RICFORB FINANCE COMPANY PTY LTD

POLITIQUES COMPTABLES ET
MANUEL DE PROCÉDURES

Adopté ...........
 TABLE DES MATIÈRES

1.00 PLAN COMPTABLE

1.01 Actifs................................................................................................................ 2
1.02 Passif............................................................................................................... 2
1.04 Recettes.......................................................................................................... 2
1.05 Dépenses........................................................................................................ 2

2.00 PRINCIPES ET PROCÉDURES COMPTABLES

2.10 Politiques......................................................................................................... 3
2.20 Procédures
2.21 Reconnaissance des revenus......................................................................... 3
2.22 Correspondance entre les recettes et les dépenses....................................... 3
2.23 Immobilisations et amortissements................................................................. 3
2,25 Coupure des données..................................................................................... 4

4.00 DÉCAISSEMENTS EN ESPÈCES

4.10 Politiques......................................................................................................... 5
4.20 Procédures
4.21 Acquisitions de capital..................................................................................... 5
4.22 Fournitures, services et autres factures.......................................................... 5
4.23 Procédures de paiement des factures............................................................ 6
4.24 Paiements....................................................................................................... 6

5.00 RECETTES EN ESPÈCES

5.10 Politiques......................................................................................................... 7
5.20 Procédures...................................................................................................... 7

6.00 RAPPROCHEMENT BANCAIRE

6.10 Politiques......................................................................................................... 8
6.20 Procédures...................................................................................................... 8

7.00 LES PROCÉDURES COMPTABLES DE FIN DE MOIS

7.10 Politiques......................................................................................................... 9
7.20 Procédures...................................................................................................... 9

8.00 PROCÉDURES COMPTABLES DE FIN D'ANNÉE

8.10 Politiques......................................................................................................... 10
8.20 Procédures...................................................................................................... 10
8.21 Audit financier.................................................................................................. 10

9.00 RÉPARTITION DES COÛTS

9.10 Politiques...................................................................................................... 12

TABLE DES MATIÈRES (suite)

10.00 INVESTISSEMENTS
10.10 Politiques...................................................................................................... 13
10.20 Procédures.................................................................................................... 13
11.00 DETTE
11.10 Politiques...................................................................................................... 14
11.20 Procédures.................................................................................................... 14

12.00 RÉSERVES ET FONDS DÉSIGNÉS

12.10 Politiques...................................................................................................... 15
12.20 Procédures.................................................................................................... 15

13.00 CONTRÔLES INTERNES ET AUDIT FINANCIER

13.10 Politiques....................................................................................................... 16
13.20 Procédures.................................................................................................... 16

14.00 CONFORMITÉ
14.10 Politiques...................................................................................................... 17
14.20 Procédures.................................................................................................... 17
14.21 Comité de conformité.......................................................................... 17
14,22 Dons affectés...................................................................................... 17

15.00 BUDGÉTISATION
15.10 Politiques....................................................................................................... 18
15.20 Procédures.................................................................................................... 18

16.00 ACCÈS À L'ORDINATEUR ET SAUVEGARDE

16.10 Politiques....................................................................................................... 19
16.20 Procédures.................................................................................................... 19
16.21 Mots de passe..................................................................................... 19
16.22 Sauvegarde......................................................................................... 19
16.23 Reprise après sinistre......................................................................... 20

17.00 ACCÈS AUX DOSSIERS ET CONSERVATION DES DOSSIERS

17.10 Politiques....................................................................................................... 21
17.20 Procédures.................................................................................................... 21
17.21 Formulaires de l'IRS........................................................................... 21
17.22 Rapport annuel des organisations caritatives du Wisconsin.............. 21
17.23 Dossiers du personnel........................................................................ 21
17.24 Informations financières...................................................................... 22
17.25 Conservation des documents............................................................. 22

18.00 EXEMPLES DE FORMULAIRES COMPTABLES....................................................... 25

19.00 LA MISE À JOUR DES POLITIQUES COMPTABLES ET

MANUEL DE PROCÉDURES
19.10 Politiques...................................................................................................... 26
19.20 Procédures.................................................................................................... 26

TABLE DES MATIÈRES (suite)

20.00 PRÉPARATION DES DÉCLARATIONS D'INFORMATION

20.10 Politiques...................................................................................................... 27
20.20 Procédures.................................................................................................... 27
21.00 INVENTAIRE DES IMMOBILISATIONS CORPORELLES
21.10 Politiques...................................................................................................... 28
21.20 Procédures.................................................................................................... 28

22.00 SUBVENTIONS ET CONTRATS

22.10 Politiques...................................................................................................... 29
22.20 Procédures.................................................................................................... 29
2.00 PLAN COMPTABLE
2.01 Actifs
Actifs.......................................1####
Comptes de trésorerie...........10###
Comptes débiteurs................11###
Comptes prépayés................12###
Terrain et bâtiment................15###
Mobilier et équipement..........16###
Autres actifs..........................18###
2.02 Passif
Passif......................................2####
Comptes courants créditeurs 20###
Paiements accumulés et salaires
Impôts à payer....................21###
Charges à payer....................23###
Produits différés....................24###
Hypothèques et billets
A payer................................25###
2.03 Actif net (solde du fonds)
Actif net...................................3####
2.04 Recettes
Recettes..................................4####
Revenus de location..............40###
Recettes d'apport..................41###
Recettes du programme.......42###
Autres recettes......................43###
(Note : une description doit être fournie pour chaque compte).
5
2.05 Dépenses
Dépenses.............................5####
Dépenses de personnel.....50###
Frais de bureau..................51###
Frais de construction..........52###
*réparation et entretien
*déchets et déneigement
*dépenses d'équipement
Dépenses de programme.....53###
Dépenses administratives....53###
Impression et promotion.......54###
Autres dépenses..................55###
2.06 Centres de coûts
Administration......................01
Collecte de fonds.................02
Bâtiment...............................03
Services du programme.......04
Subvention A........................05
Subvention B........................06
3.00 PRINCIPES ET PROCÉDURES COMPTABLES

3.10 Politiques

Les principes comptables de Ricforb seront conformes à toutes les lois

applicables. Il s'agit notamment des principes comptables généralement
acceptés et des normes IFRS : les principes comptables généralement acceptés
et les normes IFRS.

Certaines procédures résultant de ces prises de position et de ces libérations

comptables sont discutées ci-dessous.

3.20 Procédures

3.21 Reconnaissance des revenus

Les contributions sont comptabilisées en tant que recettes au cours de la

période où elles sont reçues ou au cours de la période où elles ont été
versées.

3.22 Rapprochement des recettes et des dépenses

Afin de présenter des états financiers précis et cohérents, les recettes et

les dépenses attribuables à chaque période seront reflétées dans la
mesure du possible dans cette période. Les chapitres consacrés aux
procédures de fin de mois et d'année examinent ce point plus en détail. En
règle générale, toutes les écritures nécessaires pour refléter fidèlement les
recettes et les dépenses de chaque période sont passées au cours de
cette période.

L'organisation enregistre les transactions selon la méthode de la

comptabilité d'exercice.

3.23 Immobilisations et amortissements

Les immobilisations corporelles sont des éléments tangibles détenus pour

être utilisés dans la production ou la fourniture de biens ou de services,
pour être loués à des tiers ou à des fins administratives, et dont on s'attend
à ce qu'ils soient utilisés pendant plus d'une période. Les immobilisations
corporelles sont comptabilisées à leur coût diminué du cumul des
amortissements et du cumul des pertes de valeur.

Les coûts comprennent tous les coûts encourus pour amener l'actif à
l'endroit et dans l'état nécessaires pour qu'il puisse fonctionner de la
manière prévue par la direction.

L'amortissement est calculé selon la méthode linéaire afin de réduire le

coût, diminué de la valeur résiduelle estimée, sur la durée de vie utile des
immobilisations corporelles, qui est la suivante :

Poste Durée de vie moyenne

Mobilier et agencements 6
3
 Mobilier de bureau 5
Équipement informatique 3
Logiciels informatiques 2
ustensiles de cuisine 5
Autres immobilisations 5

La valeur résiduelle, la méthode d'amortissement et la durée de vie utile de

chaque actif sont réexaminées à chaque période de rapport annuel s'il
existe des indicateurs montrant qu'il y a eu un changement significatif par
rapport à l'estimation précédente.
.
4.00 DÉCAISSEMENTS EN ESPÈCES

4.10 Politiques

Les personnes autorisées à signer les chèques sont : le directeur exécutif, le

président du conseil d'administration, le vice-président du conseil d'administration
et le trésorier du conseil d'administration. Une seule signature est exigée sur les
chèques. Toute personne signant un chèque doit examiner et parapher la facture
ou tout autre document justificatif. Les personnes ne peuvent pas signer un
chèque à leur nom.

Le comptable assurera la maintenance du système de comptabilité fournisseurs.

Avant le paiement, le comptable codifie chaque facture, prépare les chèques et
organise la documentation.

Le comptable détermine les montants de la paie sur la base des feuilles de temps
et des taux autorisés. Le comptable prépare les chèques de paie.

4.20 Procédures

4.21 Acquisitions de capital

Trois offres sont requises pour l'achat de biens d'équipement budgétisés

d'une valeur supérieure à 2 000 dollars, si cela est possible. Le directeur
exécutif sélectionne un soumissionnaire. L'approbation du conseil
d'administration est requise si le soumissionnaire le moins disant n'est pas
retenu ou si l'appel d'offres n'a pas été jugé pratique par le directeur
exécutif. Toute immobilisation non budgétisée par le conseil
d'administration doit être approuvée par ce dernier avant tout appel
d'offres.

4.22 Fournitures, services et autres factures

Les demandes d'achat peuvent être générées par n'importe quel employé
du bureau. Les demandes sont soumises à l'approbation du directeur
exécutif et remises à l'assistante de bureau pour la passation des
commandes. Les demandes d'achat approuvées sont remises au
comptable et classées dans le dossier des commandes en cours.

Lorsque les biens ou les services sont reçus, le comptable extrait la

demande d'achat et compare la commande reçue au bordereau
d'expédition et à la demande d'achat pour en vérifier l'exactitude. Le
4
bordereau d'expédition est joint à la demande d'achat et retourné dans le
dossier des commandes en cours jusqu'à la réception de la facture.

Le courrier est reçu et ouvert par l'assistante de bureau. Toutes les

factures sont acheminées vers le comptable, qui les fait correspondre à la
demande d'achat approuvée et au bordereau d'expédition et détermine un
code comptable pour la transaction. Le comptable remet la facture et les
pièces justificatives au directeur exécutif pour approbation du paiement.
Le directeur exécutif appose ses initiales sur la facture pour indiquer qu'il
en approuve le paiement et qu'il approuve le codage des comptes de
dépenses proposé par le comptable. Le comptable saisit la facture
approuvée dans le module informatique A/P et classe tous les documents
dans le dossier ouvert des factures jusqu'à ce qu'ils soient payés.

5
4.23 Procédures de paiement des factures

Les factures sont payées le 1er et le 15 de chaque mois. Avant de générer

des chèques, un rapport de pré-contrôle est généré, qui répertorie toutes
les dettes en suspens avec les dates d'échéance et les montants. Le
comptable indiquera les factures à payer. Ce rapport de contrôle préalable
sera examiné et approuvé par le directeur exécutif. Sur la base du rapport
de pré-contrôle approuvé, les chèques sont imprimés à partir du module
informatique A/P, joints aux pièces justificatives approuvées du dossier de
facturation ouvert et remis au directeur exécutif pour signature. Les
chèques sont scellés dans des enveloppes par le signataire du chèque et
les pièces justificatives sont renvoyées au comptable pour être classées
par ordre alphabétique des fournisseurs.

4.24 Procédures de paie

La paie est traitée de manière bimensuelle et est exécutée et distribuée le

19 et le 4 de chaque mois. Le directeur exécutif transmet les feuilles de
temps approuvées au comptable à la fin de chaque période. Chaque
feuille de temps doit être signée par l'employé et par le directeur exécutif.
Le comptable totalise les feuilles de temps et saisit les totaux dans le
module informatique de paie. Les chèques sont imprimés et présentés au
directeur exécutif pour examen et signature. Les taux de rémunération
utilisés pour préparer les salaires seront basés sur des notes de service
signées par le directeur exécutif. Le salaire du directeur exécutif est fixé
sur la base d'une note signée par le président du conseil d'administration.

6
5.00 RECETTES EN ESPÈCES

5.10 Politiques

L'assistante de bureau recevra et ouvrira le courrier en présence de la personne

de programme A afin de maintenir un double contrôle sur les reçus.

L'assistante administrative endossera de manière restrictive tous les chèques

reçus.

Le dépôt bancaire sera effectué quotidiennement par l'assistante de bureau.

Si l'assistante de bureau n'est pas disponible pour accomplir ces tâches, le

directeur exécutif chargera un employé autre que le comptable de les accomplir.

Des reçus pré-numérotés seront utilisés pour toute somme reçue directement
d'un individu.

5.20 Procédures

Tous les chèques sont endossés de manière restrictive, photocopiés et inscrits

dans un registre quotidien des encaissements lors de l'ouverture du courrier.

L'assistante de bureau et la personne de programme A signeront toutes deux le

registre des encaissements pour en vérifier l'exactitude.

Les paiements effectués en personne seront ajoutés au registre des

encaissements. Une photocopie de ces chèques et une copie du reçu pré-
numéroté seront jointes au registre quotidien des encaissements. Le journal des
encaissements est totalisé par l'assistante de bureau. Une copie du registre est
remise au comptable avec les copies des chèques. Une copie du journal est
également remise au responsable de programme B, pour la mise à jour du logiciel
de gestion immobilière.

Le directeur exécutif utilisera l'original du journal des recettes en espèces pour

l'examiner et pour l'aider dans sa tâche d'examen des relevés bancaires (voir
section 6).

Le comptable utilisera la copie du journal des encaissements et les copies des

chèques pour déterminer la codification des comptes et pour saisir les
encaissements dans l'ordinateur.

7
6.00 RAPPROCHEMENT BANCAIRE

6.10 Politiques

Les relevés bancaires sont transmis au directeur exécutif sans avoir été ouverts.

À l'ouverture des relevés, le directeur exécutif examine les chèques pour vérifier
s'il n'y a pas d'éléments inhabituels ou de changements. Le directeur exécutif
compare une sélection de dépôts figurant sur le relevé bancaire à la copie des
registres des encaissements et examine tout transfert de compte.

Les relevés bancaires doivent être rapprochés par le comptable sur une base
mensuelle, au plus tard une semaine après réception du relevé. Le grand livre
général et les relevés bancaires rapprochés seront ajustés mensuellement pour
qu'ils concordent.

6.20 Procédures

Après avoir reçu le relevé bancaire du directeur exécutif, le comptable prépare le

rapprochement bancaire mensuel. Le formulaire utilisé pour préparer le
rapprochement bancaire figure à la section 18. Les rapprochements bancaires
permettront de réconcilier le solde bancaire avec le solde du grand livre. Une
écriture de journal devra être passée chaque mois pour les éléments figurant sur
les relevés bancaires qui ne sont pas déjà enregistrés dans le grand livre. Ces
éléments de rapprochement peuvent inclure : les intérêts perçus, les frais de
service, les chèques sans provision, les dépôts directs et d'autres notes de débit
ou de crédit.

Après le rapprochement du grand livre avec le relevé bancaire, le relevé bancaire

mensuel, les chèques annulés et autres formulaires ainsi que le formulaire de
rapprochement sont classés dans le dossier de rapprochement bancaire.

8
7.00 PROCÉDURES COMPTABLES DE FIN DE MOIS

7.10 Politiques

Le comptable prépare les états financiers mensuels

Le directeur exécutif approuve les états financiers avant qu'ils ne soient transmis
au conseil d'administration. Les états financiers doivent parvenir au directeur
exécutif au moins deux jours avant l'envoi des dossiers du conseil d'administration
afin de faciliter cet examen.

Le conseil d'administration approuve les états financiers mensuels.

7.20 Procédures

La date limite de publication des informations dans les relevés mensuels est fixée
à deux semaines après la fin du mois.

Une fois les rapprochements bancaires mensuels terminés, le comptable

formulera les écritures de journal mensuelles. Il existe deux types d'écritures
mensuelles : celles qui restent constantes d'un mois à l'autre (récurrentes) et
celles qui sont spécifiques à un mois donné. Les écritures récurrentes (section
18) sont déterminées après l'audit annuel avec l'aide du cabinet CPA. Il s'agit
notamment de l'amortissement et de la prise en charge de l'assurance payée
d'avance. Les écritures spécifiques comprennent l'enregistrement de la
répartition du capital et des intérêts pour le paiement de l'hypothèque, les revenus
d'intérêts et de dividendes, les virements bancaires, les chèques sans provision,
les frais bancaires, les salaires et les charges sociales à payer, les créances, etc.

Le comptable tiendra un dossier pour chaque mois, comprenant des documents

de travail qui documentent le solde de chaque compte du bilan. Le dossier
comprendra également des copies des factures des subventions. Tous les
comptes du bilan seront rapprochés mensuellement afin de garantir que des états
précis sont fournis à la direction et au conseil d'administration.

Une fois que les dernières écritures du journal général sont passées, l'état
financier mensuel est imprimé avec une copie du grand livre général pour le mois
en question ainsi que les écritures du journal général passées.

Les états financiers ajustés doivent être remis au conseil d'administration dans les
trois semaines suivant la fin du mois.

Le comptable prépare pour le directeur exécutif et le conseil d'administration un

rapport sur les dépenses réelles par rapport au budget, qui sera joint aux états
financiers mensuels.

Les états financiers de fin d'année seront retardés pour permettre des procédures
supplémentaires (voir section 8.0).

9
8.00 PROCÉDURES COMPTABLES DE FIN D'ANNÉE

8.10 Politiques

Le comptable prépare les états financiers de fin d'année.

Le comptable est chargé de préparer l'audit financier annuel et de collaborer avec

les comptables externes pour mener à bien l'audit.

Le directeur exécutif approuve les états financiers avant qu'ils ne soient transmis
au conseil d'administration. Les états financiers doivent parvenir au directeur
exécutif au moins une semaine avant l'envoi du dossier du conseil
d'administration afin de faciliter cet examen.

Le conseil d'administration approuve les états financiers de fin d'année.

Le comptable prendra les dispositions nécessaires pour que tous les documents
de l'année de clôture soient stockés.

8.20 Procédures

La date limite pour les états financiers de décembre est repoussée à quatre
semaines après la fin de l'année.

Une fois les états financiers de décembre terminés, le comptable établit le rapport
préliminaire de fin d'année et le soumet à l'examen du directeur exécutif.

Le comptable calcule les écritures récurrentes (avec l'aide du cabinet CPA si

nécessaire) pour la nouvelle année.

8.21 Audit financier

Le comptable prendra contact avec les comptables indépendants dès que

le directeur exécutif aura signé la lettre de mission d'audit afin de
commencer à planifier le calendrier et les travaux nécessaires à la
réalisation de l'audit. Le comptable veillera à ce que les comptables
indépendants disposent d'un espace suffisant pour travailler dans nos
bureaux. Il s'agit d'une ou plusieurs grandes tables, d'un espace pour
conserver les documents fournis aux comptables indépendants, d'un
éclairage et de prises électriques.

Le comptable travaillera avec les comptables indépendants pour

déterminer les confirmations nécessaires. Ce processus sera achevé dès
que possible après la fin de l'année. Le comptable supervisera la
dactylographie des confirmations. Le directeur exécutif signera les
confirmations. Le comptable enverra les confirmations aux auditeurs
indépendants.

Le comptable sera chargé de préparer le plus grand nombre possible de

tableaux qui seront utilisés par les auditeurs. Les rapprochements
mensuels effectués pour le mois de décembre répondront partiellement à
cette exigence.

10
Parmi les informations qui doivent être organisées et mises à disposition,
on peut citer le grand livre général complet pour l'année, un plan
comptable, tous les relevés bancaires et les chèques annulés, toutes les
factures payées, tous les journaux des encaissements, tous les registres
de paie, y compris les feuilles de temps, les résumés de paie pour chaque
période de paie, les 941, les UC-101 et les W-2, les procès-verbaux du
conseil d'administration pour l'année faisant l'objet de l'audit jusqu'aux
procès-verbaux les plus récents disponibles, les dossiers des contrats de
subvention, les impressions de la base de données des donateurs, y
compris tous les dons affectés, les contrats de location, les polices
d'assurance, la documentation relative aux immobilisations capitalisées et
la documentation relative aux dons de services ou aux dons d'actifs
enregistrés dans le grand livre général.

Le comptable sera disponible à tout moment pendant l'audit pour faciliter le

travail des comptables indépendants. Le directeur exécutif prendra le
temps de rencontrer les comptables indépendants si nécessaire au cours
de l'audit. L'assistant(e) de bureau sera également disponible pour tout
travail que le comptable pourrait lui déléguer.

Le comptable et le directeur exécutif prévoient une réunion avec les

comptables indépendants à la fin de l'audit afin de discuter des problèmes
soulevés, d'examiner les écritures d'audit, d'évaluer le processus d'audit et
de planifier les améliorations pour l'année suivante.

11
9.00 RÉPARTITION DES COÛTS

9.10 Politiques

(Client X) est tenu de suivre diverses lignes directrices pour la répartition des
coûts qui bénéficient à plus d'un programme ou d'une subvention. Un plan de
répartition des coûts sera adopté chaque année afin de satisfaire aux exigences
de toutes les subventions pour l'année en question. Ce plan de répartition des
coûts devra être modifié à chaque fois qu'un nouveau programme est lancé ou à
la fin ou au début d'un exercice financier. En raison des fréquentes modifications
apportées au plan de répartition des coûts, celui-ci sera conservé en dehors du
présent manuel de procédures comptables (voir l'annexe A).

12
10.00 INVESTISSEMENTS

10.10 Politiques

Les liquidités qui ne sont pas nécessaires pour le fonds de roulement immédiat
seront transférées sur des placements productifs d'intérêts, à moins que les fonds
ne soient destinés à un compte particulier.

(Client X) maintiendra la garantie du total auprès d'une banque au-delà de la

couverture FDIC. Si cette solution n'est pas jugée pratique ou rentable, une
deuxième banque sera utilisée.

Le conseil d'administration doit approuver tout investissement dépassant les

options énumérées ci-dessous.

10.20 Procédures

(Client X) aura un compte sur le marché monétaire dans la même banque que
celle où se trouve le compte courant. Les certificats de dépôt peuvent également
être utilisés pour investir les excédents de trésorerie. Le directeur exécutif
procédera au transfert de fonds ou à l'établissement de nouveaux certificats de
dépôt sur la base des besoins de trésorerie et des budgets prévisionnels du
(client X). Le comptable préparera les projections des besoins de trésorerie à la
demande du directeur exécutif.

Le fonds de réserve de fonctionnement et les liquidités désignées par le conseil

d'administration seront conservés sur un compte du marché monétaire ou un
certificat de dépôt. Le conseil d'administration précisera la méthode
d'investissement pour la réserve de fonctionnement et pour chaque fonds
désigné, de sorte que le calendrier d'investissement corresponde au calendrier de
la réserve ou de la désignation.

13
11.00 DETTE

11.10 Politiques

L'approbation du conseil d'administration est requise pour contracter toute dette

de (Client X) autre que les dettes commerciales d'exploitation et les dettes
salariales budgétisées. Le directeur exécutif est autorisé à négocier cette dette si
le conseil d'administration le juge nécessaire.

Les clauses et restrictions éventuelles du prêt seront communiquées au conseil

d'administration lorsque la dette sera autorisée. Le comptable réexaminera
périodiquement ces engagements et fera rapport au directeur exécutif en cas de
violation ou de risque de violation des engagements.

11.20 Procédures

Le directeur exécutif et le président du conseil d'administration ou le trésorier

signeront tout accord de dette après avoir reçu l'approbation du conseil
d'administration.

Le comptable rapproche chaque mois les soldes de la dette du grand livre des
relevés ou des tableaux d'amortissement. En outre, les intérêts courus seront
enregistrés dans le grand livre général si nécessaire.

14
12.00 RÉSERVES ET FONDS DÉSIGNÉS

12.10 Politiques

(Client X) constituera et maintiendra une réserve de fonctionnement pour l'aider à

maintenir sa stabilité financière. L'objectif de la réserve de fonctionnement sera
de six mois de dépenses générales de fonctionnement. Il s'agit d'une réserve de
trésorerie détenue séparément des autres fonds du (client X). La réserve peut
être investie conformément à la politique d'investissement du (client X). Tout
revenu du fonds de réserve restera dans le fonds de réserve.

Le conseil d'administration peut affecter une partie des actifs nets de (Client X) à
des fins spécifiques.

12.20 Procédures

Lors de la préparation du budget annuel, le conseil d'administration examinera la

réserve de fonctionnement et fixera un objectif pour les fonds à mettre de côté
cette année-là. Le directeur exécutif ouvre et gère le compte bancaire de la
réserve de fonctionnement conformément aux instructions du conseil
d'administration.

La désignation des actifs nets se fera par résolution du conseil d'administration.

Un objectif et un calendrier doivent être spécifiés pour chaque fonds désigné. La
désignation peut également préciser si un fonds de trésorerie distinct doit être
utilisé.

15
13.00 CONTRÔLES INTERNES ET AUDIT FINANCIER

13.10 Politiques

L'examen des contrôles internes et l'audit annuel sont deux des procédures les
plus importantes dont dispose le conseil d'administration pour s'acquitter de ses
responsabilités fiduciaires à l'égard du (client X).

Les contrôles internes relatifs aux documents comptables sont établis par le
directeur exécutif et le trésorier du conseil d'administration en consultation avec le
comptable.

Le conseil d'administration choisit le cabinet d'experts-comptables qui effectuera

l'audit financier de fin d'année. Le rapport d'audit financier est présenté au conseil
d'administration qui a le pouvoir d'approuver l'audit.

13.20 Procédures

À chaque changement de personnel administratif ou de structure de

fonctionnement de l'organisation, le trésorier et le directeur exécutif se réunissent
pour déterminer si le système de contrôle interne continue de répondre aux
besoins du (client X). Le cas échéant, les modifications seront reflétées dans le
présent manuel de procédures comptables.

Les principales caractéristiques du système de contrôle interne sont que le

comptable et le responsable du programme B, qui assure la maintenance du
logiciel de gestion immobilière, ne sont pas impliqués dans le traitement des
chèques et des espèces reçues, la signature des chèques, les transferts d'argent
ou l'établissement de comptes de trésorerie ou d'investissements, et ne reçoivent
pas le relevé bancaire non ouvert. D'autre part, le comptable examine les
transactions des autres employés et est chargé de signaler tout problème au
directeur exécutif ou directement au trésorier ou au président du conseil
d'administration.

Le conseil d'administration approuvera, dans le cadre du processus budgétaire, le

cabinet d'experts-comptables qui effectuera l'audit annuel.

Le trésorier du conseil d'administration assistera à la conférence de clôture de

l'audit. Le cabinet d'experts-comptables présentera l'audit au conseil
d'administration chaque année. Le conseil d'administration examinera et
approuvera l'audit financier.

Le comptable et le directeur exécutif seront chargés de programmer l'audit, de

préparer les informations nécessaires aux auditeurs et de répondre aux questions
pendant l'audit.

16
14.00 CONFORMITÉ

14.10 Politiques

Pour continuer à recevoir des subventions publiques et des dons affectés, (le
client X) doit mettre en place des systèmes garantissant le respect des restrictions
imposées par ces subventions et ces dons affectés.

Le comptable est désigné comme le responsable de la conformité de (Client X) et

sera chargé de veiller au respect de toutes les restrictions applicables aux
subventions.

Le directeur exécutif est chargé de communiquer au comptable la nature de

toutes les restrictions imposées par les donateurs. Ces informations permettront
de s'assurer que le compte des dons affectés du grand livre général reflète les
dons affectés et les dépenses de ces montants affectés, le cas échéant.

14.20 Procédures

14.21 Comité de conformité

Un comité de conformité sera présidé par le comptable et composé du

directeur exécutif et du personnel principal du programme. Le comptable
sera chargé de discuter avec le comité des nouvelles exigences en matière
de conformité dans les subventions qui financent les programmes. Le
comptable sera chargé de préparer un rapport documentant la manière
dont WH assure la conformité avec les règles de subvention dans chaque
programme de subvention. Le comptable produira également un rapport
similaire pour l'ensemble des procédures de conformité de l'agence. Ces
rapports, ainsi que toute correspondance avec les organismes
subventionnaires concernant les questions de conformité, seront
conservés dans un dossier central de conformité.

Le comité de conformité supervisera également la tenue des dossiers de

subvention. Les dossiers de subvention contiendront la copie finale signée
de la subvention, tous les addenda et la correspondance.

14.22 Dons affectés

Le directeur exécutif tiendra un registre de tous les dons affectés dans la

base de données des donateurs afin que des rapports périodiques sur les
dons affectés cumulés de l'année puissent être produits. Lorsqu'une
restriction est satisfaite, cela est noté dans la base de données. Le cas
échéant, le directeur exécutif sera chargé de communiquer au donateur la
satisfaction de la restriction.

Le directeur exécutif transmet au comptable des copies des donations

restreintes nouvelles et en suspens de chaque mois. Le comptable créera
une écriture de journal chaque mois pour s'assurer que les dons affectés
sont correctement présentés dans les états financiers.

17
15.00 BUDGÉTISATION

15.10 Politiques

Le conseil d'administration est chargé d'orienter le processus budgétaire et

d'approuver le budget annuel.

Le directeur exécutif et le comptable seront chargés de préparer la proposition de

budget.

15.20 Procédures

Le processus de budgétisation débutera en septembre pour l'année fiscale

suivante. Cela permettra d'utiliser les résultats de huit mois pour planifier le
budget.

Tous les documents budgétaires seront soumis au comptable avant le 30

septembre pour être consolidés dans un budget global de l'agence. Le directeur
exécutif et le comptable l'examineront ensuite pour déterminer s'il y a des
domaines évidents qui doivent être retravaillés. Le budget consolidé sera soumis
à la commission des finances d'ici le 15 octobre pour examen et commentaires.
D'autres révisions seront apportées et le budget sera présenté au Conseil
d'administration avant le 15 novembre.

La responsabilité de chaque domaine du budget est la suivante :

Directeur exécutif -- Recettes et dépenses du programme, recettes et

dépenses de la collecte de fonds, recettes des dons, dépenses de
fonctionnement et budget d'investissement.

Comptable -- Frais de comptabilité, revenus d'investissement, bilan

prévisionnel.

Trésorier du conseil d'administration -- Dépenses du conseil

d'administration et des comités.

Après l'achèvement et l'approbation du budget par le conseil d'administration, le

budget ne sera pas modifié pour les activités ultérieures.

18
16.00 AUTORISATION ET SAUVEGARDE DES ORDINATEURS

16.10 Politiques

L'accès à l'ordinateur et au logiciel de comptabilité sera contrôlé par des mots de

passe. Le directeur exécutif contrôlera le mot de passe principal. Le comptable
recevra un mot de passe complet pour le système et contrôlera quels autres
membres du personnel recevront des mots de passe.

L'ordinateur comptable sera sauvegardé régulièrement. Le comptable est

responsable de l'exécution de cette sauvegarde.

Le comptable est responsable de la mise à jour du plan de reprise après sinistre

pour le logiciel comptable et de la vérification périodique de ce plan.

16.20 Procédures

16.21 Mots de passe

Le comptable tient un registre de tous les utilisateurs autorisés et du

niveau d'accès au mot de passe de chaque utilisateur. Les mots de passe
seront changés une fois par an en juin.

16.22 Sauvegarde

Les procédures de sauvegarde sont conçues pour conserver les

enregistrements de différentes périodes jusqu'à ce que cette période soit
clôturée.

Une sauvegarde annuelle des données comptables sur bande sera

effectuée avant la clôture. Cette bande sera conservée jusqu'à ce que les
données comptables de l'année suivante soient sauvegardées et clôturées.

Les données comptables de chaque mois seront sauvegardées sur une

bande mensuelle jusqu'à ce que ce mois soit à nouveau sauvegardé
l'année suivante.

Une sauvegarde hebdomadaire sur bande sera effectuée pour les données
comptables de chaque semaine, à partir du vendredi soir, jusqu'à ce que
cette semaine soit sauvegardée le mois suivant.

Une sauvegarde quotidienne des données comptables sera effectuée sur

bande magnétique pour chaque jour de travail jusqu'à ce que ce jour soit
sauvegardé la semaine suivante.

Une copie de toutes les cassettes sera conservée dans un coffre-fort

ignifugé dans le bureau. Une copie des bandes annuelles et mensuelles
sera emportée par le comptable pour être conservée chez lui. Le directeur
exécutif et le comptable disposent des clés du coffre-fort ignifugé.

Le comptable veillera à ce que les sauvegardes appropriées soient

effectuées à la fin de chaque journée.

19
16.23 Reprise après sinistre

Si les bureaux de (Client X) sont gravement endommagés, des dispositions

ont été prises pour que certains documents comptables soient traités dans
les bureaux de l'organisation sans but lucratif ABC, située à l'autre bout de
la ville. Étant donné que les catastrophes que nous prévoyons sont de
nature localisée, comme les incendies ou les tornades, nous n'avons pas
mis en place de plans de récupération avec d'autres agences dans une
autre partie de l'État.

ABC Nonprofit a accepté de mettre à notre disposition un poste de travail

et un bureau avec accès à leurs imprimantes. En échange, nous avons
accepté de leur fournir les mêmes services en cas de catastrophe dans
leurs bureaux. Nous sommes tenus de les prévenir un jour ouvrable à
l'avance afin qu'ils puissent organiser les articles que nous devrons utiliser.

20
17.00 ACCÈS AUX DOSSIERS ET CONSERVATION DES DOSSIERS

17.10 Politiques

Les dossiers du (client X) sont généralement ouverts à l'inspection publique en

raison des règles de l'IRS, des lois sur les dossiers ouverts et de l'esprit du
service public. Toutefois, certaines informations ne sont pas ouvertes à l'examen
du public et ne peuvent être divulguées qu'avec l'autorisation du directeur
exécutif. Les questions dans ce domaine doivent être résolues par le directeur
exécutif. Si la réponse à une demande n'est pas claire, le directeur exécutif peut
contacter l'avocat du (client X) pour le consulter.

La conservation des documents est régie par diverses règles, des délais de
prescription et le bon sens. Certains documents doivent être conservés
indéfiniment, tandis que d'autres peuvent être peu utiles après un an.

17.20 Procédures

17.21 Formulaires de l'IRS

Les formulaires d'impôt sur les salaires ne sont pas des informations
publiques et ne seront pas divulgués.

Les formulaires 990 et 990A de l'IRS, les déclarations d'information sur les
organisations exonérées, doivent être mis à la disposition de toute
personne qui en fait la demande. Les règles spécifiques sont décrites
dans les instructions du formulaire 990. Toutes les pages, annexes et
pièces jointes, à l'exception du tableau détaillé des contributeurs, doivent
être mises à disposition. Les documents 990 et 990A des trois dernières
années doivent être disponibles sur demande pour un examen gratuit dans
nos bureaux. Si le demandeur souhaite obtenir une copie, celle-ci lui sera
fournie immédiatement ou pourra lui être envoyée par la poste. Nous
demandons à la personne de payer la taxe légale de 1 dollar pour la
première page et de 15 cents pour chaque page supplémentaire, plus
l'affranchissement réel, le cas échéant.

La demande de statut d'exonération, le formulaire 1023 et la lettre de

détermination de l'IRS sont également disponibles à toute personne qui en
fait la demande pour un examen gratuit dans nos bureaux. Les frais de
copie sont les mêmes que pour le 990 si la personne souhaite en faire une
copie. Les règles spécifiques sont décrites dans les instructions du
formulaire 990.

Le comptable est chargé de fournir des copies de ces documents au

réceptionniste sous une forme adaptée à la diffusion publique. La
réceptionniste conservera une copie de chaque formulaire et en fera des
photocopies sur demande.

17.22 Rapport annuel des organisations caritatives du Wisconsin

Bien que notre organisation ne soit pas tenue de le divulguer, le rapport du

Wisconsin est accessible au public auprès du ministère de la

21
réglementation et des licences de l'État. C'est pourquoi cette déclaration
sera disponible avec les formulaires 990 et 990A.

17.23 Dossiers du personnel

Toutes les demandes de dossiers personnels, de références

professionnelles et d'enquêtes de solvabilité sont transmises au directeur
exécutif.

17.24 Informations financières

Les états financiers et autres informations financières sont régulièrement

distribués aux employés de (Client X) et au conseil d'administration. Ces
informations ne doivent pas être mises à la disposition de personnes qui ne
sont pas régulièrement autorisées à recevoir ce rapport particulier. Toute
demande d'information de ce type doit être approuvée par le directeur
exécutif.

17.25 Conservation des documents

Un calendrier de conservation des documents est présenté ci-dessous.

Toute élimination de documents doit suivre ce calendrier. Toutefois, avant
d'éliminer des documents, l'autorisation du directeur exécutif et du
comptable est requise pour s'assurer qu'ils n'ont aucune raison de faire
une exception à la politique. Tous les documents jetés doivent être
déchiquetés ou envoyés à notre entreprise de recyclage, qui a conclu un
accord de confidentialité avec nous.

À des fins fiscales, les registres doivent être conservés jusqu'à l'expiration
du délai de prescription. En règle générale, ce délai expire trois ans après
la date d'échéance de la déclaration ou, si elle est postérieure, la date de
dépôt. Bien qu'il existe quelques exceptions à cette règle, la période de
trois ans devrait normalement être suffisante.

À des fins non fiscales, les registres ne doivent être conservés qu'aussi
longtemps qu'ils servent un objectif commercial ou jusqu'à ce que toutes
les exigences légales soient satisfaites. Malheureusement, il n'existe pas
de normes spécifiques qui couvrent toutes les situations. Voici quelques-
uns des facteurs à prendre en considération :

Lois et réglementations fédérales, nationales et locales

Exigences ou normes de l'industrie
Réclamations ou litiges potentiels
Exigences contractuelles

22
CALENDRIER DE CONSERVATION DES DOSSIERS

Type de délai de conservation Enregistrement (années)

Rapports d'accident et demandes d'indemnisation..........................................7*

Évaluations......................................P
Statuts, règlement intérieur..............P
Registres des actifs..........................7*
Relevés bancaires, rapprochements.4
Actes de vente - actifs......................7*
Budgets et projections.....................2
Chèques annulés - généralités........4**
Registres du capital social et des obligations..................................................P
Plans comptables.............................P
Pièces justificatives de chèques, talons de chèques.......................................4
Contrats et accords..........................7*
Correspondance
Crédit et recouvrement..................7
Routine avec les clients ou les vendeurs.......................................................1
Autres.............................................4***
Notes de crédit.................................4
Déclarations de dommages et de vols.............................................................7
Actes................................................P
Bordereaux de dépôt.......................4
Tableaux d'amortissement...............7*
Dossiers des employés
Contrats.........................................7*
Invalidité, chômage........................7
Demandes d'emploi.......................4
Notes de frais.................................4
Dossiers du personnel...................7*
Relevés d'heures, relevés de salaires............................................................4
Retenue à la source et exonération
les certificats (W-2, W-4, etc.)......4*
Rapports financiers
Annuel, audité................................P
Intérimaire......................................4
Lettres de fret, connaissements.......4
Polices d'assurance et dossiers.......4
Rapports internes, mémos, travaux
les commandes, etc........................2
Registres d'inventaire......................4
Factures
Actifs immobilisés..........................7
Frais de vente et frais généraux....4

23
Baux...............................................7*
Grands livres et journaux
Encaissements et décaissements P
Grand livre, écritures de journal. . .P
Journal des salaires.....................4
Achats et ventes...........................7
Grands livres auxiliaires (créances,
dettes, etc.).................................7
Licences.........................................4*
Registres des procès-verbaux........P
Hypothèques..................................7*
Notes..............................................7*
Registres des pensions et de la participation aux bénéfices...........................P
Registres de petite caisse..............4
Bons de commande, factures.........4
Réception des rapports..................4
Dossiers de réparation et d'entretien...............................................................4
Registres des ventes et bandes de caisse enregistreuse................................4
Rapports d'expédition.....................4
Déclarations fiscales et documents connexes
Revenu.........................................P
Paiements.....................................4
Vente et utilisation........................4
Contrats syndicaux.........................P

P signifie que les enregistrements doivent être conservés en permanence

* La période de conservation commence avec le règlement des réclamations, la cession

de l'actif, la résiliation du contrat, etc.

** Certains doivent être conservés plus longtemps, par exemple les chèques relatifs au
paiement des impôts doivent être conservés avec les déclarations d'impôts, les chèques
relatifs à l'acquisition d'actifs doivent être conservés avec l'acte de vente, etc.

*** La correspondance juridique et la correspondance importante doivent être conservées

aussi longtemps que les documents auxquels elles se rapportent.

24
18.00 MODÈLES DE FORMULAIRES COMPTABLES

Les formulaires comptables de l'organisation et une brève explication de leur utilisation

doivent être inclus ici.

25
19.00 LA MISE À JOUR DU MANUEL DES POLITIQUES ET PROCÉDURES COMPTABLES

19.10 Politiques

Le manuel des politiques et procédures comptables est essentiel à la fonction comptable

du (client X).

Le comptable est responsable de la mise à jour du manuel.

Toutes les modifications proposées doivent être approuvées par le comptable et par le
directeur exécutif.

Le manuel des politiques et des procédures est daté de chaque révision approuvée.

19.20 Procédures

Chaque année, le comptable examinera le manuel et formulera des propositions de

modifications. Cette mise à jour sera effectuée au plus tard en octobre de chaque
année. Toutes les modifications doivent être approuvées par écrit par le directeur
exécutif. Si le comptable ne propose aucune modification, une note à cet effet doit être
approuvée par le directeur exécutif.

Chaque fois que des modifications sont apportées aux procédures comptables, le
comptable procède à un examen du manuel des politiques et procédures comptables
afin de déterminer si une révision est nécessaire. Toute révision mineure du manuel qui
n'est pas immédiatement reflétée dans le manuel doit être conservée dans le dossier
afin d'être incorporée dans la mise à jour annuelle formelle.

Le manuel révisé sera distribué au comptable, au directeur exécutif et au trésorier du

conseil d'administration.

26
20.00 PRÉPARATION DES DÉCLARATIONS D'INFORMATION

20.10 Politiques

(Client X) est tenu de remplir les formulaires IRS 990, Return of Organization Exempt
from Income Tax et 990 Schedule A, Organization Exempt Under Section 501(c)(3),
ainsi que le formulaire 1952 du Wisconsin Department of Regulation and Licensing
(Département de la réglementation et des licences du Wisconsin), Charitable
Organization Annual Report (Rapport annuel sur les organisations caritatives).

La préparation de ces rapports sera généralement confiée aux comptables

indépendants.

Le comptable sera chargé de fournir les informations nécessaires à la préparation du

rapport.

Le comptable et le directeur exécutif examineront les rapports avant de les déposer afin
de s'assurer qu'ils sont exacts et qu'ils n'indiquent aucun problème potentiel concernant
le statut fiscal ou la licence de collecte de fonds de (Client X).

20.20 Procédures

Les formulaires de l'IRS doivent être remis le 15 mai (quatre mois et demi après la fin de
l'année). Si les formulaires ne sont pas prêts, une prolongation de trois mois peut être
demandée à l'aide du formulaire 2758.

Le formulaire du Wisconsin doit être accompagné des formulaires 990 et 990A dûment
remplis et doit être remis au plus tard le 30 juin. Aucune prolongation n'est accordée
pour ce dépôt. Si les dons du grand public, y compris les collectes de fonds fédérées et
les subventions des fondations, dépassent 100 000 dollars, l'audit annuel devra être joint
au formulaire du Wisconsin.

Ces formulaires seront préparés principalement à partir des états financiers finaux
audités. Les informations supplémentaires requises comprennent une liste à jour des
membres du conseil d'administration, le montant du salaire et des avantages du
directeur exécutif, une liste de tous les dons de 5 000 dollars ou plus provenant de
particuliers, d'entreprises et de fondations, ainsi qu'un rapport sur la nature et la valeur
monétaire de toute activité de lobbying exercée au cours de l'année. Le comptable sera
chargé de rassembler ces informations et de les fournir aux comptables indépendants.

Le comptable et le directeur exécutif examineront les activités de l'année précédente

afin de déterminer s'il y a eu des revenus commerciaux non liés. Ces revenus
comprennent la publicité pour le bulletin d'information, les ventes de la liste de diffusion,
les ventes d'articles non liés à nos objectifs d'exonération et les revenus locatifs financés
par la dette qui ne sont pas perçus dans le cadre de la réalisation de nos objectifs
d'exonération. Le formulaire d'impôt sur le revenu des entreprises non apparentées est
le 990T pour l'IRS et le 4T pour le Wisconsin. Un revenu brut d'entreprise non liée
supérieur à 1 000 $ nécessite l'établissement d'une déclaration, même si l'activité ne
rapporte pas d'argent. En règle générale, le 990T et le 4T sont préparés par les
comptables indépendants. La date limite pour ces déclarations est le 15 mai, avec une
extension automatique de 6 mois en utilisant le formulaire 7004.

27
28
21. INVENTAIRE DES IMMOBILISATIONS CORPORELLES

21.10 Politiques

Un inventaire de tous les biens et équipements sera tenu à jour. Le document

d'inventaire contiendra suffisamment d'informations pour répondre aux exigences en
matière d'assurance et de subventions.

21.20 Procédures

Le comptable tiendra à jour une base de données de tous les biens et équipements
appartenant au (client X). La base de données comprendra : le numéro d'étiquette, la
description, le numéro de série, la date d'acquisition, le coût, le vendeur, le lieu et toute
subvention ou autre restriction.

Tous les équipements seront munis d'une étiquette portant un numéro d'identification
unique.

La base de données des biens et équipements sera consultée avant la vente de tout
article afin de déterminer s'il existe des restrictions. Les équipements achetés dans le
cadre d'une subvention ne peuvent généralement pas être vendus sans l'autorisation du
concédant.

Un inventaire annuel sera effectué pour vérifier l'existence des biens et équipements
répertoriés dans la base de données.

Les équipements seront inclus dans la base de données en utilisant les définitions de
capitalisation de la section 3.

29
22.00 SUBVENTIONS ET CONTRATS

22.10 Politiques

Les factures relatives aux subventions et aux contrats seront préparées et archivées en
temps voulu. Une documentation adéquate sera conservée pour étayer toutes les
facturations.

Des dossiers complets sur les subventions et les contrats seront conservés.

22.20 Procédures

La facturation des subventions et des contrats sera préparée mensuellement ou selon

les besoins. La facturation sera effectuée conformément aux exigences de la source de
financement, sur la base du remboursement des dépenses, des unités de service ou
d'un versement équivalent, selon le cas.

Les documents relatifs à la facturation seront préparés et conservés. Pour les factures
basées sur un remboursement des dépenses, une copie des dépenses du programme
provenant du logiciel et des rapprochements avec la facturation sera conservée. Pour
les facturations basées sur des unités de service, une copie des unités de service
détaillées sera conservée.

Le comptable, le gestionnaire de programme et le directeur exécutif approuvent chacun

les factures avant leur émission.

Les factures seront enregistrées comme des comptes à recevoir dans la période
comptable appropriée.

Les dossiers de subventions et de contrats contiennent au moins les documents suivants :

copie signée du contrat, de la demande et du budget, correspondance, factures périodiques et
documents à l'appui des factures.

30