Gestão de Projectos e Monitória

e Avaliação
Formador: dr. Khaiman Naene
 PROJETOS DEFINIÇÃO
A definição inicial de um projeto é “qualquer
empreendimento que tenham objetivos claros e
definidos que representam valores específicos a
serem usados para satisfazer alguma necessidade ou
desejo". “Os projetos são empreendimentos com
objetivos específicos e ciclo de vida definido”.
Na gerência de um projeto são postas em prática as
funções administrativas tradicionais de
planejamento, organização, motivação, direção e
controle.
Responsabilidades dos profissionais de um projeto:
1. Compreender as metas de tempo, custo e
qualidade do projeto.
2. Reconhecer as habilidades disponíveis e que as
requeridas para o projeto podem
ser diferentes.
3. A duração da designação para um projeto é
temporário.
4. Compreender a designação específica do trabalho.
5. Participar do planejamento do projeto.
6. Informar sobre o progresso do trabalho.
 PROJETOS DEFINIÇÃO
A maioria das pessoas que trabalham em projetos não
é treinada em técnicas de gerência de projetos, mas
indivíduos que executam partes selecionadas do
trabalho.
Tais indivíduos são os profissionais que possuem
habilidades para se trabalhar com projetos, mas que
podem ter pouca experiência ou entendimento quanto
à gerência de projetos.
O trabalho em projeto é muito diferente do trabalho
na área de produção, e é único em sua execução. Uma
pessoa pode ser treinada em engenharia, física,
ciência, ou comércio e ainda ser um participante do
projeto. A área de educação básica é transformada e
aperfeiçoada quando uma pessoa trabalha em um
ambiente de projeto.
Os projetos focalizam as metas concentradas em
tempo, custo e qualidade.
 PROJETOS DEFINIÇÃO
Esse processo de insumo-produto sincroniza a tarefa
com as demais. As
necessidades no que diz respeito ao tempo e à mão de
obra de suas tarefas devem ser atendidas.
O entendimento das exigências do trabalho é
fundamental para a contribuição bem sucedida do
profissional ao projeto.
Um profissional de projeto tem a oportunidade de
crescer tanto pessoal quanto profissionalmente
enquanto trabalha em projetos. Tais oportunidades de
crescimento são encontradas em ambientes em
rápidas mudanças que continuam a desafiar a
existência física e intelectual de uma pessoa. Enfrentar
desafios exercita a mente para encontrar novos e
inovadores caminhos de fazer o trabalho. Os projetos
propiciam o ambiente para crescer e fazer com que os
colaboradores se comuniquem com outras áreas,
aumentando a rede de contatos (networking).
 PROJETOS DEFINIÇÃO
Muitos projetos estão na vanguarda da tecnologia,
conduzindo a indústria em avanços tecnológicos.
Trabalhar nesses projetos amplia o conhecimento de
um campo técnico e estimula a criatividade. “Sinto que
as pessoas têm dificuldade de materializar os próprios
projetos. Começasse com uma idéia aparentemente
absurda que, posta em prática, gera resultados
bem sucedidos.
Às vezes, uma pessoa ocupa uma posição social ou de
liderança vantajosa, e não se sente realizada. Trabalhar
em algo de que se goste, essa é a minha mensagem”.
 A ELABORAÇÃO DE UM PROJETO
Um projeto, considerado em sentido formal e limitado,
constitui apenas um documento que retrata um
processo de planejamento pelo qual se tomam
decisões a respeito de resumos de ação, emprego de
recursos e de esforços, bem como se especificam ações
e condições necessárias para resolver problemas,
alterar uma situação ou criar novas. A partir de tal
consideração, a tendência de planejadores é a de
focalizarem o documento e não os processos e
respectivos resultados que se pretende ao elaborá-lo.
Elaborar projeto significa planejar cursos específicos e
dinâmicos de ação, tendo-se em mente articular todos
os elementos envolvidos (pressupostos, objetivos,
objeto, método e seus desdobramentos, clientes,
condições físicas, materiais, financeiras e
circunstâncias necessárias para sua execução), a partir
de uma visão concreta da realidade e
comprometimento com a sua transformação.
 A ELABORAÇÃO DE UM PROJETO
Em seu sentido mais amplo, e na realização plena do
seu significado, o mais importante não é o documento
produzido pelo planejamento, e sim o processo mental
e social que envolve o empreendimento que mobiliza e
que se faz presente na ação inteligente dos integrantes
do projeto, que cria a predisposição e determinação
para agir visando consequências concretas e positivas.
Nesse sentido a elaboração de um
projeto corresponde a um processo de mobilização e
promoção de sinergia para a ação organizada e
consistente.
 A ELABORAÇÃO DE UM PROJETO
a) Identificação do projeto
Tem por objetivo apresentar as informações básicas
para sua caracterização geral, de modo a dar uma idéia
sobre a sua abrangência e aspectos gerenciais básicos.
É o seu título, que traduz a natureza do projeto; a
unidade ou setor onde será realizado; o programa do
qual faz parte; os responsáveis pela sua execução; a
determinação do período de tempo para sua execução;
o cliente a que se destina e o orçamento.
b) Descrição da situação-problema
É a descrição de uma realidade específica, mediante
análise de todos os seus aspectos importantes de
modo a caracterizar, com clareza e objetividade, de
uma situação que demanda ação de inovação,
melhoria ou transformação. A adoção da palavra
“problema” trata-se de um termo convencional da
Metodologia Científica que diz respeito ao foco de
atenção ao projeto “problematizado”, isto é
questionado de modo a construir uma visão de novas
realidades.
 A ELABORAÇÃO DE UM PROJETO
É necessário realizar análises bem fundamentadas,
considerando elementos contextuais (a evolução da
situação e sua relação com o modo de ser e de fazer),
elementos comparativos (identificação de paralelos
com elementos de outras situações semelhantes),
elementos analítico críticos (evidencia a complexidade
e a dinâmica da situação vivenciada) e teóricos. Nessa
fase surgem as perguntas: “Quais são os processos
relacionados à situação considerada?”, “Quem é o
cliente? Quais as suas necessidades presentes e
futuras?” “Como estão organizados os processos de
trabalho?
c) Proposição de objetivos
A descrição do objetivo propõe um resultado
alcançável num tempo limitado, e modo a estabelecer
um compromisso de trabalho. Exemplo de um objetivo
voltado para a área de Suprimentos: integrar e otimizar
o processo de aquisição de bens e serviços. A redação
correta é “Garantir a oferta de bens e serviços
adequados, suficientes e em tempo hábil, para sua
aquisição ágil, eficaz e proativa”.
 A ELABORAÇÃO DE UM PROJETO
Portanto, a proposição de objetivo geral pressupõe que
se tenha claro o foco unitário e que se entende bem e
claramente o significado e alcance do(s) conceito(s)
nele(s) inserido(s).
Objetivos específicos: apontam para dimensões e
aspectos julgados importantes e necessários para a
efetivação do(s) objetivo(s) geral(ais). Exemplo:
“Definir o processo de regulação das compras e
contratação de serviços”, “Delinear o âmbito de
decisão sobre a realização de compras e de serviços”.
d) Definição de metas
Uma meta corresponde a uma declaração quantitativa
dos resultados do projeto, declaração esta proposta de
forma mensurável, de maneira a determinar o foco
específico da avaliação. Por exemplo: dado o objetivo
de qualificar funcionários para a melhoria na prestação
de serviços, um projeto propõe como meta: treinar 35
vendedores no atendimento a clientes, visando um
aumento em 20% da clientela até dezembro.
 A ELABORAÇÃO DE UM PROJETO
e) Delineamento de método, estratégias e
procedimentos
Constitui-se numa lógica que propõe e estabelece a
unidade da ação a ser desencadeada. É justamente a
proposição de método que garante a flexibilidade do
projeto e a sua fluidez diante de imprevistos, enquanto
na ausência dele surgem impasses, imobilização,
paradas, atrasos e desvirtuamentos.
f) Especificação de cronograma
A proposição do cronograma permite, portanto ajustar
no tempo a proposição de resultados, tanto
intermediários como finais, estabelecendo importantes
parâmetros de monitoramento e avaliação do projeto.
g) Identificação de recursos e custos
Um projeto não deve produzir resultados que valham
menos do que custa para promovê-lo. Sempre se deve
esperar com a sua implementação um retorno positivo
na relação custo-benefício.
 A ELABORAÇÃO DE UM PROJETO
h) Proposição de monitoramento e avaliação
Todo projeto deve ter incorporado um conjunto de
técnicas e procedimentos de monitoramento da sua
execução e avaliação dos resultados, de modo não
apenas a garantir a sua execução no tempo planejado,
com os recursos previstos, mas também, e, sobretudo
a identificar a necessidade de medidas corretivas
durante o processo. Sem o monitoramento do projeto
não se pratica a sua gestão ou gerenciamento. O
monitoramento é uma atividade contínua, sistemática
e regular que objetiva determinar se a implantação e
implementação do projeto são realizados de acordo
com o planejado. A avaliação, embora associada ao
monitoramento, corresponde ao processo e medida e
de julgamento dos resultados parciais e finais obtidos
pelo projeto e seu impacto sobre a realidade.
Corresponde, portanto, a uma verificação de eficácia
do projeto.
 A ELABORAÇÃO DE UM PROJETO
Estrutura da gerência de projetos
Alguns pontos importantes que precisamos saber antes
de montar uma estrutura da gerência de projetos: o
projeto é o principal meio pelo qual a organização lida
com as mudanças; as mudanças em produtos,
serviços ou processos organizacionais são realizadas
mediante o emprego de projetos; cada projeto tem
objetivos específicos relacionados aos custos, à
programação e a capacidade de desempenho técnico;
cada projeto, quando completado, contribui para a
capacidade operacional e/ou estratégica da
organização; os projetos têm um ciclo de vida
definido, que começa com o surgimento de uma ideia
na fase conceitual e vai até a apresentação dos
resultados ao usuário ou cliente; Essas características
que você acabou de conhecer influenciam diretamente
na atividade de gerência de projeto. Aliás, você sabe
quais são as principais funções de um gerente de
projetos? Não? Então, vamos conhecê-las!
 A ELABORAÇÃO DE UM PROJETO
Funções principais na gerência de projetos
• Planejamento - qual é o nosso alvo e por quê?
• Controle - quem julga os resultados e mediante
quais padrões?
• Direção - quem decide o quê e quando?
Processo de gerência de projeto
Motivação - O que traz à tona?
O que há de melhor nas pessoas?
Organização - O que está envolvido e por quê?
Planejamento
Na execução do planejamento de um projeto a missão
da organização é usada como o ponto básico para
determinar os objetivos, as metas e as estratégias.
Durante o processo de planejamento são estabelecidas
políticas, procedimentos, técnicas e documentações
necessárias para dar forma à utilização prevista de
recursos que leve a cabo os propósitos do projeto.
 A ELABORAÇÃO DE UM PROJETO
Organização
No desempenho dessa função determinam-se os
recursos humanos e materiais e estabelecem-se os
modelos desejados de autoridade, responsabilidade
implícita e responsabilidade assumida.
Motivação
É o que provoca o melhor desempenho dos membros
das equipes de projetos e as outras pessoas que lhe
dão apoio.
Direção
No cumprimento dessa função, os líderes de projetos
e outros administradores preparam-se para uma
liderança direta na produção e supervisão da execução
das decisões envolvidas no compromisso de recursos
de um projeto.
Controle
Nessa função, o administrador de projetos, os
membros das equipes e outros administradores
executam a monitoração, a avaliação e o controle do
emprego de recursos que apóiam o projeto.
 A ELABORAÇÃO DE UM PROJETO
O planejamento de projetos é o processo pelo qual se
pensa a respeito de um assunto, tornando explícitos
objetivos, metas e estratégias necessárias para um
projeto cumprir seu ciclo de vida.
Abaixo seguem os blocos de trabalho envolvidos:
a) Estabelecer o ajuste estratégico do projeto. Garantir
que o projeto seja realmente um bloco de construção
no desenho e na execução de estratégias
organizacionais e que ele supra seu dono com uma
capacidade operacional não existente no momento, ou
que possa aperfeiçoar uma já existente.
b) Desenvolver os objetivos do desempenho técnico do
projeto. Descrever o(s) produto(s) final (ais) que ele
possa apresentar, e que satisfaçam as necessidades do
cliente em termos de aptidão, confiabilidade, eficiência
etc.
c) Descrever através do desenvolvimento do projeto
EDT (estrutura de divisão do trabalho).
 A ELABORAÇÃO DE UM PROJETO
Desenvolver uma divisão orientada para o produto,
hardware (equipamentos), software, serviços e outras
tarefas para organizar, definir e compor graficamente o
que vai ser produzido, bem como o trabalho a ser
cumprido para se alcançar o produto especificado.
d) Desenvolver o cronograma mestre dos blocos de
trabalho.
e) Desenvolver as redes lógicas e os relacionamentos
dos blocos de trabalho do projeto.
f) Fazer estimativa de custos do projeto. Determinar o
custo para desenvolver e fabricar (construir) o projeto,
incluindo a avaliação da probabilidade de se
permanecer dentro dos custos estimados.
g) Realizar a análise de risco. Estabelecer o grau de
probabilidade de haver contratempos no cronograma,
nos custos ou nos parâmetros de desempenho técnico.
h) Desenvolver conceitos, processos e técnicas de
controle do projeto. Num processo de revisão, como
será julgado o seu status? Em que base? Com que
freqüência? Por quê? Faça as perguntas e dê respostas
levando em conta o futuro, durante a fase de
planejamento.
 A ELABORAÇÃO DE UM PROJETO
i) Desenvolver a equipe de projetos. Estabelecer
uma estratégia para criar e manter operações
eficientes da equipe.

Ciclo de vida de um projecto

 A ELABORAÇÃO DE UM PROJETO
O entendimento das fases de um projeto permite ao
time do projeto um controle total dos recursos
investidos para atingir as metas estabelecidas.
Dependendo do projeto, os critérios de velocidade de
desenvolvimento podem variar. O início pode ser mais
lento e na fase de execução ganha mais velocidade e
no final, avaliação, torna-se lento.
Há variações também do esforço com o tempo para o
projeto. Muitas vezes os esforços são menores na fase
de planejamento, porém na fase de desenvolvimento é
altíssimo. Em outros projetos, na fase inicial coloca-se
mais valor (monetário, inovações) e no desenrolar das
atividades isso vai decrescendo.
Fase 1 – Conceitual - Identificar necessidade -
Estabelecer viabilidade - Identificar alternativas -
Preparar proposta - Desenvolver orçamento e
cronograma básicos - Formar equipe de projeto.
Fase 2 – Planejamento - Implementar cronograma -
Conduzir estudos e análises - Desenhar sistema -
Construir e testar protótipos.
 A ELABORAÇÃO DE UM PROJETO
- Analisar resultados
- Obter aprovação para produção
-
Fase 3 – Desenvolvimento
- Comprar materiais
- - Construir e testar ferramentas
- - Criar requerimentos de suporte
- - Produzir sistema
- - Verificar desempenho
- Modificar conforme necessário

Fase 4 – Finalização
- Treinar pessoal funcional
- Transferir materiais
- Transferir responsabilidades
- Liberar recursos
- Redesignar componentes da equipe de projeto
 A ELABORAÇÃO DE UM PROJETO
Perguntaram para o aventureiro pesquisador o que é
mais difícil: a pesquisa, o planejamento, o projeto, a
operação ou o levantamento de fundos para os
projetos.
A resposta foi “... A primeira etapa física do projeto é
viabilidade financeira. Não é fácil, por isso eu digo que
você tem que ser o primeiro a investir nas suas ideias,
antes de esperar por um patrocínio. A receita, eu não
tenho; o que sei é que a sinceridade do propósito tem
que ser evidente, gritante.
É muito mais fácil cometer erros durante a etapa de
construção do que erros de operação, e esses erros
podem acarretar o fim do projeto... O maior risco está
na fase de construção. Aí está o mérito do êxito dos
meus projetos: sempre fui muito exigente e rigoroso
com procedimentos que aparentemente não faziam
muito sentido na época. Mais tarde, viu-se que esse
rigor fez a diferença entre concluir ou não um projeto”.
 GERENCIAMENTO DO PROJETO
Uma vez que as tarefas tenham sido identificadas, o
tempo e os recursos necessários ao seu cumprimento
devem ser determinados. Este processo é chamado
“estimativa”. Erros na estimativa da duração e custos
das tarefas são as principais causas de falhas em
projetos. A ferramenta mais útil para o cumprimento
destas tarefas é a Estrutura Analítica das Tarefas (WBS).
A idéia básica é simples: uma tarefa complicada é
subdividida em várias tarefas menores. Este processo
pode continuar até não ser mais possível a subdivisão,
situação na qual será provavelmente mais fácil estimar
quanto dura e quanto custa cada parcela da tarefa.
Por exemplo: se quero limpar um quarto, devo
começar guardando as roupas, brinquedos e outras
coisas que estejam espalhadas. Um aspirador poderá
ser utilizado para remover a poeira do carpete. As
janelas poderão ser lavadas e as paredes limpas. A
poeira dos móveis poderá ser espanada. Todas estas
tarefas são sub-tarefas desempenhadas para limpar o
quarto.
 GERENCIAMENTO DO PROJETO
A principal idéia da WBS é registrar todas as tarefas. Se
você e outros membros da equipe estiverem pensando
seqüencialmente, não há motivo para preocupação,
mas não perca muito tempo tentando diagramar a
seqüência, ou o processo de identificação das tarefas
se tornará lento. A WBS típica tem de três a seis níveis.
Vinte níveis é o máximo. Quando você está
desenvolvendo produtos, o nível de tarefa vai ser um
componente do conjunto desenvolvido. Por exemplo,
em um projeto de avião, fuselagem, asas, sistema de
navegação, motores devem ser desenvolvidos. Embora
concretas, ainda assim desenvolvê-las é uma atividade.
A WBS é uma boa maneira de demonstrar o escopo da
tarefa. Quando se mostra um projeto na forma WBS,
fica claro para a maioria das pessoas o motivo dos altos
custos. De fato, algumas vezes o grupo de
planejamento é atropelado pela complexidade e
magnitude da WBS. Se isto impressiona estes
profissionais, pense no impacto sobre os leigos.
Atribuir responsabilidades pelas tarefas é outro uso
importante da WBS.
 GERENCIAMENTO DO PROJETO
Cada tarefa a ser desempenhada deve ser atribuída a
uma pessoa, especificamente. Estas atribuições podem
ser listadas em um relatório separado, freqüentemente
chamado Tabela de Responsabilidades.

SISTEMA DE CONTROLE DE MUDANÇAS

O SCM define os procedimentos para alterações no
escopo do projeto. Inclui documentação, sistemas e
níveis de aprovação necessários para mudanças.
Quando o projeto está sendo realizado mediante
contrato, o SCM deve contemplar os detalhes da
mudança. Principais causas de fracassos em projetos
As metas e objetivos são mal estabelecidos; Muitas
atividades e pouco tempo para realizá-las; As
estimativas financeiras são pobres ou incompletas; O
projeto é baseado em dados insuficientes ou
inadequados; O sistema de controle é inadequado;
Projeto sem gerente ou com vários; Não foi
destinado tempo para o planejamento do projeto;
Não se conheciam as necessidades dos clientes;
Ineficiência no emprego de recursos; Falta de
dedicação por parte dos membros da equipe;
Conclusão do projeto fora do prazo;
 GERENCIAMENTO DO PROJETO
Opinião pública desfavorável.
Principais causas de sucesso em projetos
• Acompanhamento adequado da alta
administração;
• Planejamento efetivo no início;
• Autoridade e responsabilidade delegadas;
• Planejamento eficaz de contingências;
• Compromisso do cliente no projeto;
• Objetivos realistas quanto a custo e programação;
• Aplicação de modernos conceitos e processos
gerenciais;
• Sistema eficiente de monitoração, avaliação e
controle do uso de recursos do projeto.

Benefícios da gestão de projetos

Os benefícios relacionam-se diretamente à eficiência
da organização e à sua capacidade de administrar
mudanças de maneira mais eficaz.
 GERENCIAMENTO DO PROJETO
Eficácia e eficiência combinam-se para dar a medida
dos benefícios produzidos. Nos projetos, os benefícios
estão relacionados diretamente às metas.
No ambiente de projeto, os benefícios são vistos
como:
a) Técnicos: o resultado do produto do projeto.
Para a organização:
1. Melhora da produtividade, fornecendo o caminho
mais direto para a solução do problema;
2. Aumento dos lucros pela redução do desperdício
de tempo e de energia em soluções erradas;
3. Melhores tomadas de decisões na continuação e
no término dos esforços de trabalho.
Para os líderes e membros das equipes de projetos:
1. Maior satisfação no trabalho;
2. Melhor acompanhamento e controle de trabalho
por meio de melhores informações;
3. Menor esforço (horas de trabalho) com melhores
resultados.