ADMINISTRASI KEUANGAN

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Proses administrasi itu timbul apabila ada sekelompok manusia hendak
mencapai tujuaannya secara kerja sama. Drs. The Liang Gie mengemukakan
bahwa: “Segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama
sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu dapat disebut dengan satu
istilah, yaitu Administrasi”. Proses ini dimulai dari saat penentuan suatu tujuan
dan berakhir pada tercapainya tujuan tersebut.
Dalam kehidupan maju dan modern, bagi manusia secara perseorangan atau
secara bersama-sama dalam sebuah organisasi, yang bermaksud melaksanakan
kegiatan, sudah sangat sulit menemukan sesuatu yang dapat melepaskan diri dari
aspek yang berhubungan dengan keuangan. Semakin besar kegiatan yang ingin
atau akan diwujudkan guna mencapai suatu tujuan tertentu, maka semakin besar
pula dana/uang yang diperlukan. Kenyataan seperti itu di lingkungan suatu
organisasi memerlukan perhatian khusus dan serius dari setiap pimpinan dan
semua personel di lingkungannya.
Masalah yang dihadapi oleh setiap organisasi bukan saja mengenai
penggunaan uang yang berdaya guna dan berhasil guna secara maksimal, tetapi
juga mengenai upaya pengadaan yang biasanya bukanlah persoalan yang mudah.
Pengelolaan keuangan bagi organisasi tersebut, menyentuh kelangsungan hidup
atau merupakan faktor yang menentukan hidup atau matinya, didalam kehidupan
modern yang berisi persaingan yang keras dan ketat. Karena peranan faktor uang
yang sangat penting, maka akan dibahas lebih lanjut mengenai administrasi
keuangan.
B. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan administrasi keuangan?
2. Bagaimana cara penyusunan anggaran belanja?
3. Bagaimana proses pertanggungjawaban pelaksanaan anggaran?
4. Bagaimana cara pemeriksaan keuangan (auditing)?
5. Apa yang dimaksud dengan pembelian dan persediaan?

C. Tujuan
1. Mengetahui dan memahami mengenai administrasi keuangan
2. Mengetahui cara penyusunan anggaran belanja
3. Memahami proses pertanggungjawaban pelaksanaan anggaran
4. Mengetahui cara pemeriksaan keuangan (auditing)
5. Memahami arti pembelian dan persediaan
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Uang, Fungsi dan Jenisnya

Karena pentingnya peranan uang dalam administrasi maka perlu dimengerti
definisi mengenai uang. Banyak definisi tentang uang diberikan oleh para
sarjana. Misalnya:
a. Drs. M. Manullang
Uang adalah segala sesuatu yang umum diterima sebagai alat penukar dan sebagai
alat pengukur nilai, yang pada waktu yang bersamaan bertindak sebagai alat
penimbun kekayaan
b. J. Van Zwijndregt
Uang itu harus dapat terpakai untuk memudahkan tukar-menukar. Dan itu
menjadi kenyataan jika telah terbukti sebagai alat penukar yang bersifat umum;
artinya sebagai sesuatu alat yang disyahkan dan diterima oleh mereka yang
mengerjakan tukar-menukar itu sebagai alat penukar’
c. Undang-Undang Dasar 1945 pasal 23 ayat 3 mengemukakan: “….. uang adalah
terutama alat penukar dan pengukur harga ….” (Pariata westra, 1980:3)
Jadi pada umumnya orang memberi batasan terhadap uang sebagai alat penukar
dan alat pengukur harga atas nilai.
Asal muasal uang berhubungan erat dengan perkembangan tukar-menukar
dalam masyarakat. Pada masyarakat yang masih primitive dalam mana tiap-tiap
orang itu mengusahakan sendiri barang-barang dan jasa yang dibutuhkan. Pada
perkembangan masyarakat berikutnya, timbullah pertukaran atau berter barang
dengan barang yang menjadi kebutuhan tiap-tiap orang. Dalam proses pertukaran
itu timbullah kesukaran untuk menemukan dua pihak yang saling membutuhkan
barang-barang yang dimiliki masing-masing pihak dan kesukaran untuk mengukur
nilai sesuatu barang dibanding dengan barang lain.
Perkembangan terakhir menunjukkan bahwa emas dan perak menjadi uang
yang paling memenuhi syarat. Selanjutnya emas dan perak terdesak oleh uang
kertas. Hal ini disebabkan oleh:
1. Ongkos pembuatan uang dari kertas lebih murah dari pembuatan uang logam,
2. Mudah dibawa dari satu tempat ketempat lainnya,
d. Bertambahnya kebutuhan uang mudah dipenuhi. (Pariata westra, 1980:5)

J. Van Zwijndregt mengemukakan fungsi-fungsi uang, yaitu:

1. Uang sebagai alat penukar umut
2. Uang sebagai alat perhitungan satuan
3. Uang sebagai alat penyimpan kekayaan
4. Uang sebagai alat pembentuk atau memindahkan modal
5. Uang sebagai alat pembagi penghasilan nasional
6. Uang sebagai alat kekuasaan

Menurut jenisnya uang itu dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:

1. Uang Kartal, terdiri dari:
a. Uang Logam, mempunyai dua nilai, yaitu:
1) Nilai nominal, nilai yang tertulis pada uang logam itu
2) Nilai intrinsic, nilai logam yang ada pada mata uang itu
b. Uang Kertas, terdiri dari:
1) Uang kertas pemerintah
2) Uang kertas bank
2. Uang Giral, dapat terjadi karena:
a. Orang menyimpan uangnya di Bank tetapi tidak semua uang disimpan di Bank
(yang dapat berupa demand deposit money, time deposit money dan tabungan itu
merupakan uang giral.
b. Bank sendiri menciptakan uang giral dengan jalan memberikan kredit kepada
seseorang.

B. Pola-pola Perbuatan dalam Ilmu Administrasi Keuangan

Definisi dari Administrasi keuangan adalah segenap perbuatan yang
bertalian dengan penggunaan faktor uang dalam setiap usaha kerja sama
 sekelompok manusia untuk mencapai suatu tujuan. Administrasi juga dapat
dilihat dari dua segi, yaitu:
1. Pengelolaan keuangan
Pengelolaan keuangan merupakan administrasi keuangan dalam arti luas, yang
terkandung pengertian pengaturan dan penetapan kebijakan dalam pengadaan dan
penggunaan keuangan untuk mewujdkan semua tugas-tugas pokok sebagai
volume kerja organisasi, agar tujuannya dapat diwujudkan secara efektif dan
efisien.
2. Tata usaha keuangan
Tata usaha keuangan adalah administrasi keuangan dalam arti sempit, terkandung
pengertian proses penerimaan,penyimpanan dan pengeluaran uang melalui
kegiatan penatabukuan sesuai dengan ketentuan yang berlaku sebagai upaya
menunjang perwujudan kebijaksanaan keuangan yang telah ditetapkan. (Hadari
Nawawi, 1994:161)

Dilihat dari sumbernya, keuangan di lingkungan organisasi dapat dibedakan

sebagai berikut:
1. Bersumber dari pemerintah
Di lingkungan aparatur pemerintahan yang pada dasarnya merupakan organisasi,
dari yang tertinggi sampai yang terendah, untuk membiayai seluruh kegiatannya
dalam rangka melaksakan tugas pokok sesuai jenjang masing-masing, sumber
dananya diperoleh dari Negara/pemerintah.
2. Bersumber dari bantuan
Organisasi diluar bidang pemerintahan, terutama berupa organisasi sosial
kemasyarakatan dan organisasi volunteer, dalam mewujudkan tugas pokoknya
pengadaan dana tetrgantung pada partisipasi anggotanya. Disamping itu terdapat
pula yang pendanaannya diperoleh dari bantuan masyarakat yang bersimpati atau
bantuan pihak pemerintah dan bahkan berupa bantuan dari luar negeri
3. Bersumber dari milik perorangan
Organisasi di bidang ekonomi, industri dan jasa sebagai badan usaha milik
perseorangan atau sekelompok kecil orang, menghimpun dana yang disebut modal
 untuk mewujudkan kegiatan pokoknya, dari para pemilik dan orang lain yang
diberi kesempatan memperkuat modalnya sebagai perusahaan. (Hadari Nawawi,
1994:162)

Administrasi keuangan sedikit-dikitnya menyangkut enam aspek

kebijaksanaan nasional yang terpisah-pisah serta penting. Aspek-aspek tersebut
adalah:
1. Kebijaksanaan ekonomi
Menyangkut hubungan diantara pengeluaran pemerintah dan semua pendapatan
lainnya serta pengeluaran di dalam negeri dan masalah berapa banyak dari
ekonomi itu harus dimasukkan di dalamnya oleh pemerintah
2. Kebijaksanaan hutang
Meliputi hubungan diantara keseluruhan pengeluaran-pengeluaran pemerintah dan
penghasil pemerintah pada waktu ini dan berurusan dengan persoalan kapan,
bagaimana dan sampai seberapa jauh pemerintah harus membuat dan membayar
kembali hutang
3. Kebijaksanaan penghasilan
Mempertimbangkan besarnya secara relatif berbagai sumber penghasilan dan
persoalan pajak-pajak yang harus dikenakan
4. Kebijaksanaan pengeluaran
Menetukan besarnya pengeluaran-pengeluaran pemerintah yang berlainan-lainan.
5. Kebijaksanaan pelaksanaan
Menyangkut hubungan diantara biaya dan hasil-hail kegiatan-kegiatan pemerintah
tertentu dan penyelidikan mengenai seberapa jauh organisasi dan tindakan
pemerintah berdaya guna untuk mencapai tujuannya.
6. Kebijaksanaan akuntan (pembukuan)
Kebijaksanaan akuntan menyangkut hubungan diantara rencana-rencana dan
tindakan (Dimock, 1992:285)

Administrasi keuangan dipelajari oleh suatu ilmu, yaitu ilmu administrasi

keuangan. Ilmu ini bertujuan untuk memberikan pengetahuan kepada manusia
tentang bagaimana menyediakan uang yang dapat digunakan membiayai suatu
 proses penyelenggaraan tujuan (atau proses administrasi) dan menjamin
penggunaannya secara sah dan efisien.
Supaya penggunaan uang efisien maka harus dilakukan 3 pola perbuatan,
yaitu:
1. Pembuatan anggaran belanja (budgeting)
2. Pembukuan (accounting)
3. Pemeriksaan keuangan (auditing)
Dapat pula ditambahkan dengan:
4. Pembelian dan persediaan

C. Penyusunan Anggaran Belanja

1. Pengertian anggaran belanja
Membuat anggaran berarti membuat rencana, menetukan lebih dulu apa yang
akan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya. Lebih jelasnya, anggaran
adalah rencanan keuangan, yang berisi taksiran tau perkiraan tentang jasa, jumlah
biaya atau uang yang diperlukan dan tentang sumber-sumber keuangan yang dapat
menutup kebutuhan uang tersebut. Membuat anggaran adalah menentukan atau
mengatur lebih dulu penggunaan faktor uang dalam pencapaian sesuatu tujuan dan
dari mana memperoleh sumber-sumber untuk menutupnya.
Dengan adanya anggaran itu terhindarlah pemborosan uang, terciptalah
pedoman penggunaan uang, dengan harapan hasil yang maksimal. Dalam rangka
manajemen, maka anggaran itu juga dapat digunakan sebagai alat koordinasi dan
kontrol. Secara umum, berlaku dua sistem jangka waktu berlakunya anggaran,
yaitu:
a. Financial year system (kas stelsel)
Belanja dan pendapatan uang yang diperhitungkan ialah yang benar-benar terjadi
pada sesuatu tahun anggaran
b. Limited budget year system
Belanja dan pendapatan uang yang diperhitungkan ialah yang terjadi pada
penambahan enam bulan pada sesuatu tahun anggaran.
 Organisasi yang ada dapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu organisasi
kenegaraaan, organisasi perusahaan dan organisasi kemasyarakatan atau sosial.
Ketiganya memiliki tujuan yang berbeda, yaitu organisasi yang mencari
keuntungan material semata-mata (perusahaan) dan yang sosial. Perbedaan tujuan
berpengaruh pada pembentukan anggaran.
Organisasi yang bukan perusahaan bentuk anggarannya bersifat tetap, artinya
apa yang telah ditentukan dalam angggran itu tidak boleh dilampaui. Apabila itu
kurang, harus diajukan anggaran tambahan. Bagi organisasi perusahaan bentuk
anggarannya adalah variable atau berubah-ubah. Apabila itu melebihi perkiraan
maka anggaran itu ditambahi untuk menampung kelebihan permintaan barang
yang dipergunakan, jika sebaliknya anggaran perusahaan ini diusahakan untuk
mengalami penyesuaian. (Pariata westra, 1980:15)
Penganggaran itu adalah proses yang kontinue dan anggaran itu merupakan
produk dari keseluruhan perbuatan yang disebut penganggaran, Dalam proses
penganggaran terdapat tingkatan-tingkatan yang disebut sikles anggaran. Pada
umunya dikenal tiga tingkatan perbuatan dalam proses penganggaran yaitu:
a. Persiapan penyusunan usul anggaran
b. Penetapan usul anggaran
c. Pelaksanaan anggaran

Tipe-tipe anggaran belanja:

a. Tipe legislatif
Anggaran belanja disusun oleh panitia badan perundang-undangan berdasarkan
permohonan-permohonan akan dana dari cabang eksekutif.
b. Tipe dewan atau komisi
Tipe ini masih digunakan pada pemerintah Negara bagian dan kotapraja, disusun
oleh satu dari dua jalan: seluruhnya terdiri dari pegawai administratif atau
pegawai-pegawai administratif dan legislatif bersama-sama.
c. Tipe eksekutif
Di bawah sistem ini suatu badan kepala eksekutif, biasanya suatu biro anggaran
belanja atau departemen keuangan mengadakan pembicaraan-pembicaraan
 mengenai permohonan-permohonan anggaran belanja dari semua badan eksekutif
dan atas dasar ini, setelah berkonsultasi dengan kepala eksekutif, menyiapkan
suatu dokumen menyeluruh untuk diajukan oleh eksekutif kepada baddaan
pembuat undang-undang pada pembukaan sidang. (Dimock, 1992:338)

Suatu rancangan anggaran belanja yang sehat memiliki lima sifat pokok, yaitu:
a. Bertanggung jawab
b. Bulat
Bertanggung jawab dan bulat, artinya keseluruhan program fiscal harus terkumpul
menjadi satu, diringkaskan, dinilai dan diputuskan disebuah tempat oleh orang
atau badan yang diserahi tugas itu.
c. Fleksibilitas
Keleluasaan memilih yang sewajarnya diantara kebijaksanaan-kebijaksanaan di
dalam menyusun anggaran belanja dan merumuskan kelonggaran administrative
di dalam pelaksanaannya.
d. Dapat Dipercaya
Tingkat dapat dipercaya yang tinggi juga penting, yakni penjelasan tentang
perkiraan-perkiraan anggaran belanja harus cukup diteliti, terperinci dan kuat
untuk menimbulkan penilaian sepatutnya.
e. Terjamin
Adanya jaminan bahwa program fiskal segaimana diundangkan (disetujui oleh
undang-undang) akan dijalankan secara mantap (Dimock, 1992:296)

2. Persiapan penyusunan usul anggaran

Dalam proses penyusunan anggaran rumah tangga perseorangan umumnya
harus diketahui dan ditentukan dulu berapa kira-kira jumlah penghasilan uang
yang diterimanya. Kemudian, disusun rencana kebutuhan yang menurut tingkat
urgensinya harus dibiayai. Hal ini dikarenakan tidak mudah menambah
penghasilan uang.
Penyusunan anggaran Negara pada umumnya dimulai dengan menyusun
bagian belanjanya lebih dahulu, sesudahnya baru disusun bagian pendapatannya.
Usaha menutup kekurangan belanja dilakukan dengan cara mencetak uang. Di
 dalam perusahaan, disusun terlebih dahulu rencana kerja, barulah menyusul
penyusunan anggarannya.
Proses persiapan penyusunan anggaran merupakan suatu proses yang panjang
dan ini dimulai dari satuan pelaksana tingkat bawah. Satuan pelaksana tingkat
bawah ini menyusun anggarannya berdasarkan rencana kerja yang akan
dilaksanakan. Kemudian, anggaran dari beberapa satuan pelaksana tingkat bawah
dikirim kepada satuan pelaksana tingkat menengah. Kemudian, satuan pelaksana
tingkat menengah akan meneliti dan dilakukan revisi apabila diperlukan. Alasan
dari penelitian kembali asal-usul anggaran, yaitu:
a. Umumnya hanya didasarkan pada kebutuhan masing-msing satuan tanpa
memperhatikan rencana kerja dari lain satuan
b. Seringnya penaksiran biaya yang diperlukan untuk melaksanakn rencan kerjanya
terlalu tinggi
c. Kurang memperhatikan hubungan antara penerimaan dan pengeluaran uang dari
organisai sebagai keseluruhan. (Pariata Westra, 1980:20)

Usul anggaran dari satuan pelaksana tingkat menengah kemudian dikirimkan

kepada satuan pelaksana pada tingkat atas. Pada tingkat ini, harus mempunyai
obyektivitas dan perspektif yang lebih baik dibandingkan dengan tingkatan yang
lain.
Usul anggaran dari berbagai tingkatan kemudian disatukan dan terbentuklah
usul anggaran untuk satu organisasi sebagai keseluruhan. Rencana penganggaran
memiliki aktivitas yang sama dengan perencanaan. Apabila hal ini diterapkan
kepada penganggaran, maka urut-urutan aktivitasnya adalah:
a. Melakukan penelitian
Orang yang akan membuat anggaran harus melakukan penelitian atas fakat-fakta
(kenyataan-kenyataan) yang dihadapi oleh satuan pelaksananya. Sesudah
dilakukannya penelitian kemudian dianalisa untuk menemukan fakta yang
obyektif dan penting, mana yang merupakan fakta sebab dan mana yang fakta
akibat.
b. Membuat ramalan
 Berdasarkan fakta-fakta yang diperoleh dalam penelitian itu kemudian diambil
kesimpulan bagaimana kira-kira keadaan di masa yang akan datang. Peramalan
harus dilakukan oleh pihak yang memiliki “insight” (pandangan ke dalam) dan
“forsight” (pandangan ke depan) yang jitu. Peramalan harus didasarkan atas
kepantasan dan logika.
c. Membuat rencana
Menentukan apa yang akan dijalankan dan bagaimanakah menjalankan itu.
Berikut ini beberapa asas yang perlu diperhatikan dalam penyusunan
anggaran:
a. Asas universalitas
Asas ini menghendaki supaya anggaran itu disusun menurut jumlah bulat atau
bruto dari belanja dan pendapatan.
b. Asas Keseimbangan
Asas ini menghendaki bahwa belanja yang dilakukan dapat ditutup dengan
pendapatan-pendapatan uang yang akan diterima, sehingga tidak muncul
ketekoran atau defisit.
c. Asas Pemerincian Anggaran
Asas ini menghendaki bahwa anggaran harus terperinci susunannya. (Pariata
Westra, 1980:23)

Terdapat empat macam asas pemerincian, yaitu:

a. Pemerincian menurut fungsinya
Pemerincian ini memiliki arti yaitu bahwa angka-angka anggaran itu harus
diperinci menurut fungsi-fungsi yang ada didalam organisasi. Contohnya yaitu
Fungsi produksi, fungsi pembelian atau penjualan dan fungsi personal.
b. Pemerincian menurut organisasinya
Menurut asas ini dikehendaki angka-angka uang dalam anggaran itu diperinci
sesuai dengan siapa (bagian-bagian organisasi) yang akan menggunakan uangnya.
c. Pemerincian menurut obyeknya
Menurut asas ini anggaran itu disusun terperinci menurut obyek (yang dapat
berupa tenaga benda atau alat perlengkapan) yang akan dibiayai.
d. Program budget atau performance budget
Asas ini muncul dikarenakan tiga asas yang lain bukan merupakan alat yang dapat
menjelaskan jasa yang akan dijalankan atau hasil-hasil yang akan dicapai.
Menurut system ini yang diutamakan ialah pemerincian menurut hasil pekerjaan
atau jasa yang akan dijalankan, tidak pada benda-benda yang akan dibeli.
Perbedaannya dengan ketiga asas lain yaitu terletak pada teknik metoda dan cara
berpikir. (Pariata Westra, 1980:26)

3. Penetapan anggaran
Pada Negara penetapan anggaran Negara umumnya dilakukan oleh Badan
Legislatif (DPR). Pembuatan usul anggaran umumnya oleh Badan Eksekutif
(Pemerintah dalam arti sempit). Namun DPR diikutsrtakan atau berwenang
menetapkan anggaranl, karena is anggaran itu akan menyangkut kepentingan
rakyat.
Pada perusahaan perseorangan memang tidak terjadi persoalan yang
berwenang menetapkan anggaran. Namun pada perusahaan yang berbentuk PT,
anggaran ditetapan oleh pemegang saham sendiri, atau oleh Dewan Komisaris
(sebagai wakil dari pemegang saham)
Pada koperasi di Indonesia, umumnya penetapan anggaran dilakukan oleh
anggota koperasi sendiri dalam rapat anggota.
Di dalam pemerintahan, apabila usulan anggaran setelah ditetapkan
perperinciannya juga mengikat, selanjutnya disebut penetapan anggaran
terperinci, hal ini memang menguntungkan Badan Legislatif atau DPR; karena
dapat melakuan pengawasan yang efektif dalam rangka menjamin terlaksananya
“public policy” dan mencegah ketekoran atau defisit. Tetapi menimbulkan
kesulitan besar bagi Badan Eksekutif karena sama sekali tidak mempunyai
kelonggaran dalam menyesuaikan pelaksanaan anggaran itu dengan keadaan yang
dihadapi.
Bentuk penetapan anggaran yang paling baik adalah perperincian pada usul
anggaran, tetapi ketetapan anggaran bersifat bulat atau utuh. (Pariata Westra,
1980:30)
4. Pelaksanaan anggaran
Setelah anggaran itu ditetapkan dan apabila telah tiba waktunya tahun
anggaran atu tahun dinas berlaku, maka anggaran itu mulai dilaksanakan.
Pelaksanaan anggaran merupakan tugas Badan Eksekutif. Empat usaha yang
harus dijalankan kepala eksekutif yaitu:
a. Pembentukan sistem penjatahan (Scheduled spending)
Merupakan suatu usaha mengenai pengwasan anggaran yang
mempertimbangkan faktor waktu, ke dalam suatu daftar pembelanjaan yang
teratur dengan mana Kepala Eksekutif dijamin bahwa rencana kerjanya
dijalankan.
b. Pembukuan
c. Laporan yang efektif
Kumpulan data pelaksanaan yang akan digunakan dalam anggaran-anggaran
berikutnya dan bagi tujuan cost control akan tergantung kepada tingkat
keefektifan dari system laporan. Laporan itu bermanfaat antara lain untuk:
1) Memberikan data yang tepat untuk membantu tindakan penyesuaian yang
dipandang perlu dalam penugasan pegawai
2) Memberikan informasi bagi peninjauan kembali pelaksanaan “program kerja”,
bagi penilaian pekerjaan dan praktik-praktik manajemen, dan bagi penganalisaan
status otorisasi, kepegawaian dan lain-lainnya.
d. Prosedur tentang pengawasan kerja dan ongkos (cost and work control)
Peranan dari prosedur ini didasarkan pada alasan-alasan:
1) Pekerjaan atau kerja dan ongkos-ongkos harus dikontrol menurut ketentuannya
2) Hanya dapat dicapai dengan kepemimpinan yang aktif dari kepala-kepala satuan
pelaksana. (Pariata Westra, 1980:37)

Pengurusan keuangan Negara sebagai pelaksana anggaran Negara yang harus

dijalankan oleh Presiden itu menyangkut dua macam pengurusan, yaitu:
a. Administratief Beheer (pengurusan ketatausahaan)
 Pengurusan ini meliputi, hak menguasai atau hak mengotorisasi dan hak perintah
membayar uang dan menagih uang.
b. Comptabel Beheer (Pengurusan komptabel)
Pengurusan ini bertalian dengan wewenang menerima, menyimpan dan
mengeluarkan uang Negara.
Yang dapat menjadi seorang bendaharawan atau comptabel yaitu orang dan badan
(kas Negara dan Bank Indonesia)

Dari anggaran Negara dapat diketahui rencana kerja apa saja yang akan
dibiayai. Kebutuhan yang mengenai material (proyek-proyek)
penyelenggaraannya dapat dilakukan dengan:
a. Jawatan yang bersangkutan menyelenggarakan sendiri atau
b. Jawatan menyerahkan dan menyuruh pihak lain untuk menyelenggarakannya.

Dalam pelaksanaan anggaran dikenal adanya 2 macam prosedur, yaitu beban

tetap; bahwa dana anggaran itu tidak boleh digunakan membayar suatu tagihan
sebelum tagihan itu dapat dipastikan jumlahnya dan beban sementara; dimana
suatu instansi sebelum bekerja (sebelum ada tagihan) sudah dapat menerima uang
anggaran lebih dulu, walaupun nantinya harus diimbangi dengan surat
pertanggungjawaban.

D. Pertanggungjawaban Pelaksanaan Anggaran

Kegiatan pertanggungjawaban berhubungan denan penggunaan keuangan
secara sah oleh bendaharawan. Beberapa kegiatannya ialah:
1. Pembukuan dan peranannya
Menurut Drs. Soehardi Sigit dalam diktat Ichtisar Elementary Accounting,
pembukuan adalah seni dari pencatatan, penggolongan dna peringkasan dengna
cara yang tepat dan dinyatakan dalam uang, transaksi-transaksi dan kejadian-
kejadian yang setidk-tidaknya sebagian bersifat financial dan penafsiran dari
hasil-hasilnya.
 Definisi yang lain ialah dari Mc. Farlan, Ayars dan Stone yang membatasi
accounting sebagai suatu seni tentang pencatatan, penyajian dan penafsiran
transaksi-transaksi keuangan dari suatu usaha atau perusahaan secara sistimatik.
Pembukuan merupakan pola perbuatan yang kedua yang harus dilakukan
dalam proses admnistrasi keuangan, supaya tercapai hasil yang maksimal secara
efisien dalam penggunaan uang untuk membiayai proses penyelenggaraan tujuan.
Dapat disimpulkan bahwa pembukuan (accounting) adalah perbuatan
mencatat semua transaksi keuangan yang dilakukan oleh suatu organisasi.
Catatan tersebut kemudian digolongkan menurut jenis transaksinya dan kemudian
dibuatklah ringkasannya untuk mengetahui jumlahnya. Dan akhirnya dari
ringkasan tersebut ditafsirkan bagaimanakah situasi perusahaan atau usaha dari
sudut angka uang tersebut. (Pariata Westra, 1980:50)
Ciri-ciri suatu sistem pembukuan yang wajar, yaitu:
a. Penghasilan dan biaya harus difungsionalkan (digolongkan berdasarkan kegiatan)
dan dengan demikian memberikan dasar untuk persiapan menetapkan sebelumnya
(anggaran belanja) dan untuk mengukur hasil sementara program yang berjalan
(pengendalian)
b. Pembukuan itu harus disusun oleh unit-unti organisasi hingga kepada tingkat
masing-masing penyerahan wewenang (pendelegasian kekuasaan) menjadi jelas
bagi ketatalaksanaan.
c. Sistem pembukuan itu di dalam refleksi pekerjaan-pekerjaannya haruslah
bertepatan waktunya dalam hubungannya dengan pembagian dana-dana anggaran
belanja. (Dimock, 1992:324)
Pada umumnya disetujui oleh para ahli pembukuan bahwa ketiga syarat ini
hanya dapat dipenuhi oleh system akrual (accrual system), sedangkan system
tunai tidak dapat memenuhi ketiga syarat tersebut.

Kegunaan pembukuan dalam bidang pemeriksaan keuangan ialah:

a. Sebagai alat untuk mencegah penyalahgunaan uang
b. Dapat mencegah pemborosan dan ketidak efisienan dalam pembiayaan
c. Sebagai alat untuk mencegah ketekoran anggaran
 d. Sebagai alat untuk melakukan repressive verificatie. Catatan-catatan dalam
pembukuan itu juga menjadi bukti bahwa Badan Eksekutif telah melaksanakan
rencana kerja yang telah ditetapkan dalam anggaran.
e. Untuk melengkapi ketatalaksanaan dengan alat-alat untuk menjalankan
pengawasan intern
f. Untuk memberi laporan kepada atasan-atasannya

Akuntan adalah orang yang mampu melakukan accounting atau auditing

(pemeriksaan accounting) sering dibedakan antara:
a. Akuntan partikelir, akuntan yang dipekerjakan dalam perusahaan partikelir
b. Akuntan umum, akuntan yang bekerja untuk siapa saja dengan membayar uang
jasa
c. Akuntan umum berijazah, seorang akuntan umum yang lulusan Universitas.
(Pariata Westra, 1980:52)

2. Tatabuku
Tata buku merupakan pencatatan yang sistematik dari transaksi keuangan
dalam angka uang. Dalam praktik dikenal 3 macam tata buku yaitu:
a. Tatabuku tunggal
b. Tatabuku berpasangan
Tatabuku tunggal dan berpasangan banyak digunakan dalam perusahaan-
perusahaan
c. Tatabuku kameral
Tata buku ini umumnya digunakan oleh pemerintah atau organisasi-organisasi
bukan pemerintah. (Pariata Westra, 1980:53)

3. Bagian-bagian organisasi yang bertugas menyelenggarakan pembukuan

Pembukuan harus disentralisasikan, dibawah pimpinan seorang pejabat yang
bertanggung jawab atas pemeliharaan terhadap pengawasan semua rekening-
rekening dan atas penyiapan dan pengeluaran laporan keuangan. Sistem
sentralisasi sangat berguna, karena:
a. Memusatkan pertanggungjawaban dan membentuk alat pengawasan yang teguh
atas administrasikeangan
b. Menambah efisiensi penggunaan pegawai dan alat perlengkapan pembukuan
c. Melancarkan ketepatan dalam laporan keuangan (Pariata Westra, 1980:54)

Sistem desentralisasi memiliki akibat-akibat sebaliknya, yakni pemencaran

tanggung jawab, melemahkan “executive control”, menyulitkan analisa dan
laporan keuangan.

4. Cash system dan accrual system

Cash system (sistem kas), bahwa transaksi keuangan yang dibukukan
berdasarkan pada peristiwa kas, artinya berdasarkan uang yang diterima oleh dan
dibayarkan dari kas. Dengan menggunakan system ini memang sukar
memperoleh pengertian berapa jumlah uang di dalam kas yang sepenuhnya masih
menjadi milik organisasi.
Accrual system (sistem transaksi), bahwa transakasi keuangan yang
dibukukan ialah berdasarkan atas mulai berlakunya transaksi itu, yang nantinya
dapat mengakibatkan kewajiban membayar sejumlah uang atau hak menerima
sejumlah uang. Walaupun uang tersebut diterima seluruhnya atau sebagian.
Kelemahan pada cash system tidak terdapat pada pembukuan accrual system.
(Pariata Westra, 1980:55)

5. Pertanggungjawaban bulanan
Setiap bendaharawan berkewajiban menyampaikan Surat
Pertanggungjawaban bulanan pada pihak yang mengeluarkan atau menyediakan
dana. Penyampaian pertanggungjawaban seperti itu dimaksudkan untuk
melaksanakan pengawasan tidak langsung terhadap penggunaan dana atau
keuangan Negara atau daerah. Surat ini juga harus disampaikan setelah kegiatan
selesai dan seluruh dana telah dibayarkan, yang membebaskan bendaharawan
membuat pertanggungjawaban bulanan. (Hadari Nawawi, 1994:169)

6. Kontrol keuangan
 Kegiatan kontrol dalam pengelolaan dan penatausahaan keuangan, dapat
dilakukan pada saat kegiatan sedang dilaksanakan atau setelah kegiatan berakhir.
Kontrol atasan langsung atau pimpinan proyek bagi dana pembangunan pada
tahap paling awal harus dilakukan secara terus menerus (berkesinambungan).
Kontrol tersebut dilakukan dengan cara memeriksa pembukuan yang harus ditutup
setiap bulan, dengan cara ikut menandatanganinya. Kontrol ini pada dasarnya
merupakan pelaksanaan pengawasan intern dalam bentuk pengawasan melekat.
Kontrol keuangan juga dapat dilakukan oleh pihak ekstern seperti Badan
Pemeriksa Keuangan dan Badan Pemeriksa Keuangan dan Pembangunan. (Hadari
Nawawi, 1994:170)

E. Pemeriksaan Keuangan (Auditing)

1. Definisi pemeriksaan keuangan
Pemeriksaan keuangan adalah rangkaian perbuatan penelitian atas
penggunan faktor dalam proses administrasi sebagaimana ditetapkan dalam
jumlah anggaran, untuk menjamin penggunaan faktor uang tersebut sah dan
efisien.
Auditing dibedakan menjadi dua yaitu:
a. Pre audit (internal audit)
Pemeriksaan itu dilakukan sebelum terjadi pembayaran atas transaksi keuangan.
Tujuannya adalah menjamin bahwa anggaran itu dilaksanakan sesuai dengan
ketentuannya dan mencegah jangan sampai timbul ketekoran baik pada anggaran
keseluruhannya maupun bagian-bagiannya.
Alat-alat yang dapat dipergunakan untuk melakukan pemeriksaan yang bersifat
pre audit antara lain:
1) Sistem penjatahan (allotment system)
Jumlah uang yang telah ditetapkan dalam anggaran utnutk pembiayaan suatu
rencana kerja suatu bagian organisasi diberikan sebagian demi sebagian dengan
berpedoman kepada waktu urgensinya.
2) Penentuan satuan ongkos (unit cost)
 Tiap-tiap jasa, aktivitas dan proyek selain mempunyai biaya sendiri menurut
ketetapan dalam anggaran tetapi juga ditentukan satuan-satuannya, sekaligus
diikuti penentuan satuan-satuan ongkosnya.
Pre audit merupakan tugas Pelaksana Anggaran semua tingkatan, baik atas,
menengah maupun bawah.
b. Post audit (external audit)
Pemeriksaaan keuangan yang dilakukan setelah transaksi keuangan diselesaikan
dan telah dibukukan. Tujuannya adalah:
1) Legality (sahnya) dari transaksi-transaksi keuangan
2) Accuracy (ketelitian) dari pembukuan dan bukti-buktinya
3) Accountability (pertanggungjawaban keuangan) yang berkaitan dengan
pelaksanaan tugas pekerjaan.
4) Memeriksa pengimplementasian prinsip-prinsip pembukuan yang telah
ditetapkan. (Pariata Westra, 1980:58)
Post audit merupakan tugas yang dilakukan oleh pemerintah/Presiden melalui
aparat-aparatnya dan oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BEPEKA). Obyek
pemeriksaan BEPEKA ialah tanggung jawab tentang keuangan Negara atau
pemerintah menggunakan uang belanja.

2. Pemeriksaan keuangan negara

Agar pelaksanaan anggaran sesuai dengan ketentuannya dan tidak timbul
ketekoran baik pada anggaran organisasi sebagai keseluruhan maupun anggaran
bagian-bagiannya, sebelum uang itu dikeluarkan atau diterima, maka dilakukan
pengawasan. Pengawasan tersebut dinamakan “preventieve begrootings
bewaking” (penjagaan anggaran terlebih dahulu). Dengan rumusan yang lain
dinyatakan bahwa pre audit demikian ini dimaksudkan:
a. Dari segi maksudnya (dfoelmatigheidnya) diharapkan pelaksanaan anggaran
sesuai dengan ketentuan-ketentuan atau maksud-maksudnya
b. Dari segi sahnya pengeluaran uang (rachmatigheidnya) apakah tuntutan uang itu
sebagai realisasi anggaran ada dasar hukunya dan akpakah tanda-tanda bukti yang
 diperluakan dibuat dengan sesungguhnya dan bukti-bukti mempunyai kekuatan
hukum yang cukup
c. Dari segi teknis anggarannya, (hegrootings technis) apakah pengeluaran dan
penerimaan uang itu disediakan mata anggarannya dan termasuk dalam tahun
dinas itu.
Ukuran pemeriksaan ialah apakah cara Pemerintah menggunakan uang belanja
telah sepadan dengan persetujuan DPR. Untuk menjamin sah dan efisiensi
penggunaan uang Negara, frekuensi pemeriksaan keuangan baik pre audit maupun
post audit harus ditingkatkan. (Pariata Westra, 1980:60)

Perlu adanya koordinasi, integrasi dan sinkronisasi pemeriksaan keuangan

dari semua aparat pemeriksaan keuangan, sehingga timbul efektivitas dan efisiensi
pemeriksaan keuangan; disamping tidak merepotkan aparat pelaksana anggaran
dalam melakukan tugasnya melaksanakan anggaran.

F. Pembelian dan Persediaan

Pembelian atau usaha memperoleh adalah bagian dari fungsi persediaan
yang meliputi spesifikasi, ketatalaksanaan lalu lintas, inspeksi, identifikasi milik,
penyimpanan serta pengeluaran dan penggunaan milik dan juga menimbulkan
masalah kebijaksanaan yang penting. Administrasi pembelian haruslah atas dasar
cukup luas untuk mengambil keuntungan dari potongan (reduksi) dan harga-harga
borongan, menyimpan pembukuan yang cukup dan memiliki daftar barang secara
terperinci berikut perkiraan harganya, mengusahakan penyimpanan yang
memuaskan dan fasilitas pengangkutan dan juga hendaknya cepat dan tidak kaku.
(Dimock, 1992:330)
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Dari keseluruhan paparan di atas, dapat disimpulkan bahwa proses
administrasi memerlukan faktor uang, disamping faktor manusia dan faktor
benda, sehingga lahirlah administrasi keuangan. Tujuan dari administrasi
keuangan adalah kegiatan atau aktivitas keuangan yang sah dan efisien. Tiga
langkah utama yang merupakan proses administrasi keuangan adalah
penganggaran (budgeting), akunting (accounting) dan pemeriksaan (auditing).
Semua unsur administrasi keuangan erat terjalin. Membuat anggaran berarti
membuat rencana, menetukan lebih dulu apa yang akan dikerjakan dan bagaimana
mengerjakannya. Dengan adanya anggaran itu terhindarlah pemborosan uang,
terciptalah pedoman penggunaan uang, dengan harapan hasil yang maksimal.
Pembukuan (accounting) adalah perbuatan mencatat semua transaksi keuangan
yang dilakukan oleh suatu organisasi. Pembukuan berfungsi sebagai alat untuk
mencegah penyalahgunaan uang, melengkapi ketatalaksanaan dengan alat-alat
untuk menjalankan pengawasan intern,dan memberikan laporan kepada atasan-
atasannya.
 Pemeriksaan keuangan adalah rangkaian perbuatan penelitian atas
penggunan faktor dalam proses administrasi sebagaimana ditetapkan dalam
jumlah anggaran, untuk menjamin penggunaan faktor uang tersebut sah dan
efisien. Pemeriksaan keuangan dibedakan menjadi dua, yaitu pre audit dan post
audit. Pembelian atau usaha memperoleh adalah bagian yang luas dari fungsi
persediaan dan juga menimbulkan masalah kebijaksanaan yang penting.

B. Saran
Dengan perkembangan organisasi yang semakin pesat, diharapkan adanya
penatausahaan yang baik dan benar dalam pengelolaan keuangan organisasi,
sehingga tidak akan timbul berbagai masalah yang berdampak mempersulit proses
pengendalian kerja sama untuk mencapai tujuannya. Masalah-masalah akan
muncul dan berkembang di dalam organisasi, karena keuangan merupakan fakor
yang sensitive, bila pengelolaannya cenderung merugikan organisasi.
 Daftar Pustaka

Pariata westra. (1980). Aneka Sari Ilmu Administrasi. Yogyakarta: Balai Pembina
Administrasi Akademi Administrasi.
Dimock. (1994). Administrasi Negara. Jakarta: Rineka Cipta.
Hadari Nawawi, Martini Hadari. (1992). Ilmu Administrasi. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Diposkan oleh Nunung Khusnul Khotimah 누눙 구스누르 고티마 di 9:13:00

AM
Kirimkan Ini lewat EmailBlogThis!Berbagi ke TwitterBerbagi ke Facebook
Label: KARYA ILMIAH AKADEMIK