UT 03 – MENSAJES POR CORREO ELECTRÓNICO

APLICACIONES BÁSICAS DE OFIMÁTICA

2º FPB de Servicios Administrativos

Aplicaciones Básicas de Ofimática Profesor: Daniel Avilés Hurtado
UT 03 Mensajes por correo electrónico

Índice

1. El correo electrónico..........................................................................................................1
1.1 Elementos del correo electrónico..........................................................................................1
1.2 Configuración del correo electrónico....................................................................................2
1.3 Servidores y clientes de correo electrónico..........................................................................4
1.3.1 Clientes web................................................................................................................................ 4
1.3.2 Clientes de correo instalados localmente....................................................................................4

2. Envío y recepción de correos electrónicos........................................................................4

2.1 Envío de correos electrónicos..............................................................................................4
2.2 Recepción de correos electrónicos.......................................................................................5
2.3 Respuesta y reenvío de correos electrónicos.......................................................................6

3. Organización y archivo de los mensajes...........................................................................6

3.1 Filtrado de mensajes............................................................................................................ 7
3.2 Impresión de mensajes........................................................................................................ 9

4. Medidas de seguridad y confidencialidad........................................................................10

El contenido de este documento está basado en el Capítulo 3 del libro de texto “Aplicaciones básicas de
Ofimática”, ISBN 978-84-3003-310-4, de Editorial Editex, cuyos autores/as son Luis G. Carvajal, Jesús M.ª
García de la Cruz, Josefa Ormeño y M.ª Ángeles Valverde.

Otros recursos están referenciados en notas al pie o en hipervínculos en imágenes.

El resto son aportes del profesor autor del documento.

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1. El correo electrónico

El correo electrónico es el equivalente al correo tradicional. Su aparición es anterior a la

de Internet: se empezó a utilizar en 1962 en el MIT (Massachusetts Institute of Technolo-
gy), como sistema de intercambiar mensajes informales entre los usuarios del ordenador
IBM 7090.
Al comprobar su utilidad se creó en 1965, ya de manera formal, el servicio MAIL, mejora-
do y más eficiente, que continuó desarrollándose. En 1971 se envió el primer correo elec-
trónico a través de una red: lo hizo Ray Tomlinson a través de ARPANET enviando un
mensaje de un ordenador a otro que se encontraba justo al lado.
En 1977 el correo electrónico se convirtió en un servicio de red estandarizado y solo un
año después ya se utilizó para enviar el primer anuncio en una red universitaria.
Desde que se creó el email no ha cambiado su funcionamiento, que sigue basado en el
modelo cliente-servidor, mediante el que un usuario intercambia información con otros
clientes a través de servidores especializados. Los correos pueden recibirse y enviarse
vía web (HTTP) o mediante protocolos como SMTP, POP3 e IMAP (se habla de ellos en
los Apartados 1.2 Configuración del correo electrónico y 1.3 Servidores y clientes de
correo electrónico.
El correo electrónico es un medio de comunicación asíncrono, ya que no se produce
en tiempo real, uno puede lanzar un mensaje que el interlocutor responderá en otro mo-
mento. Es independiente, física y temporalmente, porque ni es necesario que los partici -
pantes se ubiquen en el mismo lugar, ni que coincidan en el tiempo. En el caso del correo
electrónico, los mensajes se reciben en una bandeja de entrada hasta que se leen o des-
cartan. Por el contrario, aplicaciones de mensajería instantánea, como WhatsAPP, son
síncronos.1

1.1 Elementos del correo electrónico

Para usar el correo electrónico se necesita una cuenta de correo, que se compone de
dos elementos:
• Una dirección de correo: por ejemplo, micuenta@gmail.com.
• Una contraseña.
La dirección de correo, a su vez, consta de varias componentes, separados por el símbolo
“@”. Los componentes son:
− Nombre de usuario: se escribe antes de la @, y puede constar de letras, números y
otros caracteres.
− El dominio: lo que se escribe después de la @. El dominio se forma con la unión de
un nombre (por ejemplo, “gmail” o “murciaeduca”) y una extensión (por ejemplo,
“com” o “es”), las cuales se separan con un punto (.) Estas extensiones pueden ser
1 Tomado de El negocio digital.com

1
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genéricas (“com”, “net”, “org”, “info”, que hacen referencia a la actividad o tipo de
empresa o institución), o territoriales (“es”, “uk”, “mx”, que hacen referencia a un
país o una región de un país).

nombre.apellido@murciaeduca.es

Nombre Extensión

Nombre de usuario Dominio

Hoy día existen varios proveedores de correo web, siendo los más usados Gmail de
Google (gmailcom), y Hotmail y Outlook de Microsoft (hotmail.com y outlook.com respecti-
vamente); todos ellos son servicios gratuitos.
También se pueden crear cuentas de correo en dominios particulares. En España, los do-
minios particulares se registran en una sección del Ministerio de Industria, con un coste
que varía en función de la extensión (los genéricos suelen ser más caros que los territoria-
les). Por ejemplo, puede registrarse el dominio “megustalapizza.es” o “noquierocomerca-
racoles.com”. Para poder usarlos en la práctica, muchas empresas de alojamiento web
(hosting web) proporcionan un servicio de correo electrónico en sus servidores (usando,
por ejemplo, el programa Exim 2 desarrollado por la Universidad de Cambridge, o Send-
mail3), asociado al dominio que hayamos registrado. A dicho servicio de correo se puede
acceder mediante un navegador web.

1.2 Configuración del correo electrónico

Al ser un servicio de red, lógicamente se necesita una conexión a internet (proporcionada
por un ISP [Internet Service Provider]), y utiliza el modelo cliente-servidor. Estos concep-
tos se vieron en la UT 01 Redes informáticas.
Para el envío y recepción de correos electrónicos se usan unos protocolos especializados,
de los cuales los más importantes son:
• Protocolos orientados al envío de mensajes . El principal y casi único actualmente
es SMTP (Simple Mail Transfer Protocol, Protocolo de Transferencia Simple de Co-
rreo), el cual se ha adaptado para ser utilizado en el envío y reenvío de mensajes
de correo electrónico entre servidores de correo. 4
• Protocolos orientados a la recepción de mensajes . Hay dos en vigor, que son:
◦ POP3 (Post Office Protocol, Protocolo de Oficina de Correo, versión 3). Este
protocolo transfiere los mensajes del servidor de correo al cliente de correo del
usuario. Es útil en lugares de conexión de baja velocidad o irregular. El funcio -
namiento general es: un cliente que utilice POP3 se conecta, obtiene todos los

2 E-mail Fandom.com
3 Spiegato.com
4 Tomado de Wikipedia - Cliente de correo

2
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mensajes, los almacena en la computadora del usuario como mensajes nuevos,

los elimina del servidor y finalmente se desconecta. 5
◦ IMAP (Internet Message Access Protocol, Protocolo de Acceso a Mensajes de
Internet). Es más moderno y complejo que POP3, permite crear carpetas en el
servidor, y permite visualizar los mensajes de forma remota en lugar de descar-
garlos como hace POP3.6
El proceso de envío y recepción de correo se resume en la siguiente ilustración:

1. El emisor (Ana) redacta un mensaje usando un programa cliente, y lo envía. El

mensaje, mediante el protocolo SMTP, se dirige a un servidor SMTP.
2. El servidor SMTP se pone en contacto con un servidor DNS para preguntarle a qué
dirección IP corresponde el dominio de la cuenta destinataria. De los servidores
DNS se habló en la UT 01
3. Una vez obtenida la información necesaria, el servidor SMTP envía el mensaje a
un servidor de destino, el cual usará los protocolos POP3 y/o IMAP, y lo almacena
en la bandeja de entrada.
4. Cuando el destinatario ejecuta su programa cliente, éste usa los protocolos POP3 o
IMAP para comunicarse con el servidor donde se almacenó el mensaje.
Todo este tráfico usa elementos físicos como enrutadores y las infraestructuras de red
existentes (generalmente, mediante cable o fibra óptica).

5 Tomado de Wikipedia - POP3

6 Tomado de Wikipedia - IMAP

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1.3 Servidores y clientes de correo electrónico

El servidor de correo electrónico es el conjunto de hardware+software que se encarga de
gestionar el envío y recepción de los mensajes de correo electrónico, así como de procu -
rar el espacio de almacenamiento para guardarlos. El hardware usualmente será un dis-
positivo de tipo servidor, y no un ordenador personal. El software puede ser una aplicación
como la anteriormente mencionada Exim, que gestiona todos los protocolos necesarios.
El cliente de correo electrónico es el conjunto hardware+software que se encarga de ac-
ceder al servidor para realizar las operaciones que se desea llevar a cabo. El hardware
será un dispositivo de uso personal (ordenador, tablet, teléfono móvil). Los programas
pueden ser de dos tipos: clientes web, y clientes instalados localmente.

1.3.1 Clientes web

Los clientes web (webmail) se usan mediante un navegador de internet. Se apunta al do-
minio deseado (por ejemplo, gmail.com o hotmail.con), y se llega a una pantalla de identi-
ficación.
En ella hay que ingresar la cuenta de correo y la contraseña, y se accede al buzón de co-
rreo asociado a la cuenta.

1.3.2 Clientes de correo instalados localmente

Los clientes instalados localmente son programas, como Microsoft Outlook y
Thunderbird , que se instalan en el equipo del usuario para la gestión del correo
electrónico. No hay que confundir el servicio de correo outlook.com con la aplicación de
correo y agenda Microsoft Outlook (aunque en los últimos años Microsoft está situando al-
gunas de estas aplicaciones en la nube, pasando su modelo de negocio de la venta de
programas a un modelo de suscripción mensual o anual).
Microsoft Outlook está disponible para sistemas operativos Windows y MacOS, mientras
que Thunderbird está disponible en Windows, MacOS, GNU/Linux, BSD y Solaris.

2. Envío y recepción de correos electrónicos

La operativa básica de envío y recepción de mensajes ya es conocida, así que sólo men-
cionaremos algunas opciones menos comunes.

2.1 Envío de correos electrónicos

El envío de correos puede hacerse de varias formas:
• Directa a uno o varios usuarios. Entonces se escriben todas las direcciones de co -
rreo en el campo “Para”. Cualquier destinatario sabrá quien más se ha enviado el
correo y conocerá las direcciones de los restantes.
• De forma directa a uno o varios usuarios, e indirecta a uno o varios destinatarios
cuyas direcciones se escriben en el campo “CC” (Con Copia). Se usa esta opción
cuando hay unos destinatarios principales (cuyas direcciones se escriben en el

4
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campo “Para”), y otros secundarios (los del campo “CC”). También en este caso
cualquier destinatario puede conocer y saber a quien se envió el correo y sus direc-
ciones.
• De forma directa a uno o varios destinatarios, y de forma oculta a uno o varios des -
tinatarios cuyas direcciones se escriben en el campo “CCO” (Con Copia Oculta).
Los destinatarios principales no sabrán que se envió también a las personas del
campo CCO ni verán sus direcciones, y cada uno de los que estén en el campo
CCO verá las direcciones del campo “Para”, pero no las de otras personas que
también estén en CCO.
Por último, los correos se pueden enviar en el momento de redactarlos, o programar el
envío para otra hora o fecha. En el correo de GMail hay que pulsar en la flechita que hay
en el extremo derecho del botón Enviar y se desplegará la opción de programar el en-
vío.

2.2 Recepción de correos electrónicos

Los mensajes de correo aparecen ordenados, por defecto, de más reciente a más anti-
guo.
Todos entran a la la bandeja de entrada o “Recibidos”, la cual se puede organizar/dividir
en subcarpetas o aplicarles filtros como se explica en el Apartado 3.1 Filtrado de mensa-
jes.
Al acceder al listado de mensajes recibidos se tiene información de cada mensaje. Por
ejemplo, en GMail se ve así, de izquierda a derecha:

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• Casilla de selección del mensaje.

• Marca de mensaje destacado.
• Remitente.
• Asunto, con parte del texto del cuerpo del mensaje y los archivos adjuntos que pu-
diera llevar.
• Fecha.
En Thunderbird se dispone de más opciones:

Pinchando en el botón recuadrado en azul arriba a la derecha de la imagen se puede se-

leccionar qué información mostrar del mensaje. Hay muchas opciones además de las que
se ven en esta ilustración.

2.3 Respuesta y reenvío de correos electrónicos

Cuando se va a responder un mensaje que se ha dirigido además a otros destinatarios, se
puede escoger la opción de enviar la respuesta sólo al remitente, o incluir al resto de des-
tinatarios en el correo de respuesta (“Responder a todos”).
En la respuesta a un correo podemos decidir si incluir o no el texto del mensaje que he-
mos recibido. Si lo incluimos, usualmente aparecerá después de lo escrito por nosotros.
También existe la opción de reenviar el correo recibido a un destinatario diferente: escribi-
mos nuestro propio aporte en el cuerpo del mensaje, y el mensaje original suele aparecer
a continuación de lo escrito por nosotros. Esto último puede configurarse en algunos pro -
gramas para que aparezca antes de lo escrito por nosotros.

3. Organización y archivo de los mensajes

Las aplicaciones de gestión de correo electrónico permiten un alto grado de organización

del correo electrónico.
Usualmente ya vienen definidas una serie de carpetas o contenedores: las de correo reci-
bido, las de correo basura (spam), la de correos enviados, la papelera, y la de borradores
(que sirve para almacenar correos que se está a medio redactar, para poder continuar tra-
bajando en ellos más adelante).

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3.1 Filtrado de mensajes

Los filtros o reglas de correo ayudan a organizar el correo, complementando el sistema de
carpetas.
Un filtro es una acción automatizada que realiza el cliente de correo sobre mensajes que
cumplen unas características determinadas por el usuario.
Lo interesante de los filtros es que se pueden aplicar sobre mensajes ya recibidos (por
ejemplo, un filtro de búsqueda para encontrar más fácilmente un correo que nos envió una
persona), o sobre mensajes que se recibirán (por ejemplo, llevar automáticamente los co-
rreos recibidos de una dirección específica a una carpeta destinada a tal efecto o que se
marquen con una etiqueta determinada).
Tanto los clientes web como los locales permiten el uso de filtros. En GMail existe la bús-
queda rápida de correos, en cuyo extremo derecho está el icono que nos permite abrir el
diálogo de filtros:

Cuando se despliega el cuadro de diálogo, nos ofrece las siguientes opciones:

En la parte baja del cuadro está el botón para crear un filtro que, por defecto, se aplicará a
los correos recibidos con posterioridad a la creación del filtro. También se puede forzar la
aplicación del filtro en mensajes ya recibidos.
En Thunderbird, los filtros están en el menú Herramientas:

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Al seleccionarlo, se abre el cuadro de diálogo correspondiente:

Al pulsar el botón Nuevo se abre la siguiente pantalla:

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Hay que dar un nombre al filtro. También se puede configurar que el filtro conste de varias
reglas (por ejemplo, que provenga de una dirección concreta y que contenga una palabra
determinada en el Asunto), o que se aplique cuando sólo una de las reglas se cumpla.
El correo de GMail hace uso de un sistema de etiquetado, como se ha visto en prácticas
de clase.

3.2 Impresión de mensajes

A veces hay que imprimir un mensaje recibido. Cada cliente de correo y cada webmail
pueden hacerlo con diferencias entre un método y otro. En algunos casos, como el cliente
Outlook, se puede imprimir el mensaje sin abrirlo. En GMail hay que abrir el mensaje, y
entonces aparece el icono de una impresora:

En Thunderbird también hay que seleccionar el mensaje, y entonces aparece la siguiente

pantalla:

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En GMail, para imprimir un mensaje que se está redactando, hay que pulsar el icono de 3
puntos en línea vertical que hay junto al icono de la papelera para desplegar un menú que
contiene la opción de imprimir:

4. Medidas de seguridad y confidencialidad

A la hora de crea una cuenta, los proveedores del servicio solicitan una serie de datos
personales: nombre y apellidos, DNI, número de teléfono, quizá otros más. Para saber el
uso que se hará de tales datos es conveniente leerse las políticas de privacidad.
Las políticas de privacidad de los sitios web debe aclarar qué uso se realiza de los datos
de los usuarios para garantizar que no se les enviará spam ni información no deseada, y
también si se se comparte información con otras entidades y cómo se tratan los datos en
ese caso.. Respecto a la publicidad, las políticas deben informar de qué forma se utiliza y
cuándo se la encontrará en el sitio.
La primera regla de la seguridad es el uso de contraseñas difíciles de adivinar mediante
programas automatizados. Para ello se recomienda.
• Que la contraseña tenga ocho o más caracteres.
• Incluir letras mayúsculas.
• Incluir letras minúsculas.
• Incluir números.
• Incluir caracteres no alfanuméricos (?, !, _, -, $, €, &, #…). Según el proveedor de
correo, algunos caracteres de este tipo pueden no ser aceptados.

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Un método para crear contraseñas difíciles de romper pero fáciles de recordar puede ser
el siguiente:
1. Creamos una tabla de conversión de caracteres, como por ejemplo:

a e i o u Esta tabla indicará qué letra es sustituida por un número.

1 2 3 4 5 Podemos escoger otras letras o números.

2. Pensamos en una palabra que nos sea fácil de recordar: el nombre de un artista,
el título de un libro, una comida, etc. Por ejemplo, “sándwich de queso”.
3. El inicio de cada palabra irá en mayúsculas, y cada letra de la tabla se sustituirá
por el número asociado.
4. Los espacios se ocuparán con caracteres como ?, _, o el que se decida.
Nuestra contraseña que era sólo texto (y por tanto muy vulnerable a lo que se conoce
como “ataque de diccionario”7 se convertiría entonces en “S1ndw3ch_D2_Q52s4”, que es
una contraseña mucho más difícil de romper.
Si sólo queremos emplear una palabra, podemos hacer que inicie, termine, o ambas co -
sas, con caracteres no alfanuméricos según una secuencia fija. Por ejemplo, “hamburgue -
sa” podemos convertirla en “!H1mb5r52s1?$”.
También es conveniente usar diferentes contraseñas para los distintos sitios donde nos
registramos. Se pueden crear variaciones de las contraseñas generadas con el método
descrito. Por ejemplo, en un sitio las contraseñas pueden ir entre los signos !¡ (¡C4n-
tr1s2ñ1!,) o ¿? (¿C4ntr1s2ñ1?), o entre dos _ (_C4ntr1s2ñ1 ₎.
Se recomienda asimismo cambiar las contraseñas usadas en cada sitio con regularidad.
Por ejemplo, registrarse con el título de una canción, y 3 meses después cambiarla por el
nombre de quien la canta (alterado también con el método que se haya diseñado).
En ocasiones sucede que ataques a bases de datos de empresas pueden acabar con el
robo de contraseñas de los usuarios que consten en sus bases de datos. En la web Have
I been pwned? podemos averiguar si nuestra dirección de correo ha sido afectada por uno
de dichos robos.
Otras medidas de seguridad son:
✤ No abrir mensajes de correo de direcciones desconocidas.
✤ Analizar con un antivirus los archivos adjuntos.
✤ Avisar a nuestros contactos si pensamos que nuestro correo está infectado con al-
gún virus.
✤ Desactivar la vista previa de mensajes en aplicaciones de correo electrónico
para evitar que se ejecuten automáticamente archivos adjuntos que contengan có-
digo dañino.
7 Es una técnica que consiste en un programa que va probando combinaciones de letras según un proce -
dimiento automatizado para encontrar la combinación de letras de las que se compone una contraseña.

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Una práctica muy extendida e interesante de aplicar (al menos en correos corporativos),
es poner un aviso de confidencialidad al final del mensaje, usualmente con letra más
pequeña y/o de diferente color. Si bien estos avisos son meramente informativos y no
pueden obligar a nadie a proceder de acuerdo a lo que se informa, su importancia reside
en que la persona o empresa que lo incluye está legalmente protegida si el mensaje llega
por error (o por una acción malintencionada), a terceros que hagan uso inadecuado,
prohibido o desautorizado por el aviso de confidencialidad.

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