65 - Access para Empresas Pymes - Unidad 1 (Pag 10-35)

Unidad 1
Bases de Datos y Tablas

ACCESS PARA EMPRESAS PYMES · UNIDAD 1 ·
· Prof. Ing. Lorena Carballo · 11 ·
Temario:
1. Crear una base de datos
2. Introducción a tablas
a. Visualizaciones de una tabla
b. Añadir campos
c. Tipos de datos para guardar un campo
d. Clave principal
e. Ingresar información a la base de datos
f. Eliminar una fila
g. Eliminar una tabla
h. Buscar y reemplazar datos
i. Filtrar datos
j. Relaciones
Introducción
Access1 es un motor de Base de Datos que nos permite recopilar un gran volumen de
datos relacionados, con herramientas específicas para almacenar como las tablas;
ingresar, eliminar, modificar o eliminar datos como los formularios; resumir e imprimir
valores mediante informes; o responden a preguntas con consultas; hasta automatizar
tareas mediante macros; son algunos ejemplos de las funcionalidades ofrecidas por las
Bases de Datos.
Por tal motivo es recomendable ingresar valores empleando las técnicas ofrecidas en este
capítulo para no tener inconvenientes en la creación de consultas, formularios e informes,
trataremos las nuevas funcionalidades que nos ofrece la versión 2013 de Access para
poder aprovechar al máximo los recursos que tiene disponibles.
Relación con otras Unidades

En esta primera unidad vamos a crear una base de datos para que pueda contener todos
los recursos que trabajaremos en el resto de las unidades; y crearemos y manipularemos
tablas para poder crear consultas en la unidad siguiente empleando los datos que
almacenemos en nuestras tablas.
Objetivos específicos
 Crear base de datos.
 Crear tablas y analizar el uso de todas las alternativas de visualización.
 Añadir campos identificando el tipo de datos adecuado para cada situación,
identificando la clave principal.
 Ingresar datos a la base de datos.
 Eliminar filas y tablas.
 Buscar, reemplazar y filtrar fatos.
1
“Access” es marca registrada, propiedad de Microsoft.
· UNIDAD 1 · ACCESS PARA EMPRESAS PYMES
· 12 · Prof. Ing. Lorena Carballo ·
 Analizar y aplicar relaciones entre las tablas.
Esquema de contenidos
Bases de datos y
tablas
Crear una base Introducción a

de datos tablas
Visualizaciones
Añadir campos
de una tabla
Tipos de datos
para guardar un Clave principal
campo
Ingresar
información a la Eliminar una fila
base de datos
Eliminar una Buscar y

tabla reemplazar datos
Filtrar datos Relaciones

Bases de datos
Access es un motor de Base de Datos que nos permite recopilar un gran
volumen de datos relacionados, con herramientas específicas para
almacenar como las tablas; ingresar, eliminar, modificar o eliminar datos
como los formularios; resumir e imprimir valores mediante informes; o
responden a preguntas con consultas; hasta automatizar tareas mediante
macros; son algunos ejemplos de las funcionalidades ofrecidas por las Bases de Datos.
Una base de datos contendrá una o varias tablas, por ejemplo si tenemos una base de
datos para manejar los datos de un colegio, tendremos una base de datos que podríamos
llamar colegio y varias tablas para almacenar los datos de alumnos, otra tabla de
docentes, otra tablas de notas, etcétera.
Pensemos en la base de datos como el elemento que agrupa y nos permite relacionar los
datos que se encuentran en cada una de las tablas.
Cada tabla tendrá los datos referidos a un tema en particular, si volvemos a reflexionar
sobre el ejemplo anterior no guardamos los mismos datos para los alumnos que para los
docentes por lo tanto van en tablas diferentes.
Actividad de aprendizaje
Crear una base de datos Ejercicio paso a paso
Al empezar el diseño de Bases de Datos contamos con modelos agrupados

por categorías que nos ofrece el programa, en Archivo/Nuevo podemos
elegir alguna de las Plantillas de ejemplo, la seleccionamos y
presionamos Crear.
En Plantillas de ejemplo contamos con bases de datos que contienen datos para
analizar la funcionalidad del programa.
Avanzado
Es conveniente que analicemos en la Advertencia de seguridad cuando
nos indica si Se ha deshabilitado parte del contenido de la base de
datos, haremos clic en Habilitar este contenido para poder contar con
toda la funcionalidad asociada a las macros, para abrir ventanas, calcular algunos
totales, entre otras tareas.
Con Herramientas de base de datos/Analizar/Documentador de base de datos

accedemos a todos los componentes de la base de datos.
El Documentador de base de datos es de gran utilidad para que exploraremos los

objetos, comencemos el análisis de las herramientas de una base de datos, sobre
ejemplos concretos que podemos descargar en forma gratuita.
Para crear bases de datos completamente personalizadas en Archivo/Nuevo

seleccionamos Base de datos en blanco.
Introducción a las tablas

Las tablas son las estructuras que almacenan físicamente los datos, son las
encargadas de mantener el contenido disponible para que sea utilizado por
el resto de los componentes de la Base de Datos.
Podemos pensar en una tabla como una grilla donde cada una de las
columnas corresponde a un campo o título, como por ejemplo Nombre, Apellido,
Teléfono, Dirección, Email, si almacenaremos Clientes, Proveedores, Contactos o una
tabla de Alumnos; y cada uno de los renglones que lo llamaremos registro serán los datos
de un cliente.
Crear tablas Ejercicio paso a paso
Para crear tablas tenemos varias opciones:
* Mediante Crear/Tablas/Tabla obtendremos una grilla donde

ingresaremos los datos como hacemos en Excel, a partir del contenido que
coloquemos Access identifica el tipo de datos que contendrá el campo.
En Hoja de datos/Formato y tipo de datos configuraremos si es un campo Único para

que controle que no se repita, si Se requiere obligatoriamente para que no quede en
blanco.
* Si contamos con un servidor SharePoint en Crear/Tablas/Listas de SharePoint

tenemos varias plantillas, los datos que ingresemos en estas tablas estarán disponibles
para todos los miembros de la organización a los que les demos acceso, los usuarios
podrán acceder desde la red interna de la empresa, o desde Internet en el caso que el
servidor sea configurado de dicha manera.
* Con Crear/Tablas/Diseño de tabla personalizaremos la tabla, ya que indicaremos los

tipos de datos de cada uno de los campos, esta opción es la más avanzada y
profundizaremos sobre el tema en preguntas siguientes.
Visualizaciones de una tabla

La tabla siguiente contiene las vistas a las cuales accedemos cuando tenemos abierta una
tabla y vamos a Hoja de datos/Vistas/Ver.
Vista Descripción
Hoja de Accedemos a los datos de la tabla, donde agregaremos registros, buscaremos, filtraremos,
datos aplicaremos formatos, ordenaremos, etc.
Vista diseño Personalizamos el diseño de la tabla, seleccionando el Tipo de dato, Tamaño del campo,
Formato, Valor predeterminado, etc.
Añadir campos
En la vista Hoja de datos siempre tenemos en la última columna de la tabla el título
Agregar nuevo campo, donde rápidamente ingresaremos los valores deseados.
Avanzado
En la Vista diseño siempre podemos agregar campos en los renglones
inferiores que se encuentran en blanco. Tenemos que recordar que este
campo se va a agregar a todos los registros que ya ingresamos en la tabla,
por lo tanto si tenemos datos de 30 clientes ingresados e incorporamos un
nuevo campo para almacenar la página web, tendremos que completarlo para los
clientes almacenados.

Tipos de datos para guardar un campo

En la vista Hoja de datos/Formato y tipo de datos podemos indicar el Tipo de
datos, el Formato, si el contenido es Único y si Se requiere el campo como
obligatorio como número de factura por ejemplo.
La siguiente tabla contiene todos los tipos de datos disponibles:
Tipos de datos
Tipo de dato Descripción Ejemplo
Texto Combinaciones cortas de letras y números Apellido, dirección, teléfono.
que no usamos para cálculos. Hasta 255
caracteres.
Memo Es un texto largo, hasta 2 GB. Comentarios, observaciones.
Número Son números para realizar cálculos. En Cantidad, porcentaje ganancia,
Formato podemos indicar Científico, stock.
Porcentaje; y Aumentar porcentaje o
Disminuir porcentaje.
Autonumérico Es un valor numérico que se incrementa Id, código,
automáticamente al crear cada registro. Se
los utiliza para la clave principal.
Fecha/Hora Almacenaremos fechas u horas, en Formato Fecha de inicio, vencimiento,
Fecha larga, Fecha corta, Hora corta. hora de ingreso, fecha de
nacimiento.
Moneda Nos permiten almacenar el signo monetario, Monto, costo, precio.
decimales y son la elección ideal para utilizar
con las funciones financieras.
Sí/No Son valores verdaderos o falsos. Indicamos Entregó documentación,
requisitos cumplidos, generalmente podemos terminado.
identificarlos en las preguntas.
Objeto OLE Agregaremos archivos externos generados en Curriculum vitae, foto.
plataforma Windows. Son archivos que se
asocian a cada registro.
Hipervínculo Link a un recurso único. Página web, e-mail, dirección
en una red local.
Datos adjuntos Incluye cualquier tipo de archivo, es más Imagen producto, logo.
eficiente en el uso de los recursos que los
Objetos OLE.
En la Vista diseño indicaremos el Tipo de datos y en la solapa General configuramos el
Formato, un Valor predeterminado que nos sugerirá en el momento del ingreso de
valores para ahorrar tiempo.
Clave principal
La clave principal es uno o más campos que identifican unívocamente a un
registro. Nos permite poder encontrar en la tabla los datos de cada
persona, cada producto, etc.
La clave principal tenemos que estar seguros que nunca se va a repetir, por
lo tanto campos como apellido nunca pueden ser clave; podremos optar por campos
como legajo, código de cliente, patente, entre otros.
Hay situaciones donde la clave principal la componen dos o más campos, por ejemplo el
tipo y número de documento nos permite identificar a todas las personas, o número de
factura y renglón para cada artículo vendido. En estos casos estamos ante claves primarias
compuestas, porque son más de un campo.
Avanzado
Es recomendable utilizar claves primarias simples, porque todas las
búsquedas, accesos y movimientos de datos se hacen utilizando la clave, si
utilizamos varios campos estas acciones consumen más recursos en disco
rígido, en memoria y en tiempo.
Para definirla en Hoja de datos/Vistas/Ver/Vista diseño, seleccionamos uno o

varios campos y en Herramientas elegimos Clave principal.
En el caso que no tengamos ningún campo que pueda convertirse en clave principal
porque se va a repetir, podemos optar por un campo llamado id o cod con Tipo de
datos/Autonumérico.
Ingresar información a la base de datos

Disponemos básicamente de dos formas para ingresar información, podemos utilizar
la Vista Hoja de datos, donde tipeamos los valores en cada renglón en forma de
cuadricula.
En los campos fecha podemos hacer clic en el icono del calendario para que nos muestre
un almanaque.
El entorno nos avisará si intentamos ingresar un valor que no corresponda al tipo de datos
del campo, por ejemplo si en un campo de tipo moneda ingresamos letras al cambiar de
columna o de renglón veremos el mensaje El valor que ha especificado no coincide
con el tipo de datos Moneda de esta columna.
Cuando estamos modificando un renglón en el selector de registro (cuadradito gris al

comienzo de cada renglón) veremos un icono de un lápiz; en el último renglón veremos
un asterisco y siempre podremos ingresar registros nuevos en dicha posición.
La segunda forma de ingresar datos es mediante un formulario que realizaremos más

adelante en este capítulo.
Eliminar una fila

El procedimiento para eliminar es muy sencillo, sobre el selector de registro
presionamos botón secundario Eliminar registro; o hacemos clic en la fila, en Hoja de
datos sobre el renglón presionamos botón secundario (si tiene configurado el mouse
para diestros el derecho) y elegimos Eliminar registro.
Eliminar una fila se convierte en quitar una ficha de un listado de clientes, borrar una
tarea, sacar una factura de nuestra base de datos; como veremos más adelante, las tablas
estarán relacionadas con otras, por tal motivo no siempre podremos eliminar un registro
si tiene pagos pendientes, compras asociadas, etc. Esta funcionalidad nos permite
mantener la integridad de los datos para que no perdamos en forma accidental datos que
están asociados a otros elementos.
Al intentar eliminar un registro que esté asociado a otro, Access nos informará que El
registro no se puede eliminar o cambiar porque la tabla ‘Asociada’ incluye
registros relacionados.
Eliminar una tabla

En el Panel de exploración seleccionamos la tabla, presionamos botón secundario
Eliminar, si la tabla no está relacionada aparecerá un mensaje preguntando ¿Desea
eliminar la tabla ‘Tabla’? Si elimina este objeto lo quitará de todos los grupos.
Presionamos Sí para quitar la tabla.
Si la tabla que queremos eliminar tiene relaciones Access nos consultará si queremos
eliminar también dichas relaciones, en tal caso presionamos Sí.
Recordemos que no podemos deshacer algunas funciones en una base de

datos, una de ellas es la eliminación de una tabla.
Avanzado
Una práctica de seguridad interesante es realizar un backup o copia de la
tabla antes de eliminarla, seleccionando la tabla, presionamos botón
secundario, Exportar/Archivo de texto, el tipo de archivo destino
podemos elegirlo de las opciones que nos brinda el programa.
Elegimos la ubicación y Nombre de archivo, tildamos Exportar datos con formato

y diseño para que si necesitamos importar para recuperar la tabla podamos realizarlo
sin tener que editar la tabla manualmente. Presionamos Aceptar, elegimos la
codificación Windows y Aceptar, luego Cerrar el asistente. De esta forma tendremos
una copia de los datos y estructura de la tabla por si necesitamos recuperarlos.
Buscar y reemplazar datos

Seleccionamos la tabla donde deseamos buscar valores y en Inicio/Buscar seleccionamos
el comando Buscar, tipeamos el valor a Buscar, podemos indicar Buscar en el campo
que seleccionamos para que acelere la búsqueda y no revise todas las columnas, o Buscar
en la tabla. Podemos Hacer coincidir todo el campo en el caso que estemos seguros
del contenido completo; o Cualquier parte del campo por ejemplo si no recordamos si
se llamaba Gomez Fuentes o Fuentes Gomez; o el Comienzo del campo para todos los
Fuentes del listado. Presionamos Buscar siguiente para pasar por todos los registros que
contengan los valores buscados.
Buscar y reemplazar datos Ejercicio paso a paso
Supongamos que tenemos 3000 alumnos y estamos buscando un apellido

que está repetido, a medida que revisamos los registros en la tabla
podemos indicar al Buscar en lugar de Todos, que continúe hacia Abajo o
hacia Arriba del renglón actual.
Coincidir mayúsculas y minúsculas nos permite ajustar la búsqueda ya que

únicamente Access nos devolverá los registros con contenido exactamente igual al
ingresado, muy útil para códigos.
Para Reemplazar podemos seleccionar la segunda solapa de la ventana o en

Inicio/Buscar/Reemplazar, configuraremos de la misma manera que en el caso anterior
agregando el valor Reemplazar por. Es recomendable en este momento Hacer
coincidir todo el campo para que no realicemos reemplazos accidentales en partes de
palabras. Continuamos el procedimiento mediante Buscar siguiente para posicionarnos
en el próximo registro que contenga el valor buscado y Reemplazar para que haga el
campo.
Reemplazar todos tenemos que emplearlo con cuidado, revisando que seleccionemos
Hacer coincidir todo el campo y Buscar en el campo, ya que los reemplazos
equivocados son muy difíciles de detectar manualmente y no podremos deshacer la
acción.
Filtrar datos
Podemos aplicar los mismos filtros que los tratados en Excel; los filtros nos
permiten elegir qué datos queremos hacer visibles a partir de una
condición, los Filtros son de gran utilidad para seleccionar los valores a
mostrar que coincidan con determinadas características, por ejemplo ver
los datos de un mes, o todas las ventas de un vendedor, este uso es interno
dentro de una tabla, más adelante en el curso veremos otra forma mucho más potente de
obtener datos que coincidan con una condición mediante las consultas.
Filtrar datos Ejercicio paso a paso
Para hacerlo seleccionamos la tabla, en el campo deseado hacemos clic en

el triangulito al lado del nombre del campo o en Inicio/Ordenar y filtrar
presionamos Filtro, tildamos los valores que deseamos ver y presionamos
Aceptar.
Al aplicar el Filtro podemos Ordenar de A a Z en forma ascendente u Ordenar de Z a A

en forma descendente.
En la ventana de Filtro podemos seleccionar los Filtros de texto, Filtros de fecha entre
otros, para aplicar las mismas técnicas que las empleadas en Excel con valores Antes de,
Entre, etc.
Supongamos que buscamos todos los registros que contengan el mismo valor, podemos
seleccionar el valor en una celda y aplicar el comando Ordenar y
filtrar/Selección/Igual a, o podemos indicar que Contiene para que nos devuelva
todos los registros que tengan como parte de sus datos el valor seleccionado, etc.
Mediante Ordenar y filtrar/Avanzadas podemos Borrar todos los filtros o aplicar

Filtro por formulario para combinar varios filtros.
En estas pantallas vemos los filtros de los tres tipos existentes: texto, número, fechas.
Relaciones
Una base de datos es un compendio de valores relacionados, esto quiere
decir que no tendremos datos estancos separados unos de otros, sino que
uno de los mayores potenciales de las bases de datos es la posibilidad de
conectar elementos, para obtener luego las facturas de un cliente, los
productos de un proveedor, las materias de cada alumno o los profesores
que dicten una materia, los requisitos para un trámite, el personal asignado a
determinada área o tarea, por lo tanto es evidente que la capacidad de relacionar los
datos que se encuentran en diferentes tablas es determinante.
Las relaciones son los vínculos, conexiones o asociaciones entre las tablas de una base de
datos.
Hay muchas formas de identificar relaciones, hay metodologías con grandes secuencias de
pasos para normalizar estructuras que apelan a la lógica y a las operaciones algebraicas
entre conjuntos, en este libro vamos a identificar en forma intuitiva y con técnicas
sencillas las relaciones entre las tablas.
Recordemos que las tablas deberían contener los datos referidos a un único tema, por lo
tanto si pensamos en una clase identificamos las tablas cursos, alumnos, profesores y
materias; en el caso de una venta en un comercio encontramos las tablas productos,
facturas, cliente, proveedor, vendedor; donde rápidamente nos damos cuenta que cada
rol que asuman las personas (cliente, proveedor, vendedor) o cada tipo de objeto
(factura, producto,) será una tabla diferente.
Estamos preparados para identificar las relaciones, tendremos una relación entre tablas
cuando hay una relación de posesión, composición. Por ejemplo tendremos una relación
entre los proveedores que tienen productos; los clientes son dueños de facturas; los
vendedores realizan facturas, etc.
Para acceder a las relaciones en Herramientas de base de datos/ Relaciones

elegimos Relaciones.
Mediante Diseño/Relaciones/Mostrar tabla elegiremos de la ventana las tablas a

relacionar. Luego que las agregamos seleccionamos el campo de vínculo en una de las
tablas hasta arriba del campo vínculo de la segunda tabla y presionamos Aceptar.
Suponga que creamos la relación entre el id
de la tabla proyectos, con el campo proyecto
de la tabla tareas, para almacenar la relación
entre las tareas que componen un proyecto.
Tengamos en cuenta que en las dos tablas
tenemos que tener al menos un campo que
sirva para asociarlo, en el caso que no lo
tengamos podemos agregar un campo.
Mediante Diseño/Herramientas/Informe de relación obtenemos un esquema para

imprimir con las relaciones y las tablas.
Al seleccionar una tabla podemos utilizar Diseño/Relaciones/Mostrar relaciones

directas para ver las tablas que se vinculan con la tabla elegida.
Mediante Diseño/Herramientas/Borrar diseño quitaremos las relaciones definidas;

para cambiar las relaciones entre las tablas podemos emplear
Diseño/Herramientas/Modificar relaciones.
Para crear una relación nueva, imaginemos que agregamos una tabla la hacemos visible
en la ventana de relaciones mediante Diseño/Relaciones/Mostrar tabla, elegiremos
de la ventana las tablas que vamos a relacionar, seleccionamos la tabla y presionamos
Agregar. Luego, hacemos doble clic sobre la clave principal de la primera tabla, y en la
ventana emergente hacemos clic en Crear nueva… Aparecerá una nueva ventana que
completaremos con los vínculos que deseemos. Seleccionamos Nombre de la tabla
izquierda, nombre de la columna izquierda es el campo por el que vinculamos; en Nombre
de la tabla derecha y en Nombre de la columna derecha, luego presionamos Aceptar y
Crear. Al generar una relación entre campos aparecerá una línea de unión en la vista de
Relaciones.
Avanzado
Un abordaje interesante es que seleccionemos las plantillas de bases de
datos y exploremos las relaciones existentes entre las tablas para analizar
ejemplos sobre diferentes temas.
Crear una base de datos de Clientes y sus Facturas Ejercicio integrador
A lo largo de este curso aprenderemos los fundamentos básicos para crear

y modificar bases de datos estándar. Realizaremos un ejercicio integrador
concatenado, lo empezamos ahora y usaremos el resultado en la unidad
siguiente.
1) Crear una base de datos en blanco y colocarle un nombre.

2) Para este proyecto, dos tablas para almacenar los datos de nuestros clientes y sus
compras. Comenzamos por la tabla clientes, tendremos 6 campos de datos: el
predefinido Id, y otros para Nombre, Apellido, Teléfono, Dirección, E-mail, y DNI.
Antes de comenzar, es importante que tengamos en cuenta los campos que

necesitamos tener en nuestra base de datos para evitar tener que realizar
modificaciones después.
3) Guardar la tabla como Clientes.

4) Establecer DNI como la clave principal.
5) A continuación crearemos una nueva tabla con los campos Número de factura,
Importe, Fecha, DNI de compra, y Pagó?. Establecemos el tipo de dato que
alojará cada uno, y por último la clave principal, que será Número de factura.
6) Guardar la tabla como Facturas.
7) Crear una relación entre las dos tablas, están vinculadas por el campo DNI.
8) Agregar varios clientes y facturas (que las facturas tengan el DNI de los clientes
que ingresaste).
Resolución:
Compara esta secuencia con los pasos que realizaste para comprobar
vos mismo que resolviste en forma correcta.
1) Desde Archivo, hacemos clic en Nuevo, Base de datos en blanco, colocamos a la

derecha el nombre del archivo y clic en Crear.
2) Desde la ficha Hoja de datos en Vista Hoja de datos vamos agregando los
campos que mencionamos antes, con un clic en Nuevo campo y con Cambiar
nombre le colocamos el nombre al campo. Ahora debemos establecer qué tipo
de datos alojaremos en su interior. Para esto, en el grupo Formato y tipo de
datos de la nueva ficha Hoja de datos de las Herramientas de tabla, podemos
indicar el contenido de cada campo en el cuadro Tipo de datos. Debemos tener
en cuenta la información que alojará cada campo para definir el formato correcto.
Es importante no confundirnos a la hora de cargar un dato en un campo, ya que si no

corresponde al tipo indicado, la aplicación nos mostrará un mensaje de error.
Otra forma para resolver este punto es hacer clic en Ver/Vista Diseño vamos agregando
los campos uno debajo del otro en Nombre de Campo y colocando el Tipo de datos
que corresponde a cada campo.
3) Ahora estableceremos la clave principal. Para eso, nos ubicamos en la Vista

Diseño, seleccionamos el campo DNI, nos dirigimos al grupo Herramientas y
hacemos clic sobre el comando Clave principal.
Cuando seleccionamos la clave principal aparecerá una llave amarilla al lado del campo
elegido.
4) Al cambiar a la vista diseño Access nos pedirá el nombre de cada tabla, si no le

colocaste el nombre correcto desde el Panel de Exploración sobre el nombre
de la tabla presionar el botón derecho y elegir cambiar nombre.
5) Hacer clic en Ver/Vista Diseño vamos agregando los campos uno debajo del
otro en Nombre de Campo y colocando el Tipo de datos que corresponde a
cada campo.
6) Al cambiar a la vista diseño Access nos pedirá el nombre de cada tabla, si no le

colocaste el nombre correcto desde el Panel de Exploración sobre el nombre
de la tabla presionar el botón derecho y elegir cambiar nombre.
7) Ahora que determinamos las claves principales de nuestras tablas estamos en
condiciones de establecer una relación entre ellas. Para acceder a las relaciones,
vamos a Herramientas de base de datos y, en el grupo Mostrar u ocultar,
elegimos Relaciones. Mediante Diseño/Relaciones/Mostrar tabla,
elegiremos de la ventana las tablas que vamos a relacionar, que son las que
creamos antes (Clientes y Facturas), seleccionamos cada una y presionamos
Agregar. Luego, hacemos doble clic sobre la clave principal de la primera tabla,
que corresponde al campo DNI, y en la ventana emergente hacemos clic en
Crear nueva… Aparecerá una nueva ventana que completaremos con los
vínculos que deseemos. Seleccionamos Nombre de la tabla izquierda Cliente,
nombre de la columna izquierda DNI; en Nombre de la tabla derecha Facturas y
en Nombre de la columna derecha DNI de compra, luego presionamos Aceptar y
Crear. Al generar una relación entre campos aparecerá una línea de unión en la
vista de Relaciones.
En nuestro ejemplo vinculamos la tabla Clientes con Facturas y relacionamos el

campo DNI con Número de factura.
Para profundizar: Luego que hemos creado relaciones entre las tablas es factible que
nos interese focalizar el análisis sobre una de ellas, para identificar con qué otros
elementos se relaciona; con la tabla abierta en la vista Hoja de datos seleccionamos
en Herramientas de tabla/Hoja de datos/Relaciones/Dependencias del objeto
veremos todos los elementos con los que está relacionada en forma permanente
nuestra tabla.
8) Seleccionar la tabla clientes y en Vista hoja de datos ingresar datos de varios

clientes. Ahora seleccionar la tabla facturas y agregar algunas facturas a los
clientes, recordar que tenemos que agregar en DNI de compra un DNI que esté
en la tabla de clientes.
9) Recuerda que en las bases de datos la mayoría de las acciones se aplican sobre
un conjunto grande de datos, por lo tanto los cambios se almacenan
automáticamente cuando ingresamos registros, modificamos datos o
eliminamos.
Recuerda que al ingresar clientes no tenemos que guardarlos, al hacer clic en
otro renglón automáticamente se guardarán los datos en la tabla.
Resumen
En esta primera unidad creamos una base de datos que contendrá todos los objetos que
puede tener una base datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros, entre otros.
También creamos tablas, añadiendo campos en los cuales identificamos el tipo de datos
adecuado para poder almacenar en forma correcta el contenido deseado y de esa forma
poder emplearlo luego en consultas, formularios e informes.
Identificamos y configuramos la clave principal de cada tabla analizando las características

que debe poseer como no contener datos repetidos y que identifique unívocamente a
cada registro o renglón.
Luego administramos el contenido de una tabla donde ingresamos datos a las tablas,
eliminamos filas, tablas, buscamos y reemplazamos datos, los filtramos.
Para finalizar la unidad analizamos las relaciones entre las tablas, este punto es
determinante para poder consultar, crear formularios e informes con los datos
relacionados desde las tablas, por ejemplo si creamos en este momento una relación
entre la tabla de clientes y la tabla de facturas luego podemos crear una consulta para ver
las facturas que no pagó el cliente, un formulario para ingresar nuevas facturas y un
informe para imprimir o mandarle por email con las facturas pendientes, entre otros usos.
Ha finalizado la primer unidad de aprendizaje, lo felicitamos… en la próxima unidad

trabajaremos con consultas.
Si leíste todo el material hasta el momento, repetiste en tu computadora las secuencias

explicadas y también hiciste todos los ejercicios en tu computadora, entonces estás
preparado para participar en el foro y comenzar luego con la unidad 2.

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Bases de Datos y Tablas

· Prof. Ing. Lorena Carballo · 11 ·

Relación con otras Unidades

· 12 · Prof. Ing. Lorena Carballo ·

 Analizar y aplicar relaciones entre las tablas.

Crear una base Introducción a

Eliminar una Buscar y

Filtrar datos Relaciones

· Prof. Ing. Lorena Carballo · 13 ·

Al empezar el diseño de Bases de Datos contamos con modelos agrupados

· 14 · Prof. Ing. Lorena Carballo ·

· Prof. Ing. Lorena Carballo · 15 ·

Con Herramientas de base de datos/Analizar/Documentador de base de datos

El Documentador de base de datos es de gran utilidad para que exploraremos los

Para crear bases de datos completamente personalizadas en Archivo/Nuevo

Introducción a las tablas

Para crear tablas tenemos varias opciones:

* Mediante Crear/Tablas/Tabla obtendremos una grilla donde

En Hoja de datos/Formato y tipo de datos configuraremos si es un campo Único para

· 16 · Prof. Ing. Lorena Carballo ·

* Si contamos con un servidor SharePoint en Crear/Tablas/Listas de SharePoint

* Con Crear/Tablas/Diseño de tabla personalizaremos la tabla, ya que indicaremos los

Visualizaciones de una tabla

· Prof. Ing. Lorena Carballo · 17 ·

· 18 · Prof. Ing. Lorena Carballo ·

· Prof. Ing. Lorena Carballo · 19 ·

Tipos de datos para guardar un campo

La siguiente tabla contiene todos los tipos de datos disponibles:

· 20 · Prof. Ing. Lorena Carballo ·

Para definirla en Hoja de datos/Vistas/Ver/Vista diseño, seleccionamos uno o

Ingresar información a la base de datos

· Prof. Ing. Lorena Carballo · 21 ·

Cuando estamos modificando un renglón en el selector de registro (cuadradito gris al

La segunda forma de ingresar datos es mediante un formulario que realizaremos más

Eliminar una fila

· 22 · Prof. Ing. Lorena Carballo ·

Eliminar una tabla

Recordemos que no podemos deshacer algunas funciones en una base de

· Prof. Ing. Lorena Carballo · 23 ·

Elegimos la ubicación y Nombre de archivo, tildamos Exportar datos con formato

Buscar y reemplazar datos

· 24 · Prof. Ing. Lorena Carballo ·

Supongamos que tenemos 3000 alumnos y estamos buscando un apellido

Coincidir mayúsculas y minúsculas nos permite ajustar la búsqueda ya que

Para Reemplazar podemos seleccionar la segunda solapa de la ventana o en

· Prof. Ing. Lorena Carballo · 25 ·

Para hacerlo seleccionamos la tabla, en el campo deseado hacemos clic en

· 26 · Prof. Ing. Lorena Carballo ·

Al aplicar el Filtro podemos Ordenar de A a Z en forma ascendente u Ordenar de Z a A

Mediante Ordenar y filtrar/Avanzadas podemos Borrar todos los filtros o aplicar

· Prof. Ing. Lorena Carballo · 27 ·

· 28 · Prof. Ing. Lorena Carballo ·

Para acceder a las relaciones en Herramientas de base de datos/ Relaciones

Mediante Diseño/Relaciones/Mostrar tabla elegiremos de la ventana las tablas a

· Prof. Ing. Lorena Carballo · 29 ·

Mediante Diseño/Herramientas/Informe de relación obtenemos un esquema para

Al seleccionar una tabla podemos utilizar Diseño/Relaciones/Mostrar relaciones

Mediante Diseño/Herramientas/Borrar diseño quitaremos las relaciones definidas;

· 30 · Prof. Ing. Lorena Carballo ·

A lo largo de este curso aprenderemos los fundamentos básicos para crear

1) Crear una base de datos en blanco y colocarle un nombre.

Antes de comenzar, es importante que tengamos en cuenta los campos que