KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA RI

KANTOR WILAYAH SUMATERA SELATAN

LEMBAGA PEMASYARAKATAN KLAS IIB MUARA ENIM
Jalan Raya HTI Muara Lawai, Muara Enim Telp. - fax. –
Email : lp.muaraenim@kemenkumham.go.id

Nomor : W6.PAS.9.UM.01.01 – 1108 22 September 2023

Lampiran :1 (satu) berkas
Perihal : Penyampaian Laporan Digitalisasi Arsip
dan Sk Admin Srikandi Lapas Muara Enim

Yth.Kepala Kantor Wilayah

Kementerian Hukum dan HAM Sumatera Selatan
di-
Palembang

Menindaklanjuti Surat Kepala Kantor Wilayah Nomor : W.6-PR.04.05-0067

Tanggal 28 Agustus 2023, hal Penyampaian Percepatan Kinerja Program Dukungan
Manajemen di Lingkungan Kementerian Hukum dan HAM Tahun 2023 dalam rangka
peningkatan mendukung capaian Target Kinerja Kementerian Hukum dan HAM Tahun
2023, bersama ini dengan hormat kami sampaikan Laporan digitalisasi Arsip dan SK
Admin Srikandi pada Lembaga Pemasyarakatan Kelas IIB Muara Enim .

Demikian kami sampaikan, atas perhatian Bapak diucapkan terima kasih.

KEPALA

HERDIANTO
NIP. 19770505 200012 1 001
 KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA RI
KANTOR WILAYAH SUMATERA SELATAN
LEMBAGA PEMASYARAKATAN KELAS IIB MUARA ENIM
Jalan Raya HTI Muara Lawai, Muara Enim Telp. - fax. –
Email : lp.muaraenim@kemenkumham.go.id

LAPORAN
DIGITALISASI ARSIP DI LINGKUNGAN
LEMBAGA PEMASYARAKATAN KELAS IIB MUARA ENIM

A. PENDAHULUAN
1. Umum
Di era globalisasi, pemanfaatan tekhnologi informasi menjadi suatu
keniscayaan guna mewujudkan Efektifitas dan Efisiensi serta percepatan kinerja
sebagai wujud komitmen bagian dari pelakanaan Reformasi Birokrasi.

Digitalisasi Arsip merupakan salah satu langkah strategis dalam

pengimplementasian Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik yang juga menjadi
bagian dari upaya mendukung capaian target kinerja Kementerian Hukum dan HAM
Tahun 2023. Melalui Aplikasi E-Arsip, proses pengarsipan seperti arsip vital dan
permanen menjadi lebih tertib dan efektif.

Sehubungan dengan Surat Kepala Biro Perencanaan Nomor: SEK.1-

PR.04.05-620 Tanggal 9 Agustus 2023 Hal Penyampaian Percepatan Kinerja
Program Dukungan Manajemen di Lingkungan Kementerian Hukum dan HAM
Tahun 2023. Maka dari itu Lembaga Pemasyarakatan Kelas IIB Muara Enim
melaksanakan proses kegiatan pengarsipan secara digital.

2. Maksud dan Tujuan

Maksud dari pelaksanaan kegiatan yaitu:

1. Sebagai upaya mendukung capaian target kinerja Kementerian Hukum dan HAM
Tahun 2023;
2. Terlaksananya Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik di Lingkungan Lembaga
Pemasyarakatan Kelas IIB Muara Enim secara efektif;
3. Proses administrasi kearsipan menjadi lebih tertib.

Tujuan pelaksanaan kegiatan yaitu:

1. Terwujudnya penerapan SPBE pada Lapas Kelas IIB Muara Enim yang baik.
2. Terlaksananya Tertib Administrasi terkait kegiatan pengarsipan yang dilakukan
secara digital pada Lembaga Pemasyarakatan Kelas IIB Muara Enim.
.
4. Ruang Lingkup
Ruang lingkup kegaiatan yaitu Lapas Kelas IIB Muara Enim melakukan kegiatan
pengarsipan secara digital dengan memanfaatkan aplikasi E-Arsip.
5. Dasar Hukum
a) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
b) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang
Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan;
c) Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 5 Tahun 2022 tentang Klasifikasi
Arsip Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia;
d) Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 54 Tahun 2016 Tentang Jadwal
Retensi Arsip Kementerian Hukum dan HAM;
e) Surat Kepala Biro Perencanaan Nomor: SEK.1-PR.04.05-620, Hal Penyampaian
Percepatan Kinerja Program Dukungan Manajemen di Lingkungan Kementerian
Hukum dan HAM Tahun 2023;
f) Surat Kepala Kantor Wilayah Nomor : W.6-PR.04.05-0067 Tanggal 28 Agustus
2023, hal Penyampaian Percepatan Kinerja Program Dukungan Manajemen di
Lingkungan Kementerian Hukum dan HAM Tahun 2023

B. KEGIATAN YANG DILAKSANAKAN

1. Identifikasi Arsip

Identifikasi arsip merupakan kegiatan pendataan arsip secara langsung di lokasi

penyimpanan arsip. Beberapa hal yang perlu didata yaitu:

a. pencipta arsip (provenance);

b. periode arsip;
c. volume arsip;
d. sistem penataan dan kondisi fisik arsip.

Pendataan ini dimaksudkan untuk menyusun rencana teknis kegiatan

penyusunan inventaris yang meliputi kebutuhan biaya, peralatan, waktu, dan
Sumber Daya Manusia yang diperlukan.

2. Penyusunan Rencana Teknis

Kegiatan ini membuat rancangan kerja dengan menguraikan perkiraan rincian

waktu, biaya, dan pelaksanaan yang berkaitan dengan pelaksanaan pengolahan
arsip. Rencana teknis disusun berdasarkan hasil dari identifkasi arsip yang isinya
meliputi: pencipta arsip, sistem penataan (aturan asli), jumlah arsip yang akan
diolah,jenis dan jumlah sarana/perlatan yang diperlukan, jumlah tenaga yang
dibutuhkan, dan jumlah waktu yang diperlukan.

3. Penulisan Inventaris

Adalah pembuatan sarana penemuan kembali arsip yang berisi deskripsi dalam
berbagai derajat rincian berisi suatu khasanah arsip

4. Proses digitalisasi

Adalah proses alih media arsip atau melakukan scanning arsip-arsip yang
dikategorikan arsip vital maupun arsip permanen.
C. HASIL YANG DICAPAI

Telah terlaksana Digitalisasi Arsip dengan baik pada Lembaga Pemasyarakatan

Kelas IIB Muara Enim.

D. KESIMPULAN

Pada dasarnya pelaksanaan kegiatan digitalisasi arsip dilaksanakan dalam

rangka Percepatan Kinerja Program Dukungan Manajemen di Lingkungan
Kementerian Hukum dan HAM Tahun 2023 dan diberlakukan dilingkungan Unit
Utama, Kantor Wilayah dan Unit Pelaksana Teknis untuk mendukung percepatan
layanan informasi kearsipan serta menjalankan amanat Peraturan Presiden Nomor
95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik sehingga layanan
informasi yang diberikan baik secara internal maupuan Eksternal dapat berjalan
dengan baik serta mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dari organisasi.

E. PENUTUP
Demikianlah laporan pelaksanaan Digitalisasi Arsip di lingkungan Lembaga
Pemasyarakatan Kelas IIB Muara Enim.

Dibuat di Muara Enim

pada tanggal 22 September 2023

KEPALA

HERDIANTO
NIP. 19770505 200012 1 001
LAMPIRAN