RISALAH PERSIAPAN AUDIT SUPPLIER BREAD TALK & J.

CO
Senin, 7 Maret 2010; 16.00-18.30

TUJUAN
Persiapan Kunjungan AUDIT SUPPLIER Bread Talk & J.Co tanggal 17 Maret 2011 ke pabrik PT PIN.
PIC Persiapan Audit Bp. Greene (berdasar hasil meeting Jumat 04/03/11).

PEMBAHASAN
No Standar Penilaian
PIC CATATAN
BANGUNAN & FASILITAS
1. Pabrik memiliki area produksi yang tertutup, Area produksi dibuat tertutup.
terlindung dari cemaran debu, sampah, udara
kotor, banjir, dll.
2. Area bagian luar bangunan (halaman sekitar) Bp. Sugeng
terlihat bersih dan terpelihara
3. Lay out pabrik dapat menjaga kontaminasi dari Bp. Bona, Panggil kontraktor untuk layout ruangan dan
bahan-bahan berbahaya kepada kemasan, Bp. Syamsuri pasang kaca lampu.
misalnya tinta, thinner, dll Dalam minggu ini ditargetkan selesai.
4. Lantai dan dinding area produksi terbuat dari Bp. Bona, (Sugeng) Dinding di daerah pisau pon kotor.
bahan yang mudah dibersihkan. Lantai dan dinding Bp. Syamsuri Mau dicat.
bersih dan terpelihara (tidak perlu perbaikan). (Sy) Pisau pon terletak di wilayah delivery dan
dekat dengan tempat press sampah. Lebih baik
dipindahkan.
5. Plafon area produksi bersih dan terpelihara. Semua Lihat No. 3
lampu area produksi dan gudang diberi pelindung
bukan kaca.
6. Semua kaca di area produksi dan gudang diberi Lihat No. 3
pelindung atau terbuat dari tempered glass.
7. Semua mesin dan alat-alat produksi bersih dan Bp. Sugeng Mulai dibersihkan dari sekarang.
terpelihara.
8. Pelumas untuk bagian-bagian mesin yang Bp. Ian 1. Di list bahan-bahan yang bersentuhan
bersentuhan dengan kemasan atau berpotensi dengan kemasan.
mengkontaminasi kemasan harus food grade 2. Cek apakah sudah Food Grade.
3. Kalau belum Food Grade cari referensi
harganya.

Page | 1
9. Area penyimpanan kering (dry goods) bersih dan 1. Gedung 2 lt. dasar dijadikan Gudang Barang
terpelihara. Terdapat perimeter pemantauan yang Jadi.
cukup. Kemasan diletakkan di atas pallet atau rak 2. Lantai diberi garis marka (dengan cat /
sticker spot light) untuk menandai area
Label peletakan barang. Beri jarak dengan dinding
+/- 10 cm agar barang tidak menempel ke
dinding.
3. Pada dinding diberi garis marka untuk
menandai batas ketinggian tumpukan
barang.
4. Barang diletakkan di atas pallet.
5. Suhu udara kering. Pasang thermometer
KELEMBABAN.
6. Tiap tumpukan barang diberi identitas
umum, misalnya “J.Co” untuk barang milik
J.Co, “Bread Talk” untuk barang milik Bread
Gambar: Contoh penempatan barang setengah Talk. Identitas dicetak sebesar A4 dan
jadi yang diberi label ditempel di tembok terdekat dengan
barang, atau digantung di langit-langit.
(Lihat foto)
10. Area penerimaan, penyimpanan, pengiriman Bp. Sugeng 1. Mulai dibersihkan dari sekarang.
kemasan harus bersih, terpelihara, dapat menjaga 2. Gudang bahan baku dipel dengan bahan
keutuhan dan kualitas kemasan. kimia.
3. Dibuat marka-marka pada lantai setiap area
produksi dan gudang.
11. Toilet dan loker karyawan bersih dan terpelihara. Bp. Asikin 1. Di toilet disediakan sabun.
2. Loker dicat, beli kuncinya.
12. Tersedia tempat cuci tangan untuk karyawan 1. Ganti kran dengan yang bukan putar.
dilengkapi sabun dan kran bukan putar. 2. Sediakan sabun.
3. Sediakan 1 tempat cuci tangan di area
finishing.
13. Fasilitas laboratorium bersih dan terpelihara. Carolina Pelajari yang dimaksud dengan GLP.
Tersedia peraturan Good Laboratory Practices
(GLP)
PEMBERSIHAN, SANITASI, PENGENDALIAN HAMA
14. Tersedia program pembersihan dan sanitasi yang 1. Untuk semua ruangan, area produksi, dan
paling sedikit mencakup: mesin, buat SOP, IK, Jadwal, dan PIC
a. Jadwal lengkap yang meliputi semua area Kebersihan.
pabrik 2. Print dokumen tersebut, tempel di tempat-
b. Prosedur atau instruksi kerja semua kegiatan tempat ybs.
pembersihan dan sanitasi 3. Untuk bahan pembersih yang dipakai, buat
c. Penanggung jawab kegiatan daftarnya.
d. Daftar terbaru bahan yang dipakai

Page | 2
15. Bahan pembersih dan sanitasi yang bersentuhan
dengan permukaan kontak kemasan adalah food
grade. MSDS (Material Safety Data Sheet) atau
labelnya tersedia.
Gambar: Wadah Bahan kimia diberi identitas
16. Konsentrasi bahan yang digunakan sesuai dengan
program dan sesuai dengan label bahan.
17. Bahan pembersih dan sanitasi disimpan dalam
wadah tertutup, terpisah dari kemasan. Peralatan
disimpan dengan benar.
MSDS
Gambar: Penyimpanan bahan kimia di lokasi
pabrik.
18. Tidak digunakan peralatan pembersihan yang
dapat merusak keutuhan dan kualitas kemasan
19. Tersedia program pengendalian hama. Jika
pengendalian dilakukan secara internal dan tidak
menggunakan pestisida, maka harus tersedia peta
terbaru penempatan alat pengendali hama dan
catatan pemeriksaannya.
1. Buat daftar bahan kimia yang dipakai dalam
keseluruhan proses industry.
2. Beri tanda bahan-bahan apa saja yang
berkontak dengan kemasan, misalnya tinta,
pembersih plat, dll.
3. Setiap wadah bahan kimia diberi label
identitas.
4. Pisahkan lokasi penyimpanan bahan kimia
yang food grade dan yang bukan.
5. MSDS semua bahan kimia di print dan
ditempel di setiap lokasi penyimpanan
bahan kimia ybs.
6. Untuk bahan kimia yang food grade,
sertakan juga sertifikasinya.
-
1. Setiap bahan kimia (termasuk pembersih)
disimpan dalam wadah yang selalu tertutup
rapat, dan diberi label identitas.
2. Bahan kimia disimpan di tempat yang
terpisah dengan gudang bahan baku dan
barang jadi.
3. Penyimpanan bahan kimia dipusatkan di
satu tempat (gudang bahan kimia), dengan
kondisi ruangan / tempat penyimpanan
yang sesuai dengan MSDS.
4. Pisahkan lokasi penyimpanan bahan kimia
yang food grade dan yang bukan. Untuk
bahan kimia berbahaya, beri marka seperti
foto terlampir.
5. MSDS dan Sertifikasi setiap bahan kimia di-
print dan ditempel di lokasi penyimpanan.
6. Peralatan ditempatkan dengan rapi
digudang peralatan, tidak berceceran di
area produksi maupun gudang.
-
Pakai third party. Lihat no. 20.
Page | 3
20. Jika pengendalian hama yang dilakukan oleh pihak Bp. Sugeng Sudah cari pihak ketiga dan minta penawaran.
ketiga dan menggunakan pestisida harus memiliki Dokumen yang perlu disiapkan:
dokumen: 1. Seperti yang diminta dalam point a-f di
a. Surat ijin usaha pengendalian hama samping.
b. Sertifikat operator 2. Surat kontrak / perjanjian kerjasama.
c. Jaminan pertanggungjawaban jika terjadi
kontaminasi produk
d. Daftar terbaru pestisida yang dipakai dan
MSDS nya
e. Peta penempatan alat pengendali hama
f. Berita acara pengendalian
21. Penempatan alat pengendali hama tidak -
berpotensi mengkontaminasi kemasan atau
membahayakan kesehatan karyawan
22. Tidak ditemukan hama atau tanda-tandanya di -
bagian dalam pabrik
23. Tidak ditemukan hama atau tanda-tandanya di Kucing dilarang masuk.
bagian luar pabrik

KEGIATAN PRODUKSI
Karyawan
24. Semua karyawan menggunakan seragam atau baju 1. (BT) Didata ulang jumlah karyawan per
yang bersih dan pelindung badan sesuai kebutuhan bagian untuk alokasi seragam dan APD.
(topi, masker, sarung tangan, sepatu, dll). 2. Sediakan APD berikut dengan jumlah sesuai
kebutuhan:
a. Shower cap
b. Masker
c. Sarung tangan
3. Buat daftar APD dan catat pemakaiannya.
4. Setiap tenaga kerja wajib memakai sepatu.
25. Karyawan mempraktekkan standar kebersihan Pasang spanduk di pintu masuk area produksi /
pribadi untuk mencegah kontaminasi pada finishing yang mengingatkan pekerja akan
kemasan pentingnya menjaga kebersihan diri
26. Tersedia daftar karyawan yang berkaca mata atau Bp. Asikin Buat daftar karyawan yang memakai kacamata
menggunakan lensa kontak di area kemasan jadi dan lensa kontak.
27. Karyawan tidak terlihat makan, minum, atau 1. Buat regulasi/peraturan tertulis tentang
merokok di area produksi dan gudang. makan/ minum/ merokok di lingkungan
pabrik.
2. Tunjuk pengawas pelaksanaan regulasi tsb.
3. Resmikan peraturan dan penunjukan PIC.
4. Sediakan/perbaiki fasilitas seperti ruang
makan, tempat merokok, dll.
5. Sosialisasikan peraturan kepada seluruh
karyawan
6. Pasang rambu-rambu dilarang makan /
minum / merokok area produksi.
28. Barang-barang pribadi disimpan terpisah dari area Barang pribadi disimpan di locker.
produksi Lihat no. 11.

Page | 4
29. Tidak terlihat karyawan yang sakit kulit atau sakit Jangan ada karyawan yang batuk / flu pada saat
yang menular melalui udara. audit.
30. Dilakukan pemeriksaan (shelf audit) tentang 1. Buat regulasi / peraturan tertulis mengenai
peraturan pada pertanyaan nomor 25 sampai 29. kebersihan diri dan tempat kerja
Catatan tersedia. 2. Resmikan regulasi tsb.
3. Sosialisasikan regulasi kepada seluruh
karyawan
4. Buat dan dokumentasikan Berita Acara (BA)
pelaksanaannya.
Contoh:
a. Adakan program pemeriksaan rutin
terhadap kebersihan diri karyawan.
b. Kebersihan diri setiap karyawan dicatat dan
didokumentasikan (dibuat log-nya).
31. Karyawan mencuci tangan secara rutin dan Disediakan tempat cuci tangan yang memadai.
menjaga kebersihan diri. Lihat no. 12.
32. Semua karyawan yang terlibat di bagian 1. Training / penyuluhan IK per bagian.
penerimaan, penyimpanan, pengiriman, produksi, 2. Penyuluhan didokumentasikan dalam rupa:
sanitasi, pengawasan kualitas telah diberikan a. Nama pembicara, waktu, tempat
pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan kerjanya. b. Topik yang dibicarakan
Catatan tersedia. c. Daftar hadir peserta
d. Notulensi
e. Foto
3. Training yang diselenggarakan antara lain:
a. Material handling
b. Chemical handling
c. Operational / machine handling
d. Dll.
4. Pembicara dapat diminta dari supplier, atau
pihak internal yang memiliki keahlian.
Proses
33. Area kerja terlihat rapi, semua peralatan 1. Sampah dipisahkan antara:
dibersihkan setelah digunakan dan disimpan a. Majun terkontaminasi bahan kimia
dengan benar. Sampah produksi dikumpulkan dan b. Kaleng / plat / logam
dipisahkan. c. Kertas yang akan dihancurkan
d. Sampah umum / rumah tangga
2. Sediakan tempat sampah terpisah di area
produksi
3. Sediakan tempat sampah terpisah di lokasi
pembuangan akhir.
4. Beri label identifikasi di setiap tempat
sampah.

Gambar: Tempat sampah khusus plat

Page | 5
34. Penyimpanan peralatan yang tidak dipakai tidak
berpotensi mengundang hama.
35. Semua tahap dalam proses produksi dapat Bp. Asikin
menjamin kualitas kemasan yang konsisten.
36. Terdapat prosedur pencegahan masuknya benda
asing ke dalam kemasan yang siap dikirim
37. Dilakukan pengawasan terhadap proses produksi
misalnya setting mesin
38. Alat-alat pengukuran yang dipakai dalam produksi
atau oleh Quality Control dikalibrasi secara rutin.
Kemasan Jadi
39. Tersedia spesifikasi untuk semua bahan baku yang
dipakai.
40. Semua bagian kemasan yang bersentuhan dengan
produk menggunakan bahan yang food grade.
41. Dilakukan pemeriksaan kualitas bahan baku
sebelum dipakai. Catatan tersedia.
42. Kualitas kemasan memenuhi standar terbaru yang
ditetapkan oleh Bread Talk atau J.CO termasuk
desainnya
43. Kemasan diberi label identifikasi dan tanggal
produksi
44. Terdapat pemeriksaan kualitas kemasan sebelum
dikirim
Barang-barang / peralatan yang tidak terpakai
disembunyikan di satu tempat yang terpisah
dengan area produksi dan gudang.
(Sy) SOP dan QC (TQM) dapat diambil contoh
dari QC BCA:
a. QC cetak 1-2 orang / shift
b. QC finishing 1-2 orang / shift
c. Catatan kualitas hasil produksi dilaporkan
petugas QC ke “atasan”.
(BT) Dokumen QC yang ada di ISO dikumpulkan
dulu untuk dipelajari.
SOP dan IK packing.
1. Setting / maintenance mesin tercatat.
2. Instruksi Kerja (IK) print, tempel di dekat
mesin
1. Alat ukur (misalnya penggaris) tersedia dua
buah. 1 buah disimpan dengan baik sebagai
tolak ukur kalibrasi, 1 buah lagi digunakan
sehari-hari.
2. Kalibrasi penggaris, thermometer, dan
timbangan. Bisa Tanya ke Bp. Bambang
Baruna di Pulogadung.
3. Thermometer boleh pinjam WA Ckg.
Form pesanan / SPK diperiksa:
Berat material 270 gr untuk kemasan ¼ dan ½
lusin, berat material 350 gr untuk kemasan 1
lusin.
Bahan pengemas seperti plastic wrapping juga
food grade. Cari informasi harga plastic wrap
yang food grade.
Cek dokumentasi QC / verivikasi barang masuk.
Lihat No. 39-41
Tiap KEMASAN / PACK diberi lable identitas
yang menyatakan:
a. Nama Customer
b. Nama Produk
c. Jumlah
d. Tanggal Produksi
Cek dokumentasi QC barang keluar.
Page | 6
45. Setiap perubahan spesifikasi atau desain kemasan Kantong SPK dilengkapi dengan:
dikomunikasikan kepada semua karyawan yang 1. Form SPK
bersangkutan untuk menghindari kesalahan. Data 2. Form Spec Order / Repeat Order
tersedia. 3. Acc Draft / Contoh cetakan
Lihat juga no. 39.
46. Penyimpanan dan pengiriman kemasan ke Ibu Eni 1. IK dan SOP sopir dan petugas delivery
konsumen dapat menjaga keutuhan dan kualitas dibuat tertulis.
produk. Dilakukan pemeriksaan kondisi mobil 2. IK dan SOP di-print dan ditempel di ruang
sebelum barang dimuat ke dalamnya. ekspedisi.
3. Mulai buat Berita Acara (BA) pemeriksaan
dan perawatan mobil.
47. Semua keluhan mengenai produk Bread Talk dan Bp. Sartono 1. Keluhan pelanggan dikumpulkan dan
J.CO telah ditindaklanjuti atau diselesaikan. didokumentasikan oleh bagian produksi
(biasanya oleh bagian QC).
2. Dokumentasi Keluhan Pelanggan minimal
berisi tanggal, permasalahan, dan
penyelesaiannya.
ADMINISTRASI
48. Tersedia daftar contact person supplier. Orang- Bp. Sartono Buat daftar kontak Marketing, Manager
orang di dalam daftar memiliki nomor telefon yang Marketing, dan PPC
bisa dihubungi termasuk di luar jam kerja dan hari
kerja normal.
49. Supplier dapat melacak bahan baku yang dipakai Bp. Sartono Rapikan dokumen-dokumen tsb. diatas.
sampai ke produk akhir yang dikirim ke konsumen 1. PO bahan baku
tingkat pertama. 2. SO
3. DO
4. Dan dokumen administrasi lainnya
50. Dokumen yang diberikan oleh Bread Talk atau J.CO Bp. Sartono Buat/cari SOP Filing di dokumentasi ISO,
atau dokumen supplier yang berkaitan dengan mengenai:
kerahasiaan produk dan kemasan Bread Talk atau 1. PO
J.CO tersimpan dengan aman, tidak dapat diakses 2. SO
oleh karyawan yang tidak berwenang. Tersedia 3. BA penghancuran plat
prosedur pengawasan dokumen.

TAMBAHAN
1. Lem yang biasa disub panggil pekerjanya untuk bekerja in-house selama 3 hari hingga saat audit. Berikan pelatihan,
seragam, dll.
2. Next meeting: Jumat 11/03/2011 jam 14.00 WIB, PIN Cikarang.

DAFTAR HADIR
Pemimpin rapat : Bp. Alex
PIC kegiatan : Bp. Greene
Peserta rapat :
Bp. Asikin Bp. Nurzaen Bp. Sugeng Ibu Eni
Bp. Bona Bp. Santoso Bp. Suprianto
Bp. Ian Bp. Sartono Bp. Syamsuri
Risalah ditulis oleh: Carolina

Page | 7