3. Principaux concepts de la comptabilit Informatique UNICITE Le premier concept nous l'avons dj abord il s'agit de l'unicit des enregistrements comptables.

Elle se rvle d'un intrt remarquable, dj mentionn mais qui passe souvent inaperu : la scurisation des imputations. En vitant au maximum toutes les oprations rptitives, on rduit au minimum les risques d'erreurs de reports cumulatives. Certes une erreur la base dans les lments restant saisis se rpercutera sur toute la chane de comptabilisation. Mais le risque qu'elle soit occulte par une seconde erreur de report est inexistant. Par ailleurs les contrles n'ont plus porter que sur quelques lments variables (les autres tant puiss dans une base d'lments fixes), ils s'en trouvent sensiblement facilits et fiabiliss. Par exemple dans le cas d'une facture il n'y a pas lieu de se reporter un tat des stocks, le contrle de disponibilit se fait en temps rel pendant la saisie de celle-ci. En cas de rupture, outre la facture partielle, un bon de commande de reliquat peut-tre gnr. MODULARITE On parle a tord de logiciel comptable, on devrait pour tre prcis parler de "logiciels comptables" ou mieux encore de "modules comptables". En effet la base de toute comptabilit informatique se trouve un module dit de "Comptabilit Gnrale" dont la tche est de rpondre aux obligation lgales. Il peut tre utilis seul par imputation directe des critures dans les comptes, mais cela sous-entend que l'on continue grer certaines oprations manuellement pour les saisir ensuite (tablissement des paies, des factures etc.). L'exploitation de ce seul module, s'il elle apporte certes de la souplesse pour l'tablissement des documents lgaux, revient sous-exploiter les possibilits informatiques. Il est pour diverses raisons organisationnelles, financires, et productives indispensable d'y adjoindre divers modules complmentaires. Ils permettront la gnration des documents de bases (pice comptables) et partir de cette seule information prise la source, de gnrer automatiquement l'criture comptable en dcoulant dans le module de comptabilit gnrale. Nous revenons au concept d'unicit.

Une comptabilit informatique se traduit donc par un module logiciel central "Comptabilit Gnrale" (C.G.) dont les comptes vont tre aliments soit directement (Ecritures de bilan, extournes etc.), soit par des modules "ddis" une tche prcise comme le montre le schma suivant : Auxiliaire Clients Stocks Auxiliaire Fournisseurs Immobilisations

Trsorerie Comptabilit Gnrale Paies Notes de frais

On n'est pas sans constater une certaine similitude entre ces divers modules et l'organisation structurelle d'un service comptable... Ce qui est bien le cas : Toute information traite manuellement par le service "Paie" dont dcoule une criture comptable est transmise au service "Centralisation" pour imputation comptable. De mme, toute saisie informatique faite sur le module de "Paies" (fiches de salaire) est transmise automatiquement au module de "Comptabilit Gnrale" (quivalent du service de "Centralisation") qui se charge de l'imputation automatique. Toute commande prise par le service "Commercial" est soumise au pralable l'interrogation des disponibilits des stocks, puis facture et transmise au service de "Centralisation". De mme, le module "Auxiliaire" servant la saisie de la facture est en constante relation avec le module des stocks et l'imputation comptable se fait par le module de "Comptabilit Gnrale". Toujours selon cette mme analogie on constate que la comptabilit informatique suit des rgles de base identiques : Plusieurs modules peuvent tre interdpendants les uns des autres donc se communiquer des informations (comme un service commercial et le service des approvisionnements). Tout document comptable gnr par un module est transmis pour imputation au module de Comptabilit Gnrale.

Le module de Comptabilit Gnrale ne peut dclencher partir d'une imputation directe une pice comptable. (On voit mal un service de centralisation passer une criture de salaire et demander au service "Paie" de gnrer les bulletins en consquence !).

Le solde des balances des modules auxiliaires (hors oprations extracomptables) est le reflet exact de la somme des comptes collectifs ports au rsultats (Clients, Fournisseurs, Acomptes - Classes 4 et 2 pour les immobilisations entre autres) Ces trois notions peuvent paratre couler de source mais sont capitales pour la bonne comprhension du fonctionnement d'une comptabilit informatique. MODULARITE : Comptabilit Gnrale. Ce module est le seul rpondre et avoir pour objet le traitement des obligations lgales. Il permet : l'ouverture et la fermeture de comptes gnraux selon le P.C.G. (Plan Comptable Gnral), d'y autoriser les imputations chronologiques via une grille de saisie avec un contrle automatique du respect de la partie double (Imputations directes), d'autoriser les imputations chronologiques automatiques partir de documents comptables gnrs par d'autres modules (factures, fiches de paies etc...), La consultation d'une criture, d'un compte l'cran ou sur imprimante, l'dition des divers journaux (ventes, banques, Gnral), du grand livre et de balances critrises (plage de comptes, critures postrieures a telle date etc.) MODULARITE : Comptabilit de Tiers Modules destin l'tablissement ou au traitement de documents comptables destination ou provenance de tiers (Clients, Fournisseurs, Administrations). Voir : Comptabilit Auxiliaire et Paies. MODULARITE : Comptabilit Auxiliaire Les modules runis sous cette appellation ont pour objet la tenue et le suivi de comptes individuels de tiers clients ou fournisseurs et l'tablissement des

documents comptables et extra-comptables en dcoulant (factures, avoirs, rglements, relevs, relances, balances ges, balances critrises, extraits de compte etc.). Ces modules sont avant tout des outils de gestion commerciale. Ils permettent une exploitation affine de l'information reprsente par les documents comptables dont ils ont la charge en vue d'avoir une situation en temps rel des encours, de mieux cerner les clients risques, les marchs en rcession, etc. etc. Prenons un exemple concret... Dans la plupart des cas de comptabilit manuelle, l'auxiliaire est gre au travers de la comptabilit gnrale. I.e. qu'en lieu et place de fiches individuelles par clients/fournisseurs rpertoriant chaque facture, relev, rglement, lettre de rappel etc., on privilgie l'ouverture de sous-comptes dans les classes 401 et 411, un par client ou fournisseur. Toutes les oprations commerciales (Relances, offres, suivi etc...) se font donc en fonction des critures rellement comptabiliss l'instant "t" o le compte gnral est consult. Toute opration traite mais non encore reporte (en raison de l'organisation squentielle des oprations, ou retards de traitements) n'est donc pas prise en compte. Il existe donc ce niveau dans le systme manuel un "trou noir" pouvant fausser gravement une dcision commerciale faute d'une information complte, a moins de vrifications longues et fastidieuses (i.e. : oprer une grosse livraison un client douteux, car le compte ne fait pas encore tat d'un litige) En comptabilit informatique, l'auxiliaire pare ce genre de situation. Tout document comptable mis ou trait via un module de comptabilit auxiliaire est automatiquement imput sur les comptes individuels de tiers de ce module, mais galement transmis de manire transparente au module de comptabilit gnrale pour imputation comptable automatique. Ces comptes individuels (dit auxiliaires) n'apparaissent en aucune manire dans les classes 401 et 411 des comptes de rsultat. Ils ne servent qu'aux fins de gestion commerciale. Ils comprennent a la fois des lments comptables (factures, rglements) mais galement des lments extra-comptables, comme la liste des commandes non traites, la date des dernires relances, les coordonnes du clients, le nom des contacts etc. etc.

Un compte auxiliaire permet donc chaque instant de connatre la situation exacte d'un client ou fournisseur (Sous condition bien entendu que la saisie des commandes et rglements ne souffre d'aucun retard). L'aspect commercial d'une facture ou d'un rglement est trait par ce module via des comptes individuels qui n'apparaissent pas dans les classes 4 et 5. Du moins pas sous cette forme individualise. D'un point de vue comptable la seule contrainte est l'enregistrement chronologique. Mais il n'y a aucune obligation de subdivision des comptes de tiers et celle-ci n'est plus d'aucune utilit puisque la comptabilit auxiliaire se charge de fournir toute information pour un tiers donn. Les factures de vente ou d'achat et rglements sont donc imputes chronologiquement dans deux comptes 411 et 401 qui prennent l'appellation de comptes COLLECTIFS (dans le sens ou ils regroupent toutes les critures de tous les clients ou fournisseurs). Il est toutefois possible d'avoir plusieurs comptes collectifs pour un mme type de tiers. Par exemple un Collectif pour les ventes France, un pour les ventes C.E.E., un pour les ventes Export. C'est d'ailleurs recommand car facilitant entre autres les oprations lies la T.V.A. [N.D. Lviathan : en effet, les exports hors C.E.E. - dsormais "Union Europenne" Stph' ;-) - ne sont pas soumises la T.V.A.] Attention il convient de distinguer deux types de modules auxiliaires qui sont fonction de la capacit de traitement du matriel informatique sur lesquels ils tournent. La premire catgorie destine principalement aux configurations rseaux (plusieurs personne utilisant le mme module en mme temps) cre la pice d'imputation comptable mais n'en reporte pas automatiquement les critures en comptes collectifs. Le report de toutes les pices cres se fait la demande de l'utilisateur par le dclenchement d'une procdure dite de "Centralisation" (l'analogie est toujours prsente). Donc tant que cette opration de "Centralisation" n'est pas dclenche, l'information sera prsente dans les comptes individuels auxiliaires, mais les comptes gnraux ne seront pas mouvements. C'est la seule technique raisonnables afin d'viter les temps d'attente. Imaginez 10 personnes tablissant des factures manuellement, et aprs chaque facture allant la reporter sur les divers livres, il y aurait forcment un moment o

plusieurs d'entre elles seraient attendre que la prcdente ait termin ses reports. En informatique le mme problme existe. Mme s'il en est moins perceptible, il demeure dsagrable pour les utilisateurs devant leur cran (le temps n'est pas le mme devant un cran, 10 secondes de latence de la part d'un logiciels paraissent une ternit). La seconde catgorie de modules est soit destine un usage mono-utilisateur et autorise donc l'imputation sur les comptes gnraux en temps rel, soit destin des configurations matrielles hors de proportion avec le budget d'une P.M.E. et le volume d'informations rellement trait. Cette solution est donc a proscrire. En rsum, tout document comptable gnr ou trait par un module auxiliaire va gnrer une pice d'imputation comptable. A partir de cette unique pice vont tre extraites selon le type de consultation ou d'dition voulu, (Consultation d'une facture, du compte de vente, du compte client) - donc selon le module utilis pour l'interrogation - les lments spcifiques requis cette fin (Soit uniquement la ligne d'criture touchant le compte, soit toutes les lignes d'critures, soit le solde etc.). MODULARITE : Comptabilit de Paies Ce module pour objet la gestion de l'effectif du personnel, l'tablissement des bulletins de salaire avec calcul automatique des cotisations, absences, primes etc., l'dition des bulletins, livres de paies, tats prparatoires la DADS* etc, etc... (* Dclaration Annuelle des Salaires) Les modules les plus volus de ce type seront mme de traiter les notes de frais, et d'tre coupls au module auxiliaire Fournisseurs pour l'tablissement de la DADS 2 relative aux honoraires. MODULARITE : Comptabilit de Stocks Ce module est destin fonctionner en corrlation avec le module auxiliaire Fournisseurs pour la gestion des approvisionnement, et le module auxiliaire Clients pour les sorties. Toutefois il peut tre utilis indpendamment condition de saisir les entres/sorties qui se font normalement automatiquement lors de la cration/rception de factures. Il prend en compte toutes les oprations de stocks, de l'tablissement des bons de commandes la valorisation en passant par la gestion des seuils critiques et l'dition de tous les tats voulus.

MODULARITE : Comptabilit d'Immobilisations Ce module destin fonctionner en corrlation avec le module auxiliaire Fournisseurs est destin grer l'actif immobilis, tablir les tats fiscaux, tableaux d'amortissement etc. etc. MODULARITE : Comptabilit de trsorie Ce module fonctionnant en corrlation avec les modules auxiliaires clients, fournisseurs, paies pour toute la partie rglements, et indpendamment pour toutes les autres oprations financires, a en charge le suivi de trsorerie, dont notamment le rapprochement bancaire. Selon les besoins de la socit ce module peut tre interconnect via rseau tlphonique aux diverses banques pour rcupration et pointage automatique des relevs bancaires. Les modules les plus complets autoriseront le suivi prvisionnel de trsorerie et l'tablissement d'tats de fonds de roulement. Les modules prsents ci-dessus sont les principaux entrant dans la composition d'une comptabilit informatique. Selon les spcificits de l'entreprise, certains peuvent se rvler inutiles (Gestion des stocks pour une socit de services), ou d'autres peuvent venir les complter (G.P.A.O. Gestion de production assiste par ordinateur pour les socits industrielles). BUDGET/ANALYTIQUE Selon les logiciels comptables il s'agit soit de modules indpendants interoprant avec les autres, soit des fonctionnalits natives de chaque module. Il convient de bien distinguer ces deux terminologies qui ont souvent tendance tre confondues. La budgtisation consiste affecter en dbut d'exercice chaque compte d'exploitation une valeur globale pour l'exercice - rpartie ventuellement sur chaque mois - ne pas dpasser dans le cas des charges, ou atteindre dans le cas des produits. L'analytique quant lui sert coder chaque imputation comptable indpendamment du compte de charge ou produit qu'elle affecte. Il est ainsi permis de sortir des tableaux de bords prcis sur tous centres de profits ou de charges (on parle de "centres analytiques", qui se dcomposent en "postes").

Par exemple l'analytique permet de connatre avec prcision le cot de ralisation d'un produit prcis par rintgration des charges administratives. Ainsi il est possible lors de l'enregistrement d'une facture de tlphone d'indiquer que tel pourcentage du montant fait partie des frais gnraux, tel autre est d aux divers appels d'offres pour tel produit etc... Ce pourcentage est affect un code reprsentant le centre analytique vis (Frais gnraux, Produit X,) pour un poste de charge donn (Tlphone). Il est ainsi possible a tout moment d'obtenir un tat pour un centre analytique (dtaill par postes de charges et produits), ou encore un tat par postes. La confusion voque ci-dessus est d'ailleurs souvent due ces notions de Centre et de Postes qui sont employs tant en budgtaire qu'en analytique. PERIODES/EXERCICES/CLOTURES Le problme pos par la squentialit des oprations en comptabilit manuelle devient particulirement critique en fin de mois. Il y a obligation d'avoir termin le report de toutes les critures sur les divers journaux, (qui ne l'oublions pas ne tolrent aucune surcharge et ratures et doivent tre chronologiques). Il n'est donc pas possible tant que le mois prcdant n'est pas clos sur les livres de reporter les critures gnres par la facturation et les diverses autres oprations courante du dbut du mois. Cette priode se traduit donc en gnral par une surcharge de travail ponctuelle. En comptabilit informatique, intervient une notion dite de "priode" correspondant dans la pratique a un des 12 mois de l'exercice comptable (bien que pouvant porter sur une autre division que mensuelle : bimensuelle par exemple). Le mois et l'anne de la date d'imputation (et non de saisie) va donc permettre au logiciel de dterminer si une criture doit apparatre dans le solde des journaux du mois en cours ou du prcdent. Exemple, une pice comptabilise le 2 fvrier, mais avec une date d'imputation du 31 janvier apparatra sur la balance du mois de janvier et non du mois de fvrier. Ceci bien entendu sous-entend que contrairement leur quivalent manuels les journaux mensuels ne sont pas figs ds l'instant ou on les dite.

Il est possible de les diter quotidiennement pour toutes les priodes en cours de traitement (Janvier et Fvrier par exemple) afin de contrler les critures du jour passes sur chacune. Ces journaux sont dit "provisoires". C'est exactement comme si manuellement on reportait les critures du nouveau mois sur une feuille volante insre dans les journaux jusqu' la clture du mois prcdent et qu'ensuite on reporte cette feuille volante. Ce principe de continuit du travail est galement appliqu d'un exercice l'autre. Bien entendu il s'agit d'une facilit offerte pour pallier d'invitables impondrables qui empchent la saisie au jour le jour de toutes les critures. Il ne s'agit pas bien entendu de s'amuser rattacher l'exercice comptable prcdent une charge ou un produit dont la naissance est sur le nouveau. Les rgles comptables traditionnelles s'appliquent de la mme manire que la comptabilit soit manuelle ou informatique. D'ailleurs afin de respecter la notion de foliotage des journaux traditionnels, il y a obligation d'diter pour chaque priode, mensuellement de prfrence, mais au moins a la fin de l'exercice les journaux dfinitifs (notion de dfinitif indique par le logiciel sur les tats). Ceci est ralis la demande par le module de comptabilit gnrale, via une procdure dite de "CLOTURE des Journaux" et "CLOTURE d'EXERCICE". A partir du moment ou cette clture a t demande et que les journaux dfinitifs correspondants ont t dits, toute tentative de saisie d'une pice avec une date d'imputation portant sur le mois clos se soldera par un chec. MULTI-SOCIETE/CONSOLIDATION La plupart des logiciels offrent d'office la possibilit de tenir la comptabilit de plusieurs socits la fois. Certains allant jusqu' proposer la consolidation des bilans. Cette possibilit n'est pas ngliger mme dans le cadre d'une utilisation monosocit. Cette fonction permettra entre autres de crer une ou plusieurs socits tests afin d'valuer l'influence de tel ou tel paramtrage avant et aprs l'application en grandeur relle du systme informatique comptable.

Autre aspect intressant, il autorisera une auto-formation des utilisateurs au fur et mesure des besoins sans interfrer sur la comptabilit relle. Avec un avantage sur toute formation pouvant tre dispense par l'diteur d'un logiciel, c'est qu'elle sera adapte aux cas pratiques de l'entreprise. TRANSPARENCE FISCALE Toute comptabilit informatique est soumise une obligation de transparence fiscale. Cela signifie qu'un agent asserment de l'administration fiscale doit tre en mesure d'accder toutes les informations contenues par un systme informatique comptable. Ce, de manire totalement indpendante, quelque soit le logiciel employ ou le matriel. Il doit tre en mesure de retracer le cheminement d'un document comptable de sa naissance son imputation comptable, sans devoir faire appel un tiers dpendant de l'entreprise pour lui montrer les manipulations requises. De cette obligation en dcoule une autre, la tenue d'un livre des procdures comptables. LIVRE DES PROCEDURES COMPTABLES Il s'agit du recueil des schmas organisationnels de traitement des documents comptables. Il rpertorie pour chaque opration comptable le cheminement des documents depuis leur naissance ou leur arrive au courrier, en passant par leur imputation (documents gnrs l'occasion, mthodes et moyens d'imputations etc...), jusqu' leur classement. REPRISE DE SOLDES Opration consistant reporter dans les modules logiciels les soldes des comptes de bilan, et les mouvements non solds des comptes auxiliaires de tiers (clients/fournisseurs).