05 - OptiMaint Gestion Des Achats

Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur
Support de Cours
5 – Gestion des Achats
Tables des matières
TABLE DES MATIERES

1- GESTION DES ACHATS .............................................................................................. 3
1.1 - PROCESSUS DE PRISE DE COMMANDES ......................................................................... 4

1.1.1 - DEMANDE DE PRIX ..................................................................................................... 6
1.1.2 - SUGGESTIONS DE REAPPROVISIONNEMENT ................................................................10
1.1.3 - VALIDATION SUGGESTION DE REAPPROVISIONNEMENT ...............................................13
1.1.4 - GESTION DES DEMANDES D'ACHAT............................................................................15
1.1.5 - CIRCUIT DE VALIDATION DES DA................................................................................17
1.1.6 - CONVERSION DES DA EN COMMANDE ........................................................................19
1.1.7 - GESTION DES COMMANDES .......................................................................................20
1.2 - PROCESSUS DE TRAITEMENT DES COMMANDES .............................................................23
1.2.1 - GESTION DES RECEPTIONS FOURNISSEURS ................................................................25
1.2.2 - GESTION DES RELANCES FOURNISSEURS ...................................................................27
1.2.3 - GESTION DES RETOURS FOURNISSEURS ....................................................................29
1.2.4 - CLOTURE DES COMMANDES ......................................................................................30
1.2.5 - SAISIE ET VALIDATION DES FACTURES FOURNISSEURS ................................................31
1.3 - EDITIONS ACHATS .......................................................................................................33
1.3.1 - C.A. PAR FOURNISSEUR ............................................................................................34
1.3.2 - CA DES REFERENCES PAR FOURNISSEUR ..................................................................35
1.3.3 - SYNTHESE COMMANDES NON LIVREES / NON FACTUREES ............................................36
1.3.4 - ANALYSE DES RETARDS DE LIVRAISON .......................................................................38
1.3.5 - DELAI MOYEN DE LIVRAISON ......................................................................................39
1.3.6 - LITIGES SUR LES LIVRAISONS ....................................................................................40
1.3.7 - EVOLUTION DE PRIX ..................................................................................................41
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Module 5 : Gestion des Achats
1 - Gestion des Achats
SOMMAIRE
Processus de prise de commandes

Processus de traitement des
commandes
Editions Achats
_________________________________________________________________
Objectif :
Le module « Gestion des achats » a pour objectif de vous rendre autonome pour
gérer, traiter et suivre les besoins matériels du service, mais aussi de garantir la
traçabilité et la conformité des informations entre les différents intervenants du circuit
« Achats »
Public concerné :
Responsables de Maintenance
Toute personne impliquée directement dans le processus « Achats »
Chefs de projet
Prérequis :
Module 1 – Environnement Général d’OptiMaint
Module 3 – Données de base

1.1 - Processus de prise de commandes
SOMMAIRE
Demande de prix
Suggestion de réapprovisionnement
Gestion des Demandes d’Achat (DA)
Circuit de validation des DA
Conversion des DA en commande
Gestion des commandes
_________________________________________________________________
Objectif :
Le but de ce chapitre est de présenter les différentes méthodes de prises en compte
et d’émissions des besoins d’achats.
Définition :
Une Commande est un contrat défini pour répondre à un besoin auprès d’un
fournisseur afin d’obtenir des matériels ou des services dans des modalités et des
conditions indiquées.
Description :
Le processus de prise de commande peut être décomposé en deux phases :
1. Analyse ou Préparation du besoin :

- Demande de prix
- Suggestion de Réapprovisionnement
2. Prise en compte et/ou l’Émission du besoin :
- Validation de suggestion
- Demande d’Achat
- Passage de commande
Remarque : L’importance ou l’utilité de chacune des phases peut varier selon les cas :
s’il n’y pas de gestion de stock, il n’y pas lieu de faire des suggestions de
réapprovisionnement. La demande d’achat peut sembler inutile si les commandes
sont émises directement par le responsable sans passer par un circuit de validation.
La gestion informatique des commandes doit transcrire la démarche interne, de

l’analyse du besoin à l’émission de la commande auprès du fournisseur, sans oublier
les différentes validations possibles.
Le processus de prise de commande peut varier en fonction du montant de la

commande, du type de besoin commandé ou du type de fournisseur.

OptiMaint peut s’adapter à toutes ces démarches en proposant des configurations et

des processus différents en fonction des cas.
La saisie d’une demande d’achat ou d’une commande s’effectue toujours en deux

partie distinctes, d’une part la saisie d’une entête qui reprend les informations
générales de la demande d’achat (ou commande) et d’autre part la saisie d’une (ou
plusieurs) ligne expliquant le détail de l’achat.
Il faut noter que toutes les informations saisies au niveau de l’entête seront
communes à toutes les lignes
La commande
La commande est le contrat final entre le service émetteur et le fournisseur concerné.
Les informations reportées sur ce contrat permettent de cibler les émetteurs du
besoin et de répartir les coûts associés.
Les imputations permettent de répartir les coûts sur les différents éléments collecteurs
de coûts (N° de compte, imputations comptables…).
La commande est soldée lorsque toutes les réceptions répondant au besoin émis
seront enregistrées
Il est aussi possible d’y rattacher une ou plusieurs factures.
la demande d’achat (DA)

La demande d’achat est le document interne permettant d’émettre un besoin dans le
but d’établir une future commande.
La demande d’achat prépare une commande en ciblant les émetteurs du besoin et /

ou les éléments collecteurs de coûts.
Une DA doit passer par une ou plusieurs étapes de validation avant d’être convertie en
commande.

1.1.1 - Demande de prix
OptiMaint
Editions
Demande de prix Fournisseur
Réponse du fournisseur et mise à jour des prix
_________________________________________________________________
Accès à la fonction :
Menu Achats │Demande de prix
Ou raccourci dans la barre d’outils
ou par le bouton dans l’onglet DP/Commandes de la fenêtre Demande d’achat
Définition :
La fonction « Demande de prix » permet de préparer l’édition d’un état qui pourra être
envoyé à un ou des fournisseurs dans le cadre d’une demande de prix et d’en assurer
le suivi.
L’objectif est d’enregistrer toutes les étapes de comparaison et de sélection des

fournisseurs en vue de lancer une procédure d’achat.
OptiMaint intègre les phases de sélection des informations (articles, quantité…), du

recueil des réponses et du suivi postérieur à la demande (intégration automatique
dans le circuit commande ou clôture).
Description :
Pour obtenir un numéro de Demande de Prix (DP), il est nécessaire de valider le
cadre général de cette demande en renseignant au minimum le demandeur dans
l’onglet Général.
OptiMaint attribut automatiquement un numéro à chaque demande.

Ce numéro ne doit pas être saisi manuellement lors de la création.
Ce numéro permet de rappeler toutes les informations contenues sur une DP afin de
les consulter ou bien les modifier quand c’est possible.

D’autres informations peuvent être saisie et même devenir obligatoires en fonction de

la personnalisation des demandes de prix dans la société utilisée (voir chapitre
Personnalisation des Achats).
Par défaut, la date d'effet et la date limite sont renseignées par la date du jour.
La case à cocher Création automatique des liens entre les fournisseurs et les articles
permet, si cochée, de créer automatiquement ces liens lors de la création de la
demande de prix.
Par exemple, lors de l'ajout d'un article sur cette demande de prix, on associera cet
article à tous les fournisseurs déjà présents sur cette demande de prix.
A l'inverse, lors de l'ajout d'un fournisseur sur cette demande de prix, on associera
ce fournisseur à tous les articles déjà présents sur cette demande de prix.
Une fois le cadre général validé, la création et l’évolution de la demande de prix suit
les étapes suivantes :
Étape 1 : création des fournisseurs et des articles de la demande de prix
Il est nécessaire de choisir quels articles et quels fournisseurs sont concernés par la
demande.
Un assistant, accessible à partir de l'onglet Articles / Four en cliquant sur le
bouton , propose 4 possibilités
• Préparation d'un nouvel article : Sélection d’un article à la fois
Dans ce cas, l'article peut déjà exister ou pas.

S'il existe, seule la quantité souhaitée est saisissable.
S'il n'existe pas, les données indispensables à la création d'article sont demandées
(désignation, famille, unité, code TVA et, éventuellement, magasin pour un article
stocké).
Dans le cas d’un article non référencé, il est nécessaire de saisir au minimum une
désignation, et un code TVA.
La case à cocher Ajout automatique des fournisseurs liés à l'article permet, si elle est
cochée, d'ajouter à la demande de prix tous les fournisseurs déjà liés à cet article, s'ils
ne sont pas déjà présents sur la D.P.
Le bouton Modifier liens Fournisseurs / Articles Lors de la création de la demande de
prix, un assistant propose différentes possibilités. Sinon, on peut y accéder à partir de
l'onglet Articles / Four. Le bouton permet de mettre à jour les liens Fournisseurs
de cet Article.
Tous les articles choisis et n'existant pas encore dans le logiciel seront créés lors de
la conversion en achat (voir étape N° 6)
On peut également documenter les notions d'imputation utiles aux éventuelles
demandes d'achat ou commandes : Centre de frais, Equipement, Organe, Rubrique,
Imputation, Projet, Contrat.
• Sélection multiples d'articles existants :
Cette fenêtre permet d'ajouter facilement plusieurs articles à une demande de prix en
saisissant les critères souhaités.
Valider pour lister les articles recherchés puis cocher la case à gauche de ceux
sélectionnés.
La case à cocher Ajout automatique des fournisseurs liés à l'article permet d'ajouter
tous les fournisseurs liés aux articles sélectionnés à cette demande de prix
• Préparation d'un nouveau fournisseur :
Le fournisseur peut déjà exister ou pas.

S'il existe, la case à cocher Ajout automatique des articles liés au fournisseur permet
d'ajouter ces articles à la demande de prix.
S'il n'existe pas, les données indispensables à la création d'un fournisseur sont
demandées (désignation, famille).
Le bouton Modifier liens Fournisseurs / Articles permet de mettre à jour les liens
Articles de ce Fournisseur.
• Sélection multiples de fournisseurs existants
Cette fenêtre permet d'ajouter facilement plusieurs fournisseurs à une demande de

prix en saisissant les critères souhaités.
Valider pour lister les fournisseurs recherchés puis cocher la case à gauche de
ceux sélectionnés.
La case à cocher Ajout automatique des fournisseurs liés à l'article permet d'ajouter
tous les fournisseurs liés aux articles sélectionnés à cette demande de prix
Étape 2 : associer les articles et les fournisseurs de la demande de prix
pour modifier les liens entre les articles et les fournisseurs, cliquer sur le bouton
« Modifier liens ».
OptiMaint ouvre la fenêtre qui permet de modifier la demande de prix en jouant sur les
liens Articles / Fournisseurs. Deux modes sont possibles :
- Mode par article : saisir l'article, valider et tous les liens avec des fournisseurs
sont affichés.
- Mode par fournisseur : saisir le fournisseur, valider et tous les liens avec des
articles sont affichés.
Dans les deux cas, les lignes déjà prévues sur la demande de prix sont pré-cochées.
Il suffit donc de cocher/décocher les lignes et de valider pour mettre à jour la demande
de prix.
Lors de l'édition de la demande de prix, il est possible de visualiser une demande de
prix ne concernant qu’un seul fournisseur en le sélectionnant.
Étape 3 : édition de la demande de prix
Cliquer sur le bouton

L’édition de la demande de prix peut se limiter à un seul fournisseur.
Remarque :
Une demande de prix peut aussi être éditée à partir d’une DA et/ou d’une Commande
Étape 4 : Saisie des réponses des fournisseurs de la demande de prix
Pour y avoir accès, il faut au préalable avoir éditée la demande de prix.
Dans l’onglet Réponse, cliquer sur le bouton Réponses .
Sélectionner le fournisseur qui a répondu à la demande puis Valider .

OptiMaint affiche les articles de la demande et il est possible de saisir ou de modifier
les informations sur chaque article.
Pour enregistrer la réponse, cocher la case choix à gauche des lignes concernées et
Valider

Étape 5 : Sélection définitive des réponses avant conversion en achat
Seules les réponses d'un fournisseur donné sont à valider.

Pour avoir accès à la sélection des réponses : Onglet Choix
Cliquer sur le bouton Choix définitifs
Valider pour lister les réponses enregistrées (une sélection est possible par
article ou par fournisseur.
Cocher la case choix pour les lignes choisies puis Valider .
Étape 6 : Conversion en achat
La conversion en demande d'achat ou en commande s’effectue en fonction des

paramètres de gestion des achats (voir chapitres suivants).
Pour lancer cette conversion cliquer sur le bouton Conversion en

D.A./Commandes
Attention :
La conversion prend en compte toutes les lignes de la demande de prix
sélectionnées lors de l’étape N° 5.
Après la conversion en achat, la D.P est automatiquement clôturée. Il est oujours
possible de la déclôturer manuellement.
Remarque :
Il est possible de joindre des documents à chaque demande de prix et de pouvoir les
éditer en même temps que la demande si besoin.
Dans l’onglet Documents joints, cliquer sur le bouton
Pour avoir le détail (ou lancer la prévisualisation) d'un document, double-cliquez sur la
ligne correspondante.

1.1.2 - Suggestions de réapprovisionnement
Besoin
En-cours
Stock
Validation
OptiMaint
Editions
Editions
Editions
Editions
Suggestion de réapprovisionnement N° DA
Editions
COMMANDE
_________________________________________________________________
Menu Achats │Suggestion réappro
Définition :
La fonction « Suggestion de réapprovisionnement » est utilisée dans le cadre de la
gestion des achats d’articles stockés. OptiMaint propose, en fonction d’un besoin
défini, une série d’articles à commander chez différents fournisseurs en tenant compte
de l’état des stocks et des commandes en-cours.
L’objectif est de valider ces suggestions afin d’établir des DA et/ou des Commandes
directement en fonction du besoin.
Description :
La suggestion n’est possible que pour les articles dont les paramètres de
réapprovisionnement sont gérés.
La suggestion peut être limitée à :
- un magasin ou bien une liste de magasins (séparés par des virgules)
à prendre en compte dans l'état de suggestion (option inclure) ou
inversement à ne pas prendre en compte (option exclure).
- une famille de fournisseur
- un fournisseur en particulier.
La suggestion peut être valorisée aux différents prix connus d’OptiMaint, à savoir le
prix fournisseur, le PMP, ou le prix standard.
Sélectionner les types de besoins que doit prendre en compte OptiMaint pour éditer
une suggestion de réapprovisionnement :
- Prise en compte du reste à livrer : analyse des commandes non –

soldées
-Edition tout magasin confondu : avec cette option, le calcul se fera sur
la quantité en stock globale de l'article et par rapport au point de
commande de la fiche article
- Prise en compte de article sur charges non générées par le moniteur :
analyse des articles prévus sur les BT non-clôturés créés
manuellement
- Prise en compte du préventif : analyse des articles prévus sur les BT
créés ou à créer par le moniteur transactionnel.
Dans ce cas, un calcul des besoins doit être valide jusqu’à la date d’horizon
souhaitée.
Remarque :
Une suggestion de réapprovisionnement reste active tant qu’elle n’est pas validée ni
supprimée. A un instant t, un article n’est suggéré qu’une seule fois.
Calcul des besoins :

Menu Traitement │Calcul des besoins
Ce traitement permet de faire une estimation des besoins en articles référencés au

titre des interventions préventives jusqu'à une certaine date.
Le calcul traite les besoins en articles de toutes les charges, que l'on peut classer en
deux types principaux :
1 - Besoins sur charges gérées par le moniteur transactionnel :
Il s'agit des besoins sur charges planifiées via une fiche de maintenance préventive ou
via un modèle de campagne avec planificateur (voir module Gestion des
interventions).
On y trouve donc les besoins en articles induits par :

- les futures occurrences des fiche de maintenance préventive
- les futures occurrences des modèles de campagne avec planificateur
- les B.T. en situation 'édité' ou 'en cours' déjà générés par le moniteur
- les lignes de campagnes sur CF (avec gamme) déjà générées par le moniteur
2 - Besoins sur charges non gérées par le moniteur.
Il s'agit des besoins sur charges émises "manuellement".
On y trouve donc les besoins en articles induits par :

- les B.T. en situation 'édité' ou 'en cours' non générés par le moniteur
- les lignes de campagnes sur CF (avec gamme) en situation 'lancées' ou 'en
cours' non générées par le moniteur
Etapes à suivre :
- Entrer la Date limite : le calcul prendra en compte toutes les charges jusqu'à
cette date
- Sélectionner une Division, un C.F., un Equipement et/ou un Magasin pour
limiter la zone de calcul
- Option de calcul :
- Cette option à une incidence sur le calcul des besoins de type 'Besoins sur
charges gérées par le moniteur' :
o Partiel : le calcul prend en compte uniquement les fiches de
maintenance et modèles de campagne avec planificateur qui ont été
modifié(e)s depuis le dernier calcul,
o Complet : le calcul prend en compte toutes les fiches de maintenance
et modèles de campagne avec planificateur.

Valider pour lancer le calcul.

1.1.3 - Validation Suggestion de réapprovisionnement
Validation
Editions
Suggestion de réapprovisionnement N° Editions
DA
Editions
COMMANDE
_________________________________________________________________
Menu Achats │ Validation suggestion
Définition :
La fonction « Validation d’une suggestion de réapprovisionnement » permet d’établir
une Demande d’Achat et/ou une commande directement à partir d’une suggestion de
réapprovisionnement.
Description :
Il faut d’abord renseigner le numéro de la suggestion à valider. Une recherche des
suggestions est possible par le bouton .

Les lignes de suggestion s’affichent ensuite sous forme de liste.
Comme la validation des suggestions de réapprovisionnement entraine la création
d’au moins une DA et/ou une commande, OptiMaint propose de renseigner les
informations qui seront affectées à celles-ci :
- le secteur
- la division
- le CF
- l’équipement
- le demandeur
- le destinataire
- l’Imputation
- la rubrique
- le projet
La validation s’effectue en cochant dans la colonne « Choix » la ou les lignes de la

suggestion à valider.
Il est possible de modifier certaines informations qui affecteront les futures DA et/ou
commandes :
- le fournisseur : à choisir parmi les fournisseurs de l’article, le principal étant

sélectionné par défaut. La sélection d’un nouveau fournisseur (non lié à

l’article) est possible (un lien article –fournisseur sera créé dans ce cas).
- la quantité commandée : si elle est différente de la quantité suggérée
- la date de livraison : si elle est différente de celle calculée
A la validation, on créée la ou les DA (et/ou commandes) directement à partir de la

suggestion de réapprovisionnement.
Les numéros des DA et/ou des commandes créées sont affichés dans la barre d’état
d’OptiMaint

1.1.4 - Gestion des Demandes d'Achat
COMMANDE
en commande
Conversion
Validation par
DA signature
informatique
_________________________________________________________________
Menu Achats │Demande d’achat
ou raccourci dans la barre d’outils
Définition :
La demande d’achat (DA) permet d’émettre un besoin interne au sein du service
maintenance (ou autre…) afin de générer par la suite une commande auprès d’un
fournisseur.
La DA est créée manuellement mais peut aussi provenir de la validation d’une

suggestion de réapprovisionnement ou d’une demande de prix en fonction des
paramètres.
Un circuit de validation des DA par signature(s) informatique(s) doit être mis en place.
Description :
Les informations obligatoires sur une Demande d’Achat sont :
- l’intervenant demandeur sur l’entête
- la désignation de l’article et la quantité sur la ligne
Certaines informations peuvent devenir obligatoires en fonction de la

personnalisation des DA dans la société utilisée (voir chapitre Personnalisation des
Achats).
OptiMaint attribut automatiquement un numéro à chaque DA.

Ce numéro ne doit pas être saisi manuellement lors de la création d’une DA.
Ce numéro permet de rappeler toutes les informations contenues sur une DA afin de

Pour saisir des données sur l’entête ou les lignes de DA, entrer le code de l’élément
(ex : le code fournisseur) ou bien sélectionner l’information dans les listes déroulantes.
Etapes à suivre :
1 : Renseigner l’entête de la DA : onglets « Général » et
« Compléments »
2 : Valider l’entête , OptiMaint ouvre la fenêtre de « Ligne de
demande d’achat » automatiquement (ou cliquer sur dans

l’onglet « Lignes »)
3 : Renseigner les lignes de DA et valider
Remarque :
Les informations saisies sur l’entête d’une Demande d’Achat sont communes à
chaque ligne de cette DA.
Suivi d’une DA : durant son existence, une DA passe par plusieurs états (affichés en
haut de la fenêtre, à droite du numéro de DA et par ligne de DA) :
- Créée : la DA est juste créée

- En cours de validation : il existe au moins 1 signature pour cette DA
- Validée : le dernier niveau de signature (le plus élevé) a validé la DA
- Convertie en commande : la ou les commandes sont générées
- Annulée : lors d’une suppression de DA avec l’option « suppression
logique d’une commande » dans la personnalisation de commande.
Le circuit de validation et de conversion de DA en commande est décrit dans chapitre

suivant.
Remarque :
La situation de la DA correspond à la situation la moins avancée des lignes de la DA.
Les recherches de DA sont possibles par rapport aux différents états de DA décrits
plus haut.
Une demande de prix est possible à partir d’une DA lors de son édition.
Cette demande de prix sera spécifique à cette DA et le document édité ne correspond
en rien à celui obtenu avec la fonction « demande de prix » (voir chapitre demande de
prix).

1.1.5 - Circuit de validation des DA
En cours de validation Validation
en commande
Conversion
OBLIGATOIRE
Facultatif Facultatif
Niveau de Niveau de Niveau de
DA signature signature signature
le plus bas intermédiaire le plus élevé
Signature Signature Signature

informatique par informatique par informatique par
1 intervenant 1 intervenant 1 intervenant
________________________________________________________________
Menu Achats │Signatures D.A.
ou par le bouton dans l’onglet Signatures de la fenêtre « Demande d’Achat »
Définition :
Le circuit de validation des Demandes d’Achats permet de créer une ou plusieurs
étapes de signatures informatiques obligatoires ou non afin de contrôler une DA avant
qu’elle ne soit convertie en commande.
Une DA est signée (ou validée) par un Intervenant signataire auquel sera attribué un
ou des niveaux de Signatures.
Ex : Un technicien va pouvoir signé une DA qu’il aura créée. Puis cette DA pourra être
validée par son responsable afin qu’elle soit convertie en commande.
Etapes à suivre :
1 : Sélectionner le niveau de signature et l’intervenant associé (et son
mot de passe s’il y a lieu) puis valider une première fois. La liste des
DA à valider s’affiche
2 : Cocher dans la colonne « choix » la ou les lignes concernées par la
signature
3 : Valider
Remarques :
Le choix d’un C.F, d’un fournisseur, d’un article, d’un demandeur ou d’un acheteur
particulier limite le nombre de lignes à signer.
En fonction de la présentation choisie, OptiMaint développe (ou non) les informations

de la liste.

OptiMaint propose 3 modèles de présentation qui optimise la signature :

- par DA : pour signer l’ensemble des lignes d’une DA
- par ligne de DA : pour signer une ou plusieurs ligne(s) en particulier
- par fournisseur : pour grouper les signatures par fournisseur donné
Une DA validée n’est plus modifiable.
Refus de DA lors d’une validation :

Pour refuser une ligne de DA, cocher dans la colonne « Refus » sur la ou les lignes
concernées.
Dans ce cas, OptiMaint ouvre la fenêtre « Motif de refus » afin d’enregistrer
textuellement la motivation du refus.
De plus, OptiMaint propose deux Actions à effectuer au choix :

- Refus : pour passer la ligne sélectionnée à l’état « refusée ». Dans ce
cas, il faudra créer une nouvelle ligne de DA
- Retour en mise à jour : l’ensemble du circuit de validation est annulé.
La ligne de DA sélectionnée repasse en situation « créée
Annulation d’une signature de DA :

Menu Achats | Annulation signatures D.A.
Etapes à suivre :
1 : Valider pour lister les DA signées (après avoir choisi une présentation et
éventuellement un filtre
2 : Cocher dans la colonne « choix » la ou les lignes concernées par
l’annulation de signature
3 : Valider
Les DA ou lignes de DA dont les signatures ont été annulées repassent en situation
« Créée ».
Remarque :
L’annulation de signature est irréversible. Elle impose de recommencer l’ensemble du
circuit de validation des Demandes d’Achat.
La liste des signatures à annuler peuvent être limitée à :

- à une DA particulière
- un demandeur ou un acheteur
- un CF
- un fournisseur
- un article

1.1.6 - Conversion des DA en commande
DA DA DA DA DA
Conversion en COMMANDE
commande commande commande commande
_________________________________________________________________
Menu Achats │Conversion D.A. en commande
ou par le bouton dans l’onglet DP/Commandes de la fenêtre Demande d’achat
Définition :
Cette fonction permet de convertir une ou plusieurs Demandes d’Achat validées en
une ou plusieurs commandes en une seule manipulation et de manière automatique.
Remarque :
Une commande peut être issue de plusieurs DA et une DA peut donner lieu à
plusieurs commandes.
Description :
Comme pour les validations de DA, le choix de la présentation optimise la liste de
choix des DA à convertir.
Les autres champs sont des filtres permettant de limiter la liste des choix à effectuer.
Pour effectuer la conversion de DA en commande :

1 : valider pour faire apparaitre la liste de choix correspondant aux
paramètres sélectionnés
2 : cocher dans la colonne « choix » la ou les lignes à convertir
3 : valider
OptiMaint indique dans la barre d’état les numéros des commandes créées suite à la
conversion.
Remarque :
Les commandes issues de la conversion ne sont pas modifiables sauf par certains
utilisateurs spécifiques (voir chapitre Administration d’OptiMaint).
Attention :
Pour annuler une commande créée à partir d’une DA, il faut supprimer la commande
et recommencer l’ensemble du circuit de validation s’il y a lieu.

1.1.7 - Gestion des Commandes

Editions
DA Suggestion de réapprovisionnement
N°
Validation par
signature
Conversion DA
en commande
OptiMaint Validation suggestion

réapprovisionnement
COMMANDE
Editions
COMMANDE N°
Fournisseur
_________________________________________________________________
Menu Achats │Commande fournisseur
Définition :
La commande est le document final qui sera envoyé à un fournisseur donné afin qu’il
réponde au besoin exprimé en une ou plusieurs lignes de commande.
La commande peut être issue :

- d’une création manuelle
- d’une conversion de DA en commande
- d’une validation de suggestion de réapprovisionnement
- ou d’une copie de commande
OptiMaint permet d’éditer un document à envoyer au fournisseur par fax, courrier ou

directement par e-mail.
Remarque :
OptiMaint propose aussi l’édition d’un document interne en fonction de la
personnalisation des commandes dans la société utilisée.
Ce document propose d’avantage d’informations sur la commande comme la
rubrique, l’imputation comptable ou le magasin de stockage renseignées sur la ligne
de commande qui n’intéressent pas forcément le fournisseur.
Il s’agit plutôt d’un document de gestion interne pouvant servir de base pour établir
une commande fournisseur avec un autre système de gestion.
Description :
Les informations obligatoires sur une Commande sont :
Sur l’entête le fournisseur
la date de la commande (celle du jour

par défaut)
Au niveau de la ligne la désignation du besoin
la quantité
le prix
le code TVA
la date de livraison

personnalisation des commandes dans la société utilisée ou bien du type de besoin
exprimé.
Règle de gestion des achats :
Type d’achat par ligne Informations obligatoires à

renseignées
Achat d’article référencé et stocké Le code de l’article et la désignation
Valorisation du stock à la réception de Le magasin de stockage (nécessaire
l’article indiqué où réceptionner les pièces)
Consommation de l’article lors d’une La quantité
sortie de stock
Achat d’article non référencé ou non Le code et/ou la désignation de l’article
stocké
L’article est consommé dès sa réception La quantité
Charge directe
Le centre de frais (et l’équipement en
fonction de la personnalisation de
commande)
La rubrique
L’imputation comptable
OptiMaint attribut automatiquement un numéro à chaque commande.

Ce numéro ne doit pas être saisi manuellement lors de la création d’une commande.
Ce numéro permet de rappeler toutes les informations contenues sur une commande
afin de les consulter ou bien les modifier quand c’est possible.
Pour saisir des données sur l’entête ou les lignes de commande, entrer le code de
l’élément (ex : le code fournisseur) ou bien sélectionner l’information dans les listes
déroulantes.
Etapes à suivre :
1 : Renseigner l’entête de la commande : onglets « Général ». Par défaut
l’onglet « Compléments » est renseigné par les données de la fiche
du fournisseur. Ces informations sont modifiables
2 : Valider l’entête , OptiMaint ouvre la fenêtre de ligne de
commande automatiquement (ou cliquer sur dans l’onglet Ligne)

3 : Renseigner les lignes de commande
4 : Valider
5 : Editer la commande
Remarques :
Les informations saisies sur l’entête d’une commande sont valable pour chacune des
lignes de cette commande.
Suivi d’une commande : durant son existence, une commande passe par plusieurs
états affichés en haut de la fenêtre à droite du numéro de commande et par ligne :

- Créée
- Éditée : éditée à l’écran au moins une fois
- En cours (de livraison) : il existe une réception partielle sur la ligne ou
commande
- Soldée : une ligne ou une commande est complètement réceptionnée
- Facturée : il existe une facture pour la ligne ou la commande complète
- Annulée : lors d’une suppression de commande ou d’une ligne avec
l’option « suppression logique d’une commande » dans la
personnalisation de commande et/ou si on utilise la fonction Clôture de
commande : Menu Achats | Clôture commande (pour les commandes
non livrées totalement)
Remarques :
La situation de la commande correspond à la situation la moins avancée des lignes de

la commande.
Les recherches de commande sont possibles par rapport aux différents états de
commande décrits ci dessus.
L’édition et l’envoi par courrier électronique d’une commande est toujours possible.
Une demande de prix est possible à partir d’une commande lors de son édition.

1.2 - Processus de traitement des commandes
SOMMAIRE
Gestion des réceptions fournisseurs

Gestion des relances fournisseurs
Gestion des retours fournisseurs
Clôture des commandes
Saisie et validation des factures
fournisseurs
_________________________________________________________________
Objectif :
Le but de ce chapitre est de présenter les différentes méthodes de traitements des
commandes.
Définition :
Une commande est soldée si on effectue une réception complète de celle-ci.
Le bon de réception permet d’enregistrer la réception des moyens et/ou des services
qui ont répondu au besoin exprimé.
Une commande est facturée si une facture existe en rapport à cette commande.
La facture permet de valider les coûts engendrés par l’expression du besoin exprimé.
L’ensemble de ces informations doit être suivi rigoureusement pour garantir le suivi
client / fournisseur.
Description :
La gestion informatique des réceptions doit transcrire à la démarche interne, du
contrôle qualité à l’incrémentation des quantités des pièces en stock en passant par
les relances ou les refus possibles.
Comme pour les demandes d’achat et les commandes, la saisie d’un bon de réception
ou d’une facture se fait en deux parties distinctes, la saisie d’une entête puis d’une ou
plusieurs lignes.
Les données renseignées au niveau de l’entête sont valables pour toutes les lignes de
réception et de factures
La saisie de facture permet d’enregistrer et de valider les coûts d’achats non stockés
pour la maintenance.

Le bon de réception
Le bon de réception permet d’enregistrer les différentes réponses qu’ont apportées les
différents fournisseurs au besoin d’une société.
Le bon de réception est indépendant mais peut se rattacher à une commande.
la facture
La facture permet de valider l’ensemble du circuit commande – réception et permet
également de collecter des coûts indépendamment de celui-ci.
La saisie d’une facture directe est possible sauf pour un achat d’article stocké, dans ce
cas la saisie d’un bon de réception est préalablement nécessaire.

1.2.1 - Gestion des réceptions fournisseurs
OptiMaint COMMANDE
Fournisseur
Bon de Réception
STOCK Facture
_________________________________________________________________
Menu Achats │Réception fournisseur
ou par le bouton dans l’onglet Bons de réception de la fenêtre d’une commande
Définition :
Le bon de réception (BR) permet d’enregistrer la réponse d’un fournisseur à
l’expression d’un besoin.
S’il concerne des articles référencés comme stockés dans OptiMaint, le BR permet
d’incrémenter la quantité des articles en stock.
Le BR engendre alors un mouvement de stock de type « entrée »
Le bon de réception peut être autonome ou bien être rattaché à une commande afin
de la solder (ou d’effectuer une réception partielle).
La validation d’un bon de réception par une facture est possible.
Description :
Les informations obligatoires sur un BR sont :
Au niveau de l’entête :
- Le fournisseur
- La date et l’heure de livraison
- Le N° du Bon de livraison et la date du BL
- L’intervenant qui effectue la réception
Et au niveau des lignes de réception :
- la désignation du besoin réceptionné
- la quantité réceptionnée et la quantité acceptée (si elle n’est pas précisée,
elle correspond à celle réceptionnée)


personnalisation des Bons de réception dans la société utilisée ou bien en fonction
du type de besoin reçu : article stocké ou non. Pour plus d’informations, se reporter au
chapitre « Gestion des commandes »
OptiMaint attribut automatiquement un numéro à chaque bon de réception.

Ce numéro ne doit pas être saisi manuellement lors de la création d’un BR.
Ce numéro permet de rappeler toutes les informations contenues sur un BR afin de
Etapes à suivre :
1 : Renseigner l’entête du BR
2 : Valider l’entête , OptiMaint ouvre la fenêtre de ligne de BR
automatiquement (ou cliquer sur dans l’onglet Ligne)

3 : Renseigner les lignes de BR et valider
Si le BR est rattaché à une commande, OptiMaint propose de générer

automatiquement les lignes de réception à partir des lignes de commandes. En
cliquant sur le bouton « oui », on ouvre la fenêtre « Génération des lignes de BR à
partir d’une commande » où est affiché la liste des lignes de réception avec un rappel
sur :
- Les quantités commandées
- Le reste à livrer
- La quantité théorique du BL
- Les données de la ligne de commande
Pour enregistrer la réception dans ce cas :

1 : Cocher la case « Choix » sur la ou les lignes de réception à créer
2 : Cocher la case clôture si la ligne de réception solde la ligne de commande
concernée
3 : Vérifier la quantité du BL par ligne, elle est modifiable en cliquant sur le
bouton
4 : Valider pour enregistrer la réception.
Le logiciel permet également tous les contrôles possibles lors d’une réception dans
l’onglet Contrôles de chaque ligne de réception :
- Contrôle quantitatif : reste à livrer ou écart entre le BL et la quantité réelle
- Contrôle qualité : signaler une non-conformité
- Signaler l’acceptation et/ou le refus d’une ligne de réception
Un contrôle peut-être associé à un litige qui permettra de regrouper tous les

signalements d’un même type ex : litige qualitatif : pièces non conforme.
Remarque :
La gestion des retours fournisseurs sera abordée dans un chapitre suivant.

1.2.2 - Gestion des relances fournisseurs
OptiMaint
COMMANDE
Relance livraison
Editions
Relance livraison
Fournisseur
_________________________________________________________________
Menu Achats │Relance livraison
Définition :
La fonction « Relance livraison » permet d’éditer un document à envoyer à un ou
plusieurs fournisseurs ayant un ou plusieurs retards de livraison sur des commandes.
L’objectif est de gagner du temps pour analyser et signaler un ou des retards auprès
de fournisseurs.
OptiMaint propose des documents préétablis dont le contenu est modifiable afin
d’éviter de retaper un document complet.
Avant propos :
Les relances de livraisons rappellent les données de chaque commande et peuvent
contenir un texte s’adressant aux fournisseurs concernés.
Ce texte est paramétrable par la personnalisation de commande dans la société
utilisée.
Deux modèles de texte sont possibles en fonction du nombre de jours de retard de
livraison. Ce nombre de jour est mofiable.
Description :
OptiMaint analyse les commandes en retard (non-livrées) en fonction d’une échéance
de livraison qu’il faudra déterminer.
Par défaut, la date de fin de période est la date du jour. OptiMaint va donc analyser
toutes les lignes de commandes non livrées dont la date de livraison prévue est

antérieure à celle du jour.
L’analyse peut-être limitée en fonction de paramètres que l’on retrouve sur la

commande :
- une famille de fournisseur ou un fournisseur en particulier
- une famille ou un groupe d’équipement ou un équipement en particulier
s’il est précisé sur la ligne de commande
- une famille ou un groupe d’article ou un article précis
- l’acheteur ou le demandeur de la commande
- un magasin particulier ou tous les magasins sauf certains à choisir
- une division, un centre de frais, un projet ou un contrat
Remarque :
Si l’analyse est limitée en fonction d’un paramètre, seules les lignes de commande
contenant cette information apparaitront dans la liste résultante.
Étapes à suivre :
1 : Sélectionner la période et/ou le paramétrage de l’analyse
2 : Valider , OptiMaint ouvre une fenêtre avec la liste des lignes de

commandes concernées par le retard
3 : Cocher la case choix sur la ou les relances à éditer
4 : Cliquer sur éditer
OptiMaint édite les documents correspondants avec les références des commandes
en retards ainsi que le texte défini (s’il y a lieu).
Remarques :
Le tri des informations dans la liste de choix s’effectue sur :

- les dates de livraison
- le N° ou la dénomination des fournisseurs
- le N° de commande
Les documents détaillent les lignes de commandes relancées ou seulement les

commandes.
L’envoi par e-mail des relances de livraison est possible en cochant la case « envoi
par e-mail ». Dans ce cas, on envoi la relance par courrier électronique à l’adresse
figurant sur la fiche du fournisseur.

1.2.3 - Gestion des retours fournisseurs
Bon de réception
STOCK Facture
REFUS
Retour fournisseur
Fournisseur
_________________________________________________________________
Menu Achats │Retour fournisseur
Définition :
La fonction Retour fournisseur permet d’enregistrer le retour d’articles refusés sur un
bon de réception auprès d’un fournisseur et d’éditer un document accompagnant ce
retour.
Les retours fournisseur se font en rapport à des bons de réception ayant un ou des
articles refusés lors du contrôle de réception.
Description :
Les informations obligatoires sur un retour fournisseur sont :
• Le N° du BR ayant un refus
• Le fournisseur à qui on adresse le retour
• La date du retour
• L’intervenant qui effectue le retour
• la désignation de l’article à retourner
• la quantité retournée
OptiMaint attribut automatiquement un numéro à chaque retour fournisseur.

Ce numéro ne doit pas être saisi manuellement lors de la création d’un retour
fournisseur.
Ce numéro permet de rappeler toutes les informations contenues sur un retour afin de
Etapes à suivre :
1 : Renseigner l’entête du retour fournisseur
2 : Valider l’entête , OptiMaint ouvre la fenêtre de ligne de retour
automatiquement (ou cliquer sur dans l’onglet Ligne)

3 : Renseigner les lignes de retour et valider
Le retour fournisseur peut s’éditer.

1.2.4 - Clôture des Commandes
LIGNE DE
COMMANDE
de COMMANDE
CREE LIGNE DE
CLOTURE
COMMANDE
ANNULEE
LIGNE DE
COMMANDE
EDITEE
LIGNE DE LIGNE DE
COMMANDE COMMANDE
EN-COURS SOLDEE
_________________________________________________________________
Menu Achats │Clôture Commande
Définition :
La fonction Clôture Commande permet d’annuler des lignes de commandes qui ne
sont toujours pas réceptionnées ou de solder des lignes réceptionnées partiellement.
Cette fonction permet aussi de repasser en en-cours les lignes déjà soldées ou déjà
facturées
Description :
OptiMaint analyse les lignes de commandes crées ou éditées (non-livrées) à
« clôturer » ou les lignes soldées et/ou facturées pour les « déclôturer ».
L’analyse peut-être limitée en fonction de paramètres que l’on retrouve sur la

commande.
Une première sélection peut se faire en fonction de la situation des lignes :

• crée, éditée et/ou en-cours
• soldée et/ou facturée
Etapes à suivre :
1 : Effectuer un tri selon les critères voulus
2 : Valider une première fois , OptiMaint développe la liste des lignes de

commandes concernées par la clôture ou la déclôture
3 : Cocher la case choix à gauche des lignes concernées
4 : Valider une seconde fois
OptiMaint communique en retour le nombre de ligne modifiée par la manipulation.

1.2.5 - Saisie et validation des factures fournisseurs
COMMANDE OptiMaint
Fournisseur
FACTURATION
RECEPTION
_________________________________________________________________
Menu Achats │Facture fournisseur
ou par le bouton dans l’onglet Factures de la fenêtre d’une commande
Définition :
La facture permet d’enregistrer et de valider les différents coûts issus d’une
commande, d’une réception ou directement d’un fournisseur.
La validation de la facture permet de comparer le montant TTC de la facture du

fournisseur avec celui calculé par OptiMaint.
Description :
Seul le fournisseur est obligatoire sur une facture

personnalisation des factures dans la société utilisée.
OptiMaint attribut automatiquement un numéro à chaque facture.

Ce numéro ne doit pas être saisi manuellement lors de la création d’une facture.
Ce numéro permet de rappeler toutes les informations contenues sur une facture afin
de les consulter ou bien les modifier quand c’est possible.
Pour saisir des données sur l’entête ou les lignes de facture, entrer le code de
l’élément (ex : le code fournisseur) ou bien sélectionner l’information dans les listes
déroulantes.

Etapes à suivre :
1 : Renseigner l’entête de la facture : onglets « général »
2 : Valider l’entête , OptiMaint ouvre la fenêtre de « ligne de facture »
automatiquement (ou cliquer sur dans l’onglet « Ligne »)

3 : Renseigner les lignes de facture et valider
Certaines informations sont aussi obligatoires pour les factures d’article non-stockés :
le CF, la rubrique et l’imputation comptable (Données de Base).
En renseignant un N° de commande ou de bon de récep tion, OptiMaint complète

automatiquement les informations déjà présentent sur la commande et/ou le bon de
réception.
Validation de Facture
Menu Achats │Validation facture
ou par le bouton dans la fenêtre de facture

Définition :
La validation de la facture permet de comparer le montant TTC de la facture du
fournisseur avec celui calculé par OptiMaint.
Description :
Etapes à suivre :
4 : Renseigner le N° de la facture à valider (N° O ptiMaint)
5 : Renseigner le montant TTC de la facture du fournisseur
6 : Valider ,
Un écart entre les deux montants peut être toléré et renseigné dans la
personnalisation des factures dans la société utilisée

1.3 - Editions Achats

SOMMAIRE
C.A. par fournisseur

C.A. des références par fournisseur
Synthèse commandes non livrées /
non facturées
Analyse des retards de livraison
Délai moyen de livraison
Litiges sur les livraison
Evolution de prix
_________________________________________________________________
Objectif :
Editer des résultats synthétiques concernant l’analyse et le suivi des Achats avec
OptiMaint.
Le logiciel propose des résultats pertinents pour contrôler et améliorer la gestion des
Achats.

1.3.1 - C.A. par fournisseur
OptiMaint
Fournisseurs
Commandes
Factures
?
_________________________________________________________________
Menu Editions | Achats │C.A. par fournisseur
Définition :
Le C.A. d’un fournisseur (Chiffre d’Affaire) correspond au montant des commandes ou
des factures enregistrées à son nom.
Le C.A. se calcule sur une période donnée (généralement un an).
Description :
Les seules informations obligatoires pour éditer les C.A. par fournisseur sont les dates
de début et de fin de la période à analyser.
L’analyse peut se faire sur une famille de fournisseur particulière.
Le résultat comptabilisera soit les commandes, soit les factures enregistrées.
Un tri est possible par C.A., par Numéro (code fournisseur) ou par dénomination.
Valider pour éditer le résultat.

1.3.2 - CA des références par fournisseur
Fournisseurs OptiMaint
Commandes
Article 1
Article 2 Factures
?
Article 3
_________________________________________________________________
Menu Editions | Achats │C.A. des références par fournisseur
Définition :
Le C.A. par références permet de visualiser par fournisseur la répartition et l’évolution
du volume des coûts factures de chaque article.
Description :
Les seules informations obligatoires pour éditer les C.A. par fournisseur sont les dates
de début et de fin de la période à analyser.
L’analyse peut se limiter à tous les articles liés à :

- Une famille de fournisseur ou un fournisseur particulier
- Un groupe, une famille et/ou une sous famille d’article
- Une rubrique
- Une imputation comptable
L’analyse peut se préciser à un pourcentage cumulé au-delà duquel l'édition

s'arrêtera. Exemple : si on saisit 50 %, l'édition imprimera les articles qui représentent
50% du coût total facturé.
Un tri est possible par article ou par montant facturé (décroissant).
L’édition peut se faire selon la devise principale ou secondaire de la société.

1.3.3 - Synthèse commandes non livrées / non facturées
COMMANDE
Bon de Réception
FACTURE
_________________________________________________________________
Menu Editions | Achats │Synthèse des commandes non livrées et/ou non facturées
Définition :
Cette synthèse permet de visualiser rapidement les lignes de commandes en attente
de réception ou de facture.
Description :
L’analyse peut se limiter à :
- Un fournisseur particulier
- Une division ou un C.F.
- Un magasin
Le choix d’une de date de commande (facultatif) permet de définir un point de départ

pour la sélection des commandes et réceptions.
Toute ligne de commande / réception antérieure à cette date sera exclue de la
synthèse.
Le choix d’une date de réception (facultatif) permet de définir point de départ pour la
sélection des commandes et réceptions.
Cette date permet de sélectionner toutes les commandes dont la date de réception est
inférieure à la date indiquée
Les commandes peuvent être présentées par fournisseur ou par divisions et C.F. avec
les sous-totaux et totaux correspondant.
L’analyse s’effectue sur les commandes :

- non livrées
- livrées non facturées
- ou les deux
- concernant uniquement des articles stockés

- ou bien au contraire celles ne concernant pas ces articles stockés
- ou bien les deux

- concernant uniquement les lignes de commandes liées à des projets

- ou bien au contraire celles ne concernant pas des projets
- ou bien les deux
L’édition peut se faire selon la devise principale ou secondaire de la société.

1.3.4 - Analyse des retards de livraison
OptiMaint
COMMANDE
Retard livraison
_________________________________________________________________
Menu Editions | Achats │Analyse des retards livraison
Définition :
Cette édition permet d'obtenir un compte-rendu des commandes livrées avec retard,
triées par fournisseur.
Description :
L’édition peut se limiter à un fournisseur particulier.
L’analyse s’effectue sur une période donnée. Sélectionner une date de début et de fin.
Il est possible d’éditer seulement les commandes livrées avec un retard supérieur au
nombre de jours donné en saisissant la valeur désirée dans le champ " Éditer les
commandes livrées avec un retard supérieur à x jours" (par défaut à 0).

1.3.5 - Délai moyen de livraison
COMMANDE
Réception
_________________________________________________________________
Menu Editions | Achats │Délais moyens de livraison
Définition :
Cette édition permet de connaître à partir de toutes les commandes livrées les délais
moyens de livraison par article et par fournisseur.
Description :
L’édition peut se limiter à un fournisseur et/ ou un article particulier.
Le détail du calcul de délai (par lignes de commandes) est accessible en cochant la

case "Éditer le détail des commandes".

1.3.6 - Litiges sur les livraisons
Réception
_________________________________________________________________
Menu Editions | Achats │Litiges sur les livraisons
Définition :
Cette édition présente un détail par fournisseur des litiges saisis sur les bons de
réceptions.
Description :
L’édition peut se limiter à :
- un litige particulier
- une famille de fournisseur et/ou un fournisseur particulier
- un groupe, une famille et/ou une sous-famille d’article
- un magasin
- un intervenant livraison (qui réceptionne les articles) ou intervenant qualité
(qui effectue le contrôle qualité)
L’analyse s’effectue au choix sur les types de litiges cochés.

- litige sur un écart par rapport au reste à livrer
- litige sur un écart par rapport au bon de livraison du fournisseur
- litige qualité

1.3.7 - Evolution de prix
Fournisseurs OptiMaint
Commandes
Article 1
Article 2 Factures
Article 3
50
45 Article 1
40 Article 2
Article 3
35
30
25
20
_________________________________________________________________
Menu Editions | Achats │Evolutions de prix
Définition :
Cette édition permet de mettre en évidence les évolutions de prix par fournisseur et/ou
par article.
Description :
L’édition peut se limiter à :
- une famille de fournisseur et/ou un fournisseur particulier
- un groupe, une famille et/ou une sous-famille d’article
- un article particulier
Il est aussi de n'éditer que les articles ayant eu une augmentation de prix sur la
période sélectionnée supérieure à un pourcentage saisi dans le champ prévu à cet
effet.
L’affichage du détail des évolutions est possible, il est possible dans ce cas de mettre
en valeur (Surligner) sur le document les lignes de commande où l'évolution de prix
est supérieure au pourcentage saisi dans le champ prévu à cet effet.

PROPRIETE ET USAGE :
Tout usage, représentation ou reproduction intégral ou partiel,

fait sans le consentement de la société Apisoft est illicite
(Loi du 11 mars 1957 - loi du 3 juillet 1985).
Ils constitueraient une contrefaçon sanctionnée
par les articles 425 et suivants du code pénal.
Tous droits réservés dans tous pays.
Logiciel original développé par la société Apisoft
CONFORMITE ET MISE EN GARDE :
Compte tenu des contraintes inhérentes sous forme de papier,

les spécifications visées dans la présente documentation
constituent une illustration aussi proche que possible des spécifications.
Il appartient au client, parallèlement à la documentation,

de mettre en œuvre le progiciel pour permettre de
mesurer exactement l'adéquation de ses besoins aux fonctionnalités.
Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel,

de lire préalablement la documentation.
La documentation peut ne pas correspondre à la toute dernière version référencée.
Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées
sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation
existante pour présenter les modifications
et améliorations apportées à ces mises à jour.
Apisoft recherche une constante amélioration du progiciel et de sa documentation. Nous

invitons notre clientèle à nous faire parvenir ses suggestions
et les éventuels défauts ou erreurs qu'elle pourrait relever.
Pour de plus amples informations contacter votre revendeur.
OptiMaint est un progiciel de GMAO développé par la société
www.apisoft.fr
Les marques citées dans ce document sont la propriété de leur détenteur respectif.

05 - OptiMaint Gestion Des Achats

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05 - OptiMaint Gestion Des Achats

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Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur

TABLE DES MATIERES

1.1 - PROCESSUS DE PRISE DE COMMANDES ......................................................................... 4

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1 - Gestion des Achats

Processus de prise de commandes

© APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 3/42

1.1 - Processus de prise de commandes

1. Analyse ou Préparation du besoin :

La gestion informatique des commandes doit transcrire la démarche interne, de

Le processus de prise de commande peut varier en fonction du montant de la

© APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 4/42

OptiMaint peut s’adapter à toutes ces démarches en proposant des configurations et

La saisie d’une demande d’achat ou d’une commande s’effectue toujours en deux

Il est aussi possible d’y rattacher une ou plusieurs factures.

la demande d’achat (DA)

La demande d’achat prépare une commande en ciblant les émetteurs du besoin et /

© APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 5/42

1.1.1 - Demande de prix

Demande de prix Fournisseur

Réponse du fournisseur et mise à jour des prix

Ou raccourci dans la barre d’outils

ou par le bouton dans l’onglet DP/Commandes de la fenêtre Demande d’achat

L’objectif est d’enregistrer toutes les étapes de comparaison et de sélection des

OptiMaint intègre les phases de sélection des informations (articles, quantité…), du

OptiMaint attribut automatiquement un numéro à chaque demande.

© APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 6/42

D’autres informations peuvent être saisie et même devenir obligatoires en fonction de

Étape 1 : création des fournisseurs et des articles de la demande de prix

bouton , propose 4 possibilités

• Préparation d'un nouvel article : Sélection d’un article à la fois

Dans ce cas, l'article peut déjà exister ou pas.

• Sélection multiples d'articles existants :

• Préparation d'un nouveau fournisseur :

Le fournisseur peut déjà exister ou pas.

© APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 7/42

• Sélection multiples de fournisseurs existants

Cette fenêtre permet d'ajouter facilement plusieurs fournisseurs à une demande de

Étape 2 : associer les articles et les fournisseurs de la demande de prix

Étape 3 : édition de la demande de prix

Cliquer sur le bouton

Étape 4 : Saisie des réponses des fournisseurs de la demande de prix

Pour y avoir accès, il faut au préalable avoir éditée la demande de prix.

Dans l’onglet Réponse, cliquer sur le bouton Réponses .

Sélectionner le fournisseur qui a répondu à la demande puis Valider .

© APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 8/42

Étape 5 : Sélection définitive des réponses avant conversion en achat

Seules les réponses d'un fournisseur donné sont à valider.

Cliquer sur le bouton Choix définitifs

Cocher la case choix pour les lignes choisies puis Valider .

Étape 6 : Conversion en achat

La conversion en demande d'achat ou en commande s’effectue en fonction des

Pour lancer cette conversion cliquer sur le bouton Conversion en

Dans l’onglet Documents joints, cliquer sur le bouton

© APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 9/42

1.1.2 - Suggestions de réapprovisionnement

© APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 10/42

Calcul des besoins :

Ce traitement permet de faire une estimation des besoins en articles référencés au

1 - Besoins sur charges gérées par le moniteur transactionnel :

On y trouve donc les besoins en articles induits par :

2 - Besoins sur charges non gérées par le moniteur.

Il s'agit des besoins sur charges émises "manuellement".

On y trouve donc les besoins en articles induits par :