RICFORB FINANZGESELLSCHAFT PTY LTD

RECHNUNGSLEGUNGSGRUNDSÄTZE UND
VERFAHRENSHANDBUCH

Angenommen ………..
 INHALTSVERZEICHNIS

1.00 KONTENPLAN
1.01 Aktiva.............................................................................................................. 2
1.02 Passiva........................................................................................................... 2
1.04 Umsatzerlöse................................................................................................. 2
1,05 Aufwendungen............................................................................................... 2

2.00 RECHNUNGSLEGUNGSGRUNDSÄTZE UND -VERFAHREN

2.10 Richtlinien....................................................................................................... 3
2.20 Verfahren
2.21 Umsatzrealisierung......................................................................................... 3
2.22 Abgleich von Einnahmen und Ausgaben....................................................... 3
2.23 Anlagevermögen und Abschreibungen.......................................................... 3
2.25 Daten-Cutoff.................................................................................................... 4

4.00 BARAUSZAHLUNGEN
4.10 Richtlinien....................................................................................................... 5
4.20 Verfahren
4.21 Kapitalerwerb.................................................................................................. 5
4.22 Lieferungen, Dienstleistungen und andere Rechnungen............................... 5
4.23 Rechnungszahlungsverfahren........................................................................ 6
4.24 Entgeltabrechnung......................................................................................... 6

5.00 GELDEINGÄNGE
5.10 Richtlinien........................................................................................................ 7
5.20 Verfahren........................................................................................................ 7

6.00 BANKÜBERLEITUNG
6.10 Richtlinien....................................................................................................... 8
6.20 Verfahren........................................................................................................ 8

7.00 ABRECHNUNGSVERFAHREN ZUM MONATSENDE

7.10 Richtlinien....................................................................................................... 9
7.20 Verfahren........................................................................................................ 9

8.00 ABRECHNUNGSVERFAHREN ZUM JAHRESENDE

8.10 Richtlinien....................................................................................................... 10
8.20 Verfahren........................................................................................................ 10
8.21 Finanzaudit..................................................................................................... 10

9.00 KOSTENVERRECHNUNGEN
9.10 Richtlinien..................................................................................................... 12

Inhaltsverzeichnis (Fortsetzung)

10.00 INVESTITIONEN
10.10 Richtlinien..................................................................................................... 13
10.20 Verfahren...................................................................................................... 13
11.00 SCHULDEN
11.10 Richtlinien..................................................................................................... 14
11.20 Verfahren...................................................................................................... 14

12.00 RÜCKLAGEN UND ZWECKGEBUNDENE MITTEL

12.10 Richtlinien..................................................................................................... 15
12.20 Verfahren...................................................................................................... 15

13.00 INTERNE KONTROLLEN UND FINANZAUDIT

13.10 Richtlinien..................................................................................................... 16
13.20 Verfahren...................................................................................................... 16

14.00 COMPLIANCE
14.10 Richtlinien..................................................................................................... 17
14.20 Verfahren...................................................................................................... 17
14.21 Compliance-Ausschuss..................................................................... 17
14.22 Eingeschränkte Spenden................................................................... 17

15.00 BUDGETIERUNG
15.10 Richtlinien..................................................................................................... 18
15.20 Verfahren...................................................................................................... 18

16.00 COMPUTERZUGRIFF UND BACKUP

16.10 Richtlinien..................................................................................................... 19
16.20 Verfahren...................................................................................................... 19
16.21 Passwörter......................................................................................... 19
16.22 Backup............................................................................................... 19
16.23 Disaster Recovery.............................................................................. 20

17.00 ZUGRIFF AUF AUFZEICHNUNGEN UND AUFBEWAHRUNG VON

AUFZEICHNUNGEN
17.10 Richtlinien..................................................................................................... 21
17.20 Verfahren...................................................................................................... 21
17.21 IRS-Formulare................................................................................... 21
17.22 Jahresbericht der gemeinnützigen Organisation von Wisconsin........ 21
17.23 Personalakten.................................................................................... 21
17.24 Finanzinformationen.......................................................................... 22
17.25 Aufbewahrung von Aufzeichnungen................................................... 22

18.00 MUSTER BUCHHALTUNGSFORM............................................................................ 25

19.00 PFLEGE VON RECHNUNGSLEGUNGSGRUNDSÄTZEN UND

VERFAHRENSHANDBUCH
19.10 Richtlinien..................................................................................................... 26
19.20 Verfahren...................................................................................................... 26

Inhaltsverzeichnis (Fortsetzung)

20.00 ERSTELLUNG VON INFORMATIONSRÜC

20.10 Richtlinien..................................................................................................... 27
20.20 Verfahren...................................................................................................... 27
21.00 SACHANLAGENINVENTAR
21.10 Richtlinien..................................................................................................... 28
21.20 Verfahren...................................................................................................... 28

22.00 ZUSCHÜSSE & VERTRÄGE

22.10 Richtlinien..................................................................................................... 29
22.20 Verfahren...................................................................................................... 29
2.00 KONTENPLAN

2.01 Aktiva

Aktiva......................................1####
Geldkonten............................10###
Debitorenkonten....................11###
Prepaid-Konten.....................12###
Grundstücke & Gebäude......15###
Möbel & Ausstattung.............16###
Sonstige Vermögensgegenstände
18###
2.02 Passiva
Passiva....................................2####
Kontokorrentverbindlichkeiten
20###
Abgegrenzte Lohn- und
Gehaltsabrechnung
Zu zahlende Steuern...........21###
Rückstellungen......................23###
Rechnungsabgrenzungsposten
24###
Hypotheken und
Schuldverschreibungen
Zahlbar................................25###
2.05 Ausgaben
Aufwendungen.....................5####
Personalaufwand...............50###
Bürokosten.........................51###
Baukosten..........................52###
*Reparaturen & Wartung
*Müll- & Schneebeseitigung
*Ausrüstungskosten
Programmkosten..................53###
Verwaltungskosten...............53###
Druck & Werbung.................54###
Sonstige Aufwendungen......55###
2.06 Kostenstellen
Verwaltung...........................01
Fundraising..........................02
Gebäude..............................03
Programmdienste.................04
Gewährung A.......................05
Gewährung B.......................06

2.03 Nettovermögen
(Fondsguthaben)

Nettovermögen........................3####

2.04 Umsatzerlöse

Umsatzerlöse..........................4####
Mieteinnahmen......................40###
Beigetragene Einnahmen.....41###
Programmerlöse....................42###
Sonstige Einnahmen.............43###

(Hinweis: Für jedes Konto sollte eine Beschreibung angegeben werden.)

5
3.00 RECHNUNGSLEGUNGSGRUNDSÄTZE & -VERFAHREN

3.10 Richtlinien

Die Rechnungslegungsgrundsätze von Ricforb stehen im Einklang mit allen

geltenden Gesetzen. Dazu gehören: allgemein anerkannte
Rechnungslegungsgrundsätze und IFRS.

Bestimmte Verfahren, die sich aus diesen Rechnungslegungsverlautbarungen

und -freigaben ergeben, werden im Folgenden erörtert.

3.20 Verfahren

3.21 Umsatzrealisierung

Die Beiträge werden in der eingegangenen Periode als Einnahmen erfasst

oder die

3.22 Abgleich von Einnahmen und Ausgaben

Um einen genauen und konsistenten Jahresabschluss zu erstellen, werden

die Erträge und Aufwendungen, die jeder Periode zuzurechnen sind, in
diesem Zeitraum so weit wie möglich berücksichtigt. Die Kapitel über die
Verfahren zum Monatsende und zum Jahresende besprechen dies
ausführlicher. Im Allgemeinen werden alle Einträge, die erforderlich sind,
um die Einnahmen und Ausgaben jeder Periode genau widerzuspiegeln, in
dieser Periode vorgenommen.

Die Organisation erfasst Transaktionen auf Periodenabgrenzungsbasis der

Rechnungslegung.

3.23 Anlagevermögen und Abschreibungen

Sachanlagen sind materielle Gegenstände, die zur Verwendung bei der

Herstellung oder Lieferung von Waren oder Dienstleistungen, zur
Vermietung an Dritte oder zu Verwaltungszwecken gehalten werden und
voraussichtlich während mehr als eines Zeitraums verwendet werden.
Sachanlagen werden zu Anschaffungskosten abzüglich kumulierter
Abschreibungen und kumulierter Wertminderungsaufwendungen
angesetzt.

Die Kosten umfassen alle Kosten, die anfallen, um den Vermögenswert an

den Standort und in den Zustand zu bringen, der erforderlich ist, damit er in
der von der Geschäftsführung beabsichtigten Weise betrieben werden
kann.

Die Abschreibung erfolgt linear zur Abschreibung der Kosten abzüglich des
geschätzten Restwerts über die Nutzungsdauer des
Sachanlagevermögens, der sich wie folgt darstellt:

Artikel Durchschnittliche
Nutzungsdauer
3
 Möbel und Einrichtungsgegenstände 6
Büromöbel 5
IT-Ausstattung 3
Computersoftware 2
Küchenutensilien 5
Sonstiges Anlagevermögen 5

Der Restwert , die Abschreibungsmethode und die Nutzungsdauer jedes

Vermögenswerts werden in jeder Berichtsperiode überprüft, wenn
Anzeichen dafür vorliegen, dass sich eine wesentliche Änderung
gegenüber der vorherigen Schätzung ergeben hat.
.
4,00 BARAUSZAHLUNGEN

4.10 Richtlinien

Die zur Unterzeichnung von Schecks befugten Stellen sind: Executive Director,
Board President, Board Vice-President und Board Treasurer. Bei Schecks ist nur
eine Unterschrift erforderlich. Jeder, der einen Scheck unterschreibt, muss die
Begleitrechnung oder andere Unterlagen überprüfen und paraphieren.
Einzelpersonen dürfen keinen Scheck unterschreiben, der an sich selbst zu
zahlen ist.

Der Buchhalter pflegt das Kreditorenbuchhaltungssystem. Vor der Zahlung

codiert der Buchhalter jede Rechnung, bereitet die Schecks vor und organisiert
die Dokumentation.

Der Buchhalter bestimmt die Entgeltabrechnungsbeträge auf der Grundlage von

Arbeitszeitnachweisen und genehmigten Tarifen. Der Buchhalter bereitet die
Gehaltsabrechnungsschecks vor.

4.20 Verfahren

4.21 Kapitalerwerb

Für den Kauf von budgetiertem Kapitalvermögen von mehr als 2.000 USD
sind drei Gebote erforderlich, sofern dies praktikabel ist. Der
Geschäftsführer wählt einen Bieter aus. Die Zustimmung des Vorstands ist
erforderlich, wenn der Niedrigbietende nicht ausgewählt wird oder wenn die
Ausschreibung vom Exekutivdirektor nicht als praktikabel erachtet wurde.
Jegliches Kapitalvermögen, das nicht vom Vorstand budgetiert wurde,
muss vom Vorstand genehmigt werden, bevor Angebote eingeholt werden
können.

4.22 Lieferungen, Dienstleistungen und andere Rechnungen

Bestellanforderungen können von jedem im Büro generiert werden. Die

Anforderungen werden dem Exekutivdirektor zur Genehmigung vorgelegt
und dem Büroassistenten zur Auftragserteilung übergeben. Die
genehmigten Bestellanforderungen werden dem Buchhalter übergeben
und in der offenen Bestelldatei abgelegt.

4
Wenn die Waren oder Dienstleistungen eingegangen sind, zieht der
Buchhalter die Bestellanforderung und vergleicht die eingegangene
Bestellung mit dem Lieferschein und der Bestellanforderung auf Richtigkeit.
Der Lieferschein wird der Bestellanforderung beigefügt und bis zum
Eingang der Rechnung an die offene Bestelldatei zurückgesandt.

Die Post wird von der Büroassistentin empfangen und geöffnet. Alle
Rechnungen werden an den Buchhalter weitergeleitet, der die Rechnung
mit der genehmigten Bestellanforderung und dem Lieferschein abgleicht
und eine Kontocodierung für die Transaktion ermittelt. Der Buchhalter
übergibt die Rechnung und die Support-Dokumentation an den
Exekutivdirektor zur Genehmigung der Zahlung. Der Exekutivdirektor
paraphiert die Rechnung, die die Zahlungsgenehmigung und die
Genehmigung der vom Buchhalter vorgeschlagenen
Ausgabenkontocodierung angibt. Der Buchhalter gibt die genehmigte
Rechnung in das A/P-Computermodul ein und legt alle Dokumente in der
geöffneten Rechnungsdatei ab, bis sie bezahlt sind.

5
4.23 Rechnungszahlungsverfahren

Rechnungen werden am 1. und 15. eines jeden Monats bezahlt. Vor der
Erstellung von Schecks wird ein Vorprüfungsbericht erstellt, der alle
ausstehenden Verbindlichkeiten mit den Fälligkeitsdaten und Beträgen
auflistet. Der Buchhalter gibt an, welche Rechnungen bezahlt werden
müssen. Dieser Vorprüfungsbericht wird vom Exekutivdirektor überprüft
und genehmigt. Auf der Grundlage des genehmigten Pre-Check-Berichts
werden die Schecks aus dem A/P-Computermodul ausgedruckt, der
genehmigten Support-Dokumentation aus der offenen Rechnungsdatei
beigefügt und dem Exekutivdirektor zur Unterschrift übergeben. Die
Schecks werden vom Scheckunterzeichner in Umschlägen versiegelt und
die Begleitdokumente werden an den Buchhalter zurückgesandt, um
alphabetisch nach Lieferanten abgelegt zu werden.

4.24 Entgeltabrechnungsverfahren

Die Gehaltsabrechnung wird halbmonatlich bearbeitet und bis zum 19. und
4. eines jeden Monats ausgeführt und verteilt. Der Exekutivdirektor leitet
genehmigte Arbeitszeitnachweise am Ende jeder Periode an den
Buchhalter weiter. Jedes Stundenzettel muss vom Mitarbeiter und vom
Geschäftsführer unterzeichnet werden. Der Buchhalter summiert die
Stundenzettel und gibt die Summen in das Entgeltabrechnungsmodul des
Computers ein. Die Schecks werden ausgedruckt und dem
Exekutivdirektor zur Überprüfung und Unterschrift vorgelegt. Die für die
Vorbereitung der Gehaltsabrechnung verwendeten Gehaltssätze basieren
auf unterzeichneten Vermerken des Exekutivdirektors. Das Gehalt für den
Exekutivdirektor basiert auf einem unterzeichneten Vermerk des
Vorstandsvorsitzenden.

6
5,00 BAREINNAHMEN

5.10 Richtlinien

Der Büroassistent empfängt und öffnet die Post in Anwesenheit von

Programmperson A, um die doppelte Kontrolle über die Belege zu behalten.

Der Büroassistent wird alle Schecks nach Erhalt restriktiv bestätigen.

Die Bankeinzahlung erfolgt täglich durch den Office Assistant.

Wenn der Büroassistent nicht zur Erfüllung dieser Aufgaben zur Verfügung steht,
wird der Exekutivdirektor einen anderen Mitarbeiter als den Buchhalter mit der
Durchführung dieser Aufgaben beauftragen.

Vornummerierte Belege werden für alle Gelder verwendet, die direkt von einer
Person erhalten werden.

5.20 Verfahren

Alle Schecks werden restriktiv abgezeichnet, fotokopiert und beim Öffnen der Post
in ein tägliches Kassenbelegprotokoll eingetragen.

Sowohl der Büroassistent als auch die Programmperson A unterzeichnen das

Kassenbelegprotokoll, um seine Richtigkeit zu überprüfen.

Persönlich geleistete Zahlungen werden dem Kassenbelegprotokoll hinzugefügt.

Eine Fotokopie dieser Schecks und eine Kopie der vornummerierten Quittung
werden dem täglichen Kassenbelegprotokoll beigefügt. Das
Kassenbelegprotokoll wird vom Office Assistant aufsummiert. Eine Kopie des
Protokolls wird mit den Scheckkopien an den Buchhalter ausgehändigt. Eine
Kopie des Protokolls wird auch der Programmierperson B zur Aktualisierung der
Hausverwaltungssoftware ausgehändigt.

Der Exekutivdirektor verwendet das Original des Kassenbelegprotokolls zur

Überprüfung und zur Unterstützung seiner Pflicht zur Überprüfung der
Kontoauszüge (siehe Abschnitt 6).

Der Buchhalter wird die Kopie des Kassenbelegprotokolls und die Scheckkopien
verwenden, um die Kontocodierung zu bestimmen und die Kassenbelege in den
Computer einzugeben.

7
6.00 BANKABSTIMMUNG

6.10 Richtlinien

Die Kontoauszüge werden ungeöffnet an den Geschäftsführer weitergeleitet.

Beim Öffnen der Kontoauszüge überprüft der Exekutivdirektor die Schecks auf
ungewöhnliche Gegenstände oder Änderungen. Der Exekutivdirektor vergleicht
ausgewählte Einzahlungen auf dem Kontoauszug mit der Kopie der
Bareinnahmenprotokolle und überprüft alle Kontoübertragungen.

Die Kontoauszüge sind vom Wirtschaftsprüfer monatlich spätestens eine Woche

nach Zugang des Auszuges abzugleichen. Das Hauptbuch und die
abgeglichenen Kontoauszüge werden monatlich angepasst, um eine Einigung zu
erzielen.

6.20 Verfahren

Nach Erhalt des Kontoauszugs vom Exekutivdirektor erstellt der Buchhalter die
monatliche Bankabstimmung. Siehe Abschnitt 18 für das Formular, das zur
Vorbereitung des Bankabgleichs verwendet wird. Die Bankabstimmungen
stimmen den Banksaldo mit dem Hauptbuchsaldo ab. Für Posten auf den
Kontoauszügen, die nicht bereits im Hauptbuch erfasst sind, muss monatlich ein
Journaleintrag gebucht werden. Diese Abgleichsposten können Folgendes
umfassen: Zinserträge, Servicegebühren, NSF-Schecks, direkte Einzahlungen
und andere Lastschriften oder Gutschriften.

Nachdem das Hauptbuch mit dem Kontoauszug abgeglichen wurde, werden der
monatliche Kontoauszug und stornierte Schecks und andere Formulare sowie das
eigentliche Abgleichsformular in der Bankabgleichsdatei abgelegt.

8
7.00 MONATSENDE-BUCHHALTUNGSVERFAHREN

7.10 Richtlinien

Der Buchhalter erstellt den Monatsabschluss

Der Exekutivdirektor genehmigt den Jahresabschluss, bevor er an den Vorstand

weitergeleitet wird. Der Jahresabschluss sollte dem Exekutivdirektor mindestens
zwei Tage vor dem Versand von Vorstandspaketen vorgelegt werden, um diese
Überprüfung zu erleichtern.

Der Verwaltungsrat genehmigt die monatlichen Jahresabschlüsse.

7.20 Verfahren

Die Auskunftsfrist in den Monatsabschlüssen beträgt zwei Wochen nach

Monatsende.

Nach Abschluss der monatlichen Bankabstimmungen formuliert der Buchhalter

die monatlichen Journaleinträge. Es gibt zwei Arten von monatlichen
Journaleinträgen, diejenigen, die von Monat zu Monat konsistent bleiben
(wiederkehrend) und diejenigen, die für diesen Monat spezifisch sind. Die
wiederkehrenden Journaleinträge (§ 18) werden nach der
Jahresabschlussprüfung mit Hilfe der CPA-Firma ermittelt. Dazu gehören
Abschreibungen und Aufwendungen für vorausbezahlte Versicherungen. Die
spezifischen Journaleinträge umfassen die Erfassung der
Kapital-/Zinsaufschlüsselung für die Hypothekenzahlung, Zins- und
Dividendenerträge, Banküberweisungen, NSF-Schecks, Bankgebühren,
Lohnabgrenzungen und Lohnsteuern, Forderungen usw.

Der Buchhalter führt für jeden Monat eine Datei, die Arbeitspapiere enthält, die
den Saldo jedes Bilanzkontos dokumentieren. Die Akte wird auch Kopien der
Zuschussabrechnungen enthalten. Alle Bilanzkonten werden monatlich
abgestimmt, um sicherzustellen, dass dem Management und dem Vorstand
genaue Aussagen zur Verfügung gestellt werden.

Sobald die endgültigen Hauptbucheinträge gebucht sind, wird der

Monatsabschluss zusammen mit einer Kopie des Hauptbuchs für diesen Monat
sowie den gebuchten Hauptbucheinträgen gedruckt.

Der angepasste Jahresabschluss ist dem Verwaltungsrat innerhalb von drei

Wochen nach Monatsende zuzustellen.

Der Buchhalter erstellt einen Budget-zu-Ist-Ausgabenbericht für den

Exekutivdirektor und den Vorstand, der dem Monatsabschluss beizufügen ist.

Der Jahresabschluss wird für zusätzliche Verfahren verzögert (siehe Abschnitt

8.0).

9
8.00 JAHRESENDE-BUCHHALTUNGSVER

8.10 Richtlinien

Der Buchhalter erstellt den Jahresabschluss zum Jahresende.

Der Buchhalter ist verantwortlich für die Vorbereitung der jährlichen Finanzprüfung
und für die Zusammenarbeit mit den externen Buchhaltern, um die Prüfung
abzuschließen.

Der Exekutivdirektor genehmigt den Jahresabschluss, bevor er an den Vorstand

weitergeleitet wird. Der Jahresabschluss sollte dem Exekutivdirektor mindestens
eine Woche vor dem Versand des Vorstandspakets vorgelegt werden, um diese
Überprüfung zu erleichtern.

Der Verwaltungsrat genehmigt den Jahresabschluss zum Jahresende.

Der Buchhalter wird veranlassen, dass alle Aufzeichnungen aus dem Jahr, das
geschlossen wird, in die Lagerung verschoben werden.

8.20 Verfahren

Der Stichtag für den Jahresabschluss Dezember wird auf vier Wochen nach
Jahresende verlängert.

Nach Abschluss des Jahresabschlusses im Dezember wird der vorläufige

Jahresabschlussbericht vom Buchhalter erstellt und dem Exekutivdirektor zur
Überprüfung vorgelegt.

Der Buchhalter berechnet die wiederkehrenden Buchungen (bei Bedarf mit Hilfe
der CPA-Firma) für das neue Jahr.

8.21 Finanzaudit

Der Buchhalter wird sich mit den unabhängigen Buchhaltern in Verbindung

setzen, sobald der Exekutivdirektor das Prüfungsauftragsschreiben
unterzeichnet hat, um mit der Planung der Planung und der Arbeit zu
beginnen, die für den Abschluss der Prüfung erforderlich ist. Der
Buchhalter stellt sicher, dass den unabhängigen Buchhaltern ausreichend
Platz zur Verfügung gestellt wird, um in unseren Büros zu arbeiten. Dazu
gehören ein oder mehrere große Tische, Platz für die Aufbewahrung
unserer Aufzeichnungen, die den unabhängigen Buchhaltern zur
Verfügung gestellt werden, Licht- und Steckdosen.

Der Buchhalter wird mit den unabhängigen Buchhaltern

zusammenarbeiten, um festzustellen, welche Bestätigungen erforderlich
sind. Dieser Vorgang wird so bald wie möglich nach Jahresende
abgeschlossen. Der Buchhalter überwacht die Eingabe der Bestätigungen.
Der Exekutivdirektor unterzeichnet die Bestätigungen. Der
Wirtschaftsprüfer sendet die Bestätigungen an die unabhängigen
Wirtschaftsprüfer.

10
Der Buchhalter ist dafür verantwortlich, so viele der Zeitpläne wie möglich
zu erstellen, die die Wirtschaftsprüfer verwenden werden. Die
abgeschlossenen monatlichen Abstimmungen für Dezember werden diese
Anforderung teilweise erfüllen.

11
Einige der Informationen, die organisiert und zur Verfügung gestellt werden
müssen, umfassen: das vollständige Hauptbuch für das Jahr, einen
Kontenplan, alle Kontoauszüge und stornierten Schecks, alle bezahlten
Rechnungen, alle Kassenbelege, alle Entgeltabrechnungsaufzeichnungen,
einschließlich Arbeitszeitnachweise,
Entgeltabrechnungszusammenfassungen für jeden Zahlungszeitraum,
941er, UC-101er und W-2er, Vorstandsprotokolle für das geprüfte Jahr
durch die letzten verfügbaren Protokolle, Finanzhilfevertragsdateien,
Ausdrucke der Spenderdatenbank, einschließlich aller eingeschränkten
Spenden, Leasingverträge, Versicherungspolicen, Dokumentation für
aktivierte Anlagevermögen und Dokumentation für gespendete
Dienstleistungen oder gespendete Vermögenswerte, die im Hauptbuch
erfasst sind.

Der Buchhalter steht während der gesamten Prüfung jederzeit zur

Verfügung, um die Arbeit der unabhängigen Buchhalter zu erleichtern. Der
Exekutivdirektor wird einige Zeit einplanen, um sich bei Bedarf während
der Prüfung mit den unabhängigen Buchhaltern zu treffen. Der
Büroassistent steht auch für alle Arbeiten zur Verfügung, die der
Buchhalter an ihn delegiert.

Der Buchhalter und der Exekutivdirektor planen am Ende der Prüfung ein
Treffen mit den unabhängigen Buchhaltern, um alle aufgeworfenen
Probleme zu besprechen, die Einträge in den Prüfungsjournalen zu
überprüfen, den Prüfungsprozess zu bewerten und Verbesserungen für
das folgende Jahr zu planen.

12
9.00 KOSTENVERRECHNUNGEN

9.10 Richtlinien

(Kunde X) ist verpflichtet, verschiedene Richtlinien für die Zuweisung von Kosten
zu befolgen, die mehr als einem Programm oder Zuschuss zugute kommen.
Jedes Jahr wird ein Kostenverteilungsplan verabschiedet, der die Anforderungen
aller Zuschüsse für dieses Jahr erfüllt. Dieser Kostenzuteilungsplan muss jedes
Mal geändert werden, wenn ein neues Programm gestartet wird oder am Ende
oder Anfang eines Geschäftsjahres Zuschüsse gewährt werden. Aufgrund der
häufigen Änderungen des Kostenverteilungsplans wird dieser außerhalb dieses
Buchhaltungsverfahrenshandbuchs aufbewahrt (siehe Anhang A).

13
10.00 INVESTITIONEN

10.10 Richtlinien

Barmittel, die nicht für das unmittelbare Betriebskapital benötigt werden, werden
auf verzinsliche Anlagen übertragen, es sei denn, die Mittel sind für ein
bestimmtes Konto bestimmt.

(Kunde X) wird die Besicherung des Gesamtbetrags bei einer Bank über die
FDIC-Deckung hinaus aufrechterhalten. Wenn dies nicht als praktikabel oder
kostengünstig erachtet wird, wird eine zweite Bank verwendet.

Der Verwaltungsrat muss alle Investitionen genehmigen, die über die unten
aufgeführten Optionen hinausgehen.

10.20 Verfahren

(Kunde X) führt ein Geldmarktkonto bei derselben Bank, bei der das Girokonto
geführt wird. Einlagenzertifikate können auch verwendet werden, um
überschüssiges Bargeld zu investieren. Der Exekutivdirektor veranlasst den
Geldtransfer oder die Einrichtung neuer Einlagenzertifikate auf der Grundlage der
prognostizierten Cashflow-Anforderungen und Budgets von (Kunde X). Der
Buchhalter erstellt die prognostizierten Cashflow-Anforderungen nach
Aufforderung des Exekutivdirektors.

Der Betriebsreservefonds und alle vom Vorstand benannten Barmittel werden auf
einem Geldmarktkonto oder einer Einlagenbescheinigung geführt. Der Vorstand
legt die Anlagemethode für die Betriebsreserve und für jeden designierten Fonds
fest, so dass der Zeitplan der Investition mit dem Zeitplan der Reserve oder
Benennung übereinstimmt.

14
11.00 SCHULDEN

11.10 Richtlinien

Für die Aufnahme von Verbindlichkeiten von (Kunde X) mit Ausnahme der
operativen Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen und der
budgetierten Gehaltsverbindlichkeiten ist die Genehmigung des Vorstands
erforderlich. Der Exekutivdirektor wird ermächtigt, solche Schulden nach Bedarf
durch den Vorstand zu verhandeln.

Alle Darlehensvereinbarungen und -beschränkungen werden dem Vorstand

gemeldet, wenn die Schuld genehmigt wird. Der Buchhalter wird diese
Zusicherungen regelmäßig überprüfen und dem Exekutivdirektor Bericht erstatten,
wenn Verstöße oder potenzielle Verstöße gegen die Zusicherungen vorliegen.

11.20 Verfahren

Der Exekutivdirektor und der Vorstandsvorsitzende oder Schatzmeister

unterzeichnen alle Schuldenvereinbarungen nach vollständiger Genehmigung
durch den Vorstand.

Der Buchhalter wird die Hauptbuchschulden jeden Monat mit Abrechnungen oder
Tilgungsplänen abgleichen. Darüber hinaus werden aufgelaufene Zinsen bei
Bedarf im Hauptbuch erfasst.

15
12.00 RÜCKLAGEN UND ZWECKGEBUNDENE MITTEL

12.10 Richtlinien

(Kunde X) wird eine Betriebsreserve aufbauen und unterhalten, um die

Aufrechterhaltung der Finanzstabilität zu unterstützen. Das Ziel für die
Betriebsreserve wird ein sechsmonatiger allgemeiner Betriebsaufwand sein.
Hierbei handelt es sich um eine Barreserve, die getrennt von anderen Fonds von
(Kunde X) gehalten wird. Die Rücklage kann im Einklang mit der Anlagepolitik
von (Kunde X) angelegt werden. Alle Einkünfte des Reservefonds verbleiben im
Reservefonds.

Der Vorstand kann Teile des Nettovermögens von (Kunde X) für bestimmte
Zwecke bestimmen.

12.20 Verfahren

Während der jährlichen Budgetvorbereitung wird der Vorstand die Betriebsreserve

überprüfen und ein Ziel für die in diesem Jahr zur Verfügung zu stellenden Mittel
festlegen. Der Exekutivdirektor wird das Bankkonto für die Betriebsreserve
gemäß den Anweisungen des Vorstands einrichten und unterhalten.

Die Benennung des Nettovermögens erfolgt durch Beschluss des Vorstands. Für
jeden ausgewiesenen Fonds müssen ein Zweck und ein Zeitplan angegeben
werden. In der Bezeichnung kann auch festgelegt werden, ob ein separater
Kassenfonds verwendet werden soll.

16
13.00 INTERNE KONTROLLEN UND FINANZAUDIT

13.10 Richtlinien

Die Überprüfung der internen Kontrollen und die jährliche Prüfung sind zwei der
wichtigsten Verfahren, die der Vorstand zur Erfüllung seiner treuhänderischen
Pflichten gegenüber (Kunde X) hat.

Interne Kontrollen in Bezug auf die Buchhaltungsunterlagen werden vom

Exekutivdirektor und dem Schatzmeister des Vorstands in Absprache mit dem
Buchhalter festgelegt.

Der Vorstand wählt die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus, die die

Jahresabschlussprüfung durchführen wird. Der Finanzprüfungsbericht wird dem
Vorstand vorgelegt, der befugt ist, die Prüfung zu genehmigen.

13.20 Verfahren

Bei jeder Änderung des Verwaltungspersonals oder einer Änderung der

Betriebsstruktur der Organisation treffen sich der Schatzmeister und der
Exekutivdirektor, um festzustellen, ob das interne Kontrollsystem weiterhin den
Anforderungen von (Kunde X) entspricht. Gegebenenfalls werden die
Änderungen in diesem Buchhaltungsverfahren-Handbuch widergespiegelt.

Die Hauptmerkmale des internen Kontrollsystems sind, dass der Buchhalter und
die Programmperson B, die die Immobilienverwaltungssoftware verwaltet, nicht an
der Bearbeitung von Schecks und erhaltenen Barmitteln, der Unterzeichnung von
Schecks, der Überweisung von Geld oder der Einrichtung von Geldkonten oder
Investitionen beteiligt sind und den ungeöffneten Kontoauszug nicht erhalten. Der
andere Aspekt ist, dass der Buchhalter die Transaktionen der anderen Mitarbeiter
überprüft und dafür verantwortlich ist, Probleme dem Exekutivdirektor oder direkt
dem Schatzmeister oder Präsidenten des Vorstands mitzuteilen.

Der Verwaltungsrat genehmigt im Rahmen des Haushaltsverfahrens die

Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zur Durchführung der Jahresabschlussprüfung.

Der Board Treasurer wird am Ende der Prüfung an der Audit-Exit-Konferenz

teilnehmen. Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft wird dem Vorstand jedes Jahr
die Prüfung vorlegen. Der Vorstand wird die Finanzprüfung prüfen und
genehmigen.

Der Wirtschaftsprüfer und der Exekutivdirektor sind für die Planung der Prüfung,
die Vorbereitung der von den Wirtschaftsprüfern benötigten Informationen und die
Beantwortung von Fragen während der Prüfung verantwortlich.

17
14.00 COMPLIANCE

14.10 Richtlinien

Um weiterhin staatliche Zuschüsse und beschränkte Spenden zu erhalten, muss

(Kunde X) über Systeme verfügen, die die Einhaltung der durch diese Zuschüsse
und beschränkten Spenden auferlegten Beschränkungen gewährleisten.

Der Buchhalter wird als Compliance-Beauftragter (Kunde X) benannt und ist für
die Überwachung der Einhaltung aller geltenden Finanzhilfebeschränkungen
verantwortlich.

Der Exekutivdirektor ist dafür verantwortlich, dem Buchhalter die Art aller
Spenderbeschränkungen mitzuteilen. Diese Informationen werden verwendet,
um sicherzustellen, dass das Konto für beschränkte Spenden im Hauptbuch die
beschränkten Spenden und die Ausgaben dieser beschränkten Beträge
widerspiegelt.

14.20 Verfahren

14.21 Compliance-Ausschuss

Ein Compliance-Ausschuss wird vom Buchhalter geleitet und besteht aus

dem Exekutivdirektor und dem primären Programmpersonal. Der
Buchhalter ist dafür verantwortlich, neue Compliance-Anforderungen in den
Zuschüssen, die die Programme finanzieren, mit dem Ausschuss zu
besprechen. Der Buchhalter ist für die Erstellung eines Berichts
verantwortlich, in dem dokumentiert wird, wie WH die Einhaltung der
Zuschussregeln in jedem Zuschussprogramm sicherstellt. Der Buchhalter
wird auch einen ähnlichen Bericht für die allgemeinen Compliance-
Verfahren der Agentur erstellen. Diese Berichte sowie die Korrespondenz
mit den Bewilligungsbehörden in Bezug auf Compliance-Fragen werden in
einer zentralen Compliance-Datei aufbewahrt.

Der Compliance-Ausschuss wird auch die Pflege der Förderdossiers

überwachen. Die Bewilligungsdateien enthalten die endgültige
unterzeichnete Kopie der Bewilligung, etwaige Nachträge und
Korrespondenz.

14.22 Eingeschränkte Spenden

Der Exekutivdirektor führt eine Aufzeichnung aller beschränkten Spenden

in der Spenderdatenbank, so dass regelmäßige Berichte über die
kumulierten beschränkten Spenden des Jahres erstellt werden können.
Wenn eine Einschränkung erfüllt ist, wird dies in der Datenbank vermerkt.
Gegebenenfalls ist der Exekutivdirektor dafür verantwortlich, dem Spender
die Befriedigung der Beschränkung mitzuteilen.

Der Exekutivdirektor leitet Kopien der neuen und ausstehenden

beschränkten Spenden jedes Monats an den Buchhalter weiter. Der
Buchhalter erstellt jeden Monat einen Journaleintrag, um sicherzustellen,
dass die beschränkten Spenden im Jahresabschluss korrekt dargestellt
werden.
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15.00 BUDGETIERUNG

15.10 Richtlinien

Der Verwaltungsrat ist für die Leitung des Budgetprozesses und für die
Genehmigung des Jahresbudgets verantwortlich.

Der Exekutivdirektor und der Buchhalter sind für die Erstellung des
vorgeschlagenen Budgets verantwortlich.

15.20 Verfahren

Der Budgetierungsprozess beginnt im September für das folgende Geschäftsjahr.

So können Ergebnisse aus acht Monaten in die Budgetplanung einfließen.

Alle Budgetdokumente werden dem Buchhalter bis zum 30. September zur
Konsolidierung in ein Gesamtbudget der Agentur vorgelegt. Der Exekutivdirektor
und der Buchhalter werden dies dann überprüfen, um festzustellen, ob es
offensichtliche Bereiche gibt, die möglicherweise überarbeitet werden müssen.
Das zusammengestellte Budget wird dem Finanzausschuss bis zum 15. Oktober
zur Überprüfung und Rückmeldung vorgelegt. Alle weiteren Überarbeitungen
werden vorgenommen und das Budget wird dem Vorstand bis zum 15. November
vorgelegt.

Die Verantwortung für jeden Bereich des Budgets ist wie folgt:

Executive Director - Programmeinnahmen und -ausgaben, Fundraising-

Einnahmen und -Ausgaben, Spendeneinnahmen, Betriebsausgaben und
Kapitalbudget.

Buchhalter -- Buchhaltungskosten, Kapitalerträge, prognostizierte Bilanz.

Schatzmeister des Vorstands - Kosten für Vorstand und Ausschuss.

Nach Abschluss und Genehmigung des Budgets durch den Verwaltungsrat wird
das Budget für nachfolgende Aktivitäten nicht geändert.

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16.00 COMPUTERAUTORISIERUNG UND -SICHERUNG

16.10 Richtlinien

Der Zugang des Buchhaltungscomputers und der Software wird durch Passwörter
gesteuert. Der Exekutivdirektor kontrolliert das Master-Passwort. Der Buchhalter
erhält ein vollständiges Systempasswort und steuert, welches andere Personal
Passwörter erhält.

Der Buchhaltungscomputer wird regelmäßig gesichert. Der Buchhalter ist für die
Durchführung dieser Sicherung verantwortlich.

Der Buchhalter ist dafür verantwortlich, den Notfallwiederherstellungsplan für die

Buchhaltungssoftware aufrechtzuerhalten und den Plan regelmäßig zu testen.

16.20 Verfahren

16.21 Passwörter

Der Buchhalter führt Aufzeichnungen über alle autorisierten Benutzer und

den Grad des Passwortzugriffs, den jeder Benutzer hat. Passwörter
werden einmal jährlich im Juni geändert.

16.22 Backup

Die Sicherungsverfahren sind so konzipiert, dass Aufzeichnungen über

verschiedene Zeiträume aufbewahrt werden, bis dieser Zeitraum
geschlossen wird.

Vor dem Abschluss wird eine jährliche Bandsicherung der

Buchhaltungsdaten durchgeführt. Dieses Band wird so lange aufbewahrt,
bis die Buchhaltungsdaten des Folgejahres gesichert und geschlossen
sind.

Für jeden Monat wird eine monatliche Bandsicherung der

Abrechnungsdaten geführt, bis dieser Monat im Folgejahr erneut gesichert
wird.

Für jede Woche wird eine wöchentliche Bandsicherung der

Abrechnungsdaten geführt, und zwar ab Freitagabend, bis diese Woche im
Folgemonat gesichert wird.

Für jeden Tag, an dem die Arbeit ausgeführt wird, wird eine tägliche
Bandsicherung der Buchhaltungsdaten durchgeführt, bis dieser Tag in der
folgenden Woche gesichert ist.

Eine Kopie aller Bänder wird in einem feuerfesten Tresor im Büro

aufbewahrt. Eine Kopie der Jahres- und Monatsbänder wird vom
Buchhalter zur Aufbewahrung mit nach Hause genommen. Der
Exekutivdirektor und der Buchhalter haben die Schlüssel zum feuerfesten
Safe.

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Der Buchhalter stellt sicher, dass am Ende eines jeden Tages die
entsprechenden Backups erstellt werden.

16.23 Disaster Recovery

Im Falle des schweren Schadens an den Büros von (Kunde X) wurden

Vorkehrungen getroffen, um bestimmte Buchhaltungsunterlagen in den
Büros von ABC Nonprofit in der ganzen Stadt zu verarbeiten. Da die
Katastrophen, die wir erwarten, in der Natur lokalisiert wären, wie Feuer-
oder Tornadaschäden, haben wir keine Wiederherstellungspläne mit
anderen Behörden in einem anderen Teil des Staates aufgestellt.

ABC Nonprofit hat zugestimmt, uns einen Arbeitsplatz und einen

Schreibtisch mit Zugriff auf ihre Drucker zur Verfügung zu stellen. Im
Gegenzug haben wir zugestimmt, ihnen im Falle einer Katastrophe die
gleichen Dienstleistungen in ihren Büros zur Verfügung zu stellen. Wir sind
verpflichtet, einen Werktag im Voraus zu benachrichtigen, damit sie die
Artikel, die wir verwenden müssen, arrangieren können.

21
17.00 ZUGRIFF AUF AUFZEICHNUNGEN UND AUFBEWAHRUNG VON
AUFZEICHNUNGEN

17.10 Richtlinien

Die Aufzeichnungen von (Kunde X) sind aufgrund der IRS-Regeln, der Gesetze
zu offenen Aufzeichnungen und des Geistes des öffentlichen Dienstes im
Allgemeinen öffentlich einsehbar. Bestimmte Informationen sind jedoch nicht
öffentlich zugänglich und dürfen nur mit Genehmigung des Exekutivdirektors
veröffentlicht werden. Fragen in diesem Bereich sind durch den Geschäftsführer
zu klären. Wenn die Antwort auf eine Anfrage unklar ist, kann sich der
Exekutivdirektor an den Anwalt (Kunde X) wenden, um eine Beratung zu erhalten.

Die Aufbewahrung von Aufzeichnungen unterliegt verschiedenen Regeln,

Verjährungsfristen und gesundem Menschenverstand. Bestimmte Dokumente
müssen auf unbestimmte Zeit aufbewahrt werden, während andere nach einem
Jahr möglicherweise wenig genutzt werden.

17.20 Verfahren

17.21 IRS-Formulare

Lohnsteuerformulare sind keine öffentlichen Informationen und werden

nicht freigegeben.

Die IRS-Formulare 990 und 990A, die Informationen der befreiten

Organisation, müssen auf Anfrage jedem zur Verfügung gestellt werden.
Die konkreten Regeln sind in der Anleitung zum Formblatt 990 dargelegt.
Alle Seiten, Zeitpläne und Anhänge, mit Ausnahme des detaillierten
Zeitplans der Mitwirkenden, müssen zur Verfügung gestellt werden. Die
vorherigen drei Jahre von 990s und 990As müssen auf Anfrage zur
kostenlosen Überprüfung in unserem Büro verfügbar sein. Wenn der
Antragsteller eine Kopie wünscht, wird diese sofort zur Verfügung gestellt
oder kann an die Person gesendet werden. Wir bitten die Person, die
gesetzlich zulässige Gebühr von $ 1 für die erste Seite und 15 Cent für
jede weitere Seite zu zahlen, zuzüglich des tatsächlichen Portos, falls
zutreffend.

Der Antrag auf Befreiung, Formular 1023 und das IRS-

Bestimmungsschreiben sind auch für jedermann auf Anfrage für eine
kostenlose Überprüfung in unserem Büro verfügbar. Kopiergebühren sind
die gleichen wie für die 990, wenn die Person eine Kopie machen möchte.
Die spezifischen Regeln sind in den Anweisungen für das Formular 990
beschrieben.

Der Buchhalter ist dafür verantwortlich, der Empfangsdame Kopien dieser

Dokumente in einer für die öffentliche Freigabe geeigneten Form zur
Verfügung zu stellen. Die Empfangsdame wird von jedem Formular eine
Kopie aufbewahren und auf Wunsch Fotokopien anfertigen.

17.22 Jahresbericht einer gemeinnützigen Organisation in Wisconsin

22
Obwohl die Offenlegung durch unsere Organisation nicht erforderlich ist,
steht der Wisconsin-Bericht der Öffentlichkeit vom State Department of
Regulation and Licensing zur Verfügung. Aus diesem Grund stellen wir
diese Retoure mit den Formularen 990 und 990A zur Verfügung.

17.23 Personalsätze

Alle Anfragen nach Personalakten, Arbeitszeugnissen und Kreditanfragen

werden an den Exekutivdirektor weitergeleitet.

17.24 Finanzinformationen

Jahresabschlüsse und andere Finanzinformationen werden regelmäßig an

(Kunden X) Mitarbeiter und den Vorstand verteilt. Diese Informationen
dürfen nicht Personen zur Verfügung gestellt werden, die nicht regelmäßig
befugt sind, diesen bestimmten Bericht zu erhalten. Solche
Auskunftsersuchen müssen vom Exekutivdirektor genehmigt werden.

17.25 Aufbewahrung von Aufzeichnungen

Es folgt ein Zeitplan für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen. Jede

Verwerfung von Datensätzen sollte diesem Zeitplan folgen. Vor dem
Verwerfen von Aufzeichnungen ist jedoch die Erlaubnis des
Exekutivdirektors und des Buchhalters erforderlich, um sicherzustellen,
dass sie keinen Grund haben, eine Ausnahme von der Richtlinie zu
machen. Alle verworfenen Dokumente sind zu zerkleinern oder an unser
Recyclingunternehmen zu senden, das mit uns eine
Vertraulichkeitsvereinbarung getroffen hat.

Für steuerliche Zwecke sind Aufzeichnungen bis zum Ablauf der

Verjährungsfrist aufzubewahren. Im Allgemeinen läuft diese Frist drei
Jahre nach dem späteren Fälligkeitsdatum der Rücksendung oder dem
Einreichungsdatum ab. Obwohl es einige Ausnahmen von dieser Regel
gibt, sollte die Dreijahresfrist normalerweise angemessen sein.

Für nicht steuerliche Zwecke sollten Aufzeichnungen nur so lange

aufbewahrt werden, wie sie einem Geschäftszweck dienen oder bis alle
gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind. Leider gibt es keine spezifischen
Standards, die alle Situationen abdecken. Im Folgenden sind einige der
Faktoren aufgeführt, die berücksichtigt werden sollten:

Bundes-, Landes- und Kommunalgesetze und -verordnungen

Branchenanforderungen oder -standards
Mögliche Ansprüche oder Rechtsstreitigkeiten
Vertragsvoraussetzungen

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AUFBEWAHRUNGSZEITPLAN FÜR AUFZEICHNUNGEN

Art des Aufbewahrungszeitraums (Jahre)

Unfallberichte & Schadensfälle........7*

Gutachten........................................P
Statuten, durch Gesetze..................P
Anlagen-Datensätze........................7*
Kontoauszüge, Überleitungen..........4
Verkaufswechsel-Vermögenswerte. 7*
Budgets & Prognosen......................2
Abgebrochene Schecks – allgemein. 4**
Kapitalbestand & Obligationenaufzeichnungen...............................................P
Kontenpläne.....................................P
Gutscheine, Stubs prüfen................4
Verträge & Vereinbarungen.............7*
Korrespondenz
Kredit und Inkasso.........................7
Routine mit Kunden oder Lieferanten............................................................1
Sonstiges.......................................4***
Gutschriften......................................4
Schadens- und Diebstahlmeldungen 7
Urkunden.........................................P
Einzahlungsscheine.........................4
Abschreibungspläne........................7*
Mitarbeiterdatensätze
Verträge.........................................7*
Invaliditäts-, Arbeitslosenansprüche7
Bewerbungen.................................4
Spesenabrechnungen....................4
Personalakten................................7*
Zeitberichte, Ertragsaufzeichnungen.............................................................4
Einbehalt & Befreiung
zertifikate (W-2, W-4, etc.)...........4*
Finanzberichte
Jährlich, geprüft.............................P
Interim............................................4
Frachtbriefe, Konnossemente..........4
Versicherungspolicen & -unterlagen 4
Interne Berichte, Memos, Arbeit
bestellungen etc..............................2
Bestandsaufzeichnungen.................4
Rechnungen
Anlagevermögen............................7
Umsatz & Gemeinkosten...............4

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Leasingverhältnisse........................7*
Ledger & Journale
Kassenein- und -auszahlungen....P
Hauptbuch, Journaleinträge.........P
Gehaltsabrechnungsjournal.........4
Käufe & Verkäufe.........................7
Nebenbücher (Forderungen,
verbindlichkeiten etc.).................7
Lizenzen.........................................4*
Minutenbücher................................P
Hypotheken....................................7*
Anmerkungen.................................7*
Aufzeichnungen über Pensionen und Gewinnbeteiligungen...........................P
Petty-Cash-Aufzeichnungen...........4
Bestellungen, Rechnungen............4
Empfangen von Berichten..............4
Reparatur- und Wartungsaufzeichnungen.......................................................4
Verkaufsprotokolle & Kassenbänder................................................................4
Versandberichte.............................4
Steuererklärungen und zugehörige Aufzeichnungen
Einkommen...................................P
Lohn- und Gehaltsabrechnung.....4
Vertrieb und Nutzung...................4
Unionsverträge...............................P

P bedeutet, dass Aufzeichnungen dauerhaft aufbewahrt werden sollten

* Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit der Begleichung von Ansprüchen, der Veräußerung
von Vermögenswerten, der Kündigung des Vertrags usw.

** Einige sollten länger aufbewahrt werden, z. B. sollten Schecks für Steuerzahlungen

mit den Steuererklärungen aufbewahrt werden, Schecks für den Erwerb von
Vermögenswerten sollten mit dem Kaufvertrag aufbewahrt werden usw.

*** Rechtliche und wichtige Korrespondenz sollte so lange aufbewahrt werden, wie die
Dokumente, auf die sie sich beziehen.

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18.00 MUSTER-ABRECHNUNGSFORMULARE

Die Buchungsformulare der Organisation und eine kurze Erläuterung ihrer Verwendung
sollten hier enthalten sein.

25
19.00 PFLEGE DES HANDBUCHS ZU RECHNUNGSLEGUNGSGRUNDSÄTZEN UND -
VERFAHREN

19.10 Richtlinien

Das Buchhaltungsrichtlinien- und Verfahrenshandbuch ist für die Buchhaltungsfunktion

von (Kunde X) von entscheidender Bedeutung.

Der Buchhalter ist für die Pflege des Handbuchs verantwortlich.

Alle vorgeschlagenen Änderungen müssen vom Buchhalter und vom Exekutivdirektor

genehmigt werden.

Das Richtlinien- und Verfahrenshandbuch wird mit dem Datum jeder genehmigten
Überarbeitung datiert.

19.20 Verfahren

Jedes Jahr überprüft der Buchhalter das Handbuch und formuliert vorgeschlagene
Änderungen. Diese Aktualisierung wird spätestens im Oktober eines jeden Jahres
abgeschlossen sein. Alle Änderungen bedürfen der schriftlichen Genehmigung durch
den Geschäftsführer. Wenn der Buchhalter keine vorgeschlagenen Änderungen hat,
muss ein entsprechender Vermerk vom Exekutivdirektor genehmigt werden.

Wenn Änderungen an den Rechnungslegungsverfahren vorgenommen werden,

überprüft der Buchhalter das Handbuch der Rechnungslegungsmethoden und -
verfahren, um festzustellen, ob eine Überarbeitung erforderlich ist. Alle geringfügigen
Überarbeitungen des Handbuchs, die nicht sofort im Handbuch enthalten sind, sollten
aufbewahrt werden, um sie in die formelle jährliche Aktualisierung aufzunehmen.

Das überarbeitete Handbuch wird an den Buchhalter, den Exekutivdirektor und den
Schatzmeister des Vorstands verteilt.

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20.00 ERSTELLUNG VON INFORMATIONSRÜCKGABEN

20.10 Richtlinien

(Kunde X) ist verpflichtet, die IRS-Formulare 990, Return of Organization Exempt from
Income Tax und 990 Schedule A, Organization Exempt Under Section 501(c)(3), und
das Wisconsin Department of Regulation and Licensing Formular 1952, Charitable
Organization Annual Report einzureichen.

Die Erstellung dieser Berichte wird in der Regel an die unabhängigen Buchhalter
vergeben.

Der Buchhalter ist für die Bereitstellung der für die Erstellung des Berichts erforderlichen
Informationen verantwortlich.

Der Buchhalter und der Exekutivdirektor werden die Berichte vor der Einreichung
überprüfen, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind und keine potenziellen Probleme
mit dem Steuerstatus oder der Fundraising-Lizenz von (Kunde X) anzeigen.

20.20 Verfahren

Die IRS-Formulare sind am 15. Mai (viereinhalb Monate nach Jahresende) fällig. Wenn
die Formulare nicht fertig sind, kann mit dem Formular 2758 eine Verlängerung um
weitere 3 Monate beantragt werden.

Das Wisconsin-Formular muss die ausgefüllten 990 und 990A beigefügt haben und ist
am 30. Juni fällig. Für diese Einreichung werden keine Verlängerungen gewährt. Wenn
Spenden aus der Öffentlichkeit, einschließlich föderierter Spendensammlungen und
Stiftungszuschüsse, 100.000 US-Dollar übersteigen, muss die jährliche Prüfung dem
Wisconsin-Formular beigefügt werden.

Diese Formulare werden in erster Linie aus dem endgültigen geprüften Jahresabschluss
erstellt. Zu den zusätzlichen Informationen, die erforderlich sind, gehören eine aktuelle
Liste des Vorstands, die Gehalts- und Leistungsbeträge des Exekutivdirektors, eine Liste
aller Spenden von Einzelpersonen, Unternehmen und Stiftungen in Höhe von 5.000
USD oder mehr sowie ein Bericht über die Art und den Dollarwert von Lobbyarbeit im
Laufe des Jahres. Der Buchhalter ist dafür verantwortlich, diese Informationen zu
sammeln und den unabhängigen Buchhaltern zur Verfügung zu stellen.

Der Buchhalter und der Exekutivdirektor werden die Aktivitäten des Vorjahres
überprüfen, um festzustellen, ob es irgendwelche unabhängigen Geschäftseinnahmen
gab. Zu diesen Einnahmen gehören Newsletterwerbung, Verkäufe der Mailingliste,
Verkäufe von Artikeln, die nicht im Zusammenhang mit unseren befreiten Zwecken
stehen, und schuldenfinanzierte Mieteinnahmen, die nicht im Rahmen der Erfüllung
unserer befreiten Zwecke erzielt wurden. Das unabhängige Gewerbesteuerformular
lautet 990T für die IRS und 4T für Wisconsin. Ein nicht verwandtes Brutto-
Geschäftseinkommen von mehr als 1.000 US-Dollar erfordert die Vorbereitung einer
Rendite, auch wenn die Aktivität kein Geld saldiert. Im Allgemeinen werden die 990T
und 4T von den unabhängigen Buchhaltern vorbereitet. Das Fälligkeitsdatum für diese
Rücksendungen ist der 15. Mai, mit einer automatischen Verlängerung von 6 Monaten
unter Verwendung des Formulars 7004.

27
28
21. SACHANLAGENINVENTAR

21.10 Richtlinien

Ein Inventar aller Sachanlagen wird geführt. Der Inventurbeleg enthält ausreichende
Informationen für Versicherungs- und Bewilligungsanforderungen.

21.20 Verfahren

Der Buchhalter führt eine Datenbank über alle Immobilien und Ausrüstungen, die sich im
Besitz von (Kunde X) befinden. Die Datenbank enthält: Tag-Nummer, Beschreibung,
Seriennummer, Erwerbsdatum, Kosten, Anbieter, Standort und alle Zuschüsse oder
andere Einschränkungen.

Alle Geräte verfügen über ein Etikett mit einer eindeutigen Identifikationsnummer.

Die Objekt- und Ausrüstungsdatenbank wird vor dem Verkauf eines Artikels konsultiert,
um festzustellen, ob Einschränkungen bestehen. Gekaufte Geräte dürfen in der Regel
nicht ohne Zustimmung des Konzessionsgebers verkauft werden.

Eine jährliche Bestandsaufnahme wird durchgeführt, um das Vorhandensein der in der

Datenbank aufgeführten Objekte und Geräte zu überprüfen.

Geräte werden in die Datenbank aufgenommen, wobei die Definitionen für die
Großschreibung in Abschnitt 3 verwendet werden.

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22.00 ZUSCHÜSSE UND VERTRÄGE

22.10 Richtlinien

Zuschuss- und Vertragsabrechnungen werden rechtzeitig erstellt und eingereicht. Es

wird eine angemessene Dokumentation geführt, um alle Abrechnungen zu unterstützen.

Vollständige Förder- und Vertragsakten werden geführt.

22.20 Verfahren

Zuschuss- und Vertragsabrechnungen werden monatlich oder nach Bedarf erstellt. Die
Abrechnung erfolgt gemäß den Anforderungen der Finanzierungsquelle auf der
Grundlage von Erstattungen von Aufwendungen, Leistungseinheiten oder je nach Bedarf
gleichen Raten.

Die Dokumentation der Abrechnungen wird erstellt und gepflegt. Bei Abrechnungen auf
der Grundlage einer Aufwendungserstattung werden eine Kopie der
Programmaufwendungen aus der Software und etwaige Abgleiche zur Abrechnung
geführt. Bei Abrechnungen nach Leistungseinheiten wird eine Kopie der detaillierten
Leistungseinheiten aufbewahrt.

Der Buchhalter, der Programmmanager und der Exekutivdirektor genehmigen jeweils

die Abrechnungen vor der Ausstellung.

Fakturierungen werden im entsprechenden Abrechnungszeitraum als Forderungen

erfasst.

Zuschuss- und Vertragsunterlagen enthalten mindestens die folgenden Dokumente:

unterzeichnete Vertragskopie, Antrag und Budget, Korrespondenz, periodische Abrechnungen
und die die Abrechnungen unterstützenden Unterlagen.

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