calidad. ‘9. Cumpli can lo establecido en el Anexo No.6 reforente al Sistema de Gestion de Seguridad y Salud en el Trabajo, de acuerdo con el Decreto 1072 de 2015, la Resolucion 0312 de 2019, sus modifcaciones y ‘anexos 10. Guardar estricta confidencialidad de fa informacién que conazca en el desarrollo del objeto contractual susoo, inclusive posterior a la fnalizacion del vinculojuridico © contractual con el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatori, 11. Actuar bajo la calidad de encargado y ‘ratar la informacién coro activo del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio acorde con ios lineaments establectos en la Poiica de Tratamiento de la Informacion, las Leyes 1266 de 2008 y 158 de 2012, asi como sus decretos reglamentaros. 12, Garantizar la cecoleccién de la autoizacisn dle fos tiulares de fa informacin que ostentan ta calidad de trabajadores, agentes y asesores de EL CONTRATISTA, sobre los cuales se recoplard sus datos personales, entre otfos, por medio del sistema de videovigiancia de EL FONDO o quien éste designe, quien acta como Responsable del Tratamiento de dicha informacién y que, podré disponer de la misma en virtud del ccumplimionto de las obigaciones contractual, legales, de seguridad yio misionals, Pagina @ de 15 hg Pgr 48. Eniregar os certificados de alfilacion de sus trebsjadores al Sistema de Seguridad Social Integral. 44, EL CONTRATISTA, incluyendo sus agentes, debe dar cumplimiento a la pollica y objetivs del sistema de gestién ambiental, realizando una adecuada gestién integral de los residucs y un uso eficiente de agua y enemgia. Asi mismo, deben partcipar en las actvidades de sensilizacion ambiental 2 las que sean convocados. EL CONTRATISTA debe dar cumplimiento a as solicitudes en materia embiental que realice EL FONDO durante le elecucion del contrato. Para lo anterior, se debera susorbir el Anexo No. 5, referente al Sistema de Gestion Ambiental 15. Tomar las medidas necesarias para garantizar la debida y oportuna ejecucion del contrat 46. Mantener reserva profesional sobre los asuntos 0 la informacién que le sea dada a conocer por motivo det suministro. 417. Respetar, garantizar y promover los derechos que les asisten a los titulares de la informacién que se recaude, y de la cual se haga tratamiento a efectas de cumplir con el objeto del presente contrato, Para esos efectos, se suscrbira una cléusula de ‘ransferencia de la informacion, y las partes se comprometen a

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