ПРОЦЕС ЗА ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛИ ЗА ЕТИЧНИ НАРУШЕНИЯ В БАНКА ДСК

DSK BANK PROCESS OF REPORTING UNETHICAL CONDUCT

В Банка ДСК АД (нар. по-долу: Банката) е DSK Bank AD (hereinafter: the Bank) has
изграден процес за подаване на сигнали established a process for reporting
за вероятни или действителни нарушения suspected or actual violation of the values
на принципите и правилата заложени в specified in its Code of Ethics and for the
Етичния кодекс, както и за обработка на handling of such reports. The Bank’s Code of
такива сигнали. Етичният кодекс на Ethics is available on the Bank’s website: 01.
Банката е достъпен на уебсайта на Банката sz. melléklet_ Etikai Kódex (dskbank.bg).
- sz . melléklet _ Etikai Kódex (dskbank.bg)

Целта на тази информационна бланка е да The purpose of this information note is to

представи функционирането на процеса present the process of reporting unethical
за сигнализиране на неетично поведение. conduct.

Обръщаме внимание, че ако желаете да Please note that if you wish to file a
подадете жалба, т.е. да изразите своето complaint, i.e. to express your dissatisfaction
недоволство от конкретен продукт или with any of the Bank’s products or services,
услуга на Банката, или да възразите срещу or object to the Bank’s activities or omissions
действие или пропуск от страна на Банката before, during or after concluding a contract,
допуснато преди, по време или след including performance, termination or
сключване на договор с нея, включително settlement of disputes related to the
изпълнение, прекратяване или уреждане contract, you should use the Bank’s
на спорове относно договора, следва да Customer feedback form on the following
използвате формата за обратна връзка с link: Customer Feedback (dskbank.bg)
клиенти на Банката на следния линк:
Обратна връзка с клиенти (dskbank.bg)

Самоличността на сигнализиращото лице, The identity of notifiers, the notifications,

уведомленията, исканията и проверките requests and investigations will always be
винаги ще бъдат третирани поверително treated confidentially by the Bank, in
от Банката, при спазване на приложимите observance of the applicable statutory
законови разпоредби и вътрешни regulations and internal regulatory
нормативни документи. documents.

1
Процесът на сигнализиране за неетично The process of reporting unethical conduct is
поведение/нередности е изграден така, че designed so that the identity of the notifier,
самоличността на сигнализиращото лице, if not anonymous, cannot be made known to
освен ако сигналът не е анонимен, няма да anyone other than the investigators of the
бъде известна на никого, освен на лицата, report. Investigators of the report shall keep
разглеждащи сигнала. Разглеждащите the information on the content of the report
сигнала лица ще пазят поверителността на and the persons involved in the report
информацията относно съдържанието на confidential until the conclusion of the
сигнала и лицата, които са засегнати от investigation or the initiation of formal
сигнала, до приключването на проверката liability proceedings as a result of the
или предприемане на съдебни действия за investigation and may not share it with other
търсене на отговорност в резултат на organizational units or employees of the
проверката. Тази информация не може да Bank, except for informing the person having
се разкрива на други организационни made the report (the notifier).
звена или служители на Банката, освен за
уведомяване на сигнализиращото лице.

Сигнализиращото лице се ползва със The notifier enjoys protection against

защита срещу дискриминация и discrimination and unfair treatment, and it is
несправедливо третиране и е строго strictly forbidden to impose any
забранено да се поставя в неблагоприятно disadvantage or discrimination on the
положение или дискриминира поради notifier for reason of having submitted the
това, че е подало сигнала. Обръщаме report. However, unfounded reports filed by
внимание, че умишленото подаване на ill-intentioned notifiers are unsolicited and
неоснователни сигнали (клевети) е such reports (slander) may entail legal
нежелателно и може да доведе до consequences.
негативни правни последици.

Целта на функционирането на процеса за The purpose of operating the

сигнализиране на нарушения е да позволи Whistleblowing Channel is to allow the
на сигнализиращото лице да насочи notifier to draw attention to real events that
вниманието към събития, които have actually violated the Code of Ethics.
съставляват действително нарушение на Therefore, the notifier shall declare that the
Етичния кодекс. Поради това, whistleblowing report was made in good
сигнализиращото лице следва да faith about circumstances they are either
декларира, че сигналът за нередности е aware of or have reason to believe to be true.

2
подаден добросъвестно, и касае
обстоятелства, които са му известни или
има обективна причина да смята, че са
верни.

Етични сигнали могат да се подават и Ethical problems may also be reported in

анонимно. Сигнализиращите лица anonymity. Notifiers (anonymous or not)—if
(анонимни или не) по възможност трябва possible— shall be advised that the
да бъдат уведомени, че проверката може investigation may be closed without a
да не започне или да приключи без conclusion if the information they provided
решение, когато предоставената от тях is insufficient/unsuitable for the investigation
информация е недостатъчна/неотносима of the reported case, or the information
към разглеждания сигнал или съществена absolutely essential to initiate or successfully
информация за сигнала не може да бъде conduct the investigation otherwise cannot
получена по някаква причина. От be obtained for any reason. The notifier shall
сигнализиращото лице ще бъде изискано be requested to provide a contact detail –
да предостави данни за контакт - при while maintaining anonymity – so that we
запазване на неговата анонимност - за да could request additional information if
може да се поиска допълнителна needed and give notification of the result of
информация при нужда и да се уведоми за the investigation.
резултата от проверката.

1. Начини за подаване на сигнали за 1. Methods of whistleblowing

нередности
Сигналът може да бъде подаден през The report may exclusively be made
следните канали: through the following channels:
-устно -orally
1. лично, в дирекция „Нормативно 1. in person during working hours (at a date
съответствие“ в рамките на работно време agreed in advance) at the Compliance
(при предварително уговорена дата); Department;
2. на горещата телефонна линия за 2. between 9:00 a.m. - 5:00 p.m. from
нарушения на Банката (+3592 80 10 999), Monday to Friday via the Bank’s
от понеделник до петък, в интервала от Whistleblowing Hotline (+359 2 80 10 999);
9:00-17:00 часа.
-писмено -in writing,

3
3. чрез писмо, адресирано до дирекция 3. by mail, addressed to the Compliance
„Нормативно съответствие “; (гр. София, Department (1036 Sofia, str. G. Benkovski
п.к. 1036, ул. „Г. Бенковски “№ 5) №5)
4. по електронна поща - на електронен 4. by e-mail to etika@dskbank.bg
адрес: etika@dskbank.bg.

Сигналите подадени през телефонната The audio material of the reports made to
линия за обслужване на клиенти (Кол the telephone customer service (Call Center)
Център) се записва от Банката. is recorded by the Bank.

2. Записване на сигнала 2. Recording a report

Банката записва и обработва сигнали за The Bank records and handles reports in a
нередности в затворена система. closed system.
Ако сигналът не се отнася (изцяло или If the report does not relate in whole or in
частично) до вероятно или действително part to an alleged or actual violation of the
нарушение на разпоредбите на Етичния values specified in the Code of Ethics (the
кодекс (дейност, събитие или objected activity, event or condition does not
обстоятелство, които не нарушават violate the Code of Ethics), the report (or the
Етичния кодекс), сигналът (или relevant part thereof) will be forwarded to
съответната част от него) ще бъдат the Bank's competent organizational unit to
препратени до компетентното initiate the appropriate proceedings.
организационно звено на Банката за Thereafter, the Bank shall inform the notifier
проверка. След това, Банката ще уведоми of the transfer at the contact details provided
сигнализиращото лице на посочените от by him and shall close the report (or the
него данни за контакт и ще приключи relevant part) without investigation.
случая (изцяло или частично) без да го
разглежда.

3. Разглеждане на сигнала 3. Examination of the report

Банката полага всички усилия, за да The Bank shall make all efforts to handle
обработва сигналите ефективно и бързо, reports efficiently and quickly by ensuring
като гарантира, че те се разглеждат в that these are investigated within 30 (thirty)
рамките на 30 (тридесет) дни от days after receipt, which time limit shall only
получаването на сигнала. Отклонения от be subject to deviation in highly justified
срока са допустими само при основателна cases, provided that the notifier is
причина и своевременно уведомяване на simultaneously informed, except where the

4
сигнализиращото лице, с изключение на whistleblowing report was made
случаите когато сигналът за нарушение е anonymously. The investigation shall not last
направен анонимно. Проверката не може longer than 3 (three) months.
да продължи повече от 3 (три) месеца. The report will be investigated by the Bank,
Сигналът ще бъде проучен от Банката, except in the following cases. The
освен в случаите, изброени по-долу. investigation is carried out by the Bank's
Проверката се извършва от дирекция Compliance Department. Other
„Нормативно съответствие“. В проверката organizational units of the Bank may be
могат да участват и други организационни involved in the investigation if it is justified
звена на Банката, ако това е оправдано и and necessary for conducting the
необходимо. investigation.
Получен сигнал може да не се разглежда Examination of the reporting may be waived
в следните случаи: if:
- ако негативните последици за - the detriment to public interest or
обществения интерес или overriding private interest is not in
преимуществото на личния интерес не е proportion to the limitation of the rights –
пропорционално на ограничаване на due to the investigation - of the person
правата на засегнатото лице, вследствие concerned ensuing from the investigation of
на проверката; the report;
- сигнализиращото лице нееднократно е - the report is a repeated one by the same
подавало сигнал за нарушение с notifier with the same content as the
идентично съдържание; previous reporting
- ако сигнализиращото лице подава - the notifier lodged the report more than 6
сигнала след повече от 6 (шест) месеца от (six) months after having become aware of
узнаване за действието или бездействието the act or negligence being the subject of the
(небрежност) на засегнатото от сигнала report.
лице.

В случай, че сигналът не съдържа If the report does not contain sufficient

достатъчно информация за установяване information for investigating the merits of
на неговата основателност, Банката може the report, the Bank may contact the notifier
писмено да се свърже със in writing in order to collect the missing
сигнализиращото лице, за да събере information.
липсващата информация. Upon the commencement of the
При започване на проверката лицето, investigation, the person affected by the
засегнато от сигнала, се информира за report shall be informed about the specific

5
получения сигнал и съгласно Общия report, and pursuant to General Data
регламент за защита на данните, за Protection Regulation, on their rights
неговите права, свързани със защитата на pertaining to the protection of their personal
техните лични данни, и на правилата, data, and on the rules governing the
уреждащи обработка на техните данни. processing of their data.
По изключение, при основателна In exceptional and justified cases, the person
причина, засегнатото лице може да бъде concerned may also be informed later than
информирано след започване на the commencement of the investigation, if
проверката, ако незабавното уведомяване prompt information is likely to impede,
може да възпрепятства, сериозно да seriously compromise or prevent the
компрометира или да предотврати investigation of the report, or can be waived
проверката на сигнала, вкл. проверката да based on the above. In such cases the Bank
бъде прекратена. В такива случаи, Банката shall take appropriate measures - including
предприема подходящи мерки - making the information publicly available -
включително чрез публично to protect the data subject’s rights, freedom
предоставяне на информацията - за and legitimate interests.
защита на правата, свободата и законните
интереси на субекта на данните.
В съответствие с принципите за In compliance with the requirement of fair
справедливо третиране, Банката дава proceedings, the Bank shall give the person
възможност на засегнатото лице да изрази concerned an opportunity to state his/her
позицията си по сигнала и да предостави position on the report and to provide
доказателства в своя подкрепа дори чрез supporting evidence even through a legal
процесуален представител. representative.
Банката приключва проверката с The Bank closes the investigation with a
решение: установява че е извършено decision: it establishes whether an ethics
етично нарушение и/или offence and/or infringement has taken place
правонарушение; при липса на or not; in the absence of evidence no ethical
доказателства не може да се установи offence and/or infringement can be
етично нарушение и/или established.
правонарушение.
В зависимост от резултата от проверката, Due to the conduct included in the
Банката може да предприеме съответни notification, the Bank will take the necessary
мерки, например в качеството на measures on the basis of the investigation,
работодател да приложи мерки в for example, complying with the rules of
съответствие с трудовото законодателство

6
или да подаде сигнал за образуване на employment, it may apply employer’s
наказателно производство. measures or initiate criminal proceedings.
Банката уведомява сигнализиращото лице The Bank shall also inform the notifier and
и засегнатото от сигнала лице за резултата the person affected by the report of the
от проверката, както и сигнализиращото result of the investigation, as well as the
лице за предприетите мерки. notifier of the measures taken.
Ако сигнализиращото лице или лицето, If the notifier or the person affected by the
засегнато от сигнала, не са съгласни с report does not agree with the outcome of
резултата от проверката, те могат да се the investigation carried out in connection
обърнат към Етичната Комисия, която ще with the report, they may appeal to the
разгледа сигнала като второ ниво и Bank’s Ethics Committee, which then shall
решава дали е извършено етично examine the issue at second instance and
нарушение или поради липса на decide whether or not an ethics offence has
доказателства, не може да се установи taken place or in the absence of evidence no
етично нарушение и/или нарушение. ethical offence and/or infringement can be
established.

4. Обработка на данни, защита на 4. Data processing, protection of personal

личните данни data
Разпоредбите за обработка на данни във The rules on data processing in connection
връзка със сигнала и информацията за with the report and information on the rights
правата на лицето, което обработва of the person involved in data processing
данните съгласно Общия регламент за pursuant to the General Data Protection
защита на данните, се съдържат в Regulation are contained in the Information
Информацията относно обработването на on data processing of the data of natural
лични данни на физически лица от Банка persons by DSK Bank AD.
ДСК АД.