e Curso de Assistente Administrativo Aula 7 ~ Conceitos Fundamentais da Area de Arquivologia wh Antes de iniciar @ apresentogo sobre como organizar documentos e correspondéncias, & preciso conhecer os conceitos bésicos que envolvem esta atividade. A seguir, serdo apresentados os conceitos Aula 2 fundamentais da drea de arquivologia, Grea que estuda arquivo e organizagéio de documentos © & também chameda de orquivstca ARQUIVO: conjunto de documentos produzides e recebidos por érgaos piblicos, insivigdes de caréter piblico ¢ entidades privadas, em decorréncia do exercicio de atividades especificas, bem como por pestoa fisica 6 juridica, qualquer que seja 0 suporte da informagao ou « natureza dos documentos (Lei Federal nO 8.159/91, art. 2°) ACERVO: totalidade dos documentos sob custédia de um arquivo. GESTAO DE DOCUMENTOS: conjunto de procedimentos e operacées lécnicas referentes & produgao, framitagdo, uso, evaliagée © arquivamento dos documentos em fase corrente # intermediéria, visando va eliminagao ou recolhimento para guarde permanente (lei Federal n° 8,159/91, art. 3°) ARQUIVAMENTO: seqiéncia de operagées que visam & guarda ordenada de documentos. Agdo pela qual uma avioridade determina © guarda de um documento, cossada a sua tramitacao. Penfacen DOCUMENTO CORRENTE: aqueles documentos em curso ou que, mesmo sem movimentas&o, constituam ures oPcoes ‘objetos de consulta freaiiente. Séo armazenados em Arquivos Correntes. S Meu Perfil DOCUMENTO INTERMEDIARIO: documento que, nao sendo de uso corrente nos érgdos produtores, por raz60s de inleresse administrative, aguardam a sua eliminago ov recelhimenlo para guarda permanente. a Me ‘So armazenados em Arquivos Intermedicirios. DOCUMENTO PERMANENTE: documento de valor histérico, probatério e informativo, que deve ser & Volorao Sie definitivamente preservado. E armazenado no arquivo permanente. @ Sarda AVALIACAO DE DOCUMENTOS: processo de andlise ¢ selegéio de documentos de arquivo, que Morne Conta gstabelece sua destinagio de acordo com os valores que lhes so airibuidos. ‘ARQUIVO PRIVADO: conjunto de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fisicas ov juridicas, ‘em decorréncia de suas alividades {lei Federal n° 8.159/91, ort. 11}. ARQUIVO PUBLICO: conjunto de documentos produzidos e recebidos, no exercicio de suas atividades, por érgaos piblicos de ambito federal, estadval, municipal, e do Distrito Federal, em decorréncia de suas fungées adminisirativas, legislativas e judiciérias. Arquivo integrante da administragao publica TEORIA DAS TRES IDADES: teoria segundo a qual os arquivos stio caracterizados como correnies, intermediérios ov permanentes, de acordo com a identificagéo dos valores primério e secundéiio dos documentos, considerandose sua génese, tratamento e uiilizarao. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS: sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produgao alé a sua eliminagée ov guarda permanente. DESTINAGAO: em decorréncia de ovaliasao, encaminhamento dos documentos & guarda permanente, & eliminagao e/ou reprodusao. ESPECIE DOCUMENTAL: Divistio de género documental, que reine tipos documentais por . suas caractersticas comuns de estruturagéi da informagdo, como ata, carta, decreto, fotografia, memorando, oficio, plantas, relatsro. GENERO DOCUMENTAL: Reunido de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essonciais, particularmente o suporte ¢ a forma de registro da informagio, como documento filmografico, sonore, audiovisval, cartogréfico, iconegrético, informético, microgréfico, textual(© Documents € 0 seu Processo de Entrado, Tramitagéo e Arquivamento nc Empresa: A informagao necessita ser tratada e organizada da fonte geradora & armazenadora, para que o produto final seja repassado aos usuérios satisfatoriamente. © documento contém dados de grande importéincia, para as decisées administrativas, © registro de entrada do documento é efetuado no setor de protocole, que tem como atividade principal executar as alvidades de movimentagio, controle e expedigio de requerimentos, processos e outros documentos, atendendo com presteza &s solicitagées dos usuérios sobre o andamento dos processos © papéis de seu interesse, No setor de protocolo, @ auséncia de técnicas © métodos apropriades, bem como usos inadequados, prejudicam 0 correto arquivamento do documento no seu destino final, apés a tramitago. Conseqientomente, of usuérios ¢ administradores serdo penalizados com a lentidéo, « improcisso e inconfiabilidade quando solicitarem informagées, Tromitago do Documento ‘Apés o registro no protocolo, o documento é encaminhade a setor ou autoridade para as providéncias, necessérias em fungdo de concluséo do assunto. Ele pode sair do setor de protocelo sob a forma original em que dev entrada, ov sob a forme de processo, recebendo uma capa. rmar um dossié, até chegar & conclustio, passando por diversas auloridades, recebendo pareceres © at anexos, Arquivarrento ‘Apés a tramitasio e conclusdo do assunto tratado no documento, ele & destinado a sua etapa final -o arquivamento. Geralmente, o arquivamento inicial é feito no arquivo setorial. Apés cinco anos, 0 documento ird para © setor de avaliagao de documentos, se ainda apresentar validade, ov para © descarte ‘A validade do documento ¢ determinada pela Tabela de Temporalidade de Documentos, que é um instrumento arquivistico resultante da avaliagéo que determina os prazos de guarda e destinagio dos documentos de arquivo; é uma divisdo de espécie documenta que retine documentos por suas caracteristicas comuns em termos de férmula diplomética, natureza de conteddo ou técnica do registro, fais como carias precotérias, cartas régias, carlaspatentes, decretos sem nimero, decretos leis, decretos legislativos, folografias teméticas, retralos, daguerrestipes, litogravuras, serigrafias, xilogravuras. (© Processo de Arquivarrento e Manulengéo dos Documentos © arquivamento de documentos consiste na colocagtio do documento no lugar a ele destinado (estante, arquivo, prateleira ov pasta, © deve ser feito diariamente, pois, quando os documentos se acumulam, ‘acabam ocorrendo problemas (perda, exiravio ou dano). Se por acaso existrem documentos que necessitem ficar para arquivamento no dia seguinte, recomenda- se a guarda dos mesmos em armérios, ‘Antes de guardar qualquer documento, a empresa ou a dea responsével pelo arquivo da empresa deve elaborar um quadro de avaliagéio de documentos. © quadro de avaliagéio de documentos consiste em orientasées para o tratamento dos documentos, por tipo de documento (corrente, permanente & intermedidrio). Neste quadro devem constar os seguintes dados: a fase ou tipo do documento; a descrigao do grupo de classificagdo deste documento e 0 conteido ov assunto de cada documento, Algumas medidas devem ser tomades, antes do arquivamento, para assegurar a conservagio dos documentos: perfurar os documentos uniforme e adequadamente; retirar clipes ¢ alfinetes, e utilizar 0 grampeador com grampos de aluminio; dobrar os documentos adequadamente, se excederem os tamanhos padronizades, e desdobrar caso soja necessdrio;fitas adesivas née devem ser usades, por perder o cola com © passar do tempo e deixar manchas ‘amareladas no documento, que séo irremoviveis. As fitas adesivas devem ser substitvidas por cola que ndo afete o documento, e a colagem deve ser feita com firas de papel no verso do documento, para néo prejudicar a posterior leitura; arquivamento de recortes. Devem ser arquivados em pastas, por assunto, © apés devem ser colocados ¢em folhas soltas de papel tamanho oficio. Se for um arfigo que tenha continuagtio no verso, o recorte deve ser guardado em envelope que também serd colocado em folha de papel. No alto e & direita do recorte, deveré ser anotada a dota ¢ fonte de onde ele foi exirido, como também o ossunto da pasta onde ele ser arquivado. Operagées Essenciais para Guarda e Conservagéo dos Documentos Os seguintes procedimentos devem ser seguidos para que haja a guarda e conservagée adequada dos documentos: fazer 0 arquivamento diério de postas e papéis; no momento de arquivar um documento, confrontar o conteddo @ o ndmero da pasta para evitar engano; manter uma seqiiéncia estritamente cronolégica - ndo grampear ¢ néo arquivar juntas a correspondéncia recebida e a expedida; no sobrecarregar as caixas arquivo ou pastas; abrir uma segunda pasta, téo logo seja necessdrio; ou, se for o caso, uma caixa; manter uma pasta miscelénea ou diversos, para onde irdo os documentos cujos assuntos néo so rotineiros, até que cheguem ao nimero de seis, quando terdo uma pasta prépria; rido deixar assuntos indefinidos, clssificélos quando néo howver definiso clara ov nao existirem cassuntos assemelhados em: Assuntos Administativos diversos, Assuntos de pessoal diversos ¢ Assuntos Financeiros diversos, definindo-os em uma érea que tenha perfinéncia; jemais permitr que pessoas alheias ao servigo procedam ao arquivamento, salvo sob supervisdo, em fase de treinamento. Progresso do Curso EALIZAR PROVA Atendimento %% Chat Onlin J (61) 3053-8 OGoogle Institucional Formas de Pagamento VISA @® “xz. 2 w oe