UNIVERSIDAD DR.

JOSÉ MATÍAS DELGADO

FACULTAD DE ECONOMÍA, EMPRESA Y NEGOCIOS
MRH. Marisol Urbina
UNIDAD II. COTROL Y REGISTRO DEL EFECTIVO.
CONTROL INTERNO:
Control interno: Es un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de
proteger y disminuir lo más posible los riesgos de los activos, verificar la exactitud y confiabilidad de
la información financiera y promover la eficiencia de las operaciones.
El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable.
Control interno administrativo: Métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver
fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas
administrativas impuestas por la gerencia.
Control interno contable: Métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la
protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.
Todo sistema de control interno debe contener las siguientes características:
 Organización, de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas
a las actividades de la empresa.
 Autorización y registro operacional, de manera que sea de la atribución del departamento de
contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control
 Eficiencia, para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres
(3) persona para evitar fraude.
La caja menor, caja chica: Es una cantidad pequeña de fondos en dinero en efectivo que se usa para
gastos en aquellas situaciones en que desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo de
escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo.
El fondo de caja chica: Es un fondo especial en efectivo que se crea y repone constantemente para
hacer pagos menores o de cuantía pequeña, que, si los hiciéramos con una emisión de cheques, no
tendrían la funcionabilidad adecuada para efectos operativos.
En algunos casos se crea un fondo de caja chica cuenta corriente y este es manejado por medio de
cheques. Esto más que todo se hace con el objetivo de darle cierta autonomía financiera a salas de
venta, y en algunos casos a la fábrica, la cual por lo general esta geográficamente retirada de
las oficinas centrales.
Básicamente existen tres etapas en el funcionamiento de caja chica, estos son: La creación del fondo, el
reembolso y sus registros.

CREACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA.

El fondo debe ser creado con un valor que sea el adecuado, dependiendo de la necesidad y magnitud de
las operaciones, tratando de darle congruencia y dinamismo a cada departamento donde sea creado.
El límite de tiempo para su respectivo uso tiene relación en cuanto a su utilización, tomando en cuenta
que algunos documentos tienen vencimiento en cuanto al IVA pagado y hay que deducirlos en el tiempo
que la ley regula (mes en que es emitido).
La empresa puede crear los fondos que sean requeridos, lo mejor podría ser uno por
cada departamento, si es que realmente son necesarios.
Lo importante en este caso es que se tiene que formalizar la custodia del fondo y hacemos que el
responsable del fondo nos firme una letra de cambio o pagare por el mismo valor del fondo, con lo cual
aseguramos cualquier inconveniente que pueda surgir en el futuro.

Hay que tener muy en cuenta que la cuenta de caja chica, efectivo y equivalente, no tiene que cargarse
ni abonarse otra vez, sino hasta que se modifica el importe del fondo.

CONTROL INTERNO A CONSIDERAR.

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 Se debe fijar un monto mínimo de erogación por gasto.
 No debe proporcionarse efectivo o cheque, si no se recibe el respectivo comprobante.
 Cuando sea necesario entregar efectivo o cheque previo para efectuar las compras, deberá el
encargado de obtener un vale de caja chica o recibo provisional autorizado.
 Posteriormente al vale o la solicitud, se deberá anexar las facturas o comprobantes respectivos y
eliminar el vale provisional.
 Los pagos pueden hacerse por cantidades iguales o menores al valor que tiene autorizado el jefe
del lugar (Sala de ventas, Fabrica.), según su registro de firma.
 Los fondos de caja chica no son para efectuar préstamos o anticipos de sueldo.
 El encargado del fondo de caja chica deberá cuadrar su fondo periódicamente.
 El encargado del fondo no deberá tener comprobantes por compras al crédito como pagos
de caja chica.
 Los fondos auditados que presenten diferencias NO justificadas serán aplicados de la siguiente
manera:
 Los faltantes serán cargados al responsable del fondo y los sobrantes serán remesados a la
cuenta de la empresa.
 En caso de faltantes estos serán descontados en planilla.
REGISTRO DE UN FALTANTE
REGISTRO DE UN SOBRANTE

El departamento de auditoría interna reportara los faltantes al departamento de contabilidad para que
elabore la nota de cargo en original y copias distribuyéndolas de la siguiente manera:
Original: Departamento de Recursos Humanos.
Copia (1): Contabilidad para anexar a partida contable.
Copia (2): Archivo.
Copia (3): Auditoria.

UTILIZACIÓN FONDO DE CAJA CHICA.

Cuando se entrega dinero de este fondo, quien lo recibe lleva un vale de caja chica debidamente
autorizado y este vale se incluye en lugar del dinero que se ha entregado.
El siguiente es un modelo sencillo de vale de caja chica.
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PROCEDIMIENTO USO CAJA CHICA EFECTIVO.
La persona responsable del manejo del fondo, antes de aceptar un vale de caja chica, debe revisar que
todo está de acuerdo a la normativa.
1. Si todo está correcto, entrega el efectivo al solicitante por el valor indicado en el comprobante.
2. Retiene el comprobante y lo sella de cancelado.
3. Si no está correcto, deberá indicarle al solicitante cual es la anomalía para que sea corregida
(elaborando nuevamente el comprobante, si es necesario). Por ningún motivo deberá entregarle el
efectivo al solicitante si el comprobante no está correcto o tiene tachaduras, correcciones, etc.
4. Si todo está correcto paga al solicitante, la cantidad indicada en el vale de caja chica, retiene dicho
vale y lo sella de cancelado.
CONTROL INTERNO PARA REALIZAR EL REEMBOLSO
El encargado del fondo entrega la factura o comprobante de crédito fiscal u otro documento que
ampare la compra realizada, la cual debe tener el aval correspondiente para que tenga la validez del
caso.
a) Verifica que los documentos reflejen el gasto para lo cual es solicitado el cheque, si todo está
correcto, elabora el cheque por el valor autorizado.
b) Luego solicita firma de autorización del cheque al jefe de sala o del gerente.
c) Autorizado el cheque, indica al solicitante que le firme el Boucher en calidad de recibido el cheque.
d) Una vez firmado el Boucher, entrega el cheque al solicitante.
e) Si el solicitante no le entrego factura, comprobante de crédito fiscal u otro documento, deberá
entregarle un recibo firmado por su persona, especificando el tipo de gasto a efectuar y el valor a
entregar.

REEMBOLSO DEL FONDO DE CAJA CHICA.

El reembolso es bueno efectuarlo cuando se ha consumido un 50% a 60% del total del fondo asignado,
se hace de esta manera porque mientras se tramita el reembolso del fondo, el encargado todavía tiene
un monto con el cual puede estar pendiente de solventar algún requerimiento de efectivo.

Realizar las guías.

EL ARQUEO DE CAJA GENERAL

Caja General: Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingresa y sale de la empresa. Se carga con
los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en Banco.
Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales que se
encuentran en la Caja.
Arqueo de caja general: Consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso
determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el
Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero
efectivo, cheques o vales.
Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.
Como todo buen control, la caja general, no es la excepción y en forma periódica y sin previo aviso se
realiza el respectivo control para verificar que los fondos de la empresa están siendo manejados con
absoluta responsabilidad.
El resultado de un arqueo puede generarnos tres alternativas.
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 Que dicho fondo se esté manejando de forma eficiente y en tal caso, el saldo del efectivo más
los documentos pagados es igual al fondo de caja general y no existe ni faltante, ni tampoco se
da el sobrante.
 Que el resultado final nos manifieste que la sumatoria del efectivo más los documentos, es
menor al saldo de la caja general, generándose un faltante.
 Que la sumatoria del efectivo más los documentos, sea mayor al saldo del fondo de caja general,
en este caso se nos da un sobrante.

Procedimiento
Existen unas hojas de arqueo de caja que se usan una por día, o las que hagan falta, dependiendo del
movimiento que tenga la caja. Se pueden hacer a mano o por un programa informático. En cualquier
caso, la colaboración de la cajera es insustituible.
En esa hoja, lo primero que debe aparecer es el saldo del sistema, es decir, con cuánto dinero
empezamos. A partir de ese momento no pueden ocurrir más que dos cosas: o hay un ingreso o hay una
salida.
Ingreso:
Un ingreso se produce por una venta al contado, por un pago de una factura de un cliente que tenía
pendiente o por el pago a cuenta de una factura de mercancía que se llevan.
Salidas:
Pagos de factura, Comprobantes de crédito fiscal de un gasto, compras de mercadería o un bien.
Es importante que todos los movimientos de ingresos y salidas que se anotan en la hoja de arqueo de
caja estén respaldados por el documento correspondiente.
Ejemplo:
Ver formatos en internet.

FORMATO DE ARQUEO DE CAJA

Nombre de la empresa __________________________________________________________________

Cajero ___________________________________Arqueo de caja practicado El____de_____de________

Monedas $___________________________
__________de $1.00 $___________
__________de $0.25 $___________
__________de $0.10 $___________
__________de $0.05 $___________
__________de $0.01 $___________

Billetes $___________________________
_________de $100 $_________
_________de $50 $_________
_________de $20 $_________
_________de $10 $_________
_________de $5 $_________
_________de $1 $_________
DOCUMENTOS
CCF No DEL _____________AL_________ $________________________
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FACTURA DEL_____________AL___________ $________________________

CHEQUES $_________________________
N.º _______a/f _______________$__________
Nº ________a/f_______________$__________
Nº _______a/f _______________$__________
N º________a/f_______________$__________

Otros
TARJETA DE CREDITO _____________________ $________________________
TARJETA DE CREDITO______________________ $________________________
$________________________
Vale N.º_______________________$_________
Vale N.º_______________________$_________

Monto según Arqueo $__________________________

Monto según sistema $ _________________________
Faltante $_________________________
Sobrante $________________________
Hora de inicio_________ Hora de finalización___________
Observaciones
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
F.___________________ F._________________
Cajero Auditor

Realizar las guías.

CONCILIACIÓN BANCARIA
La conciliación bancaria: Es un proceso de control interno que permite confrontar y conciliar los valores
que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco
suministra por medio del extracto bancario.
Las empresas tienen un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos
en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas débito, notas crédito,
anulación de cheques etc.
La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro
completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.
Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos
que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes.
Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus
libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no
coinciden.
El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos como conciliación bancaria, proceso
que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los
valores contenidos en el extracto bancario para determinar cuál es la causa de la diferencia.
Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto
bancario no coincidan, tenemos:
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 Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque.
 Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la
cuenta de la empresa.
 Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en
su auxiliar.
 Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no las ha
registrado en sus auxiliares.
 Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar.
 Errores del banco al liquidar determinados conceptos.
Para realizar la conciliación, lo más cómodo y seguro, es iniciar tomando como base o punto de partida,
el saldo presente en el extracto bancario, pues es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene
los movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser más confiables que los que tiene la
empresa.
Recordemos que, en este caso, las notas debito significan una erogación para la empresa, puesto que
una nota debito significa un ingreso para quien la emite, que en este caso es el banco, quien bien la
puede emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por la chequera, etc.
Las notas crédito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota crédito significa un egreso
para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede emitir por pago de intereses, por ejemplo.
En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares, y se suman aquellos
que suman en los auxiliares, de esta forma, partiendo del saldo del extracto, se llega al saldo que figura
en el auxiliar.
Una vez identificado los conceptos y valores que causan la diferencia, se procede a realizar los
respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las inconsistencias y los errores encontrados.
En le eventualidad que el error sea del banco (algo que no es común), se debe hacer la respectiva
reclamación, y si se trata de un valor considerable, entonces se debe proceder a contabilizar esta
reclamación que es un derecho a favor de la empresa, y como tal se debe contabilizar.
La conciliación no busca que ningún momento “legalizar” los errores; la conciliación bancaria es un
mecanismo que permite identificar las diferencias y sus causas, para luego proceder a realizar los
respectivos ajustes y correcciones.
La estructura de la conciliación bancaria es:
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ADORO CFI 2 S.A DE C.V

CONCILIACIÓN BANCARIA
MES DE ABRIL 2023
$
Saldos según estado de cuenta bancario
_______________
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Más: Cargos de la empresa no abonados por el banco $_______________
$
$
$
$
$
Cargos del banco no abonados por la empresa $_____________
$
$
$
$
Menos: Abonos del banco no cargados por la
$______________
empresa
$
$
$
$
Abonos de la empresa no cargados por el banco $____________
$
$
$
$
$
Saldos según auxiliar contable $

Elaborado por: ___________________________________

Revisado por: _____________________________________

Realizar las guías correspondientes.

GUÍAS DE ESTUDIO FONDO DE CAJA CHICA.

Guía # 1
El Cheque No. 999, fue girado el 1 de mayo a favor de la Sra. Reina Carranza encargada del fondo de caja
chica por valor de $ 4,440.00.
El 31 de mayo, se presentó la liquidación de caja chica, para que le proporcionarán el nuevo cheque por
los desembolsos realizados en el mes, además solicita un aumento del fondo de $ 1,200.00. Los montos
de las erogaciones no pueden ser mayores de $ 500.00
Erogaciones efectuadas en el período
 El 03/05 Compra 10 resmas de papel bon a $ 5.45 c/u; 5 cajas de bolígrafos a $3.30 c/u; 5 cajas
de grapas a $2.20 c/u; a Librería San rey S/CCF # 12(G.V).
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 El 4/05 se cancela las retenciones laborales a la Administradora de Fondo de Pensiones CONFIA,
por $ 375.00; y cuotas patronales de $221.00.
 EL 5/05, Se compran de 95 galones de combustible para el equipo de reparto a $ 3.65 c/g CCF #
83.
 El 07/05, Se canceló cuota vencida al proveedor por $ 450.00
 El 09/05, Se pagaron servicios profesionales por mantenimiento de computadoras/CCF # 19 por
$ 500.00.(G. A)
 El 10/05, Se cancela el CCF # 53 por la compra del par de llantas a $ 345.00 Depto. de venta
 El 17/05, Se cancela el CCF # 12 en concepto de teléfono e internet por $ 447.90
Se pide: Elaborar registró por creación, reembolso, el cuadro de detalle de gastos y aumento de la caja
chica.

Guía # 2
El Cheque No.15, fue girado el 1 de abril a favor de la Sra. María Magdalena Campos, encargada del
fondo de caja chica por valor de $ 2,900.00.
El 30 de abril, presentó la liquidación de caja chica, para que le proporcionarán el nuevo cheque por los
desembolsos realizados en el mes, según el siguiente detalle; además solicita un incremento del fondo
de $ 1,900.00. Los montos de las erogaciones no pueden ser mayores a $ 400.00.

EL 5/04 Compra de 124 galones de combustible para el trasporte de la gerencia por $ 3.21 c/g CCF#72.
El 06/04 Pago de servicio de agua purificada por $ 118.67 (Depto. De administración).
El 10/04 Se canceló factura # 123 pendiente al seguro social por $ 258.90
El 13/04 Se cancela el consumo de energía eléctrica de oficinas por $ 100.90 CCF# 88.
El 16/04 Se entrega vale de caja chica en concepto de viáticos al vendedor por $ 20.00
El 20/04 Se cancela al Dr. Pedro Castro servicios de capacitación al personal de venta por $ 900.00 S/CCF
# 67
El 25/04 Se realiza un anticipo al personal por $ 400.00
SE PIDE: Realizar registró por creación, reembolso e incremento de la caja chica.

Guía # 3
El primero de enero, se acordó crear un fondo de caja chica por $ 5,950.00. El Cheque No. 523 fue
girado el 3 de enero por el contador general a favor de Sra. Cristina Rodríguez encargada del fondo de
caja chica.
El 30 de enero, presentó la liquidación de caja chica, para que le proporcionaran el nuevo cheque por los
desembolsos realizados en el mes, según el siguiente detalle; además solicita un decremento del fondo
de $ 3,500.00. Los montos de las erogaciones no pueden ser mayores a $ 800.00

Fecha: Concepto
 17/01*Compra de cuatro llantas para el equipo de reparto por $ 57.70. Cada llanta S/CCF # 23.
 18/01 Compra de resmas de papel bon, bolígrafos, grapas y dos tintas para impresor laser por
$ 225.40 a Librería San rey S/CCF # 87.
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 19/01* Compra de combustible y lubricantes $ 228.00 a $ 3.25 cada galón.
 22/01* Un pastel para cumpleañeros del mes, platos, vasos y tenedores, gaseosas $196.50 CCF
No.11.
 23/01 * Cancelación de artículos de limpieza (escoba, basurero de plástico, bolsas para basura,
desinfectantes etc.) por $ 128.90, recibiendo C.C.F.# 78
 16/01. Se cancela servicios profesionales por honorarios de consultoría tributaria S/CCF # 34 por
un monto de $ 505.78.
 El 27/01. Se cancela el Factura # 99 de agua potable por $ 135.44

Aplicar a Gasto de Venta (*)

SE PIDE: Realizar registró por creación, reembolso y decremento de la caja chica.

ARQUEO DE CAJA

Guía # 1

El 1 de agosto de 2023, en la empresa “El Caminito” realizó Arqueo de Caja al señor José no Copio,
encontrando lo siguiente: Ingresos en libros de $ 18,749.90.

La documentación encontrada fue la siguiente:

Cheque # 009 por $ 1,264.00;
Cheque # 010 por $ 1,520.00;
Cheque # 011 por $1,670.05;
CCF # 0123 por $ 1,129.35;
CCF # 0124 por $ 876.30;
CCF # 0125 por $ 276.30;
Factura# 0024 por $ 148.45;
Factura # 0025 por $135.65;
Factura # 0026 por $115.65;
Vale # 0015 por $118.35;
Tarjeta de crédito Davivienda por $ 356.00.
Tarjeta de crédito Agrícola por $ 245.75

Efectivo físico encontrado:

Cantidad Denominación
352 Billetes $5.00
119 Billetes $20.00
128 Billetes $10.00
155 Billetes $1.00
227 Monedas $0.01
3,460 Monedas $0.10
4,650 Monedas $0.05
2,133 Monedas $1.00
2,346 Monedas $0.25

Guía # 2
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El 1 de marzo 2023, en la empresa “El diez S.A“, La Auditora Interna Lcda. Débora Chicas, realizó arqueo
de caja al señor Rick López, encontrando lo siguiente: Ingresos en libros de $ 23,268.90.

La documentación encontrada es la siguiente:

Cheque #120 por $ 678.50
Cheque # 123 por $ 345.78
Cheque # 200 por $ 666.60
CCF # 05 por $ 400.44
CCF # 06 por $ 700.70
CCF # 07 por $ 349.87
CCF # 08 por $ 239.66
Factura # 010 por $ 200.02
Factura # 011 por $ 500.52;
Vale # 0015 por $ 125.00
Boucher por $ 311.12 del Davivienda
Boucher por $ 111.12 del Agrícola
Efectivo físico encontrado:
Cantidad
222 Billetes $ 10.00
333 Billetes $ 5.00
889 Billetes $ 20.00
444 Billetes $ 1.00
225 Monedas $ 0.01
555 Monedas $ 0.10
666 Monedas $ 0.05
226 Monedas $ 1.00
449 Monedas $ 0.25