4S08

PROSEDUR KONTROL PROYEK

Tanggal

File “ Referensi File”

JUDUL PROYEK:

KETERANGAN:

NOMOR SITUS:

NOMOR PROSEDUR: 1

Tanggal:

Waktu:

Tempat Dikeluarkan:

1. Perkenalan

Prosedur ini menjelaskan pengendalian proyek yang diperlukan untuk keberhasilan

pelaksanaan suatu proyek.

2. Tanggung jawab
2.1 Manajer Proyek Klien
Tanggung jawab Manajer Proyek Klien mencakup hal-hal berikut:

Pengendalian Pelaksanaan Lapangan dan memerlukan keterlibatan seluruh staf lapangan.

Pengendalian jadwal dan biaya serta kegiatan tambahan meliputi:

 Penyusunan Rencana Eksekusi Pengendalian Proyek.

 Mengembangkan prosedur pelaporan dan pengendalian biaya, jadwal dan kemajuan,
serta Struktur Rincian Kerja (WBS).
 Menerapkan sistem pelaporan di atas yang memungkinkan pengelolaan proyek secara
efektif di semua tingkat tanggung jawab.
 Pelacakan dan pemantauan terus menerus terhadap penyimpangan Anggaran, Jadwal,
Ruang Lingkup Proyek, Komitmen, Pengeluaran dan Arus Kas
 Mengontrol dan melaporkan semua aktivitas proyek, kemajuan, dan biaya.
 Mengembangkan Jadwal.
 Menetapkan sistem, prosedur dan laporan untuk memungkinkan Manajer Konstruksi dan
staf mengelola pekerjaan mereka secara efektif termasuk laporan kemajuan, rencana
kepegawaian, jadwal dan laporan biaya.
 Memastikan bahwa sistem pengarsipan lapangan ada.

Prosedur Pengendalian Proyek 4S08 v4-0

3. Prosedur

3.1. Prosedur Pengendalian Proyek

Program pengendalian proyek untuk setiap lokasi proyek harus mencakup:

1. Pengembangan Anggaran Lapangan

2. Pengembangan sistem manajemen perubahan
3. Pengendalian Biaya Situs
4. Perencanaan dan Penjadwalan Lokasi
5. Kontrol Jadwal Situs
6. Pelaporan
7. Prosedur penutupan
3.2 Prosedur Diuraikan
3.2.1 Anggaran Situs
Anggaran Pengendalian harus dimasukkan ke dalam sistem biaya untuk
menetapkan dasar biaya dan hanya akan diubah untuk mencerminkan perubahan
ruang lingkup yang disetujui. Tujuan utama dari perkiraan anggaran adalah untuk
menetapkan dasar pengendalian biaya proyek. Semua penyimpangan biaya di
masa depan akan dilaporkan berdasarkan “anggaran awal”. Beberapa contoh jenis
pelaporan ini diuraikan di bawah ini:

3.2.2 Sistem Manajemen Perubahan

Hal ini memberikan sarana untuk mengendalikan biaya dan jadwal proyek dengan
identifikasi awal perubahan terhadap ruang lingkup dan definisi awal dalam basis
kendali, yang mencakup pengendalian biaya modal, biaya teknik, dan variasi
jadwal dari Anggaran yang disetujui, Anggaran Pengendalian, dan Perkiraan Biaya
sehingga peninjauan tepat waktu dan tindakan persetujuan/penolakan yang tegas
dapat diambil.

3.2.3 Perubahan Pelaporan

Manajer Proyek akan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa status
penyimpangan bulanan dilaporkan sebagai bagian dari laporan proyek bulanan.
Status ini akan mencakup salinan permintaan perubahan dan penilaian dampak
penyimpangan terhadap Prakiraan. Permintaan dan catatan Perubahan akan
diperbarui dan disajikan. Penyimpangan yang tidak disetujui dan dibatalkan tetap
ada dalam daftar Perubahan permanen tanpa dampak biaya.

3.2.4 Persetujuan Dokumentasi

Daftar perubahan, dengan komentar akan digunakan untuk mendokumentasikan

perjanjian dan secara formal mendistribusikan hasil perubahan kepada tim
manajemen proyek. Tanda tangan yang sesuai pada perubahan asli akan
diperlukan untuk mengesahkan perubahan.

Manajer Proyek juga akan bertanggung jawab untuk memelihara file catatan untuk
setiap perubahan dan mengirimkan file ini ke anggota proyek sesuai kebutuhan.
4 Pengendalian biaya:
4.1 Proyek ini akan dianggarkan dan dikendalikan sesuai dengan Kode Akun Proyek dan
Struktur Perincian Pekerjaan Proyek. Anggaran proyek akan menetapkan anggaran
pengendalian untuk semua fungsi analisis dan pelaporan proyek. Pengendalian biaya terdiri
dari elemen-elemen utama berikut:
 Menetapkan struktur kendali dan filosofi
 Menetapkan anggaran pengendalian
 Mempersiapkan perkiraan
 Mempersiapkan arus kas dan rencana komitmen
 Membuat laporan biaya
 Kontrol Proyek akan membuat dan memperbarui Perkiraan Biaya setiap bulan.

4.2 Prosedur Pengendalian Biaya

Anggaran Saat Ini dan Perkiraan Biaya untuk lingkup pekerjaan lokasi akan disimpan oleh
Manajer Proyek. Hal ini akan dilakukan dengan membandingkan dan memantau
pengeluaran, kemajuan dan kinerja terhadap ruang lingkup, jadwal dan anggaran yang
termasuk dalam anggaran pengendalian dan memanfaatkan manajemen perubahan
untuk mengidentifikasi dan mengendalikan variasi yang disetujui terhadap anggaran saat
ini. Pengeluaran akan diperoleh melalui download elektronik dari Sistem Keuangan.

Kemajuan kontraktor dan pembayaran terkait akan ditentukan setiap bulan dan dilaporkan
dalam Laporan Kemajuan Bulanan. Sistem Kemajuan Lokasi harus digunakan untuk
menentukan status kemajuan dan pembayaran kontraktor. Anggaran Pengendalian untuk
pekerjaan yang dikontrak digunakan sebagai dasar perhitungan kemajuan. Anggaran
Pengendalian akan mencerminkan semua penyimpangan yang disetujui untuk perintah
perubahan/Modifikasi Kontrak, pergeseran anggaran, penyimpangan pengembangan
desain yang melebihi tunjangan desain dan perubahan kuantitas yang Dikeluarkan untuk
Konstruksi (IFC). Penghitungan kemajuan tidak akan didasarkan pada perkiraan jam
kerja, yang dapat mencakup penyimpangan produktivitas tenaga kerja langsung. Pria
ramalan cuaca Namun jam kerja akan digunakan untuk perkiraan tenaga kerja.

4.3 Prakiraan Arus Kas

Perkiraan arus kas harus diterbitkan secara berkala dengan sertifikat pembayaran dan
seperti yang diminta oleh Manajer Proyek. Perkiraan ini harus didasarkan pada syarat-
syarat pengadaan dan pembayaran kontrak serta sesuai dengan jadwal terkini.

Rencana dan jadwal harus mencerminkan ruang lingkup proyek yang disetujui
sebagaimana diketahui. Ruang lingkup proyek harus ditentukan sebelum jadwal tingkat
proyek yang baik dapat diselesaikan.

5 Perencanaan
5.1 Penyusunan rencana proyek terdiri dari pengembangan Work Breakdown Structure
(WBS); memahami seluruh tujuan proyek, persyaratan dan batasan yang mempengaruhi
waktu dan urutan pekerjaan; dan mengembangkan informasi ini ke dalam rencana logika
proyek. Setelah rencana logika proyek selesai, perencana/penjadwal memulai proses
penjadwalan.

Empat tingkat dasar jadwal digunakan:

  Tingkat Jadwal Induk (Tingkat I)
 Tingkat Manajemen (Tingkat II)
 Tingkat Proyek (Tingkat III)
 Tingkat Kontrol (Tingkat IV)
Jadwal ini harus dikonfigurasi dalam format "roll-up / roll-down". Pengembangan jadwal
dimulai pada Tingkat Jadwal Induk (tertinggi) dan diturunkan melalui Tingkat Proyek
hingga Tingkat Kontrol (terendah). Pelaporan dimulai dari Tingkat Kontrol (terendah) dan
digulung menjadi Tingkat Proyek dan kemudian ke dalam jadwal Tingkat Manajemen dan
kemudian ke Tingkat Jadwal Induk (tertinggi).

Memperbarui jadwal terdiri dari tiga (3) langkah dasar berikut:

 Statuskan kemajuan aktual dan perkiraan yang akan diselesaikan

 Penggabungan informasi baru, yang mungkin memerlukan penyesuaian logika
jadwal dan durasi
 Analisis variasi terhadap jadwal target
Jadwal Kontraktor akan dibuat dalam waktu 14 hari setelah pemberian kontrak dan akan
sesuai dengan jadwal pencapaian yang disepakati yang tercantum dalam kontrak yang
ditandatangani. Kegiatan-kegiatan ini harus cukup rinci untuk memastikan dasar yang
tepat untuk memantau dan mengevaluasi rangkaian Pekerjaan dan harus mencakup
kendala-kendala utama dan titik-titik penghubung.

Laporan analisis jadwal naratif akan diselesaikan dari masing-masing kontraktor dan
disajikan dalam setiap laporan kemajuan bulanan.

Kontraktor akan memberikan jadwal tinjauan ke depan setiap 2 minggu sekali sesuai
dengan Jadwal Tingkat Proyek Kontrak.

Jadwal proyek harus dipantau setiap minggu dan diperbarui dua minggu sekali untuk
menentukan bahwa pencapaian penting telah dipenuhi dan aktivitas tersebut mengalami
kemajuan sesuai kebutuhan.

Kritis akan ditentukan oleh aktivitas yang mempunyai jumlah total float paling sedikit.
Aktivitas jalur kritis mengontrol keseluruhan durasi proyek. Suatu kegiatan dengan total
waktu pelaksanaan kurang dari 10 hari sangat penting dan memerlukan pemantauan
menyeluruh secara teratur untuk memastikan penyelesaian proyek tepat waktu.

Peringatan Jadwal akan dikeluarkan untuk memberi saran kepada manajemen proyek
tentang faktor-faktor yang mungkin menyebabkan perubahan dalam jadwal yang telah
ditetapkan untuk proyek tersebut. Deteksi dini terhadap faktor-faktor ini adalah kunci untuk
mengambil tindakan perbaikan guna memitigasi dampak terhadap penyelesaian proyek
dan menjadi tanggung jawab Manajer Proyek untuk memastikan bahwa faktor-faktor yang
dapat menunda proyek telah teratasi.

5.2 Pelaporan
Laporan Kemajuan Bulanan akan berfungsi sebagai dokumen dasar yang akan digunakan
oleh Tim Manajemen Proyek untuk pelaporan proyek secara keseluruhan kepada klien.
Laporan Kemajuan Bulanan situs akan dimasukkan ke dalam laporan Tim Manajemen
Proyek dan akan memberikan gambaran komprehensif tentang lokasi proyek, status saat
ini, atau perkiraan relatif terhadap Anggaran Pengendalian dan jadwal. Laporan ini akan
memberdayakan manajemen untuk mengambil tindakan perbaikan yang berdampak
positif terhadap proyek jika diperlukan.
6 Tutup
Setiap proyek harus menyediakan data biaya aktual ke sistem Kontrol Proyek Klien.
Salinan setiap perkiraan biaya modal yang disiapkan untuk proyek ini harus diarsipkan
pada akhir setiap proyek.

Laporan penyelesaian proyek harus merupakan akumulasi data dari masing-masing

disiplin ilmu utama yang terlibat dalam pelaksanaan proyek. Dokumen ini merupakan kritik
terhadap seberapa efektif upaya manajemen proyek diterapkan. Area fokus utama harus:

 Ringkasan Analisis Keuangan

 Ringkasan Analisis Jadwal
Dokumen ini harus memuat analisis mendalam tentang berbagai elemen biaya pekerjaan.
Tujuan utama dari analisis ini adalah untuk menyediakan data historis yang akan
digunakan dalam membuat perkiraan yang lebih baik untuk perencanaan proyek di masa
depan.

Laporan Biaya Akhir harus disimpan dalam database klien dan perpustakaan
Kontrol Proyek. Data yang terdapat dalam laporan ini harus menjadi sumber
informasi utama yang akan digunakan dalam menganalisis estimasi masa depan.

Organisasi………………………..Nama………………Jumlah Salinan………………………..

Pengakuan penerimaan dokumen ini oleh tim proyek harus dikembalikan ke PM untuk
dicatat.
LAMPIRAN DAN LAMPIRAN
1. Lampiran

Lampiran dan alur proses berikut menyediakan mekanisme untuk menerapkan program
Pengendalian Mutu dan penjaminan:

1. Daftar Proposal Perubahan Dasar

2. Proposal Perubahan Dasar
3. Log Perubahan Proyek
4. Ubah Diagram Alir Prosedur Pengendalian

2. Definisi Kunci

PM = Manajer proyek

AO = Pemilik Tugas

Penerapan pro-forma selanjutnya bersifat intuitif dan “cukup jelas”.

 Tanggal : Lembar No
DAFTAR USULAN PERUBAHAN DASAR nomor proyek Nomor Kontrak
Deskripsi Permintaan BCP Tanggal Disetujui Bukan Komentar
Nomor BCP diterbitkan Disetujui

Prosedur Pengendalian Proyek 4S08 v4-0

PROPOSAL PERUBAHAN DASAR
1) Nomor BCP: 2) Judul BCP:

3) Nomor Item Baris: 4) Judul Proyek:

Judul Subproyek
5) Tanggal Diterima oleh sekretariat : Tingkat 2 ……………. Tingkat 1……………. Tingkat0……….

6) Perubahan Penunjukan: 7) Tingkat BCP: 8) Perubahan 9) AO

Terarah:
Rutin [ ] Tingkat 0 [ ]
Prioritas [ ] Tingkat 1 [ ] Ya [ ]
Darurat [ ] Level 2 [ ] TIDAK [ ]

10) Penggagas BCP: 11) Telepon: 12)Faks: 13) email

14) Perubahan Uraian pada Ruang Lingkup, Jadwal, Biaya, Mutu, Risiko, SDM, Komunikasi,
Pengadaan
(ref Formulir Permintaan Perubahan dari Rencana yang sesuai terlampir)

15) Justifikasi dan Dampak Perubahan (Bila diarahkan perubahan, sebutkan kewenangannya dan
lampirkan
mengubah permintaan kontrol

PROPOSAL PERUBAHAN DASAR

Nomor BCP:
Dampak Garis Dasar yang Mengubah Diajukan
pada Dasar Disetujui
Biaya
Total R R R
Perkiraan
Biaya (TEC)
Total R R R
Proyeksi
Biaya (TPC)
18) Anggaran Proyek Mengubah Diajukan
Kontinjensi R R R
Saat Ini
19) Dampak terhadap pendanaan (TEC+OPC=TPC):

Tahun proyek
Anggaran yang Perubahan yang Perubahan Profil yang
Disetujui Diusulkan tahunan Diusulkan
Modal Pengoper Modal Pengoper Modal Pengoper Modal Pengoper
asian asian asian asian
Tahun-tahun
sebelumnya
Tahun ini
Tahun 2
Tahun 3
Tahun 4
Tahun 5
Melampaui 5
Tahun

Sub Jumlah

Jumlah
Anggaran
*Hanya sertakan jumlah perubahan yang disetujui sejak pembaruan anggaran terakhir untuk
menunjukkan dampak total (ditampilkan dalam 2 kolom terakhir) pada anggaran saat ini
20) Sumber pendanaan untuk peningkatan TEC:

21) Dampak terhadap Jadwal Dasar:

Tonggak Baseline Usulan (Bulan / Tahun) Mengubah
pencapaia (Bulan/Tahun)
n
 PROPOSAL PERUBAHAN DASAR
Nomor BCP:
Dampak terhadap Baseline Cakupan:
Barang Dasar Diperbaiki

24) Dampak Lainnya (Kesehatan, Keselamatan, Lingkungan, dll):

25) Tindakan Perbaikan Sementara:

JUDUL PROYEK: JUDUL SUB PROYEK : DOKUMEN DASAR TANGGAL

ITEM BARIS NO: SUBPROYEK NO: TPC TEC

TANGGAL LOG:

Tanggal/Hasil Perubahan Dasar Men Referensi: CPDS atau FN

Disposisi ipu ADS
Nom deskripsi perubahan Level Tingk tingk TP TE SCH SCP TP TE ME TA
or 2 at 1 at 0 C C C C NIP
BCP U

2.1.1 DASAR YANG DISETUJUI SAAT INI

KODE DISPOSISI

AP – DISETUJUI CA – DISETUJUI SECARA BERSYARAT

DF– DITUNDA ID - DIDUKUNG

RJ – DITOLAK AK – DIAKUI

CATATAN :

LOG PERUBAHAN PROYEK

 14
MEMASUKKAN

Formulir Permintaan Perubahan dan register

dari Rencana Manajemen, yaitu Ruang
Lingkup, Jadwal, Biaya, Kualitas, SDM,
Risiko, Komunikasi & Pengadaan

PM menerima seluruh Formulir Permintaan

Perubahan dan Daftar dari Rencana Pengelolaan
dan bertemu dengan AO terkait untuk menilai Tinjau kembali analisis dan
keabsahan permintaan tersebut. terus tinjau

Setelah yakin bahwa ini adalah permintaan perubahan

yang bersifat rahasia, PM menilai tingkat ambang batas
perubahan, memastikan bahwa semua rincian pendukung
yang diperlukan sudah tersedia & merujuk permintaan
tersebut ke Komite Pengendalian Perubahan yang sesuai
melalui sistem Pengendalian Proyek untuk mengambil
keputusan dengan menyiapkan Garis Dasar Ubah Usulan

tingk tingk tingk

Jawaban - Tidak
at 1 at 2 at 3 1. Persetujuan bersyarat
2. Penundaan
Keputusan Dicatat oleh
3. Penolakan
Sekretariat Komite
PROSEDUR

Ya Didukung
1.Perubahan Disetujui
2.Perubahan Diakui untuk
diterapkan dalam sistem

Permintaan Perubahan yang ditandatangani dikirim

ke AO untuk implementasi, dicatat dalam log
KELUARAN

proyek dan dikirim ke semua pemegang rencana

pengelolaan untuk penyesuaian ruang lingkup,
jadwal, rencana biaya dan kualitas dan dilaporkan
pada pertemuan lokasi berikutnya.

PROSEDUR PENGENDALIAN PERUBAHAN

15