Carta del proyecto

FASE 1: Intranet para empleados

Escrito por Carrie Voysey
30 de julio de 2010

Preámbulo
La Auditoría de la Comunicación ha identificado cuatro áreas que actúan como barreras para una
comunicación interna excelente en la Empresa X y, por tanto, señalan oportunidades de mejora. Estas
áreas incluyen: la puntualidad en la recepción de la información, la calidad de la información, el método
de entrega y las habilidades de comunicación, especialmente dentro del grupo de supervisión.

Una de las estrategias recomendadas para superar las barreras y aprovechar las oportunidades de
mejora de la comunicación fue crear una intranet de la empresa X para los empleados. Esta carta de
proyecto esbozará el proceso de aplicación de la FASE 1 de esta herramienta.

A medida que avance el proyecto de Intranet para empleados, se identificarán los elementos de la FASE
2, que se abordarán en una carta de proyecto independiente. La FASE 2 también tratará de aumentar la
personalización (integrando un "tablero" personalizado, por ejemplo) de la Intranet de Empleados.

Finalidad/Justificación del proyecto

Empresa X Necesidad/Caso
El proyecto Intranet del Empleado se ha creado para mejorar la interacción dentro de la comunidad de
empleados de la Empresa X y para ayudar a transmitir y recibir información de calidad (clara, concisa,
informativa y transparente) en el momento oportuno. La Intranet del Empleado proporcionará una
"ventanilla única" para difundir información interna que no es apropiado compartir con el público en
general.

Objetivos de la empresa X
Es un hecho aceptado que las comunicaciones efectivas con los empleados inspirarán a los
empleados a tomar "propiedad" de su trabajo; crearán una comprensión simple y completa y así
permitirán a los empleados ponerse en los zapatos de los trabajos de otras personas; y reconocerán a
los individuos que sus posiciones en la organización son significativas. La comunicación eficaz con los
empleados es una parte importante de un entorno de trabajo saludable, algo muy importante para la
empresa X.

Una Intranet de Empleados tratará de mejorar y comprometer las comunicaciones de los empleados
de la Empresa X, apoyando así los valores y las orientaciones estratégicas de la Empresa X.

Descripción del proyecto

La Intranet de Empleados proporcionará una plataforma en línea que ofrecerá contenidos interactivos,
dinámicos y en tiempo real a toda la comunidad de la Empresa X. El contenido procederá de todas las
partes de la empresa X: dirección, empleados, escuelas, recursos humanos y otros departamentos.

Se construirá con el apoyo del Departamento de TI y el contenido será "alimentado" por los empleados y
supervisores. El Departamento de Comunicación y Desarrollo desempeñará un papel clave a la hora de
subir contenidos y animar a los particulares a utilizar este medio.

Este proyecto se centrará en la FASE 1 de la creación e implantación de la Intranet para empleados de la

empresa X. Se crearán cartas de proyecto adicionales para las fases posteriores.

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Carta del proyecto para la Intranet de los empleados - Julio de 2010
Escrito por Carrie Voysey
 Objetivos del proyecto y criterios de éxito
Se han identificado los objetivos que apoyan mutuamente los hitos y resultados de este proyecto. Para
que el proyecto de Intranet para empleados sea un éxito, deben alcanzarse los siguientes objetivos en
el plazo y con el presupuesto previstos:

• Desarrollar una y de alta calidad que satisfaga los objetivos de la empresa X

• Crear -buy-in‖ de Comunidad de empleados de la empresa X
• Desarrollar métodos de medir el éxito (Google Analytics, pruebas de usabilidad, comentarios,
enfoque
grupos, etc.)

Requisitos
Este proyecto debe cumplir la siguiente lista de requisitos para alcanzar el éxito:

• La Intranet para empleados debe probarse en el laboratorio informático antes de su

implantación
• La Intranet para empleados debe implantarse sin perturbar las operaciones
• El Departamento de Comunicación y Desarrollo debe apoyar la promoción de la Intranet de
Empleados mediante campañas de marketing interno.
• El Coordinador de Comunicaciones debe suministrar la mayor parte del contenido del sitio o, al
menos, servir de "intermediario" para que los empleados y supervisores carguen el contenido.
• El progreso y el despliegue del proyecto de Intranet para Empleados deben comunicarse a las
partes interesadas, al equipo del proyecto y a la comunidad de empleados de la Empresa X a
través de medios eficaces y con la ayuda de un Plan de Comunicación exhaustivo (que
desarrollará el Departamento de Comunicación y Desarrollo).

Se podrán añadir requisitos adicionales según sea necesario, con la aprobación del patrocinador/gestor
del proyecto y la consulta y evaluación adecuadas con las partes interesadas y los representantes de TI,
a medida que avance el proyecto.

Restricciones
Las siguientes limitaciones afectan al proyecto Intranet para empleados:

• Todos los empleados deben tener acceso (en términos de tiempo asignado, hardware,
identificadores de inicio de sesión personales y software) al portal de la Intranet para
Empleados.
• Todo el hardware y software debe ser compatible con nuestras plataformas informáticas
actuales
• Todos los equipos y programas informáticos deben adquirirse de acuerdo con el presupuesto
asignado y
cronología
• Se proporcionarán especialistas en TI como recursos para este proyecto
• Los miembros del departamento de Comunicación y Desarrollo se proporcionarán como
recursos para este proyecto

Supuestos
A continuación figura una lista de supuestos. Con el acuerdo y la firma de este documento, todas las
partes reconocen que estos supuestos son ciertos y correctos:

• Este proyecto cuenta con el pleno apoyo del:

Patrocinador del proyecto: John Doe
Directora del proyecto: Carrie Voysey
Partes interesadas: Más John Does
Equipo del proyecto: Aún más John Does

• La finalidad de este proyecto se comunicará a toda la empresa X antes de su despliegue

• La plataforma Intranet para empleados se desarrollará en el marco de la Terminal 4

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Carta del proyecto para la Intranet de los empleados - Julio de 2010
Escrito por Carrie Voysey
Declaración preliminar sobre el ámbito de aplicación
El proyecto de Intranet para empleados incluirá el diseño, las pruebas y la entrega de un nuevo sistema
de comunicación por intranet en toda la organización. Todos los recursos de personal, hardware y
software serán gestionados por el equipo del proyecto. Todo el trabajo del proyecto será independiente
de las operaciones diarias y en curso, y todas las pruebas necesarias se realizarán en el laboratorio
informático.

La financiación del proyecto será gestionada por el director del proyecto hasta los importes asignados en
este documento, inclusive. Cualquier financiación adicional requiere la aprobación del patrocinador del
proyecto. Este proyecto concluirá cuando la FASE 1 haya sido probada e implantada y los empleados
utilicen la intranet como principal fuente de información y comunicación.

Riesgos
Se han identificado los siguientes riesgos para el proyecto de Intranet de Empleados. El director del
proyecto determinará y empleará las estrategias de mitigación/evitación de riesgos necesarias, según
proceda, para minimizar la probabilidad de que se produzcan estos riesgos:
• Posible interrupción de las operaciones durante el despliegue, como prioridad del proyecto y
situaciones de crisis/emergencia.
• Falta de interés/confianza de los empleados en el uso de la intranet
• Uso indebido de la intranet para empleados
• Brechas de seguridad en torno al inicio de sesión y el estado de las cuentas
• Rotación y disponibilidad de miembros clave del personal para prestar apoyo continuo al proyecto.

Resultados del proyecto

Una vez finalizado con éxito el proyecto de Intranet para empleados, deberán cumplirse los siguientes
objetivos.
Cualquier cambio en estos entregables debe ser aprobado por el patrocinador y el director del proyecto.
• Solución de intranet totalmente implantada (finalización de la FASE 1 del producto)
• Política/manual de formación para el uso de la Intranet de empleados
• Documentación técnica (lista de características/especificaciones) de la FASE 1
• Lista de recomendaciones y requisitos para la futura ampliación de la Intranet para empleados
• Deben existir identificadores de inicio de sesión para cada empleado activo

Resumen del calendario de hitos

A continuación se presenta el calendario resumido de hitos del proyecto. A medida que los requisitos se
definan con mayor claridad, este calendario podrá modificarse. El director del proyecto comunicará
cualquier cambio en las reuniones de estado del proyecto.

A medida que avance el proyecto, será necesario aumentar el contenido y las funciones. Si este aumento
no se ajusta al alcance y los plazos del proyecto de la FASE 1, se incorporarán a una carta de proyecto
de la FASE 2.

Resumen del calendario de hitos

Hitos del proyecto/fechas objetivo (TBD)
• Inicio del proyecto
• Diseño completo de 5 características clave:
• Asuntos de RRHH
• Foros del personal
• Noticias del día
• Eventos y cobertura
• Gestión blog
• Proporcione ejemplos de contenido para 5 características clave (enumeradas anteriormente)
• Desarrollo/funcionalidad completos de 5 características clave (enumeradas anteriormente)
• Adquirir el hardware y el software necesarios
• Implantar el inicio de sesión para los empleados
• Ejecutar el plan de marketing interno

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Carta del proyecto para la Intranet de los empleados - Julio de 2010
Escrito por Carrie Voysey
 • Completar la política/formación manual
• Solución completasimulación y pruebas
• Documentación técnica completa
• Implantar la solución
• Proyecto finalizado

Resumen del presupuesto

El siguiente cuadro contiene un presupuesto resumido basado en los componentes de coste previstos
que incrementan la explotación y los costes estimados necesarios para llevar a buen término el proyecto.
Este presupuesto no incluye el coste de los recursos de personal.

Resumen del presupuesto

Componente del proyecto/Coste del componente (TBD)
• Hardware
• Software y licencias
• Material de marketing (impresión, regalos, producción de vídeo)
• Investigación institucional
Importe total: TBD

Requisitos para la aprobación de proyectos

El éxito del proyecto Intranet para Empleados se alcanzará cuando la solución Intranet totalmente
probada, y toda la documentación técnica, esté totalmente desplegada en toda la Empresa X dentro de
los plazos y costes indicados en esta carta. Además, esta medida del éxito debe incluir una lista de
recomendaciones para futuras consideraciones, ya que prevemos plenamente la necesidad de que esta
solución evolucione para animar a los empleados a comunicarse entre sí. El éxito lo determinará el
patrocinador del proyecto, John Doe, que también autorizará la finalización del proyecto.

Jefe de proyecto
Carrie Voysey es nombrada Jefa de Proyecto para la duración del proyecto de la Intranet de Empleados.
La responsabilidad de Carrie es gestionar todas las tareas del proyecto, los plazos y la comunicación en
relación con el proyecto de la Intranet para empleados. El equipo del proyecto, formado por especialistas
en TI, el Coordinador de Marketing Institucional y un representante de Recursos Humanos, será el apoyo
de la matriz. Carrie coordinará todas las necesidades de recursos a través del Jefe del Departamento de
TI y el Director de Comunicaciones y Desarrollo.

El Jefe del Departamento de TI y el Director de Comunicación y Desarrollo están autorizados a aprobar

todos los gastos presupuestarios hasta los importes presupuestarios asignados, inclusive. Cualquier
financiación adicional debe solicitarse a través del patrocinador del proyecto, John Doe. Carrie
proporcionará actualizaciones mensuales al patrocinador del proyecto.

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Carta del proyecto para la Intranet de los empleados - Julio de 2010
Escrito por Carrie Voysey