GUÍA SISTEMAS DE GESTIÓN AMBIENTAL,

IMPLANTACIÓN Y AUDITORÍA.
 SISTEMAS DE GESTIÓN AMBIENTAL, IMPLANTACIÓN Y AUDITORÍA

La gestión ambiental engloba el conjunto de actividades o estrategias que podemos

desarrollar para cuidar y prevenir problemas del medio ambiente.

Su objetivo es saber “qué hay que hacer” para proteger y conservar el medio ambiente,
cómo utilizar de manera racional los recursos que nos ofrece el planeta (sobre todo aquellos
que son limitados) y cómo conseguir un equilibrio adecuado entre el crecimiento de la
población y el desarrollo económico.

El problema radica en que: “A coste cero demanda infinita”, que quiere decir, adoptar una
mentalidad estratégica con capacidad de respuesta ante los riesgos, por lo que con base a
ello podemos estar afectando o consumiendo recursos naturales, sin reparar en lo que
estamos afectándolo.

Cada vez es mas notable la conciencia ambiental de la población, las legislaciones

mundiales en temas ambientales está cada vez más exigentes, la presión de los
consumidores y de las instituciones oficiales, hacen que hoy en día, ninguna organización,
pueda permanecer ajena a la administración de los factores ambientales en el conjunto de
sus actividades de gestión.

Las organizaciones están integrando este factor ambiental, en el marco de su gestión

global, a través de los denominados sistemas de gestión ambiental. Más conocidos por sus
siglas como SGA.

En la primera parte de este curso veremos cuáles son los conceptos fundamentales de
dichos sistemas; cuáles son las principales implicaciones de la implantación de los mismos
en las organizaciones, así como, cuáles son sus requisitos documentales y
procedimentales.

Posteriormente, una vez conocida toda esta información, pretendemos pasar a la segunda
parte del curso, en la que nos centraremos en la potenciación y desarrollo de aptitudes
profesionales para evaluar la eficacia de los Sistemas de Gestión Ambiental, mediante la
realización de las necesarias auditorías de los mismos.

En la primera parte del curso nos centraremos en explicar y comentar todos los apartados
de los que debe constar un sistema de gestión ambiental. Para ello, después de conocer
brevemente la historia y el significado de sostenibilidad ambiental, pasaremos a ver cuáles
son los beneficios de la implantación de un SGA en las organizaciones y las distintas guías
existentes que se pueden utilizar para su implantación. Para finalmente conocer más
exhaustivamente, qué debe contener todo SGA y cómo debe realizarse para implementarlo
correctamente en las organizaciones.

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En la segunda, nos centraremos en desarrollar la metodología que nos permita establecer
cómo auditar correctamente estos sistemas de gestión ambiental. Para concluir se hará un
resumen y conclusiones de lo visto a lo largo del curso.

Lo primero que debemos tener claro es, ¿a qué nos referimos cuando hablamos de
sostenibilidad o de desarrollo sostenible?

Pues bien, históricamente, el término sostenibilidad se utilizó por primera vez en 1713, por
Hanns Carl von Carlowitz, jefe de la guardia forestal de Sajonia en Alemania. Tomando
como ejemplo del bosque dijo: que si talamos un poco de madera de un bosque, él solo se
regenera y sigue produciendo más madera todos los años, pero si cortamos todos los
árboles del bosque desaparecerá y nunca más volverá a producir madera. Por tanto, según
este ejemplo, podemos entender a la sostenibilidad como aquellas actuaciones que nos
permite atender las necesidades del presente sin comprometer las del futuro.

Desde ese momento, cada vez que se habla de desarrollo sostenible. Se entiende éste
como aquel desarrollo que consigue mantener en equilibrio los ámbitos económico, social
y ambiental.

Es decir, una “Sostenibilidad económica” sólo se dará cuando la actividad que se mueve
hacia la sostenibilidad ambiental y social es financieramente posible y rentable.

La “Sostenibilidad social” está basada en el mantenimiento de la cohesión social y de su

habilidad para trabajar en conseguir objetivos comunes.

Y la “Sostenibilidad ambiental” se refiere a la compatibilidad entre la actividad considerada

y la preservación de la biodiversidad y de los ecosistemas, evitando la degradación de las
funciones fuente y sumidero.

Teniendo en cuenta todo lo anterior, y pasando de lo macro a lo micro, podremos decir que
una empresa u organización será sostenible cuando crea valor económico, ambiental y
social a corto y largo plazo, contribuyendo de esa forma al aumento del bienestar y al
auténtico progreso de las generaciones presentes y futuras.

Por lo tanto, la sostenibilidad empresarial o también llamada responsabilidad social

empresarial o responsabilidad corporativa, se puede definir como el compromiso que
adquiere una empresa ante sus grupos de interés o stakeholders.

Se trataría entonces de la integración voluntaria por parte de las organizaciones de las

preocupaciones sociales y ambientales, en sus operaciones y en las relaciones con sus
interlocutores. Entre otras cosas eso implica contribuir al desarrollo sostenible, la seguridad,
la salud y el bienestar social; respetar y aplicar tanto las normativas locales como las

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internacionales; tener en cuenta los intereses y las expectativas de los grupos de interés, y
mantener un comportamiento ético e íntegro, así como la transparencia en su gestión.

Al referirnos a los grupos de interés de una empresa u organización, también denominados

stakeholders, estamos hablando de aquellos grupos sociales o individuos afectados, de
alguna manera, por la existencia y acción de una organización, con un interés legítimo por
la marcha de esta, que influyen a su vez en la consecución de los objetivos marcados por
la organización.

Es decir, son todos aquellas personas o colectivos que, de una u otra manera se verán
afectados, positiva o negativamente, por las decisiones y actuaciones de la organización.

Estaríamos hablando entonces de los directivos y trabajadores de la propia organización,

los clientes, los accionistas, la competencia, las ONG o movimientos sociales, las
administraciones públicas, etc. Es decir todas aquellas personas o instituciones que, de una
u otra manera, tienen intereses en la forma en que se desenvuelve la empresa.

La existencia de las diferentes partes interesadas, que son como hemos comentado,
aquellos grupos sociales que se verán afectados por las actividades empresariales
desarrolladas por las diferentes organizaciones, requiere que exista una interacción entre
estas y los posibles afectados por sus actuaciones; lo que requiere una comunicación entre
ambos, y que además sea fiable, pues no se trata de que se nos informe, sino que se nos
informe con fiabilidad.

Las organizaciones no pueden aislarse y actuar sin considerar y compartir los efectos de
sus decisiones. Por lo que se hace preciso que mantengan un diálogo abierto, honesto y
fluido con las diversas “partes interesadas” para enterarse de primera mano de sus
necesidades, requerimientos y opiniones. De esta forma, podrá generar el conocimiento y
la confianza adecuada para que sus propuestas (innovaciones) sean las esperadas por la
sociedad y sean aceptadas por la misma.

Profundizando en el tema de la sostenibilidad empresarial, debemos señalar que aunque

en algunas estrategias sobre sostenibilidad en la empresa, la sostenibilidad figura como
sinónimo de “gestión del riesgo ambiental”, no es conveniente que se entienda la
sostenibilidad empresarial sólo como un riesgo más, asociado a las actividades de las
organizaciones, sino también como una gran oportunidad. Por ejemplo, una oportunidad de
hacer negocios, de manera que nos asegure la continuidad de la empresa en el futuro, ya
que es una vía para generar valor en la empresa, reduciendo gastos e incrementando
ingresos.

Podremos reducir gastos, por ejemplo, porque al perseguir mejorar el grado de confort de
nuestros empleados, disminuiremos probablemente los riesgos de corrupción o
reduciremos la posibilidad de sanciones económicas por incumplimientos de las
legislaciones laborales. Pero también podremos incrementar los ingresos, puesto que, al

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reducir los costos mejoraremos nuestra competitividad, y conseguiremos una mayor
demanda y podremos hacer mayores inversiones entre otras oportunidades.

Como resultado de estas circunstancias, entendemos que la RSC, considerada está en sus
tres ámbitos: Social, económico y ambiental, de los que se pueden conseguir diversos
resultados.

La Responsabilidad Social Corporativa fortalecerá a la cultura corporativa incidiendo en

aspectos muy importantes del Gobierno Corporativo, de la ética de la actividad, y en el
respeto de las relaciones laborales, entre otras facetas.

Además ayudará a captar y a retener el talento humano creando un buen clima laboral e
incidiendo en la formación de los empleados.

Es también un aspecto determinante a la hora de establecer la estrategia de la empresa,

ya que los aspectos recogidos en la RSC nos orientan sobre las finalidades de la
organización, lo que nos permitirá alinear los recursos y potencialidades de la empresa
para, el logro de sus metas y objetivos de expansión y crecimiento; todo ello, permitirá un
mayor grado de confianza y confort de sus “partes interesadas”.

Por último, pero no por ello menos importante, al contribuir al desarrollo sostenible,
estaremos incidiendo en los aspectos económicos, sociales y ambientales, a través de una
adecuada gestión/administración de los riesgos que puedan afectarles. Lo que nos
posibilitará un más fácil acceso a los mercados financieros, como nos evidencia los índices
bursátiles de sostenibilidad, como el Dow Jones Sustainability o el FTSE4good, los cuales
se basan en la metodología de Evaluación de la Sostenibilidad Corporativa
internacionalmente, ya que los inversores están reconociendo cada vez más la importancia
de la sostenibilidad corporativa y están explorando formas de integrar los factores
ambientales, sociales y de gobierno en sus estrategias de inversión.

De acuerdo con lo indicado por Te Instituto of Internar Auditor, la función auditora en las
organizaciones tiene como objetivo el de aportar valor a las organizaciones, incidiendo,
supervisando los procesos de riesgos, controles y gobierno corporativo.

Aunque se ha avanzado bastante en los temas a desarrollar en el curso. Podemos señalar

que, si uno de los requisitos que hemos señalado anteriormente respecto de las
obligaciones de las organizaciones con respecto de sus partes interesadas, es la de
intercomunicarse con ellas, debemos ampliar que la información aportada debe ser fiable.

Siendo así, nos encontramos con que, al igual que sucede con la información financiera,
para que exista una garantía razonable de que la información es fiable, se precisa de una
función auditora que supervise la bondad de la información distribuida, lo mismo se requiere
respecto de la información vinculada con la Responsabilidad Social Empresarial o
Corporativa.

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En este entorno las Unidades de Auditoría Interna ambientales deben:

Proveer un aseguramiento objetivo al Consejo, respecto de la efectividad de las actividades

de la RSC seguidas por la Empresa, destacando las fortalezas y las debilidades que puedan
existir en el proceso seguido. Brindar un aseguramiento sobre el proceso de gestión del
riesgo en el prestigio corporativo y su evaluación. Y defender el establecimiento de RSC,
estableciendo estrategias para su aprobación por la Junta.

Teniendo en cuenta toda esta información, ya podemos pasar al núcleo de la primera parte
del curso. ¿Qué son los sistemas de gestión ambiental y para qué sirven? Pues bien, los
Sistemas de gestión ambiental son eficaces mecanismos de carácter voluntario que gracias
a un proceso sistemático y cíclico de mejora continua, ofrecen a las organizaciones las
herramientas necesarias para alcanzar un alto nivel de sostenibilidad ambiental. Es decir,
son los mecanismos que nos permitirán avanzar en uno de los objetivos incluidos en la
RSC, en concreto el referido al medioambiente.

Dicho esto debemos también señalar, como sucede en la gran parte de los procesos
empresariales, que no existe un único Sistema de Gestión Ambiental, sino que coexisten
varios, unos más reputados que otros, y por lo tanto más aplicados.

Estos sistemas, además de aportar una satisfacción empresarial por actuar de forma
responsable con las partes interesadas, no solo presentes, sino también futuras. Desde el
punto de vista pragmático, ofrecen a las organizaciones una serie de ventajas que se verán
plasmadas en la cuenta de resultados.

Algunas de estas ventajas son el incremento de la calidad en la gestión ambiental

reduciendo a su vez el riesgo ambiental. Una disminución de cargas financieras debido a la
reducción de la contaminación y minimización de impuestos ambientales. Ventajas
financieras por el mejor control de las operaciones. Un aseguramiento del cumplimiento de
la legislación aplicable. Nuevas oportunidades de negocio en mercados, donde los
procesos de producción limpios son importantes. Incremento de la credibilidad y confianza
de las autoridades públicas, clientes y ciudadanos. Mejora de la calidad en lugares de
trabajo e incentivos al fomentar la participación del empleado. Así como un incremento de
la imagen corporativa.

Como acabamos de ver, la correcta implantación de un sistema de gestión ambiental en

nuestra organización, con toda seguridad, llevará asociada una mejora de la imagen
corporativa de la misma. Pero hay que tener en cuenta que la gestión ambiental, no es un
aspecto de solo marketing para poder disfrazar la realidad y aprovecharnos de las
hipotéticas ventajas que pueda conllevar este tipo de planteamientos.

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Por ello, los sistemas de gestión que veremos a continuación, incluyen como aspecto muy
significativo la supervisión de los mismos, que es dónde vuelve a aparecer la labor auditora,
emitiendo las conclusiones sobre el verdadero compromiso de las organizaciones en este
proceso.

Por tanto no sirve una manifestación de las partes autoevaluándose, sino que será preciso
que exista una evaluación independiente que dé rigor a lo manifestado.

Como todo Sistema de Gestión, el correspondiente al aspecto ambiental no supone por sí

solo una disminución inmediata del impacto en el entorno. Sino que tan sólo es un
instrumento que permitirá a la organización la consecución del nivel ambiental que ella
desee.

Por lo tanto, para que funcione correctamente, se ha de basar en un ciclo de continua

mejora. Además para asegurar alcanzar un alto nivel de sostenibilidad ambiental, el SGA
debe formar parte del sistema general de gestión de la organización, para así aportar la
base para encauzar, medir y evaluar el funcionamiento de la empresa. Tal y como nos es
ya familiar en base al famoso círculo de Deming (Planificar-Hacer-Verificar y Actuar)

Por ello el SGA debe iniciarse con el establecimiento o identificación de la política ambiental
que queramos o debamos aplicar, pues no debemos olvidar que este es un aspecto
bastante regulado, y que las normas que nos sean de aplicación, podrán ser determinantes
para establecer la política a seguir.

Una vez conocida o establecida la política, lo que debemos hacer es planificar la forma de
desarrollarla. Para pasar posteriormente a su implementación y aplicación.

Y en última instancia a la verificación de si sus resultados se ajustan a lo previsto o alejados

de los mismos, proponiendo medidas correctoras con las que adecuar los resultados a los
objetivos, lo cual exigirá un plan de acción que debe ser aprobado por la gerencia.

Volviendo a iniciarse todo el proceso, ya que estamos dentro de uno de continua mejora.

Como ya hemos comentado, pero no nos cansaremos de recordar, por su alta importancia
implantar correctamente un sistema de gestión ambiental es dar valor agregado a la
organización. Y ello por varias razones, ya que influye directamente tanto en la imagen
corporativa de la empresa, como en la calidad del producto o servicio, en su coste y en su
comercialización. En definitiva implantar un sistema de gestión ambiental en una
organización incrementa la competitividad global de la misma.

Resumiendo, podemos decir que gracias al correcto funcionamiento de un SGA, la empresa

conseguirá reducir sus consumos e incrementar sus ingresos.

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Obviamente, la implantación de cualquier sistema de gestión conlleva asociados unos
esfuerzos, pues requiere disponer de unos medios con los que cumplir o atender los
condicionantes que puedan requerir la consecución de los objetivos perseguidos.

Tres son los inputs iniciales precisos para desarrollar el Sistema de Gestión Ambiental. Un
primer esfuerzo económico que se derivará de la participación de los especialistas para
implementarlo, una disponibilidad de las personas cualificadas para desarrollarlo y una
implicación de toda la organización.

Descritas estas tres condiciones, hay que comentar que la implantación del sistema de
gestión ambiental, no sólo es consecuencia del balance costos-beneficios, pues si bien los
costes si podrán estimarse en términos económicos, la partida beneficios no serán solo los
que tengan su reflejo en la cuenta de resultados, puesto que no deben ignorarse los que se
podrán observarse en el largo plazo y de los que se beneficien nuestros herederos.

A la hora de implementar un SGA en nuestra organización, deberemos elegir entre

desarrollar un sistema de gestión propio de la empresa o bien implantar el sistema siguiendo
las directrices de una Norma globalmente reconocida. En el caso de inclinarnos por seguir
las directrices de una Norma, deberemos elegir también si una vez implementado el SGA
se va a certificar o no.

Elegir implementar nuestro SGA según una norma internacionalmente reconocida, no

solamente incrementa el compromiso con la mejora ambiental de toda la compañía, sino
que también identifica oportunidades para mejorar y reducir costes con base a una mejora
continua.

Además obtener la certificación de la misma, aunque implica una mayor burocracia,

incrementará la credibilidad del SGA frente a los clientes y proveedores. Pir lo tanto, aunque
existen varias opciones, la que mayores beneficios traerá a la empresa sería la
implementación y posterior certificación del Sistema

Actualmente existen varias Normas que pueden ser de aplicación, pero la Norma ISO 14001
es la utilizada por la mayoría de las organizaciones a nivel internacional. La norma ISO
14001 ha sido diseñada para poder ser implementada en cualquier organización
independientemente de su tamaño, sector y ubicación geográfica. Me pareció pertinente
subir este párrafo ya que se trata de la misma norma.

ISO, u Organización Internacional de Normalización, es una federación mundial de

organismos nacionales de normalización.

El trabajo de preparación de las normas internacionales normalmente se realiza a través de

los comités técnicos de ISO. Cada organismo que integra el comité técnico, tomara para su
estudio, una materia asignada en dicho comité, donde está representado cada uno. Las

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organizaciones internacionales, públicas y privadas, en coordinación con ISO, también
participan en el trabajo.

En la norma ISO 14001 se encuentran incluidos aquellos requisitos que pueden ser
auditados objetivamente y que se deben cumplir para lograr que el sistema sea eficaz.
Además, se establece el compromiso con la política ambiental, el cumplimiento de la
legislación y normativa aplicable, la mejora continua y la prevención de la contaminación.

La innegable importancia de esta norma se deriva, sustancialmente, del hecho de que ésta
representa una iniciativa en la normalización internacional, con la que se consigue unificar
la terminología en el sector de la gestión ambiental.

Antes de pasar a ver los contenidos que ha de tratar el SGA de nuestra organización es
importante conocer cuál es la situación ambiental actual y sus tendencias. La revisión
inicial, también denominada, análisis preliminar ambiental, nos dará la oportunidad de
capturar una instantánea de la actitud de la organización, frente a temas ambientales y
rendimiento, oportunidades y problemas. Es decir, sirve para tener una visión general,
poder incidir de una manera planificada en la organización y gestión y poder establecer
finalmente el SGA con un mayor grado de conocimiento.

Para conseguir una correcta revisión inicial, debemos hacer un mapa de procesos de
nuestra actividad, con todos los inputs y todos los outputs referentes al medio ambiente. Y
una vez conseguido este mapa de procesos, deberemos centrarnos en recopilar toda la
información existente, de cinco áreas fundamentales: (i) La legislación que nos aplica, (ii)
nuestros aspectos ambientales, (iii) identificar los procedimientos a implantar, (iv) analizar
los incidentes ambientales previos e (v) identificar las oportunidades de mejora existentes.

Independientemente del tipo de Sistema de Gestión Ambiental, que se quiera implantar en

la organización, para que este sea efectivo, ha de incluir una evaluación de los aspectos e
impactos ambientales de las actividades, productos, procesos y servicios de la misma, una
política ambiental, un programa de mejora ambiental, con unos objetivos y metas
claramente definidos , una identificación de las competencias y responsabilidades de todos
los empleados, un programa de formación, unos procedimientos escritos para controlar las
actividades que tengan un impacto ambiental significativo, un sistema controlado de
registros, auditorías periódicas del sistema, así como una revisión del SGA por parte de la
gerencia.

Hay que comentar que todos estos requisitos, que debe incluir cualquier sistema de gestión
ambiental, son también todos los alcances de los trabajos de auditoría a comprobar por el
auditor.

Así pues, ya que implantar un sistema de gestión ambiental es una labor que llevará algún
tiempo. Una manera de facilitar la implantación de nuestro SGA será hacerlo mediante
etapas.

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Lo más normal, es dividirlo en 6 etapas generales: El diagnóstico inicial, la planificación del
Sistema, la identificación de aspectos, la documentación del sistema, la implantación
propiamente dicha, y el seguimiento. En este último paso es en el que encontraremos la
realización de las auditorías.

La organización necesita definir y documentar cuál es el alcance de su sistema de gestión

ambiental, es decir, su compromiso y la identificación de los aspectos que serán objeto de
actuación y supervisión.

Como vemos en los ejemplos que hemos incluido en la pantalla, existen diversas formas
de establecer el alcance del SGA, el primer caso, que podríamos llamar “universal”,
afectaría a todas las actividades desarrolladas por la empresa con independencia, incluso,
de los ámbitos geográficos en los que estas se desarrollen. Este aspecto geográfico es
básico para las organizaciones que tienen externalizadas sus actividades, pues no parece
adecuado que seamos responsables donde está ubicado el holding, pero, al contrario, no
lo seamos en el mismo nivel en las filiales de países del tercer mundo, o incluso que
supervisemos cómo actuemos en nuestros entornos empresariales, pero que nos
despreocupemos de lo que hacen nuestros proveedores.

En el segundo caso, el que podríamos denominar “selectivo”, el alcance del SGA es muy
concreto y se focaliza sobre las actividades en las que exista un mayor riesgo de incidencia
ambiental.

La elección de uno u otro, estará condicionada por la amplitud que queramos asignar a
nuestro SGA. Lo ideal sería, al menos en el momento de su implantación, que fuese
“universal”.

La dirección de la organización debe establecer la redacción de su política ambiental al

comienzo del proceso de desarrollo e implantación del sistema, ya que es un compromiso
necesario para impulsar la participación de todos los niveles de la organización desde el
comienzo. Además, la dirección deberá tener en cuenta, al redactarla, que la política sirve
de instrumento de comunicación tanto interna como externamente.

Internamente, indicando a los empleados cuáles son sus intenciones en cuanto a las
cuestiones ambientales. Y externamente, como una declaración de principios, prioridades
e intenciones ante las partes interesadas de la Organización.

La política ambiental de la empresa, puede ser lo concisa o extensa que estimemos

oportuno, mientras que cumpla los requisitos anteriormente citados.

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Pero ¿cuáles son los factores que la determinarán?

En primer lugar estará determinada por los requisitos legales aplicables. La redacción de la
política ambiental debe tener en cuenta aquellas materias específicas de la actividad de la
organización que pueden estar sujetas a requisitos legales en materia ambiental.

En segunda por los aspectos ambientales significativos. Los aspectos ambientales que la
organización desee contemplar dentro de su política ambiental deben ser significativos para
la misma.

Tercero, por la propia Organización. La política debe alinearse con la realidad de la propia
organización, no estableciendo directrices ajenas a la misma o imposibles de cumplir.

Cuarto, por el mercado. Es decir es posible tener en cuenta el comportamiento y/o los
eslóganes de empresas competidoras.

Y por último, en el caso de seguir las directrices de la norma ISO 14001, la propia norma.
Ya que esta establece la necesidad de incluir los compromisos de cumplir con los requisitos
legales y voluntarios suscritos por la organización, de mejorar continuamente el
comportamiento ambiental y de prevenir la contaminación.

Además debe tenerse en cuenta que la política debe ser entendida por todo el personal de
la organización, por lo tanto, el vocabulario y las expresiones usadas deben ser los
adecuados al nivel de los empleados.

En forma resumida podemos definir la política ambiental como la declaración de intenciones

y principios de acción de la organización en materia ambiental realizada por la alta dirección
de la empresa. Y esta debe ser apropiada a los impactos ambientales generados por la
organización, por ello debe: Incluir un compromiso de mejora continua del comportamiento
ambiental y de prevención de la contaminación. Incluir un compromiso de cumplimiento de
la legislación y normativa ambiental aplicables. Proporcionar el marco para establecer y
revisar los objetivos y metas ambientales. Estar documentada, implantada y mantenida al
día. Ser comunicada a todos los empleados. Estar firmada por el máximo representante de
la empresa Y tener una difusión pública, debiendo estar a disposición de las partes
interesadas.

Básicamente, podemos decir que al leer la política ambiental de una organización

deberíamos ser capaces de conocer la manera de actuar de la misma en materia ambiental.

Debiendo incluir en la misma los 9 aspectos que vemos en la slider, ya que todos ellos son
imprescindibles para poder ejecutarla con éxito.

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Como se observa en el esquema, la política ambiental debe estar situada en el centro de
las actividades con las que desarrollar el SGA, ya que es la que establece los objetivos que
queremos alcanzar, siendo por tanto la que condicionará el alcance de todas las demás.
Siendo básico pensar cómo debemos definir la política, pues el éxito del Sistema dependerá
de la adecuada política que establezcamos. No es condición suficiente del éxito, pero sí es
condición necesaria.

A continuación proponemos unas sugerencias para hacer el borrador de la política, con el

objetivo de que sea adecuado:

1. Defina el equipo responsable de desarrollar la política.

2. Discuta con el equipo los requerimientos que exige las normativas, los aspectos
ambientales de la organización y los posibles objetivos.
3. Defina con el equipo los parámetros para desarrollar la política.
4. Cada miembro del equipo debe hacer una política.
5. En reunión plenaria se presentan las políticas propuestas, se define la mejor, se
acondiciona con elementos de otras políticas y se revisa si cumple con los
requerimientos de la norma.
6. Se presenta a diferentes grupos (gerencia, operarios, ingenieros) para que den su
opinión.

Otro de los aspectos que deben regir la política ambiental es la comunicación hacia las
partes interesadas. La difusión externa puede ser tan extensa como la empresa decida.
Algunas empresas editan una publicación de dicha política que luego distribuyen
voluntariamente a algunas de sus partes interesadas; otras la difunden en comunicaciones
ya establecidas, como revistas, folletos; algunas incluso utilizan su página Internet para
asegurarse de una mayor accesibilidad.

Pero adicionalmente se hace imprescindible que se consigan periódicamente evidencias de

la forma en que esta comunicación se ha realizado, que el contenido de la política es realista
y que se ajusta a la realidad de la organización, actualizándose con la periodicidad que sea
precisa.

Una vez definida, redactada y difundida la política ambiental, podremos empezar a planificar
nuestro sistema de gestión ambiental.

Se debe tener en cuenta que una correcta planificación del SGA es esencial para su éxito,
ya que con ella debemos cubrir lo qué queremos hacer; es decir el alcance que queramos
atienda el SGA.

Durante la planificación la organización deberá identificar: primero los aspectos ambientales

significativos y segundo los requisitos legales aplicables presentes y futuros. Durante esta
etapa, y tras haber identificado los aspectos ambientales y los requisitos legales, la

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organización deberá establecerse unos objetivos y metas ambientales así como los
programas o procesos de gestión ambiental con los que alcanzarlos.

Es decir, se trata de establecer la estructura organizativa que permita la consecución de los

objetivos fijados. El establecimiento de los aspectos legales y de otra índole, los programas
de manejo ambiental supone la definición de las funciones, responsabilidades y autoridad
de cada uno de los agentes que van a intervenir en las actividades desarrolladas en el
centro en el que se está aplicando un sistema de gestión medioambiental.

El Sistema de Gestión que se aplique debe ser simple y flexible para la organización; debe
permitir que la misma se pueda adaptar rápidamente a cambios en el medioambiente y,
además, ser comprensible para los empleados que deben realizarlos. El SGA deberá ser
además compatible con la cultura organizacional de la empresa. Ello deja dos opciones:
Hacer al SGA tolerante con la cultura, o cambiar la cultura de tal manera que sea compatible
con el SGA.

Se entiende como objetivo ambiental a todo fin de carácter general que una organización
se marca y que está cuantificado siempre que sea posible. Por ejemplo optimizar el
consumo energético en un 10% o disminuir el uso de agua en un 15%.

Y como meta ambiental aquel requisito, cuantificado cuando sea posible, que proviene de
los objetivos y que debe establecerse y cumplirse para alcanzar dichos objetivos. Por
ejemplo, formar a todos los empleados en materia de eficiencia energética o sustituir el 50%
de los interruptores de la luz por detectores de presencia.

Siendo así, la organización deberá garantizar la existencia de un procedimiento que permita

la determinación de los objetivos y las metas del sistema.

Para la determinación de los objetivos y metas, la organización deberá tener muy en cuenta
el resultado de su revisión inicial, los requisitos legales así como los aspectos ambientales
significativos. De esta forma podrá identificar y priorizar las áreas específicas sobre las que
se debe prestar más atención desde el punto de vista del desempeño ambiental.

Pero también para que estos objetivos y metas sean alcanzables, se tendrá que tener en
cuenta las diferentes opciones tecnológicas presentes en el mercado, los requisitos
financieros así como las opiniones de sus partes interesadas.

Para simplificar esta tarea, algunas organizaciones optan por una vez establecidos los
objetivos específicos, dividir estos objetivos en tareas más realistas.

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Así pues, para establecer los objetivos y metas ambientales de la organización, podemos
seguir 3 pasos:

1º. Teniendo en cuenta los aspectos ambientales significativos y la política ambiental,

determinar una propuesta de posibles objetivos ambientales. Como por ejemplo,
reducir el consumo energético de la organización, utilizar energía renovable o disminuir
el consumo de materias primas.

2º. Teniendo en cuenta los requisitos legales, el histórico de consumos, emisiones y

residuos y teniendo en cuenta las posibilidades tecnológicas y de recursos, debemos
seleccionar los objetivos ambientales sobre los que queremos actuar.

3º. Determinando las metas. Por ejemplo, instalar detectores de presencia para disminuir
el consumo de electricidad o imprimir a doble cara los documentos, para disminuir el
consumo de papel.

Como atributos básicos a considerar, debemos hacer mención a “los aspectos ambientales”
entendidos como todo aquel elemento de las actividades, productos o servicios
relacionados con la organización que puede interactuar con el medio ambiente. Es decir,
un aspecto ambiental es aquello que una actividad, producto o servicio genera (en cuanto
a emisiones, vertidos, residuos, ruido, consumos, etc.) que tiene o puede tener algún tipo
de incidencia sobre el medio ambiente, entendido éste como el medio natural receptor de
los aspectos ambientales, incluyendo dentro de este medio los seres vivos que habitan en
él.

En terminología más habitual para los auditores, los aspectos ambientales equivaldrán a
los factores de riesgos que puedan incidir al ambiente. Se excluye de este ámbito la
prevención de riesgos laborales, objeto de tratamiento particularizado mediante otras
disciplinas de gestión.

Todos los aspectos ambientales, como los riesgos empresariales, llevan asociado un
impacto ambiental y una probabilidad de ocurrencia.

Como “impacto ambiental” debemos considerar a cualquier cambio en el ambiente, ya sea

adverso o beneficioso, total o parcialmente resultante de las actividades productos o
servicios de una organización.

Así pues, podremos decir que el aspecto ambiental (el riesgo) es la causa, y el impacto
ambiental es el efecto.

Las organizaciones deberán identificar los aspectos (los riesgos) que puedan controlar o
sobre los que pueden tener alguna influencia minorándolos. Incidiendo en todo tipo de
aspectos ambientales, sean o no regulados, pues estos últimos también deben ser

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debidamente administrados, como por ejemplo los desaprovechamientos en la producción
y el consumo de energía, etc.

Sin olvidar que hay que tener en cuenta todas las situaciones que se nos puedan presentar,
tanto previstas (las que seguro actúan sobre el medio ambiente) como las potenciales (las
que podrían actuar sobre el medio ambiente). Por ejemplo, la generación de residuos
líquidos es el impacto generado por el aspecto ambiental del lavado realizado en la actividad
de limpieza. El consumo de agua, es otro impacto ambiental, propio del aspecto ambiental
lavado que hace parte de la actividad de limpieza.

Serán objeto de seguimiento aquellos aspectos ambientales que por su significancia

resulten importantes desde el punto de vista ambiental.

Algunos de los ejemplos de aspectos ambientales más comunes a tener en cuenta en las
organizaciones son, el consumo de agua, el consumo de energía, la generación de
residuos, la emisión de contaminantes a las aguas o las emisiones de gases de efecto
invernadero.

Para los que estén familiarizados con la gestión de riesgos empresariales, como ya hemos
comentado previamente, podríamos decir que, los aspectos ambientales serían los factores
de riesgo que posibilitan, la ocurrencia de las amenazas que interferirían en la consecución
de los objetivos empresariales. En tanto que los impactos tendrán el mismo significado que
COSO II (Enterprise Rick Management) concede a este atributo, es decir el daño que
posiblemente afectará el riesgo caso de materializarse.

Para identificar todos los aspectos ambientales de la organización, esta deberá revisar
todos los sus procesos, analizando las entradas y salidas de los mismos desde un punto
de vista ambiental en situaciones normales (previstas), anormales y de emergencia
(potenciales).

Además habrá que tener en cuenta, dos tipos de aspectos ambientales. Los directos y los
indirectos. Siendo los primeros aquellos aspectos sobre los que la organización, tiene un
control sobre su gestión, y los segundos aquellos sobre los que la organización no tiene un
control total.

Así los indirectos pueden ser el comportamiento ambiental de proveedores, clientes,

consumidores, productos suministrados, ciclo de vida de los productos, inversiones…son
más difíciles de identificar.

Para identificar los aspectos indirectos existen varias alternativas, como por ejemplo, hablar
con los subcontratistas y proveedores que participan en los procesos externalizados.
Preguntar a los contratistas que operan en nuestras instalaciones. Revisar las actividades
desarrolladas por estos subcontratistas. Hablar con los clientes finales. O examinar la
utilización y eliminación de productos.

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Una vez identificados qué aspectos tienen o pueden tener un impacto, el siguiente paso es
evaluar cuáles de ellos son significativos para la organización. De esta manera, se podrá
optimizar el uso de los recursos, pudiéndose centrar en tomar acciones para disminuir los
impactos más significativos.

Cuando un aspecto ambiental tiene o puede tener un impacto importante en el medio

ambiente, se le denomina ASPECTO AMBIENTAL SIGNIFICATIVO. Estos impactos serán
los que deberán ser tenidos en cuenta, en el posterior establecimiento de objetivos, metas
y programas del SGA.

No existe una metodología única para determinar, cuándo un aspecto ambiental es

significativo o no. Por lo que cada organización podrá desarrollar la suya propia, siempre
que utilice criterios técnicos, relacionados exclusivamente con el medio ambiente que
puedan ser valorados y sean objetivos.

De este modo, en la metodología que se aplique no tendrán cabida criterios que atiendan
a costes económicos, imagen de la empresa o facilidad de la gestión del aspecto ambiental.
Y que al ser aplicada por distintas personas, se deberá obtener el mismo resultado.

En definitiva, para que la metodología utilizada para determinar los aspectos ambientales
de una organización sea correcta, deberá ofrecer información sobre la relevancia de sus
impactos ambientales.

Algunas organizaciones utilizan simplemente, la legislación aplicable para la identificación

de los aspectos ambientales significativos, pero entendemos que este un enfoque erróneo,
ya que existen aspectos ambientales que no disponen de cobertura legal o es incompleta.

La metodología alternativa a emplear, puede tener todos los matices que se quieran
haciéndola más o menos complicada, pero un ejemplo, la metodología correcta puede ser
aquella que utiliza para la identificación de los aspectos significativos, tres factores.

Primero, la magnitud del aspecto o cuantificación del mismo. Se suele calcular comparando
los valores de consumo o generación respecto al año anterior.

Segundo, la gravedad: Que es el grado de peligrosidad o incidencia del mismo.

Y tercero, la Frecuencia o probabilidad de ocurrencia.

También se podrían incluir, aquellos otros factores que estimemos oportunos, como podrían
ser los criterios de extensión, acumulación y penetración, que darían mayor valor al aspecto
ambiental cuanto más se haya dispersado en el medio. La reversibilidad actuaría valorando
más los aspectos que una vez en el medio lo afectan irreversiblemente (hay que recurrir a

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información bibliográfica para definir este criterio correctamente). La sinergia actuaría
valorando más la potenciación de efectos dañinos sobre el medio.

En cualquier caso, una vez que ya se tiene establecido la fórmula que se quiere utilizar, se
deberá dar a cada uno de los componentes una valoración para cada criterio y se calcula
su relevancia a partir de la fórmula, siendo significativos aquellos que superen un
determinado valor. Los criterios, las valoraciones y los límites para diferenciar la
significancia son siempre determinados por la propia organización.

Alternativamente a la forma de identificar los aspectos significativos que acabamos de

comentar, también existen otras derivadas de la aplicación de un chequeo sobre sus
cualidades, como por ejemplo la que vemos en pantalla. En la que, como se aprecia,
haciéndonos una serie de preguntas, y en función de las respuestas que consideremos
oportunas, nos permitirán calificar los aspectos en el grupo de los significativos, o no.

Este modelo, a pesar de aparentar ser muy sencillo, exige que la respuesta no sea la de
una sola persona, aconsejándose que se empleen técnicas tipo workshop para ser más
fiable.

Un resumen de lo comentado sobre la identificación de los aspectos ambientales sobre los

que deberemos centrar nuestra atención dentro del alcance del Sistema de Gestión
Ambiental que hayamos establecido, está recogido en el cuadro recogido en la presente
slide.

Este nos indica que, partiendo de la identificación de las actividades y ubicaciones de la

organización, debemos determinar los aspectos ambientales que entendamos está
vinculados a la actividad empresarial a desarrollar. Posteriormente de los aspectos
ambientales identificados, tendremos que ordenarlos en función de los efectos o impactos
que estimemos podrán producir, agrupándolos en dos grandes grupos: Los significativos y
los no significativos.

Nuestra actuación debe centrarse en la gestión/administración/ reducción de los

considerados significativos, pues no debemos olvidar que debemos ser selectivos e incidir
sobre lo importante.

La organización deberá establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos

para identificar los requisitos legales que le aplican, así como cualquier otro requisito que
la organización subscriba.

Estos otros requisitos pueden ser cualquiera que no lo exija la legislación, por ejemplo
requisitos requeridos por los clientes o principios de buenas prácticas voluntarias.

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En este caso habrá que tener muy en cuenta, cuál es el alcance que queremos dar a nuestro
sistema de gestión ambiental. Ya que habrá que considerar la legislación de todas aquellas
zonas que queramos integrar en el sistema de gestión, tanto local, estatal como de una
ámbito mayor, como europea por ejemplo.

Se deberán revisar todos los campos relacionados con el ámbito ambiental, como son las
emisiones atmosféricas, tratamiento de residuos, generación de ruido y vibraciones,
cambios de uso del suelo, sustancias peligrosas, captación de aguas y vertido de aguas
residuales, etc. Teniendo especial interés las autorizaciones, permisos y licencias, todo ello
con el objetivo de evaluar y valorar el grado de cumplimiento de los propios requisitos.

El acceso a la legislación ambiental es por tanto imprescindible para poder atenderla;

siendo varias las formas de poder conocerla, por ejemplo:

 Suscripción a boletines Oficiales.

 Suscripción a un servicio externo.
 Conexión a bases de datos.
 Suscripción a publicaciones especializadas.
 Asociaciones, Federaciones y Cámaras de Comercio.

Volvamos un momento a un gráfico ya comentado. Este que describe todo el proceso a

seguir para la aplicación y desarrollo de un SGA, ya que una vez definida nuestra política
ambiental, planificado nuestro sistema de gestión ambiental, es decir lo que queremos
conseguir, deberemos implantarlo y ponerlo en funcionamiento.

Es decir, ahora deberemos formular el programa de actuación. Se trata de un proceso largo

en el que se deberá asignar responsabilidades, formar y comunicar, elaborar y controlar la
documentación del sistema de gestión ambiental y las operaciones del mismo y realizar un
plan de emergencia.

Como acabamos de señalar, una vez definidos los objetivos y metas por parte de la
empresa, se deben determinar las acciones, medios, responsabilidades, plazos y recursos
necesarios para poder alcanzarlos, mediante el establecimiento de un documento
denominado ‘programa de gestión ambiental’.

La empresa debe asegurarse la disponibilidad de los recursos o medios para alcanzar las
metas:

 Tiempo
 Personal
 Entrenamiento
 Asesoría externa
 Equipo

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Pero también la fecha (plazos de cumplimiento de las actividades):

a) Tiempo para la ejecución adecuada de la tarea asignada.

b) La meta es concreta no solo en cuanto a su desempeño, sino también en cuanto al
plazo.

Por consiguiente: Un programa de gestión ambiental es una descripción detallada acerca

del modo en el que se van a alcanzar los objetivos y metas ambientales establecidos por la
organización. Definiendo para cada objetivo y meta ambiental, los responsables del mismo,
los recursos que se van a utilizar, el calendario de realización y la áreas de la organización
a las que afectará.

Igualmente, en los programas se podrá definir los destinatarios de los objetivos y metas,
así como las herramientas que se utilizarán para el seguimiento del cumplimiento de los
mismos.

Es decir, los programas de gestión ambiental deberán responder a dos preguntas:

1ª) ¿Qué va a hacer la organización para cumplir con la meta ambiental?

2ª) ¿Cómo vamos a cumplir las metas y objetivos ambientales?

La dirección de la empresa, a través de su responsable del sistema de gestión ambiental,

deberá asegurar la competencia individual, de todas las personas que su actividad y
operaciones pueda tener un impacto sobre el medio ambiente.

Así pues, se deberá establecer y mantener al día procedimientos para la identificación de

necesidades de formación en materia ambiental de sus empleados y a los empleados de
empresas que prestan servicio a la organización por cualquier método de contratación.

Además, la organización deberá establecer las acciones formativas e informativas que

estime oportunas para asegurar la sensibilización de sus empleados sobre:

 La importancia del cumplimento de la política ambiental.

 Los efectos ambientales significativos de sus actividades.
 Sus funciones y responsabilidades en el cumplimiento de la política y los objetivos
ambientales y los requisitos del sistema.
 Los beneficios para el medio ambiente de un mejor comportamiento personal (cultura
ambiental).
 Las consecuencias potenciales de la falta de seguimiento de los documentos
operativos (procedimientos e instrucciones) del sistema de gestión ambiental.

En cuanto a la competencia profesional, se deben definir los requisitos de cualificación de

los puestos de trabajo que puedan tener un impacto ambiental significativo. Requisitos que

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pueden definirse mediante educación, formación continua, experiencia, o una combinación
de ellas.

Otro aspecto importante a tener en consideración, es que la organización deberá estructurar

y asignar, responsabilidades dentro del sistema de gestión ambiental. Por lo tanto, la
organización deberá definir claramente las funciones, la autoridad y los recursos existentes
para la implantación y el control del sistema de gestión ambiental.

Aunque a todos los niveles, todos los empleados deben asumir una responsabilidad
personal en lo que se refiere al comportamiento ambiental. La alta dirección es la
responsable del éxito del Sistema Integrado de Gestión, por lo que deberá adquirir un alto
compromiso en cumplimiento del sistema de gestión ambiental y en su mejora continua,
asignando los recursos necesarios, tanto humanos y tecnológicos como financieros.

Igualmente se deberá nombrar un responsable como coordinador del sistema de gestión

ambiental que deberá informar sobre el mismo a la dirección de la empresa.

El gestor ambiental (descrito como el Representante de la Dirección en la norma ISO14001)

es responsable de llevar a cabo la revisión inicial, implementar y mantener el SGA,
coordinar las entradas de otras personas con responsabilidades complementarias e
informar del desempeño ambiental a la Dirección.

Si bien, como sucede con cualquier Sistema de gestión, ya sea de Riesgos, de Control
Interno, Calidad, etcétera, estos deben involucrar a todo el personal de la organización, eso
no excluye que exista un responsable máximo dentro de las mismas que se encargue de
implantarlos, apoyando a los intervinientes resolviendo las dudas que pudieran tener, pero
también supervisando la forma de actuar y sus resultados, proponiendo a la dirección las
medidas que sean necesario adoptar en cada caso. La dependencia organizativa de este
responsable debe ser la adecuada para aportarle la autoridad que debe disponer.

Una buena comunicación permitirá llevar la información importante a las personas indicadas
en el momento oportuno. Así pues la organización deberá establecer procedimientos para
la comunicación bidireccional entre sus distintos niveles y funciones, y entre sus partes
interesadas y la misma, en temas ambientales. Es decir, deberemos desarrollar un
procedimiento para asegurar la correcta comunicación interna así como la externa.

La organización deberá comunicar públicamente no solo su política, los objetivos y las

metas ambientales, sino también informar sobre la evolución de su comportamiento
ambiental.

Y decidir y responder a las preocupaciones del personal y de sus stakeholders en

cuestiones relativas a la gestión ambiental de la organización.

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Para poner en práctica la comunicación interna; la organización podrá servirse de los
métodos que utilice para otras comunicaciones con sus empleados, o podrá desarrollar
nuevas prácticas. Entre otras está la utilización del correo interno, el correo electrónico, los
buzones de sugerencias, las reuniones de grupo, los tableros de anuncios, etc.

En cuanto a la comunicación externa, dependerá de cada grupo de stakeholders que posea

cada organización, podrán utilizar entre otros un apartado de sugerencias o contacto en su
página web o los medios de comunicación masiva, como periódicos, revistas
especializadas, etc.

Con el objetivo de proporcionar la información necesaria, a todas las partes interesadas de

la organización, en lo referente al Sistema de Gestión Ambiental, y todos los documentos y
procedimientos que formen parte del citado sistema deben quedar perfectamente
documentados.

Toda esta documentación debe describir los elementos fundamentales que constituyen el
sistema de gestión ambiental y debe estar recopilada y mantenida al día.

Se puede decir que la documentación debe constar de: la política ambiental, un manual de
gestión ambiental, los procedimientos e instrucciones de trabajo, los registros y formularios
de la gestión ambiental, así como cualquier otros documentos que se estimen oportunos.
Destacándose entre ellos, en el apartado “Otros documentos” el correspondiente a las
auditorías ambientales con las que supervisar el avance real en el proyecto de continua
mejora emprendido por la empresa, en los aspectos incluidos en el Sistema de Gestión
Ambiental

Aparte de la información relacionada con la política ambiental ya vista anteriormente, vamos

a incidir en el segundo de los documentos. El Manual de gestión ambiental.

Este Manual constituye la base del SGA y por tanto, debe estar relacionado con sus
operaciones y procesos. Proporciona un punto central de referencia para la implantación y
mantenimiento del sistema. El Manual no tiene por qué ser largo, basta con que realice una
pequeña descripción, de los métodos aplicados por la organización para establecer el
sistema de gestión ambiental o bien la metodología utilizada para medir y dar seguimiento
a un aspecto ambiental significativo.

El Manual ambiental debe describir la política ambiental, la estructura general de la

compañía y los métodos para mantener el sistema de gestión ambiental. Además hace
referencia a los procedimientos utilizados para cumplir con la política definida.

Un ejemplo de la información que debería aparecer en el Manual de gestión ambiental es

primero una breve introducción, en la que describir la compañía, así como como el objetivo
y alcance del manual. Seguido de la política ambiental de la organización y de la estructura

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y responsabilidades del SGA. Por último el Manual de gestión ambiental deberá ofrecer una
breve descripción de cada elemento del SGA, como son la identificación de aspectos
ambientales significativos, la lista de requisitos legales aplicables, el programa de auditorías
internas, la metodología para realizar las revisiones por la dirección, la descripción de las
responsabilidades, etc.

Obviamente no se debe incluir toda la información ya desarrollada dentro de cada

procedimiento, sino que se explicará brevemente en cada uno de los procedimientos que
conforman el SGA.

Los procedimientos muestran cómo funciona la organización en cada área concreta, en

relación implícita con el Medio Ambiente, y sirven para establecer revisiones y mejoras del
sistema. Es decir cada procedimiento define, cómo debe funcionar cada actividad
relacionada con la gestión ambiental, y deben ser escritos desde un punto de vista donde
se refleje el incremento de la eficiencia y minimizar residuos.

Aunque en el caso de organizaciones no muy complejas no será necesario disponer de un

procedimiento para cada apartado del Sistema de Gestión Ambiental, ya que un solo
procedimiento en ocasiones, puede dar respuesta a varias necesidades de documentación.

Está generalmente aceptado que los procedimientos que han de formar parte de la
documentación del SGA son aquellos que nombra la Norma ISO 14001. Es decir, se
necesitarán procedimientos para la identificación de aspectos ambientales, los requisitos
legales, la formación, la comunicación, el control de la documentación, el control
operacional, los planes de emergencia, el seguimiento y medición, las no conformidades,
los registros y las auditorías.

En nivel de detalle de los procedimientos deberá ser tal, que evite posibles problemas por
desconocimiento de las personas que lleven a cabo la ejecución de las tareas descritas en
el procedimiento.

La redacción y utilización de estos procedimientos ayudarán a que el SGA funcione de

manera más eficaz y eficiente.

Los procedimientos se pueden modificar en cualquier momento, para mejorar la integridad

del sistema o para facilitar la operativa del mismo. Cualquier cambio debe ser
adecuadamente documentado y controlado dentro de cada procedimiento.

Además, en el caso de que la organización ya tenga implementado procedimientos de su

sistema de calidad o del sistema de gestión de prevención de riesgos laborales, se podrán
utilizar en el SGA, así como los registros que estos generan.

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Un procedimiento normalmente contiene los siguientes apartados: Un control de los
cambios realizados respecto a las versiones anteriores, el objeto de la actividad de la que
se encarga el procedimiento, el campo de aplicación de la misma, qué debe hacerse, quién
debe hacerlo, cuándo, dónde y cómo se debe llevar a cabo, qué materiales, equipos e
instrumentos deben utilizarse y cómo debe controlarse y registrarse.

Para facilitar la elaboración de los procedimientos, podemos seguir paso a paso estas cinco
fases.

Primero, la Fase de Elaboración del borrador. En esta primera fase se debe realizar un
primer borrador del documento, qué será denominado como la revisión 0

La segunda fase es la de Lanzamiento. En esta fase el borrador redactado en la fase

anterior, se distribuye a todas las personas afectadas por el mismo para que puedan sugerir
modificaciones que mejoren la comprensión del procedimiento. La fase finaliza con la
redacción definitiva, en base al borrador y las sugerencias recibidas.

La siguiente fase es la de Aprobación. Antes de su distribución, el documento debe ser

aprobado por la persona responsable previamente asignada. Normalmente se designa a la
Dirección, para la aprobación de los documentos de primer nivel (Manual), al equipo
directivo para los documentos de nivel dos (Procedimientos) y los mandos intermedios, para
los de nivel tres. Es decir, un estamento superior encargado de la redacción.

La penúltima fase es la Fase de Distribución. Una vez aprobado, el documento debe ser
distribuido de forma controlada a las personas o departamentos implicados, conservando
un registro de su distribución, para asegurar que siempre se mantiene la última versión
vigente.

Por último hay que realizar la Fase de Revisión. Esta revisión de los documentos puede ser
puesta en marcha tanto a solicitud de un empleado como de un cliente, para mejorar algún
aspecto de los mismos. En este caso, se seguirían las fases anteriormente expuestas.

Las instrucciones de trabajo son documentos que recogen cómo deben desarrollarse cada
una de las tareas indicadas en los procedimientos. Por lo tanto están condicionadas por
estos.

Estas pueden cubrir una actividad seleccionada o parte de ella para explicarla con mayor
profundidad.

Normalmente las instrucciones de trabajo están dirigidas a niveles más bajos de la

organización que los procedimientos. Así pues las instrucciones de trabajo deben ser
redactadas de una forma mucho más simple que los procedimientos.

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Las instrucciones proporcionan información detallada sobre cómo realizar las diferentes
tareas de la organización. Por lo contrario de los procedimientos, que son generales y
explican la interacción que existe entre los diferentes departamentos funcionales, todas las
instrucciones específicas y describen como se deben realizar todas las tareas de ámbito
individual.

Los registros y formularios son toda la documentación que tiene que formar parte del SGA
según ISO-14001 y que no se encuentra recogida en ninguno de los niveles anteriormente
mencionados. Destacan los registros del Sistema de Gestión Ambiental que proceden del
uso de los formatos incluidos en los procedimientos o planes de actuación (de auditoría,
plan de formación, etc.).

En el momento en el que se desarrollen los cuatro niveles de la documentación del Sistema

de Gestión Ambiental, se tiene que hablar acerca del control de la misma, cuya
responsabilidad cae en la misma organización, que tendrá que determinar y mantener al
día uno o varios procedimientos con el fin de controlar la documentación de su SGA.

Es necesario que la documentación de un Sistema de Gestión Ambiental se encuentre

localizada, se apruebe y revise cuando sea conveniente y retirada cuando se encuentre
ambigua u obsoleta. La documentación tiene que identificarse fácilmente (nombre, número
o referencia de los documentos), encontrarse accesible en el momento que se precise
(distribuyendo copias en los lugares detallados), añadir fechas de edición, además de estar
revisada y actualizada totalmente.

En algunos casos, el archivo del documento ya antiguo sirve para satisfacer un requisito
legal. En dicho caso, este texto tiene que identificarse de una manera adecuada.

La organización tiene el deber de explicar los procedimientos a seguir para saber cómo se
efectuará la distribución, revisión y aprobación, identificación y retirada de los documentos
obsoletos. Un sujeto tiene que encargarse de esta gestión documental para revisar los
textos y garantizar que no se contradicen con algún requisito o requerimiento de la norma
y, posteriormente, llevar a cabo su aprobación. El archivo de los documentos se mantendrá,
a lo largo de al menos tres años de vigencia, aunque alguno de ellos se quede en situación
de desuso.

Cualquier documentación que se produzca y genere como consecuencia de la aplicación

de los procedimientos del Sistema de Gestión Ambiental que no establezca registros del
sistema y aquella documentación externa que perjudique a la gestión ambiental, serán
controlados, así como analizados.

Como veremos más adelante, mediante este control de la documentación, se persigue

determinar los controles necesarios para garantizar que los aspectos ambientales se
trabajan correctamente, minimizando los impactos ambientales relacionados, identificando

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las actividades que pueda n ocasionar colisión con el medio ambiente tanto en los servicios
como en los procesos de producción.

Existen muchas formas de preparar y presentar los documentos, procedimientos o

instrucciones. Así pues las organizaciones pueden usar el método, estilo, composición o
formato que considere más adecuado.

Lo importante es evitar la preparación de documentación innecesaria y conseguir que sean

tan sencillos como sea posible.

Debemos aprovechar la flexibilidad existente, adoptando métodos sencillos y prácticos que

eviten costes burocráticos, así como la falta de seguimiento de los procedimientos y la
ineficaz implantación del sistema.

Como consejo, podemos decir que toda documentación en la medida de lo posible debe
ser, concisa, coherente, exacta, práctica, sencilla, organizada y con una cuidada
presentación.

La organización debe establecer un procedimiento que tenga por objeto definir el formato,
estructura, contenido y codificación de todos los documentos que conforman el Sistema
Gestión Ambiental, así como la sistemática de elaboración, modificación, revisión,
aprobación, distribución y archivo de la documentación.

Mediante el control de la documentación se debe garantizar, que toda la documentación

referente al sistema de gestión ambiental de la organización, es fácilmente localizable y
está archivada por un período especificado, están definidos los responsables de su
elaboración y aprobación, están fechadas todas las revisiones de la misma, se revisa
regularmente y estar aprobada previamente a sus publicación, las versiones actualizadas
están disponibles y que los documentos obsoletos están retirados e identificados
correctamente.

No es necesario que todos los empleados de la organización tengan un ejemplar de este

procedimiento, pero sí que sepan dónde encontrarlo y que esté siempre disponible.

Mediante el control de los documentos, la organización se asegura de que los documentos

utilizados por todos los empleados son los correctos. Es decir, que los documentos son
aplicables y están vigentes y aprobados.

El control operacional es una herramienta que permite a la organización planificar sus

operaciones y actividades con impactos ambientales significativos, estableciendo y
documentando procedimientos que indiquen las acciones a tomar cuando aparecen
desviaciones, incluyendo la comunicación a los proveedores de las exigencias que el
sistema les plantea. Manteniendo de este modo un comportamiento ambiental en

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consonancia con sus aspectos ambientales, su política ambiental, los requisitos legales u
las metas establecidas.

Su objetivo es garantizar que las actividades, procesos y servicios con potencial impacto
en el medio ambiente se realizan de manera controlada y según los criterios establecidos
en los procedimientos e instrucciones.

Por lo tanto, la organización debe identificar las operaciones relacionadas con los aspectos
ambientales significativos (también las contratadas a empresas externas) y documentar
estas actividades, en forma de procedimientos e instrucciones de trabajo, para asegurar
que se desarrollan bajo las condiciones especificadas.

El número de procedimientos e instrucciones de control operacional es dependiente

totalmente de las características de gestión y competencias de la organización.

Dentro de los procedimientos de control operacional debemos distinguir entre:

 Procedimientos de control de operaciones ambientales. Ej. gestión de la depuradora

de aguas.
 Procedimientos de control de operaciones relacionadas con aspectos ambientales.
Ej. gestión de los residuos.

Un elemento muy importante del control operacional, es que en el caso de que existan
proveedores o subcontratas, a los que les afecten determinados procedimientos, es
necesario informarles acerca de los mismos, así como de los requisitos que les son
aplicables. Sobre todo si actúan en nombre de la organización.

Esta parte del control operacional, es a menudo origen de desviaciones del sistema. Por
tanto, es conveniente además de una correcta comunicación, extender el control a la
comprobación de su cumplimiento en la medida de lo posible. Para ello podemos utilizar los
mecanismos de evaluación de proveedores y subcontratistas que existan en la
organización.

La organización debe tener identificados los potenciales accidentes ambientales y

situaciones de emergencia que puedan ocurrir derivados de su actividad, para
posteriormente definir los procedimientos e instrucciones con los que evitar estas
situaciones de emergencia en medida de lo posible y determinar las actuaciones necesarias
con el fin de minimizar los efectos negativos de los posibles accidentes.

Al tratarse de planes de emergencia y capacidad de respuesta del SGA, hay que tener en
cuenta que estamos hablando exclusivamente de emergencias ambientales y no de
emergencias que afectan a la seguridad de las personas.

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Por lo tanto, la organización tendrá que haber identificado previamente las situaciones
potenciales de emergencia y los accidentes potenciales que puedan tener impactos en el
medio ambiente y cómo responder ante ellos.

Deberá desarrollar procedimientos de preparación y respuesta ante cada situación y éstos

tendrán que ser revisados periódicamente y modificados en su caso, en particular después
de que ocurra algún accidente o se produzca una situación de emergencia.

Estos planes de emergencia y procedimientos de respuesta deberán ser revisados y

comprobados, en particular después de que ocurran accidentes o situaciones de
emergencia.

Se trata de un instrumento de planificación adicional que debería tener los siguientes

aspectos y características:

 Implica la realización de un análisis de riesgos ambientales que enuncie y valore los

riesgos asociados a las instalaciones y servicios de la organización.
 Debe contener diferentes hipótesis de emergencia y planes de actuación para cada
una de ellas.
 Debe contener las condiciones de uso y mantenimiento de las instalaciones, equipos
y servicios considerados, incluyendo programas de simulacros.
 Garantizar la respuesta frente a accidentes potenciales y situaciones de emergencia
provocadas por instalaciones y actividades de los servicios de la organización,
reduciendo los impactos ambientales asociados.
 Estar estructurado al menos para los medios humanos y materiales destinados a la
prevención de riesgos.

Algunos accidentes potenciales y situaciones de emergencia que pueden producirse y tener

un impacto negativo sobre el medio ambiente son, las explosiones, los incendios, las
inundaciones, rotura de depósitos, fugas, derrames o escapes de fluidos.

Como ya es conocido, la evaluación de riesgos constituye la base para la redacción y puesta

en marcha de los planes de emergencia en la organización.

Existen dos importantes fuentes de información que se debe consultar para realizar
correctamente la evaluación de riesgos ambientales. Una es el registro de incidentes o
accidentes ya ocurridos; y la otra, la identificación y evaluación de aspectos ambientales.
Teniendo estas fuentes presentes se deben determinar las posibles situaciones de
emergencia ambiental, tales como el derrame de líquidos inflamables, la fuga de gases, la
ruptura de tubos de agua, daño grave de archivos documentales, etc.

Además, para asegurar su eficacia se deben hacer simulaciones periódicas con el fin de
detectar posibles errores de concepto o de aplicación práctica.

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Lógicamente, éstas deberán estar completadas con las prácticas necesarias desde el punto
de vista de seguridad.

Cuando se produzca una circunstancia que exija la puesta en marcha del plan de
emergencia, será necesario que después se revise cómo se ha actuado para detectar
posibilidades de mejora e incluirlas en dicho plan.

Una herramienta eficaz para establecer las medidas preventivas y correctivas de una forma
útil y ágil, es la creación de fichas de actuación ante emergencia y accidentes potenciales.
En estas fichas se definen de forma esquemática las pautas de actuación al detectar una
emergencia o accidente.

El plan de emergencia puede contemplar los siguientes contenidos:

 Los responsables de actuar o decidir en caso emergencia.

 El personal clave en cada caso.
 Los datos de los servicios de emergencia de apoyo externos.
 Plan de comunicación interno y externo.
 Medidas a adoptar en las diferentes situaciones de emergencia.
 Planes de entrenamiento y ejercicios que permitan comprobar la eficacia de las
medidas.

Todo Sistema de Gestión Ambiental, debe tener establecidos e implantados unos sistemas
de supervisión que identifiquen, investiguen y corrijan las no conformidades detectadas. Es
el apartado que se ha denominado Verificación

Para realizar una correcta verificación del Sistema de Gestión ambiental, la Organización
debe desarrollar cuatro mecanismos

1) Monitorización de la situación.
2) Identificación de nos conformidades. Acciones correctoras y preventivas.
3) Registro de las mismas.
4) Auditoría.

El primero de estos mecanismos es el seguimiento y medición.

Mediante este mecanismo la organización deberá establecer, procedimientos que aseguren

una correcta medición periódica de aquellas características fundamentales de las
operaciones de la misma, que puedan tener un impacto significativo en el medio ambiente.

Es decir, la organización deberá evaluar periódicamente cómo está gestionando sus

aspectos ambientales significativos, cómo está evolucionando en relación a sus objetivos y
metas, y cómo está mejorando su comportamiento ambiental.

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Igualmente, deberán establecerse, también, procedimientos de control que permitan un
calibrado regular, la correcta toma de muestras, así como la correcta vigilancia de equipos
y sistemas.

Por otra parte, la organización también deberá establecer un procedimiento documentado

para la evaluación periódica del cumplimiento de la legislación ambiental aplicable.

Cada empresa medirá unos parámetros distintos que dependerán, entre otras cuestiones,
de:

• Sus aspectos ambientales y de sus impactos ambientales significativos.

• Los requisitos legales ambientales que le son de aplicación.
• Sus objetivos y metas.
• Los requisitos ambientales exigidos por clientes y el mercado.
• Los indicadores ambientales seleccionados para evaluar un determinado impacto.
• La información ambiental que suministra (comunicación interna y externa).

Con el seguimiento y la medición determinamos la efectividad o no del control ambiental y

el cumplimiento de los requisitos establecidos en la política y el programa. Conviene que
los resultados se analicen y utilicen para determinar los puntos satisfactorios y para
identificar las actividades que requieren acciones correctoras y mejoras.

El segundo de los mecanismos de autorregulación, son la detección de no conformidades

e implantación de acciones correctoras y preventivas.

Se debe entender como No conformidad a todo incumplimiento de los requisitos del sistema
de gestión ambiental. Es decir, una no conformidad se produce cuando la actuación real
difiere de la ejecución planificada o cuando no se alcanza el resultado esperado.

Mientras que las acciones correctoras, son aquellas que se realizan como consecuencia de
una no conformidad, con el objetivo de resolver los impactos derivados de las mismas. Y
las acciones preventivas son aquellas que se realizan para anticiparse a las no
conformidades.

Por lo tanto, la organización deberá establecer y mantener al día, procedimientos que

definen la responsabilidad y la autoridad para controlar e investigar las no conformidades
llevando a cabo acciones encaminadas a la reducción de cualquier impacto producido, así
como para iniciar y completar acciones correctoras y preventivas correspondientes.
Además se deberá implantar y registrar en los procedimientos documentados cualquier
cambio que resulte como consecuencia de las acciones correctoras y preventivas.

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El registro de las no conformidades o de las acciones preventivas, permitirán dejar
constancia de las situaciones que se consideren susceptibles de poder ser mejorables,
debiendo identificar, como recogemos en el ejemplo de la slide, los aspectos sobre los que
debería incidirse, las causas que lo justificarían, así como las acciones que deberían
adoptarse para reconducir la situación a los términos adecuados.

Como cuarto requisito encontramos a las Auditorías, que deben efectuarse siguiendo
determinadas Normas o protocolos, entre las que destaca como ya hemos visto la Norma
14001, en la que describen una guía para que las organizaciones y los auditores entiendan
el enfoque de las auditorías de sistemas de gestión, elaboren y gestionen el programa de
auditorías y busquen la mejora en el desempeño de los auditores a través del desarrollo de
su competencia.

Pero este es un aspecto que abordaremos en la segunda parte del presente curso.

La revisión del sistema es tarea específica de la alta Dirección de la Organización. Así la

Dirección deberá revisar a intervalos planificados el SGA para asegurarse de su adecuación
y eficacia y para modificarlo si fuera necesario.

Los objetivos principales de esta revisión deben ser: Verificar la adecuación del SGA para
el cumplimiento de la mejora continua del comportamiento ambiental. Ye valuar la eficacia
del sistema para cumplir los requisitos.

Para ello habrá que recopilar toda la información relevante, la cual se puede derivar de: Los
informes de auditoría, Las evaluaciones del cumplimiento legal y otros requisitos, Las
comunicaciones de las partes interesadas externas, el grado de cumplimiento de los
objetivos y metas y el estado de las acciones correctivas y preventivas.

Una vez que la dirección tiene la información, deberá estudiarla y evaluarla, para
posteriormente tomar decisiones a fin de mejorar el sistema.

La revisión del sistema se tiene que registrar, documentando la información que se ha

analizado y las decisiones que se han adoptado.

Por tanto, la organización debe documentar quiénes y cómo van a llevar a cabo la revisión,
así como la periodicidad con la que se realizará.

Para decidir la frecuencia del ciclo de revisión del sistema, y establecer una periodicidad
coherente con todos ellos, se debe tener en cuenta los otros ciclos del sistema. Como por
ejemplo las auditorías ambientales o la evaluación de aspectos ambientales

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Como vimos al principio del curso, todos los pasos mencionados anteriormente tienen como
objetivo principal la implementación de un proceso de Mejora Continua, tendiente a lograr
un desempeño ambiental responsable bajo los principios del Desarrollo Sostenible, a la vez
que fortalece la imagen empresaria, la aceptación ante la comunidad, el acceso al
financiamiento internacional y la posibilidad de nuevos negocios.

Así pues, una vez llegados a este punto deberemos recordar que no ha terminado el trabajo,
sino que hemos cubierto el primer ciclo. Es decir ya podemos demostrar el cumplimiento de
unos mínimos que podrán ser auditados y certificados, pero a partir de ahora habrá que
seguir trabajando en la espiral de la continua mejora.

Segunda parte

A lo largo de la primera parte de presente curso, hemos dedicado nuestra atención a

describir lo que es un adecuado Sistema de Gestión Ambiental, así como las partes que lo
deben constituir, las cuales, de forma resumida, estarían reflejadas en la presente pantalla.

De todas ellas, no por ser la más importante, sino porque es la que debe verificar que todas
las demás se atiendan de forma correcta, destacaríamos la de AUDITORÍA, ya que es la
que nos permitirá concluir, si estamos haciendo las cosas según pretendíamos, observando
las carencias que puedan existir, los incumplimientos que debamos corregir, así como
identificar las oportunidades de mejora que podamos incorporar en nuestros procesos, a fin
de alcanzar los objetivos empresariales y el compromiso asumido con respecto al respeto
al medioambiente. Motivos por lo que vamos a dedicarle nuestra atención en lo que resta
del curso.

A lo largo de esta segunda parte del curso, veremos qué es, los tipos existentes y como
llevar a cabo una Auditoría del sistema de gestión ambiental. Además nos centraremos en
cómo debe ser un correcto plan anual de auditoría y cuáles son las fases de las mismas.

Por último, veremos cuando podemos decir que una auditoría está finalizada y cuáles son
los instrumentos preventivos y correctivos existentes.

Una vez que la organización ha establecido su Sistema de Gestión Ambiental, la

implementación del mismo es fundamental. Además, en muchas ocasiones los trabajadores
de las organizaciones están tan acostumbrados a una manera de realizar su labor, que no
se dan cuenta de posibles malos hábitos o posibilidades de mejora.

Una labor de auditoría periódica del SGA, nos ayudará a determinar si se están
desarrollando correctamente todos los requerimientos del Sistema de Gestión.

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Pero auditoría ambiental, no debe confundirse con una revisión ambiental. Como veíamos
en el anterior módulo, la revisión ambiental inicial, aporta las piezas básicas para comenzar
la implantación del SGA. Mientras que las auditorías internas permiten comprobar si el SGA
está funcionando correctamente, ayuda a mantenerlo y sirve para informar a la alta
dirección sobre la situación observada.

Las auditorías ambientales, también sirven para mantener la concienciación ambiental y el

sentido de la responsabilidad de todos los empleados.

Gracias al proceso de auditoría, podremos identificar puntos fuertes, débiles y

oportunidades de mejorar el sistema de gestión ambiental. Además, en el caso de que
nuestro sistema de gestión siga las directrices de algún reglamento, por ejemplo ISO, las
auditorías nos permitirán comprobar el nivel de conformidad con el mismo.

Por tanto, la organización deberá desarrollar un procedimiento para llevar a cabo las
auditorías ambientales; determinar la frecuencia de las mismas, seleccionar unos auditores
capacitados y mantener documentadas las auditorías.

El procedimiento de auditoría ambiental, deberá describir el programa de auditoría, el

alcance de la misma, la frecuencia de las auditorías, los métodos a utilizar, las
responsabilidades de los auditores, los mecanismos de informe de los auditores y la manera
de recoger, distribuir y custodiar los resultados de las auditorías

El que existan procedimientos que nos digan o expliciten lo qué debemos hacer, e incluso
el cómo hacerlo, no es garantía de que efectivamente se esté actuando de esa manera. Por
lo que se hace necesario verificar que en la práctica estamos actuando en la forma que nos
señalan las pautas que se hayan considerado oportunas aplicar.

Pero no solo eso, ya que, adicionalmente, también debemos evaluar si el procedimiento

realmente empleado resulta eficaz, para conseguir los objetivos, y que, además, se hace
de forma eficiente.

Con base a ello, los objetivos perseguibles por una auditoría ambiental son: Analizar los
protocolos del sistema de gestión ambiental, para determinar que se ajusten al mismo.
Establecer el nivel de cumplimiento de los procedimientos, que forman parte del sistema de
gestión ambiental. Verificar que todos los departamentos y niveles de la organización,
siguen los procedimientos e instrucciones técnicas establecidas. Determinar el grado de
conformidad del sistema de gestión auditado. Y evaluar la capacidad del sistema de gestión
ambiental para: Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y voluntarios. Lograr los
objetivos especificados en el mismo. Proponer acciones correctivas y de mejora necesarias
para alcanzar el cumplimiento de los procedimientos y objetivos. Proponer modificaciones
en los procedimientos. Prevenir la reiteración de impactos ambientales. E identificar las
áreas de mejora potenciales.

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La auditoría del Sistema de Gestión Ambiental puede ser interna, externa o mixta, y no tiene
porque abarcar todo el sistema de gestión ambiental completo. Pero independientemente
del tipo de auditoría que se realice, se debe asegurar la independencia de los auditores
sobre la actividad auditada. Así mismo, los auditores deben tener experiencia y los
conocimientos adecuados sobre la gestión ambiental, así como la suficiente capacitación
como auditores para alcanzar los objetivos fijados.

Dependiendo de cuál sea el objetivo principal de la auditoría, estas se clasifican en siete

tipos de auditorías. En este curso, nos centraremos en las auditorías del sistema de gestión
ambiental. Ya que son aquellas de carácter general que conllevan un análisis global de todo
el sistema de gestión ambiental de la organización.

Para auditar el sistema de gestión, pueden realizarse varias auditorías. Es decir, no es

necesario auditar todo el SGA en una misma auditoría. Pero hay que tener en cuenta que
se deben revisar todas las actividades de la organización, denominado ciclo de auditoría,
al menos una vez al año. Para lo cual, la organización deberá elaborar un Plan de
auditorías, así como un procedimiento o programa en el que se describan cómo se van a
realizar las mismas.

Como acabamos de ver en el Plan se deberán detallar, cuántas auditorías se van a hacer
en el período considerado, la frecuencia de las misas, la metodología a seguir, los
responsables de ejecutarlas y como se va a informar a la dirección de sus resultados.

Para responder a la pregunta de cada cuanto tiempo debemos hacer las auditorías
ambientales, hay que tener en cuenta que no existe una única respuesta válida para todas
la organizaciones, sino que esta dependerá del tipo de operaciones y actividades que
realice la Organización, de los aspectos ambientales significativos que concurran en la
misma, de los resultados de las mediciones, así como de las conclusiones de las auditorías
previas. Si bien, como regla general deberemos tener en cuenta que todas las partes
significativas del Sistema de Gestión Ambiental deberían ser auditadas al menos una vez
al año.

El alcance de la auditoría describe el ámbito y los límites de una auditoría concreta, tales
como unidades organizativas supervisadas, actividades y procesos a ser auditados, así
como el período de tiempo a analizar.

El auditor debe tener conocimientos técnicos adecuados, experiencia práctica, debe de

saber trabajar en un equipo interdisciplinar, debe preocuparse por la formación permanente
y por el desarrollo de nuevas tecnologías, debe de saber buscar apoyo en especialistas
cuando sus conocimientos no alcancen en una tarea determinada.

La forma de desarrollar una auditoría ambiental, no difiere de la que se aplica en las

auditorías operativas o de gestión, debiendo seguir la secuencia que recogemos en la

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presente Slide; comenzando con la familiarización de los auditores, con el entorno en el
que se desenvuelve la organización, objeto de evaluación de su Sistema de Gestión
Ambiental, continuando con el análisis de los procedimientos y papeles de trabajo
existentes, entre ellos la normativa aplicable, para pasar posteriormente a evaluar los
aspectos de mejora en los que sea preciso incidir, sacando las conclusiones que resulten
pertinentes, aportando las recomendaciones que se entiendan oportunas para corregir los
aspectos susceptibles de mejora.

Trasladando los resultados en el informe a distribuir a las partes interesadas.

Resumiendo y ordenando lo que acabamos de exponer en la Slide anterior, cuatro serían

las etapas o fases a cubrir al desarrollar las auditorías:

Primero la Fase de Conocimiento preliminar de la situación

Segundo la Fase de Planificación del trabajo a realizar, en la que debemos concretar el

alcance que vamos a dar a la supervisión a realizar, el qué vamos a supervisar, los medios
que vamos a emplear, el quién, y el tiempo previsto para ejecutarla, el cuándo.

Tercero la Fase de ejecución, en la que se hace imprescindible disponer de un programa

previamente definido del cómo la vamos a desarrollar.

Y por último la fase de redacción del informe con las conclusiones, recomendaciones y el
plan de acción, asumido por los responsables de las actividades auditadas, con el que
subsanar las debilidades observadas.

Pero sin olvidar que es preciso hacer un seguimiento de la implantación real de las medidas
correctoras, valorando su eficacia.

Antes de realizar una auditoría ambiental, hay que tomar previamente una serie de
decisiones. La primera de ella es si se va a realizar una auditoría del sistema de gestión al
completo o sólo de una parte del mismo. Es decir, deberemos decidir cuál es el alcance
que se va a dar a la auditoría, pero sin olvidarnos que el objetivo principal de un SGA es
asegurar la prevención de la contaminación por parte de la organización y asegurar una
mejora continua de su actuación ambiental. Por tanto el programa debe permitir la
recopilación y evaluación de evidencias para demostrar que se está logrando este objetivo.

Teniendo en cuenta el alcance y el objetivo que queremos alcanzar, debemos realizar el

programa de auditoría, el cual debe estar acoplado a ese objetivo. Siendo conveniente
hacernos las preguntas que recoge la presente pantalla:

 ¿Por qué hay que hacer la auditoría, cuál es su objetivo?

 ¿Dónde debemos ejecutarla?
 ¿Cuál es su alcance?

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  ¿Quién la va a ejecutar?
 ¿Cuándo la desarrollamos?
 ¿Cómo la vamos a hacer?

Como resultado de estas circunstancias, entendemos que la RSC, considerada está en sus
tres ámbitos: Social, económico y ambiental, de los que se pueden conseguir diversos
resultados.

La Responsabilidad Social Corporativa fortalecerá a la cultura corporativa incidiendo en

aspectos muy importantes del Gobierno Corporativo, de la ética de la actividad, y en el
respeto de las relaciones laborales, entre otras facetas.

Además ayudará a captar y a retener el talento dado que una de sus preocupaciones es la
de crear un buen clima laboral, incidiendo en la formación de los empleados.

Es también un aspecto determinante a la hora de establecer la estrategia de la empresa,

ya que los aspectos recogidos en la RSC nos orientan sobre las finalidades de la
organización, lo que nos permitirá alinear los recursos y potencialidades de la empresa para
el logro de sus metas y objetivos de expansión y crecimiento;

Todo ello, permitirá un mayor grado de confianza y confort de sus “partes interesadas”,

Por último, pero no por ello menos importante, al contribuir al desarrollo sostenible,
estaremos incidiendo en los aspectos económicos, sociales y ambientales, a través de una
adecuada gestión/administración de los riesgos que puedan afectarles. Lo que nos
posibilitará un más fácil acceso a los mercados financieros, como nos evidencia los índices
bursátiles de sostenibilidad, como el Dow Jones Sustainability o el FTSE4good, los cuales
se basan en la metodología de Evaluación de la Sostenibilidad Corporativa
internacionalmente, ya que los inversores están reconociendo cada vez más la importancia
de la sostenibilidad corporativa y están explorando formas de integrar los factores
ambientales, sociales y de gobierno en sus estrategias de inversión.

Como ya hemos comentado, antes de comenzar con la auditoría se debe realizar el acopio
y revisión de la documentación pertinente del sistema de gestión ambiental, incluyendo
los registros e informes de las auditorías previas.

Es necesario que la empresa auditada posea el «Procedimiento para la Realización de

Auditorías Ambientales», redactado y aprobado con anterioridad a la realización de las
auditorías, que permita seguir una pauta de actuación al personal auditor, señalando sus
competencias y limitaciones.

Así mismo, deberán establecerse los oportunos contactos, mediante reuniones previas y
de apertura, entre el equipo auditor y el auditado. En estas reuniones se explicará el
objetivo de la auditoría y las líneas generales de actuación durante su desarrollo.

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En la primera fase de la auditoría se pretende obtener una visión general del grado de
documentación, evaluando a su vez que la información contenida sea la correcta, este
completa y sea coherente, y que esté actualizada.

Como vimos en la primera parte del curso, además del Procedimiento para la Realización
de Auditorías Ambientales la Organización debe contar principalmente de: una política
ambiental, de un manual de gestión ambiental, de los procedimientos e instrucciones de
trabajo y los registros y formularios de la gestión ambiental a emplear. Siendo estos
aspectos uno de los puntos a verificar, evidenciando su existencia y denunciando su
carencia.

Entrando ya en el desarrollo de la auditaría propiamente dicha, la utilización de los

denominados checklist, son una herramienta muy útil que proporciona a los auditores unas
listas de verificación de los puntos que la organización ha debido implementar
correctamente en su Sistema de Gestión Ambiental.

Cada organización deberá customizar sus checklist, dependiendo del SGA que haya
decidido implantar.

Una buena idea es realizar un checklist para cada una de las partes en las que se ha dividido
el Sistema de Gestión Ambiental. En estos checklist, no sólo habrá que indicar si se cumple
o no con lo establecido en el SGA, sino que deberemos identificar la evidencia de este
cumplimiento.

A continuación, vamos a ver los checklist que se debería utilizar en el caso de haber
implantado un SGA según nos referíamos en la primera parte del presente curso. Entre los
que entendemos, deben contemplarse los aspectos correspondientes a: La Política
ambiental, los aspectos ambientales inherentes a la actividad, requisitos legales o
regulatorios a atender, objetivos y metas propuestas, etcétera, tal y como vemos en la
presente slide.

Una vez que hayamos comprobado que la organización dispone de una política ambiental,
deberemos verificar que la misma está aprobada por la alta dirección y que es apropiada
para conseguir los objetivos propuestos. Igualmente deberemos comprobar las evidencias
existentes de que se ha comunicado la política a todo su personal, así como a sus
proveedores.

Asimismo habrá que vigilar que la política está debidamente actualizada. Para lo cual se
debe revisar el documento del sistema se haga referencia a como se actualiza la política.

A la hora de revisar la identificación de los aspectos ambientales, una vez comprobado que
existe un procedimiento implementado, documentado y mantenido para la identificación y
evaluación de los aspectos ambientales de la organización. Será importante comprobar que

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criterios de significancia de aspectos documentados, definidos y en concordancia con los
criterios de mejora continua.

Igualmente deberemos asegurarnos de que se han identificado todos los aspectos

ambientales, tanto los directos como los indirectos, en condiciones normales, anormales.

Pero antes de continuar con las evidencias a destacar en esta parte de la auditoría, es
importante destacar que tras la última auditoría, la organización ha sufrido alguna
modificación en sus instalaciones o en los servicios o productos que ofrece, se deberá tener
especial cuidado en verificar que la organización haya identificado correctamente los
nuevos aspectos ambientales derivados de estos cambios.

Y lo mismo sucederá, si se han producido cambios aplicables en la legislación, o si la

organización ha modificado su política o sus objetivos y metas.

En esta slide, podemos ver un ejemplo de Checklist, para la auditoría de la identificación de

los aspectos ambientales. En la que podemos ver los ya comentados en la slide anterior,
así como los referentes a la necesidad de considerar la evaluación de los suministradores,
subcontratas, transporte, impactos derivados de productos y servicios o la necesidad de
verificar la existencia de registros relacionados con la identificación y evaluación de
aspectos.

A la hora de hacer la revisión de los requisitos legales una vez comprobado que existe un
procedimiento documentado para la identificación y aplicación de los requisitos legales y
voluntarios. Habrá que comprobar que la organización ha identificado correctamente toda
la legislación ambiental que les es de aplicación y que tienen documentado como evaluar
que cumplen con toda la legislación, que les es de aplicación.

Igualmente será importante asegurarse de que todos los empleados tienen a su alcance
copias de todos los requisitos legales y voluntarios aplicables y que se mantienen los
registros relacionados con la identificación de requisitos legales y voluntarios

No debemos confundir esta evaluación con la identificación de requisitos legales, que

acabamos de ver. En esta parte lo que debemos comprobar es que los requisitos se
cumplen o existen medidas implantadas para su seguimiento y cumplimiento.

Para ello deberemos asegurarnos de que existe un procedimiento para la evaluación del
cumplimiento legal y de los requisitos voluntarios y que existen los registros
correspondientes.

También se deberá verificar que se realiza un seguimiento sobre el cumplimiento de todos

los requisitos identificados por la organización.

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Al realizar la revisión de los objetivos y metas establecidos por la organización, será
importante verificar que se han establecido unos objetivos y metas ambientales de acuerdo
con las directrices de la política ambiental y que tienen en consideración el cumplimiento
de la legislación, los aspectos ambientales significativos y a las partes interesadas. Así
mismo habrá que comprobar que estos objetivos pretenden una mejora ambiental, son
medibles y lo que es más importante, actúan sobre aspectos ambientales significativos.

Por último, también es importante verificar que la organización ha establecido una

evaluación periódica del desempeño ambiental y del grado de cumplimiento de los objetivos
y metas ambientales

La siguiente área del SGA de la organización que deberemos auditar es la correspondiente

a la Formación, sensibilización y competencia profesional. Lo que deberemos comprobar
es que para cada puesto de trabajo con responsabilidad dentro del sistema de gestión
ambiental, el personal al cargo está correctamente cualificado. Así, deberemos verificar
primero que se encuentra definida la competencia necesaria para cada puesto de trabajo
teniendo en cuenta la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas. Y que
existe un procedimiento implantado que asegure que todo el personal que trabaje para la
organización es consciente de la política ambiental de la misma, así como de los posibles
impactos de sus actuaciones.

Para ello, podremos seleccionar varios procedimientos del SGA y verificar que se ha
realizado la formación correspondiente a todo el personal implicado en el mismo.

Será necesario que la organización aporte las evidencias correspondientes de toda la

formación realizada a sus empleados y subcontratas.

El tema de la formación de las subcontratas, es una de las verificaciones en las que más
nos deberemos fijar, ya que en muchas ocasiones no se realiza correctamente esta
formación.

Además, para comprobar que la formación ha sido realizada correctamente, durante las
entrevistas a los trabajadores, deberemos comprobar la eficacia de las mismas, realizando
preguntas sobre las competencias necesarias para cada puesto con responsabilidad dentro
del sistema de gestión ambiental.

En este apartado deberemos comprobar a través de toda la documentación del SGA que
están designados los responsables para todas las funciones que se deriven de la gestión
ambiental. Igualmente es importante comprobar la designación del representante de la
dirección o responsable del sistema de gestión.

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En el caso de que se hayan producido cambios en la estructura del sistema, deberemos
comprobar que estos cambios quedan reflejados en los documentos correspondientes y se
han actualizado las competencias, en el caso de existir modificaciones.

Además, durante las entrevistas se podrá elegir alguno de los trabajadores con
responsabilidad dentro del sistema y comprobar que está al tanto del desempeño de esas
responsabilidades

En cuanto a la comunicación, además de verificar la existencia de un procedimiento para

las comunicaciones tanto internas como externas. Deberemos verificar la eficacia de las
comunicaciones de manera horizontal mediante entrevistas mantenidas con los integrantes
de la organización.

En cuanto a la documentación deberemos comprobar la existencia de la documentación

que describe los elementos fundamentales del SGA y como interaccionan entre ellos y
verificar que la trazabilidad de la documentación está bien establecida.

Para auditar el control operacional se realiza según el procedimiento, que la organización

debe tener documentado, podemos seleccionar algunos documentos y verificar que están
redactados, verificados y aprobados por la persona responsable.

Igualmente deberemos comprobar que los documentos vigentes están disponibles a todos
los empleados que los necesiten.

Una parte importante del control documental, es la verificación de que en todos los
documentos se han identificado de los cambios de los

Documentos y el estado de la versión vigente. Es decir, en muchas ocasiones nos

encontramos con que los documentos que los empleados están utilizando no son la última
versión. Esto sucede, porque no se identifican correctamente los cambios con respecto a
las versiones anteriores en los documentos vigentes y porque los documentos obsoletos en
algunas ocasiones no están identificados como tal.

A la hora de auditar el control operacional, lo primero que deberemos verificar es que la

organización haya documentado los procedimientos necesarios para

Aquellos aspectos ambientales que requieran de gestiones específicas y detalladas.

En dichos procedimientos o instrucciones hay que verificar que se haya considerado y se

realiza el control sobre el comportamiento ambiental de los proveedores y Subcontratistas.
Que la gestión de cada uno de los aspectos es conforme a la naturaleza de la organización
y que aseguran el cumplimiento legislativo, los objetivos y las metas de la organización.

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Para comprobar todas estas evidencias, podremos durante la auditoría observar in situ la
actividad de la que trata un procedimiento, entrevistar a los empleados para establecer si
conocen y comprenden sus competencias baja un determinado procedimiento y revisar los
registros derivados de la implementación de un procedimiento.

Como en el resto de los apartados que hemos visto anteriormente, lo primero que
deberemos comprobar a la hora de realizar la auditoría del plan de emergencia y capacidad
de respuesta será la existencia de un procedimiento documentado para la identificación y
respuesta a situaciones potenciales de emergencia. Y que el mismo da respuesta a todos
los aspectos potenciales identificados.

Una vez comprobado esto, deberemos asegurarnos mediante las entrevistas y revisión de
los registros que los planes han sido implementados y son revisados y mantenidos.

Una parte importante es el control del plan de emergencia y capacidad de respuesta, para
comprobar que los planes están disponibles para los implicados en los mismos, y que los
conocen. Además, deberemos comprobar, que existe un registro de accidentes y
evaluación de la eficacia del plan de emergencia.

En cuanto al apartado de control del seguimiento y medición, deberemos confirmar que se

han documentado procedimientos o instrucciones de trabajo sobre, cómo medir y verificar
el cumplimiento de las especificaciones definidas en el control operacional, los requisitos
legales y el cumplimiento de los objetivos y metas programadas.

Igualmente, será importante confirmar que estos procedimientos o instrucciones tienen

identificados a los responsables de su aplicación. Así como que se cumple con los requisitos
establecidos para la calibración de los equipos de medición.

A la hora de realizar el control de las no conformidades, acciones correctoras y preventivas

deberemos evidenciar, que existe un procedimiento documentado para el tratamiento de
las no conformidades y para emprender acciones correctivas y preventivas. Y que el
procedimiento incluye la integración en el proceso de las quejas o comentarios de las partes
interesadas.

Igualmente, a la hora de la comprobación de la eficacia del plan, deberemos evidenciar que

los cambios producidos por las acciones correctivas estás incluidos en los procedimiento
operativos.

Del mismo modo será importante comprobar que se han modificado procedimientos como
resultado de las acciones correctoras y preventivas, y que se ha realizado un análisis de
las causas de estas no conformidades.

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Una buena medida es verificar que se han cerrado las no conformidades y que las acciones
correctoras y preventivas han conseguido el fin propuesto.

Además de comprobar que existe un procedimiento para realizar correctamente el control

de los registros, deberemos comprobar que están correctamente desarrollados y
mantenidos. Para ello se deberán realizar inspecciones físicas de los registros, para
comprobar que son legibles, completos y disponibles.

Los registros se deben guardar al menos el tiempo que se indique en el procedimiento.

Es importante comprobar que la organización viene implementado un procedimiento

documentado para la realización de las auditorías internas y que el mismo asegura el éxito
de la auditoría en sí misma. Además habrá que comprobar que se especifica cómo se deben
comunicar a la gerencia los resultados de las auditorías.

En este apartado será importante comprobar que los auditores cumplen con el perfil de
auditor interno y su objetividad e independencia. Y que existen registros de las auditorías
internas previas.

En esta slide, podemos ver el checklist correspondiente al control de la auditoría interna.

En el que como acabamos de ver hacemos hincapié en la necesidad de que las auditorías
se realicen por profesionales objetivos e imparciales.

Como ya sabemos la dirección de la organización debe revisar el Sistema de Gestión

Ambiental de forma periódica, por lo que será importante comprobar que se encuentran
definida la frecuencia de realización de estas revisiones y que supone posibles cambios en
la política, objetivos y metas de la organización.

El uso de los checklist no debe restringir, la extensión de las comprobaciones. Ya que estas
listas de verificación se deben utilizar como guía, pero si en algún momento el auditor se
encuentra con alguna situación que su opinión debe investigar, aunque no estén en el
listado, se deberá investigar.

Para ello será necesario el realizar entrevistas con el personal, con las funciones que
determine el Sistema de Gestión Ambiental.

El personal que normalmente será entrevistado serán aquellos con responsabilidad como
gestor de la planta, directores de departamento, departamentos de documentación,
Investigación y Desarrollo, Ingeniería, trabajadores operacionales, Formación y recursos
humanos, compra y seguridad entre otros.

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Durante las entrevistas, una buena idea es hacer primero unas preguntas generales sobre
el conocimiento del SGA para luego entrar más en detalle sobre las aplicaciones del SGA
en la actividad específica del entrevistado. Por ejemplo, en la primera parte de la entrevista
podremos hacer preguntas del tipo: ¿Estas familiarizado con la política ambiental y con el
Sistema de Gestión Ambiental?; ¿Sabes que debes hacer en caso de encontrar una no
conformidad procedimental o en caso de una emergencia?; ¿Qué tipo de formación has
recibido?; ¿Sabes cómo comunicar tus dudas, ideas o preocupaciones ambientales, a los
responsables del SGA?;¿Sabes que hacer en caso de recibir una comunicación externa
sobre algún tema ambiental?

Mientras que podemos dejar para una segunda parte, preguntas más específicas, del tipo:
¿Sabes cuáles son los aspectos e impactos significativos asociados a tu trabajo?; ¿Qué
formación específica has recibido?; ¿Existen metas y objetivos asociados a tu función?;
¿Eres responsable del seguimiento y medición de alguna actividad? ; ¿Qué registros
mantienes?

La última fase de la auditoría ambiental, es la elaboración del informe técnico. Además de

ser una parte importante de la auditoría, es el documento gracias al cual se podrá verificar
el cumplimiento de los requerimientos propios de la fase de auditoría.

En este informe el auditor jefe deberá presentar los resultados y las conclusiones obtenidas
junto con las recomendaciones, observaciones y medidas correctoras adecuadas.

Aunque el contenido del informe dependerá del plan de auditoría y el procedimiento de

auditoría de la organización, el informe debe prestar una especial atención a las deficiencias
encontradas, las infracciones y los riesgos detectados, insistiendo sobre la urgente
necesidad de soluciones.

Así pues el formato del informe podrá variar dependiendo del procedimiento de auditoría,
pero normalmente debería incluir o hacer referencia a: Los objetivos y alcance de la
auditoría, la identificación del ente auditado, la identificación de los miembros del equipo
auditor, las fechas y lugares de la auditoría, los criterios y hallazgos de la misma, una
declaración del grado en el que se han cumplido los criterios de auditoría y unas
conclusiones en las que destacar aspectos positivos como negativos.

Por último, deberemos recordar que el informe de auditoría en medida de lo posible deberá
contemplar todas las áreas de la auditoría, haciendo referencia a las evidencias de una
manera fácil a la comprensión y ceñido a lo necesario.

Por último, deberemos tener en cuenta que la auditoría finaliza cuando se hayan realizado
todas las actividades previstas en el plan. Y que todo lo aprendido durante la auditoría
deberá ser incorporado al proceso de mejora continua del Sistema de Gestión Ambiental.

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En todo caso lo que debemos tener siempre presente, es que los auditores, bien sean
ambientales, o de cualquier otra actividad empresarial, no son solo un “notario” que da fe
de lo que ha observado, ya que también debe ser un asesor que aporte alternativas con las
que mejorar las deficiencias observadas.

En el capítulo de las oportunidades de mejora con las que subsanar las debilidades
observadas, podemos señalar que las medidas a proponer serán de dos grupos las
preventivas y las correctivas.

Siendo preventivas aquellas Medidas que se adoptarán de forma previa a la puesta en

marcha del proyecto y de la actividad con objeto de prever y prevenir los posibles impactos
ambientales del futuro proyecto.

Como ejemplo de ellas tendríamos: La Evaluación de Impacto Ambiental y la Información y

sensibilización ambiental (Educación Ambiental)

En tanto que las correctivas serán aquellas que se aplican con el fin de minimizar e incluso
eliminar posibles impactos sobre el medio derivados de una actividad ya en funcionamiento,
como es el caso de la determinación de las huellas derivadas de la actividad auditada.

Unas siglas que son habituales para todos nosotros son las de KPI´s y KRI´s,
correspondientes a las abreviaturas en inglés de “indicadores claves de desempeño” e
“indicadores claves de riesgos”, ya que como bien sabemos:
Ya que lo que no se mide no se conoce….
Lo que no se conoce, no se controla…..
Y lo que no se controla no se puede mejorar.

Pero lo importante, como señala la figura de la pantalla, es la de emplear las medidas

adecuadas.

En el ámbito de la gestión medioambiental, varias son las que se emplean, que ya no

adoptan una terminología anglosajona, pues se denominan HUELLAS

De todas ellas, la más significativa y utilizada, podemos señalar que es la Huella de

carbono. Ésta representa una medida que cuantifica la cantidad de emisiones de Gases de
Efecto Invernadero, medidas en emisiones de CO2 equivalente, que son liberadas a la
atmósfera debido a nuestras actividades cotidianas y a los productos, procesos o servicios
generados.

Como conclusiones del curso podríamos quedarnos con la idea que los SGA son un
instrumento útil, para asistir a las compañías, en la identificación y reducción del impacto
ambiental de sus actividades. La mejor gestión redunda en mayores beneficios económicos.

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Y que cumplir con un SGA puede contribuir a que las compañias mejoren su imagen, ganen
prestigio frente a sus clientes, mejoren su competitividad exportadora y ganen posiciones
de mercado.

Por último, no debemos olvidar que las auditorías ambientales, son una parte significativa
de los Planes de Auditoría. Su importancia y significado dependerá de la relevancia de los
riesgos a gestionar. Lo cual entendemos no está en duda.

Las mismas beben ser atendidas desde la Unidades de Auditoría Interna existentes en las
organizaciones. Y los planes de acción deben ser seguidos como una parte más de las
responsabilidades de los directivos/ gestores a los que afecte.

El entorno social, ambiental y de mercado va a demandar que las empresas incorporen la

sostenibilidad en sus operaciones.

En algunos países ya existen iniciativas de informar al consumidor final, el impacto

generado por el producto consumido (Huella de carbono e hídrica).

Se deben generar instancias de cooperación público-privado, que aborden el manejo de

residuos de la agroindustria de una manera integral.

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