PERUSAHAAN KEUANGAN RICFORB PTY LTD

KEBIJAKAN AKUNTANSI DAN

PANDUAN PROSEDUR

Diadopsi ………..
 DAFTAR ISI

1.00 BAGAN AKUN

1.01 Aset................................................................................................................. 2
1.02 Kewajiban........................................................................................................ 2
1.04 Pendapatan..................................................................................................... 2
1.05 Pengeluaran.................................................................................................... 2

2.00 PRINSIP DAN PROSEDUR AKUNTANSI

2.10 Kebijakan......................................................................................................... 3
2.20 Prosedur
2.21 Pengakuan Pendapatan.................................................................................. 3
2.22 Penandingan Pendapatan dan Beban............................................................ 3
2.23 Aktiva Tetap dan Penyusutan......................................................................... 3
2.25 Batas Data....................................................................................................... 4

4.00 PENCAIRAN TUNAI

4.10 Kebijakan......................................................................................................... 5
4.20 Prosedur
4.21 Akuisisi Modal................................................................................................. 5
4.22 Persediaan, Layanan, dan Tagihan Lainnya................................................... 5
4.23 Prosedur Pembayaran Faktur......................................................................... 6
4.24 Penggajian...................................................................................................... 6

5.00 PENERIMAAN TUNAI

5.10 Kebijakan......................................................................................................... 7
5.20 Prosedur.......................................................................................................... 7

6.00 REKONSILIASI BANK

6.10 Kebijakan......................................................................................................... 8
6.20 Prosedur.......................................................................................................... 8

7.00 PROSEDUR AKUNTANSI AKHIR BULAN

7.10 Kebijakan......................................................................................................... 9
7.20 Prosedur.......................................................................................................... 9

8.00 PROSEDUR AKUNTANSI AKHIR TAHUN

8.10 Kebijakan......................................................................................................... 10
8.20 Prosedur.......................................................................................................... 10
8.21 Audit Keuangan............................................................................................... 10

9.00 ALOKASI BIAYA

9.10 Kebijakan...................................................................................................... 12

DAFTAR ISI (lanjutan)

10.00 INVESTASI
10.10 Kebijakan...................................................................................................... 13
10.20 Prosedur....................................................................................................... 13
11.00 UTANG
11.10 Kebijakan...................................................................................................... 14
11.20 Prosedur....................................................................................................... 14

12.00 DANA CADANGAN DAN PENUNJUKAN

12.10 Kebijakan...................................................................................................... 15
12.20 Prosedur....................................................................................................... 15

13.00 PENGENDALIAN INTERNAL DAN AUDIT KEUANGAN

13.10 Kebijakan....................................................................................................... 16
13.20 Prosedur........................................................................................................ 16

14.00 KEPATUHAN
14.10 Kebijakan...................................................................................................... 17
14.20 Prosedur....................................................................................................... 17
14.21 Komite Kepatuhan.............................................................................. 17
14.22 Donasi yang Dibatasi.......................................................................... 17

15.00 PENGANGGARAN
15.10 Kebijakan....................................................................................................... 18
15.20 Prosedur........................................................................................................ 18

16.00 AKSES KOMPUTER DAN CADANGAN

16.10 Kebijakan....................................................................................................... 19
16.20 Prosedur........................................................................................................ 19
16.21 Kata Sandi.......................................................................................... 19
16.22 Cadangan........................................................................................... 19
16.23 Pemulihan Bencana............................................................................ 20

17.00 AKSES KE RECORDS DAN RECORDS RETENTION

17.10 Kebijakan....................................................................................................... 21
17.20 Prosedur........................................................................................................ 21
17.21 Formulir IRS........................................................................................ 21
17.22 Laporan Organisasi Amal Tahunan Wisconsin................................... 21
17.23 Catatan Personil................................................................................. 21
17.24 Informasi Keuangan............................................................................ 22
17.25 Penyimpanan Catatan........................................................................ 22

18.00 CONTOH FORMULIR AKUNTANSI............................................................................ 25

19.00 PEMELIHARAAN KEBIJAKAN AKUNTANSI DAN

PANDUAN PROSEDUR
19.10 Kebijakan...................................................................................................... 26
19.20 Prosedur....................................................................................................... 26

DAFTAR ISI (lanjutan)

20.00 PERSIAPAN PENGEMBALIAN INFORMASI

20.10 Kebijakan...................................................................................................... 27
20.20 Prosedur....................................................................................................... 27
21.00 INVENTARISASI PROPERTI DAN PERALATAN
21.10 Kebijakan...................................................................................................... 28
21.20 Prosedur....................................................................................................... 28

22.00 HIBAH & KONTRAK

22.10 Kebijakan...................................................................................................... 29
22.20 Prosedur....................................................................................................... 29
2.00 BAGAN AKUN

2.01 Aset 2.05 Biaya

Aktiva......................................1####
Akun Tunai............................10###
Akun Piutang.........................11###
Akun prabayar.......................12###
Tanah & Bangunan...............15###
Mebel & Peralatan.................16###
Aset Lainnya.........................18###
2.02 Kewajiban
Kewajiban................................2####
Utang Usaha Lancar.............20###
Akrual Gaji & Gaji
Pajak harus dibayar............21###
Kewajiban yang masih harus
dibayar..........................................23###
Pendapatan tangguhan.........24###
Hipotek dan Notes
Dapat dibayar......................25###
2.03 Aktiva Bersih (Saldo Dana)
Pengeluaran.........................5####
Beban Personalia...............50###
Pengeluaran kantor............51###
Biaya Bangunan.................52###
*perbaikan & pemeliharaan
* pembuangan sampah & salju
* biaya peralatan
Biaya Program.....................53###
Biaya Administrasi................53###
Percetakan & Promosi.........54###
Biaya lainnya........................55###
2.06 Pusat Biaya
Administrasi..........................01
Penggalangan dana.............02
Bangunan.............................03
Layanan Program.................04
Hibah A................................05
Hibah B................................06

Aktiva bersih............................3####

2.04 Pendapatan

Pendapatan.............................4####
Pendapatan Sewa.................40###
Pendapatan Kontribusi..........41###
Pendapatan Program............42###
Penghasilan lain....................43###

(Catatan: Deskripsi harus diberikan untuk setiap akun.)

5
3.00 PRINSIP & PROSEDUR AKUNTANSI

3.10 Kebijakan

Prinsip akuntansi Ricforb akan konsisten dengan semua undang-undang yang

berlaku. Ini termasuk: Prinsip Akuntansi yang Diterima Secara Umum dan IFRS.

Prosedur tertentu yang dihasilkan dari pernyataan dan rilis akuntansi ini dibahas
di bawah ini.

3.20 Prosedur

3.21 Pengakuan Pendapatan

Kontribusi akan dicatat sebagai pendapatan pada periode yang diterima

atau

3.22 Pencocokan Pendapatan dan Beban

Untuk menyajikan laporan keuangan yang akurat dan konsisten,

pendapatan dan beban yang terkait dengan setiap periode akan tercermin
dalam periode tersebut sejauh mungkin. Bab-bab tentang prosedur akhir
bulan dan tahun meninjau hal ini secara lebih rinci. Umumnya, semua entri
yang diperlukan untuk secara akurat mencerminkan pendapatan dan
beban setiap periode akan dilakukan pada periode tersebut.

Organisasi mencatat transaksi atas dasar akuntansi akrual.

3.23 Aset Tetap dan Depresiasi

Properti pabrik dan peralatan adalah barang berwujud yang dimiliki untuk
digunakan dalam produksi atau penyediaan barang atau jasa, untuk
disewakan kepada pihak lain atau untuk tujuan administratif dan
diharapkan akan digunakan selama lebih dari satu periode. Aset tetap
dicatat sebesar biaya perolehan dikurangi akumulasi penyusutan dan
akumulasi kerugian penurunan nilai.

Biaya mencakup semua biaya yang dikeluarkan untuk membawa aset ke

lokasi dan kondisi yang diperlukan agar aset tersebut dapat beroperasi
dengan cara yang dimaksudkan oleh manajemen.

Penyusutan dilakukan dengan menggunakan metode garis lurus untuk

mencatat biaya perolehan, dikurangi nilai sisa yang diestimasi selama
masa manfaat aset tetap, sebagai berikut:

Barang Rata-rata masa manfaat

Furnitur dan perlengkapan 6
Perabotan kantor 5
Peralatan IT3
Perangkat lunak komputer 2
Peralatan dapur 5
Aset tetap lainnya5
3
 Nilai residu, metode penyusutan, dan masa manfaat setiap aset ditelaah
pada setiap periode pelaporan tahunan jika terdapat indikator yang
menunjukkan adanya perubahan yang signifikan dari estimasi sebelumnya.
.
4.00 PENCAIRAN TUNAI

4.10 Kebijakan

Posisi yang berwenang untuk menandatangani cek adalah; Direktur Eksekutif,

Presiden Dewan, Wakil Presiden Dewan dan Bendahara Dewan. Hanya satu
tanda tangan yang diperlukan pada cek. Siapa pun yang menandatangani cek
harus meninjau dan memberi paraf faktur pendukung atau dokumentasi lainnya.
Individu tidak boleh menandatangani cek yang dibayarkan kepada diri mereka
sendiri.

Akuntan akan memelihara sistem hutang piutang. Sebelum pembayaran,

Akuntan akan memberi kode pada setiap faktur, menyiapkan cek, dan mengatur
dokumentasi.

Akuntan akan menentukan jumlah penggajian berdasarkan lembar waktu dan tarif
resmi. Akuntan akan menyiapkan cek gaji.

4.20 Prosedur

4.21 Akuisisi Modal

Tiga tawaran diperlukan untuk pembelian aset modal yang dianggarkan

lebih dari $2.000, jika praktis. Direktur Eksekutif memilih penawar.
Persetujuan Dewan diperlukan jika penawar rendah tidak dipilih, atau jika
penawaran dianggap tidak praktis oleh Direktur Eksekutif. Setiap aset
modal yang tidak dianggarkan oleh Dewan harus disetujui oleh Dewan
sebelum meminta penawaran.

4.22 Persediaan, Layanan, dan Tagihan Lainnya

Permintaan pembelian dapat dibuat oleh siapa saja di kantor. Permintaan

diserahkan kepada Direktur Eksekutif untuk disetujui dan diberikan kepada
asisten kantor untuk penempatan pesanan. Permintaan pembelian yang
disetujui diberikan kepada Akuntan dan diajukan dalam file pesanan
terbuka.

Ketika barang atau jasa diterima, Akuntan menarik daftar permintaan

pembelian dan membandingkan pesanan yang diterima dengan slip
pengepakan dan daftar permintaan pembelian untuk keakuratannya. Slip
pengepakan dilampirkan pada permintaan pembelian dan dikembalikan ke
file pesanan terbuka sampai faktur diterima.

Surat diterima dan dibuka oleh asisten kantor. Semua faktur diteruskan ke
Akuntan, yang mencocokkan faktur dengan permintaan pembelian yang
disetujui dan slip pengepakan dan menentukan kode akun untuk transaksi
tersebut. Akuntan memberikan tagihan dan dokumen pendukung kepada
Direktur Eksekutif untuk persetujuan pembayaran. Direktur Eksekutif
4
memberi paraf faktur yang menunjukkan persetujuan untuk membayar, dan
menyetujui kode akun pengeluaran yang diusulkan oleh Akuntan. Akuntan
memasukkan faktur yang disetujui ke dalam modul komputer A/P dan
mengarsipkan semua dokumen dalam file faktur terbuka sampai dibayar.

5
4.23 Prosedur Pembayaran Faktur

Faktur dibayar pada tanggal 1 dan 15 setiap bulan. Sebelum

menghasilkan cek, laporan pra-pemeriksaan dihasilkan yang
mencantumkan semua hutang dengan tanggal jatuh tempo dan jumlahnya.
Akuntan akan menunjukkan faktur mana yang harus dibayar. Laporan pra-
pemeriksaan ini akan ditinjau dan disetujui oleh Direktur Eksekutif.
Berdasarkan laporan pra-pemeriksaan yang disetujui, pemeriksaan dicetak
dari modul komputer A/P, dilampirkan pada dokumentasi pendukung yang
disetujui dari file faktur terbuka, dan diberikan kepada Direktur Eksekutif
untuk ditandatangani. Cek disegel dalam amplop oleh penandatangan cek
dan dokumen pendukung dikembalikan ke Akuntan untuk diajukan menurut
abjad oleh vendor.

4.24 Prosedur Penggajian

Penggajian diproses setengah bulanan dan dijalankan serta didistribusikan

pada tanggal 19 dan 4 setiap bulan. Direktur Eksekutif meneruskan
lembar waktu yang telah disetujui kepada Akuntan pada akhir setiap
periode. Setiap lembar waktu harus ditandatangani oleh karyawan dan
oleh Direktur Eksekutif. Akuntan menjumlahkan timesheets dan
memasukkan total ke dalam modul penggajian komputer. Cek dicetak dan
diserahkan kepada Direktur Eksekutif untuk diperiksa dan ditandatangani.
Tingkat pembayaran yang digunakan untuk menyiapkan daftar gaji akan
didasarkan pada memo yang ditandatangani oleh Direktur Eksekutif. Gaji
Direktur Eksekutif akan didasarkan pada memo yang ditandatangani oleh
Presiden Dewan.

6
5.00 PENERIMAAN TUNAI

5.10 Kebijakan

Asisten Kantor akan menerima dan membuka surat di hadapan orang program A
untuk mempertahankan kontrol ganda atas tanda terima.

Asisten Kantor akan mengesahkan secara terbatas semua cek saat diterima.

Setoran bank akan dilakukan setiap hari oleh Asisten Kantor.

Jika Asisten Kantor tidak ada untuk melakukan tugas-tugas ini, Direktur Eksekutif
akan menugaskan seorang karyawan selain Akuntan untuk melaksanakannya.

Tanda terima yang diberi nomor sebelumnya akan digunakan untuk setiap uang
yang diterima langsung dari individu.

5.20 Prosedur

Semua cek disahkan secara terbatas, difotokopi, dan dimasukkan ke dalam

catatan penerimaan kas harian saat surat dibuka.

Asisten Kantor dan orang program A akan menandatangani log penerimaan kas
untuk memverifikasi keakuratannya.

Pembayaran yang dilakukan secara langsung akan ditambahkan ke log

penerimaan kas. Fotokopi cek ini dan salinan kuitansi yang diberi nomor
sebelumnya akan dilampirkan pada catatan penerimaan kas harian. Log
penerimaan kas dijumlahkan oleh Office Assistant. Salinan log diberikan dengan
salinan cek ke Akuntan. Salinan log juga diberikan kepada orang program B,
untuk memperbarui perangkat lunak manajemen properti.

Direktur Eksekutif akan menggunakan log penerimaan kas yang asli untuk
diperiksa dan untuk membantu tugas mereka meninjau laporan bank (lihat Bagian
6).

Akuntan akan menggunakan salinan log penerimaan kas dan salinan cek untuk
menentukan pengkodean rekening dan memasukkan penerimaan kas ke dalam
komputer.

7
6.00 REKONSILIASI BANK

6.10 Kebijakan

Laporan bank diteruskan ke Direktur Eksekutif tanpa dibuka.

Setelah membuka pernyataan, Direktur Eksekutif meninjau cek untuk item atau
perubahan yang tidak biasa. Direktur Eksekutif membandingkan simpanan yang
dipilih pada laporan bank dengan salinan log penerimaan kas dan meninjau
setiap transfer rekening.

Laporan bank harus direkonsiliasi oleh Akuntan setiap bulan tidak lebih dari satu
minggu setelah menerima laporan tersebut. Buku besar dan laporan bank yang
direkonsiliasi akan disesuaikan setiap bulan.

6.20 Prosedur

Setelah menerima laporan bank dari Direktur Eksekutif, Akuntan menyiapkan

rekonsiliasi bank bulanan. Lihat Bagian 18 untuk formulir yang digunakan untuk
menyiapkan rekonsiliasi bank. Rekonsiliasi bank akan merekonsiliasi saldo bank
ke saldo buku besar. Entri jurnal perlu diposting setiap bulan untuk item pada
laporan bank yang belum dicatat dalam buku besar. Item rekonsiliasi ini dapat
mencakup: bunga yang diperoleh, biaya layanan, cek NSF, setoran langsung, dan
memo debit atau kredit lainnya.

Setelah buku besar direkonsiliasi dengan laporan bank, laporan bank bulanan
dan cek yang dibatalkan serta formulir lainnya dan formulir rekonsiliasi aktual
diajukan dalam file rekonsiliasi bank.

8
7.00 PROSEDUR AKUNTANSI AKHIR BULAN

7.10 Kebijakan

Akuntan menyiapkan laporan keuangan bulanan

Direktur Eksekutif menyetujui laporan keuangan sebelum dikirim ke Dewan

Direksi. Laporan keuangan harus disampaikan kepada Direktur Eksekutif
setidaknya dua hari sebelum pengiriman paket Dewan untuk memfasilitasi
tinjauan ini.

Direksi menyetujui laporan keuangan bulanan.

7.20 Prosedur

Batas waktu untuk informasi dalam laporan bulanan adalah dua minggu setelah
akhir bulan.

Setelah menyelesaikan rekonsiliasi bank bulanan, Akuntan akan merumuskan

entri jurnal bulanan. Ada dua jenis entri jurnal bulanan, yang tetap konsisten dari
bulan ke bulan (berulang) dan yang khusus untuk bulan itu. Entri jurnal berulang
(Bagian 18) ditentukan setelah audit tahunan dengan bantuan kantor akuntan
publik. Ini termasuk penyusutan dan pengeluaran asuransi dibayar di muka.
Entri jurnal khusus meliputi pencatatan rincian pokok/bunga untuk pembayaran
hipotek, pendapatan bunga dan dividen, transfer bank, cek NSF, biaya bank,
upah akrual dan pajak gaji, piutang, dll.

Akuntan akan memelihara file untuk setiap bulan yang mencakup kertas kerja
yang mendokumentasikan saldo setiap akun neraca. File tersebut juga akan
menyertakan salinan tagihan hibah. Semua akun neraca akan direkonsiliasi
setiap bulan untuk membantu memastikan bahwa laporan akurat diberikan
kepada manajemen dan Dewan.

Setelah entri jurnal umum akhir diposting, laporan keuangan bulanan dicetak
bersama dengan salinan buku besar untuk bulan itu serta entri jurnal umum
diposting.

Laporan keuangan yang disesuaikan harus disampaikan kepada Direksi dalam

waktu tiga minggu setelah akhir bulan.

Akuntan menyiapkan anggaran hingga laporan pengeluaran aktual untuk Direktur

Eksekutif dan Dewan Direksi untuk disertakan dalam laporan keuangan bulanan.

Laporan keuangan akhir tahun akan ditunda untuk prosedur tambahan (lihat
Bagian 8.0).

9
8.00 PROSEDUR AKUNTANSI AKHIR TAHUN

8.10 Kebijakan

Akuntan menyiapkan laporan keuangan akhir tahun.

Akuntan bertanggung jawab untuk mempersiapkan audit keuangan tahunan dan

bekerja sama dengan akuntan luar untuk menyelesaikan audit.

Direktur Eksekutif menyetujui laporan keuangan sebelum dikirim ke Dewan

Direksi. Laporan keuangan harus disampaikan kepada Direktur Eksekutif
setidaknya satu minggu sebelum pengiriman paket Dewan untuk memfasilitasi
tinjauan ini.

Direksi menyetujui laporan keuangan akhir tahun.

Akuntan akan mengatur untuk memindahkan semua catatan dari tahun yang
ditutup ke penyimpanan.

8.20 Prosedur

Batas waktu untuk laporan keuangan bulan Desember diperpanjang hingga

empat minggu setelah akhir tahun.

Setelah menyelesaikan laporan keuangan bulan Desember, laporan awal akhir

tahun dijalankan oleh Akuntan dan diberikan kepada Direktur Eksekutif untuk
ditinjau.

Akuntan menghitung entri berulang (dengan bantuan perusahaan CPA jika

diperlukan) untuk tahun baru.

8.21 Audit Keuangan

Akuntan akan menghubungi akuntan independen segera setelah Direktur

Eksekutif menandatangani surat perikatan audit untuk mulai
merencanakan penjadwalan dan pekerjaan yang diperlukan untuk
menyelesaikan audit. Akuntan akan memastikan bahwa ruang yang
memadai disediakan bagi akuntan independen untuk bekerja di kantor
kami. Ini akan mencakup satu atau lebih meja besar, ruang untuk
menyimpan catatan kami yang disediakan untuk akuntan independen,
outlet lampu dan listrik.

Akuntan akan bekerja dengan akuntan independen untuk menentukan

konfirmasi apa yang diperlukan. Proses ini akan selesai secepat mungkin
setelah akhir tahun. Akuntan akan mengawasi pengetikan konfirmasi.
Direktur Eksekutif akan menandatangani konfirmasi. Akuntan akan
mengirimkan konfirmasi kepada auditor independen.

Akuntan akan bertanggung jawab untuk menyiapkan sebanyak mungkin

jadwal yang akan digunakan oleh auditor. Rekonsiliasi bulanan yang telah
selesai untuk bulan Desember sebagian akan memenuhi persyaratan ini.

10
Beberapa informasi yang perlu diatur dan tersedia meliputi: buku besar
umum lengkap untuk tahun tersebut, bagan akun, semua laporan bank dan
cek yang dibatalkan, semua faktur yang dibayar, semua log penerimaan
kas, semua catatan penggajian, termasuk timesheets, ringkasan
penggajian untuk setiap periode pembayaran, 941s, UC-101s dan W-2s,
risalah Dewan untuk tahun yang diaudit melalui risalah terbaru yang
tersedia, file kontrak hibah, cetakan database donor, termasuk semua
donasi terbatas, perjanjian sewa, asuransi kebijakan, dokumentasi untuk
aset tetap yang dikapitalisasi dan dokumentasi untuk layanan yang
disumbangkan atau aset yang disumbangkan dicatat dalam buku besar
umum.

Akuntan akan tersedia sepanjang waktu selama audit untuk memfasilitasi

pekerjaan akuntan independen. Direktur Eksekutif akan menjadwalkan
waktu untuk bertemu dengan akuntan independen sesuai kebutuhan
selama audit. Asisten Kantor juga akan tersedia untuk setiap pekerjaan
yang dapat didelegasikan oleh Akuntan kepada mereka.

Akuntan dan Direktur Eksekutif akan merencanakan pertemuan dengan

akuntan independen di akhir audit untuk membahas masalah apa pun yang
muncul, meninjau entri jurnal audit, mengevaluasi proses audit, dan
merencanakan perbaikan untuk tahun berikutnya.

11
9.00 ALOKASI BIAYA

9.10 Kebijakan

(Klien X) diminta untuk mengikuti berbagai pedoman untuk mengalokasikan biaya

yang menguntungkan lebih dari satu program atau hibah. Rencana alokasi biaya
akan diadopsi setiap tahun yang memenuhi persyaratan semua hibah untuk tahun
itu. Rencana alokasi biaya ini perlu diubah setiap kali program baru dimulai atau
pada akhir atau awal hibah tahun anggaran. Karena seringnya modifikasi pada
rencana alokasi biaya, rencana tersebut akan dipertahankan di luar manual
prosedur akuntansi ini (lihat Exhibit A).

12
10.00 INVESTASI

10.10 Kebijakan

Uang tunai yang tidak diperlukan untuk modal kerja langsung akan ditransfer ke
investasi berbunga, kecuali dana tersebut ditujukan untuk akun tertentu.

(Klien X) akan mempertahankan total agunan di salah satu bank yang melebihi
cakupan FDIC. Jika ini dianggap tidak praktis atau hemat biaya, bank kedua
akan digunakan.

Dewan Direksi harus menyetujui setiap investasi di luar opsi yang tercantum di
bawah ini.

10.20 Prosedur

(Klien X) akan mengelola rekening pasar uang di bank yang sama tempat
rekening giro tersebut dikelola. Sertifikat deposito juga dapat digunakan untuk
menginvestasikan kelebihan uang tunai. Direktur Eksekutif akan memulai transfer
dana atau menyiapkan sertifikat deposito baru berdasarkan persyaratan arus kas
dan anggaran yang diproyeksikan dari (Klien X). Akuntan akan mempersiapkan
kebutuhan arus kas yang diproyeksikan seperti yang diminta oleh Direktur
Eksekutif.

Dana cadangan operasi dan uang tunai yang ditunjuk oleh Dewan akan disimpan
dalam rekening pasar uang atau sertifikat deposito. Dewan akan menentukan
metode investasi untuk cadangan operasi dan untuk setiap dana yang ditunjuk,
sehingga garis waktu investasi akan sesuai dengan garis waktu cadangan atau
penunjukan.

13
11.00 UTANG

11.10 Kebijakan

Persetujuan Dewan diperlukan untuk menimbulkan utang apa pun dari (Klien X)
selain dari utang usaha operasi dan utang gaji yang dianggarkan. Direktur
Eksekutif akan diberi wewenang untuk menegosiasikan hutang tersebut
sebagaimana diperlukan oleh Dewan Direksi.

Setiap perjanjian dan pembatasan pinjaman akan dilaporkan kepada Dewan

ketika hutang diotorisasi. Akuntan akan secara berkala meninjau perjanjian-
perjanjian tersebut dan melaporkan kepada Direktur Eksekutif jika terdapat
pelanggaran atau potensi pelanggaran terhadap perjanjian-perjanjian tersebut.

11.20 Prosedur

Direktur Eksekutif dan Presiden Dewan atau Bendahara akan menandatangani

perjanjian hutang setelah menerima persetujuan penuh dari Dewan.

Akuntan akan merekonsiliasi saldo utang buku besar ke laporan atau jadwal
amortisasi setiap bulan. Selain itu, bunga akrual akan dicatat dalam buku besar
sesuai kebutuhan.

14
12.00 DANA CADANGAN DAN PENUNJUKAN

12.10 Kebijakan

(Klien X) akan membangun dan memelihara cadangan operasi untuk membantu

menjaga stabilitas keuangan. Target cadangan operasi adalah enam bulan dari
biaya operasi umum. Ini akan menjadi cadangan kas yang disimpan terpisah dari
dana lain milik (Klien X). Cadangan dapat diinvestasikan sesuai dengan
kebijakan investasi (Klien X). Setiap pendapatan dari dana cadangan akan tetap
berada di dana cadangan.

Dewan Direksi dapat menetapkan bagian dari aset bersih (Klien X) untuk tujuan
tertentu.

12.20 Prosedur

Selama penyusunan anggaran tahunan, Dewan akan meninjau cadangan operasi

dan menetapkan target dana yang akan disisihkan tahun itu. Direktur Eksekutif
akan membuat dan memelihara rekening bank cadangan operasi seperti yang
diarahkan oleh Dewan.

Penunjukan aset bersih akan dibuat oleh keputusan Dewan. Tujuan dan garis
waktu harus ditentukan untuk setiap dana yang ditunjuk. Penunjukan juga dapat
menentukan apakah dana kas terpisah akan digunakan.

15
13.00 PENGENDALIAN INTERNAL DAN AUDIT KEUANGAN

13.10 Kebijakan

Peninjauan pengendalian internal dan audit tahunan adalah dua prosedur paling
penting yang dimiliki Dewan untuk memenuhi tanggung jawab fidusia kepada
(Klien X).

Kontrol internal yang berkaitan dengan catatan akuntansi ditetapkan oleh Direktur
Eksekutif dan Bendahara Dewan dengan berkonsultasi dengan Akuntan.

Direksi memilih kantor akuntan publik yang akan melakukan audit keuangan akhir
tahun. Laporan audit keuangan disampaikan kepada Direksi yang memiliki
kewenangan untuk menyetujui audit.

13.20 Prosedur

Setiap kali ada pergantian personel administrasi atau perubahan struktur operasi
organisasi, Bendahara dan Direktur Eksekutif akan bertemu untuk menentukan
bahwa sistem pengendalian internal terus memenuhi kebutuhan (Klien X). Jika
sesuai, perubahan akan tercermin dalam manual prosedur akuntansi ini.

Fitur utama dari sistem pengendalian internal adalah bahwa Akuntan dan orang
program B, yang memelihara perangkat lunak manajemen properti, tidak terlibat
dalam menangani cek dan penerimaan kas, menandatangani cek, mentransfer
uang atau membuat rekening kas atau investasi dan tidak menerima
pembayaran. laporan bank yang belum dibuka. Aspek lain dari hal ini adalah
Akuntan meninjau transaksi karyawan lain dan bertanggung jawab untuk
mencatat setiap masalah kepada Direktur Eksekutif atau langsung ke Bendahara
Dewan atau Presiden.

Dewan Direksi akan menyetujui, sebagai bagian dari proses anggaran, kantor
akuntan publik untuk melakukan audit tahunan.

Bendahara Dewan akan menghadiri konferensi keluar audit pada akhir audit.
Kantor akuntan publik akan menyajikan audit kepada Dewan setiap tahun.
Dewan akan meninjau dan menyetujui audit keuangan.

Akuntan dan Direktur Eksekutif akan bertanggung jawab untuk menjadwalkan

audit, menyiapkan informasi yang dibutuhkan oleh auditor dan menjawab
pertanyaan selama audit.

16
14.00 KEPATUHAN

14.10 Kebijakan

Untuk terus menerima hibah pemerintah dan sumbangan terbatas, (Klien X) harus
memiliki sistem untuk memastikan kepatuhan terhadap pembatasan yang
diberlakukan oleh hibah dan sumbangan terbatas tersebut.

Akuntan ditunjuk sebagai pejabat kepatuhan (Klien X) dan akan bertanggung

jawab untuk mengawasi kepatuhan terhadap semua batasan hibah yang berlaku.

Direktur Eksekutif akan bertanggung jawab untuk mengkomunikasikan sifat dari

semua pembatasan donor kepada Akuntan. Informasi ini akan digunakan untuk
memastikan bahwa akun sumbangan terbatas Buku Besar akan mencerminkan
sumbangan terbatas dan pengeluaran dari jumlah terbatas tersebut,
sebagaimana mestinya.

14.20 Prosedur

14.21 Komite Kepatuhan

Komite kepatuhan akan diketuai oleh Akuntan dan terdiri dari Direktur
Eksekutif dan personel program utama. Akuntan akan bertanggung jawab
untuk membahas persyaratan kepatuhan baru dalam hibah yang mendanai
program dengan komite. Akuntan akan bertanggung jawab untuk
menyiapkan laporan yang mendokumentasikan bagaimana WH
memastikan kepatuhan terhadap peraturan hibah di setiap program hibah.
Akuntan juga akan menghasilkan laporan serupa untuk prosedur
kepatuhan keseluruhan agensi. Laporan-laporan ini, ditambah
korespondensi apa pun dengan lembaga pemberi hibah terkait masalah
kepatuhan, akan disimpan dalam arsip kepatuhan pusat.

Komite kepatuhan juga akan mengawasi pemeliharaan file hibah. File

hibah akan berisi salinan akhir hibah yang ditandatangani, tambahan apa
pun, dan korespondensi.

14.22 Donasi yang Dibatasi

Direktur Eksekutif akan menyimpan catatan semua donasi terbatas dalam

basis data donor sehingga laporan periodik dari kumulatif donasi terbatas
tahun ini dapat dibuat. Ketika batasan telah dipenuhi, itu akan dicatat
dalam database. Jika sesuai, Direktur Eksekutif akan bertanggung jawab
untuk mengomunikasikan pemenuhan pembatasan tersebut kepada donor.

Direktur Eksekutif akan meneruskan salinan sumbangan terbatas baru dan

terutang setiap bulan kepada Akuntan. Akuntan akan membuat entri jurnal
setiap bulan untuk memastikan bahwa sumbangan yang dibatasi disajikan
dengan benar dalam laporan keuangan.

17
15.00 PENGANGGARAN

15.10 Kebijakan

Direksi bertanggung jawab untuk memandu proses anggaran dan untuk

persetujuan anggaran tahunan.

Direktur Eksekutif dan Akuntan akan bertanggung jawab untuk menyiapkan

anggaran yang diusulkan.

15.20 Prosedur

Proses penganggaran akan dimulai pada bulan September untuk tahun anggaran
berikutnya. Ini akan memungkinkan hasil selama delapan bulan untuk digunakan
dalam perencanaan anggaran.

Semua dokumen anggaran akan diserahkan ke Akuntan pada tanggal 30

September untuk dikonsolidasikan ke dalam anggaran agensi secara
keseluruhan. Direktur Eksekutif dan Akuntan kemudian akan meninjau ini untuk
menentukan apakah ada area yang jelas perlu dikerjakan ulang. Anggaran yang
disusun akan diserahkan ke Komite Keuangan pada 15 Oktober untuk ditinjau
dan umpan balik. Setiap revisi lebih lanjut akan dilakukan dan anggaran
disampaikan kepada Dewan pada 15 November.

Tanggung jawab untuk setiap bidang anggaran adalah sebagai berikut:

Direktur Eksekutif -- Pendapatan dan pengeluaran program, pendapatan

dan pengeluaran penggalangan dana, pendapatan donasi, biaya operasi,
dan anggaran modal.

Akuntan -- Biaya akuntansi, pendapatan investasi, proyeksi neraca.

Bendahara Dewan -- Pengeluaran dewan dan komite.

Setelah anggaran selesai dan disetujui oleh Direksi, anggaran tidak akan diubah
untuk kegiatan selanjutnya.

18
16.00 OTORISASI DAN PENCADANGAN KOMPUTER

16.10 Kebijakan

Komputer dan perangkat lunak akuntansi akan memiliki akses yang dikendalikan
oleh kata sandi. Direktur Eksekutif akan mengontrol kata sandi utama. Akuntan
akan diberikan kata sandi sistem yang lengkap dan akan mengontrol personel lain
mana yang akan diberikan kata sandi.

Komputer akuntansi akan dicadangkan secara teratur. Akuntan bertanggung

jawab untuk melakukan pencadangan ini.

Akuntan bertanggung jawab untuk memelihara rencana pemulihan bencana untuk

perangkat lunak akuntansi dan secara berkala menguji rencana tersebut.

16.20 Prosedur

16.21 Kata sandi

Akuntan akan memelihara catatan semua pengguna yang berwenang dan

tingkat akses kata sandi yang dimiliki setiap pengguna. Kata sandi akan
diubah setiap tahun sekali pada bulan Juni.

16.22 Cadangan

Prosedur pencadangan dirancang untuk mempertahankan catatan

berbagai periode hingga periode tersebut ditutup.

Sebuah backup tape tahunan akan dipertahankan dari data akuntansi

sebelum penutupan. Rekaman ini akan dipertahankan hingga data
akuntansi tahun berikutnya dicadangkan dan ditutup.

Pencadangan pita bulanan akan dipertahankan dari data akuntansi untuk

setiap bulan hingga bulan tersebut dicadangkan lagi di tahun berikutnya.

Pencadangan rekaman mingguan akan dipertahankan dari data akuntansi

untuk setiap minggu, mulai Jumat malam hingga minggu tersebut
dicadangkan pada bulan berikutnya.

Pencadangan rekaman harian akan dipertahankan dari data akuntansi

untuk setiap hari pekerjaan dilakukan hingga hari itu dicadangkan pada
minggu berikutnya.

Salinan semua kaset akan disimpan dalam brankas pita tahan api di
kantor. Salinan rekaman tahunan dan bulanan akan dibawa pulang oleh
Akuntan untuk disimpan. Direktur Eksekutif dan Akuntan akan memiliki
kunci brankas tahan api.

Akuntan akan memastikan bahwa cadangan yang sesuai dibuat pada akhir
setiap hari.

19
16.23 Pemulihan Bencana

Jika terjadi kerusakan serius pada kantor (Klien X), pengaturan telah dibuat
untuk memproses catatan akuntansi tertentu di kantor Nirlaba ABC yang
berlokasi di seberang kota. Karena bencana yang kami antisipasi bersifat
lokal, seperti kerusakan akibat kebakaran atau tornado, kami belum
membuat rencana pemulihan dengan lembaga lain di bagian lain Negara
Bagian.

ABC Nonprofit telah setuju untuk memberi kami satu stasiun kerja dan
meja dengan akses ke printer mereka. Sebagai gantinya, kami setuju
untuk menyediakan layanan yang sama jika terjadi bencana di kantor
mereka. Kami diharuskan untuk memberikan pemberitahuan satu hari
kerja sehingga mereka dapat mengatur barang-barang yang perlu kami
gunakan.

20
17.00 AKSES KE RECORDS DAN RECORD RETENTION

17.10 Kebijakan

Catatan (Klien X) umumnya terbuka untuk pemeriksaan publik karena aturan IRS,
undang-undang catatan terbuka, dan semangat pelayanan publik. Namun,
informasi tertentu tidak terbuka untuk pemeriksaan publik dan hanya dapat dirilis
dengan izin dari Direktur Eksekutif. Pertanyaan di bidang ini harus diselesaikan
oleh Direktur Eksekutif. Jika jawaban permintaan tidak jelas, Direktur Eksekutif
dapat menghubungi pengacara (Klien X) untuk konsultasi.

Retensi rekaman diatur oleh berbagai aturan, undang-undang pembatasan, dan

akal sehat. Dokumen-dokumen tertentu harus disimpan tanpa batas waktu,
sementara yang lain mungkin hanya sedikit digunakan setelah satu tahun.

17.20 Prosedur

17.21 Formulir IRS

Formulir pajak gaji bukanlah informasi publik dan tidak akan dirilis.

Formulir IRS 990 dan 990A, pengembalian informasi organisasi yang

dikecualikan, harus tersedia bagi siapa saja berdasarkan permintaan.
Aturan khusus diuraikan dalam instruksi untuk formulir 990. Semua
halaman, jadwal, dan lampiran, kecuali jadwal rinci kontributor harus
tersedia. Tiga tahun sebelumnya dari 990-an dan 990A harus tersedia
atas permintaan peninjauan gratis di kantor kami. Jika pemohon ingin
memiliki salinannya, itu akan segera diberikan atau dapat dikirimkan
melalui pos kepada orang tersebut. Kami meminta orang tersebut
membayar biaya yang diizinkan secara hukum sebesar $1 untuk halaman
pertama dan 15 sen untuk setiap halaman tambahan, ditambah perangko
aktual, jika berlaku.

Permohonan untuk status pengecualian, Formulir 1023, dan surat

penetapan IRS juga tersedia bagi siapa saja atas permintaan peninjauan
gratis di kantor kami. Biaya penyalinan sama dengan biaya 990 jika orang
tersebut ingin mengambil salinan. Aturan khusus diuraikan dalam instruksi
untuk formulir 990.

Akuntan bertanggung jawab untuk memberikan salinan dokumen-dokumen

ini kepada resepsionis dalam bentuk yang sesuai untuk rilis publik.
Resepsionis akan menyimpan salinan dari setiap formulir dan membuat
fotokopi jika diminta.

17.22 Laporan Organisasi Amal Tahunan Wisconsin

Meskipun pengungkapan publik oleh organisasi kami tidak diwajibkan,

laporan Wisconsin tersedia untuk umum dari Departemen Regulasi dan
Perizinan Negara Bagian. Untuk alasan ini, kami akan menyediakan
pengembalian ini dengan formulir 990 dan 990A.

17.23 Catatan Personil

21
Semua permintaan catatan personel, referensi pekerjaan, dan pertanyaan
kredit akan dirujuk ke Direktur Eksekutif.

17.24 Informasi keuangan

Laporan keuangan dan informasi keuangan lainnya didistribusikan secara

teratur kepada (Klien X) karyawan dan Dewan. Informasi ini tidak boleh
diberikan kepada orang-orang yang biasanya tidak berwenang untuk
menerima laporan tersebut. Permintaan informasi semacam itu harus
disetujui oleh Direktur Eksekutif.

17.25 Retensi Catatan

Jadwal retensi catatan berikut. Pembuangan catatan harus mengikuti

jadwal ini. Namun, sebelum membuang catatan, izin dari Direktur
Eksekutif dan Akuntan diperlukan untuk memastikan bahwa mereka tidak
memiliki alasan pengecualian harus dibuat untuk kebijakan tersebut.
Semua dokumen yang dibuang harus diparut atau dikirim ke perusahaan
daur ulang kami, yang memiliki perjanjian kerahasiaan dengan kami.

Untuk tujuan perpajakan, catatan harus dipelihara sampai berakhirnya

undang-undang pembatasan. Umumnya, jangka waktu tersebut berakhir
tiga tahun setelah lewat dari tanggal jatuh tempo pengembalian atau
tanggal pengajuan. Meskipun ada beberapa pengecualian untuk aturan
ini, periode tiga tahun biasanya sudah cukup.

Untuk tujuan non-pajak, catatan harus dipelihara hanya selama catatan

tersebut melayani tujuan bisnis atau sampai semua persyaratan hukum
dipenuhi. Sayangnya, tidak ada standar khusus yang akan mencakup
semua situasi. Berikut ini adalah beberapa faktor yang harus
dipertimbangkan:

Undang-undang dan peraturan federal, negara bagian, dan lokal

Persyaratan atau standar industri
Klaim atau litigasi potensial
Persyaratan kontrak

22
JADWAL RETENSI REKAMAN

Jenis Catatan Masa Retensi (Tahun)

Laporan & klaim kecelakaan............7*

Penilaian..........................................P
Anggaran dasar, oleh undang-undang............................................................P
Catatan aset.....................................7*
Laporan bank, rekonsiliasi...............4
Tagihan penjualan-aset...................7*
Anggaran & proyeksi........................2
Cek yang dibatalkan – umum..........4**
Catatan modal saham & obligasi.....P
Bagan akun......................................P
Periksa voucher, bertopik................4
Kontrak & perjanjian.........................7*
Korespondensi
Kredit dan koleksi...........................7
Rutin dengan pelanggan atau vendor............................................................1
Lainnya..........................................4***
Memo kredit.....................................4
Laporan kerusakan dan pencurian. .7
Perbuatan........................................P
Slip setoran......................................4
Jadwal penyusutan..........................7*
Catatan karyawan
Kontrak...........................................7*
Cacat, klaim pengangguran...........7
Aplikasi pekerjaan..........................4
Laporan biaya................................4
File personel..................................7*
Laporan waktu, catatan pendapatan..............................................................4
Penahanan & pembebasan
sertifikat (W-2, W-4, dll.)..............4*
Laporan keuangan
Tahunan, diaudit............................P
Interim............................................4
Tagihan pengiriman, bill of lading....4
Polis & catatan asuransi..................4
Laporan internal, memo, pekerjaan
pesanan, dll.....................................2
Catatan inventaris............................4
Faktur
Aset tetap.......................................7
Penjualan & beban umum..............4

23
Sewa...............................................7*
Buku besar & jurnal
Penerimaan & pengeluaran kas...P
Buku besar, entri jurnal................P
jurnal penggajian..........................4
Pembelian & penjualan................7
Buku besar pembantu (piutang,
hutang, dll)..................................7
Lisensi............................................4*
Buku menit......................................P
Hipotek...........................................7*
Catatan...........................................7*
Pensiun & catatan bagi hasil..........P
Catatan kas kecil............................4
Pesanan pembelian, faktur.............4
Menerima laporan...........................4
Catatan perbaikan & pemeliharaan4
Catatan penjualan & kaset mesin kasir............................................................4
Laporan pengiriman.......................4
Pengembalian pajak dan catatan terkait
Penghasilan..................................P
Daftar gaji.....................................4
Penjualan dan penggunaan.........4
Kontrak serikat................................P

P berarti catatan harus disimpan secara permanen

* Masa retensi dimulai dengan penyelesaian klaim, pelepasan aset, pemutusan kontrak,
dll.

** Beberapa harus disimpan lebih lama, misalnya cek untuk pembayaran pajak harus
disimpan dengan pengembalian pajak, cek untuk akuisisi aset harus disimpan dengan bill
of sale, dll.

*** Korespondensi hukum dan penting harus disimpan selama dokumen terkait.

24
18.00 CONTOH FORMULIR AKUNTANSI

Formulir akuntansi organisasi dan penjelasan singkat penggunaannya harus disertakan

di sini.

25
19.00 PANDUAN KEBIJAKAN DAN PROSEDUR AKUNTANSI

19.10 Kebijakan

Manual kebijakan dan prosedur akuntansi sangat penting untuk fungsi akuntansi (Klien
X).

Akuntan bertanggung jawab untuk memelihara manual.

Semua perubahan yang diusulkan harus disetujui oleh Akuntan dan oleh Direktur
Eksekutif.

Manual kebijakan dan prosedur akan diberi tanggal dengan tanggal setiap revisi yang
disetujui.

19.20 Prosedur

Setiap tahun Akuntan akan meninjau manual dan merumuskan perubahan yang
diusulkan. Pembaruan ini akan selesai selambat-lambatnya Oktober setiap tahun.
Semua perubahan harus disetujui secara tertulis oleh Direktur Eksekutif. Jika Akuntan
tidak memiliki usulan perubahan, memo untuk efek tersebut harus disetujui oleh Direktur
Eksekutif.

Setiap kali ada perubahan pada prosedur akuntansi, tinjauan terhadap kebijakan dan
manual prosedur akuntansi akan dilakukan oleh Akuntan untuk menentukan apakah
diperlukan revisi. Setiap revisi kecil pada manual yang tidak tercermin dalam manual
harus segera disimpan untuk dimasukkan ke dalam pembaruan tahunan formal.

Manual yang direvisi akan didistribusikan kepada Akuntan, Direktur Eksekutif dan
Bendahara Dewan.

26
20.00 PERSIAPAN PENGEMBALIAN INFORMASI

20.10 Kebijakan

(Klien X) diharuskan untuk mengajukan formulir IRS 990, Pengembalian Organisasi

yang Dikecualikan dari Pajak Penghasilan dan Jadwal A 990, Organisasi yang
Dikecualikan Berdasarkan Bagian 501(c)(3), dan formulir Departemen Regulasi dan
Perizinan Wisconsin 1952, Laporan Tahunan Organisasi Amal .

Penyusunan laporan ini umumnya akan dikontrakkan kepada akuntan independen.

Akuntan akan bertanggung jawab untuk menyediakan informasi yang diperlukan untuk
menyiapkan laporan.

Akuntan dan Direktur Eksekutif akan meninjau laporan sebelum mengajukannya untuk
memastikan bahwa laporan tersebut akurat dan tidak menunjukkan potensi masalah
dengan status pajak atau lisensi penggalangan dana (Klien X).

20.20 Prosedur

Formulir IRS jatuh tempo pada 15 Mei (empat setengah bulan setelah akhir tahun). Jika
formulir belum siap, perpanjangan dapat diminta untuk tambahan 3 bulan menggunakan
formulir 2758.

Formulir Wisconsin harus melampirkan 990 dan 990A yang telah selesai dan jatuh
tempo pada tanggal 30 Juni. Tidak ada perpanjangan yang diberikan pada pengarsipan
ini. Jika donasi dari masyarakat umum, termasuk penggalangan dana federasi dan
hibah yayasan, melebihi $100.000, audit tahunan harus disertakan dengan formulir
Wisconsin.

Formulir ini akan disiapkan terutama dari laporan keuangan akhir yang telah diaudit.
Informasi tambahan yang diperlukan mencakup daftar Dewan Direksi terkini, jumlah gaji
dan tunjangan Direktur Eksekutif, daftar semua sumbangan sebesar $5.000 atau lebih
dari individu, perusahaan, dan yayasan, serta laporan tentang sifat dan nilai dolar dari
setiap lobi sepanjang tahun. Akuntan akan bertanggung jawab untuk mengumpulkan
informasi ini dan memberikannya kepada akuntan independen.

Akuntan dan Direktur Eksekutif akan meninjau aktivitas tahun sebelumnya untuk
menentukan apakah ada pendapatan bisnis yang tidak terkait. Penghasilan tersebut
akan mencakup iklan buletin, penjualan milis, penjualan barang-barang yang tidak
terkait dengan tujuan pengecualian kami, dan pendapatan sewa yang dibiayai utang
yang tidak diterima sebagai bagian dari pelaksanaan tujuan pengecualian kami.
Formulir pajak penghasilan bisnis yang tidak terkait adalah 990T untuk IRS dan 4T
untuk Wisconsin. Penghasilan kotor bisnis yang tidak terkait yang melebihi $1.000
mengharuskan pengembalian disiapkan, meskipun aktivitas tersebut tidak menghasilkan
uang. Umumnya, 990T dan 4T akan disiapkan oleh akuntan independen. Tanggal jatuh
tempo pengembalian ini adalah 15 Mei, dengan perpanjangan otomatis 6 bulan
menggunakan formulir 7004.

27
21. INVENTARISASI PROPERTI DAN PERALATAN

21.10 Kebijakan

Inventarisasi semua properti dan peralatan akan dipertahankan. Dokumen inventaris

akan berisi informasi yang cukup untuk persyaratan asuransi dan hibah.

21.20 Prosedur

Akuntan akan memelihara database dari semua properti dan peralatan yang dimiliki oleh
(Klien X). Basis data akan mencakup: nomor tag, deskripsi, nomor seri, tanggal akuisisi,
biaya, vendor, lokasi, dan hibah atau batasan lainnya.

Semua peralatan akan memiliki label yang ditempel dengan nomor pengenal unik.

Basis data properti dan peralatan akan dikonsultasikan sebelum penjualan barang apa
pun untuk menentukan apakah ada batasan. Peralatan yang dibeli hibah umumnya tidak
dapat dijual tanpa izin pemberi hibah.

Inventarisasi tahunan akan dilakukan untuk memverifikasi keberadaan properti dan

peralatan yang terdaftar dalam database.

Peralatan akan dimasukkan ke dalam database menggunakan definisi kapitalisasi di

Bagian 3.

28
22.00 HIBAH DAN KONTRAK

22.10 Kebijakan

Tagihan hibah dan kontrak akan disiapkan dan diajukan tepat waktu. Dokumentasi yang
memadai akan dipertahankan untuk mendukung semua tagihan.

File hibah dan kontrak yang lengkap akan dipertahankan.

22.20 Prosedur

Tagihan hibah dan kontrak akan disiapkan setiap bulan atau sesuai kebutuhan.
Penagihan akan dilakukan sesuai dengan kebutuhan sumber pendanaan berdasarkan
penggantian biaya, unit layanan atau cicilan yang setara sesuai kebutuhan.

Dokumentasi tagihan akan disiapkan dan dipelihara. Untuk tagihan berdasarkan

penggantian biaya, salinan biaya program dari perangkat lunak dan rekonsiliasi tagihan
akan disimpan. Untuk tagihan berdasarkan unit layanan, salinan rincian unit layanan
akan disimpan.

Akuntan, Manajer Program, dan Direktur Eksekutif masing-masing akan menyetujui

tagihan sebelum diterbitkan.

Tagihan akan dicatat sebagai piutang dalam periode akuntansi yang sesuai.

Berkas hibah dan kontrak sekurang-kurangnya memuat dokumen-dokumen berikut: salinan

kontrak yang ditandatangani, aplikasi dan anggaran, korespondensi, tagihan berkala dan
dokumentasi pendukung tagihan.

29